Lý do pháp lý: Quản lý văn bản là một trong những nội dung mà người làm công tác quản lý của cơ quan, tổ chức phải thực hiện, Thông tư số 07/2012/TT-BNVngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ N
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý giáo dục tiểu học
và trung học phổ thông tỉnh Kiên Giang
TÊN TIỂU LUẬN :
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC BÌNH TRỊ, HUYỆN
KIÊN LƯƠNG, TỈNH KIÊN GIANG
Học viên: La Hồng Sơn Đơn vị công tác: Trường tiểu học Bình Trị
Trang 2BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý giáo dục tiểu học
và trung học phổ thông tỉnh Kiên Giang
TÊN TIỂU LUẬN :
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC BÌNH TRỊ, HUYỆN KIÊN LƯƠNG, TỈNH KIÊN GIANG
Học viên: La Hồng Sơn Đơn vị công tác: Trường tiểu học Bình Trị
Kiên Giang, tháng 02/2016
Trang 3BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH
PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Họ và tên :………
Lớp: ………Khóa ……… (20….- 20….) Tên đề tài: ………
………………
……
NHẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM TỪNG PHẦN 1 Lý do chọn đề tài (tối đa 1,0 điểm) Nhận xét Điểm ………
………
………
2 Phân tích tình hình thực tế (tối đa 4,0 điểm) ………
………
………
………
… ………
………
3 Kế hoạch hành động (tối đa 3,5 điểm) ………
………
….………
………
………
………
4 Kết luận và kiến nghị (tối đa 1,0 điểm) ………
………
………
5 Hình thức trình bày (tối đa 0,5 điểm) ………
………
6 Nhận xét và đánh giá chung (Điểm số và chữ) ………
………
TP Hồ Chí Minh, ngày……tháng……năm 2015
Trang 4Người chấm
(Ký và ghi rõ họ tên)
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình được tham gia khóa bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục tiểu học và trung học phổ thông được tổ chức tại Thành phố Rạch Gía, tỉnh Kiên Giang cho chúng tôi gửi lời cảm ơn và tri ân đến tập thể đội ngũ cán bộ, giảng viên của Trường cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm cho chúng tôi tiếp thu và áp dụng vào thực tiễn công tác tại nhà trường
Chúng tôi vô cùng biết ơn Phòng Giáo dục và Đào tạo Thành phố Rạch Giá và Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang, Hiệu trưởng Trường Tiểu học Bình trị đã quan tâm tạo điều kiện cho chúng tôi được tham dự khóa học này./
Kiên Giang, ngày tháng 02 năm 2016
Người viết tiểu luận
Trang 5MỤC LỤC Tên mục Trang
1 Lý do chọn đề tài……… 1
1.1 Lý do pháp lý……… 1
1.2 Lý do lý luận……… 2
1.3 Lý do thực tiễn……… 2
2 Phân tích tình hình thực tế về công tác văn lý văn bản tại trường Tiểu học Bình Trị……… 3
2.1 Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Bình Trị…… ………3
2.2 Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Bình Trị……… 3
2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách chức trong công tác quản lý văn bản của trường tiểu học Bình Trị … 6
2.4 Kinh nghiêm thực tế trong công tác quản lý văn bản……… 8
3 Kế hoạch hành động để thực hiện tốt hơn công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Bình Trị……… 10
4 Kết luận và kiến nghị………13
4.1.Kết luận……….13
4.2 Kiến nghị và đề xuất ……… 13
Trang 6
1 Lý do chọn đề tài
1.1 Lý do pháp lý:
Quản lý văn bản là một trong những nội dung mà người làm công tác quản lý của cơ quan, tổ chức phải thực hiện, Thông tư số 07/2012/TT-BNVngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại khoản 2 điều 2 quy định: việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp được được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội -nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) Như vậy, trường học là đơn vị sự nghiệp được nêu ở trên, nên hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng củng phải tuân thủ và thực hiện đúng theo nội dung hướng dẫn này trong quá trình thực hiện công tác quản lý nhà trường
