Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam

KHOA TIN HỌC KINH TẾ

-CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài: X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý v¨n b¶n t¹i Trung

t©m C«ng nghÖ th«ng tin - Ng©n hµng C«ng th ¬ng ViÖt Nam

Giáo viên hướng dẫn: KS Hồ Bích Hà Cán bộ hướng dẫn: KS Nguyễn Anh Tuấn

Công thương Việt Nam– 46A Tăng Bạt Hổ

Hà Nội - 2006

Mục lục

Lời nói đầu

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM VÀ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

I Tổng quan về Ngân hàng Công thương Việt Nam (Incombank)

1 Giới thiệu chung …

2 Hệ thống tổ chức …

3 Các hoạt động chính ……

4 Tình hình kinh doanh

II Tổng quan về Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam

1 Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin ………

1.1 Quá trình hình thành và phát triển ………

1.2 Cơ cấu tổ chức ……

2 Chức nămg, nhiệm vụ của Trung tâm Công nghệ thông tin

3 Những thành tựu mà Trung tâm Công nghệ thông tin đã đạt được ……

4 Giới thiệu về Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển

III Lý do lựa chon đề tài và giải pháp phần mềm ………

1 Lý do chọn đề tài ………

2 Giải pháp phần mềm ………

2 5

7 7 7 9 9 9

11 11 11 12 13 13 17 1 8 1 8 19

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ …

1 Hệ thống thông tin ……

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin ………

1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin ………

1.3 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin ………

2 Đánh giá yêu cầu phát trỉen hệt hống thông tin ………

3 Phân tích chi tiết ………

3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) ………

3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) ………

3.3 Sơ đồ luông dữ liệu (DFD) ………

4 Thiết kế logic ………

5 Đề xuất các phương án của giải pháp ………

6 Thiết kế vật lý ngoài ………

7 Triển khai kỹ thuật hệ thống ………

8 Cài đặt và khai thác ………

CHƯƠNG III KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM …………

I Khảo sát quy trình quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin 1 Văn bản đến ………

2 Văn bản đi ………

II Phân tích hệ thống thông tin quản lý văn bản ………

1 Các tác nhân của hệ thống ………

1.1 Văn thư ………

2 0 2 0 2 0 2 0 21 21 22 22 23 24 26 27 2 8 2 8 29

1.3 Lãnh đạo ….……….

1.4 Quản trị viên hệ thống ………

2 Sơ đồ chức năng BFD ….………

2.1 Chức năng quản lý văn bản đến ………

2.2 Chức năng quản lý văn bản đi ………

2.3 Chức năng quản lý quá trình xử lý công việc ………

2.4 Chức năng tìm kiếm tra cứu văn bản ………

2.5 Chức năng tạo lập các thống kê, báo cáo ………

3 Sơ đồ luồng thông tin IFD ……… ………….………

3.1 Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đến ………

3.2 Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đi ………

4 Sơ đồ luồng dữ liệu ……… ………

4.1 Sơ đồ DFD ngữ cảnh ……… ………

4.2 DFD mức 0 ………

4.3 DFD mức 1 … ………

III Thiết kế cơ sở dữ liệu ………

1 Các bảng cơ sở dữ liệu ………

2 Mối quan hệ thực thể ………

IV Các thuật toán … ………

1 Thuật toán đăng nhập ………

2 Thuật toán cập nhật dữ liệu ………

3 Thuật toán tìm kiếm ………

4 Thuật toán lập báo cáo ………

V Các màn hình giao diện ………,,………

Kết luận ………

Tài liệu tham khảo ………

Phụ lục ………

30 31 32 33 33 33 33 34 34 35 35 35 35 36 36 36 37 38 39 39 4 0 41 43 43 4 8

494950515253697071

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật phát triển, được ứng dụngnhiều vào trong công việc và đời sống nhằm phục vụ cho nhu cầu ngày càngcao của con người Từ những công việc đơn giản đến phức tạp đều có sự gópmặt của công nghệ thông tin và công nghệ thông tin đã chứng tỏ vai trò quantrọng không thể thiếu của mình

Quản lý hồ sơ, văn bản là một thủ tục hành chính rất quan trọng vàcần thiết của mọi cơ quan và tổ chức Hiện nay, cùng với sự phát triển củacông nghệ thông tin, việc quản lý văn bản cũng dần được tin học hoá Đưatin học vào trong việc quản lý văn bản, hồ sơ đã giúp cho khối lượng côngviệc của văn thư được giảm nhẹ đáng kể

Đáp ứng nhu cầu đó, em đã lựa chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt

nghiệp là: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam” Hy vọng đề

tài này sẽ được ứng dụng và đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý văn bản tạiTrung tâm Công nghệ thông tin hiện nay

Chuyên đề thực tập bao gồm 3 chương:

• Chương I Tổng quan về Ngân hàng Công thương Việt Nam và

Trung tâm Công nghệ thông tin.

• Chương II Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống

thông tin quản lý.

• Chương III Khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam.

Em xin chân thành cám ơn cô giáo KS Hồ Bích Hà đã hướng dẫn đểchuyên đề thực tập tốt nghiệp được hoàn thành

Em xin chân thành cám ơn anh Nguyễn Anh Tuấn, Trưởng phòngPhòng Kế hoạch Nghiên cứu và phát triển, anh Trần Xuân Quang, cán bộPhòng Kế hoạch Nghiên cứu và phát triển, và các anh, chị trong Phòng Kếhoạch Nghiên cứu và phát triển nói riêng cũng như Trung tâm Công nghệthông tin nói chung đã hướng dẫn và tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốtchuyên đề trong thời gian thực tập

Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2006

Sinh viên Ngô Lan Phương

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM VÀ TRUNG TÂM CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN.

I TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM (INCOMBANK).

1 Giới thiệu chung.

Ngân hàng Công Thương Việt Nam (Incombank) được thành lập từnăm 1988 sau khi tách ra từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Đây là mộttrong bốn Ngân hàng thương mại nhà nước lớn nhất tại Việt Nam và đượcxếp hạng là một trong 23 doanh nghiệp đặc biệt của Việt Nam Ngân hàngCông Thương Việt Nam có tổng tài sản chiếm hơn 25% thị phần trong toàn

bộ hệ thống ngân hàng Việt Nam Nguồn vốn của Incombank luôn tăngtrưởng qua các năm, tăng mạnh kể từ năm 1996, đạt bình quân hơn20%/năm, đặc biệt có năm tăng 35% so với năm trước

Ngân hàng Công thương Việt Nam có mạng lưới kinh doanh trải rộngtoàn quốc với:

- 2 Sở giao dịch lớn (tại Hà Nội và tại Thành phố Hồ Chí Minh)

- 130 chi nhánh, trên 700 điểm giao dịch và 420 quỹ tiết kiệm

- 03 Công ty hạch toán độc lập là Công ty Cho thuê Tài chính Ngânhàng Công thương, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Chứng khoánNgân hàng Công thương và Công ty Quản lý Nợ và Khai thác Tàisản Ngân hàng Công thương

- 02 đơn vị sự nghiệp là Trung tâm Công nghệ Thông tin và Trung tâm Đào tạo

Ngân hàng Công thương Việt Nam là thành viên sáng lập của các Tổchức Tài chính Tín dụng:

- Sài Gòn Công thương Ngân hàng

- Indovina Bank (Ngân hàng liên doanh đầu tiên tại Việt Nam)

- Công ty cho thuê Tài chính quốc tế - VILC (Công ty cho thuê tàichính quốc tế đầu tiên tại Việt Nam)

- Công ty Liên doanh Bảo hiểm Châu Á – Ngân hàng Công thươngĐồng thời, là thành viên chính thức của:

- Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam (VNBA)

- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam

- Hiệp hội Ngân hàng Châu Á (AABA)

- Hiệp hội Thanh toán viễn thông Liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT)

- Tổ chức Phát hành và Thanh toán thẻ VISA, MASTER quốc tế

- Hiệp hội Các Tổ chức Tài chính cho vay Doanh nghiệp vừa và nhỏAPEC

Ngân hàng Công thương Việt Nam đã ký 8 Hiệp định Tín dụng khungvới các quốc gia Bỉ, Đức, Hàn quốc, Thụy Sĩ, có quan hệ đại lý với 735 ngânhàng trên khắp toàn cầu và có thể đi bằng điện SWIFT (SWIFT – Thanhtoán viễn thông liên ngân hàng toàn cầu) có gắn mã khoá tới 11.915 ngânhàng và chi nhánh toàn cầu

Hiện nay, Ngân hàng Công thương Việt Nam là ngân hàng tiên phongtrong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam

Quỹ tiết kiệm

Chi nhánh phụ thuộc

Phòng

giao dịch

Quỹ tiết kiệm

Chi nhánh cấp 2

Phòng giao dịch

Quỹ tiết kiệm

Trụ sở chính

Sở giao

dịch

Chi nhánh cấp 1

Đơn vị sự nghiệp

Văn phòng đại diện

Công ty trực thuộc

4 Tình hình kinh doanh.

Cùng với những tín hiệu khởi sắc của nền kinh tế Việt Nam trong thời

kỳ đổi mới, hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Công thương Việt Nam đã

có những bước phát triển khả quan, đã thực hiện đạt và vượt các chỉ tiêu kếhoạch về tín dụng, huy động vốn, lợi nhuận, trích lập dự phòng rủi ro

Thực hiện chiến lược phát triển kinh tế xã hội, phát triển đất nước đếnnăm 2010, chủ trương tiếp tục đổi mới hoàn thiện hệ thống tài chính - ngânhàng và đề án cơ cấu lại Ngân hàng Công thương Việt Nam giai đoạn 2001-

2010 Mục tiêu phát triển của Ngân hàng Công thương Việt Nam đến năm

2010 là:

“Xây dựng Ngân hàng Công thương Việt Nam thành một Ngân hàngthương mại chủ lực và hiện đại của Nhà nước, hoạt động kinh doanh có hiệuquả, tài chính lành mạnh, có kỹ thuật công nghệ cao, kinh doanh đa năng,chiếm thị phần lớn ở Việt Nam”

Đồ thị hoạt động kinh doanh

II TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM.

1 Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Năm 1990, Ngân hàng Công thương Việt Nam chính thức thành lậpPhòng Thông tin - điện toán tại trụ sở chính Ngân hàng Công thươngViệt Nam với nhiệm vụ ban đầu tiếp cận và tiến tới nghiên cứu tìm ranhững khả năng có thể áp dụng tin học vào các hoạt động kinh doanhcủa Ngân hàng Năm 1995 Trung tâm điện toán được thành lập theoquyết định số 234 NHCT/QĐ ngày 25/05/1995 của Tổng Giám ĐốcNgân hàng Công thương Việt Nam Trung tâm điện toán là một thànhphần trong hệ thống tổ chức của Ngân hàng Công thương Việt Nam,

thực hiện việc điều hành, nghiên cứu, ứng dụng và triển khai kỹ thuậtthông tin điện toán, hiện đại hóa các mặt nghiệp vụ phục vụ cho hoạtđộng kinh doanh của Ngân hàng Công thương Việt Nam Năm 2000,Trung tâm Công nghệ thông tin được chính thức thành lập theo quyếtđịnh số 091/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 17/07/2000 của chủ tịch Hộiđồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam Trung tâm trở thànhmột đơn vị sự nghiệp, một đơn vị thành viên của Ngân hàng Côngthương Việt Nam Bên cạnh Trung tâm Công nghệ thông tin, Ngânhàng Công thương Việt Nam còn có một mạng lưới chân rết đến từng

cơ sở Đó chính là các phòng/ tổ Thông tin điện toán tại từng chinhánh trực, phụ thuộc

- Phòng Kế hoạch Nghiên cứu và Phát triển

- Phòng Ứng dụng - Triển khai - Bảo trì

- Phòng Tích hợp hệ thống

- Phòng Lưu trữ - Vận hành - Phục hồi dữ liệu.

- Phòng Hỗ trợ kỹ thuật các chi nhánh phía nam

- Phòng Kế toán tổng hợp

2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Công nghệ thông tin.

- Thống nhất quản lý, triển khai và kiểm tra kỹ thuật thông tin điện toáncho toàn hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam

- Xây dựng chiến lược, nghiên cứu, lựa chọn giải pháp, tiếp nhậnchuyển giao công nghệ

- Nghiên cứu cải tiến các sản phẩm dịch vụ và hệ thống thông tin quản

lý trong Ngân hàng

- Phát triển và bảo trì các ứng dụng trong Ngân hàng

- Lựa chọn trang thiết bị và các hệ thống truyền thông, đảm bảo an toàncho các chi nhánh và Trung ương

- Hợp tác nghiên cứu và triển khai các dự án kỹ thuật với các đơn vịtrong và ngoài nước

- Phát triển nguồn nhân lực cho lĩnh vực công nghệ của Ngân hàng

3 Những thành tựu mà Trung tâm Công nghệ thông tin đã đạt được.

- Thay thế hệ thống chương trình kế toán trên cơ sở dữ liệu FoxPro sang hệthống chương trình Kế toán mới – MISAC - trên cở sở dữ liệu ORACLEnhằm tận dụng đến mức cao nhất khả năng bảo mật của hệ quản trị cơ sở

dữ liệu này đồng thời tạo tiền đề tập trung hoá dữ liệu của Ngân hàngCông thương Việt Nam

- Triển khai hệ thống chương trình thanh toán quốc tế theo tiêu chuẩn củaSWIFT – IBS (Hệ thống thanh toán viễn thông liên ngân hàng toàn cầu),

cơ sở dữ liệu ORACLE, góp phần đẩy nhanh tốc độ thanh toán ngoại tệtrong hệ thống đồng thời tăng cường khả năng liên kết giữa hệ thốngthanh toán quốc tế trong nước và hệ thống SWIFT

- Đảm bảo truyền nhận dữ liệu an toàn hệ thống, xử lý thông tin cung cấpkịp thời cho Ban điều hành phục vụ công tác quản lý của trụ sở chính.Lưu trữ an toàn dữ liệu các hệ thống quan trọng tại chi nhánh và trụ sởchính

- Nâng cấp dùng thẻ thay đĩa bảo mật trong chương trình thanh toán điện

tử, thanh toán quốc tế và quản lý đến từng tên cán bộ kiểm soát sử dụngthẻ bảo mật, nâng cấp và bổ sung một số phân hệ trong chương trìnhMISAC, thực hiện kết nối giữa chương trình thanh toán song biên,chương trình MISAC và chương trình thanh toán điện tử

- Thực hiện công việc quản trị dữ liệu tại trung tâm và máy chủ các chinhánh

- Cũng bắt đầu từ năm 2000 đến nay, Trung tâm Công nghệ thông tin đãnghiên cứu và xây dựng dự án thông tin WEB Site & Intranet ICBVnhằm khai thác và quản lý thông tin hiệu quả hơn, phù hợp với yêu cầuphát triển công nghệ thông tin hiện nay (bao gồm giải pháp và phương án

kỹ thuật), hoàn thành nghiên cứu phần thư tín điện tử (e-mail) và hiệnđang tiến hành triển khai hệ thống e-mail tại các chi nhánh trên toànquốc, bước đầu phục vụ cho công tác truyền nhận báo cáo, trao đổi thôngtin giữa chi nhánh, các phòng, ban tại trụ sở chính của Ngân hàng Côngthương Việt Nam và bước đầu đưa chữ ký điện tử vào áp dụng cho việctrao đổi, mã hóa các thông tin quan trọng qua hệ thống e-mail

- Ngoài hệ thống đường truyền X25 đã xây dựng từ năm 1995, Ngân hàngCông thương Việt Nam đã xây dựng được hạ tầng truyền thông trên cơ sởđường thuê bao Leased Line giữa chi nhánh và trung ương Đến nay,Ngân hàng Công thương Việt Nam đã có được một hệ thống đường trục

Hà Nội – Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội - Đà Nẵng, Hà Nội – HảiPhòng tốc độ cao (từ 256Kbps đến 512 Kbps) đồng thời đảm bảo mỗi hệthống đường trục luôn được dự phòng an toàn thông qua việc ký kết thuêbao hạ tầng viễn thông với 2 hoặc 3 nhà cung cấp dịch vụ như Bưu điện

HÀ Nội, Viễn thông điện lực, Viễn thông quân đội Ngoài ra, các phươngthức truyền qua dialup tốc độ thấp đang dần được thay thế dần bằng việcthuê bao các đường Leased Line giữa chi nhánh và trung ương Đến nay,Trung tâm Công nghệ thông tin đã kết hợp với Bưu điện Hà Nội, Viễnthông điện lực, Viễn thông quân đội nâng cấp 100% các chi nhánh Ngânhàng Công thương từ dialup sang Leased Line tạo cơ sở triển khai cácloại hình dịch vụ mới của Ngân hàng Công thương Việt Nam như ATM,

hệ thống thanh toán Ngoài ra, việc nâng cấp đường truyền thông còn hỗtrợ giải quyết nạn ách tắc đường truyền trong thanh toán điện tử và thanhtoán quốc tế

- Phối hợp với phòng Kế toán thanh toán Ngân hàng Công thương ViệtNam đưa sản phẩm Thanh toán điện tử dự thi và đoạt giải Sao vàng đấtViệt năm 2004 Sản phẩm đó được hội các nhà doanh nghiệp trẻ ViệtNam cấp giấy chứng nhân số 29/2004/QĐ/DNTVN ngày 20/8/2004,được Uỷ ban quốc gia về hợp tác kinh tế tặng bằng khen cho Ngân hàngCông thương Việt Nam vì đã có thành tích xuất sắc trong phát triển sảnphẩm và thương hiệu thương gia hội nhập kinh tế Quốc tế tại Quyết định

số 191/QĐ-UBQG ngày 26/8/2004

- Năm 2004 và 2005 việc nâng cấp đổi mới và phát triển công nghệ thôngtin cho toàn hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam là một nhiệm vụhết sức quan trọng Dưới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Ngân hàng Côngthương Việt Nam, Trung tâm Công nghệ thông tin đã phối hợp với cácphòng ban chức năng tích cực triển khai thực hiện nhiệm vụ theo kếhoạch được giao, phát huy tinh thần chủ động sáng tạo, khắc phực khókhăn và ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên Các dự án, cácchương trình cơ bản được triển khai đúng tiến độ bảo đảm chất lượng vàhiệu quả thiết thực

Bên cạnh đó, Trung tâm Công nghệ thông tin sẽ phải tiếp tục:

- Triển khai mở rộng thanh toán song biên với các Ngân hàng Nông nghiệpViệt Nam, Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam, Ngân hàng Ngoạithương Việt Nam và Kho bạc Nhà nước Việt Nam

- Nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới phục vụ huy động vốn: chứngchỉ tiền gửi, trái phiếu mệnh giá ghi sổ, trái phiếu ngoại tệ

- Nghiên cứu và triển khai các biện pháp phòng chống virus hiệu quả nhấtđến tất cả các chi nhánh cũng như các phòng ban trụ sở chính

- Đảm bảo truyền nhận dữ liệu an toàn trong toàn hệ thống, xử lý thông tincung cấp kịp thời cho Ban điều hành phục vụ công tác quản lý của trungương Lưu trữ an toàn dữ liệu các hệ thống quan trọng tại chi nhánh vàtrụ sở chính

- Tiếp tục triển khai kịp thời các đường truyền số liệu Leased Line giữacác chi nhánh và quầy tiết kiệm, phòng giao dịch, tạo cơ sở hạ tầng vềtruyền thông để triển khai mở rộng hệ thống INCAS, ATM và các dịch

vụ ngân hàng tại các quầy tiết kiệm, phòng giao dịch

4 Giới thiệu về Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển.

Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển là một bộ phận của Trung tâm Công nghệ thông tin, được ra đời và phát triển cùng với quá trình hình thành của Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam Hiện nay, Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển có 15 nhân viên, trưởng phòng là kỹ sư Nguyễn Anh Tuấn

Chức năng của Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển:

- Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và phát triểncông nghệ thông tin phục vụ cho chiến lược phát triển kinh doanh và sảnphẩm dịch vụ ngân hàng

- Xây dựng kế hoạch, định hướng và tổ chức thực hiện các chương trìnhnghiên cứu phát triển kỹ thuật mới của Trung tâm Công nghệ thông tin -Ngân hàng Công thương Việt Nam và đội ngũ kỹ thuật các chi nhánh

- Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng caochất lượng sản phầm công nghệ thông tin

- Quản trị cơ sở dữ liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin, trụ sở chínhNgân hàng Công thương Việt Nam và các chi nhánh Ngân hàng Côngthương

- Là đầu mối trong việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu, đào tạo, chuyềngiao công nghệ với các đơn vị ngoài ngành

Nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển là:

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, ứng dụng công nghệ tin họctrong Ngân hàng Công thương

- Nghiên cứu các giải pháp, công nghệ và kế hoạch ứng dụng nhằm pháttriển các dịch vụ mới của ngân hàng

- Phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ của Ngân hàng Công thương ViệtNam xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm dịch vụ của Ngân hàngCông thương, kế hoạch thực hiện chiến lược này từng thời kỳ

- Xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo công nghệ, phát triển nguồnnhân lực về kỹ thuật tin học của Trung tâm Công nghệ thông tin và cán

bộ kỹ thuật các chi nhánh Ngân hàng Công thương

- Xây dựng quy trình quản cơ sở dữ liệu tại Trung tâm Công nghệ thôngtin, trụ sở chính Ngân hàng Công thương Việt Nam và các chi nhánhNgân hàng Công thương, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu, tậptrung và chuyên môn hoá

- Tổ chức các buổi hội thảo kỹ thuật và nghiệp vụ liên quan đến chươngtrình phát triển ký thuật của Trung tâm Công nghệ thông tin

- Tư vấn, chuyển giao kỹ thuật cho các phòng ban khác của Trung tâmCông nghệ thông tin trong công tác thiết kế và xây dựng các ứng dụngcông nghệ mới

- Định kỳ hàng tháng lập báo cáo về các sản phẩm công nghệ thông tinmới tại Việt nam cũng như trên thế giới, báo cáo về xu hướng phát triểncông nghệ thông tin, khả năng áp dụng những thành tựu mới của côngnghệ thông tin trong các sản phẩm và các dịch vụ tại các ngân hàng, tổchức tài chính trên thế giới

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

III LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI VÀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM.

1 Lý do chọn đề tài.

Trung tâm Công nghệ thông tin được hình thành đã góp phần làm cho

hệ thống thông tin giao dịch của Ngân hàng Công thương Việt Nam phát

dụng khụng chỉ trong cỏc nghiệp vụ ngõn hàng mà trong cả cụng tỏc quản lýcủa Ngõn hàng Cụng thương là một phần khụng thể thiếu giỳp cho Ngõnhàng Cụng thương lớn mạnh và phỏt triển như ngày hụm nay.

Quản lý văn bản là một cụng tỏc rất quan trọng và cũng rất phức tạpcủa mọi cụng ty và tổ chức Vỡ vậy việc tin học hoỏ quy trỡnh quản lý vănbản là rất cần thiết giỳp cho việc lưu trữ và xử lý văn bản được hiệu quả.Tuy vậy, trong thời gian thực tập tại Trung tõm Cụng nghệ thụng tin tụi nhậnthấy quy trỡnh quản lý văn bản, giấy tờ tại Trung tõm cũn khỏ thủ cụng.TạiTrung tõm Cụng nghệ thụng tin, việc lưu trữ văn bản đó một phần được đưavào mỏy tớnh nhưng chưa cú một phần mềm quản lý riờng biệt và hoàn thiện

Vỡ vậy, cụng việc của bộ phận văn thư khỏ vất vả và việc tra cứu tài liệu cũnnhiều khú khăn và mất nhiều thời gian

Vỡ vậy, với đề tài “Xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý văn bản tại Trung tõm Cụng nghệ thụng tin – Ngõn hàng Cụng thương Việt Nam” tụi hi vọng sẽ gúp một phần giỳp giải quyết bài toỏn quản lý văn `bản

tại Trung tõm

2 Giải phỏp phần mềm.

Sản phẩm phần mềm của chuyờn đề thực tập tốt nghiệp được viếttrờn ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic 6.0, kết nối với hệ quản trị cơ sở

dữ liệu Microsoft Access 2000

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống chơng trình máy tính giúp cho việctạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu

Các câu truy vấn trong Visual Basic chủ yếu dựa trên ngôn ngữ truy vấn

có cấu trúc SQL Đõy là ngôn ngữ khá chuẩn để lấy dữ liệu và thao tác với dữliệu

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Hệ thống thông tin.

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện những hoạt động thu thập, lưu trữ, xử

lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môitrường

1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin.

Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin được thể hiện bởi nhữngcon người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầuvào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được

xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cậpnhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Mô hình hệ thống thông tin

1.3 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin.

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin có 7 giai đoạn Mỗi giaiđoạn bao gồm một dãy các công đoạn Phát triển hệ thống là một dãy quátrình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết,phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một sốnhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch chogiai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án vàlập tài liệu về hệ thống và về dự án

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế kogic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

2 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin.

Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự

án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánhgiá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu tráchnhiệm ra quyết định Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổchức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định vềthời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạnnày được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo nhiều chiphí và thời gian Như vậy, trong một thời gian ngắn, phân tích viên phải thựchiện lướt qua toàn bộ công đoạn của một quy trình phát triển hệ thống thôngtin

Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu:

• Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

• Làm rõ yêu cầu

• Đánh giá khả năng thực thi

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

3 Phân tích chi tiết.

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩnđoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chínhcũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạtđược của hệt hống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạtđược mục tiêu

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

• Lập kế hoạch phân tích chi tiết

• Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

• Nghiên cứu hệ thống thực tại

• Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

• Đánh giá lại tính khả thi

• Thay đổi đề xuất của dự án

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin.

3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)/

Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hìnhchữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nênphân rã biểu đồ quá sáu mức

Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năngchính của hệ thống thông tin Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra chochúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm nhưthế nào Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống cóthể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây

3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD).

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theocách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưutrữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Dòng thông tin - Điều khiển

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thôngtin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng.Trên sơ đồ chỉ bao gồm: các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưutrữ dữ liệu, nguồn và đích Sơ đồ luồng dữ liệu không quantâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý màchỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tài liệu

Tên người/ bộ phận

phát / nhận tinTên dòng dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD

Các mức DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chínhcủa hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao chochỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Trong sơ đồngữ cảnh có thể bỏ qua các kho dữ liệu, các xử lý cập nhật để sơ đồ rõ ràng

và dễ nhìn Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã(Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồmức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 …

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD.

1 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

2 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùngnhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

3 Xử lý luôn phải được đánh mã số

4 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

5 Tên cho xử lý phải là một động từ

6 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khácvới luồng ra từ một xử lý

Đối với việc phân rã DFD

7 Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

8 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.10.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD conmức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ratới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi là nguyên tắccân đối (Balancing) của DFD

11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi

xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệthống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùngnhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức môhình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống Những công cụ này đượcphần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất kể quy môcủa dự án lớn hay nhỏ cũng như quy mô của tổ chức to hay nhỏ Ngày nay,một số công cụ được tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xâydựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống Một số phần mềm tinh tế hơncho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồhoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó khôngthực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồvẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích

• Thiét kế các luồng dữ liệu vào.

• Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

• Hợp thức hoá mô hình logic

5 Đề xuất các phương án của giải pháp.

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tíchviên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện

hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá

mô hình logic Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoàicủa hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sửdụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoàiđược xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn các mục tiêu đã định trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá cácchi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có nhữngkhuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng vàmột buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy mộtphương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các

ràng buộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giái đoạn đề xuất cácphương án giải pháp:

• Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

• Xây dựng các phương án của giải pháp

• Đánh giá các phương án của giải pháp

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương ángiải pháp

6 Thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp đượclựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết làmột tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việcthực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả

cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá Nhữngcông đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

• Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

• Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)

• Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

• Thiết kế các thủ tục thủ công

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

7 Triển khai kỹ thuật hệ thống.

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tinhọc hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịutrách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu mô tả về hệ thống.Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là:

• Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.

• Lập kế hoạch cài đặt

• Chuyển đổi

• Khai thác và bảo trì

• Đánh giá

CHƯƠNG III KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT

KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

I KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.

Công tác quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin đượcthực hiện bởi bộ phận văn thư thuộc phòng Kế toán tổng hợp Hệ thống cácvăn bản tại Trung tâm được chia thành hai loại: Văn bản được gửi từ các đơn

vị ngoài đến trung tâm như từ trụ sở chính, từ các chi nhánh hoặc từ các đốitác (văn bản đến) và văn bản được gửi từ các đơn vị nội bộ trong trung tâmnhư các phòng ban, các cá nhân ra các đơn vị ngoài (văn bản đi) Tất cả cácvăn bản gửi đến và gửi đi Trung tâm đều phải qua bộ phận văn thư để tiếnhành lưu trữ

Ngoài việc phân loại thành văn bản đến và văn bản đi, các văn bảncòn được phân loại nhỏ hơn theo loại văn bản và theo mức độ của văn bản(độ khẩn và độ mật)

Theo loại văn bản, các văn bản được phân thành các loại sau:

Quy chếBáo cáoHướng dẫnThông báoBiên bản kiểm traBiên bản xác nhận

Thủ tục phân bổ

Tờ trìnhCông vănThủ tục kiểm traThủ tục kiểm địnhLuật

Dự ánHợp đồngĐiều lệĐơn thư kiếu tốKiến nghịPhiếu chuyểnGiấy báoSao lụcGiấy đi đường

Giấy mờiGiấy nghỉ phépGiấy phépGiấy giới thiệuGiấy đề nghịCông điệnViệc riêngĐiện báo

Theo độ mật của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau:

ThườngMậtTuyệt mậtTối mật

Theo độ khẩn của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau:

ThườngKhẩnThượng khẩnHoả tốc

1 Văn bản đến.

Văn bản đến gồm các văn bản được gửi tới Trung tâm từ trụ sở chính,

từ các chi nhánh của Ngân hàng Công thương Việt Nam và từ các đối táccủa Trung tâm Trước hết, văn bản đến được chuyển tới bộ phận văn thưthuộc phòng Kế toán tổng hợp Tại đây, văn bản đến được phân loại quy

định Văn bản sau khi được phân loại được chuyển tới ban giám đốc xem xét

và phê duyệt Văn bản đã được phê duyệt sẽ được chuyển lại cho bộ phậnvăn thư để tiến hành lưu trữ văn bản, tức là nhập thông tin của văn bản vàomáy tính và lưu trữ một bản sao của văn bản trên giấy hoặc lưu trữ trongmáy tính bằng phương pháp scan văn bản Với văn bản được lưu trữ trêngiấy sẽ được chia thành các tệp văn bản phân loại theo văn bản đến và vănbản đi; và theo từng loại văn bản, sắp xếp theo thứ tự ngày nhận hoặc ngàygửi văn bản Sau khi đã nhập thông tin của văn bản, văn bản được gửi tớicác phòng ban trong Trung tâm hoặc chuyển cho người nhận có thẩm quyến

xử lý (theo sự phê duyệt và phân công của ban giám đốc)

2 Văn bản đi.

Văn bản đi là những văn bản từ Trung tâm đến các đơn vị ngoài (trụ

sở chính, các chi nhánh hoặc các đối tác) Văn bản trước khi gửi đi phải có

sự phê duyệt của Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền Sau đó, văn bảnđược chuyển tới bộ phận văn thư để tiến hành phân loại, nhập liệu và lưu lạibản sao của văn bản đi (trên giấy hoặc bằng phương pháp scan lưu trữ trênmáy tính) Bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản tới đúng địa chỉngười nhận của văn bản

Ngoài văn bản đến và văn bản đi, hệ thống văn bản của Trung tâmCông nghệ thông tin còn có văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản dự thảo.Văn bản lưu chuyển nội bộ là các văn bản được gửi đi và gửi đến giữa các cánhân và phòng ban trong Trung tâm Văn bản dự thảo là các văn bản đangtrong quá trình xây dựng, có thể chuyển phát hành thành văn bản nội bộhoặc văn bản đi để sửa chữa, xin đóng góp ý kiến Quy trình xử lý của văn

bản nội bộ cũng như văn bản dự thảo cũng tương tự như văn bản đi và vănbản đến Nhưng trong phạm vi của chuyên đề thực tập tốt nghiệp, tôi xin đisâu vào hai loại văn bản là văn bản đi và văn bản đến.

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN.

1 Các tác nhân của hệ thống.

Các đối tượng người dùng mà hệ thống thông tin quản lý văn bản sẽphục vụ được chia thành bốn nhóm: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo vàQuản trị viên hệ thống Đây là bốn đối tượng mà hệ thống hướng tới, thôngqua các chức năng của chương trình, các đối tượng có thể thao tác xử lý vàtheo dõi các công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác

1.1 Văn thư.

Tất cả các văn bản gửi đến và văn bản gửi đi đều được bộ phận vănthư cập nhật thông tin và lưu trữ lại Văn thư là tác nhân thực hiện thao táccác nghiệp vụ sau:

- Tiếp nhận văn bản đến

- Phân loại các văn bản đến

- Cập nhật các thông tin của văn bản đến vào hệ thống

- Thực hiện chuyển văn bản đến cho các đối tượng liên quan

- Cập nhật thông tin của văn bản chuyển đi

- Tìm kiếm, tra cứu văn bản trong hệ thống

- Tạo lập các báo cáo thống kê

1.2 Chuyên viên.

Chuyên viên là những người tham gia trực tiếp vào quá trình xử lývăn bản Tác nhân này thực hiện các thao tác nghiệp vụ sau:

- Tiếp nhận các công việc do lãnh đạo giao kèm theo các văn bản vàtài liệu liên quan, phối hợp với các chuyên viên liên quan.

- Tìm kiếm tra cứu tài liệu để giải quyết công việc

- Kết xuất các báo cáo thống kê tổng hợp và báo cáo thống kê tìnhhình xử lý công việc

1.3 Lãnh đạo.

Lãnh đạo là người phê duyệt các văn bản, phân công cho chuyên viên

xử lý Lãnh đạo là tác nhân tham gia vào quá trình xử lý, thực hiện các thaotác nghiệp vụ:

- Nhận các văn bản để giao việc cho các chuyên viên

- Giám sát quá trình thực hiện của chuyên viên

- Cho ý kiến liên quan đến xử lý văn bản và ký phê duyệt

- Kết xuất thống kê tình hình xử lý công việc của các chuyên viên

- Quản lý các danh mục dùng chung của hệ thống

- Thiết lập các quy tắc và các tham số hệ thống nhằm đảm bảo tínhtrao đổi liên tục và bảo mật của hệ thống

- Quản lý người dùng hệ thống (phân quyền, tước bỏ quyền đối vớicác chức năng nghiệp vụ tương ứng với vai trò của từng đối tượng)

2 Sơ đồ chức năng BFD.

2.1 Chức năng quản lý văn bản đến.

Hệ thống cho phép văn thư cập nhật, sửa chữa các thông tin của vănbản đến, phân loại văn bản theo các tiêu chí, tìm kiếm thống kê, xem các vănbản đến liên quan

Cho phép lãnh đạo nhận, phân xử lý các văn bản đến cần giải quyết,giao việc cho các chuyên viên, theo dõi quá trình xử lý công việc, xác nhậncác công việc do chuyên viên thực hiện

2.2 Chức năng quản lý văn bản đi.

Hệ thống hỗ trợ văn thư thực hiện nghiệp vụ quản lý các văn bản gửi

đi cơ quan ngoài, cho phép cập nhật, sửa đổi thông tin của văn bản, xác nhậnphát hành văn bản đi đến đơn vị hoặc đối tượng nhận theo đúng yêu cầu

2.3 Chức năng quản lý quá trình xử lý công việc.

Hệ thống cho phép các chuyên viên xem luồng công việc, thực hiệncác công việc, theo dõi trạng thái công việc của các chuyên viên khác nhằmgiải quyết kịp thời, có hiệu quả

Quản lýquátrình xử

lý vănbản đến

Tìmkiếm,tra cứuvăn bản

Tạo lậpcácthống

kê, báocáo

Đối với lãnh đạo, hệ thống cho phép theo dõi toàn bộ quá trình xử lýcông việc của các chuyên viên, xác nhận chuyên viên hoàn thành công việchoặc giao thêm công việc yêu cầu chuyên viên thực hiện

2.4 Chức năng tìm kiếm tra cứu văn bản.

Cung cấp công cụ cho các đối tượng người dùng khả năng tìm nhanhchóng các văn bản liên quan một cách chi tiết

2.5 Chức năng tạo lập các thống kê, báo cáo.

Cho phép các đối tượng (tuỳ theo quyền hạn) thao tác kết xuất các báocáo, thống kê theo các tiêu chí tuỳ chọn khi có yêu cầu

3 Sơ đồ luồng thông tin IFD.

Nơi nhận(Đơn vị nội

bộ - phòngban)

Văn bản đến

Nhận và phân loại văn bản

Văn bản

đã được phân loại

Sổ văn bản

Vào sổ văn bản

Trình lãnh đạo phê duyệt

Văn bản

đã được phê duyệt

Nơi nhận(Đơn vịngoài)

Trình lãnh đạo phê duyệt

Văn bản đi

Sổ văn bản

Văn bản

đã được phê duyệt

Nhận và phân loại văn bản

Văn bản đã được phê duyệt và phân loại

Vào sổ văn bản

Văn bản đếnĐơn vị ngoài

Văn bản đi đã phê duyệt

Hệ thống thông tin quản lý văn bản

Lãnh đạoVăn bản đi/ đến

Văn bản đi/ đến

đã phê duyệt

Đơn vị nội bộ Văn bản đến đã phê duyệt

Văn bản đi