Xây dựng chương trình quản lý văn bản tại trường THCS đồng việt

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh t

LỜI CẢM ƠN

Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa

Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông -

Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của thầy Lê Anh Tú,

em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định

Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ giáo viên, nhân viên của Trường THCS Đồng Việt đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận, thu thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến Văn bản

Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lê Anh Tú đã chỉ bảo, hướng dẫn

em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt chương trình và bản báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày 14 tháng 6 năm 2016

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT” là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy Lê Anh Tú - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế

- Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung báo cáo khóa luận này là do em tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào

Nếu những lời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày 14 tháng 6 năm 2016 Sinh viên

Nguyễn Thị Ngân

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

DANH MỤC BIỂU BẢNG 7

LỜI NÓI ĐẦU 8

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 10

1.1 Tổng quan về văn bản đến 10

1.1.1 Khái niệm văn bản đến 10

1.1.2 Quản lý văn bản 10

1.1.3 Văn bản đến 11

1.2 Tổng quan về văn bản đi 16

1.2.1 Các khái niệm 16

1.2.2 Ý nghĩa quản lý văn bản đi 17

1.3 Nguyên tắc quản lý văn bản 22

1.4 Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel 22

1.4.1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel 22

1.4.2 Một số hình ảnh giao diện của Excel 24

1.4.3 Lợi ích của Excel 29

1.4.4 Các chức năng chính của Excel 31

1.4.5 Sử dụng Excel 31

Chương 2 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT 33

2.1 Khảo sát hiện trạng tại Trường THCS Đồng Việt 33

2.1.1 Qúa trình thành lập và phát triển của Trường THCS Đồng Việt 33

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trường THCS Đồng Việt 33

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 37

2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 41

2.3 Quy trình quản lý văn bản đi 46

2.4 Thực trạng quản lý văn bản 48

2.4.1 Thực trạng 48

2.4.2 Uư điểm 49

2.4.3 Nhược điểm 49

2.4.4 Biện pháp 49

Chương 3 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUNAR LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT 50

3.1 Đặt vấn đề bài toán 50

3.2.Giai quyết vấn đề 50

3.3 Một số kết quả đạt được 51

3.3.1 Giao diện chính của chương trình 51

3.3.2 Chương trình quản lý văn bản đến 52

3.3.3 Chương trình quản lý văn bản đi 54

3.3.4 Quản lý chi tiết thông tin văn bản 56

3.3.5 Chức năng xem tài liệu đính kèm 61

3.3.6 Chức năng liên kết giao diện chính 62

3.3.7 Thống kê báo cáo 63

3.3.8 Chức năng tìm kiếm dữ liệu 64

3.3.9 Chức năng lọc thông tin dữ liệu 65

3.3.10 Kết quả 66

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mẫu dấu đến 12

Hình 1.2 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 13

Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến 14

Hình 1.4 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 13

Hình 1.5 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đi 19

Hình 1.6 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 21

Hình 1.7 Mẫu sổ đăng ký chuyển giao văn bản đi 21

Hình1.8 Sơ đồ phần trong workbook 24

Hình 1.9 Giao diện chính của Excel 24

Hình 1.10 Các lệnh trong thực đơn Office 25

Hình 1.11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 27

Hình 1.12 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh 27

Hình 1.13 Thanh Ribbon 28

Hình 1.14 Thực đơn ngữ cảnh 29

Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường THCS Đồng Việt 37

Hình 2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 41

Hình 2.3 Quy trình quản lý văn bản đi 46

Hình 3.1 Giao diện chính của chương trình 51

Hình 3.2 Chương trình quản lý văn bản đến 52

Hình 3.3 Quản lý văn bản đến theo loại văn bản đến 53

Hình 3.4 Quản lý văn bản đi theo tháng 54

Hình 3.5 Quản lý văn bản đi theo loại văn bản 55

Hình 3.6 Quản lý thông tin quyết đinh 56

Hình 3.7 Quản lý thông tin kế hoạch 57

Hình 3.8 Quản lý thông tin báo cáo 58

Hình 3.9 Quản lý thông tin thông báo 59

Hình 3.10 Quản lý thông tin tờ trình 60

Hình 3.11 Chức năng xem tài liệu đính kèm 61

Hình 3.12 Chức năng liên kết giao diện chính 62

Hình 3.13 Chức năng thống kê báo cáo 63

Hình 3.14 Chức năng tìm kiếm dữ liệu 64

Hình 3.15 Chức năng lọc thông tin dữ liệu 65

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Mô tả một số thành phần giao diện căn bản trong cử sổ ứng dụng 24 Bảng 1.2 Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ File 26 Bảng 1.3 Bảng mô tả một vài thẻ được bố trí trên thanh Ribbon 28

LỜI MỞ ĐẦU

* Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, đã kéo theo sự phát mạnh mẽ của hàng loạt các ngành khoa học công nghệ Với bản chất là một ngành khoa học trẻ, công nghệ thông tin mang trong mình một nội lực phát triển mạnh và ngày càng khẳng định vị thế cũng như tiềm năng to lớn của nó không chỉ ở hiện tại mà cả trong tương lai lâu dài và dần trở thành một ngành khoa học mũi nhọn Biểu hiện rõ nhất là công nghệ thông tin ngày càng góp mặt nhiều hơn trong các mặt hoạt động của đời sống xã hội như kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội…nói chung và các hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói riêng Trong đó có hoạt động quản lý văn bản hành chính tại các cơ quan, tổ chức

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vương tới sự hoàn thiện

Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước, hạn chế các bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước cuả mỗi Quốc gia

Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết đối với hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự

phát triển và đi lên của đất nước, công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ công văn

đi, công văn đến của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư

Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư, đây là yêu cầu cấp bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà nước, phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại trường THCS Đồng Việt Vì

vậy đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài “ Xây dựng chương trình quản

lý văn bản tại Trường THCS Đồng Việt" ; làm báo cáo khóa luận để giúp chúng ta có

cái nhìn sâu hơn về công tác quản lý văn bản

Hơn nữa đây là cơ hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức và áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời đây cũng là dịp để em tổng hợp kiến thức của mình trong hai năm học tại trường Qua đó làm cơ sở cho em sau này khi ra trường sẽ

có được hành trang tốt nhất để làm việc

Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết và phần mềm Microsoft Excel

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Trường THCS Đồng Việt Chương 3: Xây dựng quy trình và ứng dụng được phần mềm Microsoft Excel vào để quản lý văn bản tại Trường THCS Đồng Việt

Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản

1.1.1.Khái niệm văn bản đến

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giả quyết những vấn đề mang tính chất công

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

1.1.2 Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại

và tương lai lâu dài

Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản:

 Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục nhận và đăng ký , trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của phát luật

 Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký , phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo

 Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc” , “ Thượng khẩn ” chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký , trình và chuyển giao ngay

 Văn bản , tài liệu mang nội dung bí mật của nhà nước được đăng ký và quản

lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.1.3 Văn bản đến

Định nghĩa văn bản đến

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, các nhân khác gửi đến

cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công

Các bước quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản

+ Tiếp nhận văn bản đến:

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra

số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết

+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:

Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận, nếu văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu cầu: ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước

để giải quyết kịp thời Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện

có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

Bước 2: Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến

+ Đóng dấu đến: vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư cơ quan và nhận được ngày nào Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ

số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày đến: là thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm

Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ sơ

cơ quan

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến” Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến” Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Đăng ký văn bản đến:

Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đăng ký văn bản đến: có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính

Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng

Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa“Từ số… đến số….” và “Quyển số”

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại

và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến

Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến

(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm

(6) Ghi tên loại của văn bản đến Trương hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không

có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung cảu văn bản hoặc đơn, thư đó

(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)

Bước 3: Phân phối và chuyển giao văn bản đến

+ Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào

sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến:

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng

Bước 4: Tổ chức giải quyết văn bản đến

+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Hình thức giải quyết văn bản:

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt

ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói Còn hình thức gián tiếp

là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo văn bản

Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó Đối với văn bản cần có

sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm

vụ cụ thể cho từng đơn vị, từng người

Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải trình bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:

Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc

Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc nội bộ của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn cấp Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ quan hoặc thư ký của mình Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để xử lý

Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn

vị hoặc cán bộ thừa hành Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…

1.2 Tổng quan về văn bản đi

1.2.1 Các khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm Nếu một hồ

sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản

Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật

Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng

ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

1.2.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi

Làm tốt công tác quản lý văn bản đi sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

Bước 1: Kiểm tra văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện có sai sót phải báo cáo kịp thời cho người có trách nhiệm được xem xét và giải quyết

Bước 2: Văn thư ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống

số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 3: Đóng dấu, nhân bản

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên phải

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

* Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Bước 4: Đăng ký văn bản đi

Hình 1.4 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Nội dung bên trong bao gồm:

Nơi nhận văn bản

Số lượng văn bản

Nơi lưu văn bản

Ghi chú

Hình 1.5 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đi

* Hướng dẫn đăng ký

(1) Ghi số và ký hiệu văn bản

(2) Ghi ngày, tháng văn bản Đối với những ngày dưới 10 và thang 1,2 thì phải ghi thêm số 0 ở trước Ví dụ 01/02, 25/12

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUAN ( NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN ( ĐƠN VỊ) NĂM

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Từ số đến số

Từ ngày đến ngày

Quyển số

(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên văn bản

(4) Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

(5)Ghi số lượng văn bản phát hành

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận lưu văn bản

(7) Ghi những điều cần thiết khác

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ:

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII

* Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý trên máy tính:

Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm vào quản lý văn bản của cơ quan,

cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in

ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

Bước 5: Làm thủ tục theo dõi và chuyển phát văn bản đi

* Làm thủ tục phát hành văn bản

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản, bí văn bản phải được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất 80gram/m2 trở lên

* Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Nếu phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi:

Hình 1.6 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi

Phần đăng ký bên trong:

Ngày, tháng

văn bản

Số ký hiệu văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận Ghi chú

Hình 1.7 Mẫu trình bày đăng ký chuyển giao văn bản đi

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUAN ( NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN ( ĐƠN VỊ) NĂM

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Từ ngày đến ngày

Quyển số

Bước 5: Lưu văn bản đi

Văn bản lưu lại Văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong

hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu

số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức

độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

1.3 Nguyên tắc quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và tương lai lâu dài

1.4 Tìm hiểu về phần mền Microsoft office excel

1.4.1 Giới thiệu về Microsoft office excel

Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft

Office, dùng để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý dữ liệu theo định dạng bảng tính Excel đặc biệt phù hợp với các tính năng yêu cầu xử lý tính toán bằng công thức hay hàm với các loại dữ liệu khác nhau Ngoài ra, Excel cho phép phân tích dữ liệu thông qua các đối tượng trực quan như bảng biểu (tables) hay biểu đồ (charts)

Cũng như các chương trình bảng tính, bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều

ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trên Excel cũng có nhưng điểm tương tự tuy nhiên Excel có những tính năng ưu việt và có giao diện thân thiện với người dùng

Hiện nay Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công trình tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người

sử dụng không cần xây dựng chương trình

 Các trợ giúp trong việc thực hiện các tác vụ như:

 Tính toán đại số phân tích dữ liệu

 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

 Truy cập các guồn dữ liệu kác nhau

 Vẽ đồ thị và các sơ đồ

 Tự động hóa các công việc bằng các macro

Và nhiều ứng dụng khác để chúng ta phân tích nhiều loại hình bài toán khác

Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (MsOffice) Excel là ứng dụng đa văn bản - nghĩa là có thể mở đồng thời nhiều hơn một cửa sổ văn bản Các thao tác trong Excel tuân theo tiêu chuẩn của Windows, như: làm việc với cửa sổ, các hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse, các biểu tượng lệnh Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường

là qua bộ cài đặt MsOffice Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường là Programs\Microsof

Excel là chương trình bảng tinh nằm trong bộ Office do hãng Microsoft sản xuất Hiện nay có nhiều phiên bản của MS-Excel: MS-Excel 5.0, MS-Excel 95, 97,

2000, Xp, MS-Excel 2003

Là một chương trình bảng tính quản lý dữ liệu được tổ chức dưới dạng bảng, giúp người sử dụng quản lý, tính toán, tổng hợp dữ liệu trên bảng thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng, được dùng rất thông dụng hiện nay

Workbook và các thành phần:

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm

việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó

còn được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet

chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ

thị Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của

cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Hình1.8 Sơ đồ phần trong workbook

1.4.2 Một số hình ảnh giao diện của Excel

Hình 1.9 Giao diện chính của Excel

Bảng 1.1 Mô tả một số thành phần giao diện căn bản trong cửa sổ ứng dụng Excel

The Quick Access toolbar

Đây là thanh công cụ giúp bạn truy xuất nhanh vào những câu lệnh thường xuyên sử

The Formula Bar

Thanh công thức hiển thị nội dung của một ô

dữ liệu được chọn bởi người dùng Thanh này cho phép bạn nhập công thức hay cá hàm sử

lý số liệu

The task pane

Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với một vài tùy chọn khi bạn thao tác với một câu lệnh trên thanh ribbon, bạn có thể di chuyển hay thay đổi kích thước của vùng này

The status bar

Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích cho bạn như thanh trượt phóng to/thu nhỏ hay các

trạng thái tùy chỉnh

Hình 1.10 Các lệnh trong thực đơn Office

Bảng 1.2 Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ File

Save, Save as, Open, and

mẫu trên trang web Office.com

Print Hiển thị tùy chọn ở chế độ xem trước hoặc in, ấn

trang tính

Share

Cung cấp tùy chọn để lưu sổ tính theo định dạng các phiên bản, chia sẻ sổ tính qua email hoặc SharePoint, xuất bản sổ tính trên server

Help Truy cập tài nguyên trợ giúp trực tuyến hoặc trợ

giúp ngay trên máy tính của bạn

Options Hiển thị hộp thoại Excel Options, cho phép tùy

chỉnh giao diện Excel

Hình 1.11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

Hình 1.12 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh

Hình 1.13 Thanh Ribbon Thanh ribbon là thành phần giao diện hoàn toàn mới của Excel 2010 so với

Ecxel 2003 và được cải tiến so với phiên bản 2007 Thanh ribbon (đôi khi gọi là thanh ruy-băng) chứa tất cả các câu lệnh trong Excel, được nhóm lại thành các nhóm lệnh và đặt trên các thẻ (tab) Thanh ribbon được thiết kế ở vị trí trung tâm của sổ tính Excel giúp bạn dễ dàng truy cập các câu lệnh

Bảng 1 3 Bảng mô tả một vài thẻ được bố trí trên thanh Ribbon

Các tab trên thanh

Home Thực hiện các chức năng đơn giản nhưn định dạng bảng,

thêm/sửa style, thêm các dịnh dạng văn bản cho ô dữ liệu

InSert Thêm các dối tượng vào trong sổ tính như bảng, biểu đồ,

ký hiệu, các hình minh họa, văn bản liên quan

Page layout Dùng để thiết lập trang tính, thay đổi bố cục, hướng của

trang tính và các tùy chọn liên quan

Formulas Tạo các công thức sử dụng các hàm có sẵn trong Excel

2010 và được phân loại thành các nhóm công thức

Data Dùng để kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài và tải

dữ liệu từ các nguồn đó vào bảng tính Excel

Review Cho phép xem lại các trang tính Excel, cung cấp các

công cụ như kiểm tra chính tả, dịch,

View Cho phép ẩn/hiện các đường ngăn cách (gridlines) các ô

trong trang tính, cung cấp các công cụ để hiển thị cửa sổ trang tính và cửa sổ ứng dụng Excel

Với cách bố trí các câu lệnh của Excel một cách logic, bạn không cần phải tốn nhiều thời gian, công sức tìm câu lệnh thích hợp cho các thao tác dù đơn giản hay phức tạp

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho

đối tượng mà bạn chọn

Hình 1.14 Thực đơn ngữ cảnh

1.4.3 Lợi ích của Excel

Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi

là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy Điều đó đã thúc đẩy sự phát triển 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3 does and do it better'" Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên

máy MAC năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC và được tích hợp với môi trường run-time của windows) vào tháng 11 năm 1987 Lotus đã quá chậm trong việc phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của Excel 1 lần hoặc lâu hơn Phiên bản hiện thời là Excel 12 hay còn được gọi là Microsoft Office Excel 2007

Gần đây, Excel đã trở thành mục tiêu của một vụ kiện Lý do là một công ty khác đã bán một gói phần mềm đã lấy tên "excel" trong công nghiệp tài chính trước

đó Kết quả của cuộc tranh cãi trên yêu cầu đối chiếu tất cà văn bản và hồ sơ pháp lý của phần mềm "Microsoft Excel" Tuy nhiên khi xử lý vụ việc này người ta đã lờ nó đi

và Microsoft luôn xử lý vấn đề khi họ mua nhãn hiệu của chương trình khác

Microsoft cũng động viên người sử dụng kí tự XL như một cách viết tắt của chương

trình Trong khi tên của chương trình đang được tranh cãi thì biểu tượng của nó vẫn

mặc định là chữ X màu xanh lá cây và phần mở rộng của Excel là xls

Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc Tuy nhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị rất tốt

Lần đầu tiên xuất hiện trong gói Microsoft Office năm 1993 Microsoft Word và Microsoft PowerPoint đã có 1 giao diện khá giống với Excel

Từ năm 1993, Excel đã bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt là VBA) Một ngôn ngữ lập trình dựa trên nền tảng củaVisual Basic, nó đã được thêm vào giúp tự động hóa các task trong Excel và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến VBA là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã bao gồm những môi trường phát triển tổng hợp (IDE) Chức năng ghi lại những đoạn Macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, VBA cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao thông với người sử dụng Ngôn ngữ hỗ trợ sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX (COM), những phiên bản về sau tăng thêm sự hỗ trợ dành cho các module, cho phép sử dụng các công nghệ lập trình hướng đối tượng cơ bản

Những hàm tự động được tạo ra bởi VBA đã giúp Excel trở thành một đối tượng cho những virus macro Đây là một lỗi nghiêm trọng trong Office, cho đến khi những nhà sản xuất phần mềm chống virus bắt đầu phát hiện chúng Microsoft đã có những biện pháp phòng ngừa những cách sử dụng sai trái bằng cách thêm vào các chức năng: Hoàn toàn bỏ đi tính năng Macro, kích hoạt macro khi mở workbook hoặc

là tin tưởng những macro được công nhận bởi một nguồn đáng tin

Từ phiên bản 5.0 tới 9.0, Excel đã có những quả trứng phục sinh, mặc dù từ phiên bản 10 Microsoft đã có những tính toán để hạn chế thậm chí hoặc xóa bỏ hẳn những tính năng không được công bố trong các sản phẩm của họ

1.4.4 Các chức năng chính của Excel

Là một ứng dụng bảng tính, mỗi cửa sổ văn bản của Excel là một WorkBook, trong đó gồm nhiều Sheet – mỗi Sheet có thể là bảng tính, biểu đồ hoặc macro bảng tính Các Sheet có thể độc lập hoặc phụ thuộc nhau tùy vào sự tổ chức của người sử dụng Khi lưu (save) WorkBook, Excel tự động thêm phần mở rộng là XLS

* Chức năng chính của Excel bao gồm:

- Tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo trên các dữ liệu được tổ chức theo dạng bảng 2 chiều (mô hình quan hệ)

- Chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác

Các chức năng này một phần được thực hiện thông qua các hàm đã được thiết

kế sẵn hoặc hàm do người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua các công cụ được tổ chức trong hệ thống menu hoặc biểu tượng lệnh

Là ứng dụng trong bộ MsOffice nên Excel được tối ưu hóa để sử dụng các tính năng bổ sung, như nhập văn bản từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn bản toán học từ Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery Ngược lại, Excel cũng cung cấp các phương thức để các ứng dụng khác có thể sử dụng được các chức năng mạnh của nó

Ngoài ra, Excel còn được thiết kế để có thể sử dụng các nguồn dữ liệu từ các ứng dụng khác, như dữ liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel trên thanh MS Office Shortcut Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hiện hộp thoại: Nhập tên tập tin chương trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ấn OK

Thoát khỏi Excel

Có các cách sau:

Cách 1: Chọn lệnh File – Exit

Cách 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Excel

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

Chương 2 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT 2.1 Khảo sát hiện trạng Trường THCS Đồng Việt

2.1.1 Qúa trình thành lập và phát triển Trường THCS Đồng Việt

Tên đơn vị: Trường THCS Đồng Việt

Địa chỉ: Xóm Nam - Xã Đồng Việt - Huyện Yên Dũng - Tỉnh Bắc Giang Được thành lập theo Quyết định số 258/QĐ-UBND ngày 02 tháng 6 năm 1962 của UBND Huyện Yên Dũng

+ Phía Tây giáp với xã Chí Linh

+ Phía Nam giáp với xã Đức Giang

+ Phía Bắc giáp với xã Đồng Phúc

- Diện tích: Tổng diện tích đất của toàn trường là 5,7 ha

Trường nằm ở phía Đông của huyện Yên Dũng cách trung tâm huyện khoảng 05km

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trường THCS Đồng Việt

a Chức năng

Trường THCS Đồng Việt là cơ quan chuyên môn, giúp UBND huyện Yên Dũng thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục ở địa phương theo quy định của chính phủ Đồng thời trường THCS Đồng Việt chịu sự quản lý của phòng GD&ĐT Yên Dũng về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật giáo dục và điều lệ trường học của Bộ giáo dục và đào tạo

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Quản lý và chỉ đạo trực tiếp giáo viên và học sinh thuộc trường THCS Đồng Việt theo điều lệ trường học, chỉ đạo công tác dạy và học, thực hiện các quy định về mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục, chỉ đạo công tác xây dựng đội ngũ, xây dựng CSVC, mua sắm trang thiết bị trường học, sử dụng có hiệu quả SGK và đồ dùng dạy học , hướng dẫn giáo viên sử dụng tài liệu, thực hiện quy chế thi cử theo thẩm quyền

Trường THCS Đồng Việt giúp địa phương xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn UBND huyện Yên Dũng bao gồm quy mô trường lớp, biên chế đội ngũ, ngân sách chi cho thường xuyên và ngân sách chi cho mua sắm,

sửa chữa, xây dựng Tham mưu với UBND, phòng GD&ĐT Yên Dũng, phối hợp với các ban ngành đoàn thể trong huyện Yên Dũng để nâng cao chất lượng PCGDTHCS và thực hiện PCGDTHPT

Tổ chức và chỉ đạo việc bồi dưỡng đội ngũ Tổ chức triển khai và thực hiện các văn bản quy phạm về luật giáo dục, chỉ đạo thực hiện điều lệ nhà trường phổ thông

Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp giáo dục của địa phương theo quy định của nhà nước

Tổ chức công tác nghiên cứu khoa học giáo dục, đúc rút sáng kiến kinh nghiệm, đẩy mạnh phong trào thi đua " Hai tốt " trong nhà trường, xét và đề nghị khen thưởng cho tập thể và cá nhân có nhiều thành tích trong phong trào thi đua , đề nghị xét tặng danh hiệu vinh dự cho những giáo viên có nhiều công lao đối với sự nghiệp giáo dục của địa phương

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục, việc thực hiện các quy định của ngành, việc thực hiện chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, việc thực hiện quy chế chuyên môn đối với đội ngũ của trường

Chỉ đạo xây dựng mối quan hệ giáo dục: Nhà trường - Gia đình - Xã hội Nhà trường có trách nhiệm chủ động phối hợp với gia đình và xã hội để thực hiện mục tiêu nguyên lý giáo dục Thống nhất quan điểm, nội dung, phương pháp giáo dục giữa Nhà trường - Gia đình - Xã hội Huy động mọi lực lượng của cộng đồng chăm lo cho

sự nghiệp giáo dục , xây dựng phong trào học tập và môi trường giáo dục lành mạnh góp phần thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục

c Nguyên tắc lằm việc

Hiệu trưởng là người lãnh đạo đứng đầu cơ quan , thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật, của Điều lệ trường THCS, chịu trách nhiệm trước Phòng Giáo dục và Đào tạo về toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của mình kể cả khi đã phân công hoặc ủy nhiệm cho Phó Hiệu trưởng

Phó Hiệu trưởng giúp Hiệu trưởng chỉ đạo những lĩnh vực công tác của Nhà trường do Hiệu trưởng phân công, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về lĩnh vực công tác được giao, kể cả khi đã phân công cho người khác

Các tổ chuyên môn, nhóm chuyên môn, các ban, các Hội đồng và các tổ (gọi là các bộ phận) do Hiệu trưởng thành lập là những tổ chức tham mưu giúp việc Hiệu trưởng thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình trong Kế hoạch giáo dục và Điều lệ trường THCS