(SKKN 2022) ứng dụng phần mềm quản lý văn bản công văn trong công tác quản lý văn bản đi tại trung tâm GDNN GDTX hà trung, huyện hà trung, tỉnh thanh hóa

MỤC LỤC 1 MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị-xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Cơng tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp thơng tin đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý quan Cơng tác quản lý địi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu, xác thơng tin văn Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, hiệu quả, chế độ, sách, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Ngồi cơng tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ văn bản, tài liệu, hồ sơ tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nghiệp vụ công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư, nghiệp vụ quản lý văn chung văn nói riêng nghiệp vụ quan trọng Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung quan đảng, quan nhà nước tổ chức, trị, đồn thể xã hội Làm tốt cơng tác quản lý văn có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý điều hành quan, qua góp phần rèn luyện tính nghiêm túc khoa học cán công chức, viên chức việc thực công việc giao làm tốt công tác giúp khâu nghiệp vụ khác công tác văn thư tốt Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX quan trọng thực cần thiết Nó thay cho công tác quản lý thủ công, rườm rà, hiệu Phần mềm “Quản lý văn bản, công văn” phần mềm dễ sử dụng, với tính quản lý văn nói chung văn nói riêng cách khoa học, chặt chẽ, mang lại hiệu cao công việc quan, cán văn thư công tác văn thư lưu trữ Từ lý nêu từ thực tiễn công tác áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn nói chung quản lý văn nói 2 riêng tơi mạnh dạn chia sẻ kinh nghiệm thân qua đề tài “Ứng dụng phần mềm “Quản lý văn công văn công tác quản lý văn trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung, huyện Hà Trung, tỉnh Thanh Hóa” Với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX cấp huyện nói chung Trung tâm GDNN - GDTX huyện Hà Trung nói riêng 1.2 Mục đích nghiên cứu -Tìm hiểu sở lý thuyết công tác quản lý văn thực trạng Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung + Phải làm rõ tất khâu nghiệp vụ, quy trình việc quản lý văn văn - Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn + Trình bày việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn tức ứng dụng “phần mền quản lý văn công văn” công tác quản lý văn 1.3 Đối tượng nghiên cứu - Nghiệp vụ quản lý văn Trung tâm GDNN-GTX huyện Hà Trung - Phần mềm “quản lý văn bản, công văn” công tác quản lý văn 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận - Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Nghiên cứu tài liệu - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm 3 NỘI DUNG 2.1 Cơ sở lý luận: 2.1.1 Khái niệm quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiên cứu nhằm tiếp nhận chuyển giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức 2.1.2 Yêu cầu việc quản lý văn Văn nguồn thông tin quan trọng, nguồn minh chứng cho việc quản lý, đảm bảo hoạt động có hiệu nhà nước quan, tổ chức Vì cơng tác quản lý văn phải đảm bảo yêu cầu tính thống nhất, xác, nhanh chóng kịp thời đảm bảo an tồn 2.1.3 Cơng tác quản lý văn 2.1.3.1 Khái niệm - Văn tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể văn bản; văn nội văn mật) quan tổ chức phát hành để quản lý điều hành công việc theo chức nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng, đơn vị, tổ chức có liên quan 2.1.3.2 Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn - Quản lý văn cần phải đảm bảo nguyên tắc sau đây: tập chung đầu mối, xác, kịp thời, an toàn, tiết kiệm đặc biệt văn tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước phải đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước 2.1.3.3 Nội dung nghiệp vụ tổ chức quản lý văn * Cấp số, thời gian ban hành văn + Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử + Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng 4 + Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định + Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định + Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng + Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống * Đăng ký văn + Khái niệm đăng ký văn đi: Đăng ký văn việc cập nhật thông tin cần thiết số ký hiệu, ngày, tháng, văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung, nơi nhận thông tin khác vào số đăng ký văn sở liệu máy tính để qn lý tra tìm văn + Tác dụng việc đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn tiện cho việc quản lý văn Văn đăng ký vào sổ vào máy tính văn thư nắm số lượng cần gửi đi, tranh mát, thất lạc, thuận tiện cho việc tra tìm văn cần thiết, thuận lợi cho việc đôn đốc, giải văn bản, ngăn ngừa giải văn chậm trễ, không kịp thời, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp tài liệu có đầy đủ hồn hay khơng Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn + Đăng ký văn đi: Có hai cách đăng ký văn đi: đăng ký sổ Hệ thống - Đăng ký văn sổ: Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư Gồm phần: Bìa trang đầu; nội dung đăng ký bên Bìa trang đầu gồm thông tin: Tên quan chủ quan, tên quan đơn vị, tên sổ, năm mở sổ, Từ ngày đến ngày, năm , từ số đến số năm mở sổ, sổ Nội dung đăng ký văn bên tối thiểu gồm 10 nội dung: Số ký hiệu, ngày tháng 5 văn bản, trích yếu nội dung văn bản, người ký, Nơi nhận văn bản, Đơn vị người nhận lưu, số lượng bản, ngày chuyển, ký nhận, ghi - Đăng ký văn hệ thống: Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý.Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước * Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) + Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy - Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn - Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ công tác văn thư + Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư * Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn bản, phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Việc làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn theo đường bưu điện thực sau: - Thứ phải làm thao tác trình bày bì văn cho văn vào bì 6 Trình bày bì văn bản: Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bản, làm giấy giai, khó thấm nước, tùy vào số lượng nhiều, hay ít, kích thước to, nhỏ để chọn phịng bì Mẫu trình bày bì văn cách viết bì văn trình bày theo phụ lục II hướng dẫn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư) - Thứ hai chuyển phát văn Văn thông thường gửi qua hai đường qua đường bưu điện chuyển trực tiếp Nếu chuyển qua đường bưu điện phải đăng ký vào sổ yêu cầu nhân viên bưu điện phải ký xác nhận vào sổ Văn phải hoàn thành, phải làm thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Riêng văn quy phạm pháp luật phát hành sau ngày kể từ ngày ký văn - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phải đăng ký vào sổ Mẫu sổ gồm phần : Phần bìa trang đầu phần đăng ký gửi bưu điện (Trình bày theo phụ lục III hướng dẫn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư) * Lưu văn Lưu văn khâu nghiệp vụ quan trọng cuối quản lý văn Lưu văn thực sau: - Lưu văn giấy Mỗi văn phải phải lưu bản: Bản gốc lưu văn thư lưu hồ sơ cơng việc Tất gốc lưu văn thư phải đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký cuối năm phải làm nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ kho lưu trữ quan Sổ sử dụng lưu phải in sẵn gồm bìa trang đầu ; nội dung đăng ký sử dụng lưu (Trình bày theo phụ lục IVhướng dẫn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ công tác văn thư) - Lưu văn điện tử Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn 7 Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020 quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định 30 để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc 2.2 Thực trạng quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung 2.2.1 Giới thiệu Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung nằm địa bàn thị trấn, Hà Trung, giáp danh gần với trụ sở quan trọng huyện Hà Trung, Chi cục Thuế huyện Hà Trung, Huyện đội Hà Trung, UBND huyện Hà Trung Trung tâm GDNN-GDX huyện Hà Trung đơn vị nghiệp ngành giáo dục ngành lao động thương binh xã hội có tư cách pháp nhân, có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy biên chế theo hướng dẫn UBND tỉnh, huyện Thực chức chính: GDNN GDTX Cơ cấu tổ chức Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung gồm: Chi bộ, Hội đồng nhà trường, tổ chuyên môn, tổ chức đồn thể 2.2.2 Thực trạng cơng tác quản lý văn Trung tâm GDNNGDTX Hà Trung - Văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung tất văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung soạn thảo ban hành, hình thành qúa trình quản lý điều hành cơng việc theo chức nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm gửi đến đối tượng, đơn vị, tổ chức có liên quan - Tất văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung thực nguyên tắc, quy trình quản lý theo quy định Nhà nước pháp luật Khảo sát số lượng văn Trung tâm năm sau: STT Năm 2019 2020 2021 Số lượng văn 70 114 51 Ghi Qua bảng ta thấy số lượng văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung năm không nhiều Văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung thực theo quy định văn hướng dẫn nhà nước (Nghị định 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư) Thực trạng quy trình quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung cụ thể hình 2.1 Trách nhiệm Văn thư Văn thư Trình tự cơng việc Cấp số thời gian ban hành Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu Văn thư Văn thư Văn thư Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Tài liệu biểu mẫu liên quan Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Nghị định 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 - Sổ đăng ký văn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Nghị định 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 Sơ đồ 2.1 Thực trạng quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung Qua sơ đồ trên, ta thấy thực trạng quản lý văn Trung tâm sau: + Cấp số, thời gian ban hành văn Việc cấp số thời gian ban hành văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung thực sau: 9 Đối với văn giấy Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký giám đốc, phó giám đốc phân công phụ trách chậm ngày làm việc Việc cấp số thời gian ban hành trung tâm thực theo quy định nhà nước Văn Trung tâm GDNN-GTX huyện Hà Trung không nhiều, chủ yếu văn hành năm có khoảng 100 số văn nên Trung tâm chọn cách đánh số lấy số chung cho tất loại văn Số văn số thứ tự đăng ký văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung ban hành năm Số văn ban hành từ số 01 vào đầu năm số cuối kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Thời gian ban hành văn bản: ngày tháng năm văn ký ban hành.Thời gian ban hành văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm + Đăng ký văn Đăng ký văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung việc cập nhật thông tin cần thiết số ký hiệu, ngày tháng văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung, nơi nhận thông tin khác vào số đăng ký văn Trung tâm Văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung không nhiều nên văn thư người trực tiếp đăng ký vào sổ chọn cách đăng ký tất loại văn vào sổ đăng ký văn Sổ đăng ký văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung trình bày theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư Bìa trang đầu gồm thông tin: Tên quan chủ quan: UBND huyện Hà Trung, tên quan đơn vị:Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung; tên sổ: Sổ đăng ký văn đi, năm mở sổ: Ví dụ năm 2021, Từ ngàyđến ngày……(được trình bày từ ngày 01 năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm, từ số… đến số ( trình bày từ số 01 ngày 01 tháng 01 năm đến số cuối ngày 31 tháng 12 năm năm mở sổ, số: Năm văn sử dụng đến số bao nhiêu.(Ví dụ năm 2021 văn củ Trung tâm GDNN-GDTX sử dụng là: Quyển số: 06 10 10 Nội dung đăng ký văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung gồm cột sau: Số ký hiệu (ghi số ký hiệu văn Trung tâm) Ví dụ số: 01/BC-TTGDNN-GDTX Ngày tháng văn bản, (ngày văn Trung tâm phát hành Ví dụ : ngày 1/1/2022 Trích yếu nội dung văn bản: Ghi phần trích yếu nội dung tên loại văn văn có tên loại định, kế hoạch, Thơng báo, báo cáo….và số ký hiệu công văn Ví dụ: Báo cáo sơ kết học kỳ năm học 2021-2022 Người ký: Ghi giám đốc phó giám chun mơn ký (Ví dụ: Văn Báo cáo sơ kết học kỳ năm học 2021-2022 Giám đốc ký cột người ký ghi là: giám đốc) Nơi nhận văn bản: Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn mà Trung tâm GDNN-GDTX phát hành: Ví dụ báo cáo sơ kết học kỳ năm học 2021-2022 nơi nhận sau: Sở giáo dục đào tạo Thanh Hóa, phịng giáo dục huyện Hà Trung, Phòng lao động thương binh xã hội huyện, tổ chuyên môn cán giáo viên, nhân viên Trung tâm Đơn vị người nhận lưu: Văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung chủ yếu văn thư người nhận lưu Số lượng bản: Căn vào phần nơi nhận văn để Trung tâm phơ tơ số lượng phát hành.(Ví dụ báo cáo sơ kết học kỳ năm học 2021-2022 văn thư nhân lên thành: 31 Ngày chuyển: Ngày Trung tâm chuyển văn chuyển đến quan đơn vị tổ chức cá nhân ( Ví dụ báo cáo sơ kết học kỳ năm 2021-2022 chuyển cho đơn vị, cá nhân phần nơi nhận sau ngày lấy số phát hành Ký nhận: Chuyển nội Trung tâm người nhận phải ký vào số Ghi chú: Ghi chép thông tin cần thiết + Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy) Căn vào phần nơi nhận văn văn thư Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung nhân đún theo số lượng 11 11 Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung văn mật, văn khẩn không nhiều nên dấu mức độ mật khẩn khơng có Chỉ phát sinh văn đánh máy vào văn văn bản, mật, khẩn… Sau nhân văn thư đóng dấu quan Trung tâm GDNN-GDTX Việc đóng dấu Trung tâm thực theo quy định (1/3 chữ ký phía bên trái) +Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà trung hầu hết phát hành theo giỏi chuyển phát thực theo quy định (Nghị Nghi định: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 công tác văn thư Văn thư Trung phải hoàn thành thủ tục phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn Trung tâm thường qua hai đường: Đường trực tiếp đường bưu điện Chuyển trực tiếp văn thư chuyển trực tiếp đến cá nhân đơn vị nhận ký nhận vào số đăng ký văn Việc làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn theo đường bưu điện thực sau: Thứ phải làm thao tác trình bày bì văn cho văn vào bì Trình bày bì văn bản:Viết thơng tin quan đơn vị gửi Trung tâm GDNN-GDTX, thơng tin đơn vị nhận Mẫu trình bày bì văn cách viết bì văn trình bày theo phụ lục II hướng dẫn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư) Thứ hai chuyển phát văn Trước chuyển qua đường bưu điện phải đăng ký vào sổ yêu cầu nhân viên bưu điện phải ký xác nhận vào sổ Tất văn chuyển phải đăng ký vào sổ Mẫu sổ gồm phần : Phần bìa trang đầu phần đăng ký gửi bưu điện (Trình bày theo phụ lục III hướng dẫn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư) + Lưu văn 12 12 Lưu văn khâu nghiệp vụ quan trọng cuối quản lý văn Trung tâm Lưu văn thực Trung tâm GDNNGDTX huyện Hà Trung sau: Lưu văn giấy Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung chủ yế sử dụng lưu văn giấy Mỗi văn phải phải lưu bản: Bản gốc lưu văn thư lưu hồ sơ cơng việc Tất gốc lưu văn thư phải đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký cuối năm phải làm nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ kho lưu trữ quan Sổ sử dụng lưu Trung tâm in sẵn gồm bìa trang đầu ; nội dung đăng ký sử dụng lưu (Trình bày theo phụ lục IV hướng dẫn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 phủ cơng tác văn thư) 2.2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý văn GDNNGDTX huyện Hà Trung 2.2.3.1 Ưu điểm - Về việc quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung theo quy định Nhà nước pháp luật - Văn Trung tâm thực theo quy trình mà trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung xây dựng 2.2.3.2 Hạn chế Có đơi lúc, đơi văn số phận lấy số tùy tiện, dẫn đến phải chèn văn Thứ hai có số văn tính chất cơng việc phải giải gấp nên đôi lúc, chưa qua văn thư để lấy số Quản lý văn sử dụng phương pháp truyền thống quản lý sổ nên khó khăn cho việc tra cứu văn cần gấp dẫn đến hay bị mát thất lạc, tính khoa học chưa cao Từ việc đánh giá ưu, nhược điểm thực trạng trình quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung, xin mạnh dạn đưa giải pháp để giải khắc phục điểm cịn hạn chế cơng tác quản lý văn Trung tâm Giải pháp giúp cho việc vận hành công việc trơn tru hiệu quả, giúp việc tìm kiếm văn bản, tra tìm cần thiết 13 13 quản lý cách khoa học kịp thời là: Sử dụng phần mềm “quả lý văn công văn” công tác quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung 2.3 Giải pháp, kinh nghiệm để khắc phục hạn chế công tác quản lý văn Trung tâm 2.3.1 Ứng dụng phần mềm “quản lý văn bản- công văn công tác quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung 2.3.1.1 Giới thiệu phần mềm “Quản lý văn – công văn’’ Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung Phần mềm quản lý văn bản, công văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung đưa vào sử dụng giúp cho việc quản lý văn bản, công văn nói chung quản lý cơng văn nói riêng thuận tiện hơn, giúp cho việc tra cứu thơng tin văn cách nhanh chóng, xác Việc sử dụng phần mềm đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo quan việc định điều hành công tác cho cán nghiên cứu, giải công việc thuộc chức trách nhiệm vụ Nhờ hiệu hoạt động quản lý quan nâng cao; điều kiện lao động cán bộ, công chức làm công tác Văn thư cải thiện, gúp nâng cao hiệu suất chất lượng công tác; đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, đại cho cán làm công tác Văn thư Phần mềm Quản lý Văn – Cơng văn có giao diện đơn giản, thân thiện dễ sử dụng Vì kể người khơng có nhiều kiến thức cơng nghệ thơng tin tiếp cận sử dụng phần mềm cách nhanh chóng thành thạo 14 14 Hình 2.1 Giao diện phần mềm “Quản lý Văn – Công văn” * Các chức Phần mềm Quản lý Văn – Công văn gồm: - Cập nhật thông tin người sử dụng - Cập nhật danh mục Loại văn bản, Nơi ban hành - Cập nhật Văn đến - Cập nhật Văn - Cập nhật Văn cá nhân - Tìm kiếm Văn đến - Tìm kiếm Văn - Sao lưu, phục hồi liệu 2.3.1.2 Cách sử dụng chương trình quản lý văn phần mềm quản lý văn – công văn + Thứ Cập nhật công văn Sau văn Văn thư kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày đóng dấu đầy đủ cán Văn thư tiến hành nhập công văn vào phần mềm Tại giao diện phần mềm ta chọn vào mục: Cập nhật văn ta vào form nhập liệu sau: 15 15 Hình 2.2 Form cập nhật văn Ta tiến hành cập nhật văn ta nhập thông tin sau: - Nhập số ký hiệu - Ngày ban hành - Ngày gửi - Người ký - Người duyệt - Người gửi - Loại văn (ta chọn danh sách Nếu danh sách khơng có ta thêm loại văn cách bấm chọn vào dấu + bên cạnh khung nhập cập nhật loại văn mới) - Nơi ban hành - Số trang công văn - Đánh dấu vào mục xử lý xong - Ta nhập lĩnh vực cơng văn - Nhập nội dung tóm tắt công văn - Nhập nội dung công văn - Nếu cơng văn có file mềm ta tiến hành đính kèm file vào chương trình Sau cập nhật đầy đủ thông tin ta chọn vào nút Lưu để lưu lại thông tin văn cập nhật xuất hộp thơng báo thêm văn thành công, ta chọn OK để kết thúc 16 16 Hình 2.3 Thơng báo thêm văn thành công Để tiếp tục thêm công văn ta chọn vào nút Thêm làm tương tự + Tìm kiếm cơng văn Tại giao diện phần mềm ta bấm chọn vào mục Tìm kiếm sau chọn vào mục văn Khi xuất Form tìm kiếm sau: Hình 2.4 Form tìm kiếm cơng văn Ta nhập thơng tin cơng văn cần tìm kiếm như: Ký hiệu văn bản, nơi ban hành, ngày ban hành, nội dung tóm tắt,…… 17 17 Hình 2.5 Form để nhập thơng tin tìm kiếm cơng văn Sau bấm chọn nút Tìm kiếm chương trình tự động tìm kiếm đến cơng văn thỏa mãn u cầu Hình 2.6 Kết tìm kiếm văn Để kết thúc tìm kiếm ta bấm chọn vào nút Kết thúc + In danh sách công văn Hàng tháng, quý, năm in danh sách công văn phần mềm để báo cáo số liệu công văn nhập vào phần mềm tháng, quý, năm Đồng thời để 18 18 kiểm sốt số lượng cơng văn phát hành Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung cách: Tại trang chủ phần mềm ta chọn vào mục cập nhật văn sau ta chọn vào thẻ Danh sách văn sau ta bấm chọn vào biểu tượng máy in phía danh sách ta tiến hành in danh sách Hình 2.7 Danh sách công văn 2.4 Kết đạt ứng dụng phần mềm Quản lý văn – công văn quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung Việc sử dụng phần mềm Quản lý Văn – Công văn, quản lý công văn giúp cho việc tìm kiếm, tra cứu cơng văn cách nhanh chóng cần thiết; giúp lãnh đạo quan cán nắm đầy đủ tình hình ban hành văn để giải nhanh chóng đồng thời qua đơn đốc, kiểm tra việc giải văn thuận tiện, tạo điều kiện quản lý tốt hoạt động Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung 19 19 Hình 2.8 Kết quản lý văn Qua việc sử dụng phần mềm Quản lý Văn – Công văn quản lý công văn nâng cao hiệu làm việc cán Văn thư nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc, giúp cho việc quản lý công văn cách khoa học, tiết kiệm thời gian Việc quản lý văn phần mềm “ quản lý văn bản- công văn giúp văn thư lưu văn cách khoa học, không bị thất lạc văn Phần mềm Quản lý văn công văn giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tính đơn giản nên việc mua phần mềm phù hợp với kinh phí hoạt động Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung Trên phần giải pháp đưa để khắc phục thực trạng hạn chế công tác quản lý văn nói chung văn Trung tâm GDNN-GDTX huyện Hà Trung 20 20 KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ 3.1 Kết Luận Với đề tài ‘Ứng dụng phần mềm “ Quản lý văn bản- công văn” công tác quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung cho kiến thức làm tốt công tác quản lý văn nói chung, văn nói riêng trongnghiệp vụ quan trọng công tác văn thư Phần mềm quản lý văn văn công văn giúp cho việc quản lý công văn cập nhật cơng văn, tra tìm Trung tâm GDNN-GDTx Hà Trung cách nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao công tác quản lý, điều hành công việc Trung tâm 3.2 Kiến nghị Việc quản lý văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung, Khi văn chuyển xuống văn thư văn in để lưu trữ nội dung tồn văn thì: - Lắp đặt máy Scan để quét lưu trữ chụp công văn - Triển khai lắp mạng Lan cho phận trung tâm để việc chuyển file mềm đến văn thư dễ dàng thuận tiện - Thường xuyên cập nhật phiên phần mềm Quản lý Văn – Công văn - Phần mềm quản lý văn bản- công văn Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung đưa vào sử dụng nên đề nghị cán tin học Trung tâm triển khai, hướng dẫn để văn thư sử dụng thành thạo giải xử lý văn văn đặc biệt văn tốt Đề nghị Trung tâm GDNN-GDTX Hà Trung đầu tư đầu tư thiết bị máy Scan, máy chụp ảnh,… mua phần mềm quyền để sử dụng chức ổn định đầy đủ Hà Trung, ngày 10 tháng năm 2022 XÁC NHẬN CỦA THỦ Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm khơng TRƯỞNG ĐƠN VỊ chép, sai tơi hồn toàn chịu trách nhiệm Người viết Nguyễn Thị Hương 21 21 ... tài ? ?Ứng dụng phần mềm ? ?Quản lý văn công văn công tác quản lý văn trung tâm GDNN- GDTX Hà Trung, huyện Hà Trung, tỉnh Thanh Hóa? ?? Với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quản lý văn Trung tâm GDNN- GDTX. .. GDNN- GDTX huyện Hà Trung 2.3.1.1 Giới thiệu phần mềm ? ?Quản lý văn – công văn? ??’ Trung tâm GDNN- GDTX huyện Hà Trung Phần mềm quản lý văn bản, công văn Trung tâm GDNN- GDTX Hà Trung đưa vào sử dụng. .. tâm GDNN- GDTX huyện Hà Trung 2.3 Giải pháp, kinh nghiệm để khắc phục hạn chế công tác quản lý văn Trung tâm 2.3.1 Ứng dụng phần mềm ? ?quản lý văn bản- công văn công tác quản lý văn Trung tâm GDNN- GDTX