Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên

Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếLời nói đầuTrong những năm qua, ngành công nghệ thông tin phát triển một cách rộng rãi ở tất cả các lĩnh vực khác nhau. Sự phát triển mạnh mẽ ấy đã thực sự tạo nên cuộc cách mạng thông tin và xử lý thông tin trên phạm vi toàn thế giới. Việc xử lý thông tin bằng máy tính đã đem lại hiệu quả cao trong mọi công việc, đồng thời tiết kiệm được thời gian, công sức của con người. Khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng lớn. Vì vậy tin học hóa công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính đang là lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học. Để góp phần phát triển nền kinh tế xã hội và thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, các doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự nghiệp đã tiến hành đưa tin học vào sử dụng với mục đích xử lý nhanh, kịp thời, chính xác các thông tin, dữ liệu của đơn vị mình.Với mong muốn được áp dụng những kiến thức kinh tế cũng như tin học đã được tiếp thu trong quá trình học tập ở trường, để áp dụng những kiến thức đó vào thực tế, em lựa chọn thực hiện đề tài: “Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên”.Chương trình quản lý bán hàng tại công ty Nam Dũng gồm 4 chương:CHƯƠNG I : KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI CÔNG TY NAM DŨNGCHƯƠNG II : PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG BÁN HÀNGCHƯƠNG III : THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ MẶT XỬ LÝCHƯƠNG IV : HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNHVÀ ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNGTrong quá trình thực hiện đề tài này, bằng sự cố gắng của bản thân và tìm hiểu thông tin nghiệp vụ từ nơi thực tế, tham khảo nhiều tài liệu song do trình độ bản thân còn có nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót .Vì vậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý cơ quan Nam Dũng, của các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt của thày giáo hướng dẫn Nguyễn Gia Liên cùng các bạn để chương trình của em có thể được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hưng Yên, Ngày 20 tháng 4 năm 2009 Sinh Viên Cao Thị Nụ SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếCHƯƠNG I :KHẢO SÁT THỰC TẾ QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NAM DŨNGI- Giới thiệu và lịch sử hình thành phát triển của công ty Nam Dũng 1.Giới thiệu về công ty * Tên Công Ty:Công ty TNHH phát triển mạng luới toàn cầu Nam Dũng * Địa chỉ : Khu công nghiệp Như Quỳnh_huyện Văn Lâm_tỉnh Hưng Yên + Điện thoại : (0321) 986 709 + Fax : (0321) 986 710 * Chi nhánh miền Nam : B164.Nguyễn Văn Quá, Đông Hưng Thuận, Q12,TP.HCM+ Điện thoại :(08)88 024 02Công ty TNHH Nam Dũng chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi gia súc. Sản xuất hơn 200 sản phẩm thuốc thú y chất lượng cao, hệ thống phân phối phủ khắp lãnh thổ Việt Nam.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH phát triển mạng lưới toàn cầu Nam Dũng được thành lập vào ngày 12/05/1996 với tên gọi ban đầu là Công ty TNHH Nam Dũng. Trụ sở ban đầu của công ty nằm tại 82C Nguyễn Đức Cảnh-Hà Nội. Số thành viên ban đầu gồm có 07 người (01 kỹ sư, 02 bác sỹ và 04 công nhân). Sản phẩm của công ty sản xuất là thuốc thú y. Đến năm 2000 công ty thuê địa điểm tại Pháp Vân-Thanh Trì-Hà Nội và mở rộng thêm lĩnh vực sản xuất là thức ăn chăn nuôi. Năm 2003 công ty đổi tên thành công ty TNHH phát triển mạng lưới toàn cầu Nam Dũng và giữ tên gọi đó cho đến nay. Cũng trong năm 2003 công ty đã khánh thành về việc xây dựng và chuyển toàn bộ các xưởng sản xuất về địa điểm mới tại thôn Hành Lạc-Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên với diện tích 25000m2.Trong quá trình hình thành và phát triển Nam Dũng đã không ngừng hoàn thiện và phát triển cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh, công tác quản lý với mục đích cho thị trường những sản phẩm thuốc thú y chất lượng cao để phục vụ cho bà con nông dân.Với sự lãnh đạo của ban Giám Đốc cùng với sự nhiệt tình của toàn thể công nhân viên của công ty đã làm cho Nam Dũng ngày một phát triển. Chỉ trong vòng 13 năm từ năm 1996-2009 từ một công ty nhỏ với 07 thành viên và hoạt động sản xuất nhỏ nay Nam Dũng đã phát triển thành 1 công ty lớn mạnh với 500 cán bộ công nhân viên, sản xuất hơn 200 sản phẩm thuốc thú y và thức SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C2 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếăn chăn nuôi, hệ thống phân phối và bán sản phẩm trên toàn quốc gia với 300 đại lý từ Bắc vào Nam.Mục tiêu của công ty vẫn luôn luôn cố gắng mở rộng thị trường để phục vụ được nhiều bà con nông dân hơn.3.Chức năng , nhiệm vụ của công ty 3.1 Chức năng Công ty chuyên sản xuất thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi đồng thời cũng có các hoạt động khác như mua bán vật tư thiết bị phục vụ cho chế biến và nuôi trồng thuỷ sản, đại lý mua bán ký gửi hàng hoá,mua bán thiết bị bảo hộ lao động. Công ty đảm bảo sử dụng các nguồn nhân lực một cách có hiệu quả khi công ty tăng cường liên doanh liên kết với các cơ sở trong và ngoài nước để mở rộng và phát triển ngày một tốt hơn. 3.2 Nhiệm vụ Thực hiện công tác quản lý phân phối trong lao động sản xuất kinh doanh vàcông bằng xã hội Tổ chức đời sống công nhân viên,không ngừng nâng cao trình độ văn hoá nghề nghiệp của cán bộ công nhân viên trong công ty. Xây dựng tự bù đắp chi phí trang thiết bị để thực hiện kế hoạch nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất kinh doanh,nâng cao năng lực sản xuất, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật vào sản xuất Tự trang trải vốn và làm tròn nghĩa vụ nộp Ngân Sách Nhà Nước.Ngoài ra công ty còn có các chức năng nhiệm vụ là bảo vệ an ninh công ty,bảo vệ môi trường SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C3 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế 4. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Nam Dũng* Giám đốc : là người có quyền cao nhất,quản lý và điều hành công ty dưới sự giám sat của Hộ Đồng tư vấn và cũng có vai trò giúp đỡ các phàng ban khác dưới mình* Phó GĐ tài chính : trợ giúp GĐ lên kế hoạch tài chính cho cônh ty sao cho việc chi tiêu tiết kiệm nhất và hạ giá thành sản phẩm đến mức thấp nhất có thể, quản lý mọi vấn đề liên quan đến tài chính * Phó GĐ phụ trách sản xuất : có chức năng trợ giúp GĐ và lên kế hoạch sản xuất,quản lý điều phối sản xuất, theo dõi mọi hoạt động của các xưởng sản xuất* Khối sản xuất : gồm 2 xưởng sản xuất là xưởng sản xuất thuốc thú y và xưởng sản xuất thức ăn chăn nuôi, có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất ra sản phẩm* khối kinh doanh : gồm có phòng kinh doanh và hệ thống phân phối sản phẩm có trách nhiệm trực tiếp đưa ra kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng sản xuất.Đồng thời có vai trò kiểm tra các đại lý, thu thập ý kiến khách hàng, tìm kiếm thị trường mới, chịu trách nhiệm kinh doanh sản phẩm của công ty trên thị trường và sản phẩm nhập khẩu.* Khối kĩ thuật : chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, nghiên cứu sản phẩm mới và kiểm định đầu vào đầu ra của quá trình sản xuất.* Khối hỗ trợ : gồm phòng kế toán tài chính,phòng hành chính nhân sự,phòng vật tư xuất nhập khẩu, có vai trò tham mưu cho GĐ về công tác quản lý ,huy động và sử dụng vốn SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39CGiám ĐốcPGĐ Tài chínhPGĐ phụ trách SXKhối sản xuất Khối kinh doanh Khối kĩ thuật Khối hỗ trợ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếhợp lý. Có trách nhiệm tổ chức sắp xếp lao động, giải quyết công tác văn thư và các công việc khác liên quan.5. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của công ty Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Nhận thức được tầm quan trong của CNTT nên công ty TNHH Nam Dũng đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vào sản xuất và kinh doanh. Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính, máy in, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc mà các nhân viên phải làm trứơc kia, các hoạt động trong công ty đựơc xử lý nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty.Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia sẻ dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu.Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự là chuyên nghiệp. Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp. Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm bảo được sự nhất quán trong việc sử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ công khá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng.6. Một số mẫu biểu của công tySV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếMẫu 1: Phiếu nhập khoCông ty TNHH PTNL TC Nam DũngKCN Như Quỳnh_ Văn Lâm _Hưng Yên PHIẾU NHẬP KHO Số : Ngày Tháng .Năm Người giao hàng : Đơn vị : Địa chỉ : Số HĐ : Nội dung : TK Có : Seri : Ngày: ./ /Mã kho Tên hàng TK ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành TiềnTổng cộng tiền hàngChi phíThuế GTGTTổng cộng tiền TT Nhập ngày tháng .năm .THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên)SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếMẫu 2: phiếu xuất khoCông ty TNHH PTNL TC Nam DũngKCN Như Quỳnh_ Văn Lâm _Hưng Yên PHIẾU XUẤT KHO Số : Ngày Tháng .Năm Người nhận hàng : Đơn vị :Địa chỉ :Nội dung :STT Mã kho Tên VT TK Có ĐVT Số LượngGiá Thành tiềnTổng cộng Bằng chữ: . Xuất ngày Tháng nămTHỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếMẫu 3: Phiếu chiCÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG NE-TK-BM-01.00/06 KCN Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên Ban hành lần 1 PHIẾU CHI Số phiếu: Ngày : ./ / . Tài khoản : Tài khoản đư:Người nhận tiền:Địa chỉ :Diễn giải :Số tiền :Bằng chữ :Kèm theo: . chứng từ gốc THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): . Ngày tháng năm THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếMẫu 4: Phiếu thuCÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG NE TK-01.00/06 KCN Như Quỳnh -Văn Lâm - Hưng Yên Ban hành lần 1PHIẾU THU Số phiếu: Ngày: / / . Tài khoản: Tài khoản Đư:Người nộp: Địa chỉ: Diễn giải: Số tiền: Bằng chữ: Kèm theo .chứng từ gốcKẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): . Ngày .tháng năm . NGƯỜI NỘP THỦ QUỸ (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tếMẫu 5: Hoá đơn GTGTCÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG Mẫu số 01-GTKT KCN Như Quỳnh -Văn Lâm - Hưng Yên AA/2007T 0009618 HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày .tháng nămHọ tên người mua hàng: .Đơn vị : .Địa chỉ : .Hình thức thanh toán : . Mã số: STT Tên HH,DV ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiềnA B C 1 2 3=1*2Thuế suất GTGT: .% Cộng tiền hàng: Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thanh toán: .Số tiền bằng chữ: NGƯỜI MUA NGƯỜI VIẾT HOÁ ĐƠN THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)Mẫu 6 : Biên bản giao nhận hàng hóaSV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C10 [...]... tại Công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thực hiện bán hàng một cách nhanh chóng Hi vọng đề tài sẽ mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng của Công ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lý Công ty. .. xuyên và nhanh chóng Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp thích hợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý dữ liệu Theo những yêu cầu này em nhận thấy sự cần thiết của việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng của Công ty TNHH Nam Dũng em chọn đề tài: “ Xây dựng và thiết kế chương trình quản lý bán hàng tại. .. PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH I Phân tích về mặt xử lý của hệ thống quản lý bán hàng SV : Cao Thị Nụ 13 Lớp TH39C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế 1 Thực trạng của hệ thống kinh doanh tại công ty TNHH Nam Dũng Quản lý bán hàng là hệ thống quản lý hàng hoá riêng biệt các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng không phản ánh vào các tài khoản Hệ thống chỉ căn cứ vào giá trị các hoá đơn để có thể... kho và tiến hành nhập kho 2 Hệ thống xử lý của chương trình Qua việc phân tích công tác quản lý bán hàng tại công ty Nam Dũng ta xây dựng được hệ thống xử lý của chương trình gồm các chức năng sau: - Mua hàng - Nhập hàng - Bán hàng - Tìm kiếm Báo cáo 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng SV : Cao Thị Nụ 15 Lớp TH39C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế Hệ thống QLBH Mua hàng Lập dự trù Gửi đơn đặt hàng. .. doanh của doanh nghiệp cũng như có thể đưa ra các báo cáo quản trị cần thiết Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng thì hệ thống quản lý bán hàng nhận đơn và báo cáo bộ phận quản lý (Ban lãnh đạo) Bộ phận quản lý bán hàng sẽ có nhiệm vụ kiểm tra đơn hàng Nếu đơn đặt hàng không hợp lệ: Tức là các thông tin trong đơn đặt hàng không rõ ràng, cụ thể thì trả lại ngay cho khách hàng Hoặc bộ phận bán hàng sau khi... xuất kho cho khách hàng ( mẫu 2 ) Khi giao hàng cho khách hàng bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu gửi cho khách hàng và có biên bản bàn giao hàng cho khách hàng (mẫu 4) Mặt khác hoá đơn bán hàng sẽ được lập theo nội dung trong đơn đặt hàng của khách hàng Sau khi lập xong thì hoá đơn bán hàng được xử lý giao cho khách hàng, lưu kho gửi phòng bán hàng, lưu vào sổ hoá đơn bán hàng Khi hàng chuẩn bị xong,... II Lý do chọn đề tài Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty TNHH Nam Dũng còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần Đặc biệt là trong công tác quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thường xuyên... nhận hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp giao hàng theo đơn đặt hàng của công ty (yêu cầu giao hàng) Nhà cung cấp sẽ viết phiếu giao hàng cho bộ phận nhận hàng và giao hàng (phiếu giao hàng, hàng) Nhận được hàng và phiếu giao hàng thì bộ phận nhận hàng sẽ lưu phiếu giao hàng vào kho hoá đơn để bộ phận kiểm tra sử dụng Bộ phận kiểm tra hàng sẽ căn cứ vào phiếu giao hàng ở kho hoá đơn để kiểm tra số lượng hàng. ..Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế CÔNG TY TNHH NAM DŨNG Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên - - - - - - - - - - - - - - - - - - o0o- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA Hưng Yên, ngày … tháng … năm 2009 BÊN GIAO HÀNG (BÊN A): CÔNG TY TNHH NAM DŨNG Địa chỉ: KCN Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên Điện thoại :0321 986 709 Đại diện:… … … … … … chức vụ … … … … … … … … … … … … BÊN NHẬN HÀNG... hoá đơn bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng và lưu vào kho hoá đơn để giao hàng sẽ lấy để giao cho khách hàng giao hàng. Khi đơn đặt hàng của khách hàng đã được chấp nhận thì khách hàng sẽ yêu cầu giao hàng (yêu cầu giao hàng ) thì bộ phận giao hàng sẽ gửi yêu cầu xuất hàng xuống bộ phận kho (yêu cầu xuất kho) và bộ phận kho thực hiện xuất kho (xuất kho) Bộ phận giao hàng sẽ giao hàng cho . của Công ty TNHH Nam Dũng em chọn đề tài: “ Xây dựng và thiết kế chương trình quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như. quản lý bán hàng tại công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên .Chương trình quản lý bán hàng tại công ty Nam Dũng gồm 4 chương:CHƯƠNG