Đặc biệt là tại các cơ quan cấp địa phương như xã, phường…Từ việc công tác nghiệp vụ quản lý còn khá thủ công đã dẫn đến nhiều hạn chế như: ảnh hưởng rất nhiều đến việc đảm bảo thông tin
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận
tình của thầy Mai Ngọc Anh, Đỗ Văn Đại em đã hoàn thành khóa luận cùng với
báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định
Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang đã tạo điều kiện cũng như tận tình giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành khoá luận tốt nghiệp
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên đã hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt chương trình và bản báo cáo này
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 26 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Chi
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “ TIN HỌC HOÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS PHI MÔ - LẠNG GIANG - BẮC GIANG BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP” là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy Mai Ngọc Anh và thầy Đỗ Văn Đại - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học
Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do em tự
tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào
Nếu những lời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn
toàn trước pháp luật
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái nguyên, ngày 26 tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Chi
Trang 3DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Mẫu dấu đến 5
Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 6
Hình 1.3 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi 11
Hình 1.4 Khởi động chương trình 17
Hình 1.5 Đăng nhập chương trình 17
Hình 1.6 Danh mục hệ thống 18
Hình 1.7 Danh sách nhân viên 19
Hình 1.8 Quản lý văn bản 20
Hình 1.9 Nhắc việc 21
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 26
Hình 2.2 Lưu đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 32
Hình 3.1 Nhập văn bản đến 37
Hình 3.2 Nhập thông tin văn bản đến 38
Hình 3.3 Tải file văn bản vào phần mềm 39
Hình 3.4 Danh sách văn bản đến chờ duyệt 40
Hình 3.5 Ý kiến duyệt văn bản 40
Hình 3.6 Danh sách văn bản đến chưa được duyệt 41
Hình 3.7 Danh sách văn bản đến đã được duyệt 41
Hình 3.8 Gửi văn bản - công văn cho phòng ban 42
Hình 3.9 Gửi văn bản - công văn cho cá nhân 42
Hình 3.10 Nhập văn bản đi 43
Hình 3.11 Nhập thông tin văn bản đi 44
Hình 3.12 Tải file văn bản vào phần mềm 45
Hình 3.13 Danh sách văn bản đi chờ duyệt 46
Hình 3.14 Danh sách văn bản đi đã được duyệt 47
Hình 3.15 Thông tin văn bản đi 48
Hình 3.16 Gửi văn bản – công văn cho phòng ban 48
Hình 3.17 Gửi văn bản - công văn cho cá nhân 49
Hình 3.18 Gửi văn bản đi qua Email 49
Hình 3.19 Thiết đặt hệ thống Email 50
Hình 3.20 Thống kê số lượng văn bản đã gửi 50
Hình 3.21 Thống kê số lượng văn bản 51
Hình 3.22 Thống kê số lượng văn bản theo độ mật 51
Hình 3.23 Thống kê số lượng văn bản theo độ khẩn 52
Hình 3.24 Giao việc 53
Hình 3.25 Nhập thông tin công việc 54
Hình 3.26 Nhập thông tin công việc 55
Hình 3.27 Trao đổi nội bộ qua “Chat” 56
Hình 3.28 Trao đổi nội bộ qua “Email” 57
Trang 4DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng1.1 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến 6 Bảng 1.2 Mẫu trình bày sổ đăng ký văn bản đi 12 Bảng 1.3 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 14
Trang 5DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
VTLTNN-NVTW Văn thư lưu trữ nhà nước - nội vụ trung ương
Trang 6MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3
1.1 Giới thiệu khái quát về quản lý văn bản 3
1.1.1 Văn bản 3
1.1.2 Văn bản đến 3
1.1.3 Quản lý văn bản đến 3
1.1.4 Văn bản đi 9
1.1.5 Quản lý văn bản đi 10
1.2 Giới thiệu về phần mềm quản lý công văn và điều hành tác nghiệp 16
1.2.1 Phần mềm quản lý công văn và điều hành tác nghiệp là gì? 16
1.2.2 Sử dụng phần mềm 17
1.2.3 Một số thành phần giao diện căn bản của phần mềm 18
1.3 Giới thiệu về trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang 22
CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRƯỜNG THCS PHI MÔ 24
2.1 Khảo sát thực trạng về quản lý văn bản tại Trường THCS Phi Mô 24
2.1.1 Thực trạng 24
2.1.2 Ưu điểm 24
2.1.3 Nhược điểm 24
2.1.4 Biện pháp 25
2.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến tại Trường THCS Phi Mô 26
2.2.1 Lưu đồ 26
2.2.2 Các bước tiến hành quản lý văn bản đến theo quy trình tại Trường THCS Phi Mô 27
2.3 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi tại Trường THCS Phi Mô 32
2.3.1 Lưu đồ 32
2.3.2 Các bước tiến hành quản lý văn bản đi theo quy trình tại Trường THCS Phi Mô 32
2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản 35
CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP” TẠI TRƯỜNG THCS PHI MÔ - LẠNG GIANG - BẮC GIANG 36
3.1 Bài toán 36
3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý công văn và điều hành tác nghiệp tại Trường THCS Phi Mô – Lạng Giang – Bắc Giang 37
3.2.1 Chương trình quản lý văn bản đến 37
3.2.2 Chương trình quản lý văn bản đi 43
3.2.3 Kết quả 58
KẾT LUẬN 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO 61
Trang 7LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm
Trong thực tế công tác quản lý văn bản hành chính tại các nước trên thế giới đặc biệt là nước phát triển thì công nghệ thông tin đã được đưa vào áp dụng phổ biến Tuy nhiên tại các cơ quan hành chính ở nước ta việc quản lý văn bản hành chính vẫn còn khá thủ công, thiếu khoa học Công nghệ thông tin vẫn chưa được áp dụng phổ biến Đặc biệt là tại các cơ quan cấp địa phương như xã, phường…Từ việc công tác nghiệp vụ quản lý còn khá thủ công đã dẫn đến nhiều hạn chế như: ảnh hưởng rất nhiều đến việc đảm bảo thông tin văn bản cho các
hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Có thể tạo
ra những sai sót không nên trong công tác xử lý, giải quyết công việc có dẫn tới không đảm bảo được hiệu quả công việc
Từ những hạn chế còn tồn tại trong nghiệp vụ quản lý công tác quản lý
hành chính đặc biệt là công tác quản lý văn bản đã dẫn đến yêu cầu bức thiết đối với các cơ quan, tổ chức hành chính ở nước ta, đặc biệt ở địa phương cần áp dụng nhiều hơn các thành tựu của ngành công nghệ thông tin vào công tác quản
lý nhằm tận dụng những thành tựu của ngành khoa học này để nâng cao hiệu quả công việc Qua đó, góp phần xây dựng nên một quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản khoa học và hiệu quả Điều này thực sự cần thiết khi mà nước ta đang trong giai đoạn hội nhập quốc tế và góp phần giúp nền quản lý hành chính ở nước ta phần nào bắt kịp với xu thế các nước trên thế giới
Hơn thế nữa sinh viên công nghệ thông tin ngày nay phải không ngừng học hỏi, cập nhật những cái mới và biết vận dụng những cái mới đã học hỏi vào
Trang 8thực tiễn cuộc sống Đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội để sinh viên tổng hợp lại kiến thức đã học trong những năm qua
Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm Quản lý
công văn và điều hành tác nghịêp từ đó làm cơ sở để ứng dụng phần mềm này
vào quy trình quản lý văn bản tại trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý văn bản tại đây trở lên hiệu quả hơn
Hơn nữa đây là cơ hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức và
áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời đây cũng là dịp để em tổng hợp kiến
thức của mình trong hai năm học tại trường Qua đó làm cơ sở cho em sau này
khi ra trường sẽ có được hành trang tốt nhất để xin việc và làm việc
Từ những yêu cầu cấp thiết trên là lý do em đi đến lựa chọn đề tài: “Tin
học hóa công tác quản lý văn bản tại trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang bằng phần mềm “quản lý công văn và điều hành tác nghiệp” trong đợt
thực tập của mình
Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3 phần:
Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản
Chương 2: Khảo sát thực trạng và phân tích quy trình quản lý văn bản tại trường THCS Phi Mô
Chương 3: Ứng dụng phần mềm “Quản lý công văn và điều hành tác
nghiệp” nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản tại trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang
Trang 9CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Giới thiệu khái quát về quản lý văn bản
1.1.1 Văn bản
Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký
hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác
Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản
1.1.2 Văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến
cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giả quyết những vấn đề mang tính chất công
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức
1.1.3 Quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào
tiếp nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và tương lai lâu dài
Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản:
Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký
Trước khi văn bản được giao giải quyết phải thông qua thủ trưởng
cơ quan xem xét
Được tổ chức và giải quyết kịp thời
Trang 10Quy trình quản lý văn bản đến (Gồm 3 bước)
Bước 1: Tiếp nhận văn bản
+ Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư
kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết
+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:
Loại không bóc bì: Các văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận, nếu văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn
thư để đăng kí Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu cầu: ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời
Loại bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại của các cơ quan, tổ chức
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì,
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản,
trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết
Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
Trang 11+ Đóng dấu đến: vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư cơ quan và nhận được ngày nào Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục
hồ sơ cơ quan
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến” Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”
Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến” Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Đăng ký văn bản đến:
Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các
cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đăng ký văn bản đến: có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính
Trang 12Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc Sổ đăng ký văn bản đến
phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng
Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):
Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
Bảng1.1 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến
Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa“Từ số… đến số….” và “Quyển số”
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại
và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
Trang 13Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”
(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”
(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của
người gửi đơn, thư
(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến
(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng
hai chữ số cuối năm
(6) Ghi tên loại của văn bản đến Trương hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung cảu văn bản hoặc
đơn, thư đó
(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký
hiệu, ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)
Bước 2: Phân phối và chuyển giao văn bản đến
+ Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng
ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản đến
+ Chuyển giao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn
Trang 14bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản
Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng
Bước 3: Tổ chức giải quyết văn bản đến
+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách
Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Hình thức giải quyết văn bản:
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói Còn
hình thức gián tiếp là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo văn bản
Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó Đối với văn bản cần có sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị, từng người
Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải trình bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký
Trang 15+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với
cả văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời
và chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc
Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc nội bộ của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn cấp Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ quan hoặc thư ký của mình Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để xử lý
Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn vị hoặc cán bộ thừa hành Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…
1.1.4 Văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết
về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản Nếu một
hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ
sơ đó là một đơn vị bảo quản
Trang 16Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ
Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật
Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức phải được quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
1.1.5 Quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
Trang 17+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Hình 1.3 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN(NẾU CÓ) TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) NĂM:………
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số………đến số………
Trang 18Bảng 1.2 Mẫu trình bày sổ đăng ký văn bản đi
Nơi nhận vản bản
Số lượng văn bản
Nơi lưu văn bản
Ghi chú
Hướng dẫn đăng ký
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản
(2) Ghi ngày, tháng vản bản Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12
(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản
(4) Ghi tên cơ qua, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
(5) Ghi số lượng vản bản phát hành
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản
(7) Ghi những điều cần thiết khác
Đăng ký văn bản đi bằng máy tính là: Sử dụng phần mềm vào quản lý văn bản Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý vản bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp phần mềm đó
2 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó
c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải
được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý
Trang 19Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
2 Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu
lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành
c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
3 Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm
b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Trang 20b) Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA)
2 Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX
Bảng 1.3 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi
Trang 21- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng
ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào
sổ Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận
và đóng dấu vào sổ (nếu có)
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính
đ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc
Trang 22c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết
Bước 5: Lưu văn bản đi
1 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc
b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký
2 Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân
tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính
xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số
3 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước
4 Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
1.2 Giới thiệu về phần mềm quản lý công văn và điều hành tác nghiệp
1.2.1 Phần mềm quản lý công văn và điều hành tác nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý công văn và điều hành tác nghiệp là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý công văn, văn bản nội bộ và bên ngoài vào một hệ thống duy nhất
Phần mềm quản lý công văn và điều hành tác nghiệp xây dựng và phát
triển dành riêng cho các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan hành chính sự nghiệp Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản
lý tất cả các hoạt động hành chính, tiến tới một văn phòng không giấy
Trang 241.2.3 Một số thành phần giao diện căn bản của phần mềm
- Danh mục loại công việc
- Danh mục Độ ưu tiên của công việc
Hình 1.6 Danh mục hệ thống
Trang 251.2.3.2 Danh sách nhân viên:
Trang 26- Thống kê văn bản theo độ mật
- Thống kê văn bản theo độ khẩn
- Thống kê văn bản đã gửi
- Thống kê lượng văn bản
Hình 1.8 Quản lý văn bản
Trang 27- Công việc sắp thực hiện
- Công việc đã hoàn thành
Hình 1.9 Nhắc việc
Trang 281.3 Giới thiệu về trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang
Trường THCS Phi Mô - Huyện Lạng Giang- Tỉnh Bắc Giang thuộc thôn Phi Mô – xã Phi Mô – Huyện Lạng Giang – tỉnh Bắc Giang Trường có một bề dày lịch sử rất đáng tự hào, góp phần nâng cao dân trí cho các tầng lớp nhân dân địa phương trong nhiều thập kỷ qua
Tiền thân là Trường phổ thông cơ sở Phi Mô được thành lập năm 1953,
với 2 lớp 1, 2 và trên 30 học sinh do thày giáo Ngô Quang Ấm làm Hiệu trưởng Trường được đặt tại đồi Non Hương (Nay là thôn Đại Phú 2) xã Phi Mô Điều
kiện nhà trường lúc đó còn nhiều khó khăn: lớp học chỉ là tường vách đất, mái
lợp dạ, bàn ghế là các thanh tre ghép lại Mặc dầu vậy, hàng năm, số lớp và số
học sinh đều được phát triển
Năm học 1966-1967, trường bắt đầu có học sinh cấp II với 3 lớp 5 và trên
70 học sinh, thày Hoàng Đạm làm Hiệu trưởng cấp II và cô Phạm Thị Thược
phụ trách cấp I 3 lớp cấp II phải học nhờ trong chùa Phi Mô (Thuộc thôn Phi
Mô) Những ngày đế quốc Mỹ bắn phá ra miền Bắc, lớp học phải sơ tán vào trong làng Phi Mô Thời gian này điều kiện dạy và học vô cùng thiếu thốn Nhưng với truyền thống hiếu học, hàng năm, các lớp của cấp II không ngừng được mở rộng cả về quy mô, số lượng và chất lượng Đến năm học 1968-1969, trường có đủ 3 khối lớp 5, 6, 7, mỗi khối có 2 lớp, trên 120 học sinh, thày Tôn Sỹ Nguyệt làm Hiệu trưởng phụ trách khối cấp II, cô Phạm Thị Thược phụ trách khối cấp I
Năm học 1971-1972, Đế quốc Mỹ leo thang bắn phá miền Bắc lần thứ
hai, trường phải sơ tán về khu Rừng Vàng (Thuộc 2 thôn Tân Thành - Phú Độ) Năm học này cũng là năm lớp học sinh đầu tiên của trường Phổ thông cơ sở Phi
Mô lên đường bảo vệ tổ quốc Trong số đó có người đã vĩnh viễn nằm lại chiến
trường, có người bỏ lại một phần xương máu cho đất nước nở hoa độc lập (Như
liệt sỹ: Hoàng Quốc Trị, Đào Duy Thanh, Hoàng Ngọc Lâm )
Năm học 1973-1974, trường chuyển từ Rừng Vàng về làng Phi Mô và ở
đó cho đến nay Thời gian này, thày giáo Trương Đức Quản làm Hiệu trưởng
Năm học 1980-1981, trường được đổi tên là trường cấp I,II Phi Mô, với
23 lớp cấp I và 12 lớp, 285 học sinh cấp II, thày Lê Tiến Vũ làm Hiệu trưởng
Trang 29Trong 11 năm (từ năm học 1980-1981 đến năm học 1991-1992), dưới sự lãnh đạo của thày Hiệu trưởng Lê Tiến Vũ, trường cấp 1,2 Phi Mô không ngừng lớn mạnh cũng được nâng lên, công tác XHHGD được đẩy mạnh, trường, lớp ngày một khang trang, đẹp đẽ
Từ năm học 2004-2005 đến nay, dưới sự lãnh đạo của Chi bộ đảng, BGH
mà trực tiếp là cô Lương Thị Thu Hòa – Hiệu trưởng nhà trường, trường THCS Phi Mô đã từng bước đi lên cùng sự Đổi mới của đất nước Chất lượng giáo dục toàn diện được nâng lên, hàng năm số học sinh Giỏi, học sinh đạt giải trong các
kỳ thi HSG đều tăng
Trang 30CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRƯỜNG THCS PHI MÔ
2.1 Khảo sát thực trạng về quản lý văn bản tại Trường THCS Phi Mô
2.1.1 Thực trạng
- Trong trường THCS Phi Mô quản lý văn bản là nội dung quan trọng chiếm phần lớn trong hoạt động của cơ quan, là nơi tập trung quản lý văn bản
Phòng có một cán bộ chuyên trách, cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ nên khá
thành thạo trong quá trình giải quyết công việc
- Tuy nhiên cán bộ còn kiêm nhiệm nhiều việc nên có những việc chưa đạt hiệu quả tốt như mong muốn
- Nhìn chung công tác quản lý văn bản tại Trường THCS Phi Mô đã được thực hiện đúng với quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản, công tác quản lý văn
bản được tiến hành từng bước nhịp nhàng, đồng bộ Việc chuyển giao các văn
bản được thực hiện nhanh chóng
- Hiện nay trường THCS Phi Mô vẫn đang tiến hành quản lý văn bản bằng các sổ theo dõi văn bản Công tác ứng dụng CNTT bước đầu được đưa vào trong công tác quản lý văn bản
2.1.2 Ưu điểm
- Công tác quản lý văn bản tại trường thực hiện tương đối đúng với các
các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên quản lý về công tác văn thư lưu trữ
- Đã phân công cán bộ phụ trách về công tác tiếp nhận, giải quyết và quản
Trang 31- Tuy đã áp dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản nhưng chưa thuần thục
- Chưa có phòng, kho chuyên dụng, thiếu chỗ bảo quản văn bản
- Công tác quản lý còn thủ công, chưa đồng bộ thống nhất, tốn nhiều thời
gian công sức mà hiệu quả lại chưa cao
“phần mềm quản l ý văn bản và điều hành tác nghiệp” vào xây dựng quy trình
quản lý
- Chú trọng đầu tư vào mua trang thiết bị, xây dựng phòng kho để có điều kiện bảo quản văn bản được tốt hơn
Trang 322.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến tại Trường THCS Phi Mô
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn
bản đến
Chuyển văn bản
Xem xét nội dung, giao việc cho cá c bộ
Đóng dấu văn bản đến, vào sổ
văn bản
Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến
Lưu hồ sơ Trình Hiệu trưởng/
Phó Hiệu trưởng
Trang 332.2.2 Các bước tiến hành quản lý văn bản đến theo quy trình tại Trường
THCS Phi Mô
2.2.2.1 Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư trường phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho lãnh đạo; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, cán bộ văn thư cũng
phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
2.2.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
- Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: + Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật ( bì văn bản mật);
+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức