XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HÒA THEO TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HÒA THEO TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 Họ tên sinh viên: VÕ PHAN TRINH Ngành: QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG Niên khóa: 2007 - 2011 Tháng 7/2011 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THEO TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 Tác giả VÕ PHAN TRINH Khóa luận đệ trình để đáp ứng yêu cầu cấp Kỹ sư ngành Quản lý môi trường Giáo viên hướng dẫn ThS Đặng Hải Bình Tháng năm 2011 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian bốn năm học hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, tơi nhận nhiều giảng dạy, giúp đỡ quý thầy cô, bạn bè hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn Tôi xin chân thành cảm ơn: Ban chủ nhiệm, quý thầy cô khoa Môi trường Tài ngun, trường ĐH Nơng Lâm Tp Hồ Chí Minh tận tình truyền đạt, dạy tơi suốt bốn năm học vừa qua Giáo viên hướng dẫn ThS Đặng Hải Bình ân cần, tận tình hướng dẫn bảo tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Ban lãnh đạo, phịng nhân Cơng ty cổ phần đường Biên Hịa tạo điều kiện thuận lợi cho tơi thu thập số liệu hoàn thành tốt đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp Gia đình bạn bè quan tâm, giúp đỡ suốt thời gian học tập hồn thành Khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn Sinh viên thực Võ Phan Trinh i TÓM TẮT Đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp Cơng ty cổ phần đường Biên Hịa theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007” bao gồm nội dung sau:  Tổng quan Tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007:  Sự đời tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007  Cấu trúc yêu cầu tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007  Lợi ích việc áp dụng hệ thống OHSAS 18001:2007  Tình hình áp dụng OHSAS OHSAS 18001:2007 Việt Nam  Tổng quan Cơng ty cổ phần Đường Biên Hịa:  Giới thiệu chung Cơng ty  Quy trình công nghệ sản xuất Công ty  Điều kiện môi trường Công ty  Hiện trạng quản lý An tồn vệ sinh lao động Cơng ty  Trên sở đánh giá trạng quản lý OH&S Cơng ty, kết hợp với tình hình thực hệ thống quản lý chất lượng, thực tế sản xuất điều kiện Công ty đề tài xây dựng hệ thống quản lý OH&S theo OHSAS 18001:2007 theo bước sau:  Xác định phạm vi áp dụng thành lập ban quản lý An tồn sức khỏe nghề nghiệp Cơng ty  Xây dựng sách OH&S  Nêu lên bước xây dựng hệ thống quản lý An toàn Sức khỏe nghề nghiệp cho Công ty  Xây dựng hệ thống văn tài liệu tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 nhằm phục vụ cho việc kiểm soát, giảm thiểu ngăn ngừa tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp Công ty  Kết luận kiến nghị: trình bày nhận xét chung đề xuất số biện pháp cải tiến hệ thống quản lý OH&S Công ty ii MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN i TÓM TẮT ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi DANH MỤC BẢNG BIỂU vii DANH MỤC SƠ ĐỒ vii Chương MỞ ĐẦU .1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ 1.2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 1.3 GIỚI HẠN VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI 1.4 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN .2 1.4.1 Phương pháp tham quan thực tế 1.4.2 Phương pháp phân tích xử lý số liệu 1.4.3 Phương pháp liệt kê 1.4.4 Phương pháp thống kê cho điểm 1.4.5 Phương pháp tham khảo tài liệu .4 1.4.6 Phương pháp vấn tham khảo ý kiến chuyên gia .4 Chương TỔNG QUAN TÀI LIỆU 2.1 GIỚI THIỆU TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 2.1.1 Sự đời tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 .5 2.1.2 Cấu trúc hệ thống OHSAS 18001:2007 2.1.3 Các yêu cầu OHSAS 18001:2007 2.1.4 Sự đổi OHSAS 18001:2007 so với OHSAS 18001:1999 2.2 TÌNH HÌNH ÁP DỤNG OHSAS 18001:2007 2.2.1 Thuận lợi khó khăn áp dụng OHSAS 18001:2007 2.2.2 Tình hình áp dụng OHSAS 18001:2007 Việt Nam 2.2.3 Bài học kinh nghiệm xây dựng hệ thống Chương TỔNG QUAN CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HÒA 10 3.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP ĐBH 10 3.1.1 Giới thiệu chung 10 3.1.2 Vị trí địa lý 10 3.1.3 Diện tích sở 11 3.1.4 Cơ cấu tổ chức Công ty 11 3.1.5 Nguyên nhiên liệu, hóa chất máy móc thiết bị sử dụng 12 3.2 CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT ĐƯỜNG TẠI CÔNG TY CP ĐBH 14 3.3 ĐIỀU KIỆN MÔI TRƯỜNG TẠI CÔNG TY CP ĐBH .15 3.3.1 Môi trường khơng khí xung quanh .15 3.3.2 Nước thải .16 iii 3.3.3 Chất thải rắn chất thải nguy hại .17 3.4 HIỆN TRẠNG ATVSLĐ TẠI CÔNG TY CP ĐBH .18 3.4.1 Hệ thống quản lý OH&S công tác thực ATVSLĐ Công ty 18 3.4.2 Kết thực OH&S 22 3.4.3 Đánh giá khả áp dụng OHSAS 18001:2007 vào Công ty CP ĐBH 24 Chương XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ OH&S THEO TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 .25 4.1 PHẠM VI HỆ THỐNG OH&S .25 4.2 THÀNH LẬP BAN OH&S .25 4.3 CHÍNH SÁCH OH&S VÀ PHỔ BIẾN CHÍNH SÁCH 26 4.3.1 Xây dựng sách OH&S .26 4.3.2 Phổ biến sách OH&S 26 4.4 NHẬN DIỆN MỐI NGUY VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO 27 4.4.1 Mục đích .27 4.4.2 Nội dung 27 4.4.3 Tài liệu tham chiếu 30 4.5 KIỂM SOÁT ĐIỀU HÀNH .30 4.5.1 Mục đích .30 4.5.2 Nội dung 30 4.5.3 Tài liệu tham chiếu 36 4.6 YÊU CẦU PHÁP LUẬT VÀ CÁC YÊU CẦU KHÁC 36 4.6.1 Mục đích .36 4.6.2 Nội dung 37 4.6.3 Tài liệu tham chiếu 38 4.7 MỤC TIÊU VÀ CHƯƠNG TRÌNH 38 4.7.1 Mục đích .38 4.7.2 Nội dung 38 4.8 NGUỒN LỰC, VAI TRÒ, TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN 41 4.8.1 Mục đích .41 4.8.2 Nội dung 41 4.9 ĐÀO TẠO, NHẬN THỨC VÀ NĂNG LỰC 42 4.9.1 Mục đích .42 4.9.2 Nội dung 42 4.9.3 Tài liệu tham chiếu 43 4.10 TRAO ĐỔI THÔNG TIN, SỰ THAM GIA THAM VẤN 43 4.10.1 Mục đích .43 4.10.2 Nội dung 43 4.10.3 Tài liệu tham chiếu 44 4.11 SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU .44 4.11.1 Mục đích .44 iv 4.11.2 Nội dung 44 4.11.3 Tài liệu tham chiếu 45 4.12 CHUẨN BỊ ỨNG PHĨ VỚI TÌNH TRẠNG KHẨN CẤP 45 4.12.1 Mục đích .45 4.12.2 Nội dung 45 4.12.3 Tài liệu tham chiếu 46 4.13 GIÁM SÁT ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG 46 4.13.1 Mục đích .46 4.13.2 Nội dung 46 4.13.3 Tài liệu tham chiếu 47 4.14 ĐIỀU TRA SỰ CỐ 47 4.14.1 Mục đích .47 4.14.2 Nội dung 47 4.14.3 Tài liệu tham chiếu 48 4.15 SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA .48 4.15.1 Mục đích .48 4.15.2 Nội dung 48 4.15.3 Tài liệu tham chiếu 49 4.16 KIỂM SOÁT HỒ SƠ 49 4.16.1 Mục đích .49 4.16.2 Nội dung 49 4.16.3 Tài liệu tham chiếu 50 4.17 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ 50 4.17.1 Mục đích .50 4.17.2 Nội dung 50 4.17.3 Tài liệu tham chiếu 51 4.18 XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO 51 4.18.1 Mục đích .51 4.18.2 Nội dung 51 4.18.3 Tài liệu tham chiếu 51 Chương KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 52 5.1 KẾT LUẬN 52 5.2 KIẾN NGHỊ 53 v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ATVSLĐ An toàn vệ sinh lao động BHLĐ Bảo hộ lao động BNN Bệnh nghề nghiệp BM Biểu mẫu BLĐTBXH Bộ Lao động - Thương binh xã hội BYT Bộ Y tế Công ty CP ĐBH Công ty cổ phần đường Biên Hòa ĐDLĐ Đại diện lãnh đạo HDCV Hướng dẫn cơng việc HĐPN Hành động phịng ngừa HTXLNT Hệ thống xử lý nước thải NLĐ Người lao động OH&S(Occupational Health and Safety) An toàn sức khỏe nghề nghiệp PCCC Phòng cháy chữa cháy PCCN Phòng chống cháy nổ PPE Trang thiết bị Bảo hộ lao động QCVN Quy chuẩn Việt Nam TNLĐ Tai nạn lao động TT Thủ tục TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam ƯPTTKC Ứng phó tình trạng khẩn cấp vi DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1: Diện tích cơng trình Cơng ty CP ĐBH 11 Bảng 3.2: Tổng số lao động làm việc phận 12 Bảng 3.3: Nguyên liệu đầu vào tháng Công ty CP ĐBH 12 Bảng 3.4: Danh mục máy móc, thiết bị Cơng ty cổ phần đường Biên Hịa 13 Bảng 3.5: Mơi trường khơng khí xung quanh 16 Bảng 3.6: Kết đo mẫu khí phân xưởng sản xuất 16 Bảng 3.7: Khối lượng chất thải nguy hại phát sinh Công ty CP ĐBH 18 Bảng 3.8: Các trường hợp cấp phát trang thiết bị BHLĐ 21 Bảng 3.9: Kết thực OH&S Công ty CP ĐBH 22 Bảng 4.1: Phân loại mức độ rủi ro thứ tự thực giải pháp phòng ngừa 31 Bảng 4.2: Danh sách mối nguy có hành động phịng ngừa năm 32 Bảng 4.3: Danh sách mối nguy có hành động phòng ngừa năm tới 33 Bảng 4.4: Một số hướng dẫn công việc sử dụng hệ thống 36 Bảng 4.5: Mục tiêu, tiêu chương trình hành động OH&S 39 Bảng 4.6: Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra, ban hành tài liệu 44 Bảng 4.7: Thời gian lưu trữ loại hồ sơ 49 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cấu trúc hệ thống OHSAS 18001: 2007 Sơ đồ 3.1: Quy trình sản xuất đường tinh luyện Công ty cổ phần Đường Biên Hòa14 Sơ đồ 4.1: Sơ đồ tổ chức ban OH&S Cơng ty Cổ phần Đường Biên Hịa 25 Sơ đồ 4.2: Sơ đồ phân cấp tài liệu hệ thống OH&S Công ty 44 vii Xây dựng hệ thống quản lý an tồn sức khỏe nghề nghiệp Cơng ty cổ phần đường Biên Hòa theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 Chương MỞ ĐẦU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ Trong năm vừa qua kinh tế nước ta có nhiều biến chuyển, cấu kinh tế chuyển dịch từ khu vực nông nghiệp sang công nghiệp dịch vụ Nhiều nhà máy công nghiệp vào hoạt động thu hút hàng triệu lao động vào làm việc Cùng với gia tăng số người lao động cơng nghiệp vụ TNLĐ – BNN không ngừng tăng lên Theo thống kê Bộ Lao động – Thương binh Xã hội năm 2010 nước có 5.125 vụ tai nạn lao động làm 5.307 người bị nạn So với năm 2009 giảm 18% số vụ, 17,11% số nạn nhân số người chết tăng 9,27%, số người bị thương nặng tăng 3,19% Qua cho thấy mức độ nguy hiểm, tính nghiêm trọng lao động khơng giảm mà có xu hướng tăng cao Sức khỏe người lao động nhân tố định đến suất lao động khối lượng sản phẩm làm Ở nước có cơng nghiệp phát triển sớm nước ta vấn đề bảo vệ, chăm lo sức khỏe cho người lao động sớm quan tâm Vấn đề thể gián tiếp qua trách nhiệm công ty xã hội Tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội SA 8000 ban hành vào năm 1997 hay trực tiếp Tiêu chuẩn OHSAS 18000 ban hành vào năm 1999 Tiêu chuẩn OHSAS 18001 tiêu chuẩn Viện tiêu chuẩn Anh (BSI) đưa nhằm mục tiêu quản lý OH&S cách hệ thống hiệu Đây tiêu chuẩn sử dụng phổ biến nước ta để quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp “Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp công ty cổ phần Đường Biên Hòa theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007” hướng giúp doanh nghiệp chăm lo tốt cho sức khỏe người lao động tạo tiền đề cho việc cải tiến công tác OH&S Công ty giai đoạn GVHD: ThS Đặng Hải Bình Trang SVTH: Võ Phan Trinh Lần ban hành: 01 Mã số: TT-10 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 THỦ TỤC SỰ KHƠNG PHÙ HỢP HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA Trang: 1/3 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA MỤC ĐÍCH Cung cấp cách thức thích hợp thống xác định nguyên nhân dẫn đến cố khơng phù hợp Qua xác định hành động cần thiết để khắc phục phòng ngừa PHẠM VI ÁP DỤNG Tất không phù hợp có khả xảy ra, phát CB-CNV Công ty trình giám sát, xem xét đánh giá nội Tất ý kiến khách hàng xem xét thấy liên quan đến không phù hợp kết đánh giá bên ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT - OH&S:An toàn sức khỏe nghề nghiệp NỘI DUNG Trách nhiệm Mọi người, đặc biệt đánh giá viên OH&S Tiến trình Biểu mẫu Thu thập thông tin BM-12-01 BM-10-02 Trưởng đơn vị liên quan Điều tra nguyên nhân phương pháp giải vấn đề Nhân viên phân công Thực hành động khắc phục phòng ngừa ĐDLĐ Đánh giá hiệu Chưa đạt BM-10-01 BM-10-01 BM-10-02 Đạt Nhân viên phân công Lưu hồ sơ 4.1 Thông tin không phù hợp Khi phát không phù hợp khả tiểm ẩn gây không phù hợp (chẳng hạn không hiệu hệ thống quản lý OH&S, hoạt động trình ảnh hưởng đến OH&S) nhân viên có trách nhiệm báo cáo đến Trưởng đơn vị/bộ phận liên quan/ĐDLĐ (sử dụng biểu mẫu BM-11-04 hành động cần khắc phục, BM-09-02 đề xuất phòng ngừa) nhằm tìm biện pháp giải  Thơng tin không phù hợp là: - Kết đợt đánh giá nội (TT – 11); - Các báo đột xuất từ CB-CNV Công ty; - Đánh giá bên hệ thống quản lý OH&S ; Lần ban hành: 01 Mã số: TT-10 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 THỦ TỤC SỰ KHƠNG PHÙ HỢP HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA Trang: 2/3 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA - Thông tin khiếu nại khách hàng, cộng đồng dân cư xung quanh liên quan đến không phù hợp;  Đánh giá mức độ không phù hợp - Nặng: Sự không phù hợp liên quan đến hệ thống văn thực khơng văn có tính hệ thống - Nhẹ: Sự không phù hợp liên quan đến việc không thực văn không gây hậu lớn khơng có tính hệ thống - Khuyến cáo: Sự không phù hợp xảy lần sơ suất làm việc 4.2 Xác định nguyên nhân thực giải pháp Khi nhận báo cáo không phù hợp đề xuất phòng ngừa, Trưởng đơn vị/bộ phận liên quan phải phân công người thực hiện, nhanh chóng tổ chức điều tra, xác định nguyên nhân, đưa giải pháp phù hợp công việc phải xác định thời hạn phải hoàn thành Nhân viên phân cơng sau hồn thành việc thực giải pháp phải ghi chép công việc thực ngày hoàn thành vào mục Biện pháp khắc phục Báo cáo không phù hợp (BM-10-01) Mỗi báo cáo lập thành 02 bản, 01 chuyển tới Trưởng đơn vị/bộ phận, 01 chuyển tới ĐDLĐ Các báo cáo không phù hợp đề xuất phòng ngừa ĐDLĐ vào Sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa (BM-10-01) 4.2 Đánh giá hiệu biện pháp ĐDLĐ có trách nhiệm xem xét tính hiệu biện pháp thực (trên sở chứng khách quan) Nếu biện pháp thực không hiệu quả, ĐDLĐ báo cáo Ban Giám đốc để đưa giải pháp phù hợp 4.3 Báo cáo Các kết thực hành động khắc phục/phòng ngừa phải chuyển đến họp xem xét định kỳ/không định kỳ lãnh đạo họp gần theo Thủ tục Xem xét lãnh đạo (TT – 13) Nếu không phù hợp phát từ khiếu nại khách hàng, ĐDLĐ báo kết thực hành động khắc phục phịng ngừa tới Xí nghiệp Tiêu thụ Dịch vụ để xí nghiệp có giải khiếu nại TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Sổ tay an tồn - Thủ tục Trao đổi thơng tin, tham gia tham vấn - Thủ tục Chuẩn bị ứng phó tình trạng khẩn cấp - Thủ tục Đánh giá nội - Thủ tục Xem xét lãnh đạo TT – 05 TT – 07 TT – 12 TT – 13 Lần ban hành: 01 Mã số: TT-10 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 THỦ TỤC SỰ KHƠNG PHÙ HỢP HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA Trang: 3/3 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ - Sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa - Đề xuất kiểm tra hành động phòng ngừa Bộ phận lưu giữ Thời gian lưu ĐDLĐ, Ban OH&S Trưởng phịng ban có liên quan 03 năm PHỤ LỤC 7.1 Biểu mẫu BM-10-01 SỔ THEO DÕI HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Báo cáo số Ngày phát Đơn vị thực Ngày hoàn thành Người kiểm tra Kết Ghi 7.2 Biểu mẫu BM-10-02 PHIẾU ĐỀ XUẤT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Bộ phận cần phòng ngừa: Tài liệu liên quan: Những sở liệu: Nội dung đề xuất phòng ngừa: Người chịu trách nhiệm hành động phịng ngừa: Ngày hồn thành: Phê duyệt Người đề xuất Trưởng phận cần phòng ngừa KIỂM TRA HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Nội dung: Kết quả, đề xuất: Biên Hòa, ngày…… tháng…… năm………… Người kiểm tra Đơn vị kiểm tra CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-11 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 1/3 MỤC ĐÍCH Quy định phương pháp cho việc kiểm soát hồ sơ thuộc hệ thống quản lý OH&S, đảm bảo phù hợp với yêu cầu hệ thống chứng tỏ kết đạt PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất hồ sơ liên quan đến OH&S Công ty ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT - ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo - OH&S: An toàn sức khỏe nghề nghiệp NỘI DUNG 4.1 Thu thập, phân loại Nhân viên có trách nhiệm thu thập phân loại hồ sơ ghi chép lại toàn trình thực cơng việc từ bắt đầu kết thúc công việc Khi cần sửa chữa nội dung hồ sơ, không dùng bút xóa trắng viết đè lên bơi đen lên nội dung cần sửa mà phải gạch ngang đường, bổ sung nội dung sửa ký tên bên cạnh 4.2 Sắp xếp, chỉnh lý Khi công việc kết thúc, hồ sơ phải xếp theo trình tự thực hiện, lập danh mục văn có hồ sơ theo qui định Khi cần thiết, thực chỉnh lý hồ sơ : bổ sung văn cần có, loại bỏ văn trùng lắp không liên quan 4.3 Bảo quản, lưu giữ Sau hoàn tất việc xếp chỉnh lý, hồ sơ OH&S lưu giữ theo quy định thủ tục hướng dẫn liên quan bảo quản tệp file hay đĩa vi tính mơi trường khô ráo, thuận tiện cho việc truy cập Thời gian lưu giữ loại hồ sơ qui định biểu mẫu Danh mục loại hồ sơ kiểm soát (BM-11-01) 4.4 Sử dụng hồ sơ Chỉ có Ban Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị phận liên quan, ĐDLĐ Trưởng ban OH&S tiếp cận sử dụng hồ sơ thời gian lưu giữ, phải có Phiếu đề nghị sử dụng hồ sơ OH&S (BM-11-02) Việc mượn trả hồ sơ phải ghi chép lại Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ OH&S (BM-11-03) 4.5 Xử lý hồ sơ OH&S Mỗi năm lần, hồ sơ hết thời hạn lưu giữ (theo quy định thủ tục liên quan), người quản lý hồ sơ viết đề nghị xin xử lý hồ sơ theo Biên xử lý hồ sơ hết CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THỦ TỤC KIỂM SỐT HỒ SƠ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-11 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 2/3 thời hạn sử dụng (BM-10-04) Đề nghị phải Phó Giám đốc phê duyệt (đối với hồ sơ ĐDLĐ duyệt chất lượng lưu giữ hồ sơ có thời hạn lưu giữ 02 năm) Phụ trách đơn vị phê duyệt (đối với hồ sơ lưu giữ đơn vị có thời hạn lưu giữ 02 năm trở xuống) Khi xử lý hồ sơ phải đồng thời có mặt: người quản lý hồ sơ, người đơn vị người Phụ trách đơn vị định nhân viên phòng Nhân Sau kiểm tra, hồ sơ duyệt xử lý tiến hành xử lý tất thành viên có mặt thành viên tiến hành xử lý ký vào Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng (BM-11-04) Biên xử lý lập thành 03 bản: 01 người quản lý hồ sơ lưu lại, 01 dán vào tập đựng hồ sơ xử lý 01 phòng Nhân lưu giữ Phương pháp xử lý: lưu kho hồ sơ hết thời hạn lưu giữ sử dụng, kho phòng Nhân quản lý (để riêng hồ sơ xử lý năm) TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Sổ tay an toàn LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ Danh mục hồ sơ OH&S Phiếu đề nghị sử dụng hồ sơ OH&S Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ OH&S Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng Bộ phận lưu giữ Thời gian lưu 01 năm danh mục cập nhật 06 tháng Ban OH&S Trưởng phịng ban có liên quan Lưu giữ suốt trình sử dụng hồ sơ 01 năm xử lý hồ sơ phiên hồ sơ xử lý PHỤ LỤC 7.1 Biểu mẫu BM-11-01 DANH MỤC CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐƯỢC KIỂM SOÁT STT Tên loại hồ sơ Thời gian lưu giữ Nơi cất giữ Người giữ 7.2 Biểu mẫu BM-11-02: Phiếu đề nghị sử dụng hồ sơ OH&S PHIỀU ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HỒ SƠ OH&S Họ tên : Bộ phận công tác : Tên hồ sơ OH&S mong muốn sử dụng : CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-11 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 3/3 Mã số : Số lượng : (từ : đến : ) Đơn vị lưu hồ sơ : Hình thức sử dụng hồ sơ : Mượn Cam đoan sử dụng hồ sơ sai nguyên tắc quy định Xem Duyệt Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày trả hồ sơ :  Nhận xét (nếu có) ký nhận người lưu giữ Đã nhận lại đủ hồ sơ cho mượn (Ký, ghi rõ họ tên) 7.3 Biểu mẫu BM-11-03 SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG HỒ SƠ OH&S Đơn vị : Họ tên người quản lý hồ sơ : STT Loại hồ sơ/tài liệu Tên hồ sơ/mã số Họ tên người sử dụng Đơn vị cơng tác Hình thức sử dụng Xem Mượn Ngày hẹn trả Ký nhận Ngày trả 7.4 Biểu mẫu BM-11-04: BIÊN BẢN XỬ LÝ HỒ SƠ HẾT THỜI HẠN LƯU GIỮ SỬ DỤNG Đơn vị : Người lưu giữ : Hồ sơ hết thời hạn lưu giữ, sử dụng (ghi rõ tên hồ sơ – người thiếp lập – thời hạn lưu giữ sử dụng): Ngày ……tháng…… năm…… Duyệt Người đề nghị (Người duyệt ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày xử lý hồ sơ : Những người thực hiên ( ký ghi rõ họ tên) 1.Người lưu giữ 2.Người định 3.Nhân viên phịng TCHC CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HÒA THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-12 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 1/6 MỤC ĐÍCH Quy định cách thức tiến hành đánh giá nội hệ thống quản lý OH&S nhằm xác định hiệu lực quy định thuộc phạm vi hệ thống quản lý OH&S, phát điểm không phù hợp, làm sở đề hành động khắc phục cải tiến PHẠM VI ÁP DỤNG Đánh giá nội bao gồm: đánh giá định kỳ, đánh giá đột xuất, đánh giá toàn diện đánh giá theo chủ đề định ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT - ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo - OH&S: An toàn sức khỏe nghề nghiệp NỘI DUNG 4.1 Quy định chung 4.1.1 Tần suất đánh giá ĐDLĐ lập kế hoạch đánh giá hàng năm cho tất điều khoản áp dụng theo tiêu chuẩn quy định khác (gọi tắt yếu tố hệ thống quản lý OH&S), tất thủ tục phải khảo sát, đánh giá nội năm lần Ngoài ra, trường hợp đột xuất (như nghi ngờ có khơng phù hợp ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống quản lý OH&S) tổ chức đánh giá đột xuất 4.1.2 Đánh giá viên Đánh giá viên OH&S nội phải đào tạo phù hợp Danh sách đánh giá viên phải giám đốc phê duyệt 4.1.3 Phương pháp đánh giá Tùy thuộc phạm vi đánh giá hoạt động cụ thể phận đánh giá, sử dụng riêng biệt kết hợp loại hình đánh giá sau: - Xem xét hồ sơ, tài liệu; - Phỏng vấn; - Kiểm soát trường 4.2 Tiến trình đánh giá CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Trách nhiệm ĐDLĐ Tiến trình Lập chương trình kiểm tốn nội Giám đốc/Phó giám đốc ĐDLĐ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-12 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 2/6 Biểu mẫu BM-12-01 Xét duyệt Chấp nhận Thông báo triển khai thực Đoàn đánh giá đơn vị có liên quan Đánh giá trưởng BM-12-02 BM-12-04 Tiến hành đánh giá Báo cáo đợt đánh giá BM-12-03; BM-12-04; BM-12-05; BM-12-06; Nhân viên phụ trách Lưu hồ sơ 4.2.1 Lập chương trình Định kỳ đánh giá nội hàng năm tiến hành đợt đánh giá Mỗi đợt, mục tiêu đánh giá tập trung vào yếu tố hệ thống quản lý OH&S, song đặc biệt ý đến yếu tố/ q trình có ảnh hưởng đến hoạt động OH&S Ngồi ra, tiến hành đánh giá đột xuất nghi ngờ có khơng phù hợp ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống quản lý OH&S Trên sở nói trên, ĐDLĐ xác định mục tiêu phạm vi đánh giá, chương trình đợt đánh giá (chỉ định thời gian phận đánh giá, đề nghị danh sách đánh giá viên thích hợp (cùng với trưởng đồn), (BM-12-02) Kế hoạch đề nghị Giám đốc xem xét phê chuẩn 4.2.2 Thông báo đánh giá Sau chương trình đánh giá, danh sách đánh giá viên, trưởng đoàn đánh giá phê chuẩn, ĐDLĐ lập thơng báo đánh giá trình Giám đốc phê duyệt gửi đến Đoàn đánh giá phận đuợc đánh giá 4.2.3 Chuẩn bị đánh giá  Đoàn đánh giá Căn mục tiêu phạm vi đợt đánh giá, trưởng đồn đánh giá lên chương trình đánh giá cụ thể theo biểu mẫu Để không làm ảnh hưởng đến hoạt động phận đánh giá, trưởng đoàn đánh giá cần thảo luận với trưởng phận việc cân đối thời gian đánh giá CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HÒA THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-12 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 3/6 Chương trình đánh giá phải gửi tới phận đánh giá ngày trước tiến hành đánh giá chánh thức Đoàn đánh giá tiến hành thảo luận, xác định phương pháp, phân công lịch cụ thể đánh giá cho đánh giá viên Lưu ý, đánh giá viên phận không nhân viên phận Xem xét lại tài liệu liên quan phận đánh giá Chuẩn bị danh mục kiểm tra đối chiếu cho phòng ban, phận đánh giá để tránh quên, bỏ sót đánh giá Mỗi đánh giá viên lập bảng câu hỏi cần thẩm định  Bộ phận đánh giá Chuẩn bị tài liệu xem xét hồ sơ liên quan đến chương trình đánh giá Bố trí nhân làm việc với đồn đánh giá theo thời gian định 4.2.4 Tiến hành đánh giá  Họp khai mạc Trước tiến hành đánh giá, đoàn đánh giá đại diện phận tiến hành họp khai mạc để xác định lại phạm vi phương pháp đánh giá  Đánh giá Các đánh giá viên tiến hành đánh giá theo chương trình, áp dụng danh mục kiểm tra đối chiếu bảng câu hỏi cần thẩm định để triển khai công việc Khi tiến hành đánh giá, đánh giá viên phải ghi chép vào Phiếu ghi chép đánh giá (BM12-03) lưu ý chứng khách quan Khi phát có khơng phù hợp, đánh giá viên lập phiếu Báo cáo khơng phù hợp (BM-12-04), có xác nhận đại diện phận kiểm toám (Cần photocopy phiếu giao cho phận đánh giá)  Họp kết thúc Trước kết thúc đợt đánh giá, đồn/nhóm (Đồn chia thành nhóm đánh giá) cần họp với người có trách nhiệm phận đánh giá nhằm: Một lần xác định điểm chưa phù hợp, kiểm đánh giá cách tổng quan chúng Trao đổi, bàn bạc tìm nguyên nhân đề biện pháp khắc phục điểm không phù hợp Bộ phận đánh giá xác định rõ thực hành động khắc phục thời gian hoàn thành (nếu phải xem xét, phép xác định chậm sau họp kết thúc ngày) Những điểm không thống chưa rõ nguyên nhân trưởng đoàn đánh giá ghi lại báo cáo đánh giá để trình lãnh đạo xem xét 4.2.5 Báo cáo đánh giá CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-12 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 4/6 Sau hoàn thành đợt đánh giá, đoàn đánh giá tập hợp lại kết đánh giá phận Trưởng đoàn đánh giá viết báo cáo tổng kết Báo cáo tổng kết, phiếu báo cáo khơng phù hợp, chương trình đánh giá đơn vị gửi tới đại diện lãnh đạo (để theo dõi khắc phục báo cáo họp xem xét lãnh đạo) Khi phát không phù hợp ảnh hưởng cách rộng lớn nghiêm trọng đến hệ thống quản lý OH&S, đại diện lãnh đạo gửi báo cáo kiểm tra trình Giám đốc TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Sổ tay an toàn - Thủ tục Hành động khắc phục phòng ngừa TT – 10 LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ Kế hoạch đánh giá nội - năm Báo cáo không phù hợp Báo cáo đợt đánh giá Thơng báo chương trình đánh giá nội Bảng thống kê điểm không phù hợp Bộ phận lưu giữ Ban OH&S Trưởng phịng ban có liên quan ĐDLĐ, ban OH&S Trưởng phận Ban OH&S phòng ban có liên quan Ban OH&S Thời gian lưu 02 năm PHỤ LỤC 7.1 Biểu mẫu BM-12-01 ĐÁNH GIÁ OH&S NỘI BỘ - NĂM…… Người lập: Người phê chuẩn: Ngày: Đơn vị/Bộ phận đánh giá Đợt đánh giá Yếu tố hệ thống quản lý OH&S 7.2 Biểu mẫu BM-12-02 THÔNG BÁO CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Kính gửi: Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Công ty Theo yêu cầu tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 vào kế hoạch đánh giá nội hàng năm…… , Đại diện lãnh đạo OH&S xin thông báo tới đơn vị chương trình đánh giá nội đợt……năm……như sau: Mục tiêu đợt đánh giá: Ngày đánh giá: Tiêu chuẩn phạm vi đánh giá: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-12 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 5/6 Danh sách Đoàn đánh giá nội bộ: 1/ (Trưởng đoàn) 2/  Chương trình đánh giá: Thời gian Nội dung làm việc Đánh giá viên Đơn vị đánh giá Ghi Đề nghị thành viên đoàn đánh giá đơn vị nằm phạm vi đánh giá thực tốt chương trình đánh giá Giám đốc Công ty Duyệt Đại diện lãnh đạo OH&S 7.3 Biểu mẫu BM-12-03 PHIẾU GHI CHÉP ĐÁNH GIÁ Ngày STT Đánh giá viên Ký tên Phòng ban: Nội dung Ghi 7.4 Biểu mẫu BM-12-04 BÁO CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP SỐ /ĐỢT ./ /NĂM (Đánh giá Hệ thống quản lý OH&S) Đơn vị: Ngày: Tài liệu/Nội dung liên quan: Xác định nguyên nhân: Tình trạng khơng phù hợp chứng Ngày dự định hoàn thành khắc phục: khách quan: Biện pháp khắc phục: Người thực hiện: Ngày hoàn thành: Xác nhận Đại diện lãnh đạo OH&S 7.5 Biểu mẫu BM-12-05 BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ OH&S NỘI BỘ Thời gian đánh giá: Mục đích đánh giá: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HÒA THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Lần ban hành: 01 Mã số: TT-12 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 6/6 Phạm vi đánh giá: Danh sách đánh giá viên: (Trưởng đoàn) Nhận xét kết luận: - Các hoạt động thuộc phạm vi hệ thống đảm bảo OH&S tính hiệu lực chúng đơn vị đánh giá - Các phát không phù hợp kiến nghị hành động khắc phục - Những điểm chưa thống đoàn kiểm tra đơn vị đánh giá/Những điểm chưa rõ nguyên nhân: 7.6 Biểu mẫu BM-12-06 BẢNG THỐNG KÊ CÁC ĐIỂM KHÔNG PHÙ HỢP Đợt đánh giá: Năm: Điều khoản Đơn vị Bộ phận CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HỊA THỦ TỤC XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO Lần ban hành: 01 Mã số: TT-13 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 1/2 MỤC ĐÍCH Quy định cách thức tiến hành xem xét định kỳ lãnh đạo hệ thống quản lý OH&S Công ty Cổ phần xi măng Hà Tiên nhằm đảm bảo phù hợp, tính hiệu lực trì theo tiêu chuẩn OH&S 18001:2007 PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất họp xem xét lãnh đạo hệ thống quản lý OH&S ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT - ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo - OH&S: An toàn sức khỏe nghề nghiệp NỘI DUNG 4.1 Nhu cầu xem xét lãnh đạo Việc xem xét tiến hành tháng lần Giám đốc chủ trì, thường tháng tháng 7(sau kiểm toán nội sau tổng kết hoạt động năm trước tháng đầu năm) Khi phát nghi ngờ có khơng phù hợp phạm vi quản lý hệ thống OH&S, tiến hành xem xét đột xuất 4.2 Thành viên tham dự gồm: - Ban giám đốc; - ĐDLĐ OH&S; - Trưởng phận (hoặc ủy quyền); - Có thể có thành viên khác, Giám đốc yêu cầu 4.3 Nội dung xem xét bao gồm: - Tổng hợp kiểm toán việc thực định kỳ họp trước; - Các vấn đề liên quan đến Chánh sách an toàn; - Cơ cấu tổ chức; - Các nguồn nhân lực, vật lực; - Các mục tiêu an toàn đạt được; - Cấu trúc hiệu lực hệ thống quản lý OH&S; - Các thông tin phản hồi từ khiếu nại cộng đồng xung quanh; - Các kết kiểm toán nội kiểm tốn bên ngồi; - Các báo cáo không phù hợp, hành động khắc phục phòng ngừa; - Những vấn đề khác nảy sinh kiên quan đến OH&S trình; Cải tiến phương thức làm việc để phù hợp với công nghệ mới, phương án quản lý OH&S mới, yêu cầu pháp luật 4.4 ĐDLĐ báo cáo kết thực cơng tác quản lý OH&S CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HÒA THỦ TỤC XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO Lần ban hành: 01 Mã số: TT-13 Lần hiệu chỉnh: 00 Lần sửa đổi: 00 Trang: 2/2 Hội nghị thảo luận vấn đề cụ thể chủ trì họp định công việc phải làm, cá nhân đơn vị thực hiện, thời hạn hoàn thành Biên họp xem xét phải đưa kết luận biện pháp nội dung nêu Biên họp gửi thành viên dự họp Giám đốc tạo điều kiện nguồn lực để thực định đề ĐDLĐ chịu trách nhiệm: - Theo dõi, phối hợp đơn vị để thực hiện; - Kiểm toán hiệu định; - Báo cáo kịp thời với Tổng Giám đốc; TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Khơng có LƯU HỒ SƠ Hồ sơ thủ tục “Biên họp xem xét lãnh đạo” ĐDLĐ lưu giữ biên họp xem xét lãnh đạo Thời hạn lưu: 03 năm PHỤ LỤC 7.1 Biểu mẫu BM-13-01 BIÊN BẢN CUỘC HỌP XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO Kỳ họp: Thời gian – Địa điểm: Thành phần: (Theo quy định Sổ tay an toàn) Những vấn đề đưa xem xét: Các định sau phiên họp: STT Nội dung công việc Thư ký Cá nhân/đơn vị thực Thời hạn Theo dõi thực Chủ trì họp ... Bình Trang SVTH: Võ Phan Trinh Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp Công ty cổ phần đường Biên Hòa theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 Chương TỔNG QUAN CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN... mục tiêu quản lý OH&S cách hệ thống hiệu Đây tiêu chuẩn sử dụng phổ biến nước ta để quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp ? ?Xây dựng hệ thống quản lý an tồn sức khỏe nghề nghiệp cơng ty cổ phần Đường. .. Nguồn: Cơng ty CP Đường Biên Hịa Trang 13 SVTH: Võ Phan Trinh Xây dựng hệ thống quản lý an tồn sức khỏe nghề nghiệp Cơng ty cổ phần đường Biên Hòa theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 3.2 CÔNG NGHỆ SẢN