Nghiên cứu và xây dựng quy trình quản lý văn bản tại chi cục thuế huyện sơn động

nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và tương lai lâu d

DANH MỤC HÌNH ẢNH

HÌNH 1.1 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI 7

HÌNH 1.2 NỘI DUNG TRONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI 8

HÌNH 1.3 MẪU DẪU ĐẾN 15

HÌNH 1.4 MẪU SỔ DĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 15

HÌNH 1.5 NỘI DUNG BÊN TRONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 16HÌNH 2.1 MẪU ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 32

HÌNH 2.2 MẪU PHONG BÌ 33

HÌNH 2.3 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 35

HÌNH 2.6 SƠ ĐỒ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CHI CỤC THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG 41

HÌNH 3.1: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MICROSOFT EXCEL 48

HÌNH 3.2: CHỨC NĂNG XEM NỘI DUNG VĂN BẢN 49

HÌNH 3.3: CHỨC NĂNG PHÂN LOẠI VĂN BẢN 50

HÌNH 3.4 CHỨC NĂNG BÁO CÁO, THỐNG KÊ TRONG QUY TRÌNH QUẢN

LÝ VĂN BẢN TRÊN MICROSOFT EXCEL 51

HÌNH 3.9: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL 56

HÌNH 3.10: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRÊN MICROSOFT EXCEL 57

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NGHIÊN CỨU VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CHI CỤC THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG” là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Giáo viên hướng dẫn

thầy Nguyễn Văn Giáp - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong Chi Cục Thuế Sơn Động-Bắc Giang Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà tôi sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc.

Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do tôi tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào.

Nếu những lời cam đoan trên không đúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật.

Chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày 10 tháng 6 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Khánh Diệp

LỜI NÓI ĐẦU

Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế, xã hội, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ

quan nhà nước, gặp không ít khó khăn,vướng mắc do những yêu cầu phát sinh đặc biệt là vấn đề quản lý văn bản đi – đến đó là mất thời gian tìm kiếm các công văn đến hoặc công văn đi, việc giải quyết một công văn liên quan đến các công văn khác rất mất công, thứ tự giải quyết công văn chưa hợp lý

Để hoạt động quản lý giải quyết văn bản đến – đi một cách có hiệu quả,nhanh chóng, chính xác không mất thời gian tìm kiếm các công văn đến hoặc công văn đi thì bất cứ một cơ quan nào cũng cần có một phần mền quản lý văn bản, bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để: Quản lý tập trung và thiết lập trật tự lưu trữ các văn bản tại một cơ sở dữ liệu duy nhất đặt trên một máy chủ và cho phép những người khác nhau truy cập tới cơ sở dữ liệu này tại các trạm làm việc khác nhau được kết nối với máy chủ này; Theo dõi được các công văn đi, công văn đến Kịp thời xử lý và giải quyết các công văn đúng thời hạn và yêu cầu; Giảm bớt thời gian thống nhất các văn bản nội bộ (quyết định, thông báo, quy định ); Phân công người thực hiện công việc và kiểm soát quá trình thực hiện công việc một cách chính xác; Phân quyền cho những người sử dụng theo nhiệm

vụ cụ thể của từng người Nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Chi Cục Thuế sơn Động nói riêng Chính vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề

tài: “NGHIÊN CỨU VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢNLÝ VĂN BẢN TẠI CHI CUC THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG”.

Làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức.

Công tác quản lý văn bản là hoạt động gắn liền với hoạt động của cơ quan Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức có tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức thực hiện công tác quản lý văn bản.

Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của đất nước trong quá trình đổi mới và hội nhập quốc tế, công tác quản lý văn bản ngày càng được quan tâm trú trọng, khẳng định vị trí của mình trong bộ máy hoạt động, quản lý Hiện đại hoá

công tác quản lý văn bản và cải cách thủ tục hành chính là những công việc cần tiến hành ngay và đồng bộ từ trung ương tới địa phương.

Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản trong quá trình hoạt động quản lý, trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên thành lập khoa Quản trị văn phòng Nhiệm vụ chính của khoa là: đào tạo cán bộ chuyên nghiệp về văn thư, lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan nhà nước Với nỗ lực phấn đấu không ngừng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội Đây là một sự kiện đánh dấu sự thành công của nhà trường, bắt nhịp yêu cầu của thời đại thông tin bùng nổ, thời đại mà phương tiện giao tiếp bằng văn bản trở nên phổ biến, cấp thiết.

Đối với sinh viên năm cuối, việc đi thực tập tốt nghiệp là cơ hội tốt để vận dụng những kiến thức và kỹ năng lĩnh hội được trong quá trình học tập vào thực tế.

Em chọn điểm đến là Chi cục thuế Sơn Động, một huyện miền núi nghèo nhất của tỉnh Bắc Giang để thử sức mình với vai trò một cán bộ văn thư Có thể nói rằng dù ở nông thôn hay thành thị, miền núi hay đồng bằng, cơ quan lớn hay nhỏ thì công tác văn thư vẫn giữ một vị trí trung tâm, là mắt xích nối liền mọi hoạt động quản lý của cơ quan Đó chính là lý do mà em chọn chuyên đề này để làm báo cáo tốt nghiệp cuối khoá học của mình.

Sau gần hơn một tháng thực tập tại Chi cục Thuế Sơn Động từ 10/4/2016 đến 20/07/2016 Em đã tích luỹ cho mình rất nhiều kinh nghiệm bổ ích, bên cạnh những thuận lợi cũng có những khó khăn nhất định.

Về thuận lợi: Em nhận được sự đón tiếp, giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Chi cục, cán bộ văn thư và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan Cán bộ văn thư

cơ quan là người có năng lực chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm trong công tác văn thư, đã chỉ bảo cho em từng khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.

Song bên cạnh đó em cũng gặp không ít khó khăn: Mặc dù đã tốt nghiệp Cao đẳng và đi làm nhưng công việc hiện tại của em lại không liên quan tới lĩnh

vực mình đã học nên đây là lần đầu tiên em được trực tiếp làm công tác văn thư vì thế không tránh khỏi những bỡ ngỡ ban đầu Tuy nhiên nhờ sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Chỉnh – cán bộ văn thư, cùng toàn thể cán bộ trong cơ quan em đã hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thuế để từ đó nắm bắt được các khâu nghiệp vụ một cách cụ thể và nhanh chóng.

Trong thời gian thực tập em đã trang bị thêm cho mình những kiến thức thực tiễn rất bổ ích, mở rộng tầm hiểu biết và hiểu biết sâu sắc hơn những kiến thức lý thuyết mà mình đã học.

Với sự giúp đỡ của cơ quan đến thực tập và sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành thời gian thực tập của mình theo đúng chủ trương của Nhà trường Bản báo cáo là những công việc mà em đã làm trong thời gian thực tập.

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, nội dung bản báo cáo được chia làm 3 chương, bố cục như sau:

- Chương 1: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản

- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản của Chi cục Thuế Sơn Động

- Chương 3: Ứng dụng phần mềm Micorosoft Excel vào quy trình quản lý văn bản tại Chi Cục Thuế huyện Sơn Động- Bắc Giang

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường đặc biệt là các thầy, cô trong Khoa Hệ thống thông tin - kinh tế, cảm ơn Ban lãnh đạo Chi cục thuế, thầy Nguyễn Văn Giáp giáo viên hướng dẫn đã tạo điều kiện, giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực hiện báo cáo

Em xin chân thành cảm ơn !

Sơn Động, ngày tháng năm

Sinh viên

Nguyễn Thị Khánh Diệp

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.

Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh

tế theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản.

 Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.

Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp

nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và tương lai lâu dài.

1.3 Khái quát về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến

1.3.1 Khái niệm

Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.

1.3.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến

Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan

để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

1.4 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

1.4.1 Khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.

1.4.2 Công tác quản lý văn bản đi

a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện

có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

* Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.

Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng

ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì

có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo

cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

- Ghi ngày, tháng văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

* Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

b Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

* Đóng dấu cơ quan

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

b) Đóng dấu độ khẩn, mật: Tùy theo tính chất khẩn, mật của văn bản, văn thư cơ quan đóng theo quy định.

c Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần

để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi

mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

Sổ đăng ký công văn (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

Hình 1.1 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Nội dung bên trong sổ gồm:

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngày tháng năm văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận văn bản

Số lượng văn bản

Nơi lưu văn bản

Ghi chú

Hình 1.2 Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi

Hướng dẫn đăng ký

 Ghi số và ký hiệu của văn bản

 Ghi ngày, tháng vản bản Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

 Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản

 Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

 Ghi số lượng vản bản phát hành

 Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản

 Ghi những điều cần thiết khác

* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

- Lựa chọn bì

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này).

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên B́ văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu

độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

* Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện

tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các

cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này).

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao

ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng

ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X

- Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư

số 12/2002/TT-BCA(A11).

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,

do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

e Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số

và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo

vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu

sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI

- Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này.

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các

độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

1.5 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

1.5.1 Khái niệm văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

1.5.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan

và Chánh văn phòng xem xét

Được tổ chức và giải quyết kịp thời

1.5.3 Quy trình quản lý văn bản đến

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

* Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản

có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức.

* Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày

tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

c Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các

cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo

thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan,

tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

+ Đăng ký văn bản đến

- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

( Nguồn phòng hành chính Cục Thuế Bắc Giang)

Hình 1.4 Mẫu sổ dăng ký văn bản đến

Nội dung bên trong của sổ gồm các cột mục sau:

Ngày tháng năm

Tác giả văn bản

Tên loại

và trích yếu

Lưu

hồ sơ số

Đơn

vị nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.5 Nội dung bên trong sổ đăng ký văn bản đến

* Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

+ Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

+ Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng

Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ

chức quy định cụ thể.

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.

* Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.

f Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án

giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của đơn vị, cá nhân.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Chương 2: KHÁT QUÁT VỀ CHI CỤC THUẾ SƠN ĐỘNG VÀ

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN.

2.1 Tổng quan về Chi Cục Thuế - Sơn Động

2.1.1 Sự ra đời Chi cục thuế Sơn Động.

Thực hiện Nghị định 28/HĐBT ngày 07/8/1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc thành lập hệ thống thu thuế Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính và Quyết định 314-TC/QĐ ngày 21/8/1990 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 01/10/1990 Cục thuế tỉnh Hà Bắc được thành lập trên cơ sở sáp nhập ba tổ chức: Chi cục thuế Công thương nghiệp, Chi cục thuế Nông nghiệp và Chi cục Thu Quốc doanh Tổ chức bộ máy lúc đầu gồm 10 phòng và 16 Chi cục thuế các huyện, thị xã với 956 cán bộ công chức.

Cuối năm 1996, tỉnh Bắc Giang được tái lập do tỉnh Hà Bắc được chia tách thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh Ngày 14/12/1996 Bộ Tài chính có Quyết định số 1133QĐ/BTC V/v thành lập Cục thuế Nhà nước tỉnh Bắc Giang và Cục thuế Nhà nước tỉnh Bắc Ninh Ngày 01/01/1997 Cục thuế Bắc Giang đi vào hoạt động, tổ chức bộ máy gồm 12 phòng và 10 Chi cục thuế với 596 cán bộ công chức.

Thực hiện Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg ngày 28/10/2003 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 189/2003/QĐ-BTC ngày 14/11/2003 của Bộ Tài chính, hiện nay tổ chức bộ máy Cục thuế Bắc Giang gồm 10 Chi cục thuế các huyện, thành phố và 08 phòng.

Chi cục thuế Sơn Động là một trong 10 Chi cục thuế trực thuộc Cục thuế Bắc Giang.

Chi cục thuế Sơn Động có trụ sở đặt tại Thôn Đồng Phe – An Châu – Sơn Động - Bắc Giang.

Theo Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18/6/2007 của Tổng cục thuế V/v quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế và chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuế thuộc Chi cục thuế.

Gần đây nhất, ngày 29/3/2010 Tổng cục thuế đã ra Quyết định số TCT thay thế cho Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18/6/2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế trực thuộc Cục thuế.

503/QĐ-2.1.2 Chức năng

Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc Cục thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Chi cục Thuế thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm theo qui định của Luật Quản lý thuế, các luật thuế, các qui định pháp luật khác có liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

- Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản qui phạm pháp luật

về thuế; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện dự toán thu thuế hàng năm được giao; tổng hợp, phân tích, đánh giá công tác quản lý thuế; tham mưu với cấp uỷ, chính quyền địa phương về công tác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách nhà nước về công tác quản lý thuế trên địa bàn; phối hợp chặt chẽ với các ngành, cơ quan, đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách thuế của Nhà nước; hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.

- Kiến nghị với Cục trưởng Cục Thuế những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi,

bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, các quy trình chuyên môn nghiệp vụ, các quy định quản lý nội bộ và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết của Chi cục Thuế.

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộc

phạm vi quản lý của Chi cục Thuế: đăng ký thuế, cấp mã sốthuế, xử lý hồ sơ khai thuế, tính thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, xoá nợ thuế, tiền phạt, lập sổ thuế, thông báo thuế, phát hành các lệnh thu thuế và thu khác theo qui định của pháp luật thuế và các quy định, quy trình, biện pháp nghiệp vụ của ngành; đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sách nhà nước.

- Quản lý thông tin về người nộp thuế; xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin

về người nộp thuế trên địa bàn;

- Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, nộp thuế, quyết toán thuế và chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối với người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân được uỷ nhiệm thu thuế theo phân cấp

và thẩm quyền quản lý của Chi cục trưởng Chi cục Thuế;

- Quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định miễn, giảm, hoàn thuế, gia hạn thời hạn khai thuế, gia hạn thời hạn nộp tiền thuế, truy thu tiền thuế, xoá nợ tiền thuế, miễn xử phạt tiền thuế theo quy định của pháp luật;

- Được quyền yêu cầu người nộp thuế, các cơ quan nhà nước, các tổ chức,

cá nhân có liên quan cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý thu thuế; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các tổ chức, cá nhân không thực hiện trách nhiệm trong việc phối hợp với các cơ quan thuế để thực hiện nhiệm vụ thu ngân sách nhà nước;

- Được quyền ấn định thuế, thực hiện các biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế theo quy định của pháp luật; thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng về hành vi vi phạm pháp luật thuế của người nộp thuế;

- Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế do lỗi của cơ quan thuế, theo quy định của pháp luật; giữ bí mật thông tin của người nộp thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lập báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo, điều

hành của cơ quan cấp trên, của Uỷ ban Nhân dân đồng cấp và các cơ quan có liên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục Thuế.

- Tổ chức thực hiện kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế và khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc thi hành công vụ của công chức, viên chức thuế thuộc thẩm quyền quản lý của Chi cục trưởng Chi cục Thuế theo quy định của pháp luật.

- Xử lý vi phạm hành chính về thuế, lập hồ sơ đề nghị cơ quan có thẩm quyền khởi tố các tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật thuế theo quy định của Luật quản lý thuế và pháp luật khác có liên quan.

- Giám định để xác định số thuế phải nộp của người nộp thuế theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống thuế theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ quản lý thuế

và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ cho người nộp thuế thực hiện chính sách, pháp luật về thuế.

- Tổ chức tiếp nhận và triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin và phương pháp quản lý hiện đại vào các hoạt động của Chi cục Thuế.

- Quản lý bộ máy, biên chế, lao động; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức của Chi cục Thuế theo quy định của Nhà nước và của ngành thuế.

- Quản lý kinh phí, tài sản được giao, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo quy định của pháp luật và của ngành.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục thuế giao.

2.2 Cơ cấu tổ chức của các Đội thuế trực thuộc Chi cục Thuế

2.2.1 Cơ cấu tổ chức

Chi cục thuế Sơn Động có 01 Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục thuế và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Thuế trên địa bàn.

Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

Tổ chức bộ máy của Chi cục Thuế gồm các Đội:

 Đội Hành chính – Nhân sự - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ;

 Đội Kiểm tra;

- Đội Tuyên tryền hỗ trợ người nộp thuế, quản lý lệ phí trước bạ - thu khác

và thu nhập cá nhân.

 Đội Kê khai - Kế toán – Tin học - Nghiệp vụ - Dự toán.

 Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế;

 Đội thuế liên xã số 1 ( An Châu);

 Đội thuế liên xã số 2 ( Cẩm Đàn);

 Đội thuế liên xã số 3 ( Tuấn Đạo);

 Đội thuế liên xã số 4 ( Hữu Sản);

 Đội thuế liên xã số 5 ( Long Sơn).

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng Đội thuế trực thuộc Chi cục thuế Sơn Động.

Theo Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục Thuế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuộc Chi cục Thuế như sau:

* Đội Tuyên tryền hỗ trợ người nộp thuế, quản lý lệ phí trước bạ - thu khác

* Đội Kê khai - Kế toán – Tin học - Nghiệp vụ - Dự toán

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác đăng ký thuế, xử lý

hồ sơ khai thuế, kế toán thuế, thống kê thuế theo phân cấp quản lý; quản lý và vận hành hệ thống trang thiết bị tin học; triển khai, cài đặt, hướng dẫn sử dụng các phần mềm ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý thuế; hướng dẫn về nghệp

vụ quản lý thuế, chính sách, pháp luật thuế cho cán bộ, công chức thuế trong Chi cục Thuế; xây dựng và tổ chức thực hiện dự toán thu ngân sách nhà nước được giao của Chi cục Thuế.

* Đội Kiểm tra thuế

Giúp Chi cục trưởng Chi cục thuế thực hiện công tác kiểm tra, giám sát kê khai thuế; giải quyết tố cáo liên quan đến người nộp thuế; chịu trách nhiệm thực hiện dự toán thu thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Thuế.

* Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác quản lý nợ thuế, cưỡng chế thu tiền thuế nợ, tiền phạt đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Thuế.

* Đội Hành chính – Nhân sự - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính, quản trị; quản lý ấn chỉ trong nội bộ Chi cục Thuế quản lý.

* Các Đội thuế liên xã ( số 1,2,3,4,5)

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế quản lý thuế các tổ chức(nếu có), cá nhân nộp thuế trên địa bàn xã được phân công ( bao gồm các hộ sản xuất kinh doanh công thương nghiệp và dịch vụ, kể cả hộ nộp thuế thu nhập cá nhân; thuế nhà đất, thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế tài nguyên )

2.3 Công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo đơn vị.

Hiện tại Chi cục Thuế Sơn Động có 01 cán bộ làm công tác văn thư thuộc Đội Hành chính – Nhân sự - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ Chịu trách nhiệm trước

Chi cục trưởng và Đội trưởng về việc thực hiện công tác văn thư.

Cán bộ làm công tác văn thư có trình độ trung cấp, là người được đào tạo chính quy về công tác văn thư tại trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Là người có tính kỉ luật cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc, có tính tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp gọn gàng, tính tin cậy, nguyên tắc và tế nhị trước mọi tình huống xảy ra trong quá trình làm việc.

Công tác văn thư của Chi cục thuế đặt dưới sự chỉ đạo của Chi cục trưởng Đội trưởng Đội Hành chính – Nhân sự - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ chịu trách nhiệm toàn diện trước Chi cục trưởng về hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Đội.

Chi cục trưởng có trách nhiệm quản lý toàn diện công chức của cơ quan theo quy định của Cục thuế; tổ chức nâng cao trình độ cho công chức; chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục thuế và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Thuế trên địa bàn.

Là cơ quan hoạt động theo ngành dọc từ trung ương tới địa phương nên các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của cơ quan chủ yếu là do các cơ quan cấp trên ban hành như:

- Công văn số 6815/BTC-VP ngày 06/6/2005; Công văn số 8072/BTC-VP ngày 28/6/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản.

- Công văn số 2160/TCT-VP ngày 07/7/2005 của Tổng cục Thuế về thực hiện thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản.

- Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28/7/2008 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế.

- Quyết định số 1138/QĐ-CT ngày 18/6/2009 của Cục trưởng Cục thuế về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Thuế Bắc Giang.

2.3 Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản của Chi cục Thuế Sơn Động

2.3.1 Cơ sở khoa học

Công tác quản lý văn bản là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức.

Một số văn bản quy định về công tác quản lý văn bản:

- Nghị định số 110/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý

và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2010 củ Chính phủ

về Công tác văn thư.

- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Công tác quản lý văn bản bao gồm các nội dung cơ bản không thể thiếu sau:

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

- Công tác quản lý văn bản đi.

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu.

- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

* Công tác xây dựng và ban hành văn bản

- Tổ chức soạn thảo văn bản (xác định nội dung vấn đề, thẩm quyền ban hành, thu thập thông tin, lựa chọn hình thức văn bản để ban hành).

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo.

- Đánh máy ( hoàn chỉnh bản đánh máy lần cuối, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành).

- Ký văn bản theo thẩm quyền quy định.

* Công tác quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày.

- Ghi số, ngày tháng văn bản, đóng dấu, quản lý và sử dụng con dấu.

- Đăng ký văn bản đi.

- Chuyển giao văn bản đi.

- Theo dõi giải quyết văn bản.

- Trình và chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Công tác quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Quản lý con dấu

- Sử dụng con dấu

- Bảo quản con dấu

* Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

- Lập hồ sơ

- Giao nộp hồ sơ

Quy trình quản lý văn bản là hoạt động gắn liền với hoạt động của cơ quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan; là một mắc xích trong guồng máy hoạt động quản lý.

Chính vì vậy,quy trình quản lý văn bản đóng một rất quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị; giúp cho mọi hoạt động của cơ quan

được thông suốt nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

2.3.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

* Soạn thảo văn bản

Cơ quan có 05 đội thuế văn phòng, mỗi đội có chức năng, nhiệm vụ riêng vì vậy việc soạn thảo văn bản đều do cán bộ chuyên môn của mỗi Đội thực hiện Bởi cán bộ chuyên môn là người nắm rõ nội dung của văn bản cần soạn thảo, các thông tin liên quan tới nội dung văn bản.

* Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.

Cán bộ chuyên môn của các Đội sau khi thảo văn bản xong phải trình lãnh đạo Chi cục ký duyệt Sau khi xem xét toàn văn bản lãnh đạo sẽ bổ sung, sửa chữa những điểm còn thiếu, những điểm chưa đúng và yêu cầu cán bộ chuyên môn hoàn chỉnh lại văn bản.

2.3.3 Công tác quản lý văn bản đi

Theo quy định của cơ quan mọi văn bản trước khi gửi đi đều phải tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục trước khi phát hành.

Văn bản đi của Chi cục thuế Sơn Động chủ yếu là văn bản đi thông thường,

cơ quan không có văn bản mật đi Việc tổ chức quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau:

Bước 1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư

kiểm tra lại lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản như: cách trình bày, bố trí các thành phần thể thức, căn lề, cỡ chữ, kiểu chữ đã hợp lý, khoa học đúng với quy định của ngành, của nhà nước.

Theo sự phân công của lãnh đạo nếu phát hiện thấy văn bản có sai sót về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn thư có quyền yêu cầu cán bộ chuyên môn soạn thảo lại cho đúng với quy định rồi mới làm thủ tục phát hành.

Các văn bản đi của cơ quan do Chi cục trưởng ký trực tiếp hoặc Phó Chi cục trưởng ký thay (việc ký thay do Chi cục trưởng có quy định bằng văn bản).

Đối với những văn bản cần thảo luận trước tập thể như: văn bản của Chi

uỷ - Chi bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên thì thẩm quyền ký văn bản là ký thay mặt (TM).

VD: TM CHI UỶ CHI CỤC THUÊ

BÍ THƯ

Bước 3.Ghi số, ngày tháng văn bản

* Ghi số, ngày tháng văn bản

Việc ghi số, ngày tháng văn bản của Chi cục được áp dụng thống nhất theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Số của văn bản được đánh bắt đầu từ số 01 ngày 01/01 cho đến số cuối