Xây dựng chương trình quản lý văn bản tại trường THCS đồng việt

LỜI CẢM ƠN Qua 10 tuần thực khóa luận với giúp đỡ tạo điều kiện Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Đại học Thái Nguyên, hướng dẫn trực tiếp, bảo tận tình thầy Lê Anh Tú, em hoàn thành khóa luận với báo cáo chương trình thời gian quy định Với khả thời gian có hạn nên không tránh khỏi sai sót, em mong nhận quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện Thầy, Cô để em hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo cán giáo viên, nhân viên Trường THCS Đồng Việt tận tình giúp đỡ em trình làm khóa luận, thu thập tài liệu, giải đáp thắc mắc liên quan đến Văn Em xin chân thành cảm ơn tất Thầy, Cô Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông - Đại học Thái Nguyên Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lê Anh Tú bảo, hướng dẫn em suốt trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt chương trình báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày 14 tháng năm 2016 Sinh viên thực Nguyễn Thị Ngân LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT” em thực hướng dẫn tận tình thầy Lê Anh Tú - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin truyền thông Thái nguyên giúp đỡ cán giáo viên, nhân viên trường Mọi trích dẫn tài liệu tham khảo mà em sử dụng có ghi rõ nguồn gốc Em xin cam đoan toàn nội dung báo cáo khóa luận em tự tìm hiểu, nghiên cứu định hướng thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận không chép vi phạm quyền từ công trình nghiên cứu Nếu lời cam đoan không em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật Em xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày 14 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Ngân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BIỂU BẢNG .7 LỜI NÓI ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT 10 1.1 Tổng quan văn đến 10 1.1.1 Khái niệm văn đến 10 1.1.2 Quản lý văn 10 1.1.3 Văn đến 11 1.2 Tổng quan văn 16 1.2.1 Các khái niệm .16 1.2.2 Ý nghĩa quản lý văn 17 1.3 Nguyên tắc quản lý văn .22 1.4 Tìm hiểu phần mềm Microsoft Excel 22 1.4.1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel 22 1.4.2 Một số hình ảnh giao diện Excel 24 1.4.3 Lợi ích Excel 29 1.4.4 Các chức Excel 31 1.4.5 Sử dụng Excel .31 Chương QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT 33 2.1 Khảo sát trạng Trường THCS Đồng Việt .33 2.1.1 Qúa trình thành lập phát triển Trường THCS Đồng Việt 33 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Trường THCS Đồng Việt 33 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức 37 2.2 Quy trình quản lý văn đến 41 2.3 Quy trình quản lý văn 46 2.4 Thực trạng quản lý văn 48 2.4.1 Thực trạng 48 2.4.2 Uư điểm .49 2.4.3 Nhược điểm 49 2.4.4 Biện pháp 49 Chương XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUNAR LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT 50 3.1 Đặt vấn đề toán 50 3.2.Giai vấn đề .50 3.3 Một số kết đạt 51 3.3.1 Giao diện chương trình 51 3.3.2 Chương trình quản lý văn đến .52 3.3.3 Chương trình quản lý văn 54 3.3.4 Quản lý chi tiết thông tin văn 56 3.3.5 Chức xem tài liệu đính kèm .61 3.3.6 Chức liên kết giao diện 62 3.3.7 Thống kê báo cáo 63 3.3.8 Chức tìm kiếm liệu .64 3.3.9 Chức lọc thông tin liệu 65 3.3.10 Kết .66 KẾT LUẬN 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mẫu dấu đến 12 Hình 1.2 Mẫu sổ đăng ký văn đến 13 Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn đến 14 Hình 1.4 Mẫu sổ đăng ký văn 13 Hình 1.5 Mẫu trình bày đăng ký văn .19 Hình 1.6 Mẫu sổ chuyển giao văn 21 Hình 1.7 Mẫu sổ đăng ký chuyển giao văn 21 Hình1.8 Sơ đồ phần workbook 24 Hình 1.9 Giao diện Excel 24 Hình 1.10 Các lệnh thực đơn Office 25 Hình 1.11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 27 Hình 1.12 Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh 27 Hình 1.13 Thanh Ribbon 28 Hình 1.14 Thực đơn ngữ cảnh 29 Hình 2.1.Sơ đồ cấu tổ chức Trường THCS Đồng Việt 37 Hình 2.2 Quy trình quản lý văn đến 41 Hình 2.3 Quy trình quản lý văn .46 Hình 3.1 Giao diện chương trình 51 Hình 3.2 Chương trình quản lý văn đến .52 Hình 3.3 Quản lý văn đến theo loại văn đến 53 Hình 3.4 Quản lý văn theo tháng 54 Hình 3.5 Quản lý văn theo loại văn 55 Hình 3.6 Quản lý thông tin đinh .56 Hình 3.7 Quản lý thông tin kế hoạch 57 Hình 3.8 Quản lý thông tin báo cáo 58 Hình 3.9 Quản lý thông tin thông báo .59 Hình 3.10 Quản lý thông tin tờ trình .60 Hình 3.11 Chức xem tài liệu đính kèm 61 Hình 3.12 Chức liên kết giao diện 62 Hình 3.13 Chức thống kê báo cáo 63 Hình 3.14 Chức tìm kiếm liệu 64 Hình 3.15 Chức lọc thông tin liệu .65 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Mô tả số thành phần giao diện cử sổ ứng dụng 24 Bảng 1.2 Bảng mô tả tùy chọn thẻ File 26 Bảng 1.3 Bảng mô tả vài thẻ bố trí Ribbon .28 LỜI MỞ ĐẦU * Lý chọn đề tài Như biết với phát triển cách mạng khoa học công nghệ đại, kéo theo phát mạnh mẽ hàng loạt ngành khoa học công nghệ Với chất ngành khoa học trẻ, công nghệ thông tin mang nội lực phát triển mạnh ngày khẳng định vị tiềm to lớn không mà tương lai lâu dài dần trở thành ngành khoa học mũi nhọn Biểu rõ công nghệ thông tin ngày góp mặt nhiều mặt hoạt động đời sống xã hội kinh tế, trị, văn hóa xã hội…nói chung hoạt động quản lý hành nhà nước nói riêng Trong có hoạt động quản lý văn hành quan, tổ chức Trong công đổi đất nước, ngành lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vương tới hoàn thiện Hòa nhập vào xu năm gần nghiệp vụ công tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác chất lượng, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước cuả Quốc gia Trong thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá đất nước với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cẩn thiết hoạt động quan tổ chức Đứng trước thách thức thời đại mới, với phát triển lên đất nước, công tác văn thư không ngừng tăng cường, áp dụng biện pháp nhằm hoàn thiện mặt công tác quản lý cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao lực trình độ công văn đi, công văn đến đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng công tác văn thư, yêu cầu cấp bách nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống văn hành để không ngừng nâng cao phát huy tinh thần phục vụ nhà nước, phục vụ nhân dân cán bộ, công chức, viên chức làm việc trường THCS Đồng Việt Vì lý mục tiêu em chọn đề tài “ Xây dựng chương trình quản lý văn Trường THCS Đồng Việt" ; làm báo cáo khóa luận để giúp có nhìn sâu công tác quản lý văn Hơn hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời dịp để em tổng hợp kiến thức hai năm học trường Qua làm sở cho em sau trường có hành trang tốt để làm việc Bài thực tập kết cấu bao gồm phần: Chương 1: Cơ sở lý thuyết phần mềm Microsoft Excel Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn Trường THCS Đồng Việt Chương 3: Xây dựng quy trình ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào để quản lý văn Trường THCS Đồng Việt Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL 1.1 Tổng quan Văn đến Theo nghĩa rộng văn vật mang tin thể thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo nghĩa hẹp văn dược hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết định đề án công tác, báo cáo gọi văn 1.1.1.Khái niệm văn đến Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giả vấn đề mang tính chất công Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức 1.1.2 Quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày quan Quản lý văn đến áp dụng biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp nhận, phân loại, xử lý bảo quản văn đến quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức tương lai lâu dài Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn bản:  Tất văn đến quan phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục nhận đăng ký , trừ văn đăng ký riêng theo quy định phát luật  Văn đến thuộc ngày phải đăng ký , phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc 10 Hình 3.5 Quản lý văn theo loại văn 55 3.3.4 Quản lý chi tiết thông tin văn Hình 3.6 Quản lý thông tin định 56 Hình 3.7 Quản lý thông tin kế hoạch 57 Hình 3.8 Quản lý thông tin báo cáo 58 Hình 3.9 Quản lý thông tin thông báo 59 Hình 3.10 Quản lý thông tin tờ trình 60 3.3.5 Chức xem tài liệu đính kèm Đây chức xem tài liệu đa phương tiện số hóa từ tài liệu truyền thống Giúp cho người sử dụng cần kích chuột vào xem chi tiết mở tài liệu sử dụng tài liệu cho mục đích đọc chia sẻ Hình 3.11 Chức xem tài liệu đính kèm 61 3.3.6 Chức liên kết giao diện Đây chức tiện ích giúp người sử dụng dễ dàng quay lại giao diện chương trình để xử lý thông tin cách đơn giản dễ dàng Hình 3.12 Chức liên kết giao diện 62 3.3.7 Chức thống kê báo cáo Chức thống kê báo cáo giúp người sử dụng dễ dàng việc quản lý thông tin hồ sơ tài liệu Chương trình tiến hành thống kê theo tháng tổng số tài liệu tổng số tờ chỉnh lý Hình 3.13 Chức thống kê báo cáo 63 3.3.8 Chức tìm kiếm liệu Đây chức tìm kiếm liệu Người sử dụng có khả tìm kiếm liệu với thông tin liệu xác gần Từ giúp người sử dụng chưa biết vị trí thông tin nhanh chóng tìm liệu cần Hình 3.14 Chức tìm kiếm liệu 64 3.3.9 Chức chọn lọc thông tin Đây chức lọc thông tin liệu Với việc lọc thông tin liệu xác theo nội dung cần lọc người sử dụng dàng tìm thấy liệu cần tìm kiếm làm việc Hình 3.15 Chức chọn lọc thông tin 65 3.3.10 Kết  Công nghệ thông tin đời dần đáp ứng nhu cầu cần thiết đòi sống tương lai, mang nhiều lợi ích thiết thực cho người dần thay sức loa động, thành tựu công nghệ thông tin giúp người giải công việc nhanh chóng, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc Vì việc áp dụng công nghệ thông tin vào trợ giúp công tác văn phòng cần thiết  Xây dựng chương trình quản lý văn cách ứng dụng Excel giúp:  Giúp công tác văn thư tiếp cận gần với công nghệ thông tin, tạo hứng phấn công việc, tự nghiên cứu tự học cán nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc  Nâng cao hiệu xử lý công việc cán  Quản lý theo dõi hệ thống văn đến đễ dàng  Tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn cần  Giảm thiểu công sức nâng cao hệu công tác văn thư  Kết đạt được:  Hoàn thành chương trình quản lý văn  Chương trình chạy áp dụng vào quản lý văn Trường THCS Đồng Việt 66 KẾT LUẬN Quản lý văn nghiệp vụ quan trọng đố với quan, tổ chức làm tốt công tác sở cung cấp thông tin cho hoạt đông quản lý điều hành quan, tổ chức Việc nâng cao hiệu công tác điều mà quan tổ, chức muốn hướng tới Do việc xây dựng môt chương trình để phục vụ cho công tác quản lý văn đến điều cần thiết thực tế Công tác quản lý văn Trường THCS Đồng Việt đạt thành tích tốt, bên cạnh số điểm yếu cần khắc phục, để công tác Văn thư đơn vị đạt kết tốt Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước nói chung Trường THCS Đồng Việt Bài thực tập trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng đảm bảo yêu cầu Khóa luận Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông quy định Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, ngành nghề có liên quan mật thiết với công tác quan lý văn bản, em thấy ý nghĩa thực tế việc nghiên cứu đề tài “XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT” Nó giúp em khắc sâu kiến thức nghiệp vụ quản lý văn Đồng thời sở để nâng cao hiệu quản lý văn Trường THCS Đồng Việt giúp cho hoạt đông quản lý diễn liên tục, trơn chu * Ưu điểm Trường THCS Đồng Việt quan tâm trọng đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư như: Trang thiết bị phải đầy đủ loại máy photocopy, máy in, máy vi tính để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, ban hành văn Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bớt văn sai quy định Công tác Văn thư tiến hành bước đồng nhịp nhàng, chuyển giao văn thực nhanh chóng để chuyển giao kịp thời Nhân viên Văn thư hoàn thành nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác công văn giấy tờ 67 Công tác Văn thư lãnh đạo quan tâm trọng trang bị thiết bị hàng năm cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư Nhờ quan tâm lãnh đạo nhà trường nên công tác Văn thư bước hoàn thiện * Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt công tác Văn thư gặp số hạn chế sau: Hiện Trường THCS Đồng Việt việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn chưa đảm bảo đồng Cán Văn thư phải bước nắm bắt kịp thời sử dụng hiệu Việc quản lý công văn giấy tờ lưu trữ cuối năm nhiều tổ thực chưa tốt Do văn rảu rác tổ tìm nhiều thời gian Chương trình thực tương đối quy trình quản lý văn Bài thực tập cần hoàn chỉnh nữa, bổ sung ý thiếu sót hay loại bỏ ý thừa Chương trình chưa hoàn thiện cần chỉnh sửa, bổ sung thêm Chương trình chưa giải hết vấn đề phát sinh qúa trình quản lý văn đến cần định hướng phát triển * Định hướng phát triển Đây chương trình mang tính thực tiễn phức tạp việc xây dựng chương trình với độ hoàn thiện cao khó Xử lý lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng Khắc phục thiếu xót hạn chế Trong tương lai hoàn thiện chương trình, tối ưu hóa chức có để phù hợp với yêu cầu ngày cao thực tế Trong trình thực tập, không tránh khỏi sai sót, em có gặp phải sai sót trình làm việc, em cán quan tâm, bảo tận tình để em biết lỗi mắc phải để sửa sai Và thử thách, va chạm công việc bước vào thực tế Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trang bị cho em vốn kiến thức đầy đủ để giúp cho trình thực tế không ngỡ ngàng tự tin với kiến thức 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lưu trữ quan [2] Microsoft (2010), Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2010 [3] BKAV,(2013) Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Excel [4] Trường THCS Đồng Việt (2015) Kế hoạch thực nhiệm vụ năm học, phận Văn thư – Lưu trữ Trường THCS Đồng Việt năm học 2015 - 2016 [5] Cục văn thư lưu trữ nhà nước (2005) Hướng dẫn quản lý văn 69 ... Excel Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn Trường THCS Đồng Việt Chương 3: Xây dựng quy trình ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào để quản lý văn Trường THCS Đồng Việt Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT... .31 Chương QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT 33 2.1 Khảo sát trạng Trường THCS Đồng Việt .33 2.1.1 Qúa trình thành lập phát triển Trường THCS Đồng Việt ... làm việc trường THCS Đồng Việt Vì lý mục tiêu em chọn đề tài “ Xây dựng chương trình quản lý văn Trường THCS Đồng Việt" ; làm báo cáo khóa luận để giúp có nhìn sâu công tác quản lý văn Hơn hội