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi, đảm bảo tính thống nhất, phù hợp trong việc triển khai thực hiện công tác quản lý văn bản tại cơ quan, tổ chức ngày
16 tháng 04 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức
Triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, ngày
11 tháng 9 năm 2014, UBND tỉnh Kiên Giang ban hành Chỉ thị Số: 1917/CT-UBND về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Kiêng Giang, trong đây nêu rõ trách nhiệm của người đứng đầu các sở,ban ngành tỉnh,UBND các huyện, thị, thành phố và các cơ quan đơn vị trực thuộc trong công tác này
Căn cứ chỉ đạo của UBND tỉnh đối với công tác văn thư, lưu trữ nêu trên, hằng năm theo kế hoạch triển khai nhiệm vụ năm học của Sở Giáo dục
và Đào tạo tỉnh Kiên Giang, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương triển khai và yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng thực hiện đầy đủ nội dung này trong công tác quản lý của ngành và quản lý trường học
1.2 Lý do lý luận
Trong quá trình thực hiện công tác quản lý tại bấc kỳ tổ chức, người quản lý thực hiện các hình thức và phương pháp quản lý trong đó có ban hành văn bản quản lý, tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản.Trường học là một tổ chức nên người quản lý nhà trường củng phải thực hiện công tác tổ chức quản
Trang 7lý văn bản vì đây là một trong những nội dung công việc hàng ngày mang tính chất thường xuyên
- Tổ chức quản lý văn bản: Là việc nghiên cứu, tổ chức sắp xếp, giải quyết và lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lý; nhằm phát huy giá trị của các loại văn bản; phục vụ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
- Nội dung tổ chức quản lý văn bản: công tác văn thư và công tác lưu trữ + Nội dung công tác văn thư: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản
lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ
+ Nội dung công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng
Từ khái niệm, nội dung quản lý văn bản, cho thấy công tác quản lý văn bản của trường học có hai nội dung công việc với các nghiệp vụ cụ thể được quy định và hướng dẫn thực hiện rõ ràng được nêu ở phần cơ sở pháp lý 1.3 Lý do thực tiễn
Trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn giảng dạy và quản lý của trường Tiểu học Bình Trị, xã Bình Trị, huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang, Hiệu trưởng nhà trường thực hiện theo sự chỉ đạo và hướng dẫn chuyên môn và của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương, quản lý hành chính của UBND xã Bình Trị do vậy, để thực hiện tốt chức năng chuyên môn và công tác quản lý nhà trường theo nguyên tắc quản lý của ngành, lãnh thổ và công tác quản lý nội bộ thì văn bản quản lý hành chính là kênh thông tin chính thống và mang tính chất pháp lý trong hoạt động quản lý của nhà trường
Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý văn bản sẽ góp phần vào việc năng cao chất lượng, hiệu quả lý nhà trường, hiệu suất và kết quả thực hiện công tác chuyên môn của cán bộ quản lý và đội ngũ viên chức Vì, với hệ thống văn bản được ban hành chặt chẽ, đầy đủ; tiếp nhận, chuyển giao, triển khai, lưu trữ và tra cứu, cập nhật thường xuyên, nhanh chóng sẽ giúp cho hoạt đông chuyên môn được triển khai một cách kịp thời, chính xác, trọn vẹn cũng như việc phản hồi, xin ý kiến chỉ đạo, công tác phối kết hợp được thực hiện một cách thông suốt, mau lẹ
Xuất phát từ tình hình thực tiễn công tác quản lý của trường, qua tham gia lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục của Trường cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh, với vị trị là Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc tiểu học bản thân nhận thấy vị trí, vai trò và tầm quan trọng của của công tác quản
lý văn bản đối với việc thực hiện công tác quản lý nhà trường nên tôi chọn nội
dung: “Công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Bình trị, huyện
Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang” làm đề tài tiểu luận của khóa của mình với
Trang 8mong muốn: gắn kết kiến thức của chuyên đề 5 thuộc moudle 3 vào thực tế
vị trí và yêu cầu giải quyết công việc nơi đang công tác
2 Phân tích tình hình thực tế về công tác văn lý văn bản tại trường Tiểu học Bình Trị
2.1 Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Bình Trị
Trường Tiểu học Bình Trị nằm trên địa bàn xã Bình trị huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang thuộc địa bàn vùng sâu, khu vực biên giới giáp với vương quốc Campuchia, nơi cư trú của nhiều dân tộc khác nhau mà chủ yêu
là người Kinh, Hoa, Khmer, giao thông đi lại còn có nhiều khó khăn Ngoài điểm trường chính, trường còn có tám điểm trường tại ấp, trường phải thực hiện ghép nhiệm vụ giáo dục của hai bậc học: tiểu học và trung học cơ sở với quy mô trên dưới 30 lớp học hằng năm, trong đó bậc tiểu học khoản 20 đến
22 lớp; bậc trung học cơ sở khoản 08 đế 10 lớp; số học sinh giao động từ 750 đến 800 học sinh
Về tổ chức nhà trường: Do đặc thù của trường được tổ chức gồm hai bậc học nên tổ chức nhà trường như sau:
- Ban Giám hiệu gồm có 01 Hiệu trưởng và 02 Phó Hiệu trưởng trong đây Hiệu trưởng phụ trách chung chịu mọi mặt về kết quả hoạt động và công tác quản lý nhà trường; 01 Phó Hiệu trưởng phụ trách và chiệu trách nhiệm chuyên môn đối bậc tiểu học; 01 Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc trung học cơ sở
- Các khối lớp gồm: Bậc tiểu học các khối lớp 1,2,3,4,5 và các điểm trường có lớp của bậc tiểu học do Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc tiểu học quản lý và chịu trách nhiệm chuyên môn; Bậc trung học cơ sở gồm các khối lớp 6,7,8,9 do Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc trung học cơ sở quản lý và chịu trách nhiệm chuyên môn
- Tổ văn phòng gồm: Kế toán, văn thư, y tế học đường do hiệu trưởng trực tiếp quản lý
Như vậy, với việc thực hiện giảng dạy với hai bậc học thuộc tám điểm trường đã nêu ở trên gây nên một số khó khăn nhất định trong việc thực hiện chuyên môn và công tác quản lý của trường
2.2 Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Bình Trị
Với số lượng văn bản ban hành và tiếp nhận hàng năm khoản 200 văn bản, trong đó có từ 50 đến 70 văn bản đến của cơ quan chủ quản và văn bản của địa phương, đoàn thể, 100 đến 130 văn bản do nhà trường ban hành chủ yếu là văn bản hành chính thông thường Để thực hiện tốt công tác quản lý nhà trường và hoạt động chuyên môn đòi hỏi người cán bộ quản lý nhà trường phải thường xuyên bám sát theo chỉ đạo hướng dẫn của ngành, quản lý của
Trang 9địa phương mà kênh phổ biến và hiệu quả nhất là thông qua việc trao đổi, triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản quản lý của cơ quan quản lý nhà nước, văn bản quản lý nhà trường trong thực hiện công việc
Việc thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học Bình Trị trong thời gian qua được tiến hành như sau:
2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản:
- Đối với văn bản thuộc công tác chuyên môn của bậc tiểu học: Căn cứ quy định, hướng dẫn chuyên môn, chỉ đạo của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc này trao đổi thống nhất với giáo viên chuyên môn trực tiếp soạn thảo dự thảo văn bản trao đổi với văn thư để thống nhất thể thức trình hiệu trưởng ký ban hành hoặc trực tiếp ký thay hiệu trưởng theo nhiệm vụ và lĩnh vực được phân công phụ trách
- Đối với văn bản thuộc công tác chuyên môn của bậc trung học cơ sở: Căn cứ quy định, hướng dẫn chuyên môn, chỉ đạo của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc này trao đổi thống nhất với giáo viên chuyên môn trực tiếp soạn thảo dự thảo văn bản trao đổi với văn thư để thống nhất thể thức trình hiệu trưởng ký ban hành hoặc trực tiếp ký thay hiệu trưởng theo nhiệm
vụ và lĩnh vực được phân công phụ trách
- Đối với văn bản điều hành hoạt động quản lý hoạt chung của trường của nhà trường: Hiệu trưởng chỉ đạo giao Phó Hiệu trưởng chuyên môn, bộ phận phục trách dự thảo hoàn chỉnh trao đổi với văn thư thống nhất thể thức trình hiệu trưởng ký ban hành
2.2.2 Đối với công tác quản lý văn bản:
- Đối với văn bản đi: Sau khi văn bản được ký duyệt, văn thư cho số, ngày tháng năm vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản phát hành và chuyển giao văn bản đúng số lượng, thành phần, người nhận, nơi nhận thực hiện việc lưu bản gốc văn bản
- Đối với văn bản đến: Văn thư thực hiện việc tiếp nhận, phân loại đóng dấu vào sổ đăng ký văn bản đến, chuyển văn bản đến để hiệu trưởng chỉ đạo phương án, bộ phận xử lý; sau khi được chỉ đạo văn thư vào sổ đăng ký chuyển giao văn bản cho Phó Hiệu trưởng hoặc bộ phận chuyên môn xử lý theo yêu cầu và theo dõi nhắc nhở việc xử lý văn bản đảm bảo đúng thời gian, tiến độ, nội dung và yêu cầu nêu trong văn bản
- Đối với văn bản Mật: Văn thư hoặc Phó Hiệu trưởng tiếp nhận trực tiếp trình hiệu trưởng xử lý
2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của trường được hiệu trưởng giao cho văn thư cơ quan quản lý
và đóng dấu theo đúng quy định về công tác quản lý và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Trang 10Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP, Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/2/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Nghị 58/2001/NĐ-CP và Nghị định 31/2009/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu
2.2.4 Công tác lưu trữ của trường:
Công tác lưu trữ hồ sơ của trường hiện được tiến hành với ba loại hồ sơ:
hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ nguyên tắc là những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác quản lý và chuyên môn của trường đối với công việc thuộc bộ phận hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách sẽ thực hiện việc lưu trữ
- Hồ sơ nhân sự: Do Hiệu trưởng trực tiếp lưu trữ tại Phòng Hiệu trưởng,
hồ sơ học sinh được lưu trữ tại tổ văn phòng
- Đối với hồ sơ công việc: thuộc bậc học, bộ phận nào thì bộ phận đó trực tiếp thực hiện việc lưu trữ và khai thác sử dụng
2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách chức trong công tác quản lý văn bản của trường tiểu học Bình Trị:
2.3.1 Điểm mạnh:
- Ban Giám hiệu ý thức và nắm được quy định, quy trình thực hiện công tác quản lý văn bản
- Thường xuyên quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ quan tâm thực hiện tốt công tác soạn thảo, quản lý, lưu trữ và khai thác văn bản
- Trong điều kiện khả năng của trường cố gắng bố trí và phương tiện cơ bản cần thiết phục vụ cho công tác quản lý văn bản như: máy vi tính, sổ tiếp nhận, chuyển giao, phát hành văn bản; kệ, tủ lưu hồ sơ tài liệu
- Quan tâm tạo điều kiện cho viên chức chuyên môn được tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác này để tham mưu, đề xuất việc triển khai thực hiện tốt hơn
- Đội ngũ viên chức của trường đã từng bước quan tâm và chú trọng công tác soạn thảo, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo công việc chuyên môn của mình: như hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ hướng dẫn hoạt động chuyên môn giảng dạy, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thông qua nhiều kênh tiếp cận như bồi dưỡng nghiệp vụ, khai từ mạng internet, cổng thông tin điện tử của Bộ, ngành, địa phương,
2.3.2 Điểm yếu:
Như đã nêu ở phần 2.1 giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Bình Trị
là trường thuộc vùng sâu, khu vực biên giới của tỉnh Kiên Giang lại được tổ