Xây dựng chương trình quản lý vật tư tại công ty giấy Việt Nam

Xây dựng chương trình quản lý vật tư tại công ty giấy Việt Nam

CHƯƠNG 3 Xõy dựng chương trình quản lý vọ̃t tư tại cụng ty

giṍy Viợ̀t Nam

3.1 Yờu cõ̀u đụ́i với chương trình.

 Yờu cõ̀u vờ̀ chức năng :

Chương trình quản lý vọ̃t tư phải cho phép thực hiợ̀n các chức năng sau :

- Cọ̃p nhọ̃t thụng tin vờ̀ danh sách nhà cung cṍp, danh sách vọ̃t tư

- Quản lý được phiờ́u nhọ̃p xuṍt vọ̃t tư

- Quản lý lượng vọ̃t tư tụ̀n kho

- Tìm kiờ́m nhà cung cṍp, vọ̃t tư, phiờ́u xuṍt nhọ̃p kho

- Báo cáo lượng xuṍt nhọ̃p tụ̀n

- Tự đụ̣ng tính giá xuṍt kho

 Yờu cõ̀u phi chức năng :

- Phõ̀n mờ̀m đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, giao diợ̀n gõ̀n gũi, ngụn ngữtiờ́ng Viợ̀t

- Phõ̀n mờ̀m mụ tả đỳng, chõn thực vờ̀ cụng tác quản lý vọ̃t tư tại cụng ty

- Phõ̀n mờ̀m phải thống nhṍt, khụng chụ̀ng chéo và lụ̀ng nhau

- Phõ̀n mờ̀m dễ thay đổi: phải cú tính mở để cú thể mở rụ̣ng trướcnhững thay đổi vờ̀ quy mụ của cụng ty cũng như thờm các chức năng mới đểđáp ứng nhu cõ̀u phát triển của cụng ty

3.2 Qui trình nghiợ̀p vụ quản lý vọ̃t tư tại cụng ty.

3.2.1 Mụ tả nghiợ̀p vụ:

1 Đặc điểm vật liệu của Công ty.

Công ty Giấy Bãi Bằng là một Công ty có quy mô sản xuất lớn, chuyênsản xuất các loại giấy in, giấy viết với chất lợng cao Khối lợng sản phẩmlớn do đó nguyên vật liệu dùng để sản xuất cũng rất lớn Bên cạnh những vật

liệu nh tre, nứa, gỗ, than sẵn có ở thị trờng trong nớc thì Công ty còn phảimua thêm bột ngoại ở nớc ngoài để phục vụ cho quá trình sản xuất ra sảnphẩm.

Vật liệu của Công ty chủ yếu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp, chịunhiều sự tác động của thiên nhiên do đó nó mang tính phức tạp Chính vì vậy

mà Công ty thờng xuyên phải mua vật liệu để dự trữ cho sản xuất Để đảm bảo

đủ nguyên liệu, một mặt Công ty mở rộng thu mua ra các tỉnh ngoài vùngnguyên liệu sẵn có Mặt khác, công ty đầu t nhằm tìm ra những giải pháp thúc

đẩy khoa học kỹ thuật, trong đó bớc đầu đã thử nghiệm thành công sản xuấtgiấy bằng gỗ bạch đàn Nhờ vậy, cung cấp nguyên liệu đủ và ổn định về số l -ợng cũng nh chất lợng Công ty phải ký hợp đồng mua vật liệu với nhiều nơicung cấp nh: Công ty nguyên liệu giấy Phú Thọ, Công ty vật liệu Thanh Liêm

Hà Nam, Cty kinh doanh chế biến lâm sản xuất khẩu Yên Bái, Cty vận tảixăng dầu đờng thuỷ 1, Cty than Việt Nam

Hầu hết vật liệu của Công ty mua về đều phải chịu thuế giá trị gia tăng.Ngoài ra cũng có những vật liệu nhập ngoại phải chịu thuế nhập khẩu, chi phívận chuyển lớn dẫn đến giá nhập vật liệu tăng

ở Công ty Giấy Bãi Bằng, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giáthành sản phẩm Vì vậy, để quản lý tốt giá thành sản phẩm, Công ty phải quản

lý tốt vật liệu từ khâu mua đến khâu sản xuất

2 Phân loại vật liệu.

Vật liệu của Công ty Giấy Bãi Bằng rất đa dạng và phong phú về chủngloại, vì vậy để hạch toán chính xác việc nhập, xuất và giúp cho công tác tínhgiá thành, công tác quản lý tiến hành tốt thì việc phân loại vật liệu là hết sứccần thiết

Việc phân loại vật liệu có thể dựa trên các tiêu thức khác nhau, ở Công tyGiấy Bãi Bằng dựa vào công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trĩnh sảnxuất sản phẩm chia vật liệu thành năm loại sau:

- Vật liệu chính: Đợc phản ánh ở tài khoản 15201, là đối tợng lao độngchủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất Vật liệu chính là cơ

sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể SP, đợc chia làm nhiều loại khácnhau nh:

Bán thành phẩm (bột giấy) Mã VT : 152012

2

- Vật liệu phụ: Gồm rất nhiều loại tuy không cấu thành nên thực thể củasản phẩm, song nó có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình SXcủa Công ty.

3.Đánh giá vọ̃t liợ̀u.

Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để thể hiện giá trị của vật liệutheo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất Vật liệu của Công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài (trong và ngoài nớc):

Gỗ, tre, nứa, bạch đàn, bồ đề, bột giấy Ngoài ra Công ty cũng tự chế đợcmột số vật liệu nh Công ty mua bìa về để tự làm hộp đựng giấy, do đó giá cảthu mua và chi phí thu mua từ các nguồn khác nhau là khác nhau

Thực tế cho thấy, vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh, thuộc tàisản lu động, đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá thực tế Song để thuận lợi chocông tác kế toán, vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán Hiệnnay ở Công ty, kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán

* Đối với vật liệu nhập kho:

- Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hóa đơn

và chi phí thu mua thực tế Chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, bảo quản, vậnchuyển vật t từ nơi mua về đơn vị, tiền thuê kho, thuê bãi, chi phí của bộ phậnthu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt (nếucó) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Vật liệu nhập kho Công ty lànguồn mua ngoài, chi phí thu mua đã tính trong giá mua của vật liệu Vì vậy,hình thức thu mua vật liệu của Cty là hình thức trọn gói Khi vật liệu về nhậpkho kế toán có thể tính ngay đợc giá trị thực tế của số vật liệu đó

- Giá thực tế vật liệu nhập kho tự chế là giá vật liệu xuất kho để gia công

cộng với các chi phí gia công nh: Tiền lơng, bảo hiểm xã hội, khấu hao tài sản

cố định cho bộ phận gia công

* Đối với vật liệu xuất kho.

Cuối kỳ tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp tính giá thực

tế bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ(Bquân gia quyền) của từng thứ, loạivật liệu theo công thức:

xuất kho

Số lợng VL tồn

Số lợng VL nhập trong kỳNhng, để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin, số liệu chính xác bất

cứ lúc nào về vật liệu, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất vật t, kế toán tínhgiá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân di động Vẫn sử dụngcông thức của phơng pháp tính giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong

kỳ nhng số liệu đợc tính ngay vào thời điểm nhập hoặc xuất vật liệu trongtháng chứ không chờ đến thời điểm cuối tháng

Ví dụ: Tháng 01- 2005 tồn đầu tháng của gỗ bạch đàn 4*6 là 24.478,352tấn với giá trị là 10.972.046.100 đồng

Ngày 16 - 01 – 2005 Công ty nhập về khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 là212,142 tấn với trị giá là 97.832.169 đồng

Ngày 17 - 01 - 2005 Công ty nhập về khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 là402,045 tấn với trị giá là 182.142.680 đồng, chi phí 78.368 đồng

Ngày 18 - 01 - 2005 xuất kho 19,0 tấn bạch đàn 4*6 phục vụ cho sảnxuất sản phẩm Trị giá thực tế của số bạch đàn này là:

10.972.046.100 + 97.832.168 + 182.142.680 + 78.368

x 19,0 = 8.520.058đ 24.478,352 + 212,142 + 402,045

Việc vận dụng này rất phù hợp với đặc điểm hạch toán vật liệu của Công

ty vì nếu không có máy vi tính thì việc này sẽ làm tăng khối lợng công việccho kế toán nhng ở Công ty sử dụng hệ thống máy vi tính làm cho công việctrở nên dễ dàng và không làm tăng thêm khối lợng công việc

4 Quy trình hạch toán nguyên vật liệu (Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập - xuất kho:

Công ty sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

4

+ Phiếu nhập vật t

+ Phiếu xuất vật t

+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

+ Hoá đơn kiêm vận chuyển nội bộ

Đối với vật liệu mua ngoài khi về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểmnhận và nhập kho Công ty Khi vật liệu về đến kho sẽ đợc nhân viên phòngKCS kiểm tra chất lợng về quy cách vật liệu (biểu số 02 - Biên bản giao nhận

đờng bộ) Sau đó cán bộ của phòng cung tiêu căn cứ vào hoá đơn của ngời bán(Biểu số 01 - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hay hoá đơn giá trị gia tăng) và sốlợng vật liệu thực nhập để lập phiếu nhập kho (Biểu số 04) thành 02 liên có

đầy đủ chữ ký của thủ kho, ngời nhập, phụ trách cung tiêu, 01 bản đa cho kếtoán thanh toán để thanh toán bằng séc hoặc tiền mặt cho ngời bán và đồngthời theo dõi TK 331 “Phải trả cho ngời bán” ở sổ quỹ Sau đó kế toán thanhtoán đa phiếu đó xuống cho thủ kho Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và giaocho kế toán chi tiết vật liệu khi họ xuống lấy các chứng từ làm căn cứ để ghi

sổ kế toán

Biểu số 01: Mẫu số 02-BH

Ban hành theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT

Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngày 13- 01-2005

Họ tên ngời mua : Công ty Giấy Bãi Bằng

Xuất tại kho : Đờng bộ

Đơn vị giao hàng : Công ty nguyên liệu Giấy.

Bên giao : Phan Mạnh Cờng

Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao

Vật liệu mua về nhập kho đều đợc thủ kho sắp xếp vào đúng chỗ quy

định, đảm bảo khoa học, hợp lý cho việc bảo quản vật liệu Giúp cho công táctheo dõi và xuất kho đợc thuận lợi

Đối với vật liệu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, đơn vị sửdụng viết bản yêu cầu đợc lĩnh vật t gửi lên cho phòng cung tiêu Phòng cungtiêu lập phiếu xuất kho thành 03 liên Khi lĩnh vật liệu đơn vị lĩnh phải đemphiếu này xuống kho, thủ kho ghi số thực xuất và ký vào chứng từ Sau mỗilần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Giữa tháng và cuối tháng,thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, tính ra tổng số vật t đã xuất đối chiếu vớithẻ kho rồi ký vào 3 liên, 1 liên thủ kho chuyển cho phòng cung tiêu, 1 liên

đơn vị lĩnh giữ và 1 liên thủ kho giữ để chuyển cho kế toán vật liệu

Kế toán vật liệu nhận đợc các chứng từ sau:

NhËp t¹i kho : An §¹o

Lý do xuất : Phục vụ sản xuất

Xuất tại kho : Công ty Giấy Bãi Bằng

Viết bằng chữ (Tám triệu bốn trăm tám ba ngàn không trăm tám mơi đồng).

Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập

3.3 Mụ hình hóa hợ̀ thụ́ng.

3.3.1 Sơ đụ̀ luụ̀ng thụng tin IFD ( Information Flow Diagram)

Sơ đụ̀ luụ̀ng thụng tin được dựng để mụ tả hợ̀ thống thụng tin theo cách thức đụ̣ng Tức là mụ tả sự di chuyển của dữ liợ̀u, viợ̀c xử lý, lưu trữ trong thờ́ giới vọ̃t lý bằng các sơ đụ̀.

Các ký pháp cơ bản của sơ đụ̀ luụ̀ng thụng tin:

8

Thủ công Giao tác người

- máy

Tin học hoá

hoàn toàn

Tập biên lai

CSDL hệ

thống

Tài liệu

Khi có yêu cầu

mua vật liệu

Hình 3.1: Sơ đồ IFD của tiến trình nhập kho.

3.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD ( Business Flow Diagram)

10

Duyệt hồ sơ Dự toán chi phí

Ký kết hợp đồng

Nhập hợp đồng Hợp đồng

HĐ Hồ sơ

Tổng hợp báo cáo

In báo cáo

Báo cáo tổng hợp HĐ

Cập nhật DM

Vật Tư

Báo cáo Nhập kho

Báo cáo Xuất kho

Hình 3.3 : Sơ đồ chức năng kinh doanh.

3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram )

a, Sơ đồ ngữ cảnh.

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơđồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hềquan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng

dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì Là mộtloại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả quá trình xử lý thông tin với các yếu tốsau:

- Diễn tả ở mức gogic tức là trả lời cho câu hỏi làm gì mà bỏ qua câuhỏi làm như thế nào

- Chỉ rõ các chức năng cần thực hiện để hoàn tất quá trình mô tả

- Chỉ rõ các thông tin chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đóthấy được trình tự thực hiện chúng

Các kỹ pháp sử dụng khi vẽ sơ đồ DFD:

Tiến trình

xử lý

Là một quá trình biến đổi

dữ liệu, thay đổi cấu trúc,

vị trí, giá trị,… của dự liệuhoặc là tạo ra dữ liệu mớiDòng dữ

liệu

Là tuyến truyền thông dẫnthông tin vào hay ra củamột chức năng nào đóKho dữ

liệu

Là nơi chứa dữ liệu đượclưu lại để được truy nhậpnhiều lần về sau

Nguồn

hoặc đích

Là nơi thực thể ngoài hệ

thống có trao đổi thông tinvới hệ thống

Tên chức năng hành thẻPhát

Tên nguồn hoặc đích Khách hàng

12

Tên dòng dữ liệu Giấy gửi tiền

Kho dữ liệu CSDL hệ thống

Báo cáoPhiếu nhập

Hình 3.4 : Sơ đồ ngữ cảnh.

b, Sơ đồ DFD mức 0.

Lãnh đạo

Báo cáo

Nhà

cung cấp

Phân xưởng

Hóa đơn

Phiếu xuất

Phiếu nhập

14

Hình 3.6 : Sơ đồ DFD mức 1 chức năng xử lý nhập kho

3.4 Thiêt kế phần mềm.

3.4.1 Thiết kế kiến trúc phần mềm

Phiếu nhập

Báo cáo

Phiếu nhập

Phiếu

nhập

Hóa đơn mua

1.2 Vào sổ nhập kho Bộ phận kho

Lãnh đạo

QUẢN LÝ VẬT TƯ

Báo Cáo

Cập nhật DM Phân Xưởng

Cập nhật DM Kho

Cập nhật DM Nhóm VT

Cập nhật phiếu xuất kho

Cập nhật DM Vật Tư

Báo cáo Nhập kho

Báo cáo Xuất kho

Danh Mục Quản lý

Xuất –Nhập

Cập nhật DM NCC

Cập nhật phiếu nhập kho

Báo cáo tồn kho

3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

1 Bảng nhà cung cấp.

Liệu

Độ Rộng Diễn Giải

Cấp

Cấp

2 Bảng vật tư.

STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải

3 Bảng nhân viên.

STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải

4 Bảng phiếu nhập.

STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải

5 Chi tiết phiếu nhập.

STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải

18

6 Phiếu xuất NVL.

Liệu

Độ Rộng Diễn Giải

NVL

7 Chi tiết phiếu xuất.

Liệu

Độ Rộng Diễn Giải

NVL

Liệu

8 Bảng phân loại vật tư.

Liệu

Độ Rộng Diễn Giải

9 Bảng phân xưởng.

Liệu

Độ Rộng Diễn Giải

10 Bảng USER

Liệu

Độ Rộng Diễn Giải

11 Bảng kho

Liệu

Độ Rộng Diễn Giải

Sơ đồ quan hệ giữa các bảng.

20

3.4.3 Thiết kế giải thuật.

a, Giải thuật đăng nhập.

b, Giải thuật cập nhật danh mục từ điển

S

Đ Đ

S

Đ S

I>3 ? Đăng Nhập

Kiểm tra tên , mật khẩu ?

Thông báo đăng nhập không thành công

Tiếp tục ?

Thông báo hết quyền đăng nhập

22

Đ Bắt đầu

Kết thúc

Nhập dữ liệu

Thêm bản ghi trắng

Thông báo lỗi

Lưu lại bản ghi

c, Giải thuật tạo và in báo cáo.

S

Đ Bắt đầu

Kết thúc

Lựa chọn loại báo cáo

In báo cáo ra màn hình

Nhập điều kiện cho báo cáo

Kiểm tra điều kiện ?

Thông báo lỗi

Có tiếp tục không ? Đ

S

24

d, Giải thuật tìm kiếm.

Đ Bắt đầu

Kết thúc

Khởi tạo giao diện tìm kiếm

Nhập điều kiện lọc dữ liệu

Xuất dữ liệu ra màn hình

Truy vấn CSDL liên quan

Có dữ liệu cần tìm hay không?

Thông báo

S

Có tìm nữa không?

S

Đ

3.5 Một số giao diện của phần mềm.

1 Màn hình đăng nhập.

2 Màn hình chính.

26

3 Màn hình danh mục nhà cung cấp.

Kết luận

Danh mục tài liệu tham khảo

Phụ lục : Một số đoạn mã chính của chương trình.

28

MỤC LỤC

CHƯƠNG 3: Xây dựng chương trình quản lý vật tư tại công ty giấy Việt Nam

1

3.1 Yêu cầu đối với chương trình 1

3.2 Qui trình nghiệp vụ quản lý vật tư tại công ty 1

3.2.1 Mô tả nghiệp vụ: 1

1 §Æc ®iÓm vËt liÖu cña C«ng ty 1

2 Ph©n lo¹i vËt liÖu 2

3.Đánh giá vật liệu 3

4 Quy tr×nh h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu (Chøng tõ kÕ to¸n sö dông vµ thñ tôc nhËp - xuÊt kho: 5

3.3 Mô hình hóa hệ thống 10

3.3.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram) 10

3.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD ( Business Flow Diagram) 12

3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ) 12

3.4 Thiêt kế phần mềm 16

3.4.1 Thiết kế kiến trúc phần mềm 16

3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 18

1 Bảng nhà cung cấp 18

2 Bảng vật tư 18

3 Bảng nhân viên 19

4 Bảng phiếu nhập 19

5 Chi tiết phiếu nhập 19

6 Phiếu xuất NVL 20

7 Chi tiết phiếu xuất 20

8 Bảng phân loại vật tư 21

9 Bảng phân xưởng 21

10 Bảng USER 21

11 Bảng kho 21

3.4.3 Thiết kế giải thuật 23

3.5 Một số giao diện của phần mềm 27

1 Màn hình đăng nhập 27

3 Màn hình danh mục nhà cung cấp 28

Kết luận 29

Danh mục tài liệu tham khảo 29

Phụ lục : Một số đoạn mã chính của chương trình 29

30