Phát triển hệ thống thông tin quản lý văn bản tại trường THCS nghĩa hòa lạng giang bắc giang

LỜI CẢM ƠN Được phân công Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên đồng ý cô giáo hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy thực đề tài “Phát triển hệ thống thông tin quản lý văn trường THCS Nghĩa Hòa - Lạng Giang - Bắc Giang Để hoàn thàng khóa luận xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy tận tình, chu đáo hướng dẫn, bảo suốt thời gian thực khóa luận Tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban Giám hiệu, bạn bè, đồng nghiệp công tác trường THCS Nghĩa Hòa động viên, tạo điều kiện giúp đỡ thời gian thực khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng để thực khoá luận Song trình độ hiểu biết kinh nghiệm hạn chế nên đề tài không tránh khỏi sai sót Kính mong thầy giáo, cô giáo khoa bảo, góp ý để khoá luận hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đồng Thanh Kha LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình làm ra, riêng tôi, nội dung khóa luận không chép nội dung từ khóa luận khác sản phẩm khóa luận thân nghiên cứu xây dựng Các số liệu sử dụng phân tích khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, công bố theo quy định Các kết nghiên cứu khóa luận tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn trường THCS Nghĩa Hòa MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH LỜI MỞ ĐẦU Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những vấn đề chung quản lý văn hành nhà nước 1.1.1.Khái niệm văn 1.1.2.Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.1.3.Khái niệm văn hành 1.1.4.Khái niệm văn đến 1.1.5.Khái niệm văn 1.1.6.Khái niệm quản lý văn 1.1.7.Đăng ký văn 1.2 Công tác quản lý văn - đến 1.2.1.Công tác quản lý văn đến 1.2.2.Công tác quản lý văn 1.3 Phân loại hệ thống văn quản lý nhà nước 14 1.3.1.Vănbản quy phạm pháp luật 14 1.3.2.Vănbản hành 14 1.3.3 Văn chuyên ngành 15 1.3.4 Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội 15 1.4 Các chức chủ yếu văn quản lý nhà nước 15 1.4.1 Chức thông tin 15 1.4.2.Chức pháp lý 16 1.4.3.Chức quản lý 16 1.4.4.Chức khác 16 Chương KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN TẠI TRƯỜNG THCS NGHĨA HÒA - LẠNG GIANG - BẮC GIANG 18 2.1 Giới thiệu tổng quan trường THCS Nghĩa Hòa 18 2.2 Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn - đến trường THCS Nghĩa Hòa .19 2.2.1.Hệ thống văn trường THCS Nghĩa Hòa 22 2.2.2.Vai trò văn hoạt động trường 26 2.2.3.Thực trạng công tác quản lý văn trường THCS Nghĩa Hòa 26 2.2.4 Thực trạng công tác quản lý văn đến trường THCS Nghĩa Hòa29 2.2.5 Ưu điểm 32 2.2.6 Hạn chế 34 2.3 Những giải pháp nâng cao công tác quản lý văn trường THCS Nghĩa Hòa - Lạng Giang - Bắc Giang 35 2.3.1 Nâng cao nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý văn 35 2.3.2 Kiện toàn phận chuyên trách làm công tác văn thư quan 35 2.3.3 Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư 36 2.4 Xây dựng quy trình quản lý văn 36 2.4.1 Xây dựng quy trình quản lý văn 37 2.4.2 Xây dựng quy trình quản lý văn đến 39 Chương ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS NGHĨA HÒA - LẠNG GIANG - BẮC GIANG 42 3.1 Giới thiệu phần mềm “Quản lý văn bản” 42 3.2 Một số thao tác phần mềm 44 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ QLVB Quản lý văn THCS Trung học sở PTCS Phổ thông sở VB Văn VBHCCB Văn hành cá biệt CBGV-NV Cán giáo viên-nhân viên UBND Uỷ ban nhân dân DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức trường THCS Nghĩa Hòa 18 Hình 2.2 Ảnh chụp văn cấp gửi tới 22 Hình 2.3 Ảnh chụp văn quan cấp gửi tới 23 Hình 2.4 Ảnh chụp văn cá nhân gửi tới (Phụ huynh học sinh) 24 Hình 2.5 Ảnh chụp văn quan ban hành 25 Hình 2.6 Mẫu bìa Sổ đăng ký văn 28 Hình 2.7 Nội dung phần đăng ký văn 29 Hình 2.8 Mẫu dấu đến trường THCS Nghĩa Hòa 30 Hình 2.9 Mẫu bìa Sổ đăng ký văn đến 31 Hình 2.10 Nội dung phần đăng ký văn đến 32 Hình 2.11 Sơ đồ quy trình quản lý văn 37 Hình 2.12 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến 39 Hình 3.1 Biểu tượng chương trình quản lý văn 44 Hình 3.2 Giao diện đăng nhập vào chương trình QLVB 44 Hình 3.3 Màn hình làm việc chương trình QLVB 45 Hình 3.4 Giao diện quản lý danh mục chung (Thẻ Hình thức văn bản) 45 Hình 3.5 Giao diện quản lý danh mục chung (Thẻ Chức vụ nhân viên) 46 Hình 3.6 Giao diện quản lý danh mục chung (Thẻ Thời hạn bảo quản hồ sơ) 46 Hình 3.7 Giao diện quản lý danh mục chung (Thẻ Nơi nhận văn bản) 47 Hình 3.8 Giao diện Chức thêm văn đến (Công văn) 48 Hình 3.9 Giao diện Thông báo Thông tin chung cập nhật 48 Hình 3.10 Giao diện Thông tin văn đến (Công văn) nhập vào chương trình 49 Hình 3.11 Giao diện Thêm văn đến (Quyết định) 49 Hình 3.12 Giao diện Thông báo Thông tin chung cập nhật 50 Hình 3.13 Giao diện Thông tin văn đến (Quyết định) nhập vào chương trình 50 Hình 3.14 Giao diện Thêm văn đến (Kế hoạch) 51 Hình 3.15 Giao diện Thông báo Thông tin chung cập nhật 51 Hình 3.16 Giao diện Thông tin văn đến (Kế hoạch) nhập vào chương trình 52 Hình 3.17 Giao diện Thêm văn (Báo cáo) 52 Hình 3.18 Giao diện Thông tin chung cập nhật 53 Hình 3.19 Giao diện Tab Nơi nhận 53 Hình 3.20 Giao diện Thông tin chung cập nhật 53 Hình 3.21 Giao diện Tab Xử lý văn 54 Hình 3.22 Giao diện Thông tin chung cập nhật 54 Hình 3.23 Giao diện Tab Hồ sơ lưu 55 Hình 3.24 Giao diện Thông tin chung cập nhật 55 Hình 3.25 Giao diện Sử dụng lưu 56 Hình 3.26 Giao diện hiển thị văn (Báo cáo) nhập vào chương trình 56 Hình 3.27 Giao diện hiển thị thông báo chức Tìm kiếm văn 57 Hình 3.28 Giao diện hiển thị thông báo kết Tìm kiếm văn 57 Hình 3.29 Giao diện hiển thị chức Thư viện mẫu văn 58 10 Nhấn Đóng, văn nhập vào phần mềm Hình 3.16 Giao diện Thông tin văn đến (Kế hoạch) nhập vào chương trình Cách thêm văn đến với tên loại khác thực tương tự trên, khác người dùng phải chọn tên loại văn đến danh mục chung Thêm văn sau:Chọn Nghiệp vụ/Quản lý văn bản/Văn đi/Công văn Giao diện Thêm văn ra, người dùng nhập đầy đủ thông tin văn đi, đính kèm văn Chọn Đồng ý 81 Hình 3.17 Giao diện Thêm văn (Báo cáo) Sau nhấn Đồng ý, xuất giao diện: Hình 3.18 Giao diện Thông tin chung cập nhật Nhấn Đóng, chuyển sang Tab nơi nhận: 82 Hình 3.19 Giao diện Tab Nơi nhận Điền đầy đủ thông tin sau ấn Đồng ý 83 Hình 3.20 Giao diện Thông tin chung cập nhật Nhấn Đóng, chuyển sang Tab Xử lý văn bản: Hình 3.21 Giao diện Tab Xử lý văn Điền đầy đủ thông tin (nếu có), sau nhấn Đồng ý Xuất giao diện chuyển Tab: 84 Hình 3.22 Giao diện Thông tin chung cập nhật Nhấn Đóng, chuyển sang Tab Hồ sơ lưu 85 Hình 3.23 Giao diện Tab Hồ sơ lưu Điền đầy đủ thông tin (nếu có), sau nhấn Đồng ý Xuất giao diện chuyển Tab: 86 Hình 3.24 Giao diện Thông tin chung cập nhật Nhấn Đóng, chuyển sang Tab Sử dụng hồ sơ lưu: Hình 3.25 Giao diện Sử dụng lưu 87 Điền đầy đủ thông tin (nếu có), sau nhấn Đồng ý Xuất giao diện chuyển Tab: Văn đăng ký vào phần mềm Hình 3.26 Giao diện hiển thị văn (Báo cáo) nhập vào chương trình Cách thêm văn với tên loại khác thực tương tự trên, khác người dùng phải chọn tên loại văn danh mục chung Chức Tìm kiếm văn Nhấp chuột vào Thẻ Tìm kiếm văn bản, giao diện Tìm kiếm văn Nhập trường thông tin văn cần tìm kiếm (Số đăng ký, Nơi hát hành, Số ký hiệu văn bản, hình thức văn bản, Trích yếu nội dung, Họ tên người ký tìm theo Ngày đến, Ngày ban hành…) nhấn Tìm kiếm 88 Hình 3.27 Giao diện hiển thị thông báo chức Tìm kiếm văn Kết tìm kiếm văn ra: 89 Hình 3.28 Giao diện hiển thị thông báo kết Tìm kiếm văn Người dùng việc nhấp chuột vào văn vừa tìm được, văn hiển thị đầy đủ thông tin văn Chức Thư viện mẫu văn bản: Tại người dùng sử dựng số mẫu văn hành thông thường Để sử dụng chức này, người dùng nhấp chuột vào Thẻ Thư viện mẫu văn phần mềm Sau người dùng lựa chọn mẫu văn phần mềm Nhấp chuột vào "Mở tệp mẫu" Phần mềm xuất mẫu văn để người dùng chỉnh sửa thành văn theo yêu cầu 90 Hình 3.29 Giao diện hiển thị chức Thư viện mẫu văn Đó số chức phần mềm "Quản lý văn bản", trường THCS Nghĩa Hòa sử dụng vào công tác quản lý văn 91 92 KẾT LUẬN  Kết đạt Trong thời gian làm việc trường THCS Nghĩa Hòa - Lạng Giang Bắc Giang, nhận thấy tầm quan trọng công tác quản lý văn hoạt động điều hành quản lý nói chung Công tác hành văn phòng nói riêng Nó đóng vai trò vô quan trọng công tác tham mưu, tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo Nhận thấy tầm quan trọng công việc này, Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên tổ chức cho thực tập nghiên cứusâu công tác Qua hội tốt để áp dụng kiến thức mà học trường vào công việc thực tế Trong thời gian vừa qua,tôi nghiên cứu tìm thiếu sót trình quản lý văn trường THCS Nghĩa Hòa Từ hạn chế đó, đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn quan Bên cạnh đó, tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn phục vụ tốt cho công tác lập hồ sơ, lưu trữ văn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn tạo phương thức làm việc đáp ứng yêu cầu công việc ngày cao xã hội Tạo thay đổi tích cực trình tìm kiếm văn xử lý văn phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan Nâng cao trách nhiệm, kỹ ứngdụng công nghệ thông tin đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động đơn vị Góp phần vào công cải cách thủ tục hành Trong suốt trình thực tập làm việc thấm thía việc Trường tổ chức cho thực tế quan Tôi hiểu câu nói “Học 93 phải đôi với hành”, “Lý thuyết gắn với thực tiễn” việc học mang lại hiệu cao thiết thực Có thể nói chân lý sống; việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn điều cần thiết Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo truyền đạt cho kiến thức bổ ích, tạo điều kiện cho học tập rèn luyện để trở thành công dân có ích cho xã hội  Hạn chế Do trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cán quản lý, giáo viên nhân viên nhà trường không đồng nên việc quản lý văn phần mềm "Quản lý văn bản" chưa thực hiệu  Hướng phát triển Tiếp tục triển khai tập huấn kỹ sử dụng phần mềm trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán quản lý, giáo viên nhân viên nhà trường đáp ứng nhu cầu hoạt động quản lý đạt hiệu cao Trên báo cáo khóa luận trường THCS Nghĩa Hòa Lạng Giang - Bắc Giang Mặc dù cố gắng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Kính mong bảo, giúp đỡ, thầy giáo, cô giáo để báo cáo thu hoạch hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [2] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [3] Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định công tác văn thư; [4] Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư [5] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến [6] Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội [7] Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất Thống kê 95 ... trạng công tác quản lý văn - đến trường THCS Nghĩa Hòa - Lạng Giang - Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn trường THCS Nghĩa Hòa - Lạng Giang - Bắc Giang Chương KHÁI... lý văn em lựa chọn đề tài: Phát triển hệ thống thông tin quản lý văn trường THCS Nghĩa Hòa - Lạng Giang - Bắc Giang Phần mềm giúp cho cán văn thư nhà trường quản lý văn cách dễ dàng, khoa học... TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN TẠI TRƯỜNG THCS NGHĨA HÒA - LẠNG GIANG - BẮC GIANG 18 2.1 Giới thiệu tổng quan trường THCS Nghĩa Hòa 18 2.2 Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn - đến trường THCS