Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại công ty bắc việt bắc giang

LỜI CẢM ƠN Sau tháng thực khóa luận với giúp đỡ tạo điều kiện Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, hướng dẫn trực tiếp, bảo tận tình Giáo viên hướng dẫn Cô Phạm Thị Bích Hải, em hoàn thành khóa luận với báo cáo chương trình thời gian quy định Với khả thời gian có hạn nên không tránh khỏi sai sót, em mong nhận quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện Thầy, Cô để em hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo cán nhân viên công ty Bảo việt Bắc Giang tận tình giúp đỡ em trình thực tập, thu thập tài liệu, giải đáp thắc mắc liên quan đến Công ty Em xin chân thành cảm ơn tất Thầy, Cô Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông - Đại học Thái Nguyên Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô Phạm Thị Bích Hải bảo, hướng dẫn em suốt trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt chương trình báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 24 tháng năm 2016 Sinh viên thực Nguyễn Ngọc Hà LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT BẮC GIANG” em thực hướng dẫn tận tình cô giáo Phạm Thị Bích Hải - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin truyền thông Thái nguyên giúp đỡ cán nhân viên Công ty Bảo việt Bắc Giang Mọi trích dẫn tài liệu tham khảo mà em sử dụng có ghi rõ nguồn gốc Em xin cam đoan toàn nội dung khóa luận tốt nghiệp em tự tìm hiểu, nghiên cứu định hướng thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận tốt nghiệp không chép vi phạm quyền từ công trình nghiên cứu Nếu lời cam đoan không em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật Em xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, ngày 24 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Ngọc Hà BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT Stt Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ CNTT Công nghệ thông tin GĐ Giám Đốc CNV Công nhân viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ĂNH LỜI MỞ ĐẦU Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm 3 1.1.1 Văn 1.1.2 Quản lý văn 1.2 Khái quát công tác quản lý giải văn - đến 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Ý nghĩa công tác quản lý văn giải văn - đến 1.3 Công tác tổ chức quản lý giải văn 4 1.3.1 Khái niệm văn 1.3.2 Quy trình quản lý văn 1.4 Công tác tổ chức quản lý giải văn đến 1.4.1 Khái niệm văn đến 1.4.2 Nguyên tắc quản lý văn đến 11 11 11 1.4.3 Quy trình quản lý văn đến 11 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY BẢO VIỆT BẮC GIANG VÀ THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY 19 2.1 Khái quát chung Công ty Bảo việt Bắc Giang19 2.2 Chức năng, nhiệm vụ: 20 2.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức 22 2.2.2 Chức nhiệm vụ phòng ban 23 2.3 Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến Công ty Bảo việt Bắc Giang 25 2.3.1 Hoạt động quản lý văn Công ty 25 2.3.2 Tình hình cán làm công tác Quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang ………………………………………………………………………… 27 2.4 Thực trạng quản lý văn đến 2.5 Thực trạng quản lý văn 2.6 Ưu điểm 27 30 33 2.7 Nhược điểm 33 2.8 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý giải văn đến 34 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT BẮC GIANG 35 3.1 Đặt vấn đề 35 3.2 Giải vấn đề 36 3.3 Tìm hiểu phần mềm Microsoft Excel 36 3.3.1 Microsoft Excel gì? 3.3.2 Một số hình ảnh giao diện Excel 3.4 Sử dụng Excel 36 39 44 3.5 Đề xuất ứng dụng phần mềm vào công tác Quản lý Văn 3.5.1 Giao diện 46 3.5.2 Chương trình quản lý văn đến 47 3.5.3 Chương trình quản lý văn 48 3.5.4 Chức phần mềm 49 3.6 Hiệu chương trình 57 3.7 Đề xuất, kiến nghị khả áp dụng 58 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mẫu bìa sổ đăng ký văn Hình 1.2 Mẫu đăng ký bên sổ quản lý văn Hình 1.3 Mẫu dấu đến 14 45 Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến 15 Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty 23 Bảng 2.1 Số lượng văn đến năm gần 25 Bảng 2.2 Số lượng văn Công ty ban hành năm gần 26 Hình 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức giải văn đến 29 Hình 2.3 Sơ đồ quy trình giải văn 32 Hình3.1 Sơ đồ phần workbook 38 Hình 3.2 Giao diện Excel 39 Hình 3.4 Các lệnh thực đơn Office 40 Hình 3.5 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 42 Hình 3.6 Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh 42 Hình 3.7 Thanh Ribbon 43 Hình 3.8 Thực đơn ngữ cảnh 44 Hình 3.9 Giao diên chương trình 47 Hình 3.10 Giao diện quản lý văn đến 48 Hình 3.11 Giao diện quản lý văn 49 Hình 3.12 Chức lọc thông tin liệu 49 Hình 3.13 chức lọc thông tin liệu 50 Hình 3.14 chức lọc liệu 51 Hình 3.15 Kết việc lọc liệu 52 Hình 3.16 chức liên kết với giao diện 52 Hình 3.17 kết chức liên kết với giao diện 53 Hình 3.18 Quay lại giao diện 54 Hình 3.19 Chức xem tài liệu đính kèm Hình 3.20 Hình ảnh tài liêu đính kèm 55 56 DANH MỤC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU * Lý chọn đề tài Trong thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá đất nước với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước, công tác quản lý văn trở thành yêu cầu có tính cẩn thiết hoạt động quan tổ chức Đứng trước thách thức thời đại mới, với phát triển lên đất nước, công tác quản lý văn không ngừng tăng cường, áp dụng biện pháp nhằm hoàn thiện mặt công tác quản lý cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao lực trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Công ty Bảo việt Bắc Giang nói riêng Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng công tác quản lý văn bản, yêu cầu cấp bách nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống văn hành để không ngừng nâng cao phát huy tinh thần phục vụ khách hàng cán viên chức làm việc Công ty Bảo việt Bắc giang, chọn đề tài “ Tin học hóa công tác quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang” * Mục tiêu nghiên cứu Việc thực nghiên cứu đề tài với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quản lý văn công tác văn thư Công ty Bảo việt Bắc Giang, nhận thức thân nói riêng sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung vị trí vai trò công nghệ thông tin nhu cầu phát triển xã hội tất lĩnh vực Việc nghiên cứu giúp cho việc rèn luyện kỹ tìm hiểu nghiên cứu vấn đề liên quan trực tiếp với chuyên ngành đào tạo * Đối tượng phương pháp nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang Tìm hiểu ứng dụng phần mền Microsoft Excel vào quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, tác nghiệp cụ thể * Bố cục báo cáo Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục danh mục, tài liệu tham khảo khóa luận gồm chương: Chương 1: Lý luận chung công tác quản lý văn Chương 2: Khái quát chung Công ty Bảo việt Bắc Giang thực trạng công tác quản lý văn Công ty Chương 3: Ứng dụng phần mền Microsoft Excel vào công tác quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang Khóa luận kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút làm việc quan Tuy nhiên góp ý thầy cô, đồng nghiệp người quan tâm làm tính khả thi đề tài trở nên cao mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn sinh viên Xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày 24 tháng năm 2016 Học viên Nguyễn Ngọc Hà Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN  Khái niệm  Văn Theo nghĩa rộng văn vật mang tin thể thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo nghĩa hẹp văn dược hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết định đề án công tác, báo cáo gọi văn  Quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình 10 Hình 3.12 Chức lọc thông tin liệu Sau thực bước cột tiêu đề xuất ô vuông có trắng bên hình tam giác màu đen xuất góc bên phải ô chọn 63 Hình 3.13 chức lọc thông tin liệu Để tìm công văn Giám Đốc Hoàng Công Khoa ký duyệt ta làm sau: Kích chuột vào ô vuông bên ô “ Người ký” bỏ ô Select all tiếp tục chọn ô Hoàng Công Khoa sau nhấn OK 64 Hình 3.14 chức lọc liệu Sau thực xong bước tất công văn Ông Hoàng Công Khoa ký để lên, Làm tương tự mốn lọc liệu khác 65 Hình 3.15 Kết việc lọc liệu  Chức liên kết với giao diện Đây chức xem tài liệu đa phương tiện số hóa từ tài liệu truyền thống Giúp cho người sử dụng cần kích chuột vào xem chi tiết mở tài liệu sử dụng tài liệu cho mục đích đọc chia sẻ Từ trang danh mục người dùng nhấp chuột vào đến nơi liên kết văn có đường dẫn tới nơi lưu văn Ví dụ: Người dùng muốn tìm tất công văn tháng năm 2016, giao diện danh mục chinh chương trình ta cần nhấp chuột vào mục tháng cột công văn toàn công văn tháng hiển thị 66 Hình 3.16 chức liên kết với giao diện 67 Hình 3.17 kết chức liên kết với giao diện Đây chức tiện ích giúp người sử dụng dễ dàng quay lại giao diện chương trình để xử lý thông tin cách đơn giản dễ dàng 68 Hình 3.18 Quay lại giao diện  Chức xem tài liệu đính kèm + Tra cứu công văn đến - Từ trang công văn đến ta dùng Hyperlink liên kết với trang văn dược scan lưu danh mục với tên quan chủ quản 69 Hình 3.19 Chức xem tài liệu đính kèm Ví dụ: Người dùng muốn tìm công văn “về việc phân phối sổ tay văn hóa doanh nghiệp giới thiệu Bảo việt” Tổng công ty Bảo hiểm Bảo việt cần nhấp chuột vào phần trích yếu nội dung văn Khi nội dung văn hiển thị 70 Hình 3.20 Hình ảnh tài liêu đính kèm Làm tương tự với viêc tra cứu công văn đến Từ trang công văn ta dùng Hyperlink liên kết với trang văn dược scan lưu danh mục với tên quan chủ quản  Chức thống kê báo cáo Chức thống kê báo cáo giúp người sử dụng dễ dàng việc quản lý thông tin hồ sơ tài liệu Chương trình tiến hành thống kê tổng số tài liệu lưu trữ 71 Hình 3.21 Chức thống kê báo cáo  Hiệu chương trình Công tác quản lý văn hành làm tốt góp phần tích cực trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin thông suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác, soạn thảo văn đảm bảo chất lượng, đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ, lập hồ sơ hành hợp lý, quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, việc làm tốt công tác quản lý văn hành góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động doanh nghiệp 72 quan hành nhà nước  Công nghệ thông tin đời dần đáp ứng nhu cầu cần thiết đòi sống tương lai, mang nhiều lợi ích thiết thực cho người dần thay sức lao động, thành tựu công nghệ thông tin giúp người giải công việc nhanh chóng, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc Vì việc áp dụng công nghệ thông tin vào trợ giúp công tác văn phòng cần thiết Xây dựng chương trình quản lý văn cách ứng dụng Excel giúp:  Công tác văn thư tiếp cận gần với công nghệ thông tin, tạo hứng phấn công việc, tự nghiên cứu tự học cán nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc  Nâng cao hiệu xử lý công việc cán  Quản lý theo dõi hệ thống văn đến đễ dàng  Tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn cần  Giảm thiểu công sức nâng cao hiệu công tác văn thư Qua đó, tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho yêu cầu nhiệm vụ quan  Kết đạt được:  Hoàn thành chương trình quản lý văn  Chương trình chạy áp dụng vào quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang  Đề xuất, kiến nghị khả áp dụng Nhận thức rõ tác động việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành việc làm cần thiết Với lý trên, để đáp ứng yêu cầu giai đoạn hội nhập, kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn hành chính: - Về quản lý nhà nước công tác quản lý văn hành doanh nghiệp 73 - Hoàn thiện mô hình quản lý văn hành giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phòng; đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư nay, nói chưa đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập quốc tế, thời kỳ phát triển vũ bão khoa học công nghệ, việc cần làm hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp Đồng thời, nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Mô hình tổ chức văn thư cần phải tính đến hoạt động môi trường điện tử, cách lập hồ sơ sao, lưu liệu - Trên sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ quan nhà nước Đây thực chất hình thức rà soát thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm soát trình giải công việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập quốc tế Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn (thay máy chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ 74 cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ công tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức  Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập KẾT LUẬN Quản lý văn nghiệp vụ quan trọng quan, tổ chức 75 làm tốt công tác sở cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Việc nâng cao hiệu công tác điều mà quan tổ, chức muốn hướng tới Do việc xây dựng môt chương trình để phục vụ cho công tác quản lý văn đến điều cần thiết thực tế Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, em thấy ý nghĩa thực tế việc nghiên cứu đề tài “ Tin học hóa công tác quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang” Bài báo cáo nêu việc đưa phần mềm quản lý văn vào sử dụng cần thiết quan, việc giúp công tác văn thư tiếp cận gần với công nghệ thông tin, tạo hưng phấn công việc, tự nghiên cứu tự học cán nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Nâng cao hiệu xử lý công việc cán bộ, quản lý theo dõi hệ thống văn đến dễ dàng, tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn cần… Qua thời gian nghiên cứu làm báo cáo chuyên ngành này, giúp thân em nhận sai xót trình quản lý văn Từ làm học kinh nghiệm thiết thực cho thân Nâng cao trình độ công tác quản lý văn đi, để thực tốt hơn, có hiệu cao công tác quản lý văn quan Trên toàn nội dung nghiên cứu đề tài em, thân em kính mong nhận quan tâm nhận xét, đánh giá thầy cô hướng dẫn, thầy cô khoa, để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 [1] Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư [2] Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bội Nội vụ hướng dẫn công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [3] Thông tư số 01/2011/TT- BNV Bộ nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quan hành nhà nước [4] Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫ thi hành nghị định số 33/2002/ NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức [5] Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức [6] Nguyễn Văn Huân, Nguyễn Việt Hùng, Trần Thu Phương (2015), Giáo trình quản lý văn bản sử dụng dấu, tài liệu lưu hành nội 77 ... 2.3 Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến Công ty Bảo việt Bắc Giang 25 2.3.1 Hoạt động quản lý văn Công ty 25 2.3.2 Tình hình cán làm công tác Quản lý văn Công ty Bảo việt Bắc Giang …………………………………………………………………………... QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY BẢO VIỆT BẮC GIANG VÀ THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY 2.1 Khái quát chung Công ty Bảo việt Bắc Giang Tên giao dịch: Công ty Bảo hiểm Bắc Giang Địa chỉ:... Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm 3 1.1.1 Văn 1.1.2 Quản lý văn 1.2 Khái quát công tác quản lý giải văn - đến 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Ý nghĩa công tác quản lý văn giải văn