Xây dựng chương trình quản lý văn bản hồ sơ công việc trực tuyến

MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Từ viết đầy đủ 1 ASP Active Server Pages 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 FK Foreign Key 4 IIS Internet Information Server 5 NĐ-CP Nghị định – Chính phủ 6 PK Primary Key 7 RDBMS Relational Database Management System 8 SQL Structured Query Language 9 TT-BCA Thông tư- Bộ công an 10 TTLT-BNV-VPCP Thông tư liên tịch-Bộ ngoại vụ-Văn phòng chính phủ LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực hiện khóa luận, ngoài sự nỗ lực của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo, cô giáo trong Khoa Toán - Công nghệ, trường Đại học Hùng Vương. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo bộ môn Tin - Khoa Toán Công nghệ - Trường Đại học Hùng Vương đã dạy bảo tận tình cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo: Th.S. Nguyễn Kim Anh - Giảng viên Khoa Toán - Công nghệ - Trường Đại học Hùng Vương. Thầy đã dành nhiều thời gian quý báu, tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, đồng thời giúp em lĩnh hội kiến thức chuyên môn và tác phong nghiên cứu khoa học. Xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn bên cạnh ủng hộ, giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực hiện khóa luận. Mặc dù đã rất cố gắng song khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy giáo, cô giáo và các bạn để khóa luận được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài khóa luận Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại, nơi mà con người đang dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực để công việc đạt hiệu quả cao hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, trong đó có quản lý văn bản. Từ đó, khẳng định vai trò của công tác văn thư là rất quan trọng. Trên thực tế hiện nay trong hầu hết các trường đại học, cao đẳng thì nhu cầu lưu trữ lượng thông tin là rất lớn. Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì khối lượng thông tin cần lưu trữ và xử lý ngày càng tăng, nhất là vấn đề quản lý hồ sơ văn bản. Nhưng hầu hết việc quản lý hồ sơ văn bản còn thủ công nên rất khó khăn cho việc xử lý lưu trữ không kịp thời hoặc mất nhiều thời gian. Môi trường làm việc thủ công, cổ điển đã không thể đem lại hiệu quả cao nhất và sự phát triển của công nghệ thông tin đã hình thành lên môi trường tác nghiệp điện tử. Ở các nước phát triển, hệ thống tác nghiệp điện tử đã được đưa vào ứng dụng rất sớm vì vậy đem lại cho họ hiệu quả kinh tế cao. Ở nước ta, nền công nghệ thông tin hiện nay đã phát triển tuy nhiên vẫn đang đi sau so với thế giới. Phần lớn các cơ quan, tổ chức đơn vị doanh nghiệp hiện đang lưu trữ hồ sơ công việc trên giấy tờ nên mất rất nhiều thời gian và công sức. Cụ thể:  Đối với người quản lý: 1 - Không biết được tình hình công việc của nhân viên, việc theo dõi tiến độ công việc của nhân viên rất khó khăn. - Dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của nhân viên không đúng thực tế. - Tra cứu thông tin khó khăn với một khối lượng giấy tờ khổng lồ.  Đối với nhân viên: - Không quản lý được khối lượng công việc của mình. - Không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc. - Khối lượng giấy tờ khổng lồ khó tra cứu. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy em chọn đề tài “Xây dựng chương trình quản lý văn bản - hồ sơ công việc trực tuyến” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Với tính năng đáp ứng tất cả các yêu cầu đặt ra cho một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, sử dụng công nghệ tiên tiến, chuẩn hóa, an toàn, chính xác, thao tác nhanh chóng, dễ dàng đồng thời có tính mở trong kết nối với các hệ thống đang có và sẽ có trong tương lai. 2. Mục tiêu khóa luận - Nghiên cứu phân tích thực trạng quy trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của trường Đại học Hùng Vương. - Xây dựng chương trình quản lý văn bản – hồ sơ công việc với các chức năng phù hợp với thực tế của trường Đại học Hùng Vương. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu và khảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc trường Đại học Hùng Vương. - Phân tích thiết kế hệ thống. - Xây dựng chương trình đúng theo các chức năng đã thiết kế đảm bảo các yêu cầu đặt ra. 2 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu, giáo trình và tìm hiểu trực tiếp công tác văn thư của trường Đại học Hùng Vương. - Phương pháp thực nghiệm: Qua việc nghiên cứu, tham khảo tài liệu, giáo trình rút ra kinh nghiệm để áp dụng vào việc xây dựng hệ thống. - Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến của Giảng viên trực tiếp hướng dẫn, các Giảng viên trong Bộ môn Tin học, các Cán bộ làm công tác Văn thư của trường để hoàn thiện về mặt nội dung cũng như hình thức của đề tài. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a. Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đến, công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản nội bộ và quá trình giao việc giữa người quản lý và người thực hiện công việc. b. Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng quy trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc trường Đại học Hùng vương. 6. Ý nghĩa khoa học Khóa luận là tài liệu tham khảo cho các sinh viên chuyên ngành công nghệ thông tin có mong muốn tìm hiểu về hệ thống website và ứng dụng trong thực tế. Hệ thống “Quản lý văn bản – hồ sơ công việc trực tuyến” khi được ứng dụng thực tế sẽ giúp công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc trở nên dễ dàng hơn, giảm được thời gian, công sức trong công tác quản lý. 3 7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của khóa luận được chia thành 3 chương: Chương 1: Tổng quan về hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc. Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống. Chương 3: Cài đặt chương trình. 4 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN HỒ SƠ CÔNG VIỆC 1.1. Cơ sở lý thuyết về văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng” hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”. Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ, tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản. Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức Kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án,… đều được gọi là văn bản [4]. Hay nói cách khác văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một kí hiệu nhất định [1]. Văn bản quản lý nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa Nhà nước với các tổ chức, công dân. 5 Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của quản lý nhà nước, do cơ quan hành chính nhà nước ban hành dùng để đưa các quyết định và truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. 1.1.2. Vai trò, chức năng của văn bản a. Vai trò: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. - Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý. - Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động bộ máy lãnh đạo, quản lý. - Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật. b. Chức năng: - Chức năng thông tin của văn bản: Đây là chức năng cơ bản của văn bản, các thông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt, thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước từ Trung ương tới địa phương, là yếu tốt quyết định để đưa ra các chủ chương, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. - Chức năng pháp lý: Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi thời gian và không gian. Cùng với chức năng thông tin, văn bản trở thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý. - Chức năng quản lý của văn bản: Thực hiện chức năng quản lý, văn bản được sử dụng để ghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hoàn chỉnh, đó là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý Nhà nước. - Chức năng văn hóa- xã hội của văn bản: Văn bản quản lý nhà nước là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận, lao 6 [...]... dõi hỗ trợ những người xử lý chính 17 + Cho phép đính kèm nhiều tài liệu, hỗ trợ tối đa cho người nhận việc với hệ thống nhắc việc - Hồ sơ công việc: Hồ sơ được tạo ra nhằm giải quyết các sự việc trong toàn cơ quan Trong hệ thống Quản lý văn bản - hồ sơ công việc có ba loại hồ sơ công việc chính đó là: - Hồ sơ xử lý công việc - Hồ sơ xử lý văn bản đến - Hồ sơ soạn thảo văn bản đi Người đứng đầu đơn... quyền Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký d Quản lý văn bản nội bộ  Khái niệm: Văn bản nội bộ là những văn bản được sử dụng trong nội bộ cơ quan Văn bản nội bộ cũng gồm hai loại là văn bản nội bộ điện tử (văn bản được chuyển từ hồ sơ công việc sang) và văn bản giấy [4]  Quy trình quản lý văn bản nội bộ tương tự như quy trình quản lý văn bản đi, nhưng văn bản nội bộ chỉ... thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng Quản lý Hồ sơ công việc là mô đun quản lý tất cả các công việc trong cơ quan Mọi công việc đều được xử lý bởi các hồ sơ công việc Mô đun được chia thành hai phần đó là: Phiếu giao việc và Hồ sơ công. .. phê duyệt hồ sơ 1.2.3.2 Sơ đồ mô tả quy trình quản lý văn bản a Sơ đồ xử lý văn bản đến 18 Văn thư Nhập công văn đến Trình lãnh đạo phê duyệt Nhập thông tin về văn bản Phân phối đến các bộ phận liên quan Lãnh đạo xem xét và ký nhận văn bản Hình 1.1 Quy trình xử lý văn bản đến b Sơ đồ xử lý văn bản đi Văn thư Nhận công văn đã trình lãnh đạo phê duyệt từ bộ phận soạn thảo Nhập thông tin về văn bản Làm... nhân viên văn thư hoặc người chịu trách nhiệm khác sẽ thực hiện đánh số thứ tự đăng ký cho văn bản nội bộ và phát hành văn bản nội bộ theo yêu cầu 16 e Quản lý hồ sơ công việc Hiện tại, trường Đại học Hùng Vương chưa sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ công việc, song công tác quản lý hồ sơ công việc là cần thiết đối với mỗi cá nhân, cán bộ trong mỗi cơ quan, đơn vị Quản lý hồ sơ công việc trực tuyến tạo... Lưu văn bản đi và phân phối đến các bộ phận liên quan Lãnh đạo bộ phận ký nhận Hình 1.2 Quy trình xử lý văn bản đi 19 c Sơ đồ xử lý văn bản nội bộ Văn thư Nhận công văn từ lãnh đạo yêu cầu xử lý Nhập thông tin về văn bản Phân phối đến các bộ phận liên quan Lãnh đạo xem xét và ký nhận văn bản Hình 1.3 Quy trình xử lý văn bản nội bộ d Sơ đồ xử lý hồ sơ công việc Lãnh đạo Xem xét nội dung công văn đến, công. .. giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho lãnh đạo c Quản lý văn bản đi  Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi [4]  Quy trình quản lý văn bản đi gồm các... mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trực tuyến, việc quản lý vẫn thủ công nên gặp không ít khó khăn trong công tác tra cứu, tìm kiếm - Về thiết bị tương đối đầy đủ, song bộ phận văn thư cần có một máy scan để thuận tiện cho công việc khi có nhu cầu sử dụng “Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trực tuyến Vì vậy, em chọn nghiên cứu đề tài khóa luận với mong muốn có thể phục vụ cho công tác quản. .. – Lý, Sư phạm Lý – KTCN, Công nghệ thông tin, Công nghệ thiết bị trường học, Sư phạm Lý – Hóa; Hội họa, Âm nhạc, Sư phạm Âm nhạc 1.2.3 Mô tả về quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc 1.2.3.1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản a Nguyên tắc chung - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của trường - Văn bản đi, văn. .. bản được ký b Quản lý văn bản đến  Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến trường gọi chung là văn bản đến [4]  Quy trình quản lý văn bản đến gồm các bước sau: Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến: Công văn từ các nguồn . loại là văn bản nội bộ điện tử (văn bản được chuyển từ hồ sơ công việc sang) và văn bản giấy [4].  Quy trình quản lý văn bản nội bộ tương tự như quy trình quản lý văn bản đi, nhưng văn bản nội. thống Quản lý văn bản – hồ sơ công việc trực tuyến khi được ứng dụng thực tế sẽ giúp công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc trở nên dễ dàng hơn, giảm được thời gian, công sức trong công. Nghiên cứu phân tích thực trạng quy trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của trường Đại học Hùng Vương. - Xây dựng chương trình quản lý văn bản – hồ sơ công việc với các chức năng phù hợp với