BAO CAO THỰC TẬP VỀ CHUYÊN ĐỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giảng viên: Nguyễn Thị Thanh Linh SVTH: Hoàng Thị Lan Lớp: 14VP4A Ngành: Quản trị Văn phịng Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng Đồn Kết tháng 10 năm 2015 MỤC LỤC trang Lời nói đầu Phần I: khảo sát tổ chức máy thực tiễn cơng tác quản trị văn phịng UBND phường Đoàn Kết I Quá trình hình thành phát triển quan, đơn vị thực tập II Quy chế làm việc quan Văn phòng II Thực trạng cơng tác Quản trị văn phịng Phần II: số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động cơng tác quản trị văn phịng UBND phường Đồn Kết .16 Nhận xét 16 Giải pháp 16 Phần III: Kết luận 22 Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phịng LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thơng suốt phải cần có phận văn phòng để thực chức năng: Quản trị hậu cần tham mưu giúp việc Trong quan hành nhà nước, đặc biệt UBND cấp, phận văn phịng có vị trí quan trọng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành đảm bảo hoạt động UBND Nghiên cứu thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác Quản trị văn phịng UBND phường Đoàn Kết nhằm kiện toàn, nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng đội ngũ cán làm cơng tác tham mưu văn phịng, chủ trương lớn Đảng Nhà nước Bởi vì, hiệu cơng tác tham mưu mang lại hiểu lớn công tác đưa định lãnh đạo, đạo hiệu cấp trên, đặc biệt văn phòng HĐND - UBND phