Ứng dụng phần mềm microsoft excel trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã tiên sơn, việt yên, bắc giang

Chính xác: Yêu cầu này được thực hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao vào sổ văn bản đi, đến đòi hỏi các nghiệp vụ thực hiện một cách chuẩn xác, không được nhầm lẫn, ghi sai địa chỉ nơ

i

LỜI CẢM ƠN

Có thể nói, không có sự thành công nào mà không gắn liền với những hỗ trợ, giúp

đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô Thạc sĩ Đinh Thị Nguyên, đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết Báo cáo khóa luận tốt nghiệp.Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế - trường Đại học công nghệ thông tin

và truyền thông Thái Nguyên đã trang bị cho em những kiến thức và kỹ năng mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào các khâu nghiệp vụ công tác quản lý văn bản Em chân thành cảm ơn UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện cho thuận lợi để em hoàn thành bài báo cáo này Tuy nhiên do hiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian nghiên cứu đề tài không dài nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm cũng có thể chưa đáp ứng được hết yêu cầu của khoa, nhà trường đặt ra Vì vậy em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, cô giáo trong khoa hệ thống thông tin kinh tế - trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên để bổ sung cho nhận thức của em cũng như bài khóa luận này được hoàn thiện hơn

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy/Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các đồng chí lãnh đạo và các đồng chí cán bộ Ủy ban nhân dân xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang luôn dồi dào sức khỏe luôn may mắn và thành công trong công việc./

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Dương Thị Thủy

ii

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan nội dung khóa luận tốt nghiệp này là kết quả nghiên cứu và tìm hiểu thực tế của bản thân trong quá trình thực tập, nghiên cứu tại UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Em xin cam đoan về nội dung khóa luận không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác, đây là sản phẩm khóa luận, là kết quả của chính bản thân em nghiên cứu, xây dựng báo cáo dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của Thạc sĩ Đinh Thị Nguyên Nếu có gì sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Dương Thị Thủy

iii

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 3

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Khái niệm quản lý văn bản 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Yêu cầu về quản lý văn bản 3

1.2 Công tác Quản lý văn bản đi 4

1.2.1 Khái niệm 4

1.2.2 Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi 4

1.2.3 Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn đi 4

1.3 Công tác Quản lý văn bản đến 11

1.3.1 Khái niệm về văn bản đến 11

1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến 11

1.3.3 Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến 12

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ TIÊN SƠN, VIỆT YÊN, BẮC GIANG 20

2.1 Giới thiệu về UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 20

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 20

2.2.1 Chức năng 20

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 21

2.3 Cơ cấu tổ chức và Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Tiên Sơn 22

2.4 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 23

2.4.1 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 24

2.4.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 32

iv

2.5 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại UBND xã

Tiên Sơn 39

2.5.1 Giải pháp chung 39

2.5.2 Giải pháp định hướng cụ thể 40

2.5.3 Những kiến nghị và đề xuất 41

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ TIÊN SƠN, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG 42

3.1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel 2007 42

3.2 Nhận thức của lãnh đạo đối với tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 45

3.3 Ứng dụng Microsoft Excel để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại UBND xã Tiên Sơn 46

3.3.1 Ứng dụng Microsoft Excel để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản 46

3.3.2 Chương trình quản lý văn bản sau khi ứng dụng Microsoft Excel 47

3.4 Kết quả đạt được khi ứng dụng phần mềm Excel trong quản lý văn bản 63

KẾT LUẬN 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

v

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH

Bảng 1.1: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi 6

Bảng 1.2: Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi 7

Bảng 1.3: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 9

Bảng1.4: Mẫu dấu đến của cơ quan 14

Bảng 1.5: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 15

Bảng 1.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 16

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Tiên Sơn 22

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi 25

Hình 2.3: Bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Tiên Sơn 28

Hình 2.4: Phần đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi 29

Hình 2.5:Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 33

Hình 2.6: Ảnh chụp bìa sổ đăng ký công văn đến của UBND xã Tiên Sơn 35

Hình 2.7: Ảnh chụp nội dung bên trong sổ đăng ký công văn đến 36

Hình 3.1: Giao diện chính của Excel2007 42

Hình 3.2: Các bước khởi động Microsoft Office Excel 2007 44

Hình 3.3: Các nút điều khiển cửa sổ Excel 44

Hình 3.4: Chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu 45

Hình 3.6: Giao diện nhập thông tin văn bản 48

Hình 3.7: Lọc dữ liệu Excel trong quản lý văn bản đi 49

Hình 3.8: Lọc các “Quyết định” trong cột “Loại văn bản” 50

Hình 3.9: Các “Quyết định” được lọc ra 51

Hình 3.10: Hộp thoại Insert Hyperlink 52

Hình 3.11: Hộp thoại Data From 52

Hình 3.12: Hộp thoại tìm dữ liệu văn bản đi 53

Hình 3.13: Nhập vào điều kiện tìm ở các trường cần tìm sổ quản lý VB đi 53

Hình 3.14: Chức năng tạo danh sách chọn trên Excel 54

Hình 3.15: Nhập thông tin cho hộp thoại Data Validation trên Excel 54

Hình 3.16: Chọn tên loại văn bản bằng cách sổ xuống 55

Hình 3.17: Giao diện quản lý văn bản đến 55

Hình 3.18: Lọc dữ liệu Excel trongquản lý văn bản đến 57

Hình 3.19: Lọc các “Công văn” trong cột “Loại văn bản” 58

Hình 3.20: Các “Công Văn” được lọc ra 59

vi

Hình 3.21: Chức năng tìm kiếm “Find & Select” 60

Hình 3.22: Hộp thoại “Find anh Replace” xuất hiện 60

Hình 3.23: Tìm kiếm “Kế hoạch phát động chiến dịch diệt chuột” 61

Hình 3.24: Tìm kiếm “Kế hoạch phát động chiến dịch diệt chuột” 61

Hình 3.25: Chức năng tạo danh sách chọn 62

Hình 3.26: Nhập thông tin cho hộp thoại “Data Validation” 62

Hình 3.27: Chọn tên loại văn bản 63

vii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế,

tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác

Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý văn bản và tìm ra giải pháp giúp cơ quan, tổ chức trong việc quản lý văn bản đến được đơn giản, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý văn bản truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách

Để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện,

đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân Em xin chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Tiên Sơn, Việt Yên, Bắc Giang”

Mục đích chọn đề tài

Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý văn bản đến và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến tại đơn vị thực tập

Phương pháp nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu:

+ Phân tích, khảo sát thực tế

+ Phương pháp đọc, tra cứu tài liệu

+ Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia

2

- Đối tượng nghiên cứu: Quản lý văn bản tại UBND xã Tiên Sơn

- Phạm vi nghiên cứu: Mọi thông tin liên quan đến công tác quản lý văn bản của đơn vị

Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về công tác quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND xã Tiên Sơn, Việt Yên, Bắc Giang

Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Tiên Sơn, Việt Yên, Bắc Giang

Do hạn chế về thời gian nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những khiếm khuyết Kính mong quý thầy, cô cùng các anh chị và các bạn đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Quản lý văn bản tức là quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến

1.1.2 Yêu cầu về quản lý văn bản

Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, văn bản đến Về mẫu các loại sổ đăng ký và ghi chép cần được thống nhất Thống nhất về quản lý văn bản, quản lý tài liệu mật tất cả các nghiệp vụ nói trên cần phải tuân theo những quy định chung của cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

Chính xác: Yêu cầu này được thực hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao vào sổ văn bản đi, đến đòi hỏi các nghiệp vụ thực hiện một cách chuẩn xác, không được nhầm lẫn, ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả; số và kí hiệu về ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết và thi hành Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nói riêng

Nhanh chóng, kịp thời: Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng trong quản lý nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, đặc biệt đối với những văn bản cần phải giải quyết gấp trong thời gian nhất định nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc và gây nhiều tổn thất thiệt hại đến lợi ích của cán bộ và công dân

Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao không được chậm trễ nhất là đối với các văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc

An toàn: có nghĩa là không để văn bản bị mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu trữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo an

Văn bản đi gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Lệnh của Chủ tịch nước, Quyết định của Chủ tịch nước, Nghị quyết của chính phủ…

- Văn bản hành chính thông thường như: Công văn; Báo cáo; Thông báo; Thông cáo; Tờ trình; Đề án, phương án…

1.2.2 Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc: nguyên tắc chính xác, nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc kịp thời, nguyên tắc tiết kiệm

1.2.3 Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn đi

1.2.3.1 Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản theo quy định hiện hành Những văn bản không đủ về thể thức, nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất

kỳ văn bản nào Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký Ngày tháng ghi

5

trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác

Ghi số của văn bản từ số 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng dưới 3 phải thêm số

0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12…

Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để đăng ký vào phương tiện đăng ký chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản

Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản

1.2.3.2 Đóng dấu văn bản đi

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản Thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân

Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ

ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký, tuyệt đối không được đóng dấu khống (giấy trắng)

Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mầu mực dấu theo quy định của Nhà nước, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phí bên trái

1.2.3.3 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản Đăng ký một số thông tin cần thiết của văn bản như: số, ký hiệu ngày tháng, trích yếu nội dung nhằm quản lý chặt chẽ văn bản và tra tìm văn bản được nhanh chóng

Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ chính xác các yếu tố cần thiết trong các yếu

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng trong sổ

(6): Số thứ tự của quyển sổ

Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người có

thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng

Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột mục

theo mẫu sau:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng

Chi chú

Hướng dẫn đăng ký:

Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản

Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản

Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản Nếu sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản Nếu sổ được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng hơn cột khác)

Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản

Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản)

Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu

Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành

Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)

Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo

quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành Có thể dùng một

số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng dấu “Mật” Trường hợp

cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho

việc theo dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí mật của Nhà nước

Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng có bổ sung

thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”

8

1.2.3.4 Chuyển giao văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin kịp thời

Nguyên tắc chung

Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải chính xác, đúng đối tượng kịp thời, nguyên tắc này đảm bảo cho mọi văn bản khi chuyển giao không nhầm lẫn, không chậm trễ về mặt thời gian gây ách tắc trong xử lý giải quyết công việc làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành

Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ khẩn phải được chuyển trước, những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra

Thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ yêu cầu cụ thể của từng công việc và theo đúng quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản

Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản về đối tượng liên quan, lập danh sách

để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân cần gửi văn bản

Lựa chọn và trình bày bì, đưa văn bản vào bì

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng đều phải để trong phong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Lựa chọn phong bì phù hợp với

số lượng và kích thước của văn bản Phong bì văn bản phải được làm bằng loại giấy tốt, bền, dai không dễ bị thấm nước, không nhìn thấy chữ của văn bản

Cách trình bày:

- Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên cơ quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, hoặc số Fax (nếu có) và số, ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì; dấu chỉ mức độ “khẩn” (nếu có)

- Góc trên, bên phải: Dán tem

- Bên dưới, giữa-phần nơi nhận: Ghi rõ, đầy đủ, chính xác tên cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân đó

- Phần nơi nhận trong phong bì đóng dấu hoặc viết hai chữ “Kính gửi”

9

Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản; vị trí đóng dấu hiệu này ở dưới phần ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ Đối với các văn bản “mật” phải làm hai phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật

Làm sổ chuyển giao văn bản

Gửi văn bản đi trong nội bộ cơ quan phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ, yêu cầu người nhận văn bản ký vào sổ Nếu cơ quan ban hành ít văn bản và các đơn vị, tổ chức của cơ quan cùng nằm trong một khuôn viên thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển giao văn bản nội bộ chỉ cần thêm cột ký nhận vào sổ đăng ký văn bản đi sau cột cuối cùng

Gửi văn bản qua đường bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện khi đã nhận đủ số văn bản ký thì nhận và đóng dấu bưu điện vào sổ chuyển giao

Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc có dấu hiệu mật khi chuyển đi nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra theo dõi trong quá trình xử lý giải quyết trên phiếu gửi phải ghi rõ tên người nhận hoặc cơ quan đơn vị nhận văn bản, trích yếu nội dung mục đích và số lượng văn bản gửi, lời ghi chú (xem xong trả lại, xem xong lập hồ sơ bảo quản theo chế độ mật hoặc xem xong hủy ngay…)

Phiếu gửi cũng đánh số thứ tự không đánh số văn bản, cơ quan nhận văn bản phải

ký xác nhận vào phiếu gửi và chuyển trả lại cơ quan gửi để tiện theo dõi kiểm tra xử lý trong các trường hợp cần thiết

Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”

Phần đăng ký bên trong:

Bảng 1.3: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi

10

Cách ghi các cột trong sổ:

Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày nào phải ghi ngày ấy Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản

Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản

Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì

+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký

văn bản đi để chuyển giao văn bản Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số 5

Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu

* Chuyển giao văn bản đi

Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ văn bản đi phải được gửi ngay đến đối tượng có liên quan, có thể gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện Mọi văn bản đi chuyển qua đường bưu điện phải thống kê vào sổ

Kiểm tra việc gửi văn bản: Thủ trưởng cơ quan và những người được giao nhiệm

vụ quản lý công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra từ hình thành đến việc xử lý văn bản đi Chánh văn phòng người phụ trách công tác văn thư của

cơ quan phải kiểm tra về nội dung và thể thức văn bản đi để nắm được tình hình hoạt động của cơ quan và việc ban hành văn bản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước, kiến nghị và sửa đổi văn bản sai thể thức Phụ trách các đơn vị tổ chức trong cơ quan phải kiểm tra nội dung văn bản, theo dõi việc hình thành và xử lý văn bản đi tại cơ quan, đơn vị mình phụ trách Nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết các văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua bưu điện hoặc làm bảng thống

kê theo dõi định kỳ những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ quan giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tình hình nhận văn bản nhất là đối với những văn bản quan trọng, văn bản

có dấu hiệu mật

11

1.2.3.5 Lưu văn bản đi, sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Lưu văn bản đi, sắp xếp bản lưu

Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan ban hành văn bản phải lưu ít nhất

02 bản: 01 bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp soạn thảo ra văn bản Những văn bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm đấy, phải sắp xếp khoa học dễ tra tìm, bản lưu phải là bản chính Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp việc sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản, văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì xếp lên trên, văn bản nào có số lớn ngày tháng sau thì xếp dưới

Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng bản lưu

Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan Hết giờ làm việc văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất vào tủ có kháo, những đợt nghỉ tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu Không cung cấp cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm những thông tin về văn bản tài liệu đnag còn trong quá trình

xử lý Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu, sử dụng các tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu

1.3 Công tác Quản lý văn bản đến

1.3.1 Khái niệm về văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến yêu cầu, đề nghị giải quyết những công việc mang tính chất công Bao gồm: Nhóm văn bản của các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới và nhóm thư công là các đơn từ do các cá nhân gửi đến

1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến đều phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư

- Quản lý văn bản đến cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, giải quyết văn bản

- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn

Văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi

xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng được yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan

Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận văn thư thuộc văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan Theo nhiệm vụ được giao, văn thư

cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi khác gửi đến Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư còn có thể nhận được một số văn bản như đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của các cá nhân hoặc tập thể khác Tất cả các văn bản nói trên đều cần được kiểm tra, xem xét trân trọng

1.3.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Kiểm tra văn bản do các nơi gửi đến

Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản có đúng không, Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình Kiểm tra phong bì có còn nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến

Phân loại sơ bộ văn bản đến

Bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại: loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký

- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan

- Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin

13

Bóc bì văn bản

- Nếu văn thư cơ quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung thì theo sự phân công của lãnh đạo, văn thư hoặc phòng hành chính bóc bì văn bản, vào sổ, chuyển đến các đối tượng có liên quan

- Nếu văn thư cơ quan tổ chức kết hợp cả tập trung và phân tán, văn bản gửi cho các đơn vị, chỉ cần ghi vào sổ phần nghi ngoài bì, đơn vị nhận sẽ bóc bì vào sổ riêng

- Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “Khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận

- Khi bóc văn bản không làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không được làm mất dấu bưu điện trong phong bì phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết

- Với văn bản thường: Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ nhàng, tránh rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng địa chỉ, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó

- Với văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thông thường Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ cần bóc bì ngoài, giữ nguyên bì trong và phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật

Đóng dấu đến vào văn bản

Dấu đến có kích thước 30mm x 50mm gồm các thành phần sau: tên cơ quan nhận văn bản đến, số đến, ngày đến, chuyển, lưu hồ sơ số

Dấu đến được trình bày như sau:

14

Bảng1.4: Mẫu dấu đến của cơ quan

50mm

30mm

- Số đến: là số thứ tự đăng ký các văn bản đến cơ quan trong 01 năm Số đến được ghi liên tục từ số 01 cho văn bản gửi đến sớm nhất cho đến văn bản gửi đến muộn nhất 01 năm

- Ngày đến: là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký Dấu đến cần đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ vào khoảng giấy trắng phía trên góc trái; phần lề văn bản, dưới phần số và ký hiệu, dưới phần trích yếu nội dung hoặc đóng vào khoảng giấy trắng dưới tác giả văn bản hoặc quốc hiệu phía trên

- Chuyển: thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư của cơ quan ghi ý kiến phân phối vào văn bản đến đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

1.3.3.3 Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Đăng ký văn bản đến là một bước quan trọng trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng và trích yếu nội dung của văn bản

Mục đích đăng ký văn bản đến để nắm được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản được chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng

Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản, không trùng lập, bỏ sót, mỗi văn bản đến chỉ đăng ký một lần vào các phương tiện đăng ký

TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN

ĐẾN

Số đến

Ngày đến

Chuyển

Lưu sồ sơ số

15

Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến áp dụng cả hai phương pháp: đăng

ký truyền thống (đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng thẻ) và đăng ký bằng máy tính

Đối với các cơ quan có chức năng giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo có thể lập

sổ đăng ký đơn thư riêng

Theo quy định văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký chuyển trong ngày đó Đặc biệt đối với công văn khẩn khi nhận được phải đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị, các nhân kịp thời giải quyết, không được chậm trể làm nhỡ công việc

Tùy theo số lượng văn bản đến của cơ quan nhiều hay ít mà lập sổ văn bản đến Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

+ Bìa và trang đầu

Bảng 1.5: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

(Bìa và trang đầu sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm)

+ Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297

mm)

+ Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “đến”

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn, tên loại văn bản có thể viết tắt)

và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)

17

1.3.3.4 Trình văn bản đến

Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng ký tùy theo chế độ công tác văn thư của cơ quan, cán bộ công chức phụ trách công tác này phải trình ngay cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính xem xét, nghiên cứu để phân phối giải quyết Lãnh đạo văn phòng hành chính hay công chức được ủy quyền ghi rõ văn bản được chuyển đến cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết Văn thư cơ quan căn cứ ý kiến phân phối của lãnh đạo

để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất

Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

1.3.3.5 Sao văn bản đến

Trong thực tế hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị cần thiết phải sao in văn bản đến thành nhiều bản Sao văn bản thường có mấy loại: Sao y bản chính, sao lục và trích sao

Hiện nay ở hầu hết các cơ quan sử dụng rất phổ biến các bản photocopy để chuyển tải thông tin đến các đối tượng có liên quan Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là công việc phức tạp đòi hỏi các cơ quan phải quan tâm chú ý thích đáng

1.3.3.6 Chuyển giao văn bản

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Khi chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết

- Văn bản đến ngày nào phải chuyển ngay trong ngày đó

- Trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn bản thì có thể lần lượt chuyển đến từng đơn vị, cá nhân, hoặc sao gửi cho từng đơn vị, cá nhân, nhưng bản chính phải được lưu hoặc giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính

- Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút và 1 giờ

18

- Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản để giải quyết (kể cả thủ trưởng cơ quan) phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác ký thay

- Đối với những cơ quan nhỏ, các đơn vị ở chung trong một khu vực thì không phải làm sổ chuyển riêng mà sử dụng sổ đăng ký văn bản đến cảu cơ quan làm sổ chuyển

- Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” thì phải chú ý một số điểm sau đây: Văn thư không được giao phụ trách văn bản “mật” thì cần ghi vào

sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến tận tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản; Cán bộ văn thư được giao phụ trách văn bản “mật” thì thực hiện các công việc như đối với việc xử lý văn bản thường

1.3.3.7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Yêu cầu đối với việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nhiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức

- Người đừng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: Xem xét toàn

bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản

Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng và của các văn phòng, các phòng hành chính của cơ quan nói chung

Việc giải quyết văn bản đến phải thực hiện một số vấn đề sau:

- Văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào thì do cán bộ, đơn vị đó giải quyết

19

- Văn bản mật: Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau: Chỉ phổ biến vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm; Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo công tác; Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản, không trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn

Kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công cơ quan

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản theo quy định của Đảng và nhà nước

- Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản

- Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với thời gian quy định

- Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính

20

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ TIÊN SƠN,

VIỆT YÊN, BẮC GIANG 2.1 Giới thiệu về UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

UBND xã Tiên Sơn thành lập ngày 02 tháng 5 năm 1955 trên cơ sở chia tách từ xã Sơn Hà thành 2 xã là: xã Tiên Sơn, Vân Hà

Tiên Sơn là một xã miền núi nằm cách trung tâm huyện Việt Yên 10 km về phía tây bắc Tổng diện tích đất tự nhiên 1.434,11 ha; đất nông nghiệp 971.948 ha chiếm 67.7

%, đất phi nông nghiệp 471.02 ha chiếm 32.3% Toàn xã có 2.753 hộ với 11.431 người, chia làm 7 thôn: Phù Tài, Lương Tài, Kim Viên, Thần Chúc, Hạ Lát, Thượng Lát, Kim Sơn Xây dựng các trục đường liên xã, liên thôn, ngõ xóm 100% cứng hoá bê tông Năm

2015 toàn xã đã đạt 11/19 tiêu chí nông thôn mới

Về văn hóa- xã hội: có địa điểm cho các hoạt động thể dục thể thao, văn nghệ, có

di tích lịch sử và xã có 5 trường học gồm: 2 trường mầm non, 2 trường tiểu học, 1 trường trung học cơ sở Tất cả 5/5 trường đạt chuẩn quốc gia Trạm y tế được đầu tư xây dựng đạt chuẩn quốc gia, hiện nay trạm y tế xã đạt chuẩn quốc gia về y tế mức độ 2 Thực hiện tốt các phong trào toàn dân xây dựng văn hoá ở khu dân cư, phong trào thi đua yêu nước, phong trào học tập làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh

Về An ninh -Quốc phòng: Tình hình an ninh chính trị tại địa phương được giữ vững Quốc phòng: hàng năm thực hiện tốt công tác khám tuyển nghĩa vụ quân sự, đủ chỉ

tiêu kế hoạch huyện giao

UBND xã Tiên Sơn tổng số 23 cán bộ, công chức và xã thành lập cơ cấu thành viên gồm: 01 Chủ tịch UBND xã phụ trách chung; 02 Phó chủ tịch UBND xã:

01 Phó Chủ tịch phụ trách văn hóa xã; 01 Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế, giao thông xây dựng và 02 Ủy viên UBND xã

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.2.1 Chức năng

UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện

21

pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm

sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

UBND xã tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã

- Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền

- Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã

- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 33 của Luật tổ chức chính quyền địa phương và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã

+ Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã

+ Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã

- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

22

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã

2.3 Cơ cấu tổ chức và Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Tiên Sơn

Căn cứ vào Luật tổ chính quyền địa phương năm 2015; Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ Quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ

cấu thành viên UBND các cấp; Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính

phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã;

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Tiên Sơn

- Tổng số biên chế: 39 cán bộ (trong đó: Cán bộ chuyên trách, công chức là: 23 cán

bộ, cán bộ không chuyên trách: 16 đ/c)

- Chủ tịch: Phụ trách và điều hành chung mọi hoạt động của cơ quan

- 01 phó chủ tịch: Phụ trách khối kinh tế

- 01 phó chủ tịch: Phụ trách khối văn hóa – xã hội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Tiên Sơn dưới đây:

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Tiên Sơn

sự chỉ đạo về mọi mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan

Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình

- Quản lý văn bản đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ

- Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản Đăng ký công văn, văn bản đi vào sổ

- Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng dấu ban hành

- Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói văn bản trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận

- Đối với văn bản đến, sau khi nhận được văn bản đến cán bộ làm công tác văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển giao kịp thời cho các đơn vị, phòng ban thực hiện và theo dõi đôn đốc việc thực hiện công văn đến

Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của UBND xã Tiên Sơn thì cán bộ văn thư phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên Chính vì thế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý văn bản đi - đến của UBND xã Tiên Sơn đã có bước phát triển to lớn Nhờ vào sự nỗ lực của mọi cán bộ nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau

Cũng chính vì điều đó mà công tác quản lý văn bản đi - đến trong UBND xã Tiên Sơn ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản đi - đến là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới

Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được chủ tịch, phó chủ tịch hoặc người

có thẩm quyền ký chính thức Sau đó phải chuyển qua bộ phận văn thư đăng ký, đóng dấu Tất cả công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại

24

2.4.1 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Tiên Sơn, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

2.4.1.1 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi

Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi

Trình tự quản lý văn bản đi của UBND xã Tiên Sơn đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước

Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng ký

và làm thủ tục gửi đi Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý

UBND xã đã quy định rõ trách nhiệm đối với từng phòng, ban trong việc soạn thảo từng loại văn bản theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mình Quy định chặt chẽ thẩm quyền phê duyệt, các bước trong quá trình phê duyệt nội dung và thể thức của bản thảo văn bản trước khi tiến hành ký văn bản, điều này tạo nên sự chặt chẽ, chính xác của nội dung văn bản, đảm bảo đúng thể thức và tạo nên tính pháp lý cao

Việc kiểm tra về thể thức, lấy số văn bản, nhân bản, đóng dấu lên văn bản cho tới khi chuyển văn bản đi được thực hiện ngay tại phòng văn thư với sự phân công công việc

cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân trong phòng đã giúp cho công việc ban hành các văn bản nhanh chóng kịp thời, tạo ra sự liên hoàn trong giải quyết công việc Việc thực hiện sự phân công này sẽ rút ngắn được thời gian, tạo nên sự nhanh chóng và đáp ứng được đòi hỏi của công việc, đồng thời cũng tránh được sự rườm rà, khó khăn trong quá trình giải quyết công việc

Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Tiên Sơn năm 2015: UBND đã ban hành được 735 văn bản đi bao gồm: Quyết định, báo cáo, công văn, tờ trình, thông báo, kế hoạch… được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi

25

Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND xã Tiên Sơn:

mẫu liên quan

thảo theo yêu cầu

bản, Dấu

Bước 6 Văn thư

Bước 7 Văn thư

Tủ, kho lưu trữ

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi

Soạn thảo văn bản

Kiểm tra Thể thức, nội dung văn bản và ký tắt trước khi trình ký lãnh đạo

Trình ký văn bản

Ký duyệt văn bản

Lấy số, đăng ký văn bản đi vào sổ, nhân bản và đóng dấu

Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

Lưu văn bản đi

26

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Hiện tại UBND xã Tiên Sơn kiểm tra thể thức, hình thức trình bầy văn bản thực

hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

Phần lớn các văn bản của UBND xã do các bộ phận chuyên môn soạn thảo nhưng trước khi ban hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại văn thư để cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bầy văn bản Nếu phát hiện có sai sót thì văn thư trả lại văn bản cho cán bộ soạn thảo chỉnh sửa đúng thì văn bản mới được phát hành

- Trình ký văn bản

Công tác trình ký văn bản của UBND xã Tiên Sơn thực hiện theo văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo và văn bản phải được kiểm định tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản Sau đó văn bản sẽ được trình ký thông qua văn thư xem xét được về thể thức thì chuyển cán bộ soạn thảo trình lên lãnh đạo cơ quan

Các cán bộ chuyên môn theo kế hoạch đã xây dựng hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để soạn thảo văn bản của cơ quan Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo văn bản phải tuân thủ tư tưởng chỉ đạo của lãnh đạo UBND xã thực hiện nội dung văn bản

Khi có nhu cầu phối hợp giữa các bộ phận để soạn thảo văn bản thì các bộ phận liên quan phải tạo điều kiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách, các cán bộ chủ trì chủ động liên hệ với các phòng liên quan thống nhất và ra văn bản

Sau khi cán bộ chuyên môn thực hiện và kiểm tra lại và sau đó trình lãnh đạo ký

- Ghi số, ngày tháng văn bản:

Các văn bản đi sau khi văn thư kiểm tra đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và tính pháp lý (có chữ ký của lãnh đạo) sẽ được đánh số, số của văn bản được đánh chi tiết theo từng loại văn bản

Việc ghi số và ngày tháng văn bản được ghi bằng bút bi mực đen và sau đó dùng máy photocopy nhân thành nhiều bản theo như nơi nhận văn bản

Ngày tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ, đối với những chỉ số ngày nhỏ hơn mười và tháng 1, 2 phải ghi them số 0 đằng trước

về Công tác văn thư

- Đăng ký văn bản đi:

Văn bản được đóng dấu xong thì văn thư vào sổ văn bản đi Tại UBND xã sổ văn bản đi sử dụng một quyển nên tất cả các văn bản hành chính thông thường được vào chung một quyển và đánh số theo từng tên loại văn bản UBND xã không có sổ đăng ký theo dõi công văn “Khẩn”, “Mật”

Hiện tại UBND xã chỉ vào sổ đăng ký văn bản đi theo quy định của Nhà nước, chưa có phần mềm quản lý văn bản đi Văn bản đi khi vào sổ văn thư nhập đầy đủ thông tin của văn bản theo quy định bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại

và trích yếu nộ dung văn bản; người ký; đơn vị, người nhận văn bản; số lượng văn bản; ghi chú

Sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Tiên Sơn được đăng ký theo năm, hết một năm thì bắt đầu sổ mới Sổ được văn thư quản lý và chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản

Các văn bản đi của UBND xã Tiên Sơn được đăng ký vào sổ theo mẫu:

Bìa sổ:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VIỆT YÊN (1)

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TIÊN SƠN (2)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Hình 2.3: Bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Tiên Sơn

Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực thuộc (nếu có)

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và cuối cùng trong sổ

29

(6): Số thứ tự của quyển số

Khi thực hiện công việc đăng ký văn bản đi, các văn bản trong sổ đều đúng quy định Tuy nhiên, còn nhiều văn bản đăng ký được viết tắt nên nhiều văn bản còn gây khó

khăn cho công tác tra tìm và một số lỗi ở phần trên như trùng lặp số, ngày tháng…

Phần đăng ký bên trong:

bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Số Lượng

Cột 1: Ghi ngày tháng ban hành văn bản, đối với văn bản có ngày dưới 10 và tháng

1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước số đó Ví dụ: 03/01, 05/02

Cột 2: Ghi rõ số và ký hiệu văn bản

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

Cột 6: Ghi rõ số trang văn bản

Cột 7: Ghi rõ số lượng văn bản được phát hành

Cột 8: Ghi rõ số lượng văn bản lưu

Cột 9: Ghi những điều cần thiết

Mẫu “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI” đi giống như “sổ đăng ký văn bản đi” (loại thường), phần đăng ký bên trong có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”

Thực tế thì UBND xã văn bản mật số lượng ít nên được đăng ký chung với sổ đăng ký văn bản thường

30

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

Sau khi văn bản được đăng ký vào sổ, văn thư làm thủ tục phát hành văn bản Văn thư căn cứ vào phần nơi nhận văn bản làm thủ tục gấp văn bản và cho văn bản vào bì Khi gấp văn bản để mặt có chữ vào trong, cẩn thận không làm nhàu, rách, bẩn văn bản Dùng keo dán kín phong bì lại và tiếp tục ghi tên và địa chỉ nơi nhận văn bản

Chuyển phát văn bản đi: văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành sau đó được chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân Văn bản đi UBND xã chỉ vào sổ đăng ký văn bản và theo dõi tiến độ thực hiện hoặc nhận văn bản bằng

sổ văn bản đi Trong trường hợp nơi nhận văn bản xa UBND xã, việc chuyển phát văn bản

đi được thực hiện qua đường bưu điện hoặc qua mạng Việc gửi văn bản qua mạng UBND

xã sẽ Scan văn bản đó và gửi qua hệ thống thư điện tử của UBND xã tới đơn vị nhận văn bản, gửi văn bản có dấu đỏ sau cho đơn vị, tổ chức, cơ quan nhận văn bản

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu:

Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở UBND xã Tiên Sơn sẽ lưu văn bản Mỗi văn bản do cơ quan ban hành ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều được giữ thành hai bản: một bản chính lưu tại người soạn thảo ra văn bản, một bản gốc lưu tại văn thư Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo số, ký hiêu; ngày tháng ban hành văn bản và theo từng tập tên loại văn bản để phục vụ cho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước Văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau

Tại Văn phòng UBND xã, tập lưu được hình thành vào cuối năm, cán bộ văn thư đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu Tập lưu văn bản được cán bộ văn thư sắp xếp theo một trật tự nhất định sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu

2.4.1.2 Ưu điểm

UBND xã Tiên Sơn luôn quan tâm chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như:

Trang thiết bị đầy đủ các loại máy như máy in, máy vi tính, máy Fax, máy Scan

để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý ban hành văn bản Nhìn chung các trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực hiện tốt công việc

Quy định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, cụ thể