Xây dựng hệ thống quản lí hàng hóa và công nợ

Xây dựng hệ thống quản lí hàng hóa và công nợ

Đồ án tốt nghiệp Mở ĐầU Trong mấy thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin Thế giới đã phát triển mạnh mẽ và đạt đợc những thành tựu to lớn, đóng góp đáng kể cho sự phát triển kinh tế , xã hội ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy mới bớc đầu hội nhập nhng tốc độ phát triển khá nhanh ,nó đang dần từng bớc đợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế và đã phát huy đợc hiệu quả. áp dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý sẽ làm giảm bớt sức lao động của con ngời , tiết kiệm đợc thời gian với độ chính xác cao , gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ,tránh đợc thất lạc dữ liệu,tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời. Vai trò của công nghệ thông tin là không thể phủ nhận song việc áp dụng công nghệ thông tin còn tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực ,từng đối tợng cũng nh từng giai đoạn cụ thể của hoạt động kinh tế,xã hội Do công việc quản lý hàng hoá hàng ngày đòi hỏi phải cung cấp những thông tin kịp thời ,chính xác về hàng hoá ,khách hàng ,công nợ cho khách hàng cũng nh cho lãnh đạo cho nên áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hàng hoá là một việc làm cần thiết đối với công việc của bản thân .Chính vì vậy em chọn việc " Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ " làm đồ án tốt nghiệp của mình dới sự hớng dẫn nhiệt tình của PGS -Tiến Sĩ Nguyễn Thanh Thuỷ-Bộ môn Hệ Thống Thông Tin Trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội. Mục đích của đề tài là : - Xây dựng một chơng trình giúp cho công việc quản lý hàng hoá,công nợ của mình đợc thuận lợi ,đơn giản,tốn ít thời gian hơn so với việc quản lý thủ công trớc đây . - Đa dạng hoá các thông tin quản lý. - Đảm bảo độ tin cậycủa dữ liệu ,tăng tính linh hoạt của hệ thống nhờ các ph- ơng pháp quản lý Cơ Sở Dữ Liệu hiện đại . Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 1 Đồ án tốt nghiệp Phạm vi đề tài : - Đề tài đợc nghiên cứu trong phạm vi hẹp ,áp dụng riêng cho lĩnh vực hoạt động của một văn phòng đại diện kinh doanh Khu Vực -nơi em đang công tác . - Đi sâu vào tìm hiêu và phân tích một hệ thống thông tin để xây dựng chơng trình . Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 2 Đồ án tốt nghiệp chơng i khảo sát hệ thống 1.1Tổng quan về hệ thống quản lý Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tợng.Đó là việc tạo ra các sự kiện,thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát.Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức. Trong những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý,các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phơng pháp thủ công và hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ cũng nằm trong số đó. 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ . Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ có chức năng thờng xuyên cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty ,cho khách hàng và nhà cung cấp về hàng hoá và công nợ nh lợng hàng tồn, hàng bán đợc, số nợ, doanh số bán hàng .Hệ thống này đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Với chức năng nh vậy,hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ luôn cập nhật những thông tin về hoạt động nhập, xuất, bán hàng, tình hình thanh toán của khách hàng . thờng xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trình hoạt động của hệ thống . Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ. 1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn Trớc một khối lợng tơng đối lớn nh các yêu cầu đặt ra thì việc quản lý theo phơng pháp thủ công sẽ tốn mất nhiều thời gian và công sức . Đặc biệt là với một số lợng nhân viên hạn chế của công ty thì việc đòi hỏi cung cấp những thông tin tức thời là không thể đáp ứng đợc, do đó gặp rất nhiều khó khăn.Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian điều này sẽ gây nên một sự lãng phí lớn về Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 3 Đồ án tốt nghiệp lao động dẫn đến chi phí quản lý tăng đây là điều không mong muốn đối với bất cứ một cá nhân, đơn vị hay tổ chức nào. Từ những nhợc điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý hàng hoá và công nợ cũng nh các hệ thống quản lý khác. Một số nguyên tắc cần đảm bảo Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất + Thông tin đợc tích luỹ,thờng xuyên cập nhật + Thông tin không trùng lặp + Thông tin không d thừa Nguyên tắc linh hoạt của hệ thống. Hệ thống phải tuân theo nguyên tắc thống nhất và ninh hoạt của thông tin. Nguyên tắc này làm giảm nhẹ cho việc vào số liệu và tăng độ tin cậy. Các bớc xây dựng hệ thống quản lý gồm các bớc cơ bản sau: a. Tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống. + Phát hiện các nhợc điểm tồn tại + Cân nhắc tính khả thi + Định hớng cho các giai đoạn tiếp theo b. Phân tích hệ thống: Phân tích chi tết hệ thống để xây dựng lợc đồ khái niệm.Tiến hành xây dựng lợc đồ hệ thống. c. Thiết kế tổng thể: Xác định vai trò của máy tính trong hệ thống phân định rõ phần việc của máy làm ,phần việc thủ công làm . d.Thiết kế chi tiết. + Thiết kế các thủ tục thủ công xử lý thông tin trớc khi đa vào máy tính + Thiết kế các phơng pháp cập nhật thông tin vào máy tính + Thiết kế chơng trình giao diện cho ngời sử dụng Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 4 Đồ án tốt nghiệp + Kiểm thử chơng trình trớc khi đa vào sử dụng e. Cài đặt chơng trình + Sau khi kiểm thử tốt tiến hành cài đặt Kết quả khảo sát và đa ra yêu cầu của đề tài quản lý hàng hoá và công nợ + Quản lý hàng hoá + Hệ thống thống kê + Quản lý công nợ + In các loại báo cáo Cùng với sự phát triển của xã hội ,công tác tổ chức quản lý cũng cần đợc đầu t và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu đặt ra cũng nh giúp cho Ban giám đốc có những quyết định đúng đắn ,hiệu quả trong sản xuất kinh doanh .Yêu cầu đặt ra cụ thể đối với hệ thống mới đó là với số lợng hai hoặc ba nhân viên có thể đáp ứng tốt nhiệm vụ quản lý nói trên . Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 5 Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG II PHÂN TíCH Hệ THốNG về CHứC NĂNG Căn cứ vào việc khảo sát yêu cầu đặt ra ra đối với hệ thống ,trên cơ sở phân tích bài toán trong chơng hai.theo phơng pháp phân tich có cấu trúc(SA) ta có biểu đồ phân mức kiểu (top_down analyis) hay gọi là biểu đồ phân cấp cức năng(BPC) nh sau: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống: Hệ Thống " Quản lý hàng hoá và công nợ " gồm hai chức năng chính: - Chức năng quản lý hàng hoá : Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 6 Quản lý hàng hoá và công nợ 1.Quản lý hàng hoá 2.Quản lý công nợ 1.3 Báo cáo hàng hoá TH &CT 1.2 Cập nhật danh mục hàng hoá 1.1 Cập nhật phiếu xuất nhập 2.1 Cập nhật phiếu thu chi 2.2 Cập nhật danh mục khách hàng 2.3 Báo cáo công nợ TH &CT Đồ án tốt nghiệp Thực hiện theo dõi việc xuất nhập hàng hoá diễn ra hàng ngày ,nó bao gồm các chức năng cập nhật phiếu xuất nhập,cập nhật danh mục hàng hoá,và báo cáo hàng hoá dạng tổng hợp và chi tiết. - Chức năng quản lý công nợ : Thực hiện cập nhật ,theo dõi việc mua bán hàng hoá và thanh toán của khách hàng .Nó bao gồm các chức năng cập nhật phiếu thu chi,cập nhật danh mục khách hàng ,báo cáo công nợ dạng tổng hợp và chi tiết . Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống: Mức 0: Biểu đồ luồng dữ liệu Mức 0(mức Ngữ cảnh) cho ta cái nhìn khái quát quá trình hoạt động của hệ thống. a1,c2 b1,e1,e3 a6,c6 c1,d1,f1,f3 a1 : Nhà cung cấp giao hàng,hoặc khách hàng mua hàng. c2 : Khách hàng trả nợ,thanh toán. b1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (do nhập sai sót). e1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho. e3 : Gửi báo cáo tồn kho về Ban quản lý. c1 : Ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp. d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót). f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ . f3 : Gửi Ban quản lý báo cáo công nợ. C6 :Báo số nợ ,thanh toán. a6: Trả lời ,giao hàng. Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 7 Khách hàng, Nhà cung cấp Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ Ban quản lý Đồ án tốt nghiệp Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống: a1 b1,e3,e1 a6 a1,b2,e2 phiếu NX c6 f2 c2 f1,f3,c1,d1 Phân tích các chức năng của hệ thống : 2.1Chức năng 1 - Quản lý hàng hoá . Giới thiệu về chức năng quản lý hàng hoá: Từ sơ đồ trên cho thấy để hoàn thành đợc chức năng quản lý hàng hoá cần phải thực hiện các chức năng sau: + Cập nhật phiếu xuất nhập : Chức năng này bao gồm cập nhật và lu lại những thông tin có liên quan đếnviệc xuất nhập hàng hoá cụ thể là xuất cho đối t- Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 8 Quản Lý Hàng Hoá Cập nhật phiếu Xuất Nhập Cập nhật danh mục hàng hoá Báo cáo hàng hoá Tổng hợp và chi tiết Khách hàng,nhà cung cấp 1.Quản lý HH 2.QL công nợ Ban quản lý Đồ án tốt nghiệp ợng nào và nhập từ đâu để từ đó có đợc những con số thống kê chính xác về hàng hoá trong kho . + Cập nhật danh mục hàng hoá :Chủ yếu là theo dõi các chủng loại hàng mới ,đợc xuất nhập tại một thời điểm nhất định (cuối ngày). +Báo cáo hàng hoá Tổng hợp và chi tiết .Sau khi các hoạt động xuất nhập hàng hoá đã kết thúc thì số liệu tổng hợp và chi tiết về hàng hoá phải đợc báo cáo để từ đó ban giám đốc đa ra phơng án nhập hàng ,bán hàng . Biểu đồ luồng dữ liêụ mức đới đỉnh định nghĩa chức năng 1 . a1 b1 a2,b2 a3 phiếu NX a5 danh mục HH e4 a6 e2 e3 e1 2.2 Chức năng 2- quản lý công nợ . Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 9 Quản lý công nợ Cập nhật phiếu thu chi Cập nhật danh mục khách hàng Báo cáo công nợ Tổng hợp và chi tiết Cập nhật phiếu XN Cập nhật danh mục HH Báo cáo hàng hoá TH&CT Khách hàng Nhà CC Ban quản lý Đồ án tốt nghiệp Để hoàn thành chức năng Quản lý công nợ cần phải thực hiện ba chức năng con đó là : + Cập nhật phiếu thu chi .Sau yêu cầu thanh toán của khách hàng (phiếu thu) hoặc trả nợ cho nhà cung cấp(phiếu chi) thì hệ thống phải có nhiệm vụ lập phiếu thu chi đồng thời lu phiếu thu chi đã lập . + Cập nhật danh mục khách hàng .Khi một khách hàng hoặc nhà cung cấp mới có hoạt động giao dịch với hệ thống thì những đối tợng đó phải đợc cập nhật và lu trữ một cách thờng xuyên. + Báo cáo công nợ Tổng hợp và chi tiết: Đây là một chức năng mang tính thống kê . Chức năng này có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo biết đợc về tình hình thu chi, tổng số nợ mà khách hàng cha thanh toán, cũng nh số nợ cha thanh toán cho nhà cung cấp , để từ đó đa ra quyết định là có nên cung cấp hàng hoá cho một khách hàng nào đó hay không . Nếu khách hàng đó nợ nhiều có thể ngừng cung cấp và ngợc lại .Cũng từ đây có thể chọn đợc nhà cung cấp hàng hoá lâu dài cho công ty . Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh định nghĩa chức năng 2 c2 d1 c1 c3 d2 c4 f1 phiếu thu chi danh mục KH f5 c5 f2 phiếu nhập xuất f4 c6 f3 Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 10 Cập nhật phiếu thu chi Cập nhật danh mục khách hàng Báo cáo công nợ TH &CT Khách hàng nhà cung cấp Ban quản lý [...]...Đồ án tốt nghiệp Từ biểu luồng dữ liệu định nghĩa các chức năng quản lý hàng hoá và chức năng quản lý công nợ ta có thể xây dựng đợc biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ : b1 K .Hàng, nhà cung c Ban quản lý c2 a1 c1 b2 1.1Cập nhật phiếu NX a3 d1 a4 phiếu nhập x 2.1Cập nhật phiếu thu chi c4 a2 d2 c3 2.2Cập... nghiệp - Báo cáo công nợ f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ f2 : Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu nhập xuất ,tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ f3 : Gửi ban quản lý báo cáo công nợ f4:Lấy thông tin từ kho phiếu nhập xuất để tính toán và vào báo cáo công nợ Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn... kết Hệ thống "Quản lý hàng hoá và công nợ " với chức năng nhiêm vụ là nhận đơn hàng thông qua đờng điện thoại hoặc đơn hàng trực tiếp từ các khách hàng sau đó xem xét tình trạng về hàng hoá của công ty tình trạng công nợ của khách hàng Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 14 Đồ án tốt nghiệp để từ đó có thể cung cấp hoặc ngừng cung cấp hàng. .. hay một số loại hàng hoá nào đó mà hệ thống đang quản lý Các thuộc tính : -Số phiếu nhập -Ngày nhập e.Tổng hợp (thống kê) Đây là một dạng trừu tợng mà thông qua nó ngời quản lý hệ thống có thể cung cấp những thông tin cụ thể về tình hình kinh doanh nh số nợ doanh số bán hàng ,số thu ,lợng hàng tồn cho ban lãnh đạo - Mã quản lý - Mã khách hàng - Nợ đầu kỳ - Thanh toán - Nợ cuối kỳ - Mã hàng hoá - Số... lý đơn thuần (logic) và sự hạn chế của điều kiện cụ thể (vật lý) 4.1 Thiết kế tổng thể *Căn cứ từ thực tế có thể chia hệ thống thành hai hệ thống con đó là : - Hệ thống 1: Cập nhật thông tin cho hệ thống - Hệ thống 2 : Báo cáo Căn cứ của sự phân chia ở đây là theo sự kiện giao dịch *Phân định phần thực hiện thủ công với phần thực hiện bằng máy tính Đây là một hệ thống đợc xây dựng trong một phạm vi... các thông tin xung quanh sự kiện đó và nhập các dữ liệu vào máy tính có cài sẵn chơng trình quản lý hàng hoá và công nợ sau đó máy sẽ đa ra những kết quả tính toán ,trên cơ sở đó ngời phụ trách hệ thống quản lý sẽ đa ra những quyết định để hành động nh cung cấp hàng ,thu nợ ,gọi hàng 4.2 Thiết kế Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là nơi lu giữ lâu dài các dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ ngoài Các dữ liệu này... phẩm) Đây là đối tợng quản lý trực tiếp của hệ thống Trong hệ thống quản lý này nguồn cung cấp sản phẩm cho đơn vị quản lý là công ty mẹ do vậy không cần thiết phải đa vào hệ thống thực thể nhà cung cấp nữa Các thuộc tính : - Mã hàng hoá - Tên hàng hoá - Đơn vị tính - Gía đơn vị (giá trên một đơn vị tính) c.Phiếu xuất Mỗi khi có khách hàng hay một đại lý nào lấy hàng ,tuỳ theo số lợng ,chủng loại sản phẩm... KS14 - CNTT 19 Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG IV THIếT Kế Hệ THốNG Thiết kế hệ thống là nhằm chuyển các đặc tả logic của hệ thống ( về chức năng ,về dữ liệu ) thành các đặc tả vật lý của hệ thống có tính tới các yêu cầu và ràng buộc vật lý *Đầu vào của công việc thiết kế bao gồm : - Các đặc tả logic về hệ thống có đợc từ giai đoạn phân tích - Các yêu cầu và ràng buộc về các điều kiện vật lý cụ thể nh là... bảng thống kê chi tiết một loại hàng hóa nào đó đang đợc quản lý,loại hàng đợc khách hàng nào mua địa chỉ ,số lợng mua và thành tiền là bao nhiêu Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT 26 Đồ án tốt nghiệp - Bản theo dõi công nợ : Thực hiện việc tính toán ,lu trữ số nợ còn lại của khách hàng trên cơ sở số tiền mua hàng ,số tiền đã thanh toán và nợ. .. III PHÂN TíCH Hệ THốNG Về Dữ LIệU Mục đích của việc phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lợc đồ khái niệm về dữ liệu ,làm căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này Việc phân tích hệ thống về dữ liệu đợc tiến hành độc lập với việc phân tích hệ thống về chức năng Trong bớc phân tích hệ thống về dữ liệu ta tập trung nghiên cứu cấu trúc tĩnh của dữ liệu (Không phụ thuộc vào thời gian