Xây dựng phần mềm kế toán quản lý tiền lương tại Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao thông Ngọc Việt.doc

Xây dựng phần mềm kế toán quản lý tiền lương tại Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao thông Ngọc Việt.

Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay đã có nhiều tiến bộ mạnh mẽ về công nghệ thông tin, từ một tiềmnăng thông tin đã có trở thành một tài nguyên thực sự tạo ra sự thay đổi lớn trong lĩnhvực sản xuất, kiến trúc thượng tầng, cơ sở hạ tầng và các cách thức quản lý trong cáclĩnh vực xã hội Những năm gần đây công nghệ thông tin nước ta cũng đã có nhữngbước phát triển trên mọi lĩnh vực cuộc sống cũng như trong các lĩnh vực quản lý khác.Một trong những ứng dụng quan trọng đó là việc sử dụng hệ thống máy tính vào côngtác quản lý và điều hành công việc Việc làm kế toán trên máy tính luôn là mối quantâm hàng đầu của các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Tư Vấn Thiết KếGiao Thông Ngọc Việt nói riêng

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đi sâu vào khai thác các phần mềm ứngdụng cho quản lý, bên cạnh đó cũng xuất hiện nhiều doanh nghiệp cung cấp các phầnmềm ứng dụng tiện ích Việc quản lý của từng doanh nghiệp là khác nhau nên việccạnh tranh hết sức gay gắt, Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việtcũng đang hoà mình vào tiến trình phát triển chung đó Tuy mới được thành lập nhưngcông ty đã được nhiều người biết đến,là đối tác tin cậy của các công ty trong và ngoàitỉnh Lào Cai.Với quy mô, tính phức tạp của công việc ngày càng cao nên việc xâydựng một hệ thống thông tin quản lý không chỉ là một công việc lập trình đơn giản màphải xây dựng một cách có hệ thống Các giai đoạn phân tích thiết kế phải được tiếnhành một cách tỷ mỷ và chính xác Đặc biệt cần độ chính xác trong việc hoạch định tàichính của công ty và mức thu nhập của công ty, đó cũng chính là vấn đề cần quan tâmđối với người làm kế toán trong doanh nghiệp cũng như trong các công ty lớn nhỏ nóiriêng

Có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để làm kế toán trên máytính thay cho việc làm kế toán thủ công như trước đây Do cách thức tổ chức hoạt động

và nhu cầu quản lý mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên nhu cầu công tác kế toán của

họ cũng khác nhau rõ rệt Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt làmột công ty có khả năng tư vấn và thiêt kế các công trình giao thông nên việc cập nhậtlưu trữ, in ấn dữ liệu và thông tin về công ty là nhu cầu cấp thiết Trong công tác kếtoán có vai trò đặc biệt quan trọng

Nhận thấy sự cần thiết đó, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tư vấnThiết Kế Giao thông Ngọc Việt với sự giúp đỡ tận tình của nhân viên kế toán trong

Trang 2

Công ty, cùng với sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của Thầy giáo Đỗ Minh Nam,

em đã có điều kiện để thực hiện việc tìm hiểu công tác kế toán tiền lương tại công

ty Xuất phát từ nhu cầu đó em chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán quản lý tiềnlương ” cho báo cáo tốt nghiệp của mình với Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Access, lậptrình bằng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 là mục tiêu đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu côngtác quản lý tiền lương tại Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao thông Ngọc Việt

Với báo cáo tốt nghiệp này em đã cố gắng để hoàn thành một cách tốt nhất.Tuynhiên với khả năng và trình độ có hạn nên không thể tránh khỏi những sai xót.Em rấtmong được tiếp thu ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để em có điều kiện bổ sungkiến thức nhằm phục vụ tốt hơn nữa cho công tác thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn !

Hưng Yên, ngày 20 tháng 02 năm 2009

Sinh viên

Nguyễn Thị Hảo

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

* Nội dung của báo cáo này gồm 4 chương:

* CHƯƠNG I : Giới thiệu cơ sở thực tập lựa chọn và giới hạn đề tài

* CHƯƠNG II : Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt Phân tích

hệ thông thông tin xây dựng chương trình trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2005

* CHƯƠNG III : Thiết kế giao diện và xây dựng chương trình trên ngôn ngữ lập trình visualbasic 6.0

Trang 3

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP, LỰA CHỌN VÀ GIỚI ĐỀ TÀI.

1.1Giới thiệu cơ sở thực tập

1.1.1Giới thiệu chung và sơ lược về công ty

Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt là một doanh nghiệp

thuộc loại hình tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 04 tháng 08 năm

2008 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0502000744/CTTNHH do Giám đốc Vũ Đình Văn đăng ký và được UBND tỉnh Lào Cai cấp tháng 08 năm 2008

Công ty hoạt động trên nguyên tắc: hạch toán và kinh doanh độc lập

Giám đốc công ty: Vũ Đình Văn

Trụ sở kinh doanh: 198 - Hoàng Liên -TP Lào Cai - Lào Cai.

Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt tư vấn và thiết kế các

công trình giao thông Tuy mới đi vào hoạt động nhưng công ty đã có một cơ sở làmviệc, đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của công ty và tiếntrình phát triển chung của đất nước Hệ thống quản lý dưới sự điều hành trực tiếp của

Giám đốc Vũ Đình Văn, từ một công ty nhỏ với số lượng nhân viên ít nay Ngọc Việt

đã trở thành một công ty vững mạnh và phát triển về mọi mặt

1.1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty.

1.1.2.1 Một số nét chung về công ty

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ GIAO THÔNG NGỌC VIỆT

- Hình thức sở hữu vốn: Công ty TNHH một thành viên

- Chủ sở hữu: Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt.

Trang 4

Ban giám đốc gồm 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty với đầy đủ tư cách phápnhân Giám đốc có quyền ký, ban hành các quyết định liên quan đến công ty và phảichịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước pháp luật.

Các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc công ty, các phó giám đốc được quyềnban hành các quyết định liên quan đến công ty khi được sự ủy quyền của giám đốc.Các phó giám đốc chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước giám đốc vàpháp luật

- Phòng Tổ chức - Hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng các chương trình theo

tháng, theo quý, theo năm của công ty Đồng thời phòng Tổ chức - Hành chính cónhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ, văn bản liên quan đến công ty ( các quyết định, các vănbản luật, hồ sơ nhân sự, ) theo quy định

- Phòng Tài chính - Kế toán: Có nhiện vụ hoạch toán kế toán, hoạch toán thống

kê về các chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn của công ty Lưu trữ các hồ sơ, văn bản liênquan đến hoạt động hoạch toán, kiểm toán, quyết toán, báo cáo theo quy định

- Phòng Vật tư thiết bị: Quản lý các quy trình xuất, nhập vật tư thiết bị của công

ty Tổng hợp, thống kê các số liệu của quy trình xuất, nhập vật tư thiết bị Bảo dưỡng,bảo trì vật tư thiết bị trong kho

- Phòng Kế hoạch: Xây dựng các chiến lược ngắn, trung và dài hạn cho công ty.

- Phòng Thiết kế: Nghiên cứu, thiết kế các công trình Lập dự toán các công trình.

- Các đội khảo sát: Đo đạc, khảo sát thực địa.

1.1.3 Thực trạng ứng dụng tin học trong công ty.

Trước tình hình ngày càng phát triển của tin học và những thành tựu mà công nghệ

thông tin đã đem lại cho các tổ chức Công ty TNHH Tư Vấn Thiết kế Giao ThôngNgọc Việt thấy cần phải tin học hóa trong các công tác của công ty Và thực tiễn trongviệc tin học hóa đã đem lại cho công ty thành tưu đáng kể

Hiên nay, công ty được trang bị 18 máy tính và 07 máy in Số máy tính và máy in

Trang 5

được phân bổ cho các phòng ban.

Các phần mềm tin học hỗ trợ được sử dụng trong công ty:

- Phần mềm kế toán

- Phần mềm quản lý nhân sự

- Phần mềm quản lý vật tư

- Phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản

- Auto cad + Nova

1.2 Lí do lựa chọn đề tài mô tả và giới hạn đề tài

1.2.1 Lí do chọn lựa đề tài : kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Trong điều kiện nền kinh tế thi trường hiên nay, đứng trước sự bùng nổ về kinh tếcùng với sư cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp và do nhu cầu xã hội ngày càng

đa dạng đòi hỏi các doanh nghiệp phải củng cố và hoàn thiện hơn nếu muốn tồn tại vàphát triển

Một trong những yếu tố giúp công ty ngày càng phát triển là việc tổ chức bộ máy

kế toán nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng giúpcho việc hạnh toán tiền lương phải trả cho người lao động và những khoản trích theolương được chính xác Kế toán tiền lương lao động cung cấp các thông tin đầy đủ kịpthời về lao động để phục vụ cho công tác quản lý và công tác phân phối lao động cũngnhư tiền lương phù hợp hơn Hơn thế nữa tiền lương để trả cho người lao động cũngphải phù hợp với đặc điểm kinh tế của mỗi đất nước Ở nước ta, một nước đang pháttriển, thì tiền lương của người lao động phải đảm bảo mối thu nhập giữa công nhân vàchủ doanh nghiệp, giữa người lãnh đào và người bị lãnh đào Đảm bảo tiền lương danhnghĩa và tiền lương thực tế không ngừng tăng.Vì vậy chế độ tiền lương đúng đắn sẽ tácđộng rất lớn đến việc củng cố và hoàn thiện chính doanh nghiệp.Chính vì thế ý tưởng

về một phần mền tự động tính lương cho công nhân viên đã nảy sinh để giúp việc tínhlương cho kế toán được dễ dàng

1.2.2 Mô tả và giới hạn đề tài

1.2.2.1 Mô tả đề tài

Phần mềm kế toán vật tư hoạt động dựa theo chu trình làm việc của kế toán tiềnlương và các khoản trích theo lương theo phương pháp thủ công nhưng công việc tínhtoán, ghi sổ, lập báo cáo là chức năng tự động Nhân viên kế toán nhập thông tin cầnthiết về các nghiệp vụ vào phần mềm, phần mềm sẽ in bảng lương hàng tháng.,theocác chỉ tiêu như lương theo phòng ban chức vụ Đến cuối kỳ, khi có yêu cầu, phần

Trang 6

mềm sẽ đưa ra cho người dùng những báo cáo, mẫu sổ cần thiết liên quan.

1.2.2.2 Giới hạn đề tài

Như chúng ta đã biết có rất nhiều cách tính lương như tính lương theo sản phản,tính lương theo thời gian Nhưng đối với công ty phần mềm kế toán BRAVO nóiriêng thi cánh tính lương như đối với lương hành chính sự nghiệp

Thông tin đầu vào gồm

- hồ sơ nhân viên

- Bảng chi tiết lương

Thông tin đầu ra

- Bảng lương hàng tháng của cán bộ trong công ty

-Bảng lương theo chức vụ

1.2.3 Tính cấp thiết của đề tài

Áp dụng hệ thống thông tin vào lao động kế toán tiền lương tại công ty TNHH TưVấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt

Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động đến mọi lĩnhvực của đời sống xã hội đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế, công nghệ thông tintrở thành mục tiêu then chốt, là phương tiện để tát cả các ngành các lĩnh vực tạo được

sự ổn định và những bước nhảy vọt Công ty đã áp dụng ứng dụng hệ thống tin họcvào quá trình thu thập và xử lý thông tin là rất càn thiết

Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tiền lương của các pgương abs đạt ra nhằmgiải quyết nhữmh tồn tại là:

Trang 7

phòng tổ chức.

 Chuyển xử lý toàn bộ trên máy

Đây là phương án mà doanh nghiệp dang bước đầu áp dụng, nó đòi hỏi một khoảnđầu tư cao, xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất cho dài hạn Tuy nhiên,vốn lớn, yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộ trong tổ chức kế toán tiền lươngkhi toàn bộ đội ngũ cán bộ là những người cao tuổi là hết sức khó khăn Bên cạnh đóvốn lớn và nếu áp dụng sễ dôi nhiều lao đọng cần giải quyết công ăn việc làm nênphương án này rất khó cho quá trình thực hiện

 Tự viết và thực hiện chương trình

Tự viết và thực hiện chương trình cho riêng công tác quản lý lao động tiền lươngtại doanh nghiệp là phương án có tính phù hợp cao nhất xét trong điều kiện hiện tạicủa doanh nghiệp:

- Quy mô đầu tư là thích hợp chỉ chi bồi thường cho cán bộ lập chương trình,không cần đầu tư chi phí cho phần cứng và phần mềm

- Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiên có của lao động, nhất là tậndụng được khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán bộ nhân viên

- Khả năng ứng dụng cao: Chương trình viết ra phù hợp với điều kiên thực tế củađơn vị, giải quyết được khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lương

- Nâng cao không ngừng trình độ lao động, là bước đệm khi có điều kiện đểchuyển đổi sang xử lý toàn bộ trên máy

Vậy nhận thấy đây là phương pháp tối ưu nhất đối với công ty

Em được phân công vào phòng kế toán Phòng đảm nhận một số nhiêm vụ sau:

- Tổng hợp và lên các báo cáo hàng tháng, các quý và năm về tình hình hoạtđộng của công ty

- hoạch toán kế toán hịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, hoạt động thu chitài chính và kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo tốt cho hoạt động kinhdoanh

- Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính cho công ty

- Chỉ đạo, kiểm tra và giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kếtoán chung của nhà nước

Trong nhiều mảng công việc trên, em thấy việc quản lý tiền lương của công nhânviên trong phòng vẫn hoàn toàn làm bằng thủ công, khối lương xử lý dữ liệu lớn, tốnkém thời gian và công sức em mong với kiến thức của mình đã được học em sẽ xâydựng một chương trình để giúp cho công ty cũng như các anh chị trong phòng kế toán

Trang 8

và nhân sự giảm bớt thời gian và công sức để làm việc có hiệu quả hơn Vì vậy, em đã

chọn đề tài tài thực tập của mình là "Xây dựng phần mềm quản lý tiền l ươ ng tại công ty TNHH T ư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic"

CHƯƠNG II :

THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH Tư Vấn Và Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt, PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG, XÂY DƯNG CHƯƠNG TRÌNH TRÊN

HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL 2005

2.1 Khái Niệm, Nhiệm Vụ Của Kế Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương:

2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương trong sản xuất kinh doanh:

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản phẩm xã hội mà người lao

Trang 9

động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sảnxuất nhằm tái sản xuất sức lao động.

Mặt khác, tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do laođộng tạo ra Tùy theo cơ chế quản lý mà tiền lương có thể được xác định là một bộphận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm hayđược xác định là một bộ phận của thu nhập - kết quả tài chính cuối cùng của hoạtđộng SXKD trong doanh nghiệp

Ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượnglao động, để bảo vệ sức khỏe và cuộc sống lâu dài của người lao động, theo chế độtài chính hiện hành, người lao động còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội:

- Bảo hiểm xã hội được trích vào chi phí SXKD nhằm trợ cấp chotrường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốmđau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí mất sức hay tử tuất…

- Bảo hiểm y tế để trợ cấp cho việc phòng, chữa bệnh và chăm sóc sứckhỏe của người lao động

- Kinh phí công đoàn để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chứccông đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi của người lao động

2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Để thực hiện chức năng của kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt độngcủa doanh nghiệp, kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phícông đoàn cần thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh, tổng hợp kịp thời, đầy đủ và chính xác về số lượng,chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động

- Tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trảcho người lao động và thanh toán đầy đủ, kịp thời

- Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về laođộng, tiền lương, bảo hiểm xã hội…Đồng thời quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi

Trang 10

tiêu quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.

- Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lương và các khoảntrích BHXH, BHYT, KPCĐ cho đối tượng liên quan

- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý

và chi tiêu quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ từ đó đề xuất cácbiện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động,ngăn ngừa các vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách, chế độ về lao độngtiền lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ sử dụngchi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động…

2.2 Hình Thức Tính Tiền Lương, Quỹ Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương:

Việc tính toán và quản lý tiền lương được thực hiện hàng tháng do kết toán tiềnlương trong phòng Tài chính - Kế toán đảm nhận.Công việc tính lương được thực hiệnnhư sau:

Hàng tháng, đội khảo sát tự thực hiện công việc tính công và tính lương cho nhânviên trong đội căn cứ vào tổng số lương được công ty phân phối trong tháng Sau đó,bảng tính công và tính lương của đội sẽ được gửi về phòng Tài chính - Kế toán Lúcnày cán bộ tiền lương sẽ thực hiện việc kiểm tra bảng lương của đội và cập nhập vào

sổ sách kế toán để lên báo cáo theo các quy định

Tại văn phòng công ty, kế toán tiền lương trực tiếp ký lương cho CBCNV dựa theobảng chấm công do các phòng ban gửi tới

Trong công tác tính lương CBCNV trong công ty được phân làm 2 loại: CB biênchế và CB ngoài biên chế CB biên chế là CB nằm trong biên chế nhà nước.CB ngoài

Trang 11

biên chế là CB hợp đồng, nhân viên tập sự, các CB thuê ngoài.

Lương của CB trong công ty bao gồm 2 phần lương chính: Lương cơ bản và lươngkinh doanh

+ Lương cơ bản là mức lương được tính theo quy định của nhà nước đối với CBbiên chế và mức lương hợp đồng đối với CB hợp đồng

+ Lương kinh doanh được tính theo công của CB thực hiện theo tháng Lương kinhdoanh bao gồm 2 phần: Lương thời gian được tính theo công thời gian và lương sảnphẩm được tính theo công sản phẩm

Cách tính lương như sau:

BHXH: Bảo hiểm xã hội

BHYT: Bảo hiểm y tế

Mỗi CB có 1 Hệ số phân phối riêng

Các khoản trừ:

- BHYT :5% LGCB

- BHXH :20% LGCB

- Tạm ứng = LGCB /2

Trang 12

Đơn vị tạm ứng vào ngày 15 hàng tháng và phát lương vào ngày cuối tháng.

Sau khi tính toán và lên bảng lương, cán bộ tiền lương sễ gửi kế toán chi, thủ quỹ

và in phiếu lưong phát trả CBCNV khi họ lĩnh tiền lương

Ngoài công việc trên hàng tháng cán bộ tiền lương phải thực hiện các công việc lậpbáo cáo định kỳ theo quy định hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cu của ban lãnh đạo.Cácbáo cáo có thể là:

1 Bảng thanh toán lương CBCNV (Báo cáo chi tiết lương)

2 Báo cáo tổng hộp lương kinh doanh

3 Báo cáo tổng hợp lương cơ bản

Trang 13

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

Trang 14

Đơn vị:………… Mẫu số : 01a-LĐTL

Quy ra công

Số cônghưởnglương sảnphẩm

Số cônghưởnglương thờigian

Số công nghỉviệc, ngừngviệc hưởng100% lương

Số công nghỉviệc, ngừngviệc hưởng…

Ngày trong tháng

Ngày… tháng… năm…

Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt

Ký hiệu chấm công:

- Lương sản phẩm: SP - Thai sản: TS - Nghỉ bù: NB

- Lương thời gian: + - Tai nạn: T - Nghỉ không lương: KL

- Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ phép: P - Ngừng việc: N

- Con ốm: Cô - Hội nghị, học tập: H - Lao động nghĩa vụ: LĐ

Trang 15

1 Mục đích: Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ

việc, nghỉ hưởng BHXH,… để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lươngcho từng người và quản lý lao động trong đơn vị

2 Phương pháp và trách nhiệm ghi

Mỗi bộ phận ( phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác

Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người

Cột 1 - 31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngáy 01 đến ngày cuối cùng của tháng) Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm của từng người trong tháng Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng

Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từngngười trong tháng

Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương củatừng người trong tháng

Cột 36: Ghi tổng số công hưởng BHXH của từng người trong tháng

Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,…) hoặc người được ủy quyềncăn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trongngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quyđịnh trong chứng từ

Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công

và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉviệc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,…về bộ phận kế toán kiểmtra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH.Kế toán tiền lương căn cứ vào các

ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng đểghi vào các cột 32, 33, 34, 35

Ngày công được quy định là 8 giờ Khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ

lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa

Ví dụ: 22 công 4 giờ ghi 22,5

Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) kế toán cùng các chứng từ có liênquan

Phương pháp chấm công: Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán

tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phưong pháp chấm công sau:

-Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác

Trang 16

như hội nghị, họp,… thì mỗi ngày dùng 1 ký hiệu để chấm công cho ngày đó.

Cần chú ý 2 trường hợp:

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thi châm côngtheo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất.Ví dụ ngưòi lao động A trongngày họp 5 giờ làm lương thời gian 3 giờ thì cả ngày hôm đó chấm"H" (Hội họp) +Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm côngtheo ký tự của công việc diễn ra trước

-Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thìchấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bêncạnh ký hiệu tương ứng

- Chấm công nghỉ bù: nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì châm "NB" và vẫn tính trả lương thời gian

Trang 17

Đơn vị:……… Mẫu số: 06-LĐTL

Bộ phận:……… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ

Ngày14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ

Sốgiờ

Thànhtiền

Làm thêmbuổi đêm

Sốgiờ

ThànhtiềnNgày Giờ

Sốtiềnthựcđượcthanhtoán

Ngườinhậntiền

ký tên

Tổngcộngtiền

Làm thêmngày thứbảy,chủnhậtSốgiờ

Thànhtiền

Làm thêmngày lễ,ngày tếtSốgiờ

Làm thêmngày làmviệcSốgiờ

Thànhtiền

STT Họ và tên Hệ số

lương

Hệ sốphụ cấpchức vụ

Cộng

hệ số

Tiềnlươngtháng

Mứclương

Tổng số tiền (Viết bằng chữ)………

(Kèm theo… chứng từ gốc: Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ tháng… năm… )

Ngày….tháng….năm….

Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Trang 18

1 Mục đích: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền lương,tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờtheo yêu cầu công việc.

2 Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải ghi rõ tên đơn vị, bộphận làm việc

Dòng tháng, năm: Ghi rõ tháng và năm mà người lao động tiến hành làm thêmgiờ

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên của người làm việc thêm giờ

Cột 1: Ghi hệ số lương người lao động đang hưởng

Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ mà người lao động đang hưởng

Cột 3: Ghi tổng hệ số người làm thêm được hưởng (Côt 3 = cột 1 + cột 2)

Cột 4: Ghi tiền lương tháng được hưởng tính bằng: Lương tối thiểu (Theo quyđịnh của Nhà nước) nhân với (*) Hệ số lương cộng với (+) Phụ cấp chức vụ

Cột 5: Ghi mức lương ngày được tính bằng Luqoqng tối thiểu (Theo quy định củaNhà nước) * (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp chức vụ)/22 ngày

Côt 6: Ghi mức lương giờ được tính bằng Cột 5 chia cho 8 giờ

Cột 7, 9, 11: Số giờ làm thêm ngày thường, số giờ làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật,

số giờ làm thêm ngày lễ căn cứ vào bảng chấm công làm thêm giờ thực tế của tháng đó

để ghi

Cột 8: Số tiền được hưởng do làm thêm ngày thường được tính: Thành tiền (cột 8)

= Số giờ (cột 7) * Mức lương giờ (cột (6) * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành Cột 10: Số tiền dược hưởng do làm thêm ngày thứ 7, CN được tính: Thành tiền(cột 10) = Số giờ (cột 9) * Mức lương giờ (cột 6) * Hệ số làm thêm theo quy định hiệnhành

Cột 12: Số tiền được hưởng do làm thêm ngày lễ, tết được tính: Thành tiền (cột12) = Số giờ (cột 11) * Mức lương giờ * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành Cột 14: Số tiền được hưởng do làm thêm buổi đêm được tính: Thành tiền (cộy 14)

= Số giờ (côt 13) * Mức lương giờ (cột 6) * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành Cột 15: Ghi tổng cộng số tiền Cột 15 = cột 8 + cột 10 + cột 12 + cột 14

Cột 16, 17: Ghi số giờ công nghỉ bù của những ngày làm thêm và số tiền tươngứng của những ngày nghỉ bù phải trừ không được thanh toán tiền

Cột 17 = cộy 16 * cột 6 * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành

Trang 19

Cột 18: Ghi số tiền làm thêm thực thanh toán cho người làm thêm.

Cột 18 = cột 15 - cột 17

Cột C - "Ký nhận": Người làm thêm sau khi nhận tiền phải ký vào cột này

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải kèm theo bảng chấm công làm thêm giờcủa tháng đó, có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc hoặcngười được ủy quyền duyệt Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ được lạp thành 1 bản

để làm căn cứ thanh toán

Mẫu số: 10-LĐTL

Đơn vi:……… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

Bộ phận:……… Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng TC)

Trang 20

BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG

Tháng… năm……

Đơn vị tính…………

Cộng

Kinh phí công đoàn

Tổngsố

Trong đó:

Tríchvàochiphí

Trừvàolương

Số phảinộpcôngđoàncấp

Số được

để lạichitạiđơn vị

Bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tếTrong đó:

Tríchvào chiphí

Trừvàolương

Tổngsố

Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc

(ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Trang 21

1.Mục đích : Bảng kê trích nộp các khoản theo lương dùng để xác định số tiền bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộptrong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn.Chứng từ này là cơ

sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương

Góc bên trái ghi rõ tên đơn vị, bộ phận trích nộp các khoản theo lương

- Cột A : Ghi số thứ tự

- Cột B: Ghi số tháng trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ áp dụng trong trường hợp

kê khai theo quý

- Cột 1 : Ghi tổng quỹ lương dùng làm cơ sở trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ

- Cột 2, 3, 4 : Ghi tổng số tiền BHXH, BHYT phải nộp và trong đó chia theonguồn trích tính vào chi phí và tính trừ vào lương của người lao động

- Cột 5, 6, 7 : Ghi tổng số tiền kinh phí công đoàn phải nộp và chia theo nguồntrích tính vào chi phí và tính trừ vào lương của người lao động

- Cột 8 : Ghi số KPCĐ đơn vị phải nộp cấp trên

- Cột 9 : Ghi số KPCĐ đơn vị được để lại chi tại đơn vị

Bảng kê được lập thành 2 bản Bảng kê trích nộp theo lương sau khi lập xong phải ghi rõ họ tên của người lập, kế toán trưởng, giám đốc

Trang 22

Họ và tên

Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm

Ngàylàmviệc

Ngày thứbảy, chủnhật

Ngàylễ,tết

Làmđêm

1 2

Ký hiệu chấm công

NT: làm thêm ngày làm việc ( Từ giờ….đến….giờ)

NN:Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật ( Từ giờ….đến….giờ)

NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ….đến….giờ)

Đ:Làm thêm buổi đêm (Từ giờ….đến….giờ)

Trang 23

1 Mục đích: Theo dõi ngày công thưc tế làm thêm ngoài giờ đẻ có căn cứ tính

thời gian nghỉ bù hợac thanh toán cho người lao động trong đơn vị

2 Phương pháp va trách nhiệm ghi

Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việctheo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người làm việc thêm giờ trong bộ phậncông tác

Cột 1 đến cột 31: Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ…đến giờ…) từ ngày

01 đến ngày cuối cùng của tháng

Cột 32: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thường trong tháng

Cột 34: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết

Cột 35: Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)không thuộc ca làm việc của người lao động

Hàng ngày tổ trưởng (phòng, ban, tổ, nhóm…) hoặc người được ủy quyền căn cứvào số gìơ làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc của bộ phận mình để chếm giờ làmthêm cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 dến cột

31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ

Cuối tháng, người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm ký và giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt vào bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để thanh toán (trường hợp thanh toán tiền) Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chám công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng đểghi vào các cột 32, 33, 34, 35

Trang 24

Bộ phận:……… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI

TK 334 -Phải trả người

lao động

Lương

Cáckhoảnkhác

Cộng

có TK334

TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh

dở dang (TK 631 - Giá thành sản xuất)

TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh

TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn

TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn

TK 335 - Chi phí phải trả

TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang

TK 334 - Phải trả người lao động

TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

TK335Chiphíphảitrả

Tổngcộng

TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

Kinhphícôngđoàn

Bảohiểmxãhội

Bảohiểm

y tế

Cộng Có TK

338 (3382,3383,3384)

Người lập Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên)

Trang 25

1 Mục đích: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả

(gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vakinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (ghi

Có TK 334, TK 335, TK 338 (3382, 3383, 3384))

2 Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ này gồm có các cột dọc ghi Có

TK 334, TK 335, TK 338 (3382, 3383, 3384), các dọng ngang phản ánh tiền lương,bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính cho các đối tương sử dụng laođộng

- Cơ sở lập

+Căn cứ vào bảng thanh toán lương, thanh toán làm đêm, làm thêm giờ… kế toántập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng tính toán số tiền để ghi vàobảng phân bổ này theo các dòng phù hợp cột ghi Có TK 334 hoặc ghi Có TK 335 +Căn cứ vào tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vàtổng số tiền lương phải trả (theo quy định hiện hành) theo từng đối tượng sử dụng tính

ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào các dòng phù hợp cột ghi Có

TK 338 (3382, 3383, 3384)

Số liệu của bảng phân bổ này được sử dụng để ghi vào các sổ kế toán có liênquan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, dịch vụ hoàn thàn

Trang 26

Đơn vị……… Mẫu số: 06-LĐTL

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Sốtiền

Nghỉ việc,ngừng việchưởng…%

lươngSốcông

Số

Sốtiền

Kỳ IIđược lĩnhKýnhận

Lươngsản phẩm

SốSP

Sốtiền

Phụcấpthuộcquỹlương

Phụcấpkhác

Tổngsố

Tạmứng

kỳ I

Các khoản phảikhấu trừ vào lương

Thuế TNCNphải nộp

Tổng số tiền (viết bằng chữ):………

Ngày… tháng… năm

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Trang 27

1.Mục đích: Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền

lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động,kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao đọng làm việc trong doanh nghiệpđồng thời là căn cứ đẻ thống kê về lao động tiền lương

Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng Cơ sở để lập Bảng thanh toántiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩmhoặc công việc hoàn thành…

Cột A, B: Ghi số thứ tự,họ tên của người lao động được hưởng lương

Cột 1, 2: Ghi bậc lương, hệ số lương của người lao động

Cột 3, 4: Ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm

Cột 5, 6: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian

Cột 7, 8: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng, nghỉ việcđược hưởng lương theo tỷ lệ (%) lương

Cột 9: Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương

Cột 10: Ghi số phụ cấp khác được tính vào thu nhập của người lao động nhưngkhông nằm trong quỹ lương, quỹ thưởng

Cột 11: Ghi tổng số tiền lương và phụ cấp mà người lao động được hưởng

Cột 12: Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của mỗi người

Cột 13, 14, 15, 16: Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lương của người lao động vàtính ra tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng

Cột 17: Ghi số tiền còn được nhận kỳ II

Cột C: Người lao động ký nhận khi nhận lương kỳ II

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanhtoán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc hoặcngười được ủy quyền ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát lương Bảngthanh toán tiền lương được lưu tại phòng (Ban) kế toán của đơn vị

Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột " Ký nhận" hoặcngười nhận hộ phải ký thay

Trang 28

Bộ phận:……… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

Ngày14/9/2006 của bộ trưởng BTC)

BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Trang 29

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh Tế

1.Mục đích: Là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, làm

cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi vào sổ kế toán

2.Phương pháp và trách nhiệm ghi

Bảng thanh toán tiền thưởng được lập hàng quý

Cột A, B: Ghi số thứ tự và họ tên của người được thưởng

Cột C: Ghi chức vụ của người được thưởng

Cột 1: Ghi bậc lương của người được thưởng

Cột 2, 3: Ghi xếp loại thưỏng và số tiền của người được thưởng

Cột D: Người được thưởng ký nhận khi lĩnh thưởng

Cột E: Ghi chú

Cuối mỗi quý căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán lập bảng thanh toán tiềnthưởng chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc hoặc ngườiđược ủy quyền ký duyệt,chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát thưởng

2.2.2 Quỹ tiền lương:

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương tính theo sốcông nhân viên của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trảlương bao gồm các khoản:

+ Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm vàtiền lương khoán, công nhật

+ Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất donguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác, đi làmnghĩa vụ trong phạm vi chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học…

+ Các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm…

+ Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên

+ Tiền ăn giữa ca của người lao động,…

Ngoài ra, trong quỹ tiền lương còn gồm cả khoản tiền chi trợ cấp bảo hiểm

xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động(BHXH trả thay lương)

Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp cần được quản lý và kiểm tra một

SV: Nguyễn Thị Hảo Lớp: TH39C29

Trang 30

cách chặt chẽ, đảm bảo việc sử dụng quỹ tiền lương một cách hợp lý và cóhiệu quả Quỹ tiền lương thực tế phải được thường xuyên đối chiếu với quỹtiền lương kế hoạch trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuấtcủa doanh nghiệp trong kỳ đó nhằm phát hiện kịp thời các khoản tiền lươngkhông hợp lý, kịp thời đề ra các biện pháp nâng cao năng suất lao động, đảmbảo thực hiện theo nguyên tắc phân phối theo lao động, thực hiện nguyên tắcmức tăng năng suất lao động bình quân nhanh hơn mức tăng tiền lương bìnhquân góp phần hạ thấp chi phí trong sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tíchlũy xã hội

Trong kế toán và phân tích kinh tế, tiền lương của công nhân viên trongdoanh nghiệp được chia làm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ

+ T iền lư ơ ng chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời giancông nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm: tiền lương trả theocấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo lương (như phụ cấp trách nhiệm, phụcấp khu vực, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp thâm niên…)

+ T iền lư ơng phụ : là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời giancông nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thờigian CNV nghỉ theo chế độ được hưởng lương (như nghỉ phép, nghỉ lễ, đi học,nghỉ vì ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, đi họp…) Ngoài ra tiềnlương trả cho công nhân sản xuất nhưng không mang lại kết quả cũng đượcxếp vào lương phụ

Việc phân chia tiền lương chính, tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọngtrong công tác kế toán tiền lương và phân tích khoản mục chi phí tiền lươngtrong giá thành sản phẩm Trong công tác kế toán, tiền lương chính của côngnhân sản xuất thường được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất cho từngloại sản phẩm vì tiền lương chính của công nhân sản xuất có quan hệ trực tiếpvới khối lượng sản phẩm sản xuất ra, có quan hệ với năng suất lao động.Trường hợp doanh nghiệp có thực hiện trích trước chi phí tiền lương nghỉphép thì sẽ căn cứ vào tiền lương chính của công nhân sản xuất để tính số trích

Trang 31

trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí sản xuất kinh doanh

Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với việc chếtạo sản phẩm cũng như không quan hệ đến năng suất lao động cho nên tiềnlương phụ được phân bổ một cách gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sảnphẩm Tiền lương phụ thường được phân bổ cho từng loại sản phẩm căn cứ theotiền lương chính công nhân sản xuất của từng loại sản phẩm

2.2.3 Các khoản trích theo lương:

2.2.3.1 Q u ỹ b ảo h iểm x ã hộ i được hình thành do việc trích lập vàtính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khoản chi phí về bảohiểm theo quy định của Nhà nước

Quỹ BHXH được tạo ra bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm trên tiềnlương phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

và khấu trừ vào tiền lương công nhân Theo quy định hiện nay thì tỷ lệ này là20% trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phải chịu là 5%

Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành nhằm tạo nguồn để chi trả chocông nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức,nghỉ hưu,…Tùy theo cơ chế tài chính quy định cụ thể mà việc quản lý và sửdụng quỹ bảo hiểm xã hội có thể ở cơ quan quản lý quỹ (cơ quan chuyên mônchuyên trách) hay có thể ở tại doanh nghiệp

Theo cơ chế tài chính hiện hành, nguồn quỹ bảo hiểm xã hội do cơquan chuyên môn chuyên trách quản lý và chi trả các trường hợp cho côngnhân viên nghỉ hưu, nghỉ mất sức… còn ở tại doanh nghiệp, sau khi tạo nguồnquỹ bảo hiểm xã hội phải nộp toàn bộ số quỹ bảo hiểm xã hội đó lên cơ quanquản lý quỹ và được phân cấp chi trả một số trường hợp như: công nhân viên

ốm đau, thai sản… cuối tháng ( hoặc quý) tổng hợp chứng từ chi tiêu để quyếttoán với cơ quan chuyên môn chuyên trách ( theo hình thức thu đủ, chi đủ)

2.2.3.2 Về b ảo h iểm y tế , theo quy định của chế độ tài chính hiện

Trang 32

hành, bảo hiểm y tế cũng được hình thành từ hai nguồn như bảo hiểm xã hội.Một phần do doanh nghiệp chịu và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanhhàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả côngnhân viên trong tháng, một phần do người lao động chịu thường được trừ vàolương của họ Theo quy định hiện nay, BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trênlương phải thanh toán cho công nhân trong đó tính vào chi phí sản xuất kinhdoanh là

2% và khấu trừ vào tiền lương công nhân là 1%

BHYT được nộp toàn bộ lên cơ quan chuyên môn chuyên trách vềbảo hiểm y tế (dưới hình thức mua bảo hiểm y tế) để phục vụ chăm sóc và bảo

vệ sức khỏe cho người lao động như khám bệnh, chữa bệnh và điều trị bệnh…

2.2.3.3 Đ ố i vớ i kinh phí công đ oàn cũng được hình thành do việctrích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng thángtheo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trongtháng Quỹ kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách theo tỷ lệ quy địnhtrên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích KPCĐ tính vào chi phí trên tiềnlương phải trả là 2% trong đó 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1%cho hoạt động công đoàn của cấp trên

Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, nguồn kinh phí công đoàntrích được sẽ phải nộp một phần lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, mộtphần để lại doanh nghiệp phục vụ chi tiêu cho hoạt động công đoàn doanhnghiệp

Tăng cường quản lý lao động, cái tiến và hoàn thiện việc phân bổ và

sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiềnlương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ được xem là một phương tiệnhữu hiệu để kích thích người lao động gắn bó với hoạt động sản xuất kinhdoanh, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động

Trang 33

Trên cơ sở các chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐNhà nước đã ban hành, các doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm ngành mìnhphải tổ chức tốt lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh, đồng thời tính toán, thanh toán đầy đủ kịp thời các khoản tiền lương, tiềnthưởng, BHXH, BHYT đúng chính sách, chế độ; sử dụng tốt kinh phí côngđoàn nhằm khuyến khích người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, góp phần thựchiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị

2.3 Hạch Toán Lao Động, Tính Và Thanh Toán Lương, Bảo Hiểm Xã Hội:

2.3.1 Hạch toán lao động:

Trong quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, cần thiết phải tổchức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động Nội dung của hạch toán laođộng là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động

+ Hạch toán số lư ợ ng lao động : Số lượng lao động trong doanh nghiệpthường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn vị, bộ phận cũng như phạm vitoàn doanh nghiệp Sự biến động trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến cơ cấulao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực hiện sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

Để phản ánh số lượng lao động hiện có và theo dõi sự biến động laođộng trong từng đơn vị, bộ phận doanh nghiệp sử dụng “Sổ danh sách laođộng” Cơ sở để ghi vào sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, các quyếtđịnh thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, hưu trí… Việc ghi chép vào

“Sổ danh sách lao động” phải đầy đủ, kịp thời làm cơ sở cho việc lập báo cáo vềlao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp hàngtháng, quý, năm theo yêu cầu quản lý lao động của doanh nghiệp và của cơ quanquản lý cấp trên

+ Hạch toán sử dụ ng t hờ i gian lao động:

Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việcthực hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp Để phản ánh kịp thời, chính

Trang 34

xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật laođộng của CNV trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng “Bảng chấm công”

Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban,…và dongười phụ trách bộ phận hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tếcủa bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệuquy định trong chứng từ Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận

ký vào Bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ cóliên quan (Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu điều tratai nạn lao động…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công đểtính lương và BHXH

Bảng chấm công nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,ngừng việc, nghỉ BHXH,… để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lươngcho từng người và quản lý lao động trong đơn vị, vì vậy Bảng chấm công phảiđược treo công khai tại nơi làm việc để công nhân viên có thể thực hiện kiểmtra, giám sát việc chấm công hàng ngày, tham gia ý kiến vào công tác quản lý và

sử dụng thời gian lao động

Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tíchtình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để kế toán tính toán kết quả laođộng và tiền lương cho công nhân viên

Tùy theo loại hình, đặc điểm sản xuất, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

mà doanh nghiệp sẽ chọn sử dụng chứng từ thích hợp để phản ánh kịp thời,

Trang 35

đầy đủ, chính xác kết quả lao động

Căn cứ chứng từ hạch toán kết quả lao động kế toán lập Sổ tổng hợp kếtquả lao động nhằm tổng hợp kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận vàtoàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lươngtheo sản phẩm cho công nhân viên

2.3.2 Tính và thanh toán lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội:

Hàng tháng, trên cơ sở tài liệu hạch toán về thời gian lao động và kết quảlao động cũng như chế độ, chính sách về lao động - tiền lương và bảo hiểm xãhội mà Nhà nước ban hành, kế toán tiến hành tính tiền lương và trợ cấp bảohiểm xã hội phải trả cho công nhân viên Sau khi có kết quả tính toán tiền lươngphải trả cho từng người, được tổng hợp theo từng bộ phận và phản ánh vào

“Bảng thanh toán tiền lương” lập cho bộ phận đó

Trường hợp CNV được hưởng trợ cấp BHXH, thì căn cứ vào số ngàythực tế nghỉ việc được hưởng trợ cấp BHXH phản ánh trên các chứng từ hạchtoán lao động liên quan như: “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Biên bản điều tratai nạn lao động”… để tính toán lập “Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội” Bảngthanh toán BHXH được lập cho từng đơn vị sử dụng lao động hoặc lập chungcho toàn doanh nghiệp căn cứ vào kết quả tính trợ cấp BHXH của từng người.Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở

để chi trả, thanh toán lương cho người lao động, và là cơ sở để kế toán tổng hợp,phân bổ tiền lương và tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phícông đoàn - Lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

Việc trả lương cho CNV trong doanh nghiệp thường được tiến hành 2 lầntrong tháng, lần đầu doanh nghiệp tạm ứng lương cho CNV theo tỷ lệ nhấtđịnh căn cứ vào lương cấp bậc Sau khi tính lương và các khoản phải trả kháccho CNV trong tháng doanh nghiệp tiến hành thanh toán số tiền CNV cònđược lĩnh trong tháng đó sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lương nhưBHXH, BHYT và các khoản khác

Các khoản phải nộp về BHXH, BHYT và KPCĐ, hàng tháng hoặc quý

Trang 36

doanh nghiệp có thể lập ủy nhiệm chi để chuyển tiền hoặc chi tiền mặt để nộpcho cơ quan quản lý theo quy định

Đối với CNV nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì công nhântrong quá trình nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầy đủ như thời gian đi làmviệc Tiền lương nghỉ phép phải được tính vào CPSX một cách hợp lý vì nóảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Trong trường hợp doanh nghiệp không bốtrí được cho CN nghỉ phép đều đặn trong năm, để đảm bảo cho giá thành không

bị đột biến, tiền lương nghỉ phép của CN được tính vào CPSX thông quaphương pháp trích trước theo kế hoạch Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh sốtrích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép đểphản ánh đúng số thực tế chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất Tríchtrước lương nghỉ phép chỉ thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất

2.4 Hạch Toán Tổng Hợp Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương:

2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ

Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT,

KPCĐ kế toán sử dụng các tài khoản 334 – “Phải trả công nhân viên” và tài khoản 338 – “Phải trả, phải nộp khác”

Tài khoản 334 – “Phải trả công nhân viên”

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toáncác khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiềnthưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV

Tài khoản 338 – “Phải trả, phải nộp khác”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phảitrả, phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác

Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả công nhân viêntrong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động (bộ phận sản xuất, loại sảnphẩm,…) và tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổnghợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực

Trang 37

hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”

Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội dùng để tập hợp và phân bổtiền lương thực tế phải trả (gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác),BHXH, BHYT và KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sửdụng lao động (ghi Có TK 334, 335, TK 338 (3382, 3383, 3384)

Số liệu của Bảng phân bổ tiền lương và BHXH được sử dụng để ghi vào

sổ tổng hợp và các Sổ kế toán chi tiết có liên quan, đồng thời được sử dụng đểtính giá thành thực tế sản phẩm lao vụ, dịch vụ hoàn thành

2.4.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn:

_ Hàng tháng, tính tiền lương, tiền công và những khoản phụ cấp theo quyđịnh phải trả cho công nhân viên, ghi:

Nợ TK 622 – Lương công nhân trực tiếp sản xuất

Nợ TK 627 – Lương công nhân quản lý sản xuất

Nợ TK 641 – Lương nhân viên bán hàng

Nợ TK 642 – Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 - Tổng số lương phải trả

_ Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên, ghi:

Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311)

Có TK 334 - Phải trả công nhân viên