- Đội bảo vệ (trực tiếp là nhân viên bảo vệ trạm gác số 1) chịu trách nhiệm kiểm soát các xe chở hàng hoá vào Công ty và điện báo cho Phòng Vật tư để làm nhiệm vụ
d,Phòng Vật tư có trách nhiệm kiểm tra lưu hồ sơ quyết toán.
2, Các phụ tùng sửa chữa thiết bị hoặc dự phòng trong quá trình sản xuất như: Các chi tiết máy hay hỏng, gioăng phớt, mũi khoan, choòng khoan, cuộn dây, rơ le, tiếp điểm... cũng được làm theo qui trình trên nhưng nhập theo từng tuần và xuất trực tiếp cho đối tượng sử dụng.
3, Điều động vật tư trong nội bộ CT, PX Quản đốc ra lệnh cho tiếp liệu làm phiếu nhập của nhóm A, xuất cho nhóm B, phiếu viết theo qui định ở mục 14.1 Điều 14.
4, Mọi vật tư thu hồi về nhất thiết phải nhập kho công ty.
2.2.5. Quy định kiểm tra việc sử dụng, quản lý vật tư
2.2.5.1. Quy định nghiệm thu đối với những vật tư tiêu hao theo sản phẩm sảnxuất xuất
Song song với việc kiểm tra nghiệm thu sản phẩm từng tháng của từng đơn vị trong Công ty, các thành viên trong ban nghiệm thu kiểm tra xác định số lượng từng chủng loại vật tư, nhiên liệu được phép tiêu hao theo định mức sản phẩm, kiểm tra xác định số lượng từng chủng loại vật tư hiện tồn tại hiện trường.
2.2.5.2. Quy định nghiệm thu đối với những vật tư tiêu hao cho sửa chữa thiếtbị thi công các công trình bị thi công các công trình
Song song với việc nghiệm thu khối lượng công việc, chất lượng công việc đã thực hiện, ban nghiệm thu kiểm tra xác định số lượng từng chủng loại vật tư đã tiêu hao.
Tất cả các biên bản kiểm tra nghiệm thu, xác định tiêu hao vật tư đều phải được trình Phó Giám đốc phụ trách kiểm tra ký duyệt.
2.2.6. Quy định, quy trình tiêu hao quyết toán vật tư
2.2.6.1. Theo dõi tiêu hao vật tư
Các phòng ban khối kỹ thuật thường xuyên theo dõi mức tiêu hao vật tư từng thời kỳ để kịp thời bổ xung, điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thiết bị, công nghệ sản xuất... nhưng không được vượt quá định mức cho phép của Tập đoàn, đồng thời tìm biện pháp tiết kiệm, giảm mức tiêu hao vật tư dưới mức qui định.
2.2.6.2. Cơ sở để đối chiếu quyết toán vật tư tháng
- Bản liệt kê chi tiết xuất vật tư tháng trước: Ngày 03 hàng tháng Phòng Vật tư phải gửi các công trường để đối chiếu.
- Biên bản nghiệm thu tháng: Trong biên bản nghiệm thu phải xác định:
+ Số lượng vật tư tiêu hao cho từng công trình: Số lượng theo định mức kỹ thuật, số lượng thực tế đã tiêu hao.
+ Số lượng vật tư tồn tại hiện trường: Số lượng vật tư tồn để sử dụng sang tháng sau, vật tư không sử dụng phải thu hồi nộp kho hoặc điều chuyển cho đơn vị khác có nhu cầu sử dụng. Số lượng vật tư đơn vị làm hư hỏng phải bồi thường.
- Biên bản kiểm kê vật tư tồn kho công trường cuối kỳ.
2.2.6.3. Quy định về việc đối chiếu thanh toán tiêu hao vật tư
1, Những vật tư tiêu hao ngay vào sản phẩm làm ra trong tháng: Căn cứ vào số lượng từng chủng loại vật tư, từng CT, PX đã lĩnh, số lượng vật tư được phép tiêu hao ghi trong biên bản nghiệm thu sản phẩm, số lượng vật tư kiểm đếm tồn kho, khối lượng sản phẩm thực hiện trong tháng, định mức tiêu hao vật tư để các công trường lập bảng quyết toán vật tư, Phòng Vật tư kiểm tra trình Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt.
2, Những vật tư không tiêu hao theo sản phẩm và lại sử dụng luân chuyển từ tháng này sang tháng khác:
Đối với các loại thiết bị vật tư có tính chất sử dụng lâu dài của các đơn vị đang quản lý như: cầu máng trượt Inox, cầu máng cào, dầm mônô ray, ống khí nén, ống nước, cáp điện…, các loại thiết bị như: búa khoan, bơm nước, cầu dao phòng nổ, khởi động từ...vv các phòng ban, công trường, phân xưởng khối hầm lò phải thực hiện các công việc sau :