Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang

Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống Quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang, trình bày các nội dung chính: giới thiệu chung về công ty, cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, kết luận. Đây là tài liệu tham khảo dành cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA TIN HỌC KINH TẾ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Tên đề tài: XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT:…………………………………………… DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ:………………………… LỜI MỞ ĐẦU:……………………………………………………………………1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG……………………………………………… 3 1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang….…3 1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang………… 3 1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty…………………………………………………3 1.2. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá………………………………….…7 1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá………………………………………………… 7 1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá………………………………….…7 1.2.3.Chứng từ trong Quản lý hàng hoá……………………………………………… 8 1.2.4. Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang……………………………………………………………………………8 1.3. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty…………………….……….10 1.4. Tính cấp thiết của đề tài…………………………………………… ……….11 1.5. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu…………………………………….……12 1.5.1. Mục Tiêu Của Đề Tài……………………………………………………… ……12 1.5.2. Chức năng của đề tài………………………………………………………… …12 1.5.3.Phương pháp nghiên cứu………………………………………………………….13 1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang……………………………………………………………………… 13 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN …………………………………………………………………….14 2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý……………………………… … 14 2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin…………………14 2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin……………………………………………….15 2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin………………………….…16 2.3.Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu…………………………………….….19 2.3.1. Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu……………………………………….…19 2.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu……………………………………………….… 20 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………………………………….… 22 2.4.1. Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra…………………………… 22 2.4.2. Mã hoá dữ liệu…………………………………………………… 24 2.4.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá………………… 26 2.4.3.1.Mô hình thực thể liên kết (mô hình E-R)…………………………………26 2.4.3.2. Các loại mô hình dữ liệu…………………………………………………29 2.4.4.Chuẩn hóa trong CSDL quan hệ và mối quan hệ giữa các file dữ liệu….…30 2.4.4.1.Tại sao phải chuẩn hóa? 30 2.4.4.2. Định nghĩa về dạng chuẩn của các hệ khóa………………………….….31 2.5. Khái quát hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Basic…… 32 2.5.1.Khái niệm vềCSDL…………………………………………………………32 2.5.2.Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic………………………… 33 2.5.3. Cấu trúc một ứng dụng VB………………………………………… … 33 2.5.4. Những thao tác áp dụng trên VB………………………………………… 34 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG HOÁ……………………………………………………… 36 3.1. Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá…………………………… 36 3.1.1.Nghiệp vụ nhập kho……………………………………………………… 36 3.1.2.Nghiệp vụ xuất kho………………………………………………… … 37 3.1.3.Nghiệp vụ báo cáo……………………………………………………… 37 3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống (BDF)……………………………………… 37 3.2.1.Khái niệm về mô hình nghiệp vụ…………………………………………….37 3.2.2.Biểu đồ chức năng của hệ thống……………………………………… ….37 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD)……………………… ………… 40 3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu……………………………………………… ………45 3.4.1. Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu…………………………… …45 3.4.2. Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL………………………………… 49 3.5. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình………………………………50 3.5.1.Một số ký hiệu sử dụng trong giải thuật……………………………………… 51 3.5.2.Thuật toán Đăng nhập chương trình……………………………………….51 3.5.3.Thuật toán cập nhật phiếu nhập kho……………………………………….52 3.5.4.Cập nhật phiếu xuất kho……………………………………………………53 3.5.5 Thuật toán báo cáo……………………………………………………… 54 3.6. Cài đặt, sử dụng và hướng phát triển…………………………………… 55 3.6.1. Cài đặt sử dụng…………………………………………………………….55 3.6.2. Hướng phát triển………………………………………………………… 55 KẾT LUẬN………………………………………………………………………56 NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HTTT: Hệ thống thông tin CSDL: Cơ sở dữ liệu HQTCSDL: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu VB: Visual Basic DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chứ…………………………………………….…… 5 Hình 1.2: Nhật ký chung………………………………………………………….8 Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu……………………………………………………. 14 Hình 1.4: Sơ đồ chức năng của hệ thống( BFD)………………………………… 39 Hình 1.5: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh…………………………………………… 40 Hình 1.6: Sơ đồ DFD mức đỉnh………………………………………………… 41 Hình 1.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….42 Hình 1.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….43 Hình 1.9: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất……………………44 Hình 1.10: Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL………………………….….45 Hình 1.11: Thuật toán Đăng nhập chương trình…………………………………49 Hình 1.12: Thuật toán cập nhật phiếu xuất kho……………………………… 51 Hình 1.13: Thuật toán báo cáo………………………………………………… 53 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trên thế giới, thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin. Trước sự chuyển dịch của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tới của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các khâu của quá trình kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, làm sao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi bỏ ra chi phí thấp nhất. Đồng thời các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý theo một quy trình công nghệ hiện đại, và có sự quản lý chặt chẽ của con người. Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên một thị trường rộng lớn và có tính cạnh tranh cao như Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiện lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị và trong việc quản lý kinh doanh của công ty. Sau một thời gian thực tập tại bộ phận Kế hoạch hàng hoá của công ty em đã chọn đề tài: ”Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang” với ngôn ngữ để xây dựng phần mềm này là:”Visual Basic 6.0”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý hàng hoá của doanh nghiệp để tìm ra những nhược điểm, ưu điểm và qua đó có thể đề xuất những biện pháp, cách quản lý để công tác quản lý hàng hoá của công ty được hoàn thiện hơn. Em xin giới thiệu một cách tổng quát về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang và tình hình ứng dụng tin học tại công ty qua bản báo cáo này. 1 Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 20… Sinh viên thực hiện 2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG 1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang 1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Công ty là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 8/2001. Trong những năm qua Công ty đã cung cấp một số mặt hàng vật liệu xây dựng cho các cửa hàng, công trình khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận. Với lòng nhiệt tình và mong muốn mang đến cho khách hàng sự hài lòng về những sản phẩm chất lượng cao và mang tính thẩm mĩ, Công ty luôn cải tiến và tìm những giải pháp mới để giải quyết các vướng mắc trong hoạt động quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Hoàn Trang tin rằng các tiêu chí để tạo sự tin tưởng nơi khách hàng chính là: sự phục vụ nhiệt tình của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm; áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt; chính sách không ngừng cải tiến và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm. Quan trọng hơn cả, Hoàn Trang xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu để nắm vững nghiệp vụ và giải pháp về mẫu mã ,chất lượng và giá cả cho từng loại công trình, từ đó thấu hiểu công việc và mong muốn của khách hàng, cùng khách hàng chia sẻ kinh nghiệm để cùng đi tới thành công. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chính cho hệ thống các cửa hàng vật liệu xây dựng tại khu vực, Hoàn Trang cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng. Trên nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự thành công của khách hàng chính là động lực để Hoàn Trang phát triển và hướng tới. Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm gạch ốp lát, các loại thiết bị sứ vệ sinh và các sản phẩm sen vòi cho các cửa hàng khu vực Hà nội và một số vùng lân cận. Tên công ty: Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Địa chỉ: Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành – Trâu Quỳ - Gia Lâm – Hà Nội 3 Mã sồ thuế: 0105822744 Điện thoại: 043.85852258 Fax: : 043.85852258 Email: DienmayHoanTrang@gmail.com Quá trình hình thành và phát triển Khi mới thành lập trụ sở chính của Công ty đặt tại Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành, Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội. Lúc này công ty chỉ cung cấp các mặt hàng chủ yếu cho thị trường khu vực Gia Lâm, sau 1 năm hoạt động công ty đã mở rộng thị trường ra các vùng lân cận và mở thêm chi nhánh tại số 120 đường Hoàng Quốc Việt, Ba Đình, Hà Nội Trong kinh doanh, công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó hàng hoá của công ty đa dạng về chủng loại, đảm bảo về chất lượng với mức giá hợp lý. Khi mới thành lập công ty chỉ kinh doanh trên một thị trường nhỏ, sau một thời gian tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo công ty nhận thấy Hà Nội là một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng đã quyết định nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công nhân viên, từng bước tiếp cận các khu vực thị trường lân cận. Hoạt động của công ty - Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu : • Gạch men, granit ốp lát cao cấp: đây là mặt hàng chính của công ty, sản phẩm của các hãng : Long Hầu, Viglacera, Prime, Mikado, và sản phẩm nhập khẩu Venus, Shinchen • Thiết bị sứ vệ sinh: American Standard, Viglacera. • Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta • Các dịch vụ: Vận tải hàng hoá, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩm sen vòi, bình nóng lạnh. 1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc, phó Giám đốc và các bộ phận được thể hiện dưới đây : 4 Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức -Giám đốc: + Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm quản lý về mọi mặt hoạt động tổ chức, kinh doanh, kỹ thuật. + Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. + Tuyển dụng, cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên theo quy chế đề ra + Ký các báo cáo, văn bản, chứng từ, hợp đồng các bộ phận trong công ty trình nên cần xét duyệt - Phó giám đốc: + Là người đứng sau trợ giúp cho giám đốc, có nhiệm vụ chỉ huy, điều hành cụ thể lĩnh vực do mình nắm giữ. +Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng và sẽ trực tiếp ban chỉ thị từ giám đốc tới các bộ phận, giao nhiệm vụ cho các bộ phận và chịu trách nhiệm Chi nhánh Bộ phận Kế toán Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kế hoạch hàng hoá Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Bán hàng Bộ phận Kế toán Bộ phận Bán hàng Trụ sở chính Phó Giám đốc Giám đốc 5 [...]... thu mua, kiểm kê, bảo quản, do đó công việc quản lý 9 hàng hoá là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh Đối với Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang công tác quản lý hàng hoá được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá Và các hoạt động chính của công tác quản lý hàng hoá được diễn ra như sau: gồm hai bộ phận, bộ phận nhập hàng và xuất hàng a Bộ phận nhập hàng Bộ phận này có nhiệm... liên kết • Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết 1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và 14 thương mại Hoàn Trang Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau:  Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất  Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý  Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực... thực hiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đưa tin học vào ứng dụng rộng rãi 1.5 Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu 1.5.1 Mục Tiêu Của Đề Tài Lợi nhuận là cái đích cuối cùng của các doanh nghiệp Chính vì vậy mà việc giải quyết những bất cập và hạn chế trong bộ máy quản lý hàng hóa, và việc phát triển đề tài quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang là... bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý và nó được xây dựng như sau: • Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của hệ thống hiện tại, ... 1.2.3 Chứng từ trong Quản lý hàng hoá + Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Hoá đơn cước vận chuyển + Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng hoá +Bản dự trù hàng hoá 1.2.4.Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Như chúng ta đã biết hàng hoá trước khi xuất ra thị trường phải trải qua các công đoạn phân tích,... và giá trị các mặt hàng hiện có Báo cáo lập định kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đến ngày 10 tháng 1 của năm sau Các báo cáo gồm : - Báo cáo chi tiết - Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nhập – xuất – tồn - Báo cáo chi tiết hàng tồn 1.3 Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương. .. nếu công ty chưa có điều kiện thanh toán khi bên bán chấp thuận - Quản lý xuất hàng hoá: - công ty xuất hàng hoá từ các kho trực tiếp cho các bộ phận bán hàng Thủ kho của công ty quản lý hàng hoá theo sổ kho của mình + Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì thủ kho sẽ xuất hàng hoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho + Nếu hàng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ... sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kế hoạch hệ thống là như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Mua sắm phần mềm và lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc truyền dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới... trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa máy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết Việc theo dõi tình hình nhập xuất, khối lượng tồn kho trong toàn công ty còn rất khó khăn Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đó thì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa... hệ thống hiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưu hoá công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới • Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn : + Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu + . E-R)…………………………………26 2.4.3.2. Các loại mô hình dữ liệu…………………………………………………29 2.4.4.Chuẩn hóa trong CSDL quan hệ và mối quan hệ giữa các file dữ liệu….…30 2.4.4.1.Tại sao phải chuẩn hóa? 30 2.4.4.2. Định nghĩa. thiết kế cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý và nó được xây dựng như sau: • Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát. thuận tiện và mang tính trực quan. Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin