KHẢO SÁT PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

Hệ thống cácvăn bản tại Trung tâm được chia thành hai loại: Văn bản được gửi từ cácđơn vị ngoài đến trung tâm như từ trụ sở chính, từ các chi nhánh hoặc từ cácđối tác văn bản đến và văn

THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÂN HÀNG

CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

I KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.

Công tác quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin đượcthực hiện bởi bộ phận văn thư thuộc phòng Kế toán tổng hợp Hệ thống cácvăn bản tại Trung tâm được chia thành hai loại: Văn bản được gửi từ cácđơn vị ngoài đến trung tâm như từ trụ sở chính, từ các chi nhánh hoặc từ cácđối tác (văn bản đến) và văn bản được gửi từ các đơn vị nội bộ trong trungtâm như các phòng ban, các cá nhân ra các đơn vị ngoài (văn bản đi) Tất cảcác văn bản gửi đến và gửi đi Trung tâm đều phải qua bộ phận văn thư đểtiến hành lưu trữ

Ngoài việc phân loại thành văn bản đến và văn bản đi, các văn bảncòn được phân loại nhỏ hơn theo loại văn bản và theo mức độ của văn bản(độ khẩn và độ mật)

Theo loại văn bản, các văn bản được phân thành các loại sau:

Quy chếBáo cáoHướng dẫnThông báoBiên bản kiểm traBiên bản xác nhận

Thủ tục phân bổ

Tờ trìnhCông vănThủ tục kiểm traThủ tục kiểm địnhLuật

Dự ánHợp đồngĐiều lệĐơn thư kiếu tốKiến nghịPhiếu chuyểnGiấy báoSao lụcGiấy đi đường

Giấy mờiGiấy nghỉ phépGiấy phépGiấy giới thiệuGiấy đề nghịCông điệnViệc riêngĐiện báo

Theo độ mật của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau:

ThườngMậtTuyệt mậtTối mật

Theo độ khẩn của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau:

ThườngKhẩnThượng khẩnHoả tốc

1 Văn bản đến.

Văn bản đến gồm các văn bản được gửi tới Trung tâm từ trụ sở chính,

từ các chi nhánh của Ngân hàng Công thương Việt Nam và từ các đối táccủa Trung tâm Trước hết, văn bản đến được chuyển tới bộ phận văn thưthuộc phòng Kế toán tổng hợp Tại đây, văn bản đến được phân loại quy

định Văn bản sau khi được phân loại được chuyển tới ban giám đốc xem xét

và phê duyệt Văn bản đã được phê duyệt sẽ được chuyển lại cho bộ phậnvăn thư để tiến hành lưu trữ văn bản, tức là nhập thông tin của văn bản vàomáy tính và lưu trữ một bản sao của văn bản trên giấy hoặc lưu trữ trongmáy tính bằng phương pháp scan văn bản Với văn bản được lưu trữ trêngiấy sẽ được chia thành các tệp văn bản phân loại theo văn bản đến và vănbản đi; và theo từng loại văn bản, sắp xếp theo thứ tự ngày nhận hoặc ngàygửi văn bản Sau khi đã nhập thông tin của văn bản, văn bản được gửi tớicác phòng ban trong Trung tâm hoặc chuyển cho người nhận có thẩm quyến

xử lý (theo sự phê duyệt và phân công của ban giám đốc)

2 Văn bản đi.

Văn bản đi là những văn bản từ Trung tâm đến các đơn vị ngoài (trụ

sở chính, các chi nhánh hoặc các đối tác) Văn bản trước khi gửi đi phải có

sự phê duyệt của Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền Sau đó, văn bảnđược chuyển tới bộ phận văn thư để tiến hành phân loại, nhập liệu và lưu lạibản sao của văn bản đi (trên giấy hoặc bằng phương pháp scan lưu trữ trênmáy tính) Bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản tới đúng địa chỉngười nhận của văn bản

Ngoài văn bản đến và văn bản đi, hệ thống văn bản của Trung tâmCông nghệ thông tin còn có văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản dự thảo.Văn bản lưu chuyển nội bộ là các văn bản được gửi đi và gửi đến giữa các cánhân và phòng ban trong Trung tâm Văn bản dự thảo là các văn bản đangtrong quá trình xây dựng, có thể chuyển phát hành thành văn bản nội bộhoặc văn bản đi để sửa chữa, xin đóng góp ý kiến Quy trình xử lý của văn

bản nội bộ cũng như văn bản dự thảo cũng tương tự như văn bản đi và vănbản đến Nhưng trong phạm vi của chuyên đề thực tập tốt nghiệp, tôi xin đisâu vào hai loại văn bản là văn bản đi và văn bản đến.

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN.

1 Các tác nhân của hệ thống.

Các đối tượng người dùng mà hệ thống thông tin quản lý văn bản sẽphục vụ được chia thành bốn nhóm: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo vàQuản trị viên hệ thống Đây là bốn đối tượng mà hệ thống hướng tới, thôngqua các chức năng của chương trình, các đối tượng có thể thao tác xử lý vàtheo dõi các công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác

1.1 Văn thư.

Tất cả các văn bản gửi đến và văn bản gửi đi đều được bộ phận vănthư cập nhật thông tin và lưu trữ lại Văn thư là tác nhân thực hiện thao táccác nghiệp vụ sau:

- Tiếp nhận văn bản đến

- Phân loại các văn bản đến

- Cập nhật các thông tin của văn bản đến vào hệ thống

- Thực hiện chuyển văn bản đến cho các đối tượng liên quan

- Cập nhật thông tin của văn bản chuyển đi

- Tìm kiếm, tra cứu văn bản trong hệ thống

- Tạo lập các báo cáo thống kê

1.2 Chuyên viên.

Chuyên viên là những người tham gia trực tiếp vào quá trình xử lývăn bản Tác nhân này thực hiện các thao tác nghiệp vụ sau:

- Tiếp nhận các công việc do lãnh đạo giao kèm theo các văn bản vàtài liệu liên quan, phối hợp với các chuyên viên liên quan.

- Tìm kiếm tra cứu tài liệu để giải quyết công việc

- Kết xuất các báo cáo thống kê tổng hợp và báo cáo thống kê tìnhhình xử lý công việc

1.3 Lãnh đạo.

Lãnh đạo là người phê duyệt các văn bản, phân công cho chuyên viên

xử lý Lãnh đạo là tác nhân tham gia vào quá trình xử lý, thực hiện các thaotác nghiệp vụ:

- Nhận các văn bản để giao việc cho các chuyên viên

- Giám sát quá trình thực hiện của chuyên viên

- Cho ý kiến liên quan đến xử lý văn bản và ký phê duyệt

- Kết xuất thống kê tình hình xử lý công việc của các chuyên viên

- Quản lý các danh mục dùng chung của hệ thống

- Thiết lập các quy tắc và các tham số hệ thống nhằm đảm bảo tínhtrao đổi liên tục và bảo mật của hệ thống

- Quản lý người dùng hệ thống (phân quyền, tước bỏ quyền đối vớicác chức năng nghiệp vụ tương ứng với vai trò của từng đối tượng)

2 Sơ đồ chức năng BFD.

2.1 Chức năng quản lý văn bản đến.

Hệ thống cho phép văn thư cập nhật, sửa chữa các thông tin của vănbản đến, phân loại văn bản theo các tiêu chí, tìm kiếm thống kê, xem các vănbản đến liên quan

Cho phép lãnh đạo nhận, phân xử lý các văn bản đến cần giải quyết,giao việc cho các chuyên viên, theo dõi quá trình xử lý công việc, xác nhậncác công việc do chuyên viên thực hiện

2.2 Chức năng quản lý văn bản đi.

Hệ thống hỗ trợ văn thư thực hiện nghiệp vụ quản lý các văn bản gửi

đi cơ quan ngoài, cho phép cập nhật, sửa đổi thông tin của văn bản, xác nhậnphát hành văn bản đi đến đơn vị hoặc đối tượng nhận theo đúng yêu cầu

2.3 Chức năng quản lý quá trình xử lý công việc.

Hệ thống cho phép các chuyên viên xem luồng công việc, thực hiệncác công việc, theo dõi trạng thái công việc của các chuyên viên khác nhằmgiải quyết kịp thời, có hiệu quả

Hệ thống thông tin quản lý văn bản

Quản lý

văn bản

đến

Quản lývăn bảnđi

Quản lýquátrình xử

lý vănbản đến

Tìmkiếm,tra cứuvăn bản

Tạo lậpcácthống

kê, báocáo

Đối với lãnh đạo, hệ thống cho phép theo dõi toàn bộ quá trình xử lýcông việc của các chuyên viên, xác nhận chuyên viên hoàn thành công việchoặc giao thêm công việc yêu cầu chuyên viên thực hiện

2.4 Chức năng tìm kiếm tra cứu văn bản.

Cung cấp công cụ cho các đối tượng người dùng khả năng tìm nhanhchóng các văn bản liên quan một cách chi tiết

2.5 Chức năng tạo lập các thống kê, báo cáo.

Cho phép các đối tượng (tuỳ theo quyền hạn) thao tác kết xuất các báocáo, thống kê theo các tiêu chí tuỳ chọn khi có yêu cầu

3 Sơ đồ luồng thông tin IFD.

3.1 Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đến.

Nơi nhận(Đơn vị nội

bộ - phòngban)

Văn bản đến Nhận và phân loại

văn bản

Văn bản đã được phân loại

Sổ văn bản

Vào sổ văn bản Trình lãnh đạo phê

duyệt

Văn bản đã được phê duyệt

3.2 Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đi

Nơi nhận(Đơn vịngoài)

Trình lãnh đạo phê duyệt Văn bản đi

Sổ văn bản

Văn bản đã được phê duyệt

Nhận và phân loại văn bản

Văn bản đã được phê duyệt và phân loại

Vào sổ văn bản

4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD.

Văn bản đi/ đến

Lãnh đạo

Hệ thốngthông tinquản lý vănbản

Văn bản đi đã phê duyệt

Đơn vị ngoài

4.2 DFD mức 0

2.0Quản lývăn bản

Văn bản đi

đã được phê duyệt

Văn bản đi

Văn bản đến

đã đươc phê duyệt

Văn bản đi đã đươc phê duyệt

Văn bản đến Văn bản đến

Đơn vị ngoài

1.0Quản lývăn bảnđến

Sổ văn bản

Sổ văn bản

4.3 DFD mức 1

1.0 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến đã được phê duyệt

Văn bản đến

1.3Chuyểnvăn bản

Văn bản đến

Đơn vị ngoài

1.1 Nhận

và phânloại vănbản

2.0 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi đã được phê duyệt

Sổ văn bản

Văn bản đi đã được phê duyệt

2.3Chuyểnvăn bản

Văn bản đi

đã được phê duyệt

Văn bản đi

đã được phê

và phânloại vănbản

Văn bản đi

Đơn vị nội bộ

III THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU.

1 Các bảng cơ sở dữ liệu

DM_LOAI_VB

TenDVNgoai Text 200 Tên đơn vị ngoài

DM_DONVI_NOIBO (phòng ban)

Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả

TenDVNoibo Text 200 Tên đơn vị nội bộ

DM_VB_DEN

SoHieu Text 15 Số hiệu văn bản đến

MaDK Text 7 Mã độ khẩn của văn bản đến

SoLuong Numeric 3 Số lượng văn bản đến

NguoiKy Text 35 Người ký văn bản

NgayNhan Date 8 Ngày nhận văn bản

NoiNhan Text 200 Nơi nhận văn bản

HieuLuc Date 8 Ngày văn bản hết hiệu lực

PheDuyet Memo Phê duyệt của lãnh đạo

DM_VB_DI

SoLuong Numeric 3 Số lượng văn bản đi

NguoiKy Text 35 Người ký văn bản đi

NgayGui Date 8 Ngày gửi văn bản đi

NoiNhan Text 200 Nơi nhận văn bản

HieuLuc Date 8 Ngày văn bản hết hiệu lực

PheDuyet Memo Phê duyệt của lãnh đạo

XU_LY_VB

DM_NHOM_NGUOI_DUNG

TenNguoiDun

g

2 Mối quan hệ thực thể.

BĐHiện màn hình đăng nhậpNhập tên và mật khẩu

Kiểm tra tên

và mật khẩu? Thông báo nhập sai

So sánh với nhóm người dùng tương ứng

Hiện màn hình với các chức năng tương ứng với từng nhóm người dùng

KT

S

Đ

IV CÁC THUẬT TOÁN.

1 Thuật toán đăng nhập.

BĐHiện màn hình nhập dữ liệuThêm một bản ghi trắng

Kiểm tra dữ liệu nhập?

Thông báo nhập saiNhập dữ liệu

2 Thuật toán cËp nhËt d÷ liÖu.

3 Thuật toán tìm kiếm

BĐHiện màn hình tìm kiếmChọn tiêu thức tìm kiếm

Đ

4 Thuật toán lập báo cáo

BĐHiện màn hình chọn báo cáoChọn tiêu thức báo cáo

1 Form đăng nhập

Khi chạy chương trình, form đăng nhập sẽ hiện ra Người dùng phải nhậptên và mật khẩu Dựa trên tên và mật khẩu nhập vào, chương trình sẽ xác địnhngười dùng thuộc nhóm người dùng nào (Chuyên viên, Lãnh đạo, Văn thư và Quảntrị viên) và đăng nhập vào chương trình với các chức năng tương ứng của mỗinhóm người dùng

Đăng kýĐổi mật khẩu

2 Form giao diện

Các chức năng của chương trình:

Cập nhật

Văn bản

Danh mục từ điển

Nhân viênĐơn vị nội bộĐơn vị ngoài

Chức vụ

Độ khẩn

Độ mật

Xử lý văn bảnVăn bản đếnVăn bản đi

Tìm kiếm

Văn bản đến

Văn bản điVăn bản đã xử lý

Báo cáo/ Thống kê

Báo cáo chi tiếtBáo cáo xử lý văn bản đếnThống kê văn bảnThống kê danh mục từ điển

3 Một số form cập nhật.

Có 2 loại form cập nhật là cập nhật văn bản và cập nhật danh mục từ điển.Cập nhật văn bản có: Văn bản đi, văn bản đến và Văn bản xử lý Cập nhật danhmục từ điển có: Danh mục nhân viên, Danh mục đơn vị ngoài, Danh muc đơn vịnội bộ, Danh mục loại văn bản

3.1 Form nhập văn bản đi.

Ấn vào các nút chọn để chọn Loại VB, Độ mật, Độ khẩn và Nơi gửitương ứng Ví dụ, khi ấn nút chọn ở Nơi gửi, form chọn đơn vị nội bộ sẽ hiện ra đểngười dùng chọn

Chọn một bản ghi thích hợp, kích đúp vào bản ghi đó hoặc ấn nút, bản ghi đó sẽ được đưa vào Textbox tương ứng của Nơi gửi.

Để xem danh sách các văn bản đã gửi đi, ấn vào nút , formdanh sách văn bản đi sẽ hiện ra:

Khi chọn một văn bản đi và ấn nút , các trường của bản ghi nàỳ

sẽ được đưa vào các Text box tương ứng trong Form Nhập văn bản đi

Form Nhập văn bản đến có giao diện và các chức năng tương tự Form Nhậpvăn bản đi

3.2 Form Xử lý văn bản đến.

3.3 Form Danh mục nhân viên.

4 Form tìm kiếm

Form tìm kiếm gồm có Tìm kiếm văn bản đi, Tìm kiếm văn bản đến và Tìmkiếm văn bản đã xử lý

4.1 Form tìm kiếm văn bản đến.

Khi ấn nút In, kết quả tìm kiếm sẽ được đưa ra dưới dạng báo cáo

Form tìm kiếm văn bản đi cũng tương tự form tìm kiếm văn bản đến, có thểtìm theo các tiêu thức: Số hiệu, Loại VB, Độ mật, Độ khẩn, Ngày gửi, Nơi gửi,Nhơi nhận, Nội dung và Tất cả.

4.2 Form Tìm kiếm văn bản đã xử lý

Khi ấn nút In, kết quả tìm kiếm sẽ được thể hiện dưới dạng báo cáo Nếu

tìm kiếm theo tiêu thức Số hiệu thì báo cáo sẽ thể hiện chi tiết các thông tin củavăn bản đó Nếu tìm kiếm theo các tiêu thức khác, báo cáo sẽ thể hiện dưới dạngdanh sách các văn bản

5 Các form báo cáo/ thống kê.

Gồm có Báo cáo chi tiết (đưa thông tin chi tiết của từng văn bản), Báo cáo

xử lý văn bản đến (đưa thông tin về mức độ hoàn thành của xử lý văn bản đến),Thống kê danh sách văn bản và Thống kê danh mục từ điển

5.1 Form báo cáo xử lý văn bản đến.

Khi ấn nút Đã hoàn thành, các văn bản đến đã được xử lý và đã hoàn thành

sẽ được hiển thị:

5.2 Form thống kê danh sách văn bản

Khi ấn nút In, sẽ hiển thị báo cáo đanh sách các văn bản đến trong khoảngthời gian đã chọn

KẾT LUẬN

Chương trình quản lý văn bản đã thể hiện được các chức năng chính, hỗ trợtốt quá trình quản lý văn bản trong Trung tâm, quá trình cập nhật, lưu trữ, tìmkiếm, lên báo cáo khá thuận tiện, dễ dàng Tuy vậy, chương trình mới chỉ quản lýcác văn bản đến, văn bản đi và văn bản đến đã được xử lý và còn một số hạn chế.Trong thời gian tới em sẽ hoàn thiện chương trình để chạy ổn định và bổ sung phầnback up dữ liệu Khối lượng văn bản lưu trữ trong Trung tâm là rất lớn nên để đảmbảo cho an toàn dữ liệu việc back up dữ liệu là rất quan trọng

Do thời gian ngắn và kiến thức còn hạn hẹp nên chương trình không tránhkhỏi những thiếu sót và hạn chế Mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô

và các bạn!

Một lần nữa em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo

KS Hồ Bích Hà và sự giúp đỡ các anh, các chị tại Trung tâm Công nghệ thông tin– Ngân hàng Công thương Việt Nam!

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên Ngô Lan Phương