Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS hương gián, huyện yên dũng, tỉnh bắc giang bằng phần mềm PMIS

7 ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, hồ sơ cũ

Hệ thống thông tin kinh tế) đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian

và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô giáo trong Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông – Đại học Thái Nguyên đã hết lòng dậy dỗ về kiến thức chuyên môn và truyền đạt kinh nghiệm quý báu để tôi có được kiến thức thực hiện đề tài tốt nghiệp của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức trường THCS Hương Gián đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn thành khóa luận

Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài, song do thời gian có hạn trong việc thu thập thông tin thực tế, tập hợp tài liệu, đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của

cô giáo hướng dẫn cùng toàn thể các thầy, cô giáo trong Khoa để tôi học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và giúp cho bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn./

Bắc Giang, ngày 12 tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Nghiêm Quỳnh Trang

2

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan:

1 Những nội dung trong báo cáo này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn

2 Những tham khảo trong bài báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, thời gian, địa điểm công bố

3 Những sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hoặc gian trá tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Bắc Giang, ngày 12 tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Nghiêm Quỳnh Trang

3

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 8

1.Lí do chọn đề tài 11

2.Mục đích nghiên cứu 13

3 Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu của đề tài 13

4 Nhiệm vụ đề tài 14

5 Bố cục của đề tài 14

Chương 1: Tổng quan về trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang 16

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang 16

2 Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang……… 19

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián-huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang 21

1 Khái quát chung về quản lý hồ sơ 21

1.1 Vai trò của việc quản lý hồ sơ 22

1.2 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ 24

4

1.3 Kỹ năng lập hồ sơ 26

2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián-huyện Yên Dũng-tỉnh Bắc Giang 33

3 Những thuận lợi và khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián 39

4 Một số giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián 42

Chương 3: Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián - huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis 47

1 Lựa chọn phần mềm 48

2 Mô tả p/m 49

3 Chạy chương trình 51

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

5

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Chụp màn hình làm việc chính của phần mềm Pmis

Hình 2: Mở chương trình quản lý cán bộ giáo viên ngành Giáo dục và đào tạo Hình 3: Nội dung trong phần mềm

Hình 4: Thông tin trong phần mềm

Hình 4.1: Thông tin trong phần mềm

Hình 4.2: Thông tin trong phần mềm

Hình 4.3: Thông tin trong phần mềm

6

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

7

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, hồ sơ cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư (CTVT) ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay bởi lẽ nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết

Quản lý hồ sơ là một trong những khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư cần được tổ chức hợp lý và tự động hoá nhằm nâng cao chất lượng quản lý

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ (TLLT) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

“Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” (Theo Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin của Chính phủ Việt Nam) “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số” (Theo Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng

06 năm 2006) CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin Theo quan niệm này thì CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người

Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin

8

bằng văn bản cho hoạt động quản lý Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao Ứng dụng CNTT trong CTVT là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ

sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đến, đi và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được tìm nhanh chóng chính xác;nâng cao năng suất hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là

sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ Chất lượng lập

hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan, là một trong những nội dung hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan,

tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác; từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai

9

trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm các nghiệp vụ: Quản lý hồ sơ, Tiếp nhận và xử lý công văn đi, công văn đến, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản…

Trong xu thế phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị thế vô cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan Chính vì vậy, công tác Văn thư Lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng Quản lý văn bản tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Do đó, công tác Văn thư Lưu trữ và nhất là công tác quản lý văn bản đang ngày càng phát triển theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, góp phần to lớn đối với sự phát triển chung của đất nước

1 Lí do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản, quản lý hồ sơ và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia

Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào côngtác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng

10

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

Ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng các văn bản quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển” Trong Nghị quyết Đại Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân…” Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”

Dựa trên cơ sở pháp lý “Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội” (Chỉ thị 58/CT/TW của Bộ Chính trị khoá VIII) Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước Hướng dẫn 9584/BGDĐT-CNTT ngày 07/9/2007 thực hiện nhiệm vụ năm học 2007–2008 về CNTT và phát động lấy năm học 2008–2009 sẽ là năm học CNTT và nêu rõ: “Triển khai tin học hóa quản lý đến từng trường phổ thông” Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường 4 Văn bản số 12966/BGD-ĐT-CNTT ngày 10/12/2007 của Bộ GD-ĐT về việc đẩy mạnh triển khai một số hoạt động về CNTT Chỉ thị số 47/2008/CT-BGDĐT ngày 13/8/2008 về nhiệm vụ trọng tâm năm 2008 – 2009 của Bộ Giáo dục

và Đào tạo xác định năm học 2008 – 2009 là “Năm học đẩy mạnh ứng dụng CNTT

và nêu rõ: “… đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục”

Trong công tác Văn thư công tác quản lý hồ sơ là một khâu rất quan trọng nó đóng góp một phần không nhỏ vào những kết quả đạt được tại đơn vị Đặc biệt là quản lý hồ sơ nhân sự Yếu tố con người có một ý nghĩa đặ biệt Nhận thức được tầm quan trọng đó lãnh đạo nhà trường đã ngày càng quan tâm và chú trọng đến côn tác văn thu mà cụ thể là khâu lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ tài chính, hồ sơ cán bộ công nhân

bộ, giáo viên và nhân viên tại nhà trường để nghiên cứu với tên đề tài như sau:

“Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián – huyện Yên

Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis"

2 Mục đích nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lưu trữ hồ sơ nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin - một xu hướng phát triển mới của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và đặc biệt trong công tác văn thư nói riêng của cơ quan Việc nghiên cứu đề tài này đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về công tác Quản lý hồ sơ, quản lý

hồ sơ nhân sự của trường THCS Hương Gián, đưa ra các giải pháp cụ thể để làm tốt hơn việc ứng dụng CNTT trong qua trình làm việc, việc triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào để xây dựng và nâng cao hiệu quả công tác quản

lý hồ sơ tại nhà trường

3 Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu của đề tài

Đối tượng: Các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự của nhà trường trên phần mềm Pmis

Phạm vi nghiên cứu: Trường THCS Hương Gián

Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể

12

Trong quá trình thực hiện đề tài bản thân em có được những thuận lợi như:

Đã có một số những anh chị đi trước nghiên cứu về vấn đề này, được sự quan tâm của Khoa, cũng như Ban giám hiệu trường THCS Hương Gián đã tạo điều kiện cho em được nghiên cứu tại trường Tuy nhiên cũng gặp phải một số khó khăn như: Vốn kiến thức còn hạn chế và chương trình nghiên cứu còn khá mới mẻ, thời gian nghiên cứu còn hạn chế… Do vậy sẽ không tránh khỏi nhưng sai sót Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung

đã hướng dẫn em thực hiện đề tài này Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn đặc biệt là các cô chú, anh chị của trường THCS Hương Gián đã giúp em hoàn thành đề tài

4 Nhiệm vụ đề tài

- Thông qua việc nghiên cứu đề tài giới thiệu tổng quan về trường THCS

Hương Gián, Huyện Yên Dũng, Tp Bắc Giang

- Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián

và từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự tại đơn vị

- Ứng dụng phần mềm Pmis trong quản lý hồ sơ nhân sự tại trường THCS Hương Gián, Huyện Yên Dũng, tp Bắc Giang

13

2.1 Khái quát chung về quản lý hồ sơ

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián

Chương 3: Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián -

huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis

1.1 Lựa chọn phần mềm

2.2 Mô tả p/m

3.3 Chạy chương trình

Phía Đông Bắc giáp Thị trấn Tân Dân

Phía Tây giáp xã Dĩnh Trì - Huyện Lạng Giang

Phía Nam Giáp dòng sông Thương và xã Tân Liễu

Phía Bắc giáp 2 xã Dĩnh Trì và Thái Đào - Huyện Lạng Giang

Xã Hương Gián có tổng diện tích đất tự nhiên là: 863,67 ha

Dân số hiện nay là: 9.316 nhân khẩu

Với diện tích đất canh tác là: 520,18 ha

Tổng diện tích đất canh tác bình quân là 418,7 m2/nhân khẩu

Số diện tích còn lại là đất thổ cư và đất chuyên dùng khác

Tóm lại: Hương gián là xã có địa dư thuận lợi cho việc phát triển kinh tế

nông nghiệp, phát triển ngành nghề như: Kinh doanh, dịch vụ và nghề phụ khác phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang

a Chức năng của trường

Trường THCS Hương Gián là cơ sở giáo dục phổ thông của hệ thống giáo dục quốc dân Trường có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng

Trường THCS Hương Gián là cơ quan chuyên môn, giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục ở địa phương theo quy định của chính phủ Đồng thời trường THCS Hương Gián chịu sự quản lý của phòng giáo dục huyện về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật giáo dục và điều lệ trường phổ thông của Bộ giáo dục và đào tạo

15

Chức năng văn bản:

+ Chức năng thông tin

- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện

- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do Nhà nước đặt ra

- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo

- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xâc, kịp thời

+ Chức năng pháp lý

- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước.Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý lĩnh vực ấy

- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình

- Văn bản quản lý Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là hình thức pháp luật của quản lý ( Luật là hình thức, quy phạm là nội dung )

+ Chức năng quản lý

- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản

lý Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý

- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản Trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý

16

+ Chức năng văn hóa – xã hội

- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức nâng văn hóa

- Văn bản làm chức năng văn hóa bát buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa

- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng cao bấy nhiêu

+ Các chức năng khác

- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại

- Chức năng thống kê : Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, sự kiện, những vấn đề…

- Chức năng sử liệu : Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Trường THCS Hương Gián có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THCS và cấp THPT do Bộ trưởng

Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục

- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật

- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo

- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công

- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội

- Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

2 Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang

a Cơ cấu tổ chức trường THCS Hương Gián

b Lề lối làm việc

Trường THCS Hương Gián làm việc theo chế độ Thủ trưởng; Hiệu trưởng là Thủ trưởng cơ quan; giúp việc cho Hiệu trưởng có các Phó Hiệu trưởng Các Phó Hiệu trưởng được Hiệu trưởng phân công nhiệm vụ hoặc ủy quyền giải quyết một

số công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng

18

* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Trường THCS Hương Gián được tổ chức theo mô hình trực tuyến:

Người lãnh đạo cao nhất là Hiệu trưởng trường, trực tiếp chỉ đạo hoạt động tới 2 Hiệu phó trường phụ trách mảng văn hóa – xã hội và chuyên môn 2 hiệu phó cùng điều hành hoạt động của các tổ, Toán, Văn, Ngoại ngữ, Văn phòng Bên cạnh đó Hiệu trưởng cũng trực tiếp chỉ đạo các tổ, Toán, Văn, Ngoại ngữ, Văn phòng và kế toán trong một vài vấn đề cụ thể Quan hệ trong Trường THCS Hương Gián là mối quan hệ hai chiều Cấp trên chỉ đạo cấp dưới và cấp dưới được phản hồi lại khi cần thiết, cấp dưới có thể đề xuất ý kiến phù hợp vớii tình hình thực tế thay vì chỉ nhận ý kiến chỉ đạo của cấp trên

Hai Phó hiệu trưởng cùng phối hợp với nhau để thực hiện chỉ đạo của Hiệu trưởng trong những vấn đề có liên quan

Các tổ cùng phối hợp để hoàn thành chỉ đạo của hai Phó hiệu trưởng và Hiệu trưởng

1 Khái quát chung về quản lý hồ sơ

Hồ sơ là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề

sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành

Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….)

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét laị các văn bản,

hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý , bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự

Quản lý hồ sơ giáo viên: Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy, trong đó các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá cán

bộ công chức, các chứng nhận khen thưởng, thi đua Trong quá trình lưu trữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn, mỗi tổ ở một vị trí nhất định, đồng thời hồ sơ của một cán

bộ giáo viên công nhân viên tôi đánh mật mã, để khi vào sử dụng tiện việc tìm kiếm kịp thời Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm Vnedu ( phân hệ quản lý nhân sự) trên máy vi tính, dựa vào chương trình này, tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo, nơi ở Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc

20

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ

sơ trong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

1.1 Vai trò của việc quản lý hồ sơ

Giảm chi phí mua sắm thiết bị

Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng

Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả

Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị

Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ và quản lý tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

- Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước:

+ Phân loại hồ sơ:

21

Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được giữ lại, xác định giá trị và chuyển vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽ nộp về lưu trữ lịch sử; Hồ

sơ nguyên tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở giải quyết các công việc hàng ngày của cán

bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản lý nhân

sự phục vụ cho việc quản lý con người trong cơ quan, tổ chức, khi có sự luân chuyển công tác hoặc nghỉ hưu thì hồ sơ sẽ được chuyển qua cơ quan, đơn vị mới

để tiếp tục theo dõi hoặc chuyển về lưu trữ theo quy định của Nhà nước…Chính vì những đặc trưng cơ bản của các loại hồ sơ khác nhau nên đòi hỏi cách quản lý cũng khác nhau, vì vậy cần có sự phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục

vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ:

Việc đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là:

+ Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;

+ Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn;

+ Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy

+ Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ: Đây là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ chức một cách khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả nhất

+ Thống kê hồ sơ:

Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ

để nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ

sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

+ Bảo quản hồ sơ, tài liệu:

Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ

22

nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt và lâu dài Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ trong phạm vi cơ quan, tổ chức:

 Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ

 Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ

 Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất

 Xây dựng nội quy phòng hỏa

 Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể

 Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu

Đây là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

1.2 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ:

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần

Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó Tính

có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ

sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

23

Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau

Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp

Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại

Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại

hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ.Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa

Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác

1.3 Kỹ năng lập hồ sơ

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp

24

quy định Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đó giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm khi sắp kết thúc một năm công tác, chuẩn bị kế hoạch, chương trình công tác của năm mới Trong thực tế việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước bởi do việc lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư các cơ quan, đơn vị làm chưa tốt, khi chuyển về lưu trữ thường dưới dạng tài liệu bó gói nên trong giai đoạn lưu trữ vẫn phải tiến hành lập hồ sơ

- Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ :

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của quá trình công tác Mọi sự việc, mọi vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài Nói cách khác đều có khởi đầu và kết thúc hay có quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề

+ Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một

sự việc, một con người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa thông tin được kê khai

+ Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã có qua đào tạo, bồi dưỡng; những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu… Hồ sơ lập ra phải đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của hồ sơ Có như vậy mới giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được

dễ dàng và hoàn chỉnh Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý, không xé lẻ những văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc

- Các bước lập hồ sơ, ở đây chỉ đề cập đến các bước lập hồ sơ công việc

+ Bước 1: Mở hồ sơ

25

Đối với cơ quan đã có danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề vào bìa 1

Trường hợp cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành mà mở hồ sơ

+ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc

hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác

+ Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Kết thúc hồ sơ:

Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu (quá 200 tờ) thì phải phân chia thành các đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản

Phân chia đơn vị bảo quản

Cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản

Có tác dụng cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện Tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp Thông thường có các cách sau:

 Theo thứ tự thời gian

26

 Đánh số tờ;

 Ghi mục lục văn bản;

 Viết tờ chứng từ kết thúc;

 Viết bìa hồ sơ

 Lưu đồ quản lý hồ sơ

Số

TT

Cá nhân/phòng

nghiệp vụ thực hiện Trình tự công việc

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

1 Hiệu trưởng

Xác định hồ sơ cần lưu trữ

Quyết định V/v xác định hồ

sơ cần lưu trữ

Sắp xếp hồ sơ theo qui định

27

Nộp vào lưu trữ cơ quan

6 Hiệu trưởng

Xác định thời hạn xin hủy tài liệu

( BM.TT.05.01)

* Diễn giải lưu đồ; lập danh mục quản lý các hồ sơ:

- Hiệu trưởng chỉ đạo Văn thư, cán bộ liên quan đến hồ sơ xác định hồ sơ cần

lưu trữ; Văn thư, cán bộ liên quan đến hồ sơ xắp xếp hồ sơ theo quy định ( BM.TT.05.01); cán bộ liên quan đến hồ sơ rà soát lại hồ sơ, giao cho Văn thư, đưa vào lưu trữ bảo quản tại phòng theo quy định; Hết thời hạn lưu tại phòng nộp về bộ phận lưu trữ của cơ quan

- Lãnh đạo cơ quan và cán bộ lưu trữ của cơ quan xác định thời hạn, thời

hiệu lưu trữ và xin hủy các tài liệu đã hết hạn theo quy định ( BM.TT.05.02)

* Sắp xếp, bảo quản hồ sơ

- Hồ sơ cần được lưu trong các cặp (file), trên các cặp phải có thông tin để nhận biết, thông tin này

- Các cặp hồ sơ cần có tủ hoặc giá để lưu trữ, cần có biện pháp bảo quản để đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát

Hồ sơ cho mượn phải có sổ theo dõi

- Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà việc sắp xếp trong cặp hồ sơ có thể theo trình

tự thời gian, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo vần chữ cái (a, b, c) v.v cán bộ lưu trữ phải xác định cách sắp xếp cho hợp lý để đảm bảo nguyên tắc

hồ sơ dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết

* Huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu:

28

- Các hồ sơ, tài liệu sau khi hết thời gian lưu trữ theo quy định của Chính phủ, từng loại tài liệu (Qui trình, hướng dẫn) tương ứng sẽ được xem xét huỷ bỏ

- Việc rà soát, huỷ bỏ hồ sơ được tiến hành vào tháng 12 hàng năm

- Trưởng phòng nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm xác định thời gian lưu trữ các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ (nếu thấy cần thiết)

- Cán bộ lưu trữ xem xét, phân loại các hồ sơ đã hết hạn cần huỷ bỏ và ghi vào biên bản huỷ hồ sơ chất lượng theo biểu mẫu BM.TT.05.02

- Báo cáo Lãnh đạo, Văn thư, cán bộ liên quan đến hồ sơ tổng hợp thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu

- Tài liệu có thể được huỷ bỏ bằng cách xé vụn (bằng tay hoặc bằng máy), đốt hoặc sử dụng vào các mục đích khác

 Lưu đồ khai thác sử dụng tài liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Người đến khai thác

Lãnh đạo

Nhân viên Văn thư

Nhân viên Văn thư

Nhân viên Văn thư

29

Nhân viên Văn thư

Nhân viên Văn thư

* Mô tả chi tiết

Yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

Nhân viên Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và xem xét yêu cầu của người đến khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Nếu người đến khai thác có đủ điều kiện theo quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Nhân viên yêu cầu người đến khai thác hồ sơ, tài liệu kê khai vào biểu mẫu (Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu: BM-KTTL-LT-01);

- Nếu người đến khai thác không đủ giấy tờ thì trả lại yêu cầu

Xem xét phê duyệt:

- Các văn bản Quy phạm pháp luật thì Lãnh đạo Phòng xem xét phê duyệt cho khai thác;

- Các tài liệu Quản lý Nhà nước, tài liệu Khoa học kỹ thuật, tài liệu Mật, Tuyệt mật, Tối mật Lãnh đạo Phòng chuyển trình Lãnh đạo Văn phòng;

- Các tài liệu Quản lý Nhà nước, tài liệu Khoa học kỹ thuật, tài liệu Mật,

Tuyệt mật, Tối mật Lãnh đạo Văn phòng xem xét phê duyệt cho khai thác

Cung cấp tài liệu theo sự phê duyệt:

Nhân viên Văn thư sẽ cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo sự phê duyệt của

lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo Phòng

Thực hiện vào sổ và kiểm soát:

- Nhân viên Văn thư phục vụ người đến khai thác hồ sơ, tài liệu theo sự phê duyệt của Lãnh đạo trong phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu;