xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương.

tình hình của công ty cổ phần SGView để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương.

QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 KHOA KINH TẾ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TPHCM  Đồ Án Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Page | 1 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 Phần 1: Lời nói đầu Xã hội ngày càng phát triển, khoa học công nghệ trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu tạo nên sự phát triển đó. Nó giúp cho chúng ta giải quyết rất nhiều vấn đề mà tưởng chừng như không thể nào làm được. Thực tế cho thấy, ngày càng có nhiều doanh nghiệp mọc lên. Mỗi doanh nghiệp luôn muốn tạo nên một cách thức quản lý tổ chức chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong đó có thể nói quản lý nhân sự là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự đối với một đơn vị sản xuất là một công việc đòi hỏi nhiều nhân lực, công sức và thời gian. Nếu một hệ thống quản lý nhân sự tốt nó sẽ giúp cho lãnh đạo trong việc điều hành doanh nghiệp dễ dàng và thuận lợi. Hơn nữa với những doanh nghiệp vừa và lớn sẽ đòi hỏi phải duy trì một cơ cấu quản lý nhân sự, chấm công, tiền lương cồng kềnh. Vậy làm thế nào để bạn có thể thực hiện tốt công việc quản lý của mình, đó cũng là mối quan tâm của doanh nghiệp. Với sự vào cuộc của khoa học công nghệ đã tạo ra rất nhiều giải pháp nhằm tháo gở và giải quyết những băn khoăn, lo lắng đó. Nhận thấy được tầm quan trọng của việc đưa ra giải pháp nhằm giúp cho các doanh nghiệp thực hiện việc quản lý nhân sự, chấm công và tiền lương một cách nhanh chóng, chính xác, tiện lợi, tự động và mang tính chuyên nghiệp. Trong đề tài này nhóm chúng em dựa theo tình hình của công ty cổ phần SGView để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương. Phần 2: Mục tiêu của đề tài: • Giúp cho lãnh đạo các cơ quan, xí nghiệp theo dõi một cách khoa học, tiện lợi, chính xác thông tin về nguồn lực cán bộ. Có được cái nhìn tổng quan về nguồn lực trên nhiều góc độ, từ đó có thể dễ dàng có những quyết định bố trí, sắp xếp nhân sự hợp lý. • Giúp cập nhật theo dõi kịp thời các biến động về thông tin nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng. • Giúp lưu trữ tập trung thống nhất đầy đủ thông tin cán bộ. Hỗ trợ khai thác thông tin một cách tiện lợi khoa học. • Từ đó góp phần nâng cao năng xuất, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng như giảm gánh nặng công việc. • Giúp các nhân sự được quản lý lưu trữ một cách chính xác đầy đủ thông tin về biến động quá trình công tác, chuyên môn nghiệp vụ và các chế độ tiền lương. Page | 2 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 Page | 3 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 Phần 3: Phân tích CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VỐN SGView I. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống 1. Khảo sát hệ thống Công ty cổ phần vốn SGView là công ty chuyên về lĩnh vực đầu tư vốn và lĩnh vực chủ yếu mà công ty đang đầu tư hiện tại là xây dựng và kinh doanh địa ốc. Công ty gồm các phòng ban chính :  Phòng hành chánh  Phòng kế toán  Phòng nhân sự  Phòng giam đốc  Phòng marketing  Bộ phận dự án  Phòng đầu tư  Phòng tài chính  Phòng vật tư Công ty không có phòng kinh doanh vì việc kinh doanh thực hiện thông qua các đại lý. a. Phòng hành chánh • Có nhiệm vụ quản lý văn phòng, lo việc mua văn phòng phẩm, vé máy bay, mua hoa . để phục vụ cho nhân viên công ty. • Nhân viên phòng hành chánh không can thiệp vào chương trình nhân sự và tiền lương b. Phòng kế toán • Ghi chép thu chi mọi hoạt động tài chính của công ty • Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và toàn công ty • Xem thống kê tiền thưởng của toàn công ty c. Phòng nhân sự • Có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho công ty, quá trình tuyển nhân viên gồm : tìm nhân viên, phỏng vấn sơ bộ rồi giao danh sách cho từng phòng (tùy vị trí tuyển dụng), các phòng sẽ tiếp tục phỏng vấn chi tiết. • Ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ theo dỏi chấm công (công việc chấm công của công ty cổ phần SGView được thực hiện bằng cách dùng thẻ nhân viên và máy quét), giải quyết chế độ, lo bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế . • Phòng nhân sự có thể dùng chương trình để cập nhật hồ sơ nhân viên mới, điều chỉnh lương, phòng ban của các nhân viên khi nhân viên được tăng lương hay chuyển đổi phòng ban. • Xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng nhân viên • Truy xuất, theo dõi báo cáo chấm công hàng tháng, để nắm được tình hình làm việc hàng tháng của từng nhân viên trong công ty. Page | 4 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 • Thay đổi số liệu chấm công • Tính lương tạm ứng và lương mỗi nữa tháng cho nhân viên (công ty phát lương mỗi nữa tháng 1 lần) • Lập phiếu lương tổng quát cho các nhân viên • Lập phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên • Thông kê lương theo phòng ban và theo toàn công ty • Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và toàn công ty • Xem các loại phụ cấp • Lập báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp hàng tháng • Tính thưởng cho từng nhân viên theo quy định của công t • Xem báo cáo thống kê tiền thưởng của công ty. Các báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp • Xóa hồ nhân viên đã thôi việc d. Phòng giám đốc • Có thể sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban • Xem thông tin của từng nhân viên • Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và toàn công ty • Xem báo cáo thống kê tiền thưởng của công ty, các báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế e. Các phòng marketing, bộ phận dự án, đầu tư, tài chính, vật tư. Các phòng này không can thiệp vào chương trình quản lý nhân sự. 2. Phân tích hiện trạng hệ thống a. Cơ cấu làm việc: Công ty SGView làm việc theo chế độ một tuần 5,5 ngày, nghỉ vào chiều thứ 7 và ngày chủ nhật. 1 ngày làm 8 tiếng từ 8:00 đến 11:30 và từ 12:30 đến 17:00. Có thể chia cơ cấu quản lý nhân sự tiền lương ra làm ba công đoạn chính: • Quản lý hồ sơ nhân viên : cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên • Quản lý chấm công : Cập nhật, điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng. • Quản lý lương : Tính lương và lập báo cáo lương b. Quản lý hồ sơ nhân viên • Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn • Khi được tuyển dụng thì phải thử việc trước 1 , 1.5 hoặc 2 tháng tùy theo yêu cầu công việc. Sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của công ty. • Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 75% lương, nếu hồ sơ chấp nhận thì ký hợp đồng yêu cầu bổ xung đầy đủ hồ sơ, nếu không hoàn trả hồ sơ. • Giám đốc là người quyết định lương, kéo dài thời hạn hay chấm dức hợp đồng của nhân viên với công ty. • Thông tin nhân viên cần cập nhật bao gồm : Mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, số chứng minh nhân dân, số sổ bảo hiểm, quê quán, dân tộc, tôn giáo, bằng cấp, quá trình công tác, lương, hình . c. Quản lý chấm công: Page | 5 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406  Việc chấm công củ công ty được thực hiện bằng cách dùng máy quét mã trên thẻ nhân viên, thông tin chấm công hàng ngày được cập nhật vào chương trình.  Bảng chấm công bao gồm : số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép,số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ có lương . d. Quản lý lương: Mỗi tháng, nhân viên phòng nhân sự phải cập nhật tổng số ngày làm việc Cách tính lương: • Hàng tháng công ty phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 20% số tiền lương của mỗi nhân viên, trong đó nhân viên chịu 5% và công ty chịu 15%. • Tiền bảo hiểm y tế công ty phải nộp là 3% ứng với mỗi nhân viên, trong đó công ty chịu 2% và nhân viên chị 1% • Ngoài ra nhân viên phải chịu 1 khoản tiền thuế thu nhập (không kể tiền thưởng và phụ cấp). • Tính lương tạm ứng: thực hiện vào giữa mỗi tháng. Lương tạm ứng của nhân viên bằng 50% mức lương chính không bao gồm phụ cấp sinh hoạt • Tính lương cuối tháng  Báo cáo lương hàng tháng bao gồm:  Bảng lươn tạm ứng theo từng phòng ban: để phát lương tạm ứng giữa tháng.  Phiếu lương cuối tháng : phát cho từng nhân viên  Bảng lương cuối tháng theo từng phòng ban: số thứ tự, họ và tên, tổng số ngày công, lương,phụ cấp sinh hoạt, lương tạm ứng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập, lương cuối tháng.  Báo cáo nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập e. Quản lý thưởng: • Mỗi nhân viên được thưởng vào dịp tết 1,2,…tháng lương tùy theo tình hình thu nhập trong năm của công ty và số tháng mà nhân viên phục vụ cho công ty trong năm đó. • Mỗi năm nhân viên của công ty được 2 lần đi du lịch (1 trong nước và 1 ngoài nước), địa danh và thời gian không cố định • Báo cáo thưởng cuối năm gồm: số thứ tự, phòng ban, họ tên nhân viên, tiền thưởng. Page | 6 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 II. Phân tích đề tài và các yêu cầu: 1. Mô tả sơ đồ chức năng: 1.1. Xác định tác nhân: Tác nhân là một bộ phận bên ngoài hệ thống nhưng cộng tác chặt chẽ với hệ thống. Nó chính là đối tượng mà hệ thống phục vụ hoặc cần có để cung cấp dữ liệu. Do đó nhiệm vụ trước tiên là phải xác định các tác nhân.  QTHT: Quản trị hệ thống, có vai trò cấp quyền sử dụng cho người dùng, tạo ra các nhóm chức năng, phân quyền cho nhóm chức năng. Nói chung là tất cả các vấn đề có liên quan đến phần bảo mật của chương trình.  QTNS: Quản trị nhân sự, là người chịu trách nhiệm quản trị nhân sự, có trách nhiệm cập nhật các thông tin liên quan đến phân hệ nhân sự.  QTCC: Quản trị chấm công, là người chịu trách nhiệm chấm công trong đơn vị, có trách nhiệm cập nhật các dữ liệu liên quan đến phân hệ chấm công.  QTTL: Quản trị tiền lương, là kế toán trưởng hay người chịu trách nhiệm kế toán, có thể phân quyền ra thành 2 loại là người cập nhật số liệu và người thống kê - báo cáo số liệu. 2. Xác định Use Case và mô tả sơ đồ chức năng: a. QLHT (Quản lý hệ thống) • CapNhatNguoiDung • PhanQuyenNhomNguoiDung • CapNhatNhomNguoiDung • LietKeDanhSachChucNang • DangNhap • DangXuat • ThayDoiMatKhau • KhoaUngDung • QuanLyCauHinhHeThong b. Quản lý nhân sự (QLNS) • CapNhatDMChucVu • CapNhatDMDanToc • CapNhatDMKhenThuong • CapNhatDMPhuCap • CapNhatDMPhongBan • CapNhatDMTonGiao Page | 7 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 • CapNhatDMLoaiHopDong • CapNhatDMLyDoLuuTruHoSo • CapNhatDMNgachLuong • CapNhatHoSoNhanSu • CapNhatQuaTrinhKhenThuong • CapNhatQuaTrinhKyLuat • CapNhatQuaTrinhPhuCap • QuanLyHopDongLaoDong • CapNhatQuaTrinhLuong • QuanLyNgachLuong • ThongKeThongTinNhanSu • CapNhatQuaTrinhCongTac • NangBacLuong • ThuyenChuyenCongTac • NghiViec • DanhsachNhanSu • BaoCaoDenHanNangLuong • BaoCaoHetHanHopDong • BaoCaoLuongHienTaiVaNgayNang c. Cập nhật chấm công (CNCC) • CapNhatDMCaLamViec • CapNhatDMLoaiNghi • CapNhatDMTieuChi • ThietLapTieuChiChoCa • ThietLapTieuChiChoLoaiNghi • CapNhatThongTinNghi • CapNhatThongTinVangMat • CapNhatLichLamViecChoNhanSu • CapNhatDangKyLamThem • CauHinhChamCong • BaoCaoChamCongChiTiet Page | 8 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 • TongHopChamCongTheoThang • TongHopChamCong • KhoaKyChamCong d. Quản lý tiền lương (QLTL) • CapNhatHeSoTinhLuong • XayDungCongThucLuong • ThanhToanLuong • QuanLyCauHinhLuong • BaoCaoTongLuongNhanVienTheoNam • XemBangThanhToanLuong • KhoaKyTinhLuong Page | 9 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 III. Mô tả sơ đồ chức năng: Các biểu đồ Usecase của hệ thống được mô hình hóa thành các gói. Usecase tổng quát: 1. Gói quản lý hệ thống (QLHT): Usecase quản lý hế thống Page | 10 QLCC QLHT QLNS QLTL QLHT: Quản lý hệ thống QLNS: Quản lý nhân sự QLCC: Quản lý chấm công QLTL: Quản lý tiền lương Cập nhật người dùng Thay đổi mật khẩu Cập nhật nhóm người dùng Cấu hình hệ thống Phân quyền nhóm người dùng liệt kê danh sách chức năng QTHT Đăng xuất Đăng nhập Khoá ứng dụng [...]... Chuỗi sự kiện: Page | 18 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406  Hiển thị danh sách nhân sự và hợp đồng - Người dùng chọn danh sách hợp đồng nhân sự Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả nhân sự, nếu nhân sự vào có hợp đồng đang active thì hệ thống sẽ gán hợp đồng đó vào nhân sự và hiển thị ra trên lưới - Khi đó người dùng có thể: ký hợp đồng mới cho nhân sự, có thể cập nhật lại hợp đồng cho nhân sự  Ký... thái của nhân sự thành false và thêm mới một trường vào nghỉ việc  Phục hồi hồ sơ nhân sự - Người dùng chọn phục hồi hồ sơ nhân sự từ danh sách nhân sự, hệ thống sẽ hiển thị danh sách những nhân sự đã được thiết lập nghỉ việc - Từ danh sách nhân sự nghỉ việc đó, người dùng chọn nhân sự nào muốn phục hồi hồ sơ, chọn phục hồi, hệ thống sẽ cập nhật lại trạng thái của nhân sự Usecase báo cáo nhân sự Page... chuyên viên quản lý nhân sự xem bậc lương hiện tại và nâng lương cho nhân sự  Chuỗi sự kiện:  Hiển thị thông tin bậc lương - Người dùng chọn chức năng nâng bậc lương cho nhân sự, hệ thống sẽ hiển thị thông tin về nhân sự và bậc lương của nhân sự đó - Hệ thống sẽ hiển thị tên, mã nhân sự, thông tin bậc lương: mã ngạch lương, bậc lương, hệ số, khoảng thời gian nâng lương  Nâng bậc lương cho nhân sự Page... sơ nhân sự, cập nhật chi tiết cho hồ sơ nhân sự được thêm mới Page | 16 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406  Chuỗi sự kiện:  Thêm mới hồ sơ nhân sự - Người dùng chọn tạo nhân sự, hệ thống sẽ hiển thị form tạo nhân sự cho người dùng thiết lập, người dùng nhập vào các thông tin như: như mã nhân viên, tên, họ lót, chức vụ, phòng ban, giới tính, ngày sinh,… - Nhấp tạo mới để tạo mới một dữ liệu hồ sơ nhân. .. của nhân sự Usecase báo cáo nhân sự Page | 24 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 Báo cáo đến hạn nâng lương QTNS Báo cáo hết hạn hợp đồng lao động Báo cáo lương hiện tại và ngày nâng Page | 25 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 3 Gói quản lý chấm công: Usecase quản lý chấm công Cập nhật danh mục ca làm việc Cấu hình chấm công Cập nhật lịch làm việc cho nhân sự Thiết lập tiêu chí cho ca Cập nhật thông tin... lưu, còn không hợp lệ sẽ cảnh báo và yêu cầu nhập lại thông tin) Page | 17 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 : QTNS : Ctr HoSoNhanSu : UI HRM : Ent HoSoNhanSu 1: Cập nhật hồ sơ nhân sự 2: Cập nhật hồ sơ nhân sự 3: Kiểm tra tính hợp lệ 4: Cập nhật 5: Thông báo 6: Thông báo 7: Thông báo Hình 5 Biểu đồ tuần tự Cập nhật hồ sơ nhân sự Quản lý hợp đồng lao động Usecase quản lý hợp đồng lao động Xem thông tin... việc cho nhân sự và phục hồi những nhân sự đã nghỉ việc khi nhân sự đó đi làm lại  Chuỗi sự kiện:  Thiết lập nghỉ - Người dùng chọn chức năng hiển thị danh sách nhân sự, hệ thống hiển thị bảng danh sách nhân sự đang tồn tại.Từ đó người dùng có thể thiết lập nghỉ cho nhân sự được chọn - Chọn nghỉ việc, hệ thống sẽ hiển thị form nghỉ việc - Người dùng thiết lập các thông tin nghỉ cho nhân sự Sau đó... ký làm thêm.v.v ) của nhân sự đó  Chuỗi sự kiện:  Đăng ký làm thêm Page | 32 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 - Người dùng chọn phòng ban cần đăng ký làm thêm hệ thống sẽ hiển thị danh sách nhân sự tồn tại trong phòng ban đó, chọn khoảng thời gian - Người dùng chọn nhân sự cần đăng ký làm thêm, hệ thống sẽ lấy thời gian vào ra hợp lệ của nhân sự, sau đó kiểm tra xem nhân sự đó có lịch làm việc... | 28 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406  Chuổi sự kiện:  Thiết lập tiêu chí cho ca - Ta kích chọn ca làm việc muốn thiết lập, sau đó thông tin số giờ cho tiêu chí nào cần thiết lập trong ca này Kích nút lưu để lưu thông tin vừa thiết lập Hình 9 Biểu đồ tuần tự Thiết lập tiêu chí cho ca làm việc Cập nhật lịch làm việc cho nhân sự Usecase tạo lịch làm việc cho nhân viên Page | 29 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN... hay không nếu có thì thực hiện thao tác xóa Page | 14 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 Usecase thông tin các quá trình Thuyên chuyển công tác Cập nhật quá trình khen thưởng Cập nhật quá trình công tác Nân bậc lương Cập nhật quá trình kỷ luật Cập nhật quá trình phụ cấp Danh sách nhân sự QTNS Cập nhật hồ sơ nhân sự Quản lý hợp đồng lao động Quản lý ngạch lương Nghỉ Việc Cập nhật quá trình lương Usecase . môn nghiệp vụ và các chế độ tiền lương. Page | 2 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 Page | 3 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406 Phần 3: Phân tích. phụ cấp Quản lý hợp đồng lao động Nghỉ Việc Cập nhật quá trình lương Quản lý ngạch lương Cập nhật hồ sơ nhân sự QTNS QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG K07406