1. Thiết kế hệ thống cho chương trình
* Quá trình thiết kế hệ thống cho chương trình được chia thành 2 giai đoạn :
+ Thiết kế tổng thể : Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới và phân tích rõ cho thấy công việc nào có thể do máy tính đảm nhiệm, công việc nào do người dùng làm thủ công, để tạo cơ sở cho việc thiết kế hệ thống sau này để từ đó có thể phát huy được những ưu điểm của hệ thống mới.
+ Thiết kế chi tiết:
- Thiết kế giao diện. - Thiết kế các điều khiển. - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Xây dựng chương trình. - Thử nghiệm chương trình.
- Chuyển tiếp chương trình thành sản phẩm.
2. Một số chức năng chính của chương trình
Phần mền quản bán hàng gồm có một màn hình giao diện hệ thống với các chức năng - Cập nhật Danh mục nhà cung cấp.
- Cập nhật Danh mục hàng hoá - Cập nhật khách hàng
- Cập nhật người sử dụng
- Cập nhật phiếu phập kho,chi tiết phiếu nhập kho - Cập nhật đơn đặt hàng, chi tiết đơn đặt hàng - Cập nhật hoá đơn,chi tiết hoá đơn
- Tìm kiếm, báo cáo
Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình định hướng theo kiểu đối tượng, chúng ta có thể phân tích mỗi yếu tố trong chương trình thành một đối tượng và viết mã riêng cho từng đối tượng đó. Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương trình hoàn chỉnh. Trong mỗi một đối tượng trước tiên đối với Visual Basic thì bao giờ cũng phải thiết kế giao diện, sau đó sẽ viết code cho chương trình. Đây là bước rất quan trọng vì nó sẽ phải thực hiện đúng yêu cầu của chương trình.
Visual Basic là công cụ phát triển phần mềm giống như phần biên dịch C,C+ +. Sử dụng Visual Basic tiết kiệm được thời gian và công sức khi làm một phần mềm so với các ngôn ngữ lập trình khác. Khi lập trình Visual Basic có thể thấy ngay qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đồng thời Visual Basic còn cho phép ta chỉnh sửa một cách nhanh chóng, đơn giản về kích thước màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trong ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó.
Visual Basic cho phép chạy chương trình trong thời gian soạn thảo, khi mà chương trình lỗi Visual Basic sẽ tự khắc báo cho bạn biết để biết cách sửa lỗi. Khi sử dụng Visual Basic chúng ta vừa phải thiết kế giao diện vừa viết phần mã lệnh. Việc tạo trực tiếp những khung giao diện ứng dụng thông qua những thao tác trên màn hình, dựa trên những đối tượng như khung đối thoại, nút điều khiển những đối tượng sẽ mang những thuộc tính riêng biệt như màu sắc, phông chữ, cỡ chữ mà ta sẽ gán thông qua bảng các danh sách thuộc tính. Một trong những thành công của Visual Basic là có thể triển khai một chương trình ứng dụng Windows trọn vẹn mà không phải viết các chỉ thị rắc rối để tạo ra giao diện của chúng.
Trong Visual basic khi thiết kế giao diện trên biểu mẫu thì chúng ta phải sử dụng thành công cụ Toolbox và sau đó sẽ gán giá trị cho từng đối tượng khi ta đã chọn. Trong quá trình viết phần mã lệnh thì chúng ta phải lựa chọn công cụ kết nối để xây dựng một chương trình hoàn thiện vì vậy em đã lựa chọn công cụ kết nối ADODB. ADODB là công cụ giúp cho việc lập trình của ta thuận tiện hơn. ADO ( active X data object) là một tập hợp các đối tượng cho phép nhà lập trình nối tới CSDL. ADO là sự kết hợp cơ sở dữ liệu dựa trên ADO và RDO được sử dụng trong những công cụ như :
ADO là một phần của OLE DB - là một cách mới để truy xuất dữ liệu và tổ hợp dữ liệu ADO cho phép tạo nhanh một tệp mẩu tin để lấy dữ liệu.
ODBC là một giao diện lập trình chuẩn cho các ứng dụng trên Windows do Microsoft đề xuất. Nó có thể làm trên Access, Excel,…bạn phải khai báo lên ODBC nguồn dữ liệu mà chương trình sẽ truy xuất và sử dụng. Các đối tượng của ADO là: Connection, command,lable…
Với những tiện ích của Visual basic em lựa chọn để viết chương trình
4. Một số giao diện của chương trình
* Giao diện chính
* Chức năng chương trình
* Frm Khách hàng
* frm Đơn Đặt hàng
* frm phiếu nhập
* frm chi tiết phiếu nhập
5. Một số thuật toán sử dụng trong quá trình thiết kế các chức năng
5.1.Sử dụng các câu lệnh truy vấn SQL:
* Sử dụng câu lệnh SELECT để lấy về các mẩu tin
“ SELECT TenTruong FROM TenBang WHERE (DieuKien)”
* Sử dụng câu lệnh INSERT INTO để thêm các thông tin:
“INSERT INTO TenBang ( DS TenTruong) VALUES ( DS GiaTri)”
* Sử dụng câu lệnh UPDATE để sửa thông tin:
“UPDATE TenBang
SET TenTruong = GiaTri
WHERE (DieuKien)”
*Sử dụng câu lệnh DELETE để xóa các bản ghi:
“ DELETE DS TenTruong
FROM TenBang
WHERE (DieuKien)”
5.2. Sử dụng các cấu trúc lệnh điều khiển luồng chương trình:
1/ Câu lệnh IF:
IF DieuKien THEN
ELSE
‘Thực hiện các lệnh khi không thỏa mãn DieuKien
END IF.
2/ Câu lệnh SELECT CASE SELECT CASE X CASE 0: ‘ Thực hiện các lệnh khi X = 0 CASE 1: ‘ Thực hiện các lệnh khi X = 1 .... CASE X: ‘ Thực hiện các lệnh khi X = n END SELECT
3/ Câu lệnh DO WHILE ... LOOP
Đây là cấu trúc lặp kiểm tra điều kiện trước, vòng lặp tiếp tục khi điều kiện lặp còn đúng.
DO WHILE DieuKien
‘ Thực hiện các lệnh khi DieuKien còn thỏa mãn LOOP
4/ Câu lệnh DO ... LOOP WHILE
Đây là cấu trúc lặp kiểm tra điều kiện sau, vòng lặp tiếp tục khi điều kiện lặp còn đúng
DO
‘ Các lệnh LOOP WHILE
5/ Câu lệnh DO... LOOP UNTIL 6/ Câu lệnh FOR...NEXT FOR ... TO STEP n ‘Các lệnh NEXT 5.3 Sử dụng các hàm chuỗi * Hàm Mid
Hàm Mid trả về một chuỗi lưu trữ trong một variant và hàm Mid$, hàm trả về chuỗi thực tế
Cú pháp
Mid (String, Start [length]) * Hàm Left và Right
Cú pháp : left (string,number) Right (string,number)
* Hàm InStr
Hàm này báo cho biết chuỗi có thuộc thành phần của một chuỗi khác hay không.Nếu có thì nó sẽ báo cho biết vị trí bắt đầu chuỗi con
Đồng thời hàm cũng cho phép chỉ định bắt đầu tìm kiếm tại một ký tự nhất định
Do hàm này trả về giá tri False khi Visual Basic không tìm thấy một ký tự, hoặc một giá trị True khi tìm thấy, nên thông thường ta phải tự mình viết các vòng lặp
IF…THEN hoặc DO * Hàm VAL
Đây là hàm chuyển đổi một chuỗi thành một con số.Val đơn giản đọc quachuỗichođếnkhigặpmột ký tự phi số (hoặc một dấu chấm thứ hai). Con số mà ta có được tự nó sẽ xác định bởi vì nó không ngừng tìm…
* HàmStr
Hàm này cho phép chuyển một con số thành một chuỗi số * Hàm Format
Hàm này cho phép ta cắt các chữ số dưvà hiển thị một con số (lớn) có dấu phẩy hoặc một dấu đồng đô la dẫn đầu
* Hàm Trim
CHƯƠNG IV
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH VÀ ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CHƯƠNG TRÌNH
I Hướng dẫn người dùng sử dụng chương trình
Người dùng tìm và chạy File: NamDung.exe thì hộp thoại đăng nhập xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện rồi người dùng muốn truy cập phải khai báo tên và mật khẩu vào máy để máy kiểm tra sau đó bạn nháy chuột vào nút Logon.Nếu tên và mật khẩu của người sử dụng vừa khai báo phù hợp với tên và mật khẩu có trong máy mà ta đã đăng ký trước đó thì người dùng sẽ truy cập vào giao diện chính của chương trình.Ngược lại tên và mật khẩu của người dùng vừa khai báo mà không đúng thì máy sẽ đưa ra hộp thoại với lời đề nghị “ bạn đã nhập sai tên hoặc mật khẩu hãy nhạp lại ” lúc đó người dùng muốn truy cập tiếp đúng thì phải khai báo lại sao cho phù hợp. Còn nếu bạn không muốn truy cập chương trình thì bạn nháy chuột vào nút Cacel.
Khi đã đăng nhập đúng thì MDImain sẽ hiện ra. Ở đó người dùng có thể sử toàn bộ chương trình thông qua các chức năng của chương trình.
II. Hướng dẫn cài đặt chương trình
- Yêu cầu: Cấu hình máy: Intel Pentium III hoặc Celeon 500MHz trở lên. Ram128Mb, Hệ điều hành: Window 98 trở lên. Độ phân giải màn 800 x 600.
- Máy tính cài đặt chương trình Visual Báic 6.0, phần mềm tạo báo cáo Crystal Report,phần mềm VSFLEXGRID7 và chương trình Microsoft Office 2000 trở lên.
- Khi bỏ dĩa CD vào CD driver, nó sẽ tự khởi động để Display menu cho bạn chọn những
thứ gì cần Setup, hãy click Install Quan Ly Ban Hang để cài đặt chương trình. Ngoại trừ
các file hệ điều hành (Operating System) trong thư mục (folder), các file trong đĩa Compact đều không bị nén. Vì thế, bạn có thể sử dụng chúng trực tiếp từ đĩa. Ví dụ, có nhiều công cụ và thành phần trong Folder vốn có thể được cài đặt trực tiếp từ CD-ROM.
- Bạn cũng có thểCopy toàn bộ thư mục Nu_BCTN vào ổ “D:\” là có thể sử dụng được
Trong khoảng thời gian hơn hai tháng, với sự giúp đỡ của các cô các chú trong công ty và thông qua việc tìm hiểu thực tế công tác bán hàng trong công ty, em đã thiết kế và xây
dựng chương trình phần mềm quản lý bán hàng tại công ty Nam Dũng. Chương trình đã có
khả quan hơn trong công tác quản lý bán hàng hiện tại của công ty.
1. Ưu điểm của chương trình
- Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên quản lý bán hàng trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ liên quan đến các loại hàng hoá,khách hàng….vv của công ty.
- Chương trình giúp cho công tác thống kê, báo cáo, tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác không mất thời gian.
- Hệ thống giúp cho lãnh đạo công ty nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông qua các báo bảng báo cáo nhập - xuất - tồn tại bất kỳ một thời điểm nào đó mà không mất thời gian đợi chờ như hệ thống cũ, để từ đó ra các quyết định hợp lý và kịp thời trong sản xuất kinh doanh.
- Người sử dụng sẽ không cảm thấy khó khăn khi sử dụng phần mền bởi giao diện bằng tiếng Việt.
- Tiết kiệm thời gian và công sức lao động cho người sử dụng.
- Trong khi sử dụng chương trình người dùng có thể giải trí với những trò chơi
2. Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được đó hệ thống còn những mặt hạn chế như sau: - Quy mô của phần mền còn bó hẹp trong mảng quản bán hàng trong một công ty .
- Phần mền có một vài chức năng còn chưa được hoàn thiện một cách đầy đủ và khoa học.
- Tính bảo mật và an toàn dữ liệu của chương trình còn chưa được thực hiện tốt.
- Chưa đưa ra được chức năng xây dựng các báo cáo, thống kê về tổng hợp và chi tiết về nhập - xuất - tồn kho một cách tự động.
- Giao diện còn chưa được hợp lý .
* Để hướng đến một chương trình quản lý bán hàng hoàn chỉnh cần có thêm thời gian để khắc phục và hoàn thiện hơn nữa các chức năng của chương trình như :
- Hoàn thiện hơn nữa các chức năng in và đưa ra các báo cáo tổng hợp và chi tiết xuất - nhập - tồn của kho vật tư trong công ty.
- Hoàn thiện hơn nữa về tính ứng dụng rộng rãi của đề tài đó là xây dựng chươg trình sâu rộng hơn nữa để có thể áp dụng cho tất cả các lĩnh vực không chỉ bó hẹp trong đề tài quản lý bán hàng.
- Tăng cường tính bảo mật của hệ thống cho chương trình để đảm bảo tính an toàn và hợp lý.
- Xây dựng giao diện đẹp phù hợp.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Nam Dũng em đã lựa chọn đề tài Quản lý bán hàng cho báo cáo tốt nghiệp của mình. Với mục đích xây dựng và bổ sung hệ thống bán hàng ngày càng hoàn thiện và đem lại hiệu quả cao tránh được những sai sót trong việc ghi sổ sách, chứng từ, tra cứu sản phẩm và đặc biệt là có thể tạo ra báo cáo tài chính, báo cáo về hàng nhập xuất tồn trong thời gian ngắn nhất với độ tin cậy cao. Bên cạnh đó do thời gian làm báo cáo có hạn cũng như trình độ bản thân có hạn nên chương trình còn một số hạn chế như: Chưa đi sâu được tất cả nội dung của quản lý bán hàng, chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa từng Form nhập liệu, chưa đưa được những hình ảnh đặc trưng vào từng Form …
Hi vọng trong tương lai không xa chương trình sẽ khắc phục những hạn chế đó để có một chương trình hoàn thiện hơn với quy mô quản lý lượng hàng lớn hơn, cũng như việc quản lý nhà cung cấp và khách hàng một cách chi tiết hơn và chương trình cũng phải có tính bảo mật cao hơn nữa
Trên đây mới chỉ là một số hạn chế chủ yếu, do đó báo cáo này có thể còn có nhiều sai sót khác. Vì vậy em rất mong được sự chỉ đạo, hướng dẫn của các thầy cô giáo, ý kiến đóng góp của các bạn để chương trình của em được hoàn thiện hơn
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin Kinh Tế, đặc
biệt là thầy giáo: Nguyễn Gia Liên đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình làm báo cáo
đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới các bác, cô chú, anh chị trong công ty TNHH Nam Dũng đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo này.
Hưng yên, ngày 20 tháng 04 năm2009 Sinh viên thực tập
Cao Thị Nụ
Lời nói đầu
Chương I : KHẢO SÁT THỰC TẾ QTBH TẠI CÔNG TY NAM DŨNG...2
I. Giới thiệu và lịch sử hình thành phát triển của công ty Nam Dũng……….2
1. Giới thiệu về công ty………2
2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty………2
3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty………3
3.1 Chức năng ……….3
3.2 Nhiệm vụ………...3
4. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Nam Dũng……….4
5. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của công ty………..5
6. Một số mẫu biểu của công ty ………...5
II. Lý do chọn đề tài………13
Chương II : PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH.……….14
I. phân tích về mặt xử lý của hệ thống………14
1. Thực trạng của hệ thống kinh doanh của công ty Nam Dũng……….14
2. Hệ thống xử lý của chương trình………15
2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng………16
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu………..17
2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh………18
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh………..19
2.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng mua hàng……….22
2.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng nhập hàng……...………….24
2.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng bán hàng……….….26
2.2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm………..27
2.2.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo………...…….28
II. Phân tích và thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu………...28
1. Giới thiệu một số mẫu số liệu đầu vào và đầu ra của hệ thống………...28
2. Quy tắc đặt tên bảng tên trường……….29
3. Các bảng cơ sơ dữ liệu………30