Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm pho
Trang 1MỤC LỤC
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3
1.1 Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn bản 31.1.1 Khái niệm 3
1.1.2 Nguyên tắc quản lý văn bản 3
1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý3
1.2 Công tác quản lý văn bản đến 41.2.1 Khái niệm văn bản đến 4
1.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 4
1.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 4
1.2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 7
1.2.2.3 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến 8
1.3 Công tác quản lý văn bản đi 91.3.1 Khái niệm 9
1.3.2 Quy trình quản lý văn bản đi9
1.3.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 9
1.3.2.2 Đăng ký văn bản đi 10
1.3.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 13
1.3.2.5 Lưu văn bản đi 18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
HĐND VÀ UBND HUYỆN HIỆP HÒA 192.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa 19
2.1.1 Chức năng 192.1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Hiệp Hoà 19
2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 20
2.2 Cơ sở pháp lý quản lý văn bản 242.3 Thực trạng quản lý văn bản đến 252.3.1 Tiếp nhận văn bản và xử lý lý sơ bộ26
2.3.1.1 Tiếp nhận văn bản 26
2.3.1.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến 26
2.3.1.3 Đăng kí văn bản đến. 26
1
Trang 22.3.2 Trình văn bản đến 27
2.3.3 Duyệt văn bản 27
2.3.4 Sao văn bản và chuyển giao văn bản đến 27
2.3.5 Giải quyết 27
2.3.6 Đôn đốc giải quyết văn bản đến 28
2.4 Thực trạng quản lý văn bản đi 292.4.1 Soản thảo văn bản 30
2.4.2 Lãnh đạo cơ quan chuyên môn duyệt văn bản 30
2.4.3 Chuyên viên Văn phòng thẩm định 30
2.4.6.4 Chuyển giao văn bản: 32
2.4.6.5 Sắp xếp, bảo quản, phục vụ, nghiên cứu sử dụng bản lưu: 32
2.5 Đánh giá 332.5.1 Ưu điểm 33
3.2.1.1 Đăng nhập hệ thống36
3.2.1.2 Vào sổ văn bản đến 37
3.2.1.3 Chức năng sao chép văn bản 41
3.2.1.4 Nhập giống văn bản trước 41
3.2.1.5 Toàn bộ văn bản đến 41
3.2.1.6 Gửi văn bản đến qua E-Mail 42
3.2.1.7 Văn bản gửi qua E mail 43
3.2.1.8 Tìm kiếm văn bản đến 44
3.2.1.9 In sổ văn bản đến 44
3.2.2 Chánh văn phòng xử lý văn bản đến45
Trang 33.2.2.1 Phân phối văn bản 45
3.2.2.2 Theo dõi xử lý 47
3.3 Chương trình quản lý văn bản đi 483.3.1 Xử lý văn bản đi tại bộ phận văn thư 48
3.3.1.1 Đăng nhập hệ thống48
3.3.1.2 Vào sổ văn bản phát hành (sổ đi) 49
3.3.1.3 chức năng sao chép Văn bản 51
3.3.2.1 Duyệt dự thảo cho chuyên viên 56
3.3.2.2 Duyệt thông qua phiếu trình (chức năng dành cho lãnh đạo VP)
61
3.3.2.3 Ký duyệt phiếu trình (chức năng dành cho người ký duyệt) 63
KẾT LUẬN 66LIỆU THAM KHẢO68
DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH
Hình 1.1 Mẫu dấu đến 5
Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 5
Bảng 1.3 Mẫu sổ đăng ký bên trong văn bản đến6
Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi 10 Bảng 1.5 Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi 11
Hình 1.6 Mẫu bì gửi văn bản đi 13
Bảng 1.7 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 14 Bảng 1.8 Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
15
3
Trang 4Bảng 1.9 Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện 15 Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà…18
Bảng 2.2 Lưu đồ quản lý văn đến 22 Bảng 2.3 Lưu đồ quản lý văn bản đi 25 Hình 3.1 Đăng nhập vào hệ thống 31 Hình 3.2 Màn hình làm việc chính 31 Hình 3.3 Văn bản đến gửi qua hệ thống thư điện tử 32
Hình 3.4 Chuyển thành văn bản đến 32
Hình 3.5 Vào sổ văn bản đến từ hệ thống thư điện tử 33
Hình 3.6 Văn bản sau khi được đăng ký 33 Hình 3.7 Vào sổ văn bản đến đối với công văn giấy 34
Hình 3.8 Chức năng sao chép văn bản 35
Hình 3.9 Chức năng nhập giống văn bản trước 35
Hình 3.10 Chức năng toàn bộ văn bản đến 36
Hình 3.11 Gửi văn bản đến qua e-mail 36
Hình 3.12 Đơn vị, người nhận văn bản đến 37
Hình 3.14 Văn bản gửi qua E mail 37 Hình 3.15 Hình thức tìm kiếm văn bản 38
Hình 3.16 Các hình thức xuất sổ 38
Hình 3.17 Lọc các chức năng xuất sổ 39
Hình 3.18 Màn hình chính dành cho lãnh đạo 39
Hình 3.19 Phân phối văn bản 40
Hình 3.20 Văn bản sau khi phân phối 40
Hình 3.21 Theo dõi tình trạng xử lý văn bản 41
Hình 3.22 Chi tiết theo dõi xử lý văn bản 41 Hình 3.23 Đăng nhập vào hệ thống 42
Hình 3.24 Chức năng vào sổ 42
Hình 3.25 Chức năng thêm mới 43
Hình 3.26 Nhập thông tin văn bản 43 Hình 3.27 Lưu văn bản 43
Hình 3.28 Chức năng sao chép văn bản 44 Hình 3.29 Chức năng nhập giống văn bản trước 44
Hình 3.30 Văn bản chờ phát hành 45 Hình 3.31 Lưu văn bản chờ phát hành 45
Hình 3.32 Chọn văn bản phát hành 46
Hình 3.33 Chọn cơ quan gửi văn bản 46
Trang 5Hình 3.34 Theo dõi văn bản gửi qua Email 47
Hình 3.40 Thông tin văn bản dự thảo 50
Hình 3.41 Lãnh đạo xem quá trình dự thảo 50
Hình 3.42 Ký duyệt văn bản 51
Hình 3.43 Chuyển Văn thư phát hành 51
Hình 3.44 Yêu cầu soạn thảo lại 52
Hình 3.45 Phiếu trình chờ thông qua 52
Hình 3.46 Chọn phiếu cần duyệt 53
Hình 3.47 Cho ý kiến góp ý 53 Hình 3.48 Phiếu trình chờ ký duyệt 54
Hình 3.49 Chọn phiếu trình ký duyệt 54
Hình 3.50 Cho ý kiến ký duyệt 55
Hình 3.51 Chọn duyệt hoặc trả lại 55
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
1 HĐND&UBND Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
Trang 6LỜI CẢM ƠN
Sau hai năm học tập và nghiên cứu về chuyên ngành Quản trị Văn phòng tại trường Đại học Công nghệ Thông tin và truyền thông với sự quan tâm, nhiệt tình của các thầy cô bản thân tôi đã có được những kiến thức quý báu, những hành trang mới để vững tin hơn trong công việc chuyên môn
Trong những ngày tháng cuối cùng của khóa học, nhận được sự phân công của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn Thạc sỹ
Đinh Thị Nguyên tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang”.
Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới trường Đại học Công nghệ và Thông tin truyền thông, các thầy cô trong khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa đã tạo điều kiện cho tôi được tham gia khóa học và nghiên cứu khóa luận tại đây; Lời cám ơn đặc biệt xin gửi tới giáo viên Thạc sỹ Đinh Thị Nguyên, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong quá trình thực hiện khóa luận này
Cuối cùng xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp cao quý Kính chúc các đồng chí lãnh đạo và các đồng chí cán bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang sức khỏe luôn may mắn
và thành công trong công việc./
Trang 7Tôi xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN THỰC HIỆN
Nguyễn Thị Mùi
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài khóa luận của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ khóa luận nào khác Tôi cam đoan về nội dung khóa luận không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân tôi nghiên cứu xây dựng
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong báo cáo đã được chỉ rõ nguồn gốc
NGƯỜI VIẾT CAM ĐOAN
Nguyễn Thị Mùi
7
Trang 8LỜI MỞ ĐẦU
Nếu như văn bản là phương tiện giao tiếp phổ biến không thể thiếu trong hoạt đông của xã hội hiện đại thì đối với hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản càng chiếm giữ vai trò quan trọng Văn bản là phương tiện truyền tải thông tin, quyết định quản lý; là phương tiện kiểm tra, theo dõi họa động của bộ máy lãnh đạo, quản lý; là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật,nó chứng tỏ tính liên tục của cơ quan nhà nước và hoạt đông quản lý nhà nước
Để văn bản trong cơ quan nhà nước thực hiện được vai trò quan trọng như
đã nêu trên, công tác xây dựng, ban hành, chuyển giao, xử lý, sử dụng văn bản cần được tổ chức khoa học Nói cách khác, mỗi cơ quan, đơn vị cũng như cả bộ máy nhà nước, để khai thác triệt để tính năng của văn bản trong quá trình hoạt động của mình cần quan tâm đúng mức đến công tác Văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng
Thực tế, nhiều năm qua Nhà nước đã xây dựng, ban hành khá nhiều văn bản quy định, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Mới đây
có những văn bản quy định như Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban
hành ngày 19/01/2011 về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính; Công văn số 55-CV/TCCB của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày
01/3/1991 về việc Hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch hội
đồng Bộ trưởng; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 của Chính phủ về Công tác văn thư; Công văn số 452/VTLTNN-NVTW ban hành
ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến… Tuy nhiên, công tác Văn thư trong các cơ quan nhà nước hiện nay còn nhiều bất cập đòi hỏi cấp thiết đặt ra là phải nghiên cứu lý luận và thực tiễn, xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác văn thư ngay trong từng
cơ quan, tổ chức
Trong thời đại CNTT như hiện nay thì việc quản lý văn bản một cách khoa học, hiệu quả đang là vấn đề nhức nhối của mọi cơ quan, tổ chức Một cơ quan điều hành tốt công việc chứng tỏ một điều rằng thông tin họ nắm bắt được rất nhanh nhạy và có phương pháp làm việc cực kỳ hiệu quả, và muốn làm được những điều đó thì sự đóng góp của CNTT là thực sự quan trọng
Từ những lý do trên, đồng thời cũng là một nhân viên văn phòng trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý văn bản tại văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp
Hòa nên tôi lựa chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang”.
Trang 9Mục đích chọn đề tài nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với chuyên ngành quản trị Văn phòng, tìm hiểu sâu về hơn về vai trò của CTNN trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, đặc biệt là việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản ngay tại cơ quan đang công tác để thấy được sự hiệu quả của việc sử dụng CNTT, những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai ứng dụng phền mềm Net.office nói chung và trong công tác quản lý văn bản nói riêng
Từ đó, mạnh dạn đề xuất những phương pháp góp phần cải thiện phương pháp làm việc, đẩy mạnh tin học hóa trong công tác văn phòng
Đề tài sử dụng phương pháp luận: phương pháp tổng hợp các kiến thức chuyên môn, phương pháp so sánh lý luận và thực tiễn, đưa các ra các văn bản quản lý để đối chiếu với thực tế, phân tích hệ thống phần mềm và nghiên cứu thực tế: khảo sát, sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể
Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm quản lý văn bản điều hành tác nghiệp Net.office
Việc nghiên cứu đề tài này chính là việc gắn lý thuyết đã học vào thực tiễn hoạt động quản lý văn bản đi tại văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa giúp cho sinh viên có cơ hội trải nghiệm những kiến thức thực tế, có sự so sánh, đánh giá kết quả nghiên cứu lý luận và thực tiễn công việc, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn cho bản thân, tiếp cận gần hơn với CNTT để nhanh chóng nắm bắt được những ứng dụng CNTT mới khi triển khai áp dụng trong cơ quan Đề tài này một lần nữa giúp bản thân hệ thống hóa, rà soát lại chức năng của hệ điều hành quản lý văn bản Net.offcie, có thể sử dụng triệt để các tính năng của hệ thống
Bao cáo thực tập bao gồm các nội dung sau:
Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản
Chương 2: Khảo sát thực trạng quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Net Office trong quản lý văn bản
Kết luận
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1 Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành
9
Trang 10phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng
1.1.2 Nguyên tắc quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan,
tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và
“Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn riêng
1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý
Làm tốt công tác quản lý văn bản đi - đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác … hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
Giữ gìn được tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp
Giữ gìn bí mật của nhà nước cũng như bí mật của cơ quan
1.2 Công tác quản lý văn bản đến
1.2.1 Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức
1.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến
1.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận:
Trang 11Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Chú ý khi phân loại có 02 loại: Loại không bóc bản gửi đích danh các cá nhân, hay phong bì có đóng dấu chỉ mức độ Mật và loại được bóc bì là loại văn bản gửi cho tập thể
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý những bì có đóng dấu chỉ độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản
Đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số
và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng)
Hình 1.1 Mẫu dấu đến Đăng ký văn bản đến:
Lập sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm,
11
Trang 12các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đăng ký văn bản đến:phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng
Đăng ký văn bản đến bằng sổ:
Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
(Bìa và trang đầu sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm)
+ Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;(6): Số thứ tự của quyển sổ
(Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng).
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu
Trang 13quản lý văn bản đến trên máy tính.
Bảng 1.3 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297
mm)
+ Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “đến”
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn, tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)
Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy
vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet
1.2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được
Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn 13
Trang 14giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến
Việc chuyển văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản
1.2.2.3 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
Trang 15giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định
1.3 Công tác quản lý văn bản đi
1.3.1 Khái niệm
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình
1.3.2 Quy trình quản lý văn bản đi
1.3.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của
cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
15
Trang 16- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
1.3.2.2 Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
Đăng ký bằng sổ văn bản
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà
cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm
Sổ đăng ký văn bản mật đi
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
Trang 17Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
Sổ đăng ký công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi Chú
17
Trang 18(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Hướng dẫn đăng ký:
Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản
Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản Nếu sổ dùng để đăng
ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản Nếu sổ được dùng
để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng hơn cột khác)
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản)
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu
Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)
Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý
1.3.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
-Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
Trang 19lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
- Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
1.3.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau:
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau
+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra
(8)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),ĐC: số XX phố… , quận… , … (2)ĐT:0123 ………Fax………….(3) ……
E-Mail: ………
Website:………(4)Số:………(5)
19
Trang 20Kính gửi: ……… (6)
………(7)
………(7)
Hình 1.6 Mẫu bì gửi văn bản đi
Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần)
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)
(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
- Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản
Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ
Trang 21nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng:
“SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”
Phần đăng ký bên trong:
Bảng 1.7 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi
Ngày
chuyển
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú
Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày nào phải ghi ngày ấy Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ
Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận”
vào sau cột số 5 Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các
cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:
Bảng 1.8 Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tên loại
và tríchyếu nộidung
NgườiKý
Nơinhậnvănbản
Kýnhận
Đơn vị,ngườinhậnbản lưu
Sốlượngbản
Ghi chú
21
Trang 22- Chuyển phát văn bản qua bưu điện
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là:
“SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”
Phần đăng ký bên trong:
Bảng 1.9 Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện
Ngày
chuyển
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản
Số lượng bì
Ký nhận và dấu bưu điện
Ghi chú
Hướng dẫn cách ghi các cột
Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi)
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điệnCột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên
Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc
Chuyển phát văn bản Mật
Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản …đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
Trang 23- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
1.3.2.5 Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
23
Trang 24CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HIỆP HÒA
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa
2.1.1 Chức năng
Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà có vị trí quan trọng trong
sự nghiệp phát triển của HĐND và UBND, văn phòng huyện là cơ quan trực thuộc của UBND huyện, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, phục vụ các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành HĐND&UBND huyện, trực tiếp là Thường trực HĐND và UBND huyện
Văn phòng UBND và HĐND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của HĐND và UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Hiệp Hoà
Trang 252.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND
- Xây dựng chương trình làm việc kế hoạch công tác
- Thừa lệnh Chủ tịch đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiên sự chỉ đạo của TT HĐND và UBND huyện
Cụ thể:
Chánh Văn phòng (Nguyễn Văn Thắng)
- Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND&UBND huyện, phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND huyện về mọi hoạt động của Văn phòng
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác nội chính, quản
lý tài chính Trực tiếp thẩm dịnh các văn bản quan trọng, phạm vi ảnh hưởng
25
Trang 26lớn của các chỉ thị, kế hoạch, chương trình, quyết định,…trên các lĩnh vực kinh tế, văn xã trước khi trình Thường trực HĐND, UBND huyện ký ban hành.
Các Phó Chánh Văn phòng
* Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp
Phụ trách công tác thông tin tổng hợp
- Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận tổng hợp
và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác thông tin tổng hợp Chỉ đạo chuyên viên trong bộ phận tổng hợp thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các loại thông tin
- Dự thảo các báo cáo,xây dựng chương trình công tác, công văn chỉ đạo của HĐND&UBND huyện
- Dự, ghi chép nội dung các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện và tham mưu ban hành kết luận hoặc thông báo, kết luận sau mỗi phiên họp
- Tham mưu công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; đôn đốc các cơ quan chức năng trong việc giải quyết đơn thư; tiếp dân theo đúng quy định của pháp luật
- Giúp TTHĐND, lãnh đạo UBND huyện thẩm định, kiểm tra các loại văn bản của các ngành, cơ quan do TT HĐND, lãnh đạo UBND huyện ký ban hành Trực tiếp thẩm định các báo cáo, kế hoạch, chương trình, quyết định,… thuộc lĩnh vực nội chính Ký các công văn của HĐND&UBND huyện và một
số văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện khi được uỷ nhiệm
- Thay Chánh văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh văn phòng đi vắng
Phó Chánh Văn phòng Hành chính Quản trị
- Trực tiếp giúp Chánh văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận hành chính quản trị và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hành chính quản trị như: kế toán, thủ quỹ, văn thư, lưu trữ, lái xe, bảo vệ, hành chính, tạp vụ, hậu cần,…
- Theo đõi, đôn đốc việc thực hiện nội quy, giờ giấc làm việc các chính sách và thực hành tiết kiệm chống lãng phí đối với mọi cán bộ, công chức trong cơ quan
- Quản lý, gìn giữ, đảm bảo các điều kiện vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc của HĐND&UBND huyện, tham mưu cho Chánh văn phòng và TTHĐND, lãnh đạo UBND huyện để từng bước trang bị, hiện đại hoá điều kiện và phương tiện làm việc của HĐND&UBND và Văn phòng HĐND&UBND huyện
- Thay Chánh Văn phòng điều hành công việc khi được uỷ nhiệm
Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách bộ phận “ Một cửa”
- Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ, công chức thuộc bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả và cán bộ công chức của cơ quan được trưng tập làm việc tại Bộ phận Một cửa
- Theo dõi nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của cán bộ, công
Trang 27chức thuộc Bộ phận Một cửa và phối hợp với các thủ trưởng cơ qua, đơn vị, chủ tịch UBND các xã, thị trấn kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc
có thể xảy ra, đặc biệt với những hồ sơ liên quan đến nội dung làm việc của nhiều cơ quan, đơn vị
- Báo cáo Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện
về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận “Một cửa” bằng văn bản theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận “Một cửa” trước Văn phòng HĐND&UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện
Bộ phận tổng hợp
- Chịu sự chỉ đạo của Phó Chánh Văn phòng tổng hợp và Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện Mỗi chuyên viên được phân công theo dõi một khối( một mảng công việc) khác nhau, trực tiếp tổng hợp, tham mưu cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng trên lĩnh vực được phân công, phụ trách
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện và lãnh đạo văn phòng Lưu hồ sơ công việc theo đúng quy định
- Trực tiếp soạn thảo, kiểm duyệt, thẩm định các văn bản do các cơ quan khác tham mưu thuộc lĩnh vực được phân công, ký tắt vào các văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.Trường hợp cần thiết thì xin ý kiến của Phó chánh văn phòng tổng hợp, Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo HĐND&UBND huyện Nếu văn bản nào không được thẩm định trước khi ban hành thì thuộc lĩnh vực nào chuyên viên đó phải chịu trách nhiệm
- Đôn đốc.thẩm định các nội dung trên lĩn vực được phân công phụ trách phục vụ các kỳ họp của HĐND, các phiên họp của UBND và của BTV, BCH Đảng bộ huyện theo đúng nội dung và thời gian quy định Nếu để chậm thời gian theo quy định hoặc sai xót về nội dung, thể thức phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng, Chuyên viên văn phòng phải dự phiên họp UBND huyện nếu có nội dung thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi Chủ động phối hợp với bộ phận hành chính quản trị để chuẩn bị phòng họp và các điều kiện phục vụ hội nghị trên lĩnh vực phân công
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Văn phòng
Bộ phận “Một cửa”:
- Thực hiện tốt việc tiếp nhận và trả hồ sơ cho các tổ chức và công dân theo đúng chức năng, nhiệm vụ và những quy định hiện hành Không gây sách nhiễu, gây trở ngại, phiền hà cho nhân dân.Phải có thái độ đúng mực khi tiếp xúc với công dân
Bộ phận thường trực ATGT:
- Tham mưu cho UBND huyện, Ban chỉ đạo ATGT huyện, chỉ đạo công tác đảm bảo trật tự ATGT trên địa bàn Thưòng xuyên tổng hợp tình hình, báo cáo kết quả thực hiện theo quy định Theo dõi, đôn đốc các cơ quan
27
Trang 28chức năng, các xã, thị trấn, các thành viên Ban chỉ đạo ATGT huyện trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ.
Bộ phận văn thư, lưu trữ
- Văn thư: Thực hiện tốt những quy định về công tác văn thư, quản lý các văn bản của HĐND&UBND huyện và các văn bản đi, đến theo đúng quy định và theo chương trình công nghệ thông tin;
- Lưu trữ: tổ chức tiếp nhận tất cả các loại văn bản từ các nguồn gửi đến, thống nhất quản lý, bố trí sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ khoa học, gọn gàng, ngăn nắp theo đúng quy định Hàng năm tổ chức thu hồi, chỉnh lý, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ của HĐND&UBND huyện, bảo quản tốt các tài liệu trong phòng kho lưu trữ của HĐND&UBND huyện Việc khai thác, sử dụng tài liệu trong phòng kho lưu trữ phải theo đúng quy định
Bộ phận công nghệ thông tin
- Cán bộ quản trị mạng có trách nhiệm thực hiện, kiểm tra đôn đốc cán
bộ sử dụng máy vi tính để thực hiện tốt quy định của HĐND&UBND huyện
về xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản mạng thông tin
- Cung cấp thông tin, khai thác thông tin trên mạng phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND&UBND huyện Thường xuyên kiểm tra, duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin của cơ quan ( mỗi tháng một lần phải kiểm tra định kỳ, diệt vi rýt tất cả các máy tính trong
cơ quan)
- Kịp thời phát hiện và đề xuất với lãnh đạo Văn phòng những sự cố để
có thể khắc phục kịp thời Thường xuyên học tập, nghiên cứu cập nhật kiến thức về công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật mới đáp ứng yêu cầu nhiệm
vụ công tác Tham mưu triển khai các ứng dụng về công nghệ thông tin trong
cơ quan, nhất là triển khai ứng dụng các phần mềm dùng chung đã được trang bị
2.2 Cơ sở pháp lý quản lý văn bản
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục VTLT Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
- Nghị định 09/2010/NĐ_CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư
- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Thông tư liên tịch số 01/1011/BNV nhgày 05/03/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kĩ thuật trình bày và thể thức văn bản
Trang 29- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ban hành ngày 14/3/2009 của Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
trong môi trường mạng và quản lý văn bản trong môi trường mạng
Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Văn phòng
HĐND &UBND huyện về Ban hành Quy chế Văn thư lưu trữ
- Thông báo số 05/TB-VP ngày 17 tháng 5 của Văn phòng về việc phân
công nhiệm vụ lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa
2.3 Thực trạng quản lý văn bản đến
Các văn bản gửi đến HĐND, UBND huyện được xử lý theo quy trình thống
nhất như sau:
Bảng 2.2 Lưu đồ quản lý văn đến
Trang 30Văn bản đến
Ý kiến phân phối và nội dung yêu cầu
2.3.1 Tiếp nhận văn bản và xử lý lý sơ bộ
2.3.1.1 Tiếp nhận văn
Văn thư có trách nhiệm tiếp nhân toàn bộ các văn bản từ nơi khác chuyển
đến Ngoài những văn bản chính thức của các cơ quan liên quan chuyển đến còn
có các văn bản gửi đích danh, của các cá nhân, tập thể
2.3.1.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Kiểm tra văn bản do các nơi gửi đến xem có đúng là văn bản của cơ quan
mình không, nếu không phải của cơ quan thì trả lại nơi gửi, phân loại sơ bộ văn
bản , văn thư phân loại theo 2 loại: Loại phải đăng kí là các văn bản gửi cho cơ
quan và loại không cần đăng kí là sách báo và các văn bản gửi đích danh
Các văn bản mật chuyển cho lãnh đạo và khi lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo sẽ
tiến hành vào sổ công văn mật riêng
Khi bóc bì cán bộ văn thư luôn chú ý cẩn thận không làm rách văn bản bên
trong, nhất là đối với các văn bản khẩn, mật
Đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhận được Văn thư viết số đến là số
thứ tự đến của văn bản và ghi ngày, tháng, năm mà văn bản được gửi đến
2.3.1.3 Đăng kí văn bản đến.
Văn bản đến từ bất kì nguồn nào cũng được văn thư đăng kí Những văn bản
không được đăng kí tại văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết
Hiện nay Văn phòng HĐND&UBND huyện đang áp dụng hai hình thức đăng
ký: đăng ký Sổ đăng ký công văn đến truyền thống và đămg kí bằng phần mềm quản
Trang 31scan văn bản để phục vụ cho việc xử lý văn bản trên phần mềm.
Đối với các văn bản gửi qua hòm thư công vụ cần nhập thông tin cho văn bản hoặc văn bản tự động cập nhập thông tin theo các trường Với văn bản giấy thì đóng dấu đến và nhập những thông tin cần thiết theo yêu cầu của hệ thống, scan và đính kèm lên hệ thống
2.3.2 Trình văn bản đến.
Hiện nay, tất cả các văn bản đến là bản giấy hay điện tử đều được đăng ký trên hệ thống quản lý văn bản Văn thư có trách nhiệm vào sổ và scan toàn bộ văn bản đến thành các file PDF và gắn lên hệ thống và hệ thống tự động có đường dẫn đến hệ thống quản lý văn bản của Chánh văn phòng để xử lý Hoặc đối với văn bản điện tử thì văn thư chỉ cần làm một số thao tác vào sổ văn bản
Đối với một số văn bản quan trọng, cần xử lý ngay, Văn thư in ra chuyển Chánh Văn phòng để trình lãnh đạo Thường trực HĐND hoặc UBND cho ý kiến giải quyết ngay
2.3.3 Duyệt ý kiến phân phối văn bản
Trên cơ sở văn bản đã được Chánh Văn phòng bút phê, xử lý sơ bộ, Lãnh đạo HĐND và UBND sẽ xem xét, đồng ý với ý kiến bút phê của Lãnh đạo văn phòng sẽ ký duyệt để chuyển các cơ quan, đơn vị giải quyết
2.3.4 Sao văn bản và chuyển giao văn bản đến
Thông thường tất cả các văn bản đều được xử lý trên hệ thống điều hành tác nghiệp, theo đó Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ cho các phòng ban hoặc các chuyên viên văn phòng Thủ trưởng các phòng, ban tiếp tục phân công công việc cho các chuyên viên trong cơ quan
Văn bản đến Thường trực HĐND và UBND trực tiếp cho ý kiến cần được sao
in đúng như ý kiến chỉ đạo và chuyển đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
2.3.5 Giải quyết
Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan có trách nhiệm giải quyết văn bản, khi tiếp nhận văn bản chuyển đến, dựa trên sự chỉ đạo của TT HĐND và UBND tiến hành giải quyết và phối hợp với các cơ quan đơn vị khi cần
Người giải quyết văn bản cần bám sát sự chỉ đạo của Lãnh đạo và báo cáo tiến độ giải quyết công việc, trong quá trình xử lý nếu gặp phải khó khăn, vướng mắc cần trao đổi và tiến hành lấy ý kiến của các bên liên quan
Trong quá trình giải quyết văn bản, người giải quyết có trách nhiệm lưu toàn bộ các văn bản liên quan đến vấn đề đang theo dõi
31
Trang 322.3.6 Đôn đốc giải quyết văn bản đến
Việc theo dõi, giải quyết văn bản đến được Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng và các chuyên viên văn phòng theo dõi, theo từng mảng lĩnh vực Không chỉ theo dõi qua các báo cáo của các cá nhân, đơn vị mà theo dõi trên hệ thống quản lý văn bản Hệ thống có chức năng báo thời hạn giải quyết, tiến độ của từng nhiệm vụ được giao
2.4 Thực trạng quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng HĐND&UBND Huyện Hiệp Hòa được thực hiện chặt chẽ theo các bước sau:
Bảng 2.3 Lưu đồ quản lý văn bản đi
Trang 33Người thực hiện Nội dung Tài liệu, biểu liên quan
Đối chiếu với văn bản hướng dẫn
Đối chiếu với văn bản hướng dẫn
Sổ quản lý, dấu, tủ kho
2.4.1 Soản thảo văn bản
Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo chuyên viên được
giao soạn thảo cần xác định được hình thức, nội dung ,mức độ mật, khẩn và nơi
nhận văn bản; Thu thập, xử lý thông tin liên quan và tiến hành soạn thảo văn bản
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiến của cơ
quan, hoặc các cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thiện văn
bản
Sau khi văn bản được soạn thảo chuyên viên soạn thảo cần ký nháy vào
cuối văn bản, sau “ Lưu VT”
33