Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại phòng nội vụ lục ngạn

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi lãnh đạo quan bảo tận tình đồng nghiệp có hội tiếp cận thực tốt nghiệp vụ công tác Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy giáo – Th.S Mai Ngọc Anh thầy giáo – GV Đỗ Văn Đại hướng dẫn, bảo tận tình cho em suốt thời gian nghiên cứu thực khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo công tác giảng dạy trường đại học Công nghệ thông tin truyền thông – Đại học Thái Nguyên, người nhiệt tình tâm huyết với nghề để mang lại cho sinh viên chúng em kiến thức – tảng có hội tìm hiểu thực tế chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn tới toàn thể tập thể lãnh đạo, nhân viên phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn tận tình giúp đỡ bảo cung cấp số liệu để em hoàn thành tốt khóa luận Do thời gian thực tập hạn hẹp nên khóa luận khó tránh khỏi thiếu sót Em mong dẫn đóng ý kiến thầy cô giáo toàn thể bạn sinh viên để khóa luận em đạt kết tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Thái Nguyên, ngày .tháng năm 2016 Sinh viên thực Trần Thị Yến LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp tự thân em thực Các nội dung nghiên cứu kết nghiên cứu đề tài thực tế không chép công trình nghiên cứu người khác Những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu thân em thu thập trung thực xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị Nếu phát có gian lận em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ khóa luận Thái Nguyên, ngày .tháng năm 2016 Sinh viên thực Trần Thị Yến MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1 Lý thuyết chung quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 1.1.1 Khái niệm hồ sơ 1.1.2 Các quy định hành quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .9 1.1.3 Trách nhiệm người quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 10 1.1.4 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức gồm tài liệu sau .11 1.1.5 Các mẫu biểu để phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 27 1.2 Giới thiệu Microsoft Excel 27 1.2.1 Giới thiệu Excel 27 1.2.2 Nhập liệu Excel 29 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI PHÒNG NỘI VỤ - LỤC NGẠN – BẮC GIANG 31 2.1 Khái quát UBND huyện Lục Ngạn – Bắc Giang 31 2.1.1 Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên 31 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn 32 2.2 Khái quát phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 33 2.2.1 Vị trí chức 33 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn .33 2.2.3 Tổ chức biên chế 40 2.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán phòng Nội vụ - Lục Ngạn - Bắc Giang 41 2.3.1 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ Lục Ngạn 41 2.3.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 48 2.4 Một số đánh giá công tác quản lý hồ sơ cán Phòng Nội vụ - Lục Ngạn Bắc Giang 50 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI PHÒNG NỘI VỤ - LỤC NGẠN - BẮC GIANG 52 3.1 Sự cần thiết thiết kế ứng dụng Microsof Excel công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 3.2 Quá trình lập quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 3.3 Quy trình thiết kế chương trình quản lý hồ sơ cán số giao diện chương trình KẾT LUẬN 63 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn 32 Hình 2.2: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 40 Bảng 2.1: Mẫu bên sổ đăng kí hồ sơ cán bộ, công chức” 42 Bảng 2.2: Mẫu bên sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức 46 Hình 2.5: Mẫu bên sổ giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức 47 Hình 3.1: Các sheet chương trình quản lý hồ sơ cán 56 Hình 3.2: Chụp hình sheet quản lý số hồ sơ có phòng 57 Hình 3.3: Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết từ Sheet danh mục đến sheet phòng 58 Hình 3.4 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết từ Sheet danh mục đến sheet phòng 58 Hình 3.5: Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết từ Sheet danh mục đến sheet phòng 59 Hình 3.6: Chụp hình bảng Danh mục chương trình quản lý hồ sơ CB,CC .59 Hình 3.7: Ảnh chụp hình cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC 60 Hình 3.8: Ảnh chụp hình cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC 60 Hình 3.9: Giao diện cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC………62 Hình 3.10: Giao diện cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC……… 62 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ Th.S Thạc sĩ CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân Excel Microsoft Excel CB,CC,VC Cán bộ, công chức, viên chức BNV Bộ Nội vụ QĐ Quyết định LỜI MỞ ĐẦU * Lý chọn đề tài Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) để đại hóa quản lý hành nhà nước, có quản lý nhân sự, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, lao động mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng trình đổi mới, cải cách hành nước ta Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực từ sớm phổ biến hành nước phát triển Trong xu toàn cầu hóa nay, để nước ta hội nhập mạnh mẽ với quốc tế, nhiệm vụ cấp thiết phải nhanh chóng cải thiện nâng cao lực, trình độ, chất lượng, hiệu điều hành quản lý hành công theo hướng cập nhật với trình độ nước tăng cường kết nối thông tin quản lý toàn quốc Do đó, nay, Chính phủ ta đẩy mạnh triển khai ứng dụng mô hình phủ điện tử (e-government) Đây mô hình áp dụng rộng rãi nhiều nước giới mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho xã hội Tại Việt Nam, mô hình "chính phủ điện tử" đưa vào ứng dụng nhằm cải thiện phương thức quản lý hành chính, có quản lý nhân sự, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Thực tế khẳng định, việc đẩy mạnh tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức giúp nhà quản lý, quan, đơn vị hành nhà nước cấp xử lý khối lượng hồ sơ thông tin liệu khổng lồ nhân cán công chức thuộc phạm vi quản lý, tiết kiệm thời gian, không gian, kinh phí, nhân lực, vật tư, kỹ thuật mà phương pháp, hình thức quản lý thủ công, truyền thống trước đạt Hiện nay, UBND tỉnh Bắc Giang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hoạt động quản lý nhân Nhờ đó, hoạt động hành công vụ UBND tỉnh bước đại hóa; chất lượng, hiệu xử lý công việc liên quan đến hồ sơ cán bộ, công chức cải tiến rõ rệt, tiết kiệm thời gian, vật tư, giảm tải sức lao động cho cán bộ, nhân viên phụ trách Tuy nhiên, quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh UBND huyện việc ứng dụng tin học vào quản lý hồ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thiếu đồng bộ; lực khai thác, sử dụng CNTT công tác tạo lập, xử lý hồ sơ thông tin liệu nhân cán phụ trách sở nhiều hạn chế dẫn đến việc cập nhật, kết nối hệ thống liệu với cấp nhiều bất cập Để tiếp tục nâng cao hiệu hoạt động tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quan, đơn vị hành sở, lựa chọn đề tài “ Giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ Lục Ngạn” Chương trình giúp cho cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ quản lý hồ sơ cách dễ dàng, khoa học * Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài tập chung nghiên cứu lý luận thực tiễn việc tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Từ thiết kế chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức excel * Mục đích nghiên cứu đề tài Mục đích đề tài nghiên cứu giúp cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ quản lý, tìm kiếm cập nhật thông tin cán bộ, công chức cách nhanh chòng, xác, hiệu * Ý nghĩa khoa học thực tiến đề tài Đề tài sử dụng Excel để viết chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn có ý nghĩa quan trọng công tác quản lý cán bộ, công chức Giúp cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quản lý thông tin thiết lập thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác, quản lý tra cứu, tìm kiếm thông tin cần thiết Trong trình hoàn thiện đề tài thực tập, trình độ hiểu biết kinh nghiệm thân hạn chế kính mong thầy, cô giảng viên, đồng nghiệp chia sẻ kinh nghiệm, đóng góp ý kiến quý báu để tiếp tục hoàn thiện đề tài nhằm áp dụng hữu ích cho thực tế trình công tác sau kết thúc khóa học Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1 Lý thuyết chung quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 1.1.1 Khái niệm hồ sơ Hồ sơ cán bộ, công chức (CB,CC) tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình nhân thân có liên quan đến cán bộ, công chức Cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm quản lý hồ sơ gốc cán bộ, công chức theo quy định Hồ sơ quản lý cán bộ, công chức xây dựng nguyên tắc bảo đảm tình thống nhất, khoa học, đầy đủ, xác góp phần cho công tác quản lý xác, phục vụ tốt cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động có liên quan đến đối tượng quản lý theo quy định pháp luật 1.1.2 Các quy định hành quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Luật cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008 ( Điều 69) - Quyết định 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng năm 2007 Bộ Nội vụ ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 Bộ Nội vụ việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Thông tư 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ quy định chế độ thống kê quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2010 Chính phủ quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức - Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2010 Chính phủ quy định người công chức - Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 chức danh, số lượng, số sách cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn người hoạt động không chuyên trách cấp xã - Quyết định 04/2004/QĐ-BNV ngày 16 tháng 12 năm 2004 Bộ Nội vụ việc ban hành quy định tiêu chuẩn cụ thể cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn Dựa văn pháp lý hành, hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm nhóm tài liệu lí lịch cán bộ, công chức, trích yếu tiểu sử, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe, văn chứng có liên quan đến trình độ học vấn đào tạo, định liên quan đến tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, kê khai tài sản (nếu có) theo quy định Những quy định công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực góp phần quan trọng việc kiện toàn thống hiệu hoạt động máy quản lý hành nhà nước 1.1.3 Trách nhiệm người quản lý hồ sơ cán bộ, công chức a Trách nhiệm người đứng đầu quan Theo quy định, người đứng đầu quan chịu trách nhiệm công tác quản lý hồ sơ đơn vị phụ trách Người đứng đầu quan phải lựa chọn người có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách công tác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Tổ chức cho cán bộ, công chức kê khai, thẩm tra làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ cán bộ, công chức xây dựng lại thất lạc hư hỏng tài liệu khác theo quy định pháp luật Định kỳ hàng năm ( đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công chức b Trách nhiệm người giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ Phải chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Tổ chức tốt việc bổ sung tài liệu kịp thời, xác Tổ chức tốt công tác bảo quản hồ sơ, nghiên cứu phát vấn đề chưa rõ mâu thuẫn hồ sơ báo cáo với người có thẩm quyền giải Thực nguyên tắc bảo mật hồ sơ thông tin, lý lịch cá nhân theo quy định pháp luật 10 thông tin thay đổi chưa thực thường xuyên sau có thay đổi thông tin vào hồ sơ, mà thường đến cần sử dụng đến bổ sung Về sở vật chất chưa đáp ứng việc quản lý hồ sơ cán bộ: chưa xếp phòng lưu trữ hồ sơ riêng ( không đảm bảo bí mật hồ sơ cán bộ, công chức) Tủ, cặp, hộp bảo quản hồ sơ thiếu Chưa có thiết bị phòng cháy chữa cháy biện pháp phòng chống mối mọt, ẩm mốc khác Chưa tổ chức lớp đào tạo bồi dưỡng công tác quản lý hồ sơ CB,CC hàng năm 2.4 Một số đánh giá công tác quản lý hồ sơ cán Phòng Nội vụ - Lục Ngạn - Bắc Giang Hồ sơ cán bộ, công chức tài liệu thiếu công tác quản lý cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực nguồn gốc, trình trưởng thành, phẩm chất, lực, phong cách, hoạt động mối quan hệ gia đình - xã hội người cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức sở giúp quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức nghiên cứu nắm cách đầy đủ thân người cán bộ, công chức, cung cấp thông tin tin cậy để phân biệt phẩm chất trị, lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội cán bộ, công chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng bố trí cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức để quan quản lý sử dụng theo dõi thực chế độ sách cán bộ, công chức đầy đủ xác hơn; làm sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng cán bộ, công chức tận tuỵ, gương mẫu thực chế độ bảo hiểm cán bộ, công chức * Ưu điểm: Một là, phòng Nội vụ Lục Ngạn ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Đã tạo sở liệu hồ sơ cán bộ, công chức với đầy đủ thông tin cần thiết nhất, tạo thuận lợi cho việc cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin hồ sơ cán cách dễ dàng 50 Hai là, Cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ thường xuyên tìm tòi, cập nhật văn quy định, hướng dẫn cấp từ áp dụng vào thực tế đơn vị Ba là, việc nắm thông tin, sở liệu cán bộ, công chức, viên chức giúp phòng Nội vụ tham mưu tốt hơn, kịp thời thực thi hoạch định, quy hoạch nguồn nhân lực Đảm bảo thực xác, kịp thời chế độ sách cán bộ, công chức Bốn là, Việc ứng dụng tin học vào quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nâng cao lợi xử lý công việc, nâng cao hiệu công tác quản lý, đẩy mạnh cải cách hành theo chủ trương Đảng nhà nước * Hạn chế: Thứ nhất, sở vật chất chưa đáp ứng việc quản lý hồ sơ cán bộ: chưa xếp phòng lưu trữ hồ sơ riêng ( không đảm bảo bí mật hồ sơ cán bộ, công chức) Tủ, cặp, hộp bảo quản hồ sơ thiếu Chưa có thiết bị phòng cháy chữa cháy biện pháp phòng chống mối mọt, ẩm mốc khác dẫn đến chất lượng tài liệu hồ sơ không đảm bảo, nhanh bị mục nát, ẩm mốc, dán nhấm Thứ hai, cán làm công tác quản lý hồ sơ cán kiêm nhiệm cán chuyên quản lý hồ sơ, không đào tạo chuyên môn quản lý hồ sơ trình quản lý thiếu kinh nghiệm, thiếu bản, chuyên nghiệp Thứ ba, thành phần hồ sơ cán không cập nhật thường xuyên sau có thay đổi nhân dẫn đến việc quản lý không chặt chẽ, dễ làm hư hại, thất thoát hồ sơ, cần bổ sung nhiều thời gian, công sức Thứ tư, phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn cấp huyện nói chung chưa có phần mềm dùng để quản lý hồ sơ cán công chức riêng dẫn đến trình quản lý không cập nhật thường xuyên, liên tục thông tin 51 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI PHÒNG NỘI VỤ - LỤC NGẠN - BẮC GIANG 3.1 Sự cần thiết thiết kế ứng dụng Microsof Excel công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn Hiện phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn chủ yếu thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thủ công ứng dụng phần mềm Microsof Excel phần nhỏ dẫn đến hiệu quản lý hồ sơ chưa cao Trong đó, hồ sơ cán công chức tài liệu thiếu công tác quản lý cán bộ, công chức Đó tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực nguồn gốc, trình trưởng thành, phẩm chất, lực, phong cách, hoạt động mối quan hệ gia đình - xã hội người cán công chức Hồ sơ cán công chức để quan quản lý sử dụng theo dõi thực chế độ sách cán công chức đầy đủ xác hơn; làm sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng cán công chức tận tuỵ, gương mẫu thực chế độ bảo hiểm cán công chức Với vai trò quan trọng vậy, việc áp dụng tiện ích mà Microsof Excel mang lại có thiết kế hoàn chỉnh vào việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức vô cần thiết Khi thiết lập hệ thống thông tin cần quản lý sử dụng ứng dụng siêu liên kết người quản lý dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm thông tin hồ sơ liên quan đến cán công chức mà quản lý Qua giúp cho phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn theo dõi trình biến đổi thông tin cán bộ, công chức, viên chức trình công tác từ bắt đầu vào quan nghỉ hưu Hệ thống giúp đơn vị có thẩm quyền quản lý cán công chức, viên chức quản lý hồ sơ nhân hiệu quả, giảm chi phí, thời gian, công sức, thuận tiện việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ cán công chức viên chức 52 3.2 Quá trình lập quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn Trong điều kiện thực tế phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn cho thấy công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức gặp phải số vấn đề bất cập CB,CC chưa nhận thức tầm quan trọng việc lập, cập nhật, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Chương trình quản lý hồ sơ thiết kế Excel giúp công tác lập quản lý hồ sơ thực cách thống nhất, khoa học để giúp quản lý đầy đủ, xác thông tin cán bộ, công chức kể từ tuyển dụng vào quan nhà nước đến khỏi quan nhà ước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm thực sách cán bộ, công chức Hiện nay, phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn áp dụng số văn nhà nước quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức cần quản lý theo chế độ mật, người quan giao quản lý hồ sơ đồng ý văn nghiên cứu, khai thác hồ sơ Tại phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn quản lý 76 túi hồ sơ cán công chức, 112 thông tin hồ sơ cán công chức phòng ban, quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện Lục Ngạn, chia thành 14 phòng, ban quan Hàng năm, vào tháng 12 phòng Nội vụ tiến hành tham mưu với ủy ban nhân dân huyện ban hành văn hướng dẫn đánh giá, xếp loại cán công chức hàng năm Vào tháng 1, tháng năm sau tiến hành rà soát hồ sơ cán công chức tham mưu ban hành văn hướng dẫn việc bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức gửi đến quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Từ đó, quan tiến hành phổ biến việc bổ sung thành phần hồ sơ, cụ thể sau: cán bộ, công chức có thay đổi lương, khen thưởng, cấp, thành phần gia đình, định cá nhân ghi phiếu bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức xin xác nhận thủ trưởng quan tiến hành văn cần bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức gửi phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 53 Từ năm 2015 đến phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn tiến hành quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phương pháp thủ công truyền thống ứng dụng chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Microsof Excel Quản lý hồ sơ cán công chức phương pháp thủ công: Khi quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cần đáp ứng tiêu chí: xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản Cách xếp hồ sơ theo phương pháp thủ công phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn là: Khi vào sổ theo dõi hồ sơ cán công chức tiến hành ghi theo vần A,B,C xếp túi hồ sơ xếp theo phòng, ban quan riêng biệt Cách vào sổ theo dõi giúp dễ dàng tra tìm tên cán bộ, công chức có nhu cầu khai thác sổ theo dõi cà cách xếp túi hồ sơ theo quan giúp dễ dàng khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Trong hộp đựng hồ sơ 14 phòng ban phòng Nội vụ lại xếp theo thứ tự vần A,B,C để thuận tiện cho việc tìm kiếm Trong hồ sơ phân chia thành kẹp hồ sơ riêng có sẵn hồ sơ, cụ thể: + Bìa kẹp thành phần tài liệu có hồ sơ: lý lịch cán bộ,công chức, văn bằng, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe + Bìa kẹp định nhân + Bìa kẹp đánh giá, nhận xét, đơn thư: văn khen thưởng, kỷ luật, đánh giá CB,CC cuối năm Việc phân chia giúp cho việc nắm bắt thông tin thành phần cán bộ, công chức nhanh chóng Trong bì hồ sơ cần lập bảng kê danh mục tài liệu có, bảng kê danh mục cần có dòng trống để sau bổ sung Ngoài bì hồ sơ ghi đầy đủ thông tin cá nhân như: Học tên, chức danh, quê quán Các quan, đơn vị đến nghiên cứu hồ sơ nghiên cứu chỗ trừ trường hợp đặc biệt cần có giấy giới thiệu đồng ý thủ trưởng quan mang hồ sơ khỏi quan 54 Khi khai thác hồ sơ, rút hồ sơ cán phụ trách ghi vào sổ theo dõi hồ sơ đầy đủ thông tin người khai thác yêu cầu kí tên Song song với việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phương pháp thủ công chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thiết kế Excel phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn sử dụng Chương trình quản lý hồ sơ Excel yêu cầu nhập toàn thông tin liên quan đến cán bộ, công chức họ tên, ngày tháng năm sinh, chức danh Sau cán quản lý hồ sơ cán công chức phòng Nội vụ scan toàn thành phần có hồ sơ tạo thư mục quản lý riêng Dùng liên kết Excel liên kết với tên cán bộ, công chức bảng tính cần khai thác thông tin việc click chuột để tìm hồ sơ có liên quan định, lý lịch cán 3.3 Quy trình thiết kế chương trình quản lý hồ sơ cán số giao diện chương trình Bước 1: Tạo thư mục quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Vào ổ D, tạo thư mục có tên " hồ sơ cán công chức UBND huyện" - Tạo 14 thư mục tên phòng ban: Phòng Bước 2: Tạo giao diện sheet - Khởi động Excel tạo nội dung hình lưu lại với tên Chương trình quản lý hồ sơ cán xls thư mục " hồ sơ cán công chức UBND huyện" Đổi tên sheet danh mục chính, Ban lãnh đạo, phòng nội vụ 55 Hình 3.1: Các sheet chương trình quản lý hồ sơ cán 56 Bước 3: Tạo dấu định vị AB8 tên phòng ban - Tại ô có tọa độ B6 đánh chữ: Số hồ sơ có - Đặt trỏ chuột vào ô số 30 gõ công thức: COUNTA(B9:B30) sau nhấn Enter Khi đặt hàm tự động đếm số cán bộ, công chức phòng ban nhập vào Ở áp dụng cho quan UBND huyện Lục Ngạn có 30 người - Tại ô có tọa độ C6 gõ công thức =C30 Sẽ cho kết số người có phòng ban người Làm hết tất 14 phòng UBND huyện Lục Ngạn Hình 3.2: Giao diện quản lý số hồ sơ có phòng Bước 4: Tạo liên kết từ Sheet danh mục đến sheet phòng - Tại Sheet có tên Danh mục bôi đen ô " Lãnh đạo" nhấn Insert => Hyperlink Ctrl K tìm thư mục " Hồ sơ cán bộ, công chức UBND huyện" => tìm tệp tin " Chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.xls" => Bookmark => Lãnh đạo => Ok 57 - Tiếp tục bôi đen ô " Phòng Nội vụ" => Insert => Hyperlink Ctrl K tìm thư mục " Hồ sơ cán bộ, công chức UBND huyện" => "Chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.xls" => Bookmark => Phòng Nội vụ =>Ok Cứ làm hết 14 phòng, ban Hình 3.3: Giao diện cửa sổ làm việc tạo liên kết từ Sheet danh mục đến sheet phòng Hình 3.4 Giao diện cửa sổ làm việc tạo liên kết từ Sheet danh mục đến sheet phòng 58 Hình 3.5: Giao diện cửa sổ làm việc tạo liên kết từ Sheet danh mục đến sheet phòng * Khi sử dụng chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Mở thư mục " hồ sơ cán công chức UBND huyện" ta có bảng tính " Chương trình quản lý hồ sơ cán bộ" Hình 3.6: Giao diện danh mục chương trình quản lý hồ sơ CB,CC 59 Nhấn vào "Ban lãnh đạo" ta có sheet bảng tính Hình 3.7: Giao diện cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC Hình 3.8: Giao diện cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC 60 Hình 3.9: Giao diện cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC Hình 3.10: Giao diện cửa sổ làm việc chương trình quản lý hồ sơ CBCC 61 Khi mở chương trình quản lý hồ sơ cán công chức tìm kiếm quan ta có số hồ sơ có Tại bắt đầu ô số thứ tự: nhập thứ tự cán bộ, công chức hieenjc ó quan, đơn vị Tên quan, đơn vị; Họ tên : Nhập tên quan, đơn vị; họ tên cán bộ, công chức; Giới tính: Nam nữ; Ngày tháng năm sinh; Chức vụ: chức vụ tại; Trình độ chuyên môn: Đại học, cao đẳng, trung cấp…; Chuyên ngành đào tạo: ; Tiếp tục nhập đầy đủ ô cho cột hình để hoàn thiện thông tin hồ sơ cán bộ, công chức 62 KẾT LUẬN * Kết đạt Tóm lại, công nghệ thông tin sủ dụng phổ biến có tác động mạnh mẽ đến tất lĩnh vực đời sống xã hội Dó đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực nói chung công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nói riêng ngày trở nên cấp thiết Thực tế công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn năm trở lại đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin đem lại nhiều kết to lớn công tác Trong trính tìm hiểu nghiên cứu Microsoft Excel vào việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ Lục Ngạn để xây dựng chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức excel giúp cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức làm việc có hiệu * Hạn chế Một số khâu nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chưa tốt, việc cập nhật thông tin chưa nhanh chóng dẫn đến khó khăn việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức * Hướng phát triển Hoàn thiện vào sủ dụng chương trình ứng dụng Excel việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Quốc Hội (2008), Luật cán bộ, công chức [2] Bộ Nội Vụ (2007), Quyết định 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức [3] Bộ Nội vụ (2008), Quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức [4] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 quy định chế độ thống kê quản lý hồ sơ cán bộ, công chức [5] Chính Phủ (2010), Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức [6] Chính Phủ (2010), Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 quy định người công chức [7] Chính Phủ (2009), Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 chức danh, số lượng, số sách cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn người hoạt động không chuyên trách cấp xã [8] Bộ Nội Vụ (2004), Quyết định 04/2004/QĐ-BNV ngày 16/12/2004 việc ban hành quy định tiêu chuẩn cụ thể cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn [9] Hoàng Nhất Linh (2008), Giáo trình Microsoft 2010, NXB Thống Nhất 64 ... trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ Lục Ngạn 41 2.3.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 48 2.4 Một số đánh giá công tác quản lý hồ sơ cán Phòng Nội vụ. .. chương trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn có ý nghĩa quan trọng công tác quản lý cán bộ, công chức Giúp cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quản lý thông... Excel công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 3.2 Quá trình lập quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 3.3 Quy trình thiết kế chương trình quản lý