Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ

Trang 1

Mở ĐầU

Trong mấy thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin Thế giới đã pháttriển mạnh mẽ và đạt đợc những thành tựu to lớn, đóng góp đáng kể cho sự pháttriển kinh tế , xã hội

ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy mới bớc đầu hội nhập nhngtốc độ phát triển khá nhanh ,nó đang dần từng bớc đợc ứng dụng trong nhiều lĩnhvực của nền kinh tế và đã phát huy đợc hiệu quả

áp dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý sẽ làm giảm bớt sứclao động của con ngời , tiết kiệm đợc thời gian với độ chính xác cao , gọn nhẹ vàtiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây.Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ,tránh đợc thất lạc dữ liệu,tự động hệthống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời

Vai trò của công nghệ thông tin là không thể phủ nhận song việc áp dụngcông nghệ thông tin còn tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực ,từng đối tợng cũng nh từnggiai đoạn cụ thể của hoạt động kinh tế,xã hội …

Do công việc quản lý hàng hoá hàng ngày đòi hỏi phải cung cấp nhữngthông tin kịp thời ,chính xác về hàng hoá ,khách hàng ,công nợ cho khách hàngcũng nh cho lãnh đạo cho nên áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hànghoá là một việc làm cần thiết đối với công việc của bản thân Chính vì vậy em

chọn việc " Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ " làm đồ án tốt

nghiệp của mình dới sự hớng dẫn nhiệt tình của PGS -Tiến Sĩ Nguyễn ThanhThuỷ-Bộ môn Hệ Thống Thông Tin –Trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội

Mục đích của đề tài là :

- Xây dựng một chơng trình giúp cho công việc quản lý hàng hoá,công nợcủa mình đợc thuận lợi ,đơn giản,tốn ít thời gian hơn so với việc quản lý thủcông trớc đây

- Đa dạng hoá các thông tin quản lý

- Đảm bảo độ tin cậycủa dữ liệu ,tăng tính linh hoạt của hệ thống nhờ cácphơng pháp quản lý Cơ Sở Dữ Liệu hiện đại

Giáo viên hớng dẫn: PGS – TS Nguyễn Thanh Thuỷ

Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang – KS14 - CNTT

1

Trang 2

Phạm vi đề tài :

- Đề tài đợc nghiên cứu trong phạm vi hẹp ,áp dụng riêng cho lĩnh vực hoạt

động của một văn phòng đại diện kinh doanh Khu Vực -nơi em đang công tác

- Đi sâu vào tìm hiêu và phân tích một hệ thống thông tin để xây dựng

ch-ơng trình

Trang 3

chơng i khảo sát hệ thống

1.1Tổng quan về hệ thống quản lý

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổngthể các hiện tợng.Đó là việc tạo ra các sự kiện,thay vì để cho các sự kiện xảy rabộc phát.Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phânbiệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Trong những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi trong các

hệ thống quản lý,các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phơng phápthủ công và hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ cũng nằm trong số đó

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ

Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ có chức năng thờng xuyên cung cấpthông tin cho lãnh đạo công ty ,cho khách hàng và nhà cung cấp về hàng hoá vàcông nợ nh lợng hàng tồn, hàng bán đợc, số nợ, doanh số bán hàng Hệ thốngnày đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc

Với chức năng nh vậy,hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ luôn cập nhậtnhững thông tin về hoạt động nhập, xuất, bán hàng, tình hình thanh toán củakhách hàng thờng xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trìnhhoạt động của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêucầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lýhàng hoá và công nợ

1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Trớc một khối lợng tơng đối lớn nh các yêu cầu đặt ra thì việc quản lýtheo phơng pháp thủ công sẽ tốn mất nhiều thời gian và công sức Đặc biệt làvới một số lợng nhân viên hạn chế của công ty thì việc đòi hỏi cung cấp nhữngthông tin tức thời là không thể đáp ứng đợc, do đó gặp rất nhiều khó khăn.Nó đòihỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian điều này sẽ gây nên một sự lãng phílớn về lao động dẫn đến chi phí quản lý tăng đây là điều không mong muốn đốivới bất cứ một cá nhân, đơn vị hay tổ chức nào

Từ những nhợc điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoácho việc quản lý hàng hoá và công nợ cũng nh các hệ thống quản lý khác

 Một số nguyên tắc cần đảm bảo

Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất

+ Thông tin đợc tích luỹ,thờng xuyên cập nhật

+ Thông tin không trùng lặp

3

Trang 4

+ Thông tin không d thừa

Nguyên tắc linh hoạt của hệ thống Hệ thống phải tuân theo nguyên tắcthống nhất và ninh hoạt của thông tin

Nguyên tắc này làm giảm nhẹ cho việc vào số liệu và tăng độ tin cậy

Các bớc xây dựng hệ thống quản lý gồm các bớc cơ bản sau:

a Tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống.

+ Phát hiện các nhợc điểm tồn tại

d.Thiết kế chi tiết.

+ Thiết kế các thủ tục thủ công xử lý thông tin trớc khi đa vào máy tính + Thiết kế các phơng pháp cập nhật thông tin vào máy tính

+ Thiết kế chơng trình giao diện cho ngời sử dụng

+ Kiểm thử chơng trình trớc khi đa vào sử dụng

e Cài đặt chơng trình

+ Sau khi kiểm thử tốt tiến hành cài đặt

Kết quả khảo sát và đa ra yêu cầu của đề tài quản lý hàng hoá và công

nợ

+ Quản lý hàng hoá

+ Hệ thống thống kê

+ In các loại báo cáo

Cùng với sự phát triển của xã hội ,công tác tổ chức quản lý cũng cần đợc

đầu t và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu đặt ra cũng nh giúp choBan giám đốc có những quyết định đúng đắn ,hiệu quả trong sản xuất kinhdoanh Yêu cầu đặt ra cụ thể đối với hệ thống mới đó là với số lợng hai hoặc banhân viên có thể đáp ứng tốt nhiệm vụ quản lý nói trên

Trang 5

CHƯƠNG II PHÂN TíCH Hệ THốNG về CHứC NĂNG

Căn cứ vào việc khảo sát yêu cầu đặt ra ra đối với hệ thống ,trên cơ sở phântích bài toán trong chơng hai.theo phơng pháp phân tich có cấu trúc(SA) ta cóbiểu đồ phân mức kiểu (top_down analyis) hay gọi là biểu đồ phân cấp cứcnăng(BPC) nh sau:

Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống:

TH

&CT

1.2 Cập nhật danh mục hàng hoá

2.2 Cập nhật danh mục khách hàng

2.3 Báo cáo công nợ TH

&CT

Trang 6

- Chức năng quản lý công nợ :

Thực hiện cập nhật ,theo dõi việc mua bán hàng hoá và thanh toán củakhách hàng Nó bao gồm các chức năng cập nhật phiếu thu chi,cập nhật danhmục khách hàng ,báo cáo công nợ dạng tổng hợp và chi tiết

Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống:

e3 : Gửi báo cáo tồn kho về Ban quản lý

c1 : Ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp

d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót) f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ

f3 : Gửi Ban quản lý báo cáo công nợ

C6 :Báo số nợ ,thanh toán

a6: Trả lời ,giao hàng

Trang 7

Biểu đồ luồng dữ liêụ mức đới đỉnh định nghĩa chức năng 1

a1 b1

Báo cáo hàng hoá Tổng hợp và chi tiết

Cập nhật danh mục HH

Báo cáo hàng hoá TH&CT Khách hàng

Trang 8

+ Cập nhật danh mục khách hàng Khi một khách hàng hoặc nhà cung cấpmới có hoạt động giao dịch với hệ thống thì những đối tợng đó phải đợc cập nhật

và lu trữ một cách thờng xuyên

+ Báo cáo công nợ Tổng hợp và chi tiết: Đây là một chức năng mang tínhthống kê Chức năng này có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo biết đợc vềtình hình thu chi, tổng số nợ mà khách hàng cha thanh toán, cũng nh số nợ chathanh toán cho nhà cung cấp , để từ đó đa ra quyết định là có nên cung cấp hànghoá cho một khách hàng nào đó hay không Nếu khách hàng đó nợ nhiều có thểngừng cung cấp và ngợc lại Cũng từ đây có thể chọn đợc nhà cung cấp hànghoá lâu dài cho công ty

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh định nghĩa chức năng 2

Báo cáo công nợ Tổng hợp

và chi tiết

Cập nhật phiếu thu chi

Cập nhật danh mục khách hàng Khách hàng

Trang 9

c1

c3

d2 c4 f1 phiếu thu chi danh mục KH

Từ biểu luồng dữ liệu định nghĩa các chức năng quản lý hàng hoá và chứcnăng quản lý công nợ ta có thể xây dựng đợc biểu đồ luồng dữ liệu của hệthống

Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ :

b1

c2

a1 c1 d1 b2 a4

phiếu nhập x c4

a3 a2

d2 c3

phiếu thu chi

2.3Báo cáo công

nợ TH&CT

2.1Cập nhật phiếu thu chi

Ban quản lý

Khách hàng, ncc

Trang 10

e3 f1 e1

a3 : Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hoá (nếu là hàng hoá mới)

a4 : Cập nhật danh mục khách hàng (nếu là khách hàng mới )

a5 : Lu thông tin về hàng hoá mới

a6: Trả lời ,giao hàng

- Điều chỉnh phiếu nhập –xuất

b1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (do nhập sai sót )

b2 : Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lu ra điều chỉnh theo yêu cầu

và lu lại

- Báo cáo tồn kho

e1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho

e2 : Lấy số tồn từ danh mục hàng hoá và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệuphiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ

e3 : Gửi báo cáo tồn kho tới ban quản lý

e4:Tìm các thông tin về xuất nhập ,tồn của hàng hoá

- Cập nhật phiếu thu chi

c1 : Ban quản lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp (yêu cầu lập phiếu chi).c2 : Khách hàng trả nợ (yêu cầu lập phiếu thu )

c3 : Lu phiếu thu chi đã lập

c4 : Yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng (nếu là khách hàng mới)

C5:Lu danh mục khách hàng

C6:Báo số nợ ,thanh toán

- Điều chỉnh phiếu thu chi

d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót)

d2 : Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lu ra điều chỉnh theo yêu cầu và

lu lại

Trang 11

- Báo cáo công nợ

f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ

f2 : Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ khodữ liệu nhập xuất ,tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tănggiảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ

f3 : Gửi ban quản lý báo cáo công nợ

f4:Lấy thông tin từ kho phiếu nhập xuất để tính toán và vào báo cáo công nợ

CHƯƠNG III PHÂN TíCH Hệ THốNG Về Dữ LIệU

Mục đích của việc phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lợc đồ khái niệm vềdữ liệu ,làm căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này Việcphân tích hệ thống về dữ liệu đợc tiến hành độc lập với việc phân tích hệ thống

về chức năng Trong bớc phân tích hệ thống về dữ liệu ta tập trung nghiên cứucấu trúc tĩnh của dữ liệu (Không phụ thuộc vào thời gian ,không phụ thuộc vào

xử lý)

Lợc đồ khái niệm đợc thành lập theo mô hình thực thể liên kết ( E/A )

11

Trang 12

Mô hình thực thể liên kết (E/A) xuất phát từ ba khái niêm cơ bản đó là : thựcthể ,liên kết ,và thuộc tính

*Các thực thể : Một thực thể (entity) là một vật thể cụ thể hay trừu

t-ợng ,tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nótrong hệ thống thông tin

Thí dụ : Thực thể cụ thể nh : Khách hàng Trần văn Quân

Đơn hàng số 2003

Thực thể trừu tợng nh : Khoa công nghệ thông tin

Tài khoản số 1998

* Các thuộc tính : Thuộc tính (property hay attribute) là một giá trị dùng

để mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể

Thí dụ : Tuổi của Nguyễn văn Dũng là 20

Gía trị thuộc tính thờng đợc cho kèm theo một tên ,tên đó là một kiểu thuộc

tính (property type)

Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể đợc mô tả bởi cùng một tập hợpcác kiểu thuộc tính và biểu diễn cho một lớp tự nhiên các vật thể trong thế giớithực

*Các liên kết : Một liên kết (association type ) là một sự gom nhóm các

thực thể trong đó mỗi thực thể có vai trò nhất định

Một kiểu liên kết (association type )là một tập hợp các liên kết có cùng ýnghĩa Một kiểu liên kết là đợc định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể Số các kiểu

thực thể tham gia vào kiểu liên kết gọi là số ngôi của kiểu liên kết

Hệ thống "Quản lý hàng hoá và công nợ " với chức năng nhiêm vụ là nhận

đơn hàng thông qua đờng điện thoại hoặc đơn hàng trực tiếp từ các khách hàngsau đó xem xét tình trạng về hàng hoá của công ty tình trạng công nợ của kháchhàng để từ đó có thể cung cấp hoặc ngừng cung cấp hàng hoá cho kháchhàng ,cũng có thể là nhập hàng Sau mỗi kỳ hạn hoạt động giao dịch (ngày ,tuần,tháng ,quý,năm ) hệ thống có thể thống kê và có những báo cáo chi tiết vềhoạt động kinh doanh của công ty từ đó giúp cho lãnh đạo đa ra những phơng ánkinh doanh hợp lý nhằm phát triển

3.1 Các thực thể :

a Thực thể khách hàng

Đây là thực thể không thể thiếu vì khách hàng chính là đối tợng phục vụcủa công ty Khái niệm khách hàng đợc hiểu là một cá nhân,một cơ quanhoặc một tổ chức Khách hàng là đối tợng trực tiếp đứng ra yêu cầu công tycung cấp các sản phẩm đồng thời ,khách hàng có nhiệm vụ thanh toán lạicho công ty tiền mua sản phẩm qua các lần giao dịch

Nó bao gồm một số thuộc tính sau :

- Mã khách hàng

Trang 13

l-Phiếu xuất bao gồm các thuộc tính :

- Số phiếu xuất

- Mã khách hàng

- Ngày xuất

d.Phiếu nhập

Khi hàng hoá đợc vận chuyển từ công ty mẹ đến thì những thông tin về

số lợng ,chủng loại hàng hoá phải đợc lu lại Phiếu xuất và phiếu nhập là cơ

sở để tính toán lợng tồn kho của một hay một số loại hàng hoá nào đó mà hệthống đang quản lý

13

Trang 14

Ngoài ra Phiếu thanh toán cũng có thể đợc coi nh một thực thể có quan hệ1-1 với khách hàng

Thực chất đây là một chứng từ trong đó ghi nhận số tiền mà một kháchhàng nào đó đã thanh toán ,việc thanh toán có thể diễn ra ngay tại thời điểm khikhách hàng đó mua hàng hoặc cũng có thể là sau khi khách hàng mua hàng Phiếu thanh toán bao gồm các danh mục sau:

Hoặc ta có thể tiến hành phân tích hệ thống về dữ liệu theo mô hình quan

hệ Cách làm này đơn giản và rất trực quan Tuy nhiên kết hợp lập lợc đồ dữ liệutheo mô hình E/A sau đó hoàn chỉnh tiếp lợc đồ bằng mô hình quan sẽ giúp cho

hệ thống tránh đợc một số nhợc điểm đặc biệt là tính d thừa dữ liệu Trong bàinày em sử dụng theo mô hình thực thể liên (E/A)

3.2 Mối liên kết giữa các thực thể

Dựa trên mối quan hệ giữa các thực thể trong việc hình thành Cơ Sở DữLiệu ta xây dựng các mối liên kết giữa các thực thể nh sau :

*Thực thể Khách hàng có mối quan hệ 1-n với thực thể phiếu xuất.Có

nghĩa là : Một khách hàng có thể có tên trong nhiều phiếu xuất, mỗi phiếu xuấtchỉ lập cho một khách hàng

Thực thể khách hàng có quan hệ n-1 với thực thể tổng hợp có nghĩa làtrong mỗi bảng tổng hợp có thể có mặt nhiều khách hàng và mỗi khách hàng chỉxuất hiện một lần trong mỗi bảng tổng hợp

*Thực thể hàng hoá có quan hệ 1- n với các thực thể : chi tiết phiếu xuất ,và thực thể Tổng hợp

*Thực thể phiếu nhập : Trong mỗi phiếu nhập có thể có nhiều tiêu

thức ,tức là tên của các thông tin mà ngời lập phiếu phải điền vào chỗ trống ngaysau đó(hay dới đó).Tuy nhiên ta nhận thấy có hai loại tiêu thức khác nhau :Cáctiêu thức ở ngoài bảng chỉ nhận một giá trị duy nhất và các tiêu thức trong bảng(viết ở đầu các cột) thì lại có thể nhận nhiều gía trị Khi tiến hành mô hình hoámột cách tự nhiên ta diễn tả phiếu nhập là một kiểu thực thể với tất cả các tiêuthức lấy làm kiểu thuộc tính Sau đó ta tạo ra một kiểu thực thể phụ thuộc duynhất mà mỗi thực thể trong đó tơng ứng với một dòng các giá trị viết trong

Trang 15

bảng ,thực thể đó gọi là Chi tiết phiếu nhập Nh vậy phiếu nhập có quan hệ 1-n

với thực thể chi tiết phiếu nhập

*Thực thể phiếu xuất: cũng giống nh phiếu nhập ,trong mỗi phiếu xuất

cũng có nhiều dòng chi tiết do đó ta tạo ra một thực thể phụ thuộc vào kiểu thực

thể phiếu xuất gọi là thực thể chi tiết phiếu xuất

Sơ đồ thực thể liên kết

15

Khách hàng

-Mã khách hàng

-Tên khách hàng

-Địa chỉ-Số đIện thoại

-Số l ợng xuất-Đơn giá

Phiếu nhập

-Số phiếu nhập-Ngày nhập

Chi tiết phiếu nhập

-Số phiếu -Mã hàng hoá

-Số l ợng nhập-đơn gía

Trang 16

Từ toàn bộ mô hình thực thể liên kết đầy đủ của dữ liệu quản lý hànghoá và công nợ ở trên ta có thể chuyển về mô hình quan hệ theo quy tắc làcác kiểu thực thể và kiểu liên kết đã đợc thực thể hoá chuyển thành cácquan hệ hay các bảng và bổ sung thêm phần dữ liệu phục vụ tham chiếu

Trang 17

CHƯƠNG IV THIếT Kế Hệ THốNG

Thiết kế hệ thống là nhằm chuyển các đặc tả logic của hệ thống ( về chứcnăng ,về dữ liệu ) thành các đặc tả vật lý của hệ thống có tính tới các yêu cầu

và ràng buộc vật lý

*Đầu vào của công việc thiết kế bao gồm :

- Các đặc tả logic về hệ thống có đợc từ giai đoạn phân tích

- Các yêu cầu và ràng buộc về các điều kiện vật lý cụ thể nh là các hìnhtrạng phần cứng ,phần mềm ,các tài nguyên ,các dung lợng có thể các yêu cầu vềthời gian thực hiện ,thời gian trả lời ,về xử lý sai lỗi ,chi phí bảo trì

*Đầu ra của công việc thiết kế sẽ là các quyết định về :

- Một kiến trúc tổng thể của hệ thống

- Các hình thức trao đổi trên biên của hệ thống (Các mẫu thu thập ,cáctài liệu in ra ,các giao diện ngời /máy )

- Tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu theo các phơng án sử dụng tệp hay

sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu có sẵn

Căn cứ của sự phân chia ở đây là theo sự kiện giao dịch

*Phân định phần thực hiện thủ công với phần thực hiện bằng máy tính

Đây là một hệ thống đợc xây dựng trong một phạm vi nhỏ hẹp do vậy cothể phân định nh sau :

-Chức năng thực hiện bằng thủ công bao gồm :Cập nhật danh mục hàng hoácập nhật danh mục khách hàng

-Chức năng máy tính bao gồm : Cập nhật phiếu thu chi , phiếu nhập xuất ,báo cáo hàng hoá , báo cáo công nợ

Khi có một sự kiện giao dịch nào đó xảy ra thì một nhân viên có thể cậpnhật các thông tin xung quanh sự kiện đó và nhập các dữ liệu vào máy tính cócài sẵn chơng trình quản lý hàng hoá và công nợ sau đó máy sẽ đa ra những kếtquả tính toán ,trên cơ sở đó ngời phụ trách hệ thống quản lý sẽ đa ra những quyết

định để hành động nh cung cấp hàng ,thu nợ ,gọi hàng

4.2 Thiết kế Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là nơi lu giữ lâu dài các dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ ngoài Các dữ liệu này phải đợc tổ chức theo hai tiêu chí :

17

Trang 18

-Hợp lý ,nghĩa là phải đủ và không d thừa

-Truy cập thuận lợi ,nghĩa là tìm kiếm ,cập nhật ,bổ sung và loại bỏ cácthông tin sao cho nhanh chóng và tiện dụng

ở bớc phân tích trên ta đã nghiên cứu dữ liệu theo tiêu chí hợp lý và đãthành lập đợc một lợc đồ dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết (E/A) hay đó là l-

ợc đồ khái niệm về dữ liệu ,vì nó chỉ dừng lại ở yêu cầu đủ và không d thừa chonên đã bỏ qua yêu cầu nhanh và tiện Khi thiết kế cơ sở dữ liệu ta biến lợc đồ nóitrên thành lợc đố vật lý ,tức là một cấu trúc lu trữ thực sự của dữ liệu trong bộnhớ

Các dữ liệu này đợc thiết kế và trình bày trong hệ quản trị cơ sở dữ liệuaccess

*Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu access

Microsoft access thuộc bộ phận phần mềm Microsoft Office Đợc sửdụng trong việc quản trị những cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ,trên môi trờngWindows,có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh ra các chơng trìnhcho hầu hết các bài toans thờng gặp trong các bài toán cụ thể nh: Quản lý,thôngkê,kế toán với access ngời dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể nhtrong PASCAL,C++,FOXPRO mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêucầu cần giải quyết các công việc

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acccess có một số đặc điểm tối u sau:

- Hỗ trợ dữ liệu counter,cho phép phát sinh mã duy nhất làm khoá chínhcho các mối liên kết dữ liệu trong mô hình dữ liệu quan hệ

- Kiểm tra chặt chẽ tính trùng lặp của các khoá dữ liệu ở mức hệ thống Cóthể sử dụng tính chất này để đảm bảo việc phát sinh mã duy nhất

- Thích hợp với các phần mềm ứng dụng chuyên dụng trong quản lý,có tốc

Là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu,nó cho phép lu trữ dữ liệu của một

đối tợng nào đó để phục vụ công tác quản lý

Một Cơ Sở dữ liệu gồm nhiều bảng

Một bảng thờng gồm nhiều trờng có các kiểu khác nhau

Các bảng trong một cơ sở dữ liệu thờng có quan hệ với nhau

 Query (Truy vấn):

Là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp sắp xếp tìm kiếm dữ liệutrên các bảng,khi thực hiện đợc truy vấn sẽ tập hợp đợc kết quả thể hiện trên màn

Trang 19

hình dới dạng bảng (DynaSet) DynaSet chỉ là một bảng kết quả trunggian,không đợc ghi lên đĩa và nó bị xoá khi kết thúc truy vấn Tuy nhiên có thể

sử dụng một DynaSet nh một bảng để xây dựng các truy vấn khác Chỉ với truyvấn đã có thể giải quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu

 Form (Mẫu biểu) :

Là công cụ mạnh của Access thờng dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu chocác bảng và thiết kế giao diện cho chơng trình Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vàocác bảng, nhng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi nh: Nhậndữ liệu từ một danh sách,nhận các hình ảnh,nhập dữ liệu đồng thời trên nhiềubảng Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị đơn lẻ ( không liên quan đếnbảng) từ bàn phím Mẫu biểu còn có một khả năng quan trọng khác là tổ chứcgiao diện Chơng trình dới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống Menu

 Report (Báo biểu):

Là một công cụ tuyệt với phục vụ công việc in ấn,nó cho các khả năng:

- In dữ liệu dới dạng bảng

- In dữ liệu dới dạng biểu

- Sắp xếp dữ liệu trớc khi in

- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu Cho phép thực hiện các phép toán đểnhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm Ngoài ra dữ liệu tổng hợp nhận đợc trêncác nhóm lại có thể đa vào công thức để nhận đợc sự so sánh,đối chiếu trên cácnhóm và trên toàn báo cáo

- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo

 Macro (lệnh ngầm):

Là một tập hợp các lệnh nhằm tự động thực hiện các thao tác thờng gặp.Khi gọi macro thì Access tự động thực hiện một dãy các lệnh tơng ứng,nó đợcxem là một công cụ lập trình đơn giản,cho phép ngời lập trình chọn lựa côngviệc tuỳ theo tình huống hiện tại Macro thờng dùng với mẫu biểu để tổ chứcgiao diện chơng trình

19

Trang 20

So_luong Number Double Sè lîng

B¶ng PhiÕu xuÊt

B¶ng Chi tiÕt phiÕu xuÊt

B¶ng Kh¸ch hµng

B¶ng Tæng hîp

Trang 21

Phiếu thanh toán

4.3 Thiết kế giao diện ,thiết kế các t liệu vào ra của hệ thống.

Đó là các hình thức để trình bày các thông tin để nhập vào máy tính hayxuất ra từ máy tính Yêu cầu đặt ra là các thông tin vào phải đầy đủ và các thôngtin ra phải chính xác ,giao diện phải thân thiện với ngời sử dụng

Việc thiết kế các t liệu vào ra tuân theo một nguyên tắc đó là thiết kế đầu ratrớc ,thiết kế đầu vào sau

a.Thiết kế đầu ra (các báo cáo ) bao gồm :

-Báo cáo tồn kho : Đây là một bảng báo cáo mang tính thống kê về các loạihàng hoá đang đợc hệ thống quản lý nó bao gồm các mục :Tên hàng hoá đơn vịtính, giá trên một đơn vị ,lợng nhập ,lợng xuất ,lợng tồn

- Chi tiết báo cáo :

Đây là một bảng thống kê chi tiết một loại hàng hóa nào đó đang đợc quảnlý,loại hàng đợc khách hàng nào mua địa chỉ ,số lợng mua và thành tiền là baonhiêu

21

Trang 23

- Bản theo dõi công nợ :

Thực hiện việc tính toán ,lu trữ số nợ còn lại của khách hàng trên cơ sở sốtiền mua hàng ,số tiền đã thanh toán và nợ cũ cha thanh toán hết chuyển sang

23

Trang 24

-Bảng theo dõi thanh toán :Thống kê tình hình thanh toán của kháchhàng ,tính ra số nợ của khách hàng đối với công ty

-Bảng Tồn kho cuối kỳ :Đó là một biểu mẫu thống kê chi tiết về một loạihàng hoá cụ thể nào đó

Trang 25

Gi¸o viªn híng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû

Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Trêng Giang – KS14 - CNTT

25