Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản điện tử tại Trung tâm Công nghệ thông tin - Ngân hàng Công thương Việt Nam

Giải pháp phần mềm

Quản lý văn bản là một công tác rất quan trọng và cũng rất phức tạp của mọi công ty và tổ chức. Vì vậy việc tin học hoá quy trình quản lý văn bản là rất cần thiết giúp cho việc lưu trữ và xử lý văn bản được hiệu quả. Tuy vậy, trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ thông tin tôi nhận thấy quy trình quản lý văn bản, giấy tờ tại Trung tâm còn khá thủ công.Tại Trung tâm Công nghệ thông tin, việc lưu trữ văn bản đã một phần được đưa vào máy tính nhưng chưa có một phần mềm quản lý riêng biệt và hoàn thiện.

Vì vậy, công việc của bộ phận văn thư khá vất vả và việc tra cứu tài liệu còn nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian. Vì vậy, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam” tôi hi vọng sẽ góp một phần giúp giải quyết bài toán quản lý văn `bản tại Trung tâm.

KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giấy mời Giấy nghỉ phép Giấy phép Giấy giới thiệu Giấy đề nghị Công điện Việc riêng Điện báo. Văn bản đến gồm các văn bản được gửi tới Trung tâm từ trụ sở chính, từ các chi nhánh của Ngân hàng Công thương Việt Nam và từ các đối tác của Trung tâm. Văn bản đã được phê duyệt sẽ được chuyển lại cho bộ phận văn thư để tiến hành lưu trữ văn bản, tức là nhập thông tin của văn bản vào máy tính và lưu trữ một bản sao của văn bản trên giấy hoặc lưu trữ trong máy tính bằng phương pháp scan văn bản.

Với văn bản được lưu trữ trên giấy sẽ được chia thành các tệp văn bản phân loại theo văn bản đến và văn bản đi; và theo từng loại văn bản, sắp xếp theo thứ tự ngày nhận hoặc ngày gửi văn bản. Sau khi đã nhập thông tin của văn bản, văn bản được gửi tới các phòng ban trong Trung tâm hoặc chuyển cho người nhận có thẩm quyến xử lý (theo sự phê duyệt và phân công của ban giám đốc). Văn bản đi là những văn bản từ Trung tâm đến các đơn vị ngoài (trụ sở chính, các chi nhánh hoặc các đối tác).

Văn bản trước khi gửi đi phải có sự phê duyệt của Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền. Sau đó, văn bản được chuyển tới bộ phận văn thư để tiến hành phân loại, nhập liệu và lưu lại bản sao của văn bản đi (trên giấy hoặc bằng phương pháp scan lưu trữ trên máy tính). Ngoài văn bản đến và văn bản đi, hệ thống văn bản của Trung tâm Công nghệ thông tin còn có văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản dự thảo.

Văn bản lưu chuyển nội bộ là các văn bản được gửi đi và gửi đến giữa các cá nhân và phòng ban trong Trung tâm. Văn bản dự thảo là các văn bản đang trong quá trình xây dựng, có thể chuyển phát hành thành văn bản nội bộ hoặc văn bản đi để sửa chữa, xin đóng góp ý kiến. Nhưng trong phạm vi của chuyên đề thực tập tốt nghiệp, tôi xin đi sâu vào hai loại văn bản là văn bản đi và văn bản đến.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN

• Các tác nhân của hệ thống
• Sơ đồ chức năng BFD
• Form giao diện
• Form tìm kiếm

- Tiếp nhận các công việc do lãnh đạo giao kèm theo các văn bản và tài liệu liên quan, phối hợp với các chuyên viên liên quan. - Quản lý người dùng hệ thống (phân quyền, tước bỏ quyền đối với các chức năng nghiệp vụ tương ứng với vai trò của từng đối tượng). Hệ thống cho phép văn thư cập nhật, sửa chữa các thông tin của văn bản đến, phân loại văn bản theo các tiêu chí, tìm kiếm thống kê, xem các văn bản đến liên quan.

Cho phép lãnh đạo nhận, phân xử lý các văn bản đến cần giải quyết, giao việc cho cỏc chuyờn viờn, theo dừi quỏ trỡnh xử lý cụng việc, xỏc nhận các công việc do chuyên viên thực hiện. Hệ thống hỗ trợ văn thư thực hiện nghiệp vụ quản lý các văn bản gửi đi cơ quan ngoài, cho phép cập nhật, sửa đổi thông tin của văn bản, xác nhận phát hành văn bản đi đến đơn vị hoặc đối tượng nhận theo đúng yêu cầu. Hệ thống cho phép các chuyên viên xem luồng công việc, thực hiện cỏc cụng việc, theo dừi trạng thỏi cụng việc của cỏc chuyờn viờn khỏc nhằm giải quyết kịp thời, có hiệu quả.

Đối với lónh đạo, hệ thống cho phộp theo dừi toàn bộ quỏ trỡnh xử lý công việc của các chuyên viên, xác nhận chuyên viên hoàn thành công việc hoặc giao thêm công việc yêu cầu chuyên viên thực hiện. MaDVNgoai Text 15 Mã đơn vị ngoài (gửi văn bản đến) SoLuong Numeric 3 Số lượng văn bản đến. Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả SoHieu Text 15 Số hiệu văn bản đi MaLoai Text 7 Mã loại văn bản đi.

MaDVNoibo Text 15 Mã đơn vị nội bộ (nơi gửi văn bản đi) SoLuong Numeric 3 Số lượng văn bản đi. Dựa trên tên và mật khẩu nhập vào, chương trình sẽ xác định người dùng thuộc nhóm người dùng nào (Chuyên viên, Lãnh đạo, Văn thư và Quản trị viên) và đăng nhập vào chương trình với các chức năng tương ứng của mỗi nhóm người dùng. Cập nhật danh mục từ điển có: Danh mục nhân viên, Danh mục đơn vị ngoài, Danh muc đơn vị nội bộ, Danh mục loại văn bản.

Nếu tìm kiếm theo tiêu thức Số hiệu thì báo cáo sẽ thể hiện chi tiết các thông tin của văn bản đó. Nếu tìm kiếm theo các tiêu thức khác, báo cáo sẽ thể hiện dưới dạng danh sách các văn bản. Gồm có Báo cáo chi tiết (đưa thông tin chi tiết của từng văn bản), Báo cáo xử lý văn bản đến (đưa thông tin về mức độ hoàn thành của xử lý văn bản đến), Thống kê danh sách văn bản và Thống kê danh mục từ điển.

Chương trình quản lý văn bản đã thể hiện được các chức năng chính, hỗ trợ tốt quá trình quản lý văn bản trong Trung tâm, quá trình cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, lên báo cáo khá thuận tiện, dễ dàng.