Ứng dụng phần mềm edocman vào công tác quản lý văn bản tại kho bạc nhà nước tỉnh bắc giang

Công tác quản lý văn bản là hoạt động bảo đảm thông tin phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THÁI NGUYÊN

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

NGUYỄN VĂN CẢNH

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN VÀO CÔNG TÁC QUẢN

LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BẮC GIANG NĂM 201

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT VÀ TT THÁI NGUYÊN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Giáo viên hướng dẫn 2: ThS ĐỖ LOAN ANH

THÁI NGUYÊN, NĂM 2016

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm giúp

đỡ của Quý Thầy, Cô, bạn bè

Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn TS Nguyễn Văn Huân, người Thầy đã định hướng cho chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này

Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn./

Sinh viên

Nguyễn Văn Cảnh

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan:

Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng phần mềm eDocman vào công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang”, đây là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất

kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây

Thái nguyên, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Văn Cảnh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH VẼ

LỜI NÓI ĐẦU 01

Chương 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG 03

1.1 Khái quát về công tác văn thư 03

1.1.1 Khái niệm 03

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư – lưu trữ 03

1.1.3 Nguyên tắc chung 03

1.1.4 Ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ 04

1.2 Công tác tổ chức quản lý văn bản 04

1.2.1 Quản lý văn bản đi 04

1.2.1.1 Khái niệm văn bản đi 05

1.2.1.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi 05

1.2.1.3 Quy trình quản lý văn bản đi 05

1.2.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến 08

1.2.2.1 Khái niệm văn bản đến 08

1.2.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến 08

1.2.2.3 Quy trình quản lý văn bản đến 09

1.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 11

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 12

1.5 Giới thiệu về Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang 13

1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang 13

1.5.1.1 Chức năng 13

1.5.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 13

1.5.2 Cơ cấu tổ chức 15

Chương 2 THỰC TRANG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC BẮC GIANG 16

2.1 Khảo sát thực trạng công tác công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang 16

2.1.1 Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang 16

2.1.1.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18

2.1.1.2 Mô tả quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 19

2.1.2 Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang 25

2.1.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến 26

2.1.2.2 Mô tả quy trình quản lý văn bản đến 27

2.2 Công tác quản lý con dấu 32

2.3 Công tác lập hồ sơ vào lưu trữ 32

2.4 Nhận xét công tác quản lý văn bản đi – đến tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang 33

2.4.1 Ưu điểm và những tồn tại, hạn chế 33

2.4.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang 34

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM eDocman VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC BẮC GIANG 37

3.1 Giới thiêu phần mềm 37

3.2 Chức năng của phần mềm eDocman 37

3.2.1 Chức năng quản lý văn bản đến 37

3.2.2 Chức năng quản lý văn bản đi 37

3.2.3 Tra cứu văn bản 37

3.2.4 Tìm kiếm văn bản 37

3.2.5 Tổng hợp báo cáo 38

3.2.6 Danh mục 38

3.2.7 Lịch công tác 38

3.2.8 Xử lý công việc 38

3.3 Các thao tác cơ bản quản lý văn bản tại phần mềm eDocman 38

3.4 Đánh giá việc sử dụng phần mềm 57

3.4.1 Những tiện ích của phần mềm 57

3.4.2 Hạn chế của phần mềm 58

3.4.3 Kiến nghị, đề xuất 58

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Hinh 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KBNN tỉnh Bắc Giang 15

Hình 2.1 Quy trình quản lý văn bản đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang 18

Hình 2.2 Văn bản sai thể thức 19

Hình 2.3 Sổ Công văn đi 22

Hình 2.4 Mẫu sổ đăng ký bên trong VB đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang 23

Hình 2.5 Mẫu bì của KBNN tỉnh Bắc Giang 24

Hình 2.6 Quy trình Quản lý văn bản đến tại KBNN tỉnh Bắc Giang 26

Hình 2.7 Đóng dấu đến, ghi số ngày, tháng đến 29

Hình 2.8 Mẫu sổ đăng ký bên trong công văn đến tại KBNN tỉnh Bắc Giang 30

Hình 2.9 Văn bản đã được phê duyệt 31

Hình 3.1 Màn hình đăng nhập hệ thống 39

Hình 3.2 Màn hình truy cập ứng dụng 39

Hình 3.3 Màn hình nhập văn bản đến 40

Hình 3.4 Màn hình văn bản đến chờ vào sổ 41

Hình 3.5 Màn hình thông tin sổ công văn của văn thư 42

Hình 3.6 Màn hình văn bản vào sổ nhưng chưa chuyển xử lý 42

Hình 3.7 Màn hình sửa văn bản đến 43

Hình 3.8 Màn hình chuyển xử lý văn bản 44

Hình 3.9 Màn hình kết quả cần thu hồi 45

Hình 3.10 Màn hình tra cứu công việc 46

Hình 3.11 Màn hình tăng giảm theo từng cột thông tin hiển thị 46

Hình 3.12 Màn hình lọc giá trị theo từng thông tin hiển thị 47

Hình 3.13 Màn hình tìm kiếm văn bản đến 47

Hình 3.14 Màn hình kết quả tìm kiếm văn bản đến 48

Hình 3.15 Màn hình báo cáo thống kê văn bản 49

Hình 3.16 Màn hình thống kê văn bản đến 49

Hình 3.17 Màn hình văn bản đi chờ cấp số 50

Hình 3.18 Màn hình cấp số văn bản đi tại văn thu 51

Hình 3.19 Màn hình nhập mới văn bản đi – sổ công văn 51

Hình 3.20 Màn hình sửa văn bản đi 53

Hình 3.21 Màn hình thu hồi văn bản đi 54

Hình 3.22 Màn hình phát hành văn bản đi 55

Hình 3.23 Màn hình tra cứu công việc 56

Hình 3.24 Màn hình tìm kiếm văn bản đi 57

Hình 3.25 Màn hình thống kê văn bản đi 57

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác quản lý văn bản có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng được những yêu cầu của cải cách hành chính

Trong các cơ quan đơn vị công tác quản lý văn bản luôn được quan tâm, bởi đó

là công tác bảo đảm hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu

Công tác quản lý văn bản là hoạt động bảo đảm thông tin phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây

là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn

và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan,

tổ chức được thành lập, công tác quản lý văn bản sẽ tất yếu được hình thành vì đó là

"huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Đồng thời làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế

và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia

Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã tạo ra những chuyển biến trong mọi mặt nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính, sự nghiệp cũng như doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những vấn đề phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý văn bản và song song với công tác quản lý văn bản là công tác lập hồ sơ lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không những là phương

tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo đúng pháp luật

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang nói riêng

Vì vậy, đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm eDocman vào công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang” làm khóa luận tốt nghiệp để giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về lĩnh vực này Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Kho bạc Nhà nướ tỉnh Bắc Giang và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại cơ quan

Nội dung bài khóa luận gồm có 3 chương:

- Chương 1 – Giới thiệu tổng quát về Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

- Chương 2 – Khái quát chung về thực trạng và giải pháp quản lý văn bản tại

Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

- Chương 3 – Ứng dựng phần mền eDocman vào công tác quản lý văn bản tại

Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

- Kết luận

Do hạn chế về thời gian nên không thể tránh khỏi những khiếm khuyết Kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến cho em để bài khóa luận được hoàn chỉnh, đạt đúng yêu cầu đề ra

Em xin trân thành cảm ơn!

Chương 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG 1.1 Khái quát về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

- Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan tổ chức)

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư – lưu trữ

* Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau

- Soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản được bộ phận văn phòng, và các cán bộ chuyên môn được giao phụ trách công tác soạn thảo thuộc lĩnh vực được phân công

- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức:

+ Quản lý văn bản đi

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

* Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ (thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ)

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Nội dung bài báo cáo này sẽ đi sâu và phân tích vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ văn bản

dấu mức độ khẩn: “ Hỏa tốc (kể cả “hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (Gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngày sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngày sau khi được ký

- Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và có hướng dẫn cụ thể

1.1.4 Ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ

* Ý nghĩa của công tác văn thư

- Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng chính xác,… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và nhà nước

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

* Ý nghĩa của công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính

- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

- Tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại

1.2 Công tác tổ chức quản lý văn bản

1.2.1 Quản lý văn bản đi

1.2.1.1 Khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, bản lưu chuyển nội bộ

và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi

1.2.1.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan

Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi

1.2.1.3 Quy trình quản lý văn bản đi

Bước 1: Công tác kiểm tra nội dung, thể thức văn bản của bộ phận soạn thảo văn bản

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

- Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính

ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày

và thủ tục ban hành văn bản

– Phòng, ban, cá nhân soạn thảo văn bản phải đảm bảo đúng thể thức văn bản theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

– Trưởng phòng có trách nhiệm đọc soát về nội dung, kiểm tra độ mật / khẩn (nếu có), kiểm tra câu chữ, số lượng bản, địa chỉ gửi…ký nháy trước khi trình ký

– Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn bản để

Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Ghi số, ngày tháng văn bản

Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán,… đều được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức

- Ghi số của văn bản:

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh chung cho một số văn bản hành chính Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành hàng năm (hoặc theo nhiệm kỳ) mà lựa chọn phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm (hoặc nhiệm kỳ) ít hơn 5000 văn bản có thể đăng ký và đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hành chính (phương pháp dùng sổ ghi tổng hợp)

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm (hoặc nhiệm kỳ) từ 500 đến dưới 2000 văn bản, có thể lựa chọn phương pháp đăng

ký và đánh số hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị, giấy giới thiệu,…), vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo,… và nhóm công văn hành chính)

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) tương đối lớn (trên 2000 văn bản) có thể đăng ký

và đánh số riêng, theo từng loại văn bản hành chính

- Ghi ngày tháng văn bản:

Ngày tháng của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, văn bản ban hành ngày nào phải đăng ký ngày đó

.- Nhân bản: Số văn bản được nhân bản được tính theo đầu mối nhận được ghi ở

góc trái phần cuối văn bản của mục nơi nhận Bao nhiêu nơi nhận tương ứng với từng

đó bản được nhân lên

Việc đóng dấu chỉ các độ khẩn, dấu mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số lượng văn bản đi hàng năm các cơ quan, tổ chức lập các sổ đăng

Bì văn bản phải được làm bằng loại giấy dai bền, khó thấm nước, không nhìn thấu được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 Vì văn bản đi loại mật được thực hiên theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Cính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước

- Trình bày và viết bì: Bì văn bản được in sẵn theo mẫu và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn chung

- Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng và độ dày văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản và vào bì cho phù hợp

Đóng dấu độ khẩn, mật, và các dấu khác

* Chuyển phát văn bản đi

Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau, vào sổ và đăng ký phát hành

Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn của cục trưởng cục văn thư lưu trữ

Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để kịp thời giải quyết công việc, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản

có giá trị lưu trữ

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong trường hợp cần thiết lập phiếu gửi để theo dõi Nếu phát hiện bị thất lạc phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét

Bước 5: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu lại 1 bản gốc tại bộ phận văn thư, một bản tại bộ phận soạn thảo

1.2.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến

1.2.2.1 Khái niệm văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính

và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật)

và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

1.2.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Tất cả văn bản đến (trừ các VB đặc biệt theo quy định riêng) thì đều phải được tập trung tại văn thư của cơ quan và phải được vào sổ ghi văn bản đến

- Văn bản đến phải được chuyển giao trong ngày làm việc, chậm nhất vào buổi sáng ngày làm việc hôm sau

- Trước khi văn bản được giao giải quyết thì phải thông qua Thủ trưởng cơ quan xem xét và phê duyệt trước

- Văn bản đến phải được giải quyết kịp thời

1.2.2.3 Quy trình quản lý văn bản đến

Bao gồm 3 bước:

Bước 1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến:

Người làm công tác văn thư khi tiếp nhận các nguồn văn bản đến từ mọi nguồn,

có những trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì nơi nhận Nếu thấy bì văn bản bị rách, bị bóc, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong,… phải báo cáo ngay chánh văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức (đối với những cơ quan không có chánh văn phòng), trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản được chuyển qua fax hoặc qua mạng văn thư cũng phải kiểm tra

sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang và nơi nhận Trường hợp phát hiện sai sót phải báo cáo ngay với nơi gửi hoặc người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận các văn bản đến phải được phân loại và xử lý như sau:

+ Loại không bóc bì: Bao gồm các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì chỉ đích danh người nhận

+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại văn bản trên có dấu mức độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm chứ không đóng dấu mật

- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan pháp luật

- Bóc bì văn bản: khi bóc bì văn bản phải lưu ý:

+Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải bóc trước

+ Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi, mất dấu bưu điện, phải rà soát lại bì tránh sót văn bản

+ Đối chiếu số, ký hiệu của văn bản trong bì, trường hợp có sai sót phải thông tin lại với nơi gửi

+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng

- Đóng dấu đến và ghi số ngày đến đồng thời vào sổ công văn đến:

Cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký công văn đến tùy theo số lượng văn bản đến và số lượng mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định lập các sổ đăng ký công văn đến cho phù hợp

Đối với cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bản cần lập ít nhất 02 sổ: Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)

Đối với cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến từ 200 đến dưới 5000 văn bản một năm nên lập các sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) của các bộ, ngành, cơ quan trung ương

Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) của các cơ quan khác

Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)

Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến trên 5000 văn bản một năm có thể lập các sổ đăng ký loại thường chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)

Bước 2 Trình và chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, chánh văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết

Ở KBNN tỉnh Bắc Giang các văn bản đến được trình Giám đốc, nếu Giám đốc đi vắng các văn bản này sẽ được trình cho Phó Giám đốc được ủy quyền

Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn

vị, cá nhân,… ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo nếu có

và thời hạn giải quyết văn bản Ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề trái của văn bản

- Chuyển giao văn bản đến:

Văn bản đến sau khi được lãnh đạo phê duyệt sẽ được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân căn cứ vào ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ Văn bản đến sau khi được lãnh đạo phê duyệt sẽ được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân cụ thể dựa trên căn cứ vào ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; VD lãnh đạo phê: Chuyển phòng Kế hoạch giải quyết thì văn bản đó sẽ được gửi tới phòng Kế hoạch; trưởng phòng sẽ xem xét và giao cho cá nhân cụ thể nghiên cứu giải quyết

Bước 3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến:

Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, đối với những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không chậm trễ

- Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị cá nhân giải quyết văn bản theo thời hạn đã được quy định

+ Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến, và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định

1.3 Công tác Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

* Nội dung việc lập hồ sơ

- Mở hồ sơ

- Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Kết thúc và biên mục hồ sơ

* Yêu cầu với mỗi hồ sơ được lập

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến (Historical document) của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

* Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

- Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

+ Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,

tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;

+ Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế

độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) khác

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu:

+ Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

+ Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng

cơ bản;

- Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ cơ quan,

tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện theo Mục 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

1.5 Lịch sử hình thành Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

Kho bạc nhà nước Bắc Giang được thành lập theo quyết định số 1145TC/QĐ/TCCB ngày 14 tháng 12 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thành lập Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang để thực hiện nhiệm vụ của Kho bạc Nhà nước trên địa bàn Bắc Giang trên cơ sở chia tách Kho bạc Nhà nước tỉnh Hà Bắc được thành lập theo Quyết định số 185 TC/QĐ/TCCB ngày 21 tháng 3 năm 1990 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có 09 Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc

- Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Động

- Kho bạc Nhà nước huyện Lục Ngạn

- Kho bạc Nhà nước huyện Lục Nam

- Kho bạc Nhà nước huyện Lạng Giang

- Kho bạc Nhà nước huyện Yên Dũng

- Kho bạc Nhà nước huyện Tân Yên

- Kho bạc Nhà nước huyện Việt Yên

- Kho bạc Nhà nước huyện Yên Thế

- Kho bạc Nhà nước huyện Hiệp Hòa

Kho bạc Nhà nước các cấp là tổ chức quản lý quỹ tài chính Nhà nước, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng

1.6 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

1.6.1 Chức năng

Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang là tổ chức trực thuộc Kho bạc Nhà nước, có chức năng thực hiện nhiệm vụ Kho bạc nhà nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật

Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu riêng và được mở tài khoản tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tỉnh và các ngân hàng thương mại nhà nước trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán

1.6.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc tỉnh Bắc Giang, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo chế

độ quy định và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước (KBNN)

Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các cấp ngân sách

Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có quyền trích tài khoản tiền gửi của tổ chức, cá nhân để nộp ngân sách nhà nước hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác

để thu cho ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

Tổ chức thực hiện chi ngân sách nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi ngân sách nhà nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật Có quyền từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi không đúng, không đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình

Thực hiện một số dịch vụ tín dụng nhà nước theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước (KBNN)

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ huy động vốn theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước (KBNN)

Phối hợp với các đơn vị có liên quan, tham mưu cho Kho bạc Nhà nước (KBNN) xây dựng và triển khai các đề án huy động vốn trên địa bàn

Quản lý, điều hòa tồn ngân Kho bạc Nhà nước (KBNN) theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước; thực hiện tạm ứng tồn ngân Kho bạc Nhà nước (KBNN) cho ngân sách địa phương theo quy định của Bộ Tài chính

Quản lý quỹ ngân sách tỉnh, quỹ dự trữ tài chính và các quỹ khác được giao quản lý; quản lý các khoản tạm thu; tạm giữ; tịch thu; ký cược, ký quỹ, thế chấp theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Quản lý các tài sản quốc gia quý hiếm theo quyết định của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền; quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của nhà nước và của các đơn vị, cá nhân gửi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh

Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kho, quỹ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và các Kho bạc Nhà nước (KBNN) trực thuộc

Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với Kho bạc Nhà nước tỉnh

Mở tài khoản tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, các ngân hàng nhà nước trên địa bàn để thực hiện thanh toán, giao dịch theo chế độ quy định

Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán liên kho bạc tại địa bàn tỉnh

Tổ chức thực hiện kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước; thống kê, báo cáo, quyết toán các nhiệm vụ phát sinh tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và trên địa bàn

Quản lý tổ chức và ứng dụng công nghệ thông tin tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) trên địa bàn; thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thư khiếu nại,

tố cáo theo quy định

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức lao động hợp đồng và công tác đào tạo, bồi dưỡng của Kho bạc Nhà nước tỉnh theo phân cấp của Bộ Tài chính

và Kho bạc Nhà nước (KBNN)

Tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng theo quy định

Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, tài vụ, xây dựng cơ bản nội bộ Kho bạc Nhà nước tỉnh theo quy định

Tổ chức và quản lý các điểm giao dịch theo quy định của Kho bạc Nhà nước (KBNN)

Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hóa hoạt động Kho bạc Nhà nước (KBNN); thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cáo chất lượng hoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước giao

vụ

K

Kế toán

TTin học

Giao dịch thành phố

Thanh tra

Kiểm soát chi

Phó Giám đốc

Tổ chức cán

bộ

Chương 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI –

ĐẾN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC BẮC GIANG 2.1 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan

Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang nói riêng Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có 01 biên chế cán bộ văn thư

có trách nhiệm làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi – đến và lập hồ sơ của cơ quan

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của

cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính trị, kinh tế, xã hội, lịch sử, văn hóa,…

Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả công tác của cơ quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết, khách quan của công tác quản lý công văn, Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết văn bản

Bảng 1: Thống kê tổng hợp văn bản đi và đến tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2014 đến tháng 3 năm 2016

văn bản đến (VB)

Số lượng văn bản đi (VB)

Tổng cộng (VB)

sự tương phản tương đối rõ rệt Lý do có sự thay đổi về số lượng văn bản đến – đi giữa các năm này vì càng ngày đầu việc càng tăng, khối lượng công việc càng nhiều vì vậy các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cũng tăng lên

2.1.1 Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước Trung ương, sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang, công tác quản lý văn bản luôn được quan tâm, chú trọng, đầu tư đúng mức Cán bộ văn phòng phụ trách công tác văn thư thường xuyên cập nhật, theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định, thường xuyên rà soát, kiểm tra các văn bản bảo đảm đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban hành theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, … Tại đơn vị KBNN tỉnh Bắc Giang đã xây dựng và ban hành quy chế phân công vai trò, trách nhiệm cụ thể từng cá nhân, trong đó

01 cán bộ Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp và 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ

Công tác quản lý văn bản đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang được thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước

Bảng 2 : Thống kê số lượng văn bản đi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2014-2016 (3 tháng đầu năm 2016)

2.1.1.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của KBNN tỉnh Bắc Giang

Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu

01/2011/ TT- BNV

Giám đốc

Cán bộ văn thư

Nghị định 110/2004/NĐ-CP

Cán bộ văn thư

Cán bộ văn thư

Sổ đăng ký văn bản đi

Cán bộ văn thư

Cán bộ chuyên môn

Hình 2.1 Quy trình quản lý văn bản đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang

Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

Nhân bản, đóng dấu cơ quan

và dấu mức độ mật, khẩn

( nếu có) Đăng ký văn bản đi Duyệt, ký

Kiểm tra thể thức, ký nháy ghi số KH, ngày tháng VB

Văn bản đã kiểm tra thể thức Soạn thảo văn bản

Lưu hồ sơ

2.1.1.2 Mô tả quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số ký hiệu

và ngày tháng văn bản

Văn bản của KBNN tỉnh Bắc Giang đều do cán bộ các phòng chuyên môn tự soạn thảo Nhưng trước khi các văn bản được ban hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại bộ phận văn thư, để cán bộ văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng văn bản,…

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Khi tiếp nhận các văn bản đi từ các bộ phận, chuyên môn, cán bộ văn thư trực tiếp kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Cán bộ văn thư căn cứ vào Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Khi kiểm tra, nếu văn bản bị sai về thể thức, hình thức hay kỹ thuật trình bày văn bản cán bộ văn thư sẽ giao trả lại cho người soạn thảo văn bản về để chỉnh sửa theo đúng thể thức của Thông tư 01

VD: Về một văn bản sai thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại KBNN tỉnh Bắc Giang

Hình 2.2 Văn bản sai thể thức

Văn bản này đã sai tên ký hiệu của văn bản Đây là báo cáo, còn ký hiệu lại là Quyết định Lỗi thứ hai, đó là sau mỗi một căn cứ là dấu chấm phẩy, căn cứ cuối cùng

là dấu phẩy; nhưng trong văn bản này căn cứ cuối cùng là dấu chấm phẩy Vì vậy, văn bản này mắc hai lỗi đó là sai ký hiệu văn bản và sai kỹ thuật trình bày văn bản Tất cả các văn bản trình bày sai sẽ được được cán bộ văn phòng tham mưu cho lãnh đạo đã ký văn bản, để chuyển văn bản sai này lại bộ phận đã soạn thảo ra văn bản đó (Vì tất cả các văn bản đi thì người soạn thảo ra văn bản phải trực tiếp đi trình ký văn bản, và phải chịu trách nhiệm với nội dung và thể thức, kỹ thuật trình văn bản đó của mình)

Nếu văn bản đã đúng thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, cán bộ văn phòng sẽ tiến hành bước tiếp theo, đó là ghi số, ký hiệu, ngày tháng văn bản

- Ghi số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản:

Nếu văn bản đã đúng thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, cán bộ văn phòng sẽ tiến hành bước tiếp theo, đó là ghi số, ký hiệu, ngày tháng văn bản

+ Ghi số của văn bản: Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản, mỗi loại văn bản được bắt đầu từ

số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm đó

+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản:

Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền

+ Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, ghi số,

ký hiệu, ngày tháng, có chữ kỹ của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản là bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo

số lượng yêu cầu Không photo thừa, tránh tình trạng gây lãng phí văn phòng phẩm

Bước 2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Văn bản sau khi được kiểm tra, có chữ ký của lãnh đạo và nhân bản theo đúng số lượng thì cán bộ văn phòng đóng dấu cơ quan cho văn bản Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật, và tài liệu thu hồi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

Việc đóng dấu cho văn bản được cán bộ văn thư KBNN tỉnh Bắc Giang thực hiện theo điều 25 và điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Dấu được được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định (dấu màu đỏ)

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản cũng như nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có một số văn bản quy phạm pháp luật hay bên địa chính, các biên bản,… có nội dung 02 trang trở lên thì đóng dấu giáp lai, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, dấu giáp lai không đóng quá 05 trang liên tiếp Còn những văn bản hành chính thông thường thì không cần đóng dấu giáp lai

Dựa vào nội dung, thời điểm ban hành, thời hạn thực hiện, mức độ thông tin của văn bản hoặc theo chỉ thị yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, mà cán bộ văn phòng đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) Dấu khẩn mật được đóng cả trên văn bản lẫn ngoài bì của văn bản Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 01

Các văn bản tại KBNN tỉnh Bắc Giang do cán bộ văn thư trực tiếp đóng, chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo cơ quan, người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ

=> Nhận xét: Công tác đóng dấu tại KBNN tỉnh Bắc Giang được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, không có xảy ra tình trạng đóng dấu khống chỉ

Bước 3 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu, nhằm làm cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lý văn bản của cơ quan, giúp cho việc quản

lý và tra tìm văn bản một cách dễ dàng, nhanh chóng

Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản trong năm Hiện nay, KBNN tỉnh Bắc Giang đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản tương đối hiệu quả trong công việc

Văn bản được ban hành ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký ngày đó Mỗi năm, KBNN tỉnh Bắc Giang ban hành trên dưới 1000 văn bản, do đó phải lập 01 sổ công văn, 01 sổ quyết định, 01 sổ giấy mời, 01 sổ theo dõi văn bản mật

Mẫu sổ: trang bìa

Hình 2.3 Sổ Công văn đi

Mẫu sổ đăng ký bên trong

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngày, tháng của văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 2.4 Mẫu sổ đăng ký bên trongvăn bản đi tại KBNN Bắc Giang

=> Nhận xét: Công tác đăng ký văn bản đi được cán bộ văn thư KBNN tỉnh Bắc Giang thực hiện đầy đủ, văn bản ban hành ngày nào vào sổ ngày đó, ghi các hạng mục theo yêu cầu Trong quá trình hoạt động không tránh khỏi việc chèn số văn bản vì những lý do khác nhau Trong trường hợp này, cán bộ văn phòng cần phải xem xét kỹ

để chèn số cho thích hợp, không để xảy ra tình trạng trùng số, văn bản sau lại ban hành

ra trước văn bản trước,…

Bước 4 Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

Sau khi văn bản được đóng dấu, đăng ký xong cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục chuyển phát văn bản KBNN tỉnh Bắc Giang có bì thư in mẫu riêng, có tên cơ quan, số điện thoại, số fax Khi cho văn bản vào bì thư, văn bản sẽ được gấp mặt có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và giữ được bí mật nội dung văn bản

Truớc khi đóng bì và chuyển phát văn bản, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra lại 1 lần nữa xem các thông số đã đủ chưa, để tránh tình trạng văn bản thiếu sót các thông tin nhằm đảm bảo tính pháp lý của văn bản được ban hành

Đối với những văn bản khẩn được đóng dấu khẩn để công tác chuyển được kịp thời

Văn bản của KBNN tỉnh Bắc Giang khi ban hành ra phần lớn được chuyển phát

bằng đường bưu điện, một số được chuyển trực tiếp đến nơi nhận thông qua cán bộ đi

họp

Mẫu bì

Hình 2.5 Mẫu bì của KBNN Bắc Giang

Bước 5 Lưu văn bản đi

Sau khi hoàn tất các thủ tục ban hành văn bản thì cán bộ văn thư sẽ lưu lại bản

gốc tại phòng văn thư

Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều

được giữ hai bản, bản gốc lưu tại phòng văn thư KBNN tỉnh Bắc Giang, một bản đuợc

lưu tại bộ phận soạn thảo văn bản Bản lưu được dùng để làm căn cứ pháp lý và phục vụ

cho việc tra tìm khi cần thiết Các văn bản lưu phải là bản gốc, bản chính và được sắp

xếp theo số, ký hiệu

Tất cả các bản lưu đều được đóng dấu truớc khi đưa vào lưu trữ

Văn bản lưu của KBNN tỉnh Bắc Giang đuợc sắp xếp theo tên loại văn bản, mỗi

một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể Văn bản có số thứ tự ban hành nhỏ,

ban hành sớm thì xếp trước và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau

=> Nhận xét: Việc lưu văn bản luôn được lãnh đạo cơ quan chỉ đạo thực hiện một cách nghiêm túc, tránh trường hợp thất lạc văn bản gây khó khăn cho công tác quản

Tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại phòng văn thư KBNN tỉnh Bắc Giang trước khi làm các thủ tục tiếp theo

Văn bản đến tại KBNN tỉnh Bắc Giang được thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư