Xây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh Phú

Xây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh PhúXây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh Phú

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian hoàn thành đồ án tốt nghiệp: “Xây dựng chươngtrình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh Phú”, em xin gửilời cảm ơn chân thành tới thầy Bùi Văn Tùng, thầy giáo trực tiếp hướngdẫn em trong thời gian làm đồ án tốt nghiệp và ban lãnh đạo cùng các nhânviên trong công ty Quản lý đường sắt Vĩnh Phú đã giúp đỡ em hoàn thành

đồ án

Do thời gian thực hiện có giới hạn và trình độ của bản thân em cònhạn chế nên đề tài : “ Xây dựng chương trình quản lý vật tư cho công tyQuản lý đường sắt Vĩnh Phú” không thể không có những sai sót và khiếmkhuyết, rất mong được sự góp ý và chỉnh sửa của các thầy cô giáo bộ môntrong khoa để đề tài của em được hoàn thiện và đầy đủ hơn

Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn tới thầy Bùi Văn Tùng, cám ơn

sự chỉ bảo tận tình của thầy đã giúp em hoàn thành đề tài theo thời gian quyđịnh

Sinh viên

Nguyễn Thị Bích Hường

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung đồ án này là do em tìm hiểu,khảo sát và nghiêm cứu thực tế công tác quản lý vật tư ở công ty quản lýĐường sắt Vĩnh Phú Từ đó em đã phân tích, thiết kế và thực hiện đồ án tốtnghiệp với đề tài “xây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản

lý đường sắt Vĩnh Phú” Nội dung đồ án không sao chép nội dung cơ bản

từ các đồ án khác và sản phẩm của đồ án là của chính bản thân nghiên cứuxây dựng nên

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình!

NGƯỜI CAM ĐOAN

Nguyễn Thị Bích Hường

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG 7

1.1 Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hệ thống 7

1.1.1 Màn hình giao tiếp của Access 8

1.1.2 Tạo cơ sở dữ liệu mới 10

1.1.3 Cửa sổ cơ sở dữ liệu 10

1.1.4 Các công cụ cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 11

1.2 Các đối tượng của Access 12

1.2.1 Bảng (table) 12

1.2.2 Truy vấn (Query) 13

1.2.3 Biểu mẫu (Form) 13

1.2.4 Báo cáo (Report) 14

1.3 Tạo bảng 15

1.3.1 Tạo bảng 15

1.3.2 Các phần để khai báo trường 15

1.3.3 Khai báo các trường 16

1.3.4 Thay đổi thiết kế, chỉnh sửa cấu trúc bảng 16

1.4 Truy vấn 17

1.4.1 Các loại truy vấn 17

1.4.2 Các bước chính để tạo một truy vấn 17

1.4.3 Các loại liên kết 19

1.5 Mẫu biểu 20

1.5.1 Mẫu biểu- Form 20

1.5.2 Tác dụng của các ô điều khiển 20

1.5.3 Tạo mẫu biểu tự động 21

1.5.4 Form chính và Form phụ 21

1.5.5 Dùng Form phụ để tổ chức tìm kiếm 22

1.6 Báo biểu 23

1.6.1 Tác dụng 23

1.6.2 Các công cụ thường sử dụng 23

1.6.3 Các thao tác xây dựng báo biểu 24

1.6.4 Sắp xếp và tập hợp dữ liệu theo nhóm 25

1.6.6 Báo biểu chính và báo biểu phụ 25

1.7 Những ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Access 26

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 28

1 Giới thiệu về công ty 28

2 Quy trình nghiệp vụ 28

3 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý vật tư đường sắt 31

4 Phân tích hệ thống mới 32

5 Những yêu cầu đối với hệ thống mới 32

6 Tin học hoá bài toán quản lý vật tư tại công ty QLĐS Vĩnh Phú 33

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG VẬT TƯ 36

1 Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra 36

1.1 Thông tin đầu vào 36

1.2 Thông tin đầu ra 36

2 Các chức năng cơ bản của hệ thống 36

2.1 Cập nhật danh mục 36

2.3 Tìm kiếm 36

2.4 Báo cáo 37

3 Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý vật tư 37

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 38

5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 39

6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 40

6.1 Phân rã chức năng cập nhật danh mục 40

6.2 Phân rã chức năng cập nhật nhập /xuất vật tư 40

6.3 Phân rã chức năng Tìm kiếm 42

6.4 Phân rã chức năng báo cáo 43

7 Lập lược đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết 44

8 Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu 46

9 Mô hình quan hệ thực thể liên kết cơ sở dữ liệu: 49

CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 50

Một số kết quả cài đặt chương trình 50

KẾT LUẬN 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ củakhoa học kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và mọilĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội Thời đại công nghệ thông tinphát triển đã tạo vô vàn điểm thuận lợi, cũng như cơ hội tốt nhất cho conngười trong học tập, nghiên cứu khoa học, giải trí và đặc biệt trong lĩnh vựckinh doanh và quản lý Mạng Internet ra đời đã làm tăng trưởng vượt bậckhối lượng các luồng thông tin Các sự kiện đó đang làm cho công việcquản lý trở nên phức tạp Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực giáckhông còn đem lại hiệu quả như mong muốn Do đó phải thiết lập mộtphương thức quản lý mới hiện đại hơn.

Những thập niên trở lại đây thì các doanh nghiệp cũng đã bắt đầu tậndụng những ưu thế của công nghệ thông tin, đó là sự chính xác, nhanhchóng, tiết kiệm thời gian và tiền của để phục vụ cho việc kinh doanh vốnrất phức tạp và căng thẳng Việc áp dụng tin học vào quản lý không nhữnglàm tăng đáng kể năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiệncho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoahọc và chính xác

Hiện nay, hầu như các cửa hàng, đại lý vừa và nhỏ vẫn quản lý các côngviệc của mình bằng cách thủ công truyền thống Điều này dẫn đến bộ máyquản lý cồng kềnh gây vất vả cho chủ cửa hàng và công ty Việc quản lýthông tin chi tiết về nhập hàng và xuất hàng, báo cáo gây cho họ rất nhiềuvất vả khi làm các điều đó trên giấy tờ Công việc thường ngày sẽ trở nênnhàm chán và vất vả họ sẽ cảm thấy mệt mỏi, điều đó ít nhiều đã làm ảnhhưởng đến hiệu quả quản lý công việc của mình

Bản thân em đang là sinh viên đang học khoa công nghệ thông tin,việc học tập, trang bị và tiếp thu các kiến thức thực tế về tin học cũng nhưquản lý là điều cần thiết Chính vì thế được sự đồng ý, giúp đỡ và hướngdẫn tận tình của thầy Bùi Văn Tùng em đã có thể tìm hiểu, khảo sát, phân

tích, thiết kế và cài đặt để làm một phần mềm quản lý Nhờ đó em có thể ôntập và vận dụng các kiến thức mới quan trọng về cơ sở dữ liệu, về việckhảo sát một hệ thống, phân tích thiết kế và cài đặt một phần mềm trongthực tiễn.

Qua một thời gian tìm hiểu thực tiễn mô hình quản lý của Công ty Quản lý

đường sắt Vĩnh Phú Được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các nhân

viên làm việc trong công ty cùng với sự nỗ lực của bản thân mình và quantrọng hơn cả là được sự hướng dẫn tận tình của thầy Bùi Văn Tùng em đã

hoàn thành được đồ án tốt nghiệp: “Xây dựng chương trình quản lý vật tư cho công ty Quản lý đường sắt Vĩnh Phú”.

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG

1.1 Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hệ thống

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở trên môi trường Window, trong

đó có sẵn các công cụ trợ giúp tiện ích, để tự thiết kế chương trình cho hầuhết các bài toán về quản lý, thống kê, kế toán Với Access, người thiết kếkhông phải viết các câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C, hay Foxpro mà chỉcần tổ chức các dữ liệu và yêu cầu công việc cần giải quyết

Hệ cơ sở dữ liệu: Theo định nghĩa đơn giản nhất, một cơ sở dữ liệu làmột tập các bản ghi và tệp được tổ chức cho mục đích cụ thể

Hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay đều lưu dữ và xử lýthông tin bằng mô hình quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Từ quan hệ bắtnguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong cơ sở dữ liệu chứa các thông tin liênquan đến một chủ thể duy nhất Ngoài ra các dữ liệu của hai nhóm thôngtin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệuquan hệ

Trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy đượcquản lý theo các bảng, bảng lưu dữ thông tin về một chủ thể Thậm chí khi

sử dụng một trong những phương tiện của một hệ cơ sở dữ liệu để rút rathông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác (thường được gọi là truy vấn -query) thì kết quả cũng giống như một bảng, Thực tế đó còn có thể thể hiệnmột truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác

Các khả năng của một hệ cơ sở dữ liệu là cho chúng ta quyền kiểmsoát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻvới dữ liệu khác

Một hệ cơ sở dữ liệu có 3 khả năng chính:

+ Định nghĩa dữ liệu

+ Kiểm soát dữ liệu.

1.1 Màn hình giao tiếp của Access

Giống như các trình ứng dụng khác, màn hình giao tiếp của Accessgồm thanh tiêu đề(4.1), thanh menu(4.2), Các thanh công cụ(4.3), cửa sổcủa cơ sở dữ liệu (4.4) và dòng trạng thái (4.5) Hình 1

a Thanh Tiêu đề :

Thanh Tiêu đề bao gồm nút Control Box, tên trình ứng dụngMicrosoft Access và 3 nút thu phóng cửa sổ giao tiếp Bấm chuột vào vùngnày và di chuột để di chuyển cửa sổ đi chỗ khác

b Thanh menu :

Thanh menu bao gồm các chức năng chính: File, Edit, View, Insert,Tools, Windows và Help

Có thể chọn các chức năng trên bằng một trong 2 cách sau:

+Bấm chuột vào chức năng mong muốn

+Ấn đồng thời 2 phím Alt và chữ cái gạch chân tương ứngcủa chức năng mong muốn

Khi chức năng nào đó được chọn, làm xuất hiện một menu con tương ứng

c Thanh công cụ

Access gồm có 25 thanh công cụ: File, Edit, View, Insert, Datasheet,Records, Windows and Help, Table Design, Form/Report Design, QueryDesign, Toolbox, Format, Macro Design, Web, Source Code Control, Built

in Menu, All Tables, All Queries, All Forms, All Reports, All Macros, AllWeb Pages, ActiveX Control và New Menu

Các thanh công cụ này có thể cho hiện lên hoặc ẩn đi tuỳ theo nhucầu của người dùng Dưới đây là cách thực hiện:

(1) Chọn View trên thanh menu(2) Chọn Toolbars

(3) Chọn Customize(4) Dùng thanh trượt để hiển thị thanh cần tìm(5)Tích chuột vào thanh cần chọn, thanh nào có dấu ٧ thì nó

đã được chọn (Ví dụ: )

Trên mỗi thanh gồm nhiều nút công cụ Chúng được chọn lọc ra từcác chức năng trong menu con của thanh menu Nhờ nút công cụ này tachọn nhanh hơn

Thanh công cụ được ngầm định nằm ở trên đầu màn hình Tuy nhiên

nó có thể thay đổi vị trí từ trái qua phải, trên hoặc dưới hoặc nổi lên trênmàn hình

Trên mỗi thanh gồm nhiều nút công cụ Chúng được chọn lọc ra từcác chức năng trong menu con của thanh menu Nhờ nút công cụ này tachọn nhanh hơn

Thanh công cụ được ngầm định nằm ở trên đầu màn hình Tuy nhiên

nó có thể thay đổi vị trí từ trái qua phải, trên hoặc dưới hoặc nổi lên trênmàn hình

Bấm và giữ chuột vào đầu thanh công cụ ( ) hoặc nếu thanh công cụđang nổi thì bấm và giữ chuột lên thanh tiêu đề

1 Kéo thanh công cụ tới chỗ ta muốn

2 Để di chuyển về chỗ cũ, bấm đúp chuột vào vùng xám của thanhcông cụ

1.1.2 Tạo cơ sở dữ liệu mới

Tạo CSDL mới nghĩa là tạo ra một cái vỏ, trước tiên nó chưa có gì ởbên trong, sau này ta sẽ lần lượt bổ xung vào các bảng, truy vấn, biểu mẫu,trang, báo cáo, dãy thao tác và các chương trình con

Muốn tạo mới một CSDL ta có thể tiến hành như sau:

1 Gọi Access ra làm việc

2 Chọn Blan Access Database hoặc Files\New\General\

Database

3 Chọn OK.

4 Bấm vào▼ của hộp Save in, chọn ổ đĩa, thư mục để chứa

CSDL mới

5 Đặt tên cho CSDL cần tạo vào hôp File Name

6 Bấm vào nút Create để tạo CSDL mới

7 Hiển thị cửa sổ của CSDL mới Khi CSDL vừa mới được tạo, đang ở trong trang thái mở Nó đã sẵnsàng để ta để ta tạo ra các bảng, truy vấn, biểu mẫu, trang, báo cáo, dãythao tác và các chương trình con

1.1.3 Cửa sổ cơ sở dữ liệu

Cửa sổ của CSDL gồm thanh tiêu đề (1), thanh công cụ (2), cửa sổ trái(3) và cửa sổ phải (4)

a) Thanh tiêu đề của cửa sổ CSDL: Chứa tên của CSDL và các thành

phần khác như thu nhỏ, phóng tối đa và đóng CSDL

b) Thanh công cụ của cửa sổ CSDL bao gồm nút:

- Open: Để mở đối tượng dưới dạng bảng,

-Design: Để mở đối tượng dưới dạng sửa chữa

- New: Để tạo đối tượng mới

- Delete: Để xoá đi các đối tương lựa chọn.

- Large Icons: Hiển thị các đối tượng dưới dạng biểu tượng to

- Small Icons: Hiển thị các đối tượng dưới dạng biểu tượng to

- List: Hiển thị các đối tượng dưới dạng biểu tượng to

- Details: Hiển thị các đối tượng dưới dạng biểu tượng to

c) Cửa sổ trái của cửa sổ CSDL: Bao gồm các nút đối tượng:

- Table: Chọn khi cần làm việc với bảng

- Query: Chọn khi cần làm việc với truy vấn

- Form: Chọn khi cần làm việc với mẫu biểu

- Report: Chọn khi cần làm việc với báo biểu

- Page: Chọn khi cần truy cập dữ liệu trên mạng Internet hoặcIntranet

- Macro: Chọn khi làm việc với dãy hành động

- Modul: Chọn khi làm việc với Modul

Các đối tượng này làm việc riêng lẻ (Object) hoặc nhóm lại (Group)

d) Cửa sổ phải của cửa sổ CSDL: Là vùng làm việc Để liệt kê các đối

tượng hiện có (bảng, truy vấn, mẫu biểu…) của CSDL

1.1.4 Các công cụ cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Cơ sở dữ liệu là một tổ hợp, trong nó bao gồm cả chương trình lẫn

dữ liệu phục vụ cho một bài toán nào đó Ví dụ như bài toán quản lý hồ sơđịa chính nêu trên

Một CSDL Access bao gồm các thành phần như bảng(Table), truyvấn (Query), mẫu biểu (Form), trang (Page), báo cáo (Report), Macro (tệplệnh) và Modul (chương trình con)

Bảng: Bảng là một tổ chức dữ liệu gồm các hàng và cột Mỗi hàng là

thông tin của một đối tượng Mỗi cột là một chỉ tiêu của đối tượng (mã số,

họ tên, ngày sinh )

