- Hồ sơ công việc:
3.2.2.Giao diện người quản lý
x : Là vai trò đối tượng có quyền với chức năng.
3.2.2.Giao diện người quản lý
Khi người dùng đăng nhập với tài khoản là người quản lý (văn thư) hệ thống sẽ tự động chuyển tới trang dành cho người quản lý. Giao diện dành cho người quản lý có các chức năng chính là: quản lý thông tin văn bản đến, quản lý văn bản gửi đi, quản lý văn bản nội bộ, báo cáo – thống kê và các bài viết giới thiệu trên website.
Khi vừa mới đăng nhập hệ thống sẽ thông báo cho bộ phận văn thư biết danh sách các văn bản mới cần xử lý, thông báo các văn bản, công việc của cá nhân, đơn vị được giao đã quá hạn xử lý sau đó văn thư sẽ thực hiện thông báo, nhắc nhở đến Email của mỗi cá nhân đó. Giúp cho việc xử lý công việc được chính xác, kịp thời và hiệu quả hơn.
Hình 3.2. Giao diện người quản lý.
a. Chức năng Quản lý văn bản đến
Khi vừa mới đăng nhập, người dùng với vai trò là quản lý (văn thư) sẽ chọn chức năng tương ứng với công việc cần xử lý. Bao gồm chức năng Quản lý văn bản đến, Quản lý văn bản đi, Quản lý văn bản nội bộ. Dưới đây là giao diện chức năng Quản lý văn bản đến. Hệ thống sẽ tự động cập nhật những văn bản đến đã được lãnh đạo ký duyệt thông báo cho bộ phận văn thư, bộ phận văn thư có thể dễ dàng thấy được những đơn vị nào cần xử lý văn bản đó và thực hiện phân xử lý đến các đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo.
Hình 3.3. Giao diện quản lý văn bản đến.
b. Chức năng cập nhật văn bản
Khi có văn bản mới đến bộ phận văn thư tiến hành cập nhật thêm, sửa, xóa vào sổ văn bản đến, các thông tin của văn bản được nhập lưu trong cơ sở dữ liệu, sau đó phân loại văn bản và trình lãnh đạo xin ý kiến phân xử lý.
c. Chức năng trình lãnh đạo xử lý
Sau khi thực hiện cập nhật vào sổ văn bản đến, bộ phận văn thư tiến hành phân loại và trình lãnh đạo phê duyệt, cho ý kiến xử lý.
Hình 3.5. Giao diện chức năng trình lãnh đạo xử lý.
d. Chức năng phân xử lý
Sau khi trình lãnh đạo, lãnh đạo xem xét cho ý kiến phân xử lý và chuyển cho bộ phận văn thư thực hiện. Bộ phận văn thư tiến hành chuyển xử lý cho các đơn vị theo chỉ dẫn của lãnh đạo.
e. Chức năng tìm kiếm văn bản
Mọi văn bản đến, đi hay văn bản nội bộ đều được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, khi cần sử dụng, xem xét hay xử lý văn bản nào đó thì với chức năng tìm kiếm người quản lý có thể tìm văn bản theo số văn bản, tên văn bản , theo loại văn bản hoặc trạng thái xử lý của văn bản đó. Hệ thống hỗ trợ chức năng “lọc” khi đó sẽ xuất hiện các từ khóa gợi ý tìm kiếm theo chủ đề đã chọn, giúp cho người dùng có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
Hình 3.7. Giao diện chức năng tìm kiếm văn bản. 3.1.3. Giao diện cho lãnh đạo cơ sở
Khi người dùng đăng nhập với vai trò là lãnh đạo hệ thống sẽ chuyển tới trang cho người đã đăng nhập. Ở đây người dùng sẽ thực hiện các chức năng theo vai trò của mình. Hệ thống cũng thông báo, nhắc nhở cho người dùng biết những công việc cần xử lý, thực hiện.
Hình 3.8. Giao diện Lãnh đạo đăng nhập.
a. Chức năng ký duyệt văn bản đến
Với mỗi văn bản đến bộ phận văn thư tiếp nhận, thực hiên cập nhật lưu trữ và trình lãnh đạo. Khi lãnh đạo đăng nhập hệ thống sẽ thông báo cho lãnh đạo biết những văn bản đến cần ký duyệt và cần cho ý kiến xử lý, lãnh đạo xem xét và gửi ý kiến xử lý đến bộ phận văn thư thực hiện phân xử lý tới các đơn vị.
b. Chức năng ủy quyền xử lý
Với chức năng này, lãnh đạo có thể đảm bảo mọi công việc đều có thể được thực hiện kịp thời, nhanh chóng và chính xác khi đi công tác, khi không tiện xử lý hay vì một lý do nào khác. Bằng cách ủy quyền xử lý đến lãnh đạo cấp dưới để đảm bảo tiến độ công việc đạt hiệu quả cao.
Hình 3.10. Giao diện chức năng ủy quyền xử lý.
c. Chức năng kiểm tra tiến độ xử lý công việc
Mọi văn bản, công việc được xử lý như thế nào, tiến độ ra sao đều nằm trong tầm kiểm soát của lãnh đạo, chức năng kiểm tra tiến độ làm nhiệm vụ quản lý toàn bộ các thông tin, quá trình làm việc của người thực hiện công việc trên website. Lãnh đạo có thể kiểm tra trong bất kỳ không gian và thời gian nào để biết được tiến độ hay khả năng và thái độ làm việc của từng cá nhân, cán bộ. Từ đó có thể xem xét, đánh giá khen thưởng chách phạt đến từng cá nhân cán bộ, chuyên viên đó.
Hình 3.11. Giao diện chức năng theo dõi, kiểm tra tiến độ.
d. Chức năng tạo phiếu giao việc
Lãnh đạo thực hiện giao việc đến từng cá nhân, cán bộ. Công việc được tạo từ một văn bản đến hoặc được tạo mới sau đó lưu vào một phiếu giao việc và gửi đến từng bộ phận xử lý.
e. Chức năng hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc được chia làm ba loại: Hồ sơ xử lý văn bản đến, hồ sơ xử lý văn bản đi và hồ sơ xử lý công việc. Khi chức năng được gọi hệ thống sẽ loát lên những công việc tương ứng với từng loại hồ sơ giúp cho lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát được các loại hồ sơ công việc đang thực hiên. Lãnh đạo có thể xem ý kiến phản hồi của các cá nhân, cán bộ qua chức năng xem ý kiến, và có thể theo dõi, kiểm tra tiến độ công việc trực tuyến.
Hình 3.13. Giao diện chức năng hồ sơ công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});