nghiên cứu và xây dựng chương trình quản lý vật tư tại công ty cổ phần than mông dương - tkv

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay,cùng với phát triển không ngừng đất nước nói chung ngành Cơng nghệ thơng tin nói riêng tin học trở thành chìa khố thành cơng cho nhiều cá nhân nhiều lĩnh vực, hoạt động Với ứng dụng mình, ngành Công nghệ thông Ngày với phát triển tin góp phần khơng nhỏ mang lại lợi ích mà khơng phủ nhận Đặc biệt lĩnh vực quản lí kinh tế, tin học góp phần tạo thay đổi nhanh chóng cho mặt xã hội Nhất việc tin học hố vào cơng tác quản lí yêu cầu cần thiết doanh nghiệp Trước phát triển công nghệ thông tin ứng dụng thực thực tế chúng đời sống nay, khơng người học cơng nghệ thơng tin tìm hiểu kiến thức cơng nghệ thơng tin mà cịn xu hướng chung tất người lứa tuổi xã hội Ngoài ra, vấn đề quản lý liệu chiếm vị trí vô quan trọng nay, để quản lý liệu tốt ta cần phải xây dựng chương trình quản lý cho phù hợp với mục đích người sử dụng có tính hệ thống Với yêu cầu đặt hệ thống phải khắc phục nhược điểm hệ thống cũ, tốn đưa vào máy tính xử lí phải đạt kết mức tối ưu mặt khác hệ thống cần phải tiết kiệm không gian lưu trữ Từ thực tế đó, đồng ý hướng dẫn tận tình thầy giáo em chọn đề tài thực tập chuyên nghành : “ Nghiên cứu xây dựng chương trình quản lý vật tư Công ty cổ phần than Mông Dương - TKV” Nhờ giúp đỡ thầy cô qua tìm hiểu thân, em hồn thành báo cáo thực tập chuyên ngành Do điều kiện thời gian, q trình làm cịn nhiều thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến dẫn thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, Tháng Năm 2013 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI – TÍNH CẤP THIẾT CỦA HỆ THỐNG I Tín cấp thiêt hệ thống Trong xã hội ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào cơng việc khơng cịn điều mẻ Song để đưa Công nghệ thông tin sát nhập vào sống nhiều cịn khoảng cách Em Sinh Viên khoa Cơng nghệ thông tin mong giúp phần nối lại khoảng cách - Hiện có nhiều chương trình quản lý viết nhằm giúp cho nhà quản lý khách hàng thụân tiện việc xuất nhập hàng hố Chương trình quản lý vật tư chương trình -Quản lý máy tính giúp công ty quản lý nguyên vật liệu nhập xuất loại lẫn số lượng -Ngoài cịn giúp cho cơng ty quản lý nhân công ty Nhận thấy, mức độ công việc lớn mà làm thủ công nên gây sai sót việc tính tốn, thực cơng việc cách chậm chạm, khó nhọc việc tìm kiếm tra cứu thơng tin Nhằm để phục vụ tốt cho công việc rèn luyện kiến thức vững em chọn chủ đề “Quản lý vật tư” làm đề tài II Phương pháp thực đề tài Em chọn đơn vị thực tập Công ty than Mông Dương – TKV tỉnh Quảng Ninh Khi phân cơng pịng đào tạo em thực tập tai phòng vật tư Cơng ty Trong q trình thực tập em tìm hiểu nghien cứu hệ thống quản lý vật tư Đối với Hệ thống cũ nơi em trực tiếp thực tập Công ty cổ phần tan Mông Dương - TKV để tìm hiểu cấu tổ chức, tài liệu liên quan quy trình xử lý liệu hệ thống tại, cách quan sát hoạt động, vấn nhân viên quản lý, nhân viên thủ kho, xem xét tài liệu sổ sách, hố đơn, danh mục … Sau nghiên cứu đưa nhận xét lập phương hướng xây dựng cho Hệ thống Đối với Hệ thống mới, phải dựa hệ thống cũ tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Phác hoạ cơng việc Hệ thống mới, xem xét tính khả thi lựa chọn công cụ cài đặt cho hệ thống III Yêu cầu đề tài Thông qua việc nghiên cứu số vấn đề thực trạng tình hình quản lý vật tư để từ đưa phương thức quản lý đạt hiệu Xác định chức yêu cầu quản lý hệ thống Xây dựng chương trình quản lý vật tư dựa vào yêu cầu chức hệ thông, ứng dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý vật tư nhằm mục đích:  Khắc phục hạn chế hệ thống cũ  Tạo chế tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ hiệu  Tăng tốc độ tra cứu, tìm kiếm thông tin  Làm gọn nhẹ khối lượng công việc  Giám sát đạo kiểm tra lãnh đạo dễ dàng  Thu hút quan tâm chủ đầu tư xây dựng Chương Q TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CƠNG TY CỔ PHÀN THAN MÔNG DƯƠNG – VINACOMIN 1.1 Qúa trình hình thành phát triển cơng ty cp than Mông Dương Vinacomin 1.1.1 Giới thiệu chung công ty cp than Mông Dương – Vinacomin - Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần than Mông Dương( viết tắt TMD) - Tên giao dịch: Mong Duong Coal Company (viết tắt: MDC) - Địa điểm trụ sở chính: Phướng Mơng Dương – TP Cẩm Phả - Quảng Ninh - Điện thoại: 033.868.271, 033.868.272 - Fax: 033.868.276 - Email: thanmongduong@vnn.vn Chủ tịch HĐQT: Tiến sỹ Phùng Mạnh Đắc Giám đốc ĐH : Kỹ sư Doón Văn Quang 1.1.2 Lịch sử đời phát triển truyền thống Công ty CP than Mông dương- Vinacomin a Lịch sử đời phát triển Công ty từ thành lập đến nay: Mỏ than Mông dương (Công ty cổ phần than Mơng dương- Vinacomin) mỏ than hầm lị có cơng nghệ khai thác điển hình, mở vả giếng đứng khai thác độ sâu Việt Nam (mức -250) Khoáng sàng mỏ bị người Pháp khai thác từ năm1910; nơi ngày 12/11/1936 thợ mỏ Mông dương sát cánh vạn thợ mỏ Cẩm phả làm lên đình cơng vào lịch sử đất nước; từ ngày 20/11 hàng năm lấy làm ngày truyền thống công nhân ngành than Năm 1960 giúp đỡ Chuyên gia Liên xô mỏ vào khôi phục để sản xuất, ngày 01/4/1982 (ngày thành lập mỏ) việc xây dựng hoàn thành (do Công ty Xây lắp 4- Bộ mỏ than thực hiện) thành lập mỏ than Mông dương-Khe chàm thuộc Liên hiệp than Hòn Gai- Bộ mỏ than; ngày 28/2/1982 than lò với giúp đỡ Chuyên gia Liên xô tâm CBCNVC mỏ; Công ty CP than Mông dương Vinacomin Qui mô sản xuất mỏ dần mở rộng Năm TT Danh mục ĐVT 2000 2001 2002 2003 Tấn 346,512 430,344 520,450 759,645 Trđ 71,172 95,005 122,716 192,307 355,379 470,877 Người 2,080 2,230 2,452 2,634 3,129 3,410 Than khai thác Doanh thu Số lao động b/q 2004 1,335,25 Thu nhập đ/ng/thán 1,016,05 1,322,00 1,562,20 1,963,0 2,950,00 bình quân g 0 00 2005 1,727,901 5,008,015 Năm TT Danh mục ĐVT 2006 Than khai thác Doanh thu Tấn Trđ 2007 2008 2009 2010 1,725,66 1,660,73 1,665,92 1,505,9 1,505,70 25 515,855 667,149 926,674 794,714 1,096,38 2011 1,548,419 1,394,397 Số lao động b/q Thu nhập Người 3,546 đ/ng/thán 4,676,00 bình quân g 3,976 3,802 4,197 4,154 4,265 5,003,00 6,535,00 7,193,5 9,641,35 10,350,00 0 70 b Truyền thống Công ty CP than Mông dương- Vinacomin: Kể từ thành lập Cơng ty ln hồn thành nghĩa vụ SX Nhà nước, đời sống cán bộ, công nhân viên luôn cải thiện, năm sau cao năm trước, phong trào quyên góp, ủng hộ, công xây dựng Địa phương, công tác xã hội Công ty coi trọng tham gia đầy đủ; sách thu hút nhân tài, người lao động quan tâm trước khó khăn trao đảo tài chính, việc làm giới nước SX Công y phát triển đời sống CBCNV Công ty ổn định Bằng thành tích đạt được, Công ty Nhà nước, Bộ ngành tặng nhiều khen, huân huy chương trình xây dựng phát triển Công ty: Huân chương lao động hạng nhì Hội đồng Nhà nước (Năm 1986); Bằng di tích lịch sử văn hóa lị giếng đứng mỏ Mông dương- cấp Quốc gia (Năm 2007); Huân chương lao động hạng Nhà nước (năm 2008) nhiều khen, cờ thi đua khác Nhà nước Bộ ngành Công ty cổ phần than Mông Dương áp dụng hình thức khai thác cơng nghệ giếng đứng, nên sản xuất gặp nhiều khó khăn Nhưng lãnh đạo ban giám đốc với cố gắng tập thể CBCNV tồn cơng ty tìm nguồn hàng, vay vốn đầu tư, mua sắm máy móc thiết bị, Cơng ty khơng ngừng cải tiến quy trình cơng nghệ, đổi máy quản lý, coi trọng biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, đặc biệt than cơng ty có chất lượng cao có uy tín thị trường nội địa tham gia xuất với doanh nghiệp tập đồn khống sản than Việt Nam Ngồi đóng góp cho kinh tế kể Cơng ty cổ phần than Mơng Dương cịn đóng góp nhiều cho phát triển khu vực, tạo nhiều công ăn việc làm cho em địa phương, đóng góp khơng nhỏ cho phát triển chung khu vực đất nước 1.2 Khái quát cấu tổ chức, vai trò chức máy quản lý, điều hành tổ chức trị, xã hội Cơng ty 1.2.1 Khái quát cấu tổ chức Công ty: 1.2.1.1 Cơ cấu sản xuất Cơ cấu tổ chức sản xuất Công ty chia làm 02 khối: Khối gián tiếp gồm 23 phòng, ban; Khối sản xuất gồm Công trường phân xưởng sản xuất: a Khối gián tiếp: * Ban lãnh đạo- Điều hành: - Hội đồng quản trị: Quản lý Công ty HĐQT, gồm thành viên, đại hội đồng cổ đông bầu - Ban kiểm sốt: Đại đồng cổ đơng bầu ban kiểm sốt Cơng ty gồm thành viên nhằm kiểm soát hoạt động quản lý HĐQT điều hành Giám đốc * Ban Giám đốc điều hành: Gồm 06 người 01 kế toán trưởng - Giám đốc điều hành: Chủ tịch HĐQT, kiêm Giám đốc điều hành: Quản lý, điều hành chung hoạt động SXKD Công ty, trực tiếp điều hành quản lý cơng tác cán bộ, tài kinh tế - Phó Giám đốc An tồn: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành công tác AT BHLĐ, an ninh trật tự cơng tác bảo vệ qn - Phó giám đốc sản xuất- tiêu thụ: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành công tác sản xuất tiêu thụ, công tác đời sống Cơng ty - Phó giám đốc kỹ thuật: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, cơng nghệ - Phó giám đốc Cơ điện vận tải: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành cơng tác điện vận tải mỏ - Phó gíam đốc đầu tư: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành công tác đầu tư, công tác sáng kiến cải tiến kỹ thuật - Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt đồng kế toán, thống kê tài nghiệp vụ kiểm tốn nội * Các phịng chức năng: - Phịng An tồn (P.AT): Quản lý cơng tác an tồn bảo hộ lao động, đảm bảo an tồn q trình sản xuất- kinh doanh - Phịng Cơng nghệ- khai thác (P.CN-KT): Quản lý Công nghệ, kỹ thuật khai thác (cả khai thác lộ thiên) đào lò - Phòng Trắc địa (P.TĐ): Quản lý cơng tác trắc địa mỏ - Phịng địa chất ( P.ĐC): Quản lý công tác địa chất mỏ - Phòng Cơ điện- Vận tải (P.CĐ-VT): Quản lý kỹ thuật hệ thống điệnvận tải mỏ cung cấp lượng a, Cơng tác kiểm sốt hàng hố trước đưa vào kho Cơng ty: - Các xe vận chuyển hàng hoá nhà cung cấp vào nhập kho Công ty phải đỗ xe cổng số để Phòng Vật tư, Nhân viên bảo vệ trạm gác số Đội Bảo vệ đến kiểm tra bước số lượng, chủng loại hàng hoá cung cấp theo hợp đồng (bản thoả thuận mua bán vật tư biên duyệt giá) ký duyệt - Đội bảo vệ (trực tiếp nhân viên bảo vệ trạm gác số 1) chịu trách nhiệm kiểm soát xe chở hàng hoá vào Cơng ty điện báo cho Phịng Vật tư để làm nhiệm vụ kiểm tra bước hàng hoá trước cho xe chở hàng hoá vào nhập kho vật tư Công ty Mở sổ sách theo theo dõi chi tiết vật tư qua cổng số - Kiểm nhập vật tư, phụ tùng: - Thành phần Ban kiểm nhập (BKN) gồm có: + Trưởng phịng kỹ thuật làm Trưởng ban (Trường hợp Trưởng phịng vắng Phó phòng nhân viên thay, Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm kết công việc cán cử thay) + Đại diện đơn vị sử dụng làm Phó ban: Vật tư sử dụng cho CT, PX Quản đốc (hoặc Phó Quản đốc uỷ quyền) cơng trường tham gia kiểm nhập, trường hợp nhiều công trường dùng chung loại vật tư Trưởng ban cử cơng trường làm đại diện tham gia + Trưởng phó phịng Vật tư -Uỷ viên thường trực BKN + Nhân viên Kế toán vật liệu (phịng Kế tốn thống kê)-Uỷ viên + Thủ kho phịng Vật tư -Uỷ viên + Phó Giám đốc phụ trách: Kiểm tra biên BKN để ký duyệt - Cơ sở để kiểm nhập: Là tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá số lượng, yêu cầu tiến độ ghi hợp đồng biên thống mua vật tư, biên duyệt giá, nhu cầu hàng hoá Giám đốc duyệt - c, Nội dung kiểm nhập: Kiểm tra chất lượng, số lượng, mã hiệu, nước sản xuất tuỳ theo loại vật tư áp dụng phương thức cân, đong, đo, đếm kiểm tra chi tiết Nghiêm cấm ước lượng kiểm nhập - Chỉ ghi biên kiểm nhập vật tư đạt yêu cầu Biên kiểm nhập phải có đủ chữ ký thành phần tham gia kiểm nhập trình Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt Đối với gỗ lị lò làm theo quy định riêng - Sau kiểm nhập tuỳ theo chủng loại vật tư, trưởng ban kiểm nhập tìm cách đánh dấu ký hiệu kiểm nhập lên vật tư thiết bị kiểm nhập b, Kiểm nhập nhiên liệu, dầu nhờn mỡ máy: - Nhập nhiên liệu: + Căn vào khả sức chứa kho, nhu cầu sử dụng để Phòng Vật tư liên hệ gọi nhập dầu điêzel Nhập xe téc đầy, không nhập lẻ + Thành phần ban kiểm nhập gồm: Phòng Cơ điện vận tải (Trưởng ban), Phòng TTBV, P Vật tư, P KTTK uỷ viên + Qui trình kiểm tra tổ chức nhập dầu: • Kiểm tra giấy tờ liên quan đến sức chứa xe téc Kiểm tra phiếu xuất kho kiêm hoá đơn vận chuyển • Kiểm tra kẹp chì niêm phong hộp cốp van, nắp téc Kiểm tra mức độ chứa đầy xe téc • Tổ chức cân xe téc chứa dầu • Sau xả dầu vào téc kho công ty phải kiểm tra lại để đảm bảo chắn dầu téc xe téc xả hết • Tổ chức cân lại xe téc sau xả hết • Kiểm tra so sánh lượng dầu nhập theo cân với số lượng phiếu xuất kho Xí nghiệp vật tư vận tải Cẩm phả Nếu có sai lệch phải lập biên để xử lý • Tất số liệu kiểm tra ghi vào biên kiểm nhập - Nhập dầu nhờn mỡ máy: + Căn vào nhu cầu sử dụng tháng để liên hệ nhập kho + Đối với dầu nhờn mỡ máy phải nhập nguyên phuy, không nhập lẻ + Kiểm tra chứng từ nghiệm thu xuất xưởng loại dầu mỡ so sánh với thực tế để viết biên kiểm nhập 10, Quy định thủ tục nhập kho: Chỉ nhập kho có đủ chứng từ làm sau: a, Nhập vật tư mua kho: - Nhu cầu mua vật tư Giám đốc duyệt - Có mặt nhận tay đơn vị sử dụng vật tư nhận hàng tay - Hợp đồng mua bán (Hợp đồng cung ứng dài hạn hợp đồng theo lơ hàng) - Hố đơn bán hàng Bộ Tài phát hành viết cho lơ hàng - Biên kiểm nhập hàng hoá hợp lệ theo qui định mục 9.7 Điều tương ứng với chủng loại hàng hố lơ hàng - Biên duyệt giá (đối với vật tư mua lẻ mua theo HĐ nguyên tắc), kết đấu thầu kết chào hàng cạnh tranh (tuỳ theo hình thức mua) (có đủ chứng từ chứng nhận nguồn gốc hàng hoá hàng hoá nhập khẩu) Các chứng từ lưu phịng Kế tốn theo quy định chế độ lưu trữ chứng từ Bộ Tài b, Vật tư phụ tùng thu hồi từ CT, PX nhập kho: - Biện pháp kỹ thuật thi cơng (hoặc biên kiểm tra…) có số lượng chủng loại vật tư thu hồi kèm theo lệnh sản xuất biên kiểm tra Phó Giám đốc phụ trách duyệt - Biên kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư phụ tùng nhập kho phịng ban kỹ thuật chủ trì lập kho (thành phần gồm: CB phòng kỹ thuật, đơn vị có vật tư thu hồi, thủ kho vật tư) có đánh giá chất lượng loại vật tư thu hồi - Vật tư thiết bị, phụ tùng thu hồi vận chuyển kho phải tiến hành tổ chức phân loại, đánh giá chất lượng Nếu sau 02 ngày chưa tổ chức phân loại Phịng Vật tư mời phòng ban khối kỹ thuật xuống lập biên bản, đánh giá phân loại, làm thủ tục Nộp kho Công ty đơn vị thu hồi vật tư phải bồi hồn giá trị vật tư bị (tính theo giá trị vật tư mới) 11 , Quy định nhập xuất thẳng vật tư: Hầu hết phụ tùng vật liệu xuất thẳng ( nhập lưu kho tư dự trữ chiến lược cơng ty) Phịng vật tư sáp xếp để nhà cung cấp đơn vị có nhu cầu sử dụng để nhập, xuất thẳng vật tư Chỉ nhập, xuất thẳng vật tư vật tư kiểm tra, kiểm nhập Khi nhập, xuất thẳng (nhập, xuất tay 3) phải có thành phần sau: nhà cung cấp, đơn vị sử dụng thủ kho vật tư Phòng Vật tư làm thủ tục nhập-xuất vật tư sau 12, Quy định lập phiếu nhập kho: - Thống kê phịng Vật tư có trách nhiệm kiểm tra thủ tục nhập kho quy định mục 9.8 Điều - Nội dung phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ nội dung theo mẫu phiếu nhập số: 01-VT theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài - Hàng thu hồi nhập kho viết thành Phiếu nộp kho, Trước viết Phiếu nộp kho phải kiểm tra biên đánh giá chất lượng, phân loại chủng loại vật tư, phụ tùng phòng ban khối kỹ thuật để viết phiếu 13, Quản lý tồn kho: - Giá trị vật tư tồn kho không giá trị vật tư tiêu hao tháng - Các vật tư tiêu hao theo định mức cho phép tồn kho dự trữ tháng - Các vật tư theo nhu cầu nhỏ lẻ nhập, xuất tay ba theo mục 9.9 14, Qui định thủ kho: - Thủ kho vật tư phải người đào tạo nghiệp vụ kho tàng, hiểu biết loại vật tư, hàng hoá mà giao quản lý kho - Thủ kho người chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty pháp luật quản lý hàng hoá kho - Thủ kho phải quản lý chặt chẽ hàng hố kho, đảm bảo bí mật hàng hố kho, khơng để người khơng có nhiệm vụ vào kho - Khi nhập, xuất vật tư thủ kho phải cập nhật chứng từ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số lượng sổ sách với số thực tế Nghiêm cấm cho mượn giao sổ sách chứng từ cho người khơng có trách nhiệm quản lý Trường hợp vi phạm làm mát hư hỏng hàng hố thủ kho chịu trách nhiệm xử lý, kỷ luật theo quy định công ty pháp luật nhà nước - Không tự ý cho phương tiện bên vào kho chưa có lệnh ban kiểm nhập (uỷ viên thường trực BKN) - Hàng hoá sau kiểm nhập đưa vào kho thủ kho phải có trách nhiệm quản lý, xếp bảo quản mở sổ thẻ kho theo dõi nhập, xuất, tồn kho - Thủ kho người khơng có quan hệ vợ chồng, anh, em với lãnh đạo đơn vị Thủ kho không kiêm nhiệm công tác kế tốn, khơng viết phiếu nhập, xuất vật tư, hàng hố quản lý 2.2.4 Quy định, quy trình cấp phát vật tư 2.2.4.1 Nguyên tắc cấp phát vật tư, phụ tùng Cấp chủng loại, cấp đủ, kịp thời, nhanh chóng, xác khơng phiền nhiễu, cấp thu cũ, vật tư phụ tùng không thu cũ phải ghi nhu cầu cấp vật tư phải có chứng từ trường hợp a, Căn để cấp vật tư : - Các sản phẩm có định mức vật tư: Kế hoạch sản xuất định mức duyệt - Các công trình sửa chữa xây dựng mới, thiết bị nhỏ lẻ: Các giải pháp sửa chữa, thiết kế, vẽ thi cơng có kèm theo nhu cầu vật tư duyệt lệnh sản xuất giao cho đơn vị sản xuất - Các nhu cầu phát sinh q trình sản xuất có biên kiểm tra biện pháp thi cơng bổ xung Phó giám đốc phụ trách Giám đốc duyệt - Các vật tư có nhu cầu, kho cơng ty có vật tư điều kiện chưa làm phiếu xuất, đơn vị làm giấy vay ký qua Trưởng phịng vật tư sau hồn thiện thủ tục vào ngày hôm sau - Trường hợp đột xuất cấp cho giải cố yêu cầu cấp bách tiến độ có lệnh TTĐHAT-SX b, Quy trình cấp phát: Thứ sáu hàng tuần đồng chí Quản đốc vào kế hoạch sản xuất giao cho tuần sau để lập kế hoạch vật tư Tuần theo biểu mẫu quy định Phòng Vật tư ký duyệt phòng ban kỹ thuật gửi Phòng Vật tư làm phiếu lĩnh Đối với vật tư có mức tiêu hao kích thước nhỏ: loại gioang phớt cột thuỷ lực, gioang phớt loại máy…được phép cấp 15 ngày lần Phịng Vật tư có trách nhiệm kiểm tra nêu mục a trên, viết phiếu theo qui định Điều 11 trình Phó giám đốc ký phiếu xuất, thực việc luân chuyển chứng từ theo qui định Điều 22, Điều 23 *Chú ý: - Các CT, PX phải có sổ theo dõi nhập, xuất vật tư cách hệ thống để đảm bảo sử dụng tiết kiệm - Quản đốc CT, PX phải trực tiếp tính tốn khối lượng vật tư sử dụng cho kế hoạch tuần để đăng ký với phận làm thủ tục cấp phát, vận chuyển, xếp dỡ, bố trí lịch tránh ách tắc để phù hợp với tiến độ sản xuất 2.2.4.2 Nguyên tắc cấp phát nhiên liệu Công ty tổ chức cấp phát nhiên liệu cho đơn vị hành chính, thời gian cấp phát từ 6h-:-16h Chỉ cấp phát bổ xung phục vụ trường hợp giải cố (theo lệnh TTĐHAT-SX) Thủ kho nhiên liệu cấp phát nhiên liệu dầu nhờn mỡ máy có phiếu xuất kho Cấp đúng, cấp đủ số lượng ghi phiếu Khi cấp phát kho Cơng ty phải có thành phần giám sát sau: - P.Quản đốc trực ca (hoặc chức danh tương đương) - Bảo vệ Công ty (Đội bảo vệ) Khi nhận xong nhiên liệu, dầu nhờn mỡ máy kho Công ty, người vận hành phương tiện, tiếp liệu (đối với CT Lộ thiên), Phó QĐ trực ca, bảo vệ giám sát ký sổ cấp phát thủ kho ký phiếu xuất theo qui định Cấp phát xong nhiên liệu ngày kho Công ty (kết thúc vào 8h30 sáng hàng ngày) phải chốt số cấp phát đối chiếu với số báo cột bơm dầu Thành phần tham gia: - Cán Phịng điện chủ trì; - Kế tốn theo dõi kho, cán phòng TTBV, thủ kho thành viên Biểu chốt số gửi Phòng vật tư kiểm tra xem xét trình Giám đốc thấy có tượng chênh lệch âm dương so với số tuyệt đối lớn lít thủ kho phải bồi hoàn 100% giá trị phần chênh lệch Tổ chức kiểm kê kho dầu chu kỳ sản xuất kết thúc (hết tháng) Thành phần tham gia: P.TTBV (chủ trì) P CĐVT, KTTK, Phịng Vật tư Số tồn kho cuối kỳ dầu điesel theo sổ sách so trừ hao hụt với số đo kiểm tra cho phép dao động phạm vi ± 30 lít (có cho phép ± có sai số ba rem, độ nghiêng téc, độ lệch thước cắm xuống téc…) Đối với dầu nhờn mỡ máy, chủng loại khơng vượt q ± lít (hoặc kg mỡ) 2.2.4.3 Nội dung phiếu lĩnh vật tư a, Khi viết phiếu phải thể đầy đủ nội dung theo mẫu phiếu xuất 02-VT theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Lý xuất phải ghi đối tượng: (Tên đơn vị lĩnh, Hộ chiếu biên nào? thiết bị gì? đường lị nào? XDCB, SCL hay SC thường xuyên ) Trong công trình ghi phiếu sơ-ri phiếu riêng b, Đối với vật tư phụ tùng viết phiếu theo phần mềm quản lý vật tư mạng vi tính nội cơng ty c, Những nhu cầu vật tư phát sinh cần lĩnh ca 2, ca CT, PX Phó Quản đốc trực ca Quản đốc công trường phải viết giấy đề nghị xin vay vật tư, thiết bị (theo mẫu Phòng Vật tư) qua TTĐHAT-SX kiểm tra ký duyệt d, Đối với sản phẩm gia cơng khí, xây dựng sửa chữa cơng trường có nhu cầu lĩnh (do phát sinh trình sản xuất) đơn vị cần sử dụng viết phiếu đặt làm theo nội dung: - Nội dung công việc cần đặt làm - Yêu cầu kỹ thuật - Số lượng chủng loại vật tư cần tiêu hao - Thời gian nhận hàng Sau viết phiếu đặt làm xong Quản đốc cơng trường ký tên, qua phịng ban khối kỹ thuật phụ trách kiểm tra duyệt, Phòng kế hoạch theo dõi bổ xung kế hoạch sản xuất, trình Phó Giám đốc kỹ thuật ký duyệt Phiếu đặt làm sau ký duyệt xong gửi Phòng Vật tư Phòng Vật tư tổng hợp để chuẩn bị vật tư gửi PXCK, PX PVSX gia công Khi nhận phiếu đặt làm Phân xưởng khí PX Phục vụ sản xuất phải triển khai lĩnh vật tư để gia công, sửa chữa để đáp ứng theo tiến độ đặt làm Sau sản phẩm gia công sửa chữa xong Phân xưởng báo cho phòng kỹ thuật quản lý, đơn vị đặt làm, Phòng Vật tư đến nghiệm thu sản phẩm Căn vào biên nghiệm thu sản phẩm Phòng Vật tư viết phiếu nhập kho vật tư (giá trị sản phẩm giá trị vật tư cấp cộng với chi phí tiền lương gia cơng) cho đơn vị gia cơng Sau Phịng Vật tư làm phiếu xuất cho đơn vị đặt làm (đơn vị sử dụng) e, Đối với việc nhập, xuất chống lị: Thực cấp theo nhu cầu vật tư tuần f, Đối với nhiên liệu, dầu nhờn mỡ máy: Công ty tổ chức cấp phát nhiên liệu, dầu nhờn mỡ máy phiếu xuất kho tem: Tem nhiên liệu, dầu nhờn mỡ máy lĩnh kho Xí nghiệp vật tư vận tải Cẩm phả (kho khu vực Lộ thiên), Phiếu xuất kho lĩnh Kho nhiên liệu Công ty Các đơn vị làm thủ tục lĩnh tem nhiên liệu dầu nhờn mỡ máy gồm : - Đội xe Belaz - PX VT ô tô nhận tem nhiên liệu dầu nhờn mỡ máy - Công trường Lộ thiên nhận tem dầu nhờn mỡ máy - Đội xe Văn Phòng nhận tem xăng Phòng Vật tư cử cán viết phiếu xuất kho, tem nhiên liệu cho đơn vị trình Phó giám đốc CĐ-VT ký phiếu Phiếu xuất kho, tem nhiên liệu Giám đốc ký xong giao cho tiếp liệu đơn vị để lĩnh phục vụ sản xuất ngày hôm sau Khi lấy phiếu tem Tiếp liệu phải ký vào sổ giao nhận phiếu Phòng Vật tư Hết tháng Phòng Vật tư tổng hợp số lượng thực lĩnh đơn vị sử dụng làm sở cho Xí nghiệp Vật tư Vận tải viết hố đơn GTGT làm phiếu nhập, xuất kho 2.2.4.5 Thời hạn sử dụng phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư có giá trị 03 ngày kể từ phát hành Quá thời hạn 03 ngày phiếu lĩnh vật tư khơng có giá trị Trường hợp q 03 ngày đơn vị muốn lĩnh vật tư ghi phiếu Tiếp liệu đơn vị phải Phịng Vật tư giải trình để gia hạn a, Quy định kho vật tư Công ty tổ chức kho hai cấp: - Kho cơng ty: giao cho Phịng Vật tư quản lý - Kho công trường: giao cho Công trường quản lý cơng trường bố trí kho Thủ kho cơng trường Phịng Vật tư kiểm tra công tác quản lý sổ sách, chứng từ, nghiệp vụ thủ kho công trường Cả kho Công ty kho Công trường phải đảm bảo điều kiện sau: + Kho vật tư phải đảm bảo kiên cố, đủ diện tích, có hệ thống bảo vệ an tồn Tại kho phải có bảng nội qui kho tàng, qui định cụ thể bảo quản loại hàng hoá đặc biệt + Hàng hoá kho phải theo dõi thông qua thẻ kho, thẻ kho phải lập, ghi chép, quản lý theo qui định Nhà nước chế độ sổ kế toán Hàng hố nhập kho phải vào thẻ kho Tại nơi để hàng hố phải có thẻ hàng hố ghi rõ số thẻ kho, tên hàng hoá, danh điểm, mã hiệu + Các loại vật tư phế liệu, phế phẩm, dở dang khơng phép để hàng hố mới, phải để nơi riêng biệt lập thẻ kho theo dõi riêng + Hàng hoá gửi kho phải đồng ý Giám đốc công ty người uỷ quyền Khi gửi phải lập biên chi tiết Thành phần tham gia lập biên thiết phải có mặt của: Cán Phịng TTBV, Trưởng (hoặc phó) phịng vật tư, Kế tốn theo dõi kho 2.2.4.6 Quy định việc nhập, xuất vật tư kho CT, PX Vật tư phụ tùng CT, PX lĩnh từ kho cơng ty đưa vào sử dụng tạm giữ kho công trường phải làm thủ tục nhập, xuất kho phục vụ cho việc quản lý hạch toán đơn vị 1, Tất vật tư chủ yếu dùng hàng ngày như: chống lị, gỗ lị, chèn lị, sắt thép (trừ VLNCN) , đơn vị lĩnh kho Công ty xuất thẳng cho sản xuất (không đưa vào kho CT), ngày phải làm phiếu nhập phiếu xuất cho người nhận đưa vào sử dụng a, Phiếu nhập kho công trường: Tiếp liệu viết, Quản đốc ký duyệt Phiếu viết theo mẫu Phòng Vật tư gồm liên, tiếp liệu lưu liên, nhân viên kinh tế lưu giữ liên, Thủ kho Công trường liên b, Phiếu xuất kho công trường: Tiếp liệu (hoặc người Quản đốc uỷ quyền) viết, người nhận vật tư (tổ trưởng, nhóm trưởng, thợ cả) ký, Trực ca ký xác nhận, Quản đốc kiểm tra ký sau Phiếu viết liên theo mẫu Phòng vật tư; liên Thủ kho lưu, liên nhân viên kinh tế giữ liên người nhận vật tư giữ để làm chứng từ toán với cơng trường c, Tiếp liệu có trách nhiệm báo cáo Quản đốc nhập, xuất, tồn cuối tháng kho công trường Quản đốc trực tiếp đạo nhân viên kinh tế tập hợp tồn kho công trường tồn trường để làm tốn với cơng ty, toán vật tư xong, nhân viên kinh tế nộp lại liên phiếu cho Phòng Vật tư d, Phịng Vật tư có trách nhiệm kiểm tra lưu hồ sơ toán 2, Các phụ tùng sửa chữa thiết bị dự phịng q trình sản xuất như: Các chi tiết máy hay hỏng, gioăng phớt, mũi khoan, choòng khoan, cuộn dây, rơ le, tiếp điểm làm theo qui trình nhập theo tuần xuất trực tiếp cho đối tượng sử dụng 3, Điều động vật tư nội CT, PX Quản đốc lệnh cho tiếp liệu làm phiếu nhập nhóm A, xuất cho nhóm B, phiếu viết theo qui định mục 14.1 Điều 14 4, Mọi vật tư thu hồi thiết phải nhập kho công ty 2.2.5 Quy định kiểm tra việc sử dụng, quản lý vật tư 2.2.5.1 Quy định nghiệm thu vật tư tiêu hao theo sản phẩm sản xuất Song song với việc kiểm tra nghiệm thu sản phẩm tháng đơn vị Công ty, thành viên ban nghiệm thu kiểm tra xác định số lượng chủng loại vật tư, nhiên liệu phép tiêu hao theo định mức sản phẩm, kiểm tra xác định số lượng chủng loại vật tư tồn trường 2.2.5.2 Quy định nghiệm thu vật tư tiêu hao cho sửa chữa thiết bị thi cơng cơng trình Song song với việc nghiệm thu khối lượng công việc, chất lượng công việc thực hiện, ban nghiệm thu kiểm tra xác định số lượng chủng loại vật tư tiêu hao Tất biên kiểm tra nghiệm thu, xác định tiêu hao vật tư phải trình Phó Giám đốc phụ trách kiểm tra ký duyệt 2.2.6 Quy định, quy trình tiêu hao tốn vật tư 2.2.6.1 Theo dõi tiêu hao vật tư Các phòng ban khối kỹ thuật thường xuyên theo dõi mức tiêu hao vật tư thời kỳ để kịp thời bổ xung, điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thiết bị, công nghệ sản xuất không vượt định mức cho phép Tập đoàn, đồng thời tìm biện pháp tiết kiệm, giảm mức tiêu hao vật tư mức qui định 2.2.6.2 Cơ sở để đối chiếu toán vật tư tháng - Bản liệt kê chi tiết xuất vật tư tháng trước: Ngày 03 hàng tháng Phịng Vật tư phải gửi cơng trường để đối chiếu - Biên nghiệm thu tháng: Trong biên nghiệm thu phải xác định: + Số lượng vật tư tiêu hao cho cơng trình: Số lượng theo định mức kỹ thuật, số lượng thực tế tiêu hao + Số lượng vật tư tồn trường: Số lượng vật tư tồn để sử dụng sang tháng sau, vật tư không sử dụng phải thu hồi nộp kho điều chuyển cho đơn vị khác có nhu cầu sử dụng Số lượng vật tư đơn vị làm hư hỏng phải bồi thường - Biên kiểm kê vật tư tồn kho công trường cuối kỳ 2.2.6.3 Quy định việc đối chiếu toán tiêu hao vật tư 1, Những vật tư tiêu hao vào sản phẩm làm tháng: Căn vào số lượng chủng loại vật tư, CT, PX lĩnh, số lượng vật tư phép tiêu hao ghi biên nghiệm thu sản phẩm, số lượng vật tư kiểm đếm tồn kho, khối lượng sản phẩm thực tháng, định mức tiêu hao vật tư để cơng trường lập bảng tốn vật tư, Phịng Vật tư kiểm tra trình Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt 2, Những vật tư không tiêu hao theo sản phẩm lại sử dụng luân chuyển từ tháng sang tháng khác: Đối với loại thiết bị vật tư có tính chất sử dụng lâu dài đơn vị quản lý như: cầu máng trượt Inox, cầu máng cào, dầm mơnơ ray, ống khí nén, ống nước, cáp điện…, loại thiết bị như: búa khoan, bơm nước, cầu dao phòng nổ, khởi động từ vv phịng ban, cơng trường, phân xưởng khối hầm lị phải thực cơng việc sau : a, Đối với Phòng CĐ-VT, Phòng KTHL - Hàng tháng phịng ban kỹ thuật cơng trường phải tiến hành nghiệm thu, kiểm đếm vật tư gửi Phòng Vật tư để đối chiếu với số quản lý - Xác định giá trị % lại thiết bị, vật tư mà đơn vị làm thất b, Đối với Phịng Vật tư: - Soạn thảo biểu mẫu phù hợp để công trường phối hợp thực theo dõi thiết bị, vật tư có tính chất sử dụng ln chuyển lâu dài nhiều chu kỳ sản xuất ... CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN MÔNG DƯƠNG – TKV 2.1 Vấn đề quản lý vật tư Công ty than Mông Dương - TKV Khái quát chung vật tư sử dụng Công ty: - Đặc điểm vật liệu sử dụng Vật. .. - Hiện có nhiều chương trình quản lý viết nhằm giúp cho nhà quản lý khách hàng thụân tiện việc xuất nhập hàng hố Chương trình quản lý vật tư chương trình -Quản lý máy tính giúp cơng ty quản lý. .. triển truyền thống Công ty CP than Mông dương- Vinacomin a Lịch sử đời phát triển Công ty từ thành lập đến nay: Mỏ than Mông dương (Công ty cổ phần than Mông dương- Vinacomin) mỏ than hầm lị có cơng