Truy vấn: Truy vấn là một tổ hợp các thông tin được lọc ra từ các

bảng hoặc các truy vấn khác phục vụ công tác tìm kiếm thống kê

Mẫu biểu: Mẫu biểu là một thành phấn cơ bản của CSDL Nó

thường dùng dể nhập liệu vào các bảng hoặc làm giao diện cho phần mềm

Trang truy cập mạng: Trang truy cập mạng là một thành phấn cơ

bản của CSDL Dữ liệu được lọc ra từ các trang Web trên Internet hoặcintranet

Dãy hành động: Dãy hành động dùng để nhóm một loạt hành động

lặp đi lặp lại thường ngày thành một thao tác Nhờ vậy, mỗi khi cần ta chỉcần thực hiện một thao tác đó là được

Modul: Modul là một chương trình con, bao gồm các hàm và các

lệnh của một ngôn ngữ lập trình nào đó, ví dụ ngôn ngữ Basic hoặc VisualBasic hoặc Visual C Nhờ đó ta có thể đi sâu vào các thuật toán màAccess còn trống

1.2 Các đối tượng của Access

1.2.1 Bảng (table)

Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu.Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định Mỗi bảng gồm cáctrường (field) hay còn gọi là các cột (column) lưu trữ các dữ liệu khác nhau

và các bản ghi (record) hay còn gọi là các hàng (Row) lưu dữ tất cả cácthông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó Có thể nói một khóa cơbản (primary) gồm một hoặc nhiều trường và một hoặc nhiều chỉ mục(Index) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu

+ Cột hoặc là trường (Column, field): trong cùng một cột của bảng,chỉ cho phép chứa duy nhất một kiểu dữ liệu Cột có các đặc trưng cơ bảnsau:

- Tên cột (Field Name)

- Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (Data type)

- Chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (Field Size)

- Giá trị mặc định ban đầu của cột (Default Value)

- Định dạng hiện thị dữ liệu.

- Yêu cầu quy tắc đầu vào với dữ liệu

- Dữ liệu của một cột cho phép rỗng hay không

+ Dòng hoặc bản ghi (Row, record): là một thể hiện dữ liệu của cáccột trong bảng

Khóa chính (primary key): mỗi bảng trong một cơ sở dữ liệu quan hệđều có một khóa chính, khóa chính có thể là một hoặc nhiều cột Đặc trưngcủa khóa chính, là tại cột làm khóa chính dữ liệu nhập vào phải không đượctrùng và không được rỗng (mang giá trị NULL)

Khóa ngoại của bảng: là một hoặc nhiều cột trong bảng, mà các cộtnày lại là khóa chính ở bảng khác Do vậy, khi thêm, xóa, sửa dữ liệu vàocột là khóa ngoại thì phải tuân theo các ràng buộc về khóa ngoại

1.2.2 Truy vấn (Query)

Là công cụ để khai thác thông tin từ hệ cơ sở dữ liệu Người ta sửdụng truy vấn để liên kết các chỉ tiêu số liệu tản mạn từ nhiều bảng để chọnlựa ra những thông tin cần quan tâm Hơn nữa, truy vấn còn là công cụ cầnthiết để chỉnh sửa số liệu, để tạo ra table mới, để thêm dữ liệu vào bảng, đểxóa dữ liệu, tổng hợp số liệu, và nhiều công cụ khác nữa Người sử dụng cóthể sử dụng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằngQBE tạo truy vấn đây là một công cụ hỗ trợ truy vấn dữ liệu mà không cầnphải viết lệnh SQL Để thực truy vấn bắt buộc phải có cơ sở dữ liệu, và bêntrong phải có bảng

1.2.3 Biểu mẫu (Form)

Biểu mẫu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiệnthị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng Các biểu mẫuđược dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từcác bảng hoặc truy vấn Cho phép in các biểu mẫu, cũng cho phép thiết kếcác biểu mẫu để chạy macro hoặc một module đáp ứng một sự kiện nào đó

Biểu mẫu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng vàmột ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các biểu mẫu cho nhiềumục đích khác nhau.

+ Hiện thị và điều chỉnh dữ liệu

+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng

+ Nhập các dữ liệu

+ Hiển thị các thông báo

* Các thành phần của Form:

+ Điều khiển (Control): là các đối tượng được tạo ra và nằm trên

form Các control thông dụng là button, lable, text box, combo box, listbox

+ Phần đầu biểu mẫu (Form Header): Các control nằm trong phần này

sẽ hiện thị ở đầu biểu mẫu

+ Phần chi tiết (Detail): Thể hiện chi tiết của biểu mẫu.

+ Phần cuối biểu mẫu (Form Footer): Các control nằm trong phần

này sẽ hiện thị ở cuối biểu mẫu

+ Tiêu đề (Caption): Là một chuỗi văn bản xuất hiện làm tiêu đề cho

một control

+ Bản ghi nguồn (Record source): Nó là kết quả của một câu truy

vấn, hay một bảng Thông qua Form, người sử dụng có thể cập nhật, thêm,xóa, sửa dữ liệu có trong bảng

1.2.4 Báo cáo (Report)

Báo cáo là một đối tượng được thiết kế định nghĩa quy cách, tínhtoán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn

* Các thành phần của report:

+ Report Headet: Chứa các dòng chữ hay hình ảnh xuất hiện ở đầucủa mỗi report

+ Page Headet: Chứa các thông tin nằm ở đầu của mỗi trang

+ Details: Chứa các record lặp lại của report

+ Page Footer: Chứa các thông tin nằm ở cuối mỗi trang như sốtrang

+ Report Footer: Chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi report,như các thông tin về tổng kết, số lượng bản ghi trong báo cáo, địa chỉ, Report Header và Page Footer cuối cùng

1.3 Tạo bảng

1.3.1 Tạo bảng

Từ cửa sổ Database chọn mục Table, cửa sổ Table hiện các bảng đã

có và các nút lệnh New, Design, Open

- Chọn nút Design để xem, sửa cấu trúc bảng

- Chọn nút Open để xem, nhập, sửa, xoá dữ liệu cho bảng

- Chọn nút New để tạo bảng mới: sau đó chọn chế độ DesignView, chọn OK Khi đó của sổ Table chia làm 2 phần

+ Phần trên gồm 3 cột: Field name, Data Type, Description dùng

để khai báo các trường của bảng, mỗi trường được khai trên mộtdòng

+ Phần dưới dùng để quy định các thuộc tính cho trường

Chú ý: để di chuyển giữ 2 phần dùng chuột hoặc bấm phím F6

1.3.2 Các phần để khai báo trường

a Tên trường (Field Name): là một dãy các kí tự không quá 64 kí tự

bao gồm các chữ cái, chữ số, khoảng trống

b Kiểu dữ liệu (Data Type): gồm các kiểu sau

Kiểu dữ liệu Dạng dữ liệu ứng với kiểu Độ rộng theo Byte

c Mô tả (Description): để giải thích rõ trường Văn bản mô tả sẽ

được hiiển thị khi nhập số liệu cho các trường

1.3.3 Khai báo các trường

- Đặt tên trường

- Chọn kiểu dữ liệu

- Mô tả trường nếu muốn

- Quy định các thuộc tính của trường

1.3.4 Thay đổi thiết kế, chỉnh sửa cấu trúc bảng

- Xoá trường: chọn một trường hoặc nhiều trường đồng thời, bấm

phím Delete hoặc chọn Edit/Delete Row

- Thay đổi nội dung 1 trường: dùng bàn phím để thay các nội

dung cần thiết

- Thêm một trường mới:chọn trường mà trường thêm mới sẽ được

chèn vào trước, chọn Insert/Row

- Di chuyển trường: chọn trường cần di chuyển, kéo trường đến

vị trí mới trên cột biên dọc của cửa sổ bảng

+ Đưa vào các điều kiện tìm kiếm và lựa chọn

+ Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

- Cross Tab query: thể hiện dữ liệu dạng hàng cột

- Make Table query: tạo bảng mới

- Append query: thêm các bản ghi mới

- Update query: sửa chữa các bản ghi

- Union query: kết hợp các trường tương ứng từ 2 hay nhiều

bảng

- Data Definition query: truy vấn được xây dựng từ một câu lệnh

SQL dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng

1.4.2 Các bước chính để tạo một truy vấn

*Các bước cơ bản

- Chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn mới: bảng, nguồn

- Tạo lập quan hệ giữa các bảng và truy vấn nguồn

- Chọn các trường từ các bảng, truy vấn nguồn để đưa vào truyvấn mới

- Đưa vào các điều kiện để lọc các bản ghi thoả mãn điều kiệnnếu cần

- Chọn các trường dùng để sắp xếp các bản ghi nếu cần

- Xây dựng các trường mới từ các trường đã có

* Các thao tác để tạo truy vấn mới

- Vào cửa sổ Query, chọn New/Design

- Chọn các bảng và truy vấn nguồn từ cửa sổ Show table

- Tạo, sửa mối quan hệ giữa các bảng nếu cần

- Chọn các trường đưa vào truy vấn bằng cách kéo tên trườngtrong bảng, truy vấn nguồn từ phần trên đặt xuống dòng Fieldcủa phần dưới

- Sắp xếp lại, chèn, xoá các trường trong truy vấn

- Thể hiện tên bảng trong truy vấn: Chọn View/Table Name

- Đổi tên trường, thêm các trường biểu thức

- Định thứ tự sắp xếp ở dòng Sort theo thứ tự từ trái qua phải

- Tạo tiêu chuẩn lựa chọn

- Chọn có thể ẩn một số trường ( kích vào dấu v )

- Thiết lập các thuộc tính cho trường

+ Chọn trường trên dòng Field

+ Kích chuột phải tại trường, chọn Properties hoặc chọn View/Properties

- Chuyển đổi giữa các dạng hiển thị của truy vấn

Dạng 1: Thiết kế - chọn View/Design View,

Dạng 2: Câu lệnh SQL tương ứng- chọn View/SQL View

Dạng 3: Bảng kết quả- chọn View/Datasheet View

- Ghi lại truy vấn lên đĩa

+ Chọn File/Save hoặc biểu tượng đĩa mềm

+ Đưa vào tên, chọn OK

- Thực hiện truy vấn: chọn truy vấn, chọn Open hoặc biểu tượngdấu !

* Đổi tên trường

- Tên mới sẽ được hiện trong bảng kết quả

- Đưa tên mới đứng trước tên trường và đặt dấu: giữa chúng

* Thêm trường mới

- Chọn một ô còn trống trên dòng Field, đưa vào tên trường,dấu:, biểu thức

1.4.3 Các loại liên kết

Khi tạo truy vấn giữa 2 bảng / truy vấn nguồn thì kết quả truy vấnphụ thuộc vào kiểu quan hệ (liên kết) giữa chúng

* Loại 1: Không có quan hệ

- Trên cửa sổ thiết kế truy vấn không có đường quan hệ nối giữa

2 nguồn

- Khi đó mỗi bản ghi trong nguồn 1sẽ kết hợp với mỗi bản ghitrong nguồn 2 để tạo thành một bản ghi của truy vấn

- Số bản ghi kết quả = số bản ghi nguồn 1 x số bản ghi nguồn 2

* Loại 2: Liên kết nội (Inner join)

- Trên cửa sổ thiết kế truy vấn sẽ thấy 1 đường vô hướng nốigiữa 2 nguồn

- Khi đó mỗi bản ghi trong nguồn 1sẽ kết hợp với các bản ghitương ứng trong nguồn 2 để tạo thành một bản ghi của truy vấn

- Hai bản ghi ở 2 nguồn gọi là tương ứng nếu chúng có cùng giátrị trên các trường quan hệ

* Loại 3: Liên kết ngoại ( outner join)

- Trong liên kết này có một nguồn chính một nguồn phụ

- Trên cửa sổ thiết kế truy vấn sẽ thấy 1 đường định hướng đi từnguồn chính sang nguồn phụ

- Nguồn chính bên trái thì là liên kết trái Left join, Nguồn chínhbên phải thì là liên kết phải Right join

- Mỗi bản ghi nguồn chính sẽ là một trong 2 trường hợp sau

+ Có ít nhất một bản ghi tương ứng trong nguồn phụ thì bản ghiđang xét ở nguồn chính sẽ kết hợp với mỗi bản ghi tương ứng ởnguồn phụ để tạo thành một bản ghi như liên kết nội

+ Không có bản ghi tương ứng nào trong nguồn phụ thì bản ghiđang xét ở nguồn chính sẽ kết hợp với bản ghi rỗng ở nguồn phụ

để tạo thành một bản ghi ( trong liên kết nội không có trường hợpnày)

1.5 Mẫu biểu

1.5.1 Mẫu biểu- Form

- Mẫu biểu gồm các ô điều khiển thuộc các thể laọi khác nhau và

có công dụng khác nhau như Label thể hiện các dòng văn bản,Object Frame dùng chứa các hình ảnh, Text Box dùng hiện giátrị các trường hoặc gái trị gõ từ bàn phím

- Nguồn dữ liệu nếu có của mẫu biểu là một bảng hoặc một truyvấn Khi có nguồn dữ liệu, mẫu biểu dùng để thể hiện dữ liệu

và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn Mẫu biểu không cónguồn thì dùng để tổ chức giao diện

1.5.2 Tác dụng của các ô điều khiển

* Thể hiện dữ liệu: các ô điều khiển có thể liên kết với các trường

của bảng / truy vấn nguồn để cập nhật, thể hiện dữ liệu

- Một số kiểu chỉ có thể thể hiện trên mẫu biểu như kiểu OLE

- Text Box để hiển thị kết quả tính toán

* Nhập dữ liệu từ bàn phím: thông qua Text Box, Combo, List Box

* Thực hiện hành động: các nút lệnh có thể gắn với 1 macro hoặc

một thủ tục xử lí sự kiện.Có thể sử dụgn nút lệnh để tạo ra các menuđơn giản

* Tổ chức giao diện chương trình: trên mẫu biểu có tiêu đề chương

trình và các hướng dẫn sử ụng trong các nhãn, có thể kéo các ảnh vào

để trang trí

* Tổ chức hệ thực đơn cho Chương trình: gồm các menu ngang,

mỗi menu ngang gồm nhiều menu con để thực hiện một chức nănghoặc mở thêm một menu khác

1.5.3 Tạo mẫu biểu tự động

- B1: Vào cửa sổ Form, chọn New, chọn Form Wizard

- B2: Chọn bảng/truy vấn nguồn: bấm vào Combo rồi chọn bảng/truy vấn dùng làm nguồn, chọn OK

- B3:Chọn các trường muốn đưa vào mẫu biểu: kíp đúp vào têntrường hoặc chọn trường, chọn nút > (Muốn chọn tất cả cáctrường thì chọn nút >>) Có thể chọn thêm trường ở bảng /truyvấn khác bảng cách chọn ở Combo Cuối cùng chọn Next

- B4:Chọn các dạng hiển thị của Form, chọn NEXT, chọn dạnghiện các trường trong Form, chọn Next

- B5: Chọn mở Form để xem thông tin hoặc sửa thiết kế củaForm Chọn Finish

Chú ý: Nếu muốn đưa vào tất cả các trường trong bảng /truy

vấn nguồn thì chỉ việc làm B1, B2, chọn dạng thể hiện Forn,chọn OK

1.5.4 Form chính và Form phụ

* Tác dụng: dùng để cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng/ truy

vấn

- Form chính thể hiện thông tin của một bảng/ truy vấn

- Form phụ thể hiện thông tin của bảng/ truy vấnkhác có liênquan đến bản ghi đang xét trong Form chính

- Quan hệ giữa các bảng là quan hệ 1-n Form chính thể hiệnbảng/ truy vấn bên 1 còn Form phụ là bên n

* Cách tổ chức:

- Tạo Form chính và các Form phụ một cách độc lập

- Sử dụng thuộc tính View Allow, Default View để quy địnhdạng trình bày của Form phụ: thường dùng là Datasheet (dạngbảng)

- Mở Form chính ở chế độ Design

- Về cửa sổ Database kéo Form phụ vào cửa sổ Form chính Kếtquả Access tạo một điều khiển kiểu SubForm buộc vào Formphụ và một nhãn đi kèm

- Tạo sự liên kết giữa Form chính và Form phụ: dùng hai thuộctính của SubForm để đưa vào các trường liên kết của Formchính và Form phụ

Link Child Fields: trường liên kết của Form phụ

Link Master Fields: trường liên kết của Form chính

- Tạo một Form không buộc.Trên đó tạo một Combo không buộc

và đặt giá trị cho các thuộc tính Name là cb + tên trường làđiều kiện tìm kiếm, Row Source là tên bảng có chứa trường đó

- Bấm F10 vào của sổ Database kéo Form phụ vào Form đangthiết kế tạo ra 1 SubForm buộc vào Form.

- Sửa lại nhãn cho phù hợp

- Đặt thuộc tính cho SubForm

Link Child Fields: tên trường xác định điều kiện tìm kiếm trong

bảng lấy thông tin thoả mãn điều kiện

Link Master Fields: tên Combo trong Form chính.

* Chú ý: tắt thông báo số hiệu bản ghi trên Form bằng cách đặt thuộc

tính Navigation Button của Form là No

1.6 Báo biểu

1.6.1 Tác dụng

- In dưới dạng biểu như hoá đơn, thẻ dự thi

- In dạng bảng như bảng lương, danh sách lớp

- Sắp xếp và in theo từng nhóm, mỗi nhóm có thể in bắt đầu từtrang mới như in Danh sách thí sinh theo phòng hoặc theo lớp

- Sắp xếp, phân nhóm và thực hiện các tính toán trên mỗi nhóm

- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan với nhau trên cùng mộttrang

- Tạo một cột Số thứ tự.

- Sử dụng điều khiển Page Break để thực hiện ngắt trang

- Để in số trang dùngText Box kiểu tính toán ở đầu trang hoặccuối trang bên trong gõ công thức = [page]

1.6.3 Các thao tác xây dựng báo biểu

B1: Vào cửa sổ Report chọn New, có thể chọn tự tạo (Design View)

hoặc tạo tự động (Report Wizard)

B2: Chọn bảng/truy vấn làm nguồn dữ liệu

Cách 1 : tạo tự động

- Chọn các trường đưa vào báo biểu, chọn Next

- Chọn các mức phân nhóm, chọn Next

- Chọn trường để sắp xếp Report theo trường đó, chọn Next

- Chọn kiểu hiển thị và hướng giấy, chọn Next

- Chọn cách hiện font chữ cho dữ liệu, chọn Next

- Đặt tên cho Report

- Chọn chế độ làm việc của Report, chọn Finish0

Cách 2: Tự thiết kế

- Sử dụng Tool Box để tạo các điều khiển trên báo biểu

- Sử dụng các công cụ hay dùng để thiết kế đầu biểu, thân biểu,chọn Font chữ, kiểu in, đánh số thứ tự, ngắt trang

- Sau khi hoàn tất thiết kế, ghi và đặt tên cho báo biểu

B3: In báo biểu

- Chọn báo biểu cần in, chọn File/Print

1.6.4 Sắp xếp và tập hợp dữ liệu theo nhóm

* Sắp xếp dữ liệu: theo trường hoặc biểu thức chứa trường và có thể

sắp xếp tối đa 10 trường hoặc biểu thức

* Cách làm:

- Mở báo biểu ở chế độ Design

- View/ Sorting and Grouping

- Đưa vào trường hay biểu thức dùng để sắp xếp vào cộtField/Expression

- Chọn thứ tự sắp là tăng hay giảm trong cột Sort Order

- Nếu sắp theo nhiều trường hoặc biểu thức thì thứ tự ưu tiên lấy

- Để tổng hợp trên toàn báo biểu tạo các điều khiển không buộc

ở đầu hoặc cuối báo biểu và đặt vào các điều khiển đó các hàmnói trên

- So sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần của báo biểu

+ Tạo các điều khiển không buộc ở đầu hoặc cuối mỗi phần đểnhận dữ liệu tổng hợp trên các phần Dùng thuộc tính Name đặttên cho các ô điều khiển

+ Sử dụng các điều khiển nói trên để thực hiện so sánh dữ liệutổng hợp trên các phần: Tạo các điều khiển không buộc tại bất

kỳ vị trí nào trên báo biểu rồi đặt vào đó các biểu thức chứa têncác ô điều khiển xây dựng ở bước trước

1.6.6 Báo biểu chính và báo biểu phụ

* Cách tạo:Giống như trong Form

- Tạo báo biểu chính và các báo biểu phụ một cách độc lập

- Mở báo biểu chính ở chế độ Design

- Về cửa sổ Database kéo báo biểu phụ vào cửa sổ báo biểuchính Kết quả Access tạo một điều khiển kiểu SubReport buộcvào báo biểu phụ và một nhãn đi kèm

- Tạo sự liên kết giữa báo biểu chính và báo biểu phụ: dùng haithuộc tính của SubReport để đưa vào các trường liên kết củabáo biểu chính và báo biểu phụ

Link Child Fields: trường liên kết của báo biểu phụ

Link Master Fields: trường liên kết của báo biểu chính

* Chú ý: các trường trong báo biểu chính phải có dữ liệu tức là các

điều khiển trong báo biểu chính phải là bị buộc nếu không thì sẽ bỏqua điều kiện đó mà hiện tất cả các bản ghi ở báo biểu phụ

1.7 Những ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Access

* Ưu điểm

+ Microsoft Access tự động tạo được các chỉ mục trong khóa nhằmtăng tốc truy vấn và các thao tác khác

+ Khi nhập dữ liệu, Access kiểm tra sự trùng nhau trên khóa chính

và cũng có thể kiểm tra được sự trùng nhau trên cả khóa phụ

+ Microsoft Access dùng khóa chính để liên kết các giữa bảng và

sử dụng tệp lệnh hoặc bộ mã lệnh là để liên kết các phần khác trong tập tin

cơ sở dữ liệu Access lại với nhau, nhằm tự động hóa các thao tác cần thiếtkhi có tác động từ người sử dụng

+ Tiết kiệm được thời gian vì không phải nhập dữ liệu lặp đi lặp lạinhiều lần trong bản ghi

+ Cơ sở dữ liệu sẽ nhỏ hơn so với cơ sở dữ liệu độc thân và dễ chia

sẻ với nhiều người khác

+ Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại,miền giá trị…của dữ liệu bên trong các bản một cách chặt chẽ

+ Cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trongMicrosoft Access một cách nhanh chóng.

* Nhược điểm

+ Microsoft Access cũng có thể xóa các bản ghi hoặc những dữliệu trong bảng chính nếu các bản ghi tương ứng đã ở trong bảng liên quan(nhưng cũng có những trường hợp bảng ghi chính không thể xóa đi dược vìkhi khóa chính có các bảng mà nó nằm trong trường liên kết mà xóa đi khó

có thể lấy lại được dữ liệu mà ta vừa tạo được) chính vì vậy mà Accesscũng rất phức tạp

+ Access không cho phép nhập một giá trị vào trường của bảngquan hệ nếu trường đó thiếu một giá trị phù hợp với trường của bảng chính

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1 Giới thiệu về công ty

Công ty quản lý Đường Sắt Vĩnh Phú là doanh nghiệp nhà nước hoạtđộng công ích, là đơn vị hạch toán độc lập, trực thuộc tổng công ty Đườngsắt Việt Nam Có tư cách pháp nhân đầy đủ Công ty được thành lập đếnnay đã được hơn 50 năm, trụ sở chính của công ty đặt tại phường Bến Gót -thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Ngoài ra công ty còn có các đơn vị đặttại các huyện ở tỉnh Phú Thọ và Vĩnh Yên nhằm phục vụ cho công tác di tu

và sửa chữa các đoạn đường sắt của hai tỉnh Hệ thống quản lý và làm việccủa công ty được phân ra thành 7 phòng ban và hiện nay công ty có khoảng

700 cán bộ công nhân viên

2.2 Quy trình nghiệp vụ

Công ty quản lý Đường sắt Vĩnh Phú được giao nhiệm vụ quản

lý, chuyên sửa chữa đường sắt theo cấp kỹ thuật đảm bảo an toànchạy tàu trên tuyến Đường sắt Hà Nội - Lào Cai với tổng chiều dài:

115 km đường chính, 19 km đường ga, 85 bộ ghi, 7670 m cống,

17000 m2 nhà các loại và hơn 10000 m2 ke ga bãi hàng với nhiệm vụchính đảm bảo an toàn chạy tàu và chạy tàu êm thuận, giữ vững tốc

độ chạy tàu và nâng cao năng lực vận tải

Với nhiệm vụ nặng nề trên hàng năm công ty phải sử dụng rấtnhiều chủng loại vật tư như: tà vẹt, bê tông, tà vẹt gỗ, đá dăm, phụkiện Đường sắt, xi măng, cát, sỏi… với kinh phí khoảng 15 đến 20 tỷđồng mỗi năm Do vậy quy trình nhập xuất vật tư rất chặt chẽ đúngvới quy định của nhà nước, của ngành Đường sắt

Quy trình nhập vật tư: sau khi có kế hoạch được duyệt số lượngvật tư cần sử dụng trong tháng, quý và căn cứ số lượng tồn kho cânđối số cần nhập trong tháng: khi vật tư mua về phải có hội đồng kiểmtra đánh giá chất lượng số lượng nếu đủ điều kiện về chất lượng, quycách đảm bảo theo quy định ngành Đường sắt hoặc của công ty lúc

đó hội đồng lập biên bản cho nhập kho, sau đó thủ kho làm thủ tụcnhập kho và cập nhật theo đúng quy định của bộ giao thông và bộ tàichính.

Quy trình xuất vật tư: sau khi có kế hoạch sử dụng vật tư củacác đơn vị tổng hợp lại theo tháng hoặc quý trình giám đốc duyệt.Sau đó phòng vật tư viết phiếu xuất kho Phiếu xuất kho lập xongtrình trưởng phòng vật tư ký hoặc kế toán trưởng ký sau đó giám đốc

ký duyệt thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho có đầy đủ thủ tục chữ kýmới được xuất kho cho đơn vị sử dụng Hàng đã xuất ra khỏi khokhông được đổi hoặc trả lại

Mẫu phiếu xuất kho:

Bộ phận:………. (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày….tháng… năm Số:…………

Họ và tên người nhận hàng:………Địa chỉ (Đơn vị) ………

Lý do xuất kho:……… Xuất tại kho:……… Địa điểm:……….

STT Tên vật tư, hànghóa Mã số Đơn vị tính

Số lượng Theo chứng từ Thựcxuất

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Trưởng phòng vật tư

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)