Ứng dụng phần mềm TDOFFICE trong công tác quản lý văn bản tại UBND huyện chợ mới tỉnh bắc kạn

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức k

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Khoa

Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện để em có thể thực hiện khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh

tế đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ, giảng dạy và truyền đạt những kiến thức bổ ích, những kinh nghiệm quý báu cho sinh viên trong suốt thời gian học tập tại trường

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô ThS Đỗ Năng Thắng, ThS Đàm Thị Phương Thảo, thầy cô đã tận tình giúp đỡ, trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các cô, chú, anh, chị tại huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn đã tạo điều kiện để em đến thực tập và nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình, giúp em có cơ hội được tiếp xúc với môi trường làm việc, hỏi hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Thái Nguyên, ngày 21 tháng 4 năm 2017

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Trịnh Thị Dung

LỜI CAM ĐOAN

Với đề tài “Ứng dụng phần mềm TDOFFICE trong công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Chợ Mới - tỉnh Bắc Kạn”,tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của ThS Đỗ Năng Thắng, ThS Đàm Thị Phương Thảo Không sao chép từ bất cứ bài khóa luận nào trước đó Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi

Thái Nguyên, ngày 21 tháng 4 năm 2017

NGƯỜI CAM ĐOAN

TRỊNH THỊ DUNG

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC VIẾT TẮT vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Các khái niệm 3

1.2 Yêu cầu của việc quản lý văn bản 4

1.3 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến 5

1.3.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 5

1.3.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 8

1.4.Công tác quản lý văn bản nội bộ 13

1.4.1 Khái niệm văn bản nội bộ 13

1.4.2 Quy trình quản lý văn bản nội bộ 13

1.5 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝVĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI – BẮC KẠN 15

2.1 Tổng quan về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn 15

2.1.1 Giới thiệu về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn 15

2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Mới 17

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Chợ Mới – tỉnh Bắc Kạn 18

2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Mới 23

2.1.5 Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND – UBND Huyện Chợ Mới 24

2.2 Thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Chợ Mới 26

2.2.1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện Chợ Mới 26

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi của UBND huyện Chợ Mới 30

2.2.3 Nhận xét cách tổ chức của hệ thống 34

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI 36

3.1 Sự cần thiết của phải ứng dụng phần mềm 36

3.2 Giới thiệu phần mềm TDOFFICE trong quản lý văn bản 36

3.3 Ứng dụng phần mềm TDOFFICE vào quản lý văn bản tại UBND huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn 39

3.2.1 Tìm kiếm văn bản 39

3.2.2 Cập nhật văn bản 43

3.2.3.Thống kê báo cáo 52

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi 5

Hình.1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong 6

Hình 1.3 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đến 8

Hình 1.4 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến 10

Hình 2.1 Hình ảnh UBND Huyện Chợ Mới 16

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Chợ Mới 17

Hình 2.3 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 27

Hình 2.4 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi 31

Hình 3.1 Mô hình hệ thống 37

Hình 3.2 Giao diện trang chủ 39

Hình 3.3 Biểu tượng chọn văn bản đến 39

Hình 3.4 Ghi số tra cứu 112 40

Hình 3.5 Kết quả tìm kiếm 40

Hình 3.6 Số công văn cần tìm 41

Hình 3.7 Biểu tượng văn bản đi 41

Hình 3.8 Nhập từ khóa tìm kiếm 42

Hình 3.9 Thông tin tìm kiếm 42

Hình 3.10 Kết quả tìm kiếm ứng với thông tin đã nhập 43

Hình 3.11 Chọn văn bản đến qua mạng 43

Hình 3.12 Chọn hiệu chỉnh 44

Hình 3.13 Lựa chọn số văn bản 44

Hình 3.14 Điền thông tin mặc định 45

Hình 3.15 Chọn lưu lại 45

Hình 3.16 lựa chọn ô sổ văn bản 46

Hình 3.17 Chọn sổ văn bản 46

Hình 3.18 Điền thông tin số văn bản 47

Hình 3.19 Lựa chọn phần chọn tệp 47

Hình 3.20 Chọn ghi lại 48

Hình 3.21 Lựa chọn văn bản đi 48

Hình 3.22 Chọn văn bản chờ ban hành 49

Hình 3.23 Tích vào một ô 49

Hình 3.24 Chọn hiệu chỉnh 50

Hình 3.25 Thông tin hiện ra 50

Hình 3.26 Chọn tệp 51

Hình 3.27 Ghi lại 51

Hình 3.28 Chọn gửi văn bản 52

Hình 3.29 Chọn văn bản đến 52

Hình 3.30 Tra cứu văn bản 53

Hình 3.31 Chọn thứ tự văn bản 53

Hình 3.32 Danh sách kết quả 54

Hình 3.33 Danh sách kết quả (2) 54

Hình 3.34 Chọn tra cứu dữ liệu theo các năm, chọn năm muốn xem dữ liệu 55

Hình 3.35 Chọn toàn bộ văn bản 55

Hình 3.36 Kết quả thống kê theo năm 56

Hình 3.37 Kết quả thống kê theo tháng 56

Hình 3.38 Kết quả thống kê theo ngày 57

Hình 3.39 Các kết quả 57

Hình 3.40 Chọn văn bản đi 58

Hình 3.41 Tra cứu văn bản đi 58

Hình 3.42 Chọn toàn bộ văn bản 59

Hình 3.43 Chọn theo năm 59

Hình 3.44 Chọn theo tháng 60

Hình 3.45 Kết quả 60

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài:

Trong công cuộc đổi mới của đất nước các ngành, các lĩnh vực họat động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xã đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một

cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội… Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý văn bản đi – đến Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật

Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan) trongkhi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giaođều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấytờ mà cơ quan gửi văn bản đi – đến Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan Đồng thời qua đó góp phần vào

hiện những côngviệc được giao Dưới đây là những vấn đề chính vềtổ chức quản lý văn bảnđi – đến

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của

cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn

nói riêng Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm TDOFFICE trong công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Chợ Mới - tỉnh Bắc Kạn ”Cho bài báo cáo khóa luận

tốt nghiệp

 Mục đích nghiên cứu:

Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho cán bộ văn thư

 Đối tượng nghiên cứu:

Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Chợ Mới

 Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Chợ Mới

 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:

Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi

Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý văn bản của cơ quan Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ

sử dụng

 Kết cấu của đề tài:

Trong báo cáo gồm 3 chương chính:

Chương 1: Khái quát về văn bản và quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng và quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi - đến tại UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn

Chương 3: Ứng dụng phần mềm tại UBND huyện Chợ Mới

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Các khái niệm

Theo nghĩa rộng thì

Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản

- Phân loại văn bản

+ Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

+ Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử

sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ của mình Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị phát động phong trào thi dua…

+ Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị

+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…

- Văn bản đi là là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ

và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

- Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo

để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có lien quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giả quyết những vấn đề mang tính chất công

- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

1.2 Yêu cầu của việc quản lý văn bản

- Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

- Chính xác: yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn

- Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương

và đạt kết quả cao Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ, từng phút, không để lãng phí

- An toàn: có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật (đối với văn bản mật)

1.3 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến

1.3.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

Đăng ký

VB đi (1)

Làm thủ tụ gửi VB (2)

Lưu VB đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi VB đi (3)

Chuyển phát VB đi

Lưu VB đi

Theo dõi, kiểm tra

1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước Ngày tháng của văn bản ghi sau địa danh,dưới quốc hiệu

+ Đóng dấu văn bản đi: phai rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái

+ Đăng ký văn bản đi: đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công) hoặc máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện

Nội dung bên trong gồm:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

01 03/01/2014

Quyết định điều động viên chức

Nguyễn Hữu Huy

Ủy ban nhân dân huyện

Phòng văn thư 03

Hình.1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong

Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản

(2) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản

(4) Ghi tên của người ký văn bản

(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

(7) Ghi số lượng bản phát hành

(8) Ghi những điểm cần thiết khác

Bước 2: Làm thủ tục gửi văn bản

+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: bì văn bản được làm bằng

từ 80 gram/m2 trở lên Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản

Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp.Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không

bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản

Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản

+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong

cơ quan tổ chức Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện.Chuyển phát văn bản bằng máy Fax trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận, sau đó phải gửi bản chính

Bước 3: Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

+ Lưu văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

+ Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi: văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc

1.3.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Tiếp nhận, đăng ký

VB đến (1)

Trình và chuyển giao VB đến (2)

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến(3)

Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra

số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết

+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:

Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận, nếu văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu cầu: ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước

để giải quyết kịp thời Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện

có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

+ Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến

Đóng dấu đến: vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư cơ quan và nhận được ngày nào Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ

số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày đến: là thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm

Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ

sơ cơ quan

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến” Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu

“Đến” Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Đăng ký văn bản đến:

Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đăng ký văn bản đến: có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính

Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng

Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường): Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa“Từ số… đến số….” Và “Quyển số”

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại

và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

03/01 01

Công đoàn huyện

LĐLĐ 30/12/2008

25/cv-Khảo sát thống kê

số hộ CNVC –

LĐ nghèo

Nguyễn Thị Thu

Nguyễn Thị Thu

Hình 1.4 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến

Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến

(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm

(6) Ghi tên loại của văn bản đến Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không

có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)

Bước2: Trình và chuyển giao văn bản đến

+ Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào

sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến:

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến

+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Hình thức giải quyết văn bản:

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt

ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói Còn hình thức gián tiếp

là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo văn bản

Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó Đối với văn bản cần có

sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm vụ

cụ thể cho từng đơn vị, từng người

Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải trình bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:

Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc

Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc nội bộ của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn cấp Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ quan hoặc thư ký của mình Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để xử lý

Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn

vị hoặc cán bộ thừa hành Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…

1.4 Công tác quản lý văn bản nội bộ

1.4.1 Khái niệm văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là các văn bản do các đơn vị, bộ phận trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị, bộ phận trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và

để trao đổi công việc

Các văn bản nội bộ thường được sử dụng phổ biến như: quyết định nhân sự, thông báo, giấy mời,…

1.4.2 Quy trình quản lý văn bản nội bộ

1.4.2.1 Thủ tục ban hành

Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo và trình lãnh đạo cơ quan hoặc người được thừa lệnh thủ trưởng cơ quan ký Cán bộ văn thư là người làm thủ tục ban hành và chuyển giao văn bản tới các đơn vị, bộ phận có trách nhiệm

Đối với văn bản của các đơn vị, bộ phận soạn thảo, ban hành thì thủ trưởng hoặc bộ phận đơn vị ký trưc tiếp Mỗi đơn vị, bộ phận cử ra một cán bộ văn thư chuyên trách hoặc kiêm nghiệm làm thủ tục ban hành văn bản

1.4.2.2 Thủ tục chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ

Đơn vị nhận được văn bản từ các đơn vị khác trong cơ quan gửi đến thì phải tổ chức tiếp nhận, giải quyết nhanh chóng và đúng thời hạn

- Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:

+ Khi tiếp nhận văn bản nội bộ, cán bộ văn thư kiểm tra văn bản có bị bóc trước, có đúng địa chỉ không, sau đó ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ,…

+ Đăng ký vào sổ văn bản nội bộ: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao cho các đơn vị có liên quan Đăng ký văn bản nội bộ cần ghi lại một số thông tin cần thiết như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản, vào phương tiện đăng ký như sổ đăng ký văn bản nội bộ hay phần mềm quản lý văn bản nhằm quản lý chặt chẽ, đảm bảo tra tìm nhanh chóng, kịp thời

- Theo dõi giải quyết văn bản nội bộ: Thư ký hoặc cán bộ văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đúng thời hạn

Sổ đăng ký văn bản nội bộ phải được lập riêng, trong trường hợp cơ quan có quy mô nhỏ có thể lập cùng với sổ đăng ký văn bản đi

1.5 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản

Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm cơ

sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợppháp

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI –ĐẾNTẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI – BẮC KẠN

2.1 Tổng quan về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn

2.1.1 Giới thiệu về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn

Huyện Chợ Mới trước năm 1965 thuộc huyện Bạch Thông (Châu Bạch Thông chính thức có từ thời Lê, đời Hồng Đức thứ 21, vào năm 1490) Từ năm 1965 đến

1997, huyện có 09 xã và 01 thị trấn phía Nam của huyện Bạch Thông sáp nhập về huyện Phú Lương (gồm Nông Hạ, NôngThịnh, Thanh Bình, Yên Đĩnh, Như Cố, Quảng Chu, Bình Văn, Yên Hân, Yên Cư và thị trấn Chợ Mới) Theo Nghị quyết kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX, tỉnh Bắc Kạn được tái thành lập Sau khi tỉnh Bắc Kạn được tái thành lập năm 1997, địa giới hành chính huyện Bạch Thông điều chỉnh tiếp nhận 09 xã và 01 thị trấn phía Bắc của huyện Phú Lương Thực hiện Nghị định số 46-NĐ/NP ngày 06/7/1998 của Chính phủ, huyện Chợ Mới được thành lập trên cơ sở chia tách 16 xã, thị trấn phía Nam của huyện Bạch Thông và chính thức công bố đi vào hoạt động từ ngày 02/9/1998

Huyện Chợ Mới có tổng diện tích tự nhiên là 60.716,08ha, gồm 16 đơn vị hành chính (15 xã và 01 thị trấn) Thị trấn Chợ Mới là trung tâm huyện lỵ cách thị xã Bắc Kạn 42km về phíaNamvà cách thủ đô Hà Nội 142km về phía Bắc

Huyện có vị trí địa lý tương đối thuận lợi, là huyện cửa ngõ phía Nam của tỉnh Bắc Kạn:

 Phía Đông giáp huyện Võ Nhai (Thái Nguyên) và huyện Na Rỳ

 Phía Tây giáp huyện Định Hóa (Thái Nguyên)

 Phía Nam giáp huyện Đồng Hỷ và huyện Phú Lương (Thái Nguyên)

 Phía Bắc giáp huyện Chợ Đồn, huyện Bạch Thông và thị xã Bắc Kạn

Hình 2.1 Hình ảnh UBND Huyện Chợ Mới

2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Mới

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Chợ Mới

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Chợ Mới – tỉnh Bắc Kạn

2.1.3.1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

2.1.3.2 Nhiệm vụ

 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

4 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai,

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

3 Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

4 Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thịtrấn;

5 Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các xã, thị trấn;

3 Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

3 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

4 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ

và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

4 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm

y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo

vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

5 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

3 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

2 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

5 Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân

ở địa phương;

4 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

3 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

4 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

5 Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

3 Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

4 Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

5 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.

2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Mới

 Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện

Văn phòng HĐND&UBND huyện có Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện; đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng HĐND&UBND huyện

Bộ phận VTLT, Hành chính

Phó Chánh Văn phòng một cửa tiếp dân

Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả

Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách

- Khối chuyên viên nghiên cứu

Khối chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng HĐND&UBND huyện được tổ chức thành các bộ phận theo lĩnh vực công tác chuyên môn, nghiệp vụ, cụ thể như sau:

+ Bộ phận Tổng hợp gồm các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực: Văn xã; Nội chính; Kinh tế và nông nghiệp; Đất đai và XDCB; Hội đồng nhân dân; Công nghệ thông tin

+ Bộ phận tiếp dân, tiếp nhận và trả kết quả gồm các cán bộ, chuyên viên phụ trách các lĩnh vực: Tiếp dân; Tài chính - Công thương; Lao động -TB&XH; Tài nguyên và Môi trường

- Khối hành chính

Gồm:

+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ;

+ Bộ phận Hành chính - Quản trị (bao gồm cán bộ hành chính, lái xe, điện nước, bảo vệ, chăm sóc sân vườn)

2.1.5 Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND – UBND Huyện Chợ Mới

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân (gọi tắt là HĐND&UBND) huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

Văn phòng HĐND&UBND huyện có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các hoạt động chung của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giám sát các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về chỉ đạo điều hành; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ sự giám sát của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân và sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

Văn phòng HĐND&UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và được

mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ, quyền hạn

Xây dựng và trình Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện chương trình công tác tháng, quý, cả năm của HĐND, UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, UBND cấp xã việc thực hiện chương trình công tác của HĐND, UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, UBND các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự giám sát của HĐND, Thường trực HĐND, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định

kỳ, đột xuất được giao theo quy định

Tham mưu, giúp Thường trực HĐND và UBND huyện lập dự kiến chương trình xây dựng Nghị quyết của HĐND huyện, trình HĐND huyện quyết định tại kỳ họp cuối năm; soạn thảo Nghị quyết của HĐND huyện theo sự phân công của Thường trực HĐND huyện

Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Chủ trì soạn thảo các Đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị được phân công chủ trì soạn thảo, chuẩn bị các Đề án được phân công phụ trách

Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các Đề án, dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trước khi trình UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định

Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ, các đoàn thể nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, tỉnh đóng trên địa bàn huyện

Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND, Chủ tịch UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan Giúp HĐND và UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng giám sát, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các

cơ quan, UBND các xã, thị trấn

Chủ trì, phối hợp với cơ quan Tư pháp lập dự kiến chương trình xây dựng quyết định, chỉ thị của UBND huyện để trình UBND huyện quyết định tại phiên họp tháng

12 hàng năm của UBND huyện

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND&UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện

Tổ chức các phiên họp, hội nghị, các buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của HĐND và UBND huyện

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất, kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện

Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện và UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giao

2.2 Thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Chợ Mới

2.2.1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện Chợ Mới

Cơ sở pháp lý quản lý văn bản đến

- Công văn số 425 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến

- Nghị định 110/2004/ NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác

văn thư

- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều

Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ban hành ngày 14/03/2009 của Cục văn

thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và quản lý văn bản trong môi trường mạng

- Quyết định số 06/2014/ QĐ – UBND ngày 06/8/2014 của UBND huyện Chợ

Mới ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Việc tiếp nhận văn bản và xử lý văn bản đến tại UBND huyện Chợ Mới thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước

Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Chợ Mới năm 2015 UBND huyện Chợ Mới đã tiếp nhận văn bản đến bao gồm các loại văn bản như: quyết định, nghị định, chỉ thị, báo cáo, thông tư, công văn, tờ trình, thông báo, thông tri, kế hoach, văn bản mật … Tất cả các văn bản đến đều được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan

Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện Chợ Mới như sau: