Kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công ty CP tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định.doc

Kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công ty CP tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định

LỜI MỞ ĐẦU

Quản lý nhân lực là một hoạt động tất yếu của tổ chức, nó là một bộ phận cấuthành của quản lý doanh nghiệp Tất cả các hoạt động của một tổ chức sẽ khônghiệu quả nếu thiếu quản lý nguồn nhân lực Quản lý con người thường là nguyênnhân dẫn đến thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Mọi tổ chức đều hướng tới việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhânlực sẵn có của mình Từ xa xưa vai trò của con người đã được khẳng định trongmọi hoạt động, con người vừa là đối tượng phục vụ của mọi hoạt động kinh tế vừalà nhân tố có vai trò quyết định đối với sự phát triển của xã hội.

Bên cạnh đó, cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế các doanhnghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu Sựđổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như việc sử dụngnguồn nhân lực, sự phức tạp này đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hữu hiệu.

Vì vậy, nhu cầu cần thiết là phải có một quy trình Kiểm toán hoạt động đểnhằm đảm bảo được tính hiệu lực, hiệu quả, hiệu năng của hoạt động quản lý và sửdụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Nhận thức được tính cấp thiết của vấn đề, cho nên nhóm chúng em đã lựachọn đề tài: “ Kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công tyCP tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định” để làm đề tài nghiên cứu.

I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG1 Khái niệm:

Trong quá trình phát triển, kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toán báo cáotài chính mà đã thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của cácnghiệp vụ, các hoạt động, hiệu năng của quản lý Chính điều này dẫn đến sự hìnhthành kiểm toán hoạt động Kiểm toán hoạt động hiện nay vẫn còn đang mới mẻ,đang tiếp tục phát triển và ngày càng hoàn thiện về nội dung, về phương pháp tiếnhành, về nguyên tắc đánh giá Kiểm toán hoạt đông là loại kiểm toán để đánh giátính kinh tế, tính hiệu quả và hiệu lực trong hoạt động của một bộ phận hoặc mộttổ chức hành chính so với các mục tiêu quản lý Tính kinh tế nói đến sự có đượcmột số lượng và chất lượng thích hợp các nguồn tài chính, nhân lực và vật chất ở

thời gian thích hợp và chi phí thấp nhất Tính hiệu quả nói đến việc sử dụng cácnguồn tài chính, nhân lực và vật chất như thế nào để tạo nên đầu ra cực đại ứngvới mỗi bộ phận đầu vào đã cho, hoặc đầu vào cực tiểu ứng với một số lượng vàchất lượng đầu ra được cung cấp đã cho trước Tính hiệu lực nói đến sự đạt đượccác mục tiêu hay các kết quả khác đã dự định của các chương trình, các nghiệp vụhoặc hoạt động.

2 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi các kiểm toán viên nội bộcủa một tổ chức Và người sử dụng báo cáo kiểm toán hoạt động chủ yếu là cácnhà quản lý ở các cấp của tổ chức đó Những người lãnh đạo cao nhất của tổ chứccần sự đảm bảo rằng mọi thành viên, mọi bộ phận của tổ chức đang hành động đểđạt được mục tiêu của tổ chức Để đáp ứng yêu cầu này kiểm toán hoạt động cầnthực hiện các mục tiêu sau:

-Đánh giá sự thực hiện của đơn vị trong mối quan hệ với các mục tiêu quảnlý hoặc các tiêu chuẩn thích hợp khác

-Đảm bảo rằng các hoạt động của đơn vị ( như các văn bản về mục tiêu,chương trình, dự toán ngân sách, các chỉ thị ) là đầy đủ không thay đổi và hiểuđược các cấp hoạt động.

3 Đặc điểm của kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động có các đặc điểm sau : Đối tượng của kiểm toán hoạtđộng rất đa dạng, có thể là một phương án kinh doanh, một qui trình công nghệ,một nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định chứ không thống nhất như đối với kiểmtoán báo cáo tài chính Chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động khôngthể là chuẩn mực chung như đối với kiểm toán tài chính, và cũng khó có thể xâydựng chuẩn mực cho từng cuộc kiểm toán hoạt động thật khách quan và đúng đắn.Trong kiểm toán hoạt động, việc kiểm tra thường liên quan đến nhiều lĩnh vực Vìvậy, kiểm toán hoạt động sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau: kế toán, tài chính,kinh tế, kỹ thuật và tiêu chuẩn tốt cho một kiểm toán viên hoạt động chủ yếu làkiến thức về lĩnh vực được kiểm toán có được đào tạo thêm về kế toán và kiểm

toán Báo cáo của kiểm toán hoạt động chủ yếu phục vụ cho người quản lý, trongđó trình bày kết quả kiểm toán và đưa ra đề xuất cải tiến hoạt động.

4 Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ.

4.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ.

Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập, được thiết lập trong một tổchức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phụcvụ cho tổ chức Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trongdoanh nghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệuquả Để đạt được mục đích này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích,đánh giá, kiến nghị và tư vấn thông tin liên quan đến hoạt động được kiểm tra Bộphận kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp một tổchức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý.

4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán nội bộ (Standards forprofessional practice of Internal Auditing) Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểmtra đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức vàchất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao Cụ thể hoáchức năng trên, kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau:

-Kiểm tra về tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin tài chính và hoạtđộng cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại cho các thông tinnày.

-Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để bảo đảm tính tuân thủ các thủ tục,chính sách, pháp luật và qui định có thể ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt độngbáo cáo đồng thời phải xác định tổ chức có tuân thủ trong thực tế hay không.

-Xem xét các phương thức bảo vệ tài sản và khi cần thẩm tra sự hiện diện củachính tài sản đó.

- Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực.

- Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạtđược có sát với mục tiêu và mục đích đã định hay không, các nghiệp vụ hoặcchương trình có thực hiện đúng kế hoạch hay không.

4.3 Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động

Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập trong doanh nghiệp, được tổchức nhằm kiểm tra và đánh giá về năng lực hiệu quả của hệ thống kiểm soạt nộibộ cũng như chất lượng thực hiện các trách nhiệm đươc giao Như vậy, nội dungcông việc của kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm toán hoạt động hay nói cách kháckiểm toán hoạt động là một trong những nội dung cơ bản của kiểm toán nội bộ.Còn kiểm toán hoạt động là loại kiểm toán được sử dụng để đánh giá tính kinh tế,hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của một đơn vị Mà muốn thực hiện tốt điềunày thì kiểm toán viên phải có sự am hiểu sâu sắc về tình hình thực tế tại đơn vị.Do đó, mà kiểm toán viên thực hiện kiểm toán hoạt động thường được thực hiệnbởi kiểm toán viên nội bộ mặc dù cũng có thể là kiểm toán viên nhà nước hoặckiểm toán viên độc lập, vì kiểm toán viên nội bộ là những người làm việc tại đơnvị nên họ là người hiểu biết về đơn vị nhiều nhất.

5 Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động :

Trong kiểm toán hoạt động không có các chuẩn mực chung để đánh giá nhưđối với kiểm toán tài chính Song kiểm toán viên có thể sử dụng một số nguồn sauđây để xây dựng chuẩn mực đánh giá:

Thực hiện trước đây: Cách xây dựng chuẩn mực đơn giản có thể dựa trên

các kết quả thực tế từ các kỳ trước ( Hoặc các cuộc kiểm toán trước ) để xác địnhliệu sự việc có tốt hơn hoặc kém hơn trước không Ưu điểm của tiêu chuẩn này làdễ dàng trong xây dựng tuy vậy các chuẩn mực thuộc dạng này kết quả đánh giáchỉ dừng lại ở sự biến động của đối tượng kiểm toán, không cho thấy thực sự hoạtđộng đó như thế nào

với tỷ lệ phế phẩm của các doanh nghiệp cùng nghành Việc so sánh này cầnchú ý đến các đặc điểm khác nhau về quy mô, trang bị kỹ thuật.

So sánh với định mức kỹ thuật hoặc dự toán: Trong nhiều trường hợp, các

định mức kỹ thuật là một tiêu chuẩn rất tốt Thí dụ: để đánh giá sản lượng có thểso sánh với sản lượng định mức của máy Các tiêu chuẩn định mức kỹ thuật có ưuđiểm là khách quan và dễ được chấp nhận Tuy nhiên, việc xây dựng các định mứcthường tốn kém nhiều thời gian và chi phí, chưa kể phải có sự tham gia của các

chuyên viên kỹ thuật Để có thể thực hiện được điều này, một phương pháp có thểsử dụng là phối hợp với một số đơn vị cùng nghành để thiết lập một hệ thống cácđịnh mức kỹ thuật quan trọng Dự toán hay ngân sách cũng có thể là một cơ sở đểthiết lập tiêu chuẩn tương tự như định mức kỹ thuật.

Trao đổi và thảo luận: Trong một số trường hợp, các cơ sở trên không thể áp

dụng để thiết lập tiêu chuẩn, khi đó một tiêu chuẩn khác có thể được xây dựng trêncơ sở một cuộc thảo luận giữa các bên có liên quan: ban giám đốc, kiểm toán viênvà đối tượng kiểm toán.

6 Các hình thức của kiểm toán hoạt động.

Các hình thức của kiểm toán hoạt động bao gồm: kiểm toán chức năng, kiểmtoán bộ phận và kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt.

6.1 Kiểm toán chức năng

Kiểm toán chức năng là quá trình kiểm toán hoạt động liên quan đến mộthoặc nhiều chức năng được trải dài đến một hoặc nhiều bộ phận của đơn vị, có rấtnhiều cách để phân loại và phân chia các chức năng.ví dụ: có một chức năng kếtoán tiền mặt nhưng cũng có các chức năng thu tiền mặt, chi tiền mặt Cuộc kiểmtoán chức năng có ưu điểm là cho phép sự chuyên môn hoá theo kiểm toán viên.

6.2 Kiểm toán bộ phận

Cuộc kiểm toán hoạt động của một tổ chức liên quan với toàn bộ cơ cấu tổchức của một đơn vị.ví dụ: một phòng ban, một chi nhánh hoặc một công ty phụthuộc Trọng tâm của kiểm toán bộ phận là nhằm vào các chức năng đã tác độngqua lại một cách hiệu quả và hiệu lực như thế nào Kế của một tổ chức và cácphương pháp để liên kết các hoạt động đặc biệt quan trọng trong hình thức kiểmtoán này.

6.3 Kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt

Kiểm toán hoạt động đối với các nhiệm vụ đặc biệt phát sinh theo yêu cầucủa ban quản trị, có rất nhiều cuộc kiểm toán loại này.

7 Quy trình kiểm toán hoạt động

Quy trình kiểm toán hoạt động cũng tương tự như kiểm toán báo cáo tàichính, gồm 4 giai đoạn: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, báo cáo kiểmtoán và theo dõi sau kiểm toán.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toánBước 1: Xác định đối tượng kiểm toán

Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị hay mộthoạt động, một chương trình nào đó mà đơn vị đang tiến hành Các kiểm toán viêncó thể lựa chọn đối tượng kiểm toán theo các phương pháp sau đây

Lựa chọn một cách hệ thống: Bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách các

đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm Thông thường danh sách này lậpchủ yếu dựa trên cơ sở rủi ro cao sẽ được lựa chọn đưa vào chương trình kiểm toántrước, các đối tượng rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau.

Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu

tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có sự cố Ban giám đốc và hộiđồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra những vấn đề cần phải đượckiểm toán ngay Do đó, theo phương pháp này, chính người quản lý lựa chọn cácđối tượng kiểm toán.

Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Phương pháp này đối

tượng kiểm toán được chọn xuất phát từ đối tượng Một giám đốc các bộ phậnmuốn thực hiện việc kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thốngkiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ.

Bước 2: lập kế hoạch kiểm toán nhằm xác định mục tiêu và phạm vikiểm toán:

+ Nghiên cứu thông tin cơ bản.+ Xác định đội ngũ kiểm toán viên.

+ Liên hệ đối tượng kiểm toán với các bộ phận khác.+ Lập chương trình kiểm toán.

+ Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán.+ Trình duyệt kế hoạh kiểm toán

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán

Bước3: Khảo sát sơ bộ:

Mục đích của bước khảo sát sơ bộ là thu thập thêm thông tin về đối tượngkiểm toán, thu thập một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tácvới đối tượng kiểm toán Trong giai đoạn này kiểm toán viên có

thể thực hiện các công việc sau:

Tổ chức một cuộc họp mở rộng: Trong quá trình nghiên cứu tổng quát, một

cuộc hop được tiến hành giữa đoàn kiểm tra và người quản lý đối tượng kiểm toán.Cuộc họp này thường được tổ chức tại văn phòng đối tượng kiểm toán Cuộc họpnày xác định trách nhiệm của người quản lý đối với cuộc kiểm toán và phối hợpcác hoạt động kiểm toán với các hoạt động của đối tượng kiểm toán.

Tham quan đơn vị: Tham quan đơn vị giúp cho kiểm toán viên một ý niệm về

các dạng hoạt động, không khí làm việc, cơ sở vật chất, quan hệ nội bộ trong đơnvị và quy trình công việc tại đối tượng kiểm toán.

Nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu tài liệu có chọn lọc cung cấp cơ sở cho kiểm

toán viên viết một bảng mô tả về hoạt động của đối tượng kiểm toán Kiểm toánviên nghiên cứu các tài liệu như: sơ đồ tổ chức, các quy định của nhà nước, cácmục tiêu của đơn vị, các bảng mô tả công việc, hướng dẫn về chính sách, báo cáotổng hợp Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán:Kiểm toán viên phảilập

và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán một bảng mô tả về hoạt dộng của đối tượngkiểm trong đó trình bày những hiểu biết của mình và qua đó làm cơ sở tham chiếuvới những đánh giá kiểm soát nội bộ của đơn vị và các thủ tục kiểm toán viên tiếnhành.

Thủ tục phân tích: Kiểm toán viên sẽ so sánh số liệu thực tê với số liệu kế

hoạch, xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác, xem xét và ghi nhận các chitiết bất thường, ước tính dữ liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan thủ tụcphân tích không chỉ gúp kiểm toán viên lập kế hoạch các thủ tục kiểm toán khác,chẳng hạn kết quả bất thường thông qua việc tính toán và so sánh sẽ đặt ra nhữngcâu hỏi và cần những thủ tục kiểm toán chi tiết hơn Ngoài ra, các thủ tục còn cung

cấp định hướng để kiểm tra và tạo bằng chứng về sự hợp lý của các chỉ tiêu hoạtđộng.

Bước 4: Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ.

Các kiểm toán viên mô tả hệ thống kiểm soát thông qua vẽ các lưu đồ, trả lờicác câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bảng tường thuật Ngoài ra các kiểm toánviên thực hiện các thử nghiệm sơ bộ, thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với cáchệ thống thông tin việc đánh giá hệ thống kiểm soát nộ bộ được thông qua bảngđánh giá kiểm soát nội bộ trong đó phát thảo những phát hiện đối chiếu với tiêuchuẩn nhận dạng các rủi ro.

Bước 5: Thực hiện các thử nghiệm mở rộng.

Thử nghiệm mở rộng bao gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, phỏng vấnngười quản lý đối tượng kiểm toán và các nhân viên khác, quan sát các hoạt độngkiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểubiết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị.

Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán.

Khi hoàn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán kiểm toán viêncó thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hoàn thiện kiểm soát nộibộ Từ rất nhiều phương án khác nhau, kiểm toán viên có thể lựa chọn và đề xuấtkiến nghị mà họ thấy thích hợp.

Phát hiện của kiểm toán viên bao gồm:

+ Thực trạng là những điều phát hiện trong thực tế.+ Tiêu chuẩn là cơ sớ để đánh giá thực trạng.+ Hậu quả là rủi ro phát sinh từ thực trạng.

+ Nguyên nhân là nguyên nhân dẫn đến thực trạng.

Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toánBước 7

Ở bước này bao gồm việc trình bày và thông tin về kết quả kiểm toán Báocáo kiểm toán thường được thực hiện bằng văn bản Báo cáo thường bao gồm cácgiải trình về mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quát được áp dụng,các phát hiện của kiểm toán viên và các kiến nghị được đề xuất.

Giai đoạn 4: theo dõi sau kiểm toánBước 8:

Sau khi báo cáo kiểm toán được gởi đi và trình bày cho đối tượng kiểm toánvà đối tượng kiểm toán đã có phúc đáp thích hợp, kiểm toán viên bắt đầu sangbước theo dõi sau kiểm toán.Tiến trình công việc như sau: Ban giám đốc công tysẽ tham khảo ý kiến đối tượng kiểm toán để quyết định xem các kiến nghị củakiểm toán áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào Tiếp theo, đối tượng kiểm toánthưc hiện các quyết định này Kiểm toán viên sau khi chờ đợi một thời gian sẽ trởlại đối tượng kiểm toán để xem xét các sửa đổi có được thực hiện không và kếtquả có như mong muốn không Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợptrong việc thực hiện các thủ tục theo dõi sau kiểm toán Giữa đối tượng kiểm toánvà kiểm toán viên để cùng giải quyết các vấn đề được đặt ra Sự phối hợp này vừagiúp đảm bảo sự độc lập cả kiểm toán viên với quá trình thiết kế và vận hành hệthống, vừa tận dụng được kinh nghiệm của kiểm toán viên nội bộ.

Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán.

Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chính bảnthân các kiểm toán viên Trưởng nhóm quyết định những vấn đề liên quan, baogồm hiệu quả của việc kiểm toán và làm thế nào để thực hiện tốt hơn các cuộckiểm toán sau này Đồng thời mỗi kiểm toán viên kể cả nhóm trưởng kiểm toáncòn phải lập một báo cáo về công việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toán Báocáo này làm cơ sở cho việc phân công đề bạt phát triển nghề nghiệp và tăng lươngsau

- Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: TRƯỜNG ĐỊNH ENGINEERINGCONSULTING AND INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt là : TD-ECI.

- Các cổ đông sáng lập công ty gồm 05 người (năm người) có nghề nghiệp vàchứng chỉ hành nghề phù hợp với ngành nghề kinh doanh do Nhà nước quy định.

- Kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh thành lập công ty cổ phần là : điều lệtổ chức và hoạt động đã được thảo luận, thông qua tại đại hội cổ đông sáng lập vàđược cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận.

2 Địa chỉ, số điện thoại

- Địa chỉ trụ sở chính của công ty : Số 45-46 Đường Lê Duy Đình - phường

Chính Gián - quận Thanh Khê - thành phố Đà Nẵng.

- Vị trí văn phòng công ty được xác định như sau:

Phía Bắc giáp với đường Điện Biên Phủ, phía Đông giáp đường Nguyễn TriPhương và công viên 29 tháng 3, phía Tây Nam giáp sân bay Quốc tế Đà Nẵng.

Điện thoại liên hệ : 05112.217330; 05113.707143

E-mail : truongdinh.eci@gmail.com

CHỈ DẪN ĐỊA ĐIỂM TRỤ SỞ CHÍNH CỦA CÔNG TY

nót­giao­th«ngnguyÔn­tri­ph­ ¬ng

- Người đại diện theo pháp luật của công ty là Ông Nguyễn Văn Khải, chủtịch Hội đồng quản trị, kiêm giám đốc

- Vốn điều lệ: 5.207.000.000 đồng ( Năm tỷ hai trăm lẻ bảy triệu đồng).

3 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.a Ngành nghề kinh doanh của công ty.

Nhận thầu, tổng thầu xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao

thông, thuỷ lợi, bưu điện, hạ tầng kỹ thuật, dân dụng, hàng không, cấp thoát, nướccông trình…v.v.

Tư vấn, tổng thầu tư vấn đầu tư và xây dựng các dự án đầu tư xây dựng baogồm : Lập và thẩm tra dự án đầu tư; Tư vấn đấu thầu và quản lý dự án; Tư vấncông nghệ thiết bị và tự động hoá; Khảo sát địa hình địa chất thuỷ văn, đo đạccông trình, thí nghiệm; Thiết kế lập tổng dự toán và thẩm tra thiết kế tổng dự toán;Thiết kế quy hoạch chi tiết các khu dân cư, khu chức năng đô thị, khu côngnghiệp; Kiểm định chất lượng công trình Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấnxây dựng công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng, hàng không, cấp thoát,nước công trình và tư vấn kiểm định chất lượng công trình.v.v.

- Địa bàn hoạt động trong phạm vi toàn quốc.

b Mục đích.

Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Định được thành lập để huyđộng và sử dụng có hiệu quả nguồn lực và kinh nghiệm đã được tích luỹ nhiềunăm của các cán bộ, kĩ sư, công nhân lành nghề trong lĩnh vực xây dựng, khảo sátthiết kế, quản lí công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng, hàng không.v.v

c Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty cổ phần tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định được thành lập vào

năm 2008, đây là thời kỳ nền kinh tế thế giới khủng hoảng suy thoái Sự cạnh

tranh trên thị trường nói chung và thị trường xây dựng nói riêng diễn ra khá gaygắt Các đơn vị thiếu việc làm, lao động dôi dư nhiều Trong khi đó cơ sở vật chấtcông ty khi mới thành lập còn thiếu thốn, trang thiết bị đã thiếu lại còn lạc hậu Tấtcả những khó khăn trên đã ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình phát triển của côngty.

Trước những khó khăn chồng chất đó Công ty Trường Định dưới sự chỉ đạocủa Hội đồng quản trị và ban giám đôc Công ty Trường Định đã tận dụng có hiệuquả nguồn lực và kinh nghiệm đã được tích luỹ nhiều năm của các cán bộ, kĩ sư,công nhân lành nghề trong lĩnh vực xây dựng, khảo sát thiết kế, quản lí công trình.Công ty đưa ra những giải pháp tháo gỡ khó khăn, tạo đà phát triển để đảm bảo sựtồn tại và không ngừng phát triển của công ty.

d Bằng cấp và chứng chỉ hành nghề các loại.

 Bằng đại học các loại.

 Chứng chỉ hành nghề thiết kế công trình xây dựng.

 Chứng chỉ hành nghề khảo sát đo đạc địa hình, địa chất công trình. Chứng chỉ hành nghề thiết kế, xử lý nền đất yếu.

 Chứng chỉ hành nghề lập dự toán xây dựng. Chứng chỉ quản lý phòng thí nghiệm. Chứng chỉ hành nghề thí nghiệm các loại. Chứng chỉ hành nghề tư vấn giám sát xây dựng. Chứng chỉ hành nghề quản lý dự án xây dựng.

e Bảng thống kê các hợp đồng tiêu biểu đã và đang thực hiện:

TTDự án và nội dung công việc

Số hợp đồng

Đơn vị ký hợp đồng

Giá trị hợp đồng

Thời gian thực hiện

Khoan thăm dò vàlập hồ sơ địa chấtcông trình Xây dựngtuyến cáp treo Bà Nà- Suối Mơ TP ĐàNẵng.

Công ty cổ phần cáp treo Bà Nà

150.000.000 đ 30 ngày

Tư vấn khảo sát địahình – ĐCCT dự ánNhà máy xử lý nướcthải khu công nghiệpHoà Cầm

03/2009/HĐ– IZI

Ban QLDA – Công ty CP đầu tư KCN Hoà Cầm

180.591.000 đ 15 ngày

Lập dự án đầu tư XDcông trình nâng cấpmở rộng QL 24 đoạnKm 86 - Km101,Quảng Ngãi - KonTum.

10/HĐ – 2009

Cty CP tư vấn thiết kế

XDCTGT 5

600.000.000 đ 12tháng

Lập dự án đầu tư xâydựng khu nhà ởchuyên gia nhà máysản xuất thiết bị maymặc Groz – Beckert

14/HĐ-2009 Công ty CP DINCO

520.000.000 đ 12tháng

5 Xây dựng thi côngdự án Hạ tầng kỹthuật khu E – NamCầu Cẩm Lệ - GĐ 1khu 2

736/HĐTN-Công ty cổ phần DINCO

Theo đơn giá Từngàykhởicôngđến

Khoan địa chất, thínghiệm và lập báocáo ĐC dự án đầu tưxây dựng tuyếnđường sắt đô thị TPHồ Chí Minh - Tuyếnsố 4 ( Cầu Bến Cát -Nguyễn Văn Linh )

28/HĐKT – QLKD

Công ty CP tư vấn đầu tư và xây dựng

Công ty TNHH Đầu tư & XDCT 656

230.000.000 đTừngàykhởicôngđếnngàycôngtrìnhhoànthành

Khảo sát, lập dự ánđầu tư xây dựng côngtrình hệ thống hàngrào, đường công vụCảng hàng khôngquốc tế Phú Bài

103/HĐ - XD

Tổng công ty cảng hàng không Miền

Trung 375.625.241 đ 20 ngày

Khảo sát, lập thiết kếBVTC gói thầu 17 “

Cty CP tư vấn

XDCTGT 5 800.000.000 đ

theotiến độ

Nâng cấp và kéo dài

CHKQuốc tế ĐàNẵng

của dựán

Tư vấn thẩm tra dựán đầu tư xây dựngcông trình thuộc dựán Bền vững hóacông trình do mưa lũgây ra năm 2009 trênđường Hồ Chí Minhđoạn từ Quảng Bìnhđến Kon Tum

Số 08/2010/HĐ -TVTT

Ban quản lý dự án 5

86.000.000 đ 15 ngày

Khảo sát, lập thiết kếBVTC & Dự toánthuộc dự án Hàngrào, đường đông vụCHKQT Phú Bài

40/HĐ- XD Tổng công ty CHK Miền

Trung 419.283.555 đ 45 ngày

Khảo sát, đánh giásức chịu tải mặtđường sân bay CHKTuy Hòa, CHK QTCamRanh

73/HĐ – TV94/HĐ - TV

Tổng công ty CHK Miền

Trung 245.481.806 đ 30 ngày

Khảo sát, lập thiết kếbản vẽ thi công Nângcấp, mở rộng Quốc lộ14, đoạn : Cầu 20-Cây Chanh, Lý trình:km817+00-

km887+00,Tỉnh ĐăkNông

Số 11/2010/HĐ - TV

Công ty cp Tưvấn thiết kế vàKiểm định chất lượng công trình xây dựng Đường Việt

3.000.000.000

Tư vấn thẩm traTKBVTC & Dự toánthành phần 2 thuộcdự án Bền vững hóacông trình do mưa lũgây ra năm 2009 trênđường Hồ Chí Minhđoạn từ Quảng Bìnhđến Kon Tum

Số 58/2010/HĐ -TV

Ban quản lý dự án 4

228.810.639 đ 45 ngày

Xây dựng đườnggiao thông liên thônxã Xuân Hồng -H.Nghi Xuân – TỉnhHà Tĩnh

Số /2011/HĐ - TV

Ban quản lý dự án ISDP-HIRDP Hà Tĩnh

600.000.000 đ 70 ngày

Xây dựng thi côngdự án Khu đô thịThủy Tú – P.HòaHiệp Nam – Q.Liên

Chiểu – TP.Đà Nẵng 2011

67/HĐTN-Công ty cổphần Tài chínhphát triểndoanh nghiệpvà Kiến trúc

Theo đơn giá

Thi công cải tạo,nâng cấp tuyếnđường ĐH2 (đoạn từHòa Nhơn đi HòaSơn) Huyện HòaVang – Thành phốĐà Nẵng

127/HĐKT– DAĐT

Ban QLDAgiao thôngnông thôn ĐàNẵng

1.400.000.000đ 60 ngày

Khảo sát, lập thiết kếBVTC công trình Cảitạo, nâng cấp tuyếnđường ĐH2 (đoạn từHòa Nhơn đi HòaSơn) Huyện HòaVang – Thành phốĐà Nẵng

152/HĐKT– BQLDA

Ban QLDAgiao thôngnông thôn ĐàNẵng

2.700.000.000đ 90 ngày

4 Cơ cấu tổ chức và chức năng – nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty.

a Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.

Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Định

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÓ GĐ KT

PHÓ GĐ TC PHÓ GĐ KD

PHÒNG KỸ THUẬT

PHÒNG TỔ CHỨC

PHÒNG KẾ TOÁN

VĂN PHÒNG

PHÒNG KTTT

PHÒNG DỰ ÁNPHÒNG

THI CÔNG

ĐỘI KHẢO SÁT THĂM DÒ ĐỊA HÌNH

ĐỘI THI CÔNG CÔNG TRÌNH

Ta có thể thấy cơ cấu của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Địnhđược tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng Đây là cơ cấu tổ chức khá hợp lý vàcó khoa học phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế của công ty Cơ cấu tổ chứcnày có ưu điểm là để đảm bảo được tính thống nhất trong quản lý, đảm bảo chế độmột thủ trưởng và cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phongban Tuy nhiên cơ cấu này lại bộc lộ những nhược điểm là: chức năng quản lýkhông được chuyên môn hoá nên không có điều kiện để đi sâu thực hiện từng chứcnăng một, không tận dụng được đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực quản lý và dễdẫn đến tình trạng quá tải về công tác đối với người lãnh đạo.

b Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.

Hội đồng quản trị (HĐQT):

HĐQT Công ty có 5 thành viên, trong đó Ông Nguyễn Văn Khải Chủ tịch Hội

đồng quản trị, kiêm giám đốc Công ty

Hoạt động của HĐQT Công ty được quy định rất cụ thể trong quy chế hoạt động của HĐQT Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Định.

Giám đốc công ty (GĐCT).

GĐCT là đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty theo chế độ một thủ trưởng và có tránhnhiệm cao nhất về hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ đối với nhànước theo đúng pháp luật.

Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo một số công tác:- Công tác sản xuất kinh doanh.

- Công tác tổ chức cán bộ.

- Công tác tài chính, thống kê, kế toán.- Công tác kiểm tra, thanh tra.

- Công tác đối ngoại.

- Công tác thương mại gồm: Xuất khẩu, nhập khẩu, vận tải hàng hoá, vật liệunổ công nghiệp quá cảnh.

- Quan hệ với các đoàn thể trong công ty.

- Chủ tịch hội đồng thi đua khen thưởng Công ty.

- Trực tiếp chỉ đạo phòng tổ chức cán bộ, phòng thống kê - kế toán, tài chính,phòng thương mại.

Phó giám đốc:

Là người giúp việc giám đốc công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của Giám đốc Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền thực hiện Công ty có 3 Phó giám đốc

- Phó giám đốc kỹ thuật- Phó giám đốc tài chính- Phó giám đốc kinh doanh

Kế toán trưởng:

Giúp Giám đốc công ty chỉ đạo, thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê, tài chính của công ty Kế toán trưởng thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định tại pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ Kế toán trưởng.

Các phòng nghiệp vụ chuyên môn của công ty.

- Phòng kinh tế thị trường- Phòng thi công

- Phòng tài chính kế toán.- Phòng tổ chức lao động.

- Phòng dự án Công ty.- Văn phòng Công ty- Phòng kỹ thuật

- Ban bảo hộ lao động Công ty Phòng kinh tế thị trường.

Là phòng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc Công ty nhằm triển khai,chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện về lĩnh vực tiếp thị, các hợp đồng kinhtế trong và ngoài công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng quý, hàngnăm, báo cáo thống kê theo quy định, công tác đầu tư của toàn công ty Chỉ đạonghiệp vụ các mặt công tác:

- Công tác kế hoạch và quản lý kinh tế.- Công tác Marketing

- Công tác đầu tư Phòng thi công.

Là phòng tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc Công ty và lãnh đạo Côngty triển khai chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các công trình trực thuộc Côngty và các đơn vị trực thuộc về tiến độ thi công, chất lượng sản phẩm, khoa họccông nghệ, sáng kiến cải tiến kỹ thuật Giúp Công ty thực hiện các mặt công tác:

- Công tác thi công Phòng tài chính kế toán.

Là phòng tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc và lãnh đạo Công ty đểtriển khai tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán và hạch toán kinh tế toànCông ty, đồng thời kiểm tra kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theođiều lệ hoạt động và quy chế quản lý tài chính đã được Hội đồng quản trị và đạihội đồng cổ đông phê duyệt Chỉ đạo nghiệp vụ các mặt công tác:

- Công tác tài chính- Công tác kế toán

 Phòng tổ chức lao động.

Là phòng tham mưu giúp việc Ban Giám đốc và lãnh đạo Công ty tổ chức,triển khai, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chủ trương đường lối của lãnh đạo Côngty đối với các đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực công tác: tổ chức cán bộ, lao động,tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và cácchế độ khác đối với CBCNV Các mặt công tác mà phòng thực hiện:

- Công tác tổ chức- Công tác lao động

Chức năng nhiệm vụ của phòng là:

- Mua hồ sơ thầu và nghiên cứu hồ sơ dự thầu;

- Chủ trì thực hiện việc lập Hồ sơ dự thầu bao gồm: Tất cả các công việc cầnthiết đáp ứng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Hồ sơ pháp lý, kỹ thuật và giá dựthầu Giải quết các vướng mắc liên quan đến Hồ sơ dự thầu.

- Phòng có chức năng cung cấp tài liệu pháp lý cho các đơn vị, có thể thamgia thực hiện một phần hoặc chủ trì thực hiện dự án khi cần thiết.

- Kiểm soát việc thực hiện công tác đấu thầu trên toàn Công ty bao gồm:Việc đăng ký hồ sơ dự thầu của các đơn vị, kiểm soát các tài liệu pháp lý của hồ sơdự thầu.

Đề xuất biện pháp thực hiện sau đấu thầu đồng báo cáo định kỳ với BanGiám đốc về công tác đấu thầu trên toàn Công ty.

 Văn phòng Công ty

Là phòng tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc và lãnh đạo Công ty để tổchức triển khai tình hình hoạt động của Công ty, nắm bắt thông tin, phản ánh củacác đơn vị; công tác hành chính, quản trị để thực hiện các hoạt động tác nghiệp.

 Phòng kỹ thuật

Giúp Giám đốc quản lý, hướng dẫn công tác khoa học kỹ thuật và tiếp thucông nghệ mới; Phổ biến áp dụng tiến bộ kỹ thuật, đề xuất vận dụng khoa học tiêntiến vào SXKD; Chủ trì nghiên cứu phương án đầu tư chiều sâu; Phối hợp vớiphòng tổ chức lao động xây dựng chương trình đào tạo nâng cao tay nghề chocông nhân…

PHẦN II NỘI DUNG KIỂM TOÁN

I Khái quát về hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công tyTrường Định

1 Thực trạng nguồn nhân lực trong Công ty

Qua bảng tình hình lao động ta thấy tình hình biến động trong các năm qua.Sau khi phát triển lực lượng lao động thiếu hụt vì vậy có sự tăng nguồn nhân lựctrong năm 2010 từ 217 người lên 223 người Số nhân viên mới được tuyển dụngmới trong các năm tại các phòng được biểu hiệu qua bảng sau:

Bảng báo cáo lao động tăng trong các năm

Qua bảng phân tích về chất lượng nguồn nhân lực trong chi nhánh chúng tathấy được chất lượng nguồn nhân lực trong công ty khá tốt trong đó số đại họcluôn chiếm 35,5% tổng số nhân viên trong công ty Điều này cho thấy công ty chútrọng về trình độ của nhân viên.

2.Công tác lựa chọn và tuyển dụng tại công ty

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thoả mãn cácnhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có Mục tiêu của quátrình tuyển dụng nhân viên mới là có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phùhợp với các đòi hỏi của công việc và các mục tiêu dài hạn của công ty Hoạt độngkinh doanh thường xuyên có sự biến đổi về nhân lực theo chiều dài của thời gian.Do đó, công ty đều phải tiến hàng tuyển dụng nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu vềlao động Quá trình tuyển dụng của công ty thông qua sơ đồ sau:

Quá trình tuyển dụng

Yêu cầu tuyển dụng

Xem xétNgưng

2 P THHC3 P TCHC4 Ban Giám đốc

9 P TCHC các bộ phận liên quan

10.Trưởng P.TCHC hoặc trưởng bộ phận liên quan

11 P TCHC và các bộ phận liên quan

12 Ban Giám đốc

13 Trưởng các bộ phận quản lý trực tiếp có nhu cầu tuyển dụng

Đánh giá hiệu quả tuyển dụng

Lưu hồ sơ tuyển dụng

Thực hiện khắc phục

Công ty tuyển dụng nhân viên theo một quy trình nhằm đảm bảo đầu vàochất lượng Và hao tổn ít chi phí cho việc tuyển dụng.

Quy trình kiểm toán cho nội dung này thường được đánh giá thông quacác tiêu chí:

I Đánh giá hiệu lực của chương trình đào tạoI.01 Mức hiệu lực của quá trình điều hành.

I.01.01 Có hệ thống các mục tiêu và kế hoạch cụ thể liên quan đến

hoạt động tuyển dụng

I.01.02 Có xây dựng những quy trình của tuyển dụng

I.01.03 Các bộ phận các thành viên có thực hiện đúng chức năng đã

được phân công.

I.01.04 Xây dựng các chỉ tiêu về chất lượng tuyển dụng

I.01.05 Có thực hiện các nguyên tắc kiểm soát, phân công phân

nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền phê chuẩn.

I.02 Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin.

I.02.01 Kiểm tra, theo dõi quy trình hoạt động tuyển dụng đã phù hợp

I.02.02 Kiểm tra, kiểm soát chất lượng của hoạt động tuyển dụng.

I.02.03 Có xây dựng các cách thức kiểm tra, giám sát bộ phận liên

quan đến hoạt động tuyển dụng.

I.02.04 Có sự kiểm tra đột xuất bất thường

I.02.05 Có sự kiểm tra năng lực hoạt động của nhân viên liên quan

I.03.03 Báo cáo về chi phí hoạt động tuyển dụng

I.03.04 Báo cáo về số lượng nhân viên được tuyển dụng

I.03.05 Báo cáo về công tác kiểm tra giám sát hoạt động tuyển dụngII Hiệu quả hoạt động tuyển dụng

II.01 Năng suất thu được từ hoạt động tuyển dụng

II.01.01 Số lượng ứng cử viên đạt chỉ tiêu thực tế / số ứng cử viên đạt

chỉ tiêu dự kiến

II.01.02 Số lượng ứng cử viên đạt chỉ tiêu/ số lượng nhân viên cần

tuyển dụng.

II.02 Sức sinh lợi của hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

II.02.01 Xác định phần đóng góp của hoạt động tuyển dụngnguồn nhân lực vào lợi nhuận của doanh nghiệp năm nay > nămtrước.

II.02.02 Chi phí liên quan đến hoạt động tuyển dụng < Lợi nhuận thu

được từ hoạt động tuyển dụng

II.02.03 Số lượng lao động đạt tiêu chuẩn năm nay so với năm trước.II.02.04 Lợi ích mang lại từ hoạt động tuyển dụng so với năm trướcII.02.05 Tổng chi phí hoạt động tuyển dụng năm nay so với năm

II.03 Mức tiết kiệm.

II.03.01 Giảm các chi phí về vận chuyển đi lại cho hoạt động

II.03.02 Giảm các chi phí tổ chức tuyển dụng

II.03.03 Giảm chi phí thuê địa điểm tổ chức hoạt động

II.03.04 Giảm chi phí thuê giáo viên hướng dẫn bằng việc tránh thuê

vào những dịp nghỉ lễ tết.

II.03.05 Tổ chức hoạt động tuyển dụng vào những nghĩ để thuận tiện

cho công việc tuyển dụng giảm được chi phí

III Hiệu năng của hoạt động tuyển dụng

III.01 Mức đảm bảo nguồn lực cho hoạt động tuyển dụngIII.01.01 Số tiền cần thiết cho hoạt động

III.01.02 Số lượng nhân viên liên quan đến hoạt động III.01.03 Số lượng ứng cử viên

III.01.04 Số lượng phòng học cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị cần

thiết cho hoạt động

III.02 Mức phù hợp giữa kết quả với mục tiêu kế hoạch đề ra.III.02.01 Số lượng lao động được tuyển dụng đạt chỉ tiêu

III.02.02 Chi phí liên quan đến hoạt động tuyển dụng với kế hoạch đề

ra

III.02.03 Thời gian tuyển dụng đúng tiến độ.

III.02.04 Số lượng ứng cử viên có đầy đủ kinh nghiệmIII.02.05 Số lượng ứng cử viên không được tuyểnIII.03 Mức năng động của quy trình điều hành.

III.03.01 Có nhiều phương thức để lựa chọn ứng cử viênIII.03.02 Số lần tổ chức hoạt động tuyển dụng

III.03.03 Lựa chọn ứng cử viên đạt tiêu chuẩn

III.03.04 Có sự linh hoạt về chính sách tuyển dụng và dùng ngườiIII.03.05 Có sự am hiểu mặt bằng chung về kiến thức và trình độ3.Đào tạo và bồi dưỡng.

Xác định mục tiêu đào tạo

Xác định các kết quả cần đạt được của hoạt động đào tạo Bao gồm:

+ Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ kỹ năng có được sauđào tạo

+ Số lượng và cơ cấu học viên + Thời gian đào tạo

Việc xác định mục tiêu đào tạo góp phần nâng cao hiệu quả của công tác đàotạo và phát triển nguồn nhân lực và là cơ sở để đánh giá trình độ chuyên môn củangười lao động trong công ty, tổ chức Các mục tiêu đào tạo phải rõ ràng, cụ thể vàcó thể đánh giá được.

Lựa chọn đối tượng đào tạo

Là lựa chọn người cụ thể để đào tạo, dựa trên:

- Nghiên cứu nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động- Tác dụng của đào tạo đối với người lao động

- Triển vọng nghề nghiệp của từng người

Việc lựa chọn người để đào tạo đảm bảo phải đào tạo đúng người cần đàotạo, tức là phải lựa chọn người đúng khả năng, nguyện vọng học tập…để tránhtình trạng đào tạo nhầm đối tượng, làm tổn thất về thời gian và chi phí không cầnthiết.

Công ty thường lựa chọn những nhân viên kinh nghiệm còn ít và những nhânviên mới vào công ty để đào tạo

Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo.

Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và các bài học cầnđược dạy, cho thấy những kiến thức, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trongbao lâu Trên cơ sở đó lựa chọn các phương pháp đào tạo phù hợp.

Chương trình đào tạo được xây dựng thật cụ thể về: số môn học, các mônhọc sẽ cung cấp trong chương trình, số giờ học, tiết học của từng môn, chi phícho mỗi môn, mỗi tiết, các phương tiện cần thiết cho chương trình như: giáotrình, tài liệu, trang thiết bị,…

Chương trình đào tạo được xây dựng trên cơ sở nhu cầu đào tạo và mụctiêu đào tạo đã xác định Sau đó doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể

về năng lực tài chính, cơ sở vật chất…để chọn phương pháp đào tạo cho phùhợp.

Công ty lựa chon phương pháp vừa làm vừa dạy để giảm thiểu chi phí Phương pháp đào tạo phải phù hợp với nội dung chương trình đào tạo,chi phí phải thấp và là phương pháp đem lại hiệu quả lớn nhất.

Xác định chi phí đào tạo

Chi phí đào tạo được quy định trong hạn mức nhất định.

Những chi phí về học tập: là những chi phí phải trả trong quá trình người lao

động học việc, bao gồm: Những khoản tiền cho người lao động trong khi học việc,chi phí nguyên vật liệu dùng cho học tập, giá trị hàng hoá bán do gia công khôngđúng khi thực tập, giá trị sản lượng bị giảm xuống do hiệu quả làm việc thấp củahọc sinh học nghề…

Những chi phí về đào tạo: Bao gồm: Tiền lương của những người quản lý

trong thời gian họ quản lý bộ phận học việc; tiền thù lao cho giáo viên hay nhữngnhân viên đào tạo và bộ phận giúp việc của họ; những dụng cụ giảng dạy như:Máy chiếu phim, tài liệu, sách báo, bài kiểm tra, chương trình học tập,…

Doanh nghiệp phải tính toán xác định chi phí đào tạo cho hợp lý và có hiệuquả Hằng năm chi phí cho một cuộc đào tạo là 30 triệu đồng.

Lựa chọn và đào tạo giáo viên

Doanh nghiệp lựa chọn giáo viên theo 2 phương án sau:

 Lựa chọn những công nhân lành nghề, những người quản lý có kinhnghiệm trong doanh nghiệp tham gia giảng dạy Phương án này vừa tiết kiệm chiphí vừa cung cấp cho học viên những kỹ năng thực hiện công việc có tính sát vớithực tế của doanh nghiệp Tuy nhiên cũng còn những hạn chế như: khó cập nhậtnhững thông tin, kiến thức mới đồng thời có thể ảnh hưởng đến công việc màngười được chọn làm giáo viên đảm nhiệm.

 Lựa chọn giáo viên từ cơ sở đào tạo bên ngoài ( giảng viên của các trườngđại học, trung tâm đào tạo…) Theo phương án này có thể cung cấp những kiếnthức, những thông tin cập nhật theo kịp được sự tiến bộ của ngành nghề Tuy

nhiên phương án này có nhược điểm là khả năng thực hiện thấp, không sát thựcvới doanh nghiệp, chi phí thường cao.

Giáo viên phải được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chươngtrình đào tạo nói chung.

Quy trình kiểm toán cho nội dung này thường được đánh giá thông quacác tiêu chí:

II Đánh giá hiệu lực của chương trình đào tạoI.01 Mức hiệu lực của quá trình điều hành.

I.01.01 Có hệ thống các mục tiêu và kế hoạch cụ thể liên quan đến

hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

I.01.02 Có xây dựng những quy trình của hoạt động đào tạo và bồi

I.01.03 Các bộ phận các thành viên có thực hiện đúng chức năng đã

được phân công.

I.01.04 Xây dựng các chỉ tiêu về chất lượng đào tạo và bồi dưỡng.I.01.05 Có thực hiện các nguyên tắc kiểm soát, phân công phân

nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền phê chuẩn.

I.02 Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin.

I.02.01 Kiểm tra, theo dõi quy trình hoạt động đào tạo và bồi dưỡng

đã phù hợp chưa.

I.02.02 Kiểm tra, kiểm soát chất lượng giảng dạy.

I.02.03 Có xây dựng các cách thức kiểm tra, giám sát bộ phận liên

quan đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

I.02.04 Có sự kiểm tra đột xuất bất thường kiến thức của lao động

trong quá trình đào tạo và bồi dưỡng.

I.02.05 Có sự kiểm tra định kỳ của Ban Giám đốc và quản lý công ty.I.03 Mức toàn dụng của hệ thống thông tin cho quyết định quản lý.

I.03.01 Có hệ thống báo cáo đầy đủ về hoạt động đào tạo và bồi

dưỡng.

I.03.02 Có thông tin đầy đủ về chất lượng của từng lao động sau đào

tạo và bồi dưỡng.

I.03.03 Báo cáo về chi phí hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

I.03.04 Báo cáo về số lượng lao động đạt chỉ tiêu sau đào tạo và bồi

I.03.05 Báo cáo về công tác kiểm tra giám sát hoạt động đào tạo và

bồi dưỡng.

II Hiệu quả hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

II.01 Năng suất thu được từ hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

II.01.01 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng / Tổng số lao độngII.01.02 Số lượng lao động được đào tạo và bồi dưỡng / Số lượng lao

động cần được đào tạo và bồi dưỡng.

II.01.03 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng / thời gian đào tạo.II.01.04 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng đạt tiêu chuẩn sau

đào tạo / Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng.

II.01.05 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng tại từng bộ phận

từng phòng ban.

II.02 Sức sinh lợi của hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

II.02.01 Xác định phần đóng góp của đào tạo và bồi dưỡngnguồn nhân lực vào lợi nhuận của doanh nghiệp năm nay > nămtrước.

II.02.02 Chi phí liên quan đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng < Lợi

nhuận thu được từ hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

II.02.03 Số lượng lao động đạt tiêu chuẩn sau hoạt động đào tạo và

bồi dưỡng năm nay so với năm trước.

II.02.04 Tổng doanh thu thuần từ hoạt động tài chính / Tổng chi phí

hoạt động đào tạo và bồi dưỡng năm nay so với năm trước.

II.02.05 Tổng chi phí hoạt động đào tạo và bồi dưỡng năm nay so với

năm trước.

II.03 Mức tiết kiệm.

II.03.01 Giảm các chi phí về vận chuyển đi lại cho hoạt động đào tạo

và bồi dưỡng

II.03.02 Giảm các chi phí về giảng dạy do thuê những cán bộ, lao

động có kinh nghiệm và tay nghề giỏi.

II.03.03 Tổ chức hoạt động đào tạo và bồi dưỡng tại đơn vị để có thể

giảm chi phí thuê địa điểm tổ chức hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

II.03.04 Giảm chi phí thuê giáo viên hướng dẫn bằng việc tránh thuê

vào những dịp nghỉ lễ tết.

II.03.05 Tổ chức hoạt động đào tạo và bồi dưỡng lao động vào ban

đêm để tránh làm giảm năng suất làm việc tại công ty.

III Hiệu năng của hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

III.01 Mức đảm bảo nguồn lực cho hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.III.01.01 Số tiền cần thiết cho hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

III.01.02 Số lượng nhân viên liên quan đến hoạt động đào tạo và bồi

III.01.03 Số lượng phương tiện vận chuyển đi lại cho hoạt động đào

tạo và bồi dưỡng.

III.01.04 Số lượng phòng học cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị cần

thiết cho hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

III.01.05 Số lượng giáo viên, người hướng dẫn cho hoạt động đào tạo

và bồi dưỡng.

III.02 Mức phù hợp giữa kết quả với mục tiêu kế hoạch đề ra.

III.02.01 Số lượng lao động đạt chỉ tiêu sau đào tạo và bồi dưỡng so

với kế hoạch đề ra.

III.02.02 Chi phí liên quan đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng so với

kế hoạch đề ra

III.02.03 Thời gian đào tạo và bồi dưỡng đúng tiến độ.

III.02.04 Số lượng lao động không đạt chỉ tiêu kiến thức kinh nghiệm

thu được sau khóa học.

III.02.05 Số lượng lao động có kết quả xuất sắc sau khi đào tạo và bồi

III.03 Mức năng động của quy trình điều hành.

III.03.01 Có nhiều phương thức để lựa chọn những lao động cần

được đào tạo và bồi dưỡng.

III.03.02 Số lần tổ chức hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

III.03.03 Lựa chọn những giáo viên hoặc cán bộ, nhân viên có tay

nghề cao và dày dặn kinh nghiệm.

III.03.04 Có sự linh hoạt về chính sách trả lương thưởng, phụ cấp cho

người lao động và những người quản lý trong thời gian họ quản lý bộphận học việc trong quá trình đào tạo và bồi dưỡng.

III.03.05 Có sự am hiểu mặt bằng chung về tiền lương, tiền thù lao

cho giáo viên hay những nhân viên đào tạo và bộ phận giúp việc củahọ; những dụng cụ giảng dạy như: Máy chiếu phim, tài liệu, sách báo,bài kiểm tra, chương trình học tập,…

4 Phân công nhiệm vụ

Nhân lực được coi là nguồn tài nguyên quý giá mà công ty phải đầu tư, vuntrồng và chăm sóc kỹ lưỡng.Việc giao một phần nhiệm vụ quản lý nhân lực chocác trưởng bộ phận hoàn toàn phù hợp với bối cảnh hiện nay vì họ có chuyên mônriêng cộng với sự sâu sát và cập nhật thực tiễn sản xuất, kinh doanh Như vậy,nguyên tắc “ai làm việc chuyên môn của người ấy” sẽ không còn hiệu lực nữa màthay vào đó là “ai làm tốt, kịp thời và hiệu quả nhất” sẽ được chọn Tùy theophong cách làm việc của mỗi công ty mà tỷ trọng công việc và tầm quan trọng củatrưởng bộ phận trong công tác nhân sự có khác nhau nhưng không thể phủ nhậntầm quan trọng của công tác nhân sự này đối với hiệu quả hoạt động của công tyvà chính từng bộ phận ấy.

Để giảm chi phí, tăng hiệu quả và kích thích sự đóng góp của nhân viên, xuhướng sự phân cấp, phân quyền và trao quyền trong doanh nghiệp đã và đangđược áp dụng khá phổ biến ở nhiều nơi Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý,chuẩn hóa các hoạt động và yếu tố con người trong bộ máy công ty đóng vai trò

quyết định với sự cộng tác của các trưởng bộ phận - những người góp phần tíchcực để bộ máy quản lý nhân lực công ty vận hành hiệu quả.

Các hình thức phân công công việc :

Phân công theo công nghệ: là phân công loại công việc theo tính chất quy

trình công nghệ.

Phân công theo trình độ: là phân công lao động theo mức độ phức tạp của

công việc, hình thức này phân công thành công viêc thành công việc đơn giản vàphức tạp.

Phân công theo chức năng: là phân chia công việc cho mỗi công nhân viên

của doanh nghiệp trong mối quan hệ với chức năng mà họ đảm nhận.

Mỗi tháng phòng nhân sự thường lập bảng phân công công việc rỏ ràng chocác phòng ban Đặc biệt là mỗi khi có dự án mới Và có sự giám sát của nhà quảnlý.

Quy trình kiểm toán cho nội dung này thường được đánh giá thông quacác tiêu chí:

5 Quy trình kiểm toán cho nội dung này được đánh giá thông qua cáctiêu chí:

I Đánh giá hiệu lực quản trị nôi bộ

I.01 Mức hiệu lực của quá trình điều hành:

I.01.01 Có hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch liên quan đến phân

công nhiệm vụ

I.01.02 Có thực hiện các nguyên tắc kiểm soát như: phân công phân

nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền

I.01.03 Các bộ phân, các thành viên có thực hiện đúng chức năng đã

được phân công.

I.02 Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin: I.02.01 Có xây dựng các cách thức kiểm tra, giám sát I.02.02 Có sự kiểm tra định kì của nhà quản lý

I.02.03 Có sự kiểm tra đột xuất bất thường trong quá trình phân công

nhiệm vụ.

I.03 Mức toàn dụng của hệ thống thông tin cho quyết định quản lý: I.03.01 Có báo cáo về công tác kiểm tra giám sát hoạt động phân công

II Đánh giá hiệu quả hoạt động:

II.01 Sức sản xuất của hoạt động phân công nhiệm vụ:

II.01.01 Năng suất của 1 nhân viên / tổng năng suất của công ty năm

nay so với năm trước.

II.01.02 Số lượng lao động được phân công nhiệm vụ tại từng bộ,

phận từng phòng ban.

II.01.03 Số lượng lao động phân công nhiệm vụ / thời gian phân công

nhiệm vụ.

II.02 Sức sinh lời của hoạt động phân công nhiệm vụ:

II.02.01.Doanh thu thuần / Tổng giá trị năng suất tạo ra năm nay so

với năm trước.

II.02.02 Xác định phần đóng góp của việc phân công nhiệm vụ vào

lợi nhuận của doanh nghiệp năm nay so với năm trước.

II.02.03 Tổng chi phí cho quá trình phân công nhiệm vụ năm nay so

với năm trước.

II.03 Mức tiết kiệm:

II.03.01 Giảm chi phí đào tạo.

II.03.02 Giảm các chi phí hoạt động máy móc.

II.03.03 Giảm các chi phí về đi lại cho hoạt động sản xuất tại từng khu

III Đánh giá hiệu năng quản lý:

III.01 Mức đảm bảo nguồn lực cho hoạt động phân công nhiệmvụ:

III.01.01 Số vốn bỏ ra cho hoạt động phân công nhiệm vụ III.01.02 Số lượng nhân viên liên quan.

III.01.03 Cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị cần thiết cho hoạt động

phân công nhiệm vụ.

III.02 Mức phù hợp giữa kết quả với mục tiêu: III.02.01 Chi phí liên quan so với kế hoạch.

III.02.02 Thời gian hoàn thành công việc đúng tiến độ.

III.02.03 Số lượng lao động đạt chỉ tiêu sau sau quá trình phân công

nhiệm vụ so với kế hoạch đề ra.

III.03 Mức năng động của quá trình điều hành: III.03.01 Có nhiều cách thức phân công nhiệm vụ III.03.02 Có sự linh hoạt trong phân công nhiệm vụ III.03.03 Số lần phân công nhiệm vụ trong năm.

III.03.04 Có sự am hiểu mặt bằng chung của từng nhân viên để tiến

hành phân công nhiệm vụ.

6 Quản lý nguồn nhân lực

Nhân sự là một yếu tố quan trọng trong đơn vị vì vậy việc tổ chức công tácquản lý nhân sự mang ý nghĩa giúp doanh nghiệp có thể sử dụng tốt nguồn lực nàyđể đạt đến những mục tiêu đã đề ra về nhân sự Các hoạt động chính trong việcquản lý nhân sự là:

- Bố trí nhân sự- Phát triển

- Quan hệ với CNV/công đoàn

Tùy theo quy mô và thời gian hoạt động của doanh nghiệp mà các hoạt độngtrên sẽ được thay đổi dựa vào các điều kiện ảnh hưởng bên ngoài, tổ chức của đơnvị và tùy theo những mục tiêu mà công ty đặt ra.

4.1.Việc bố trí nhân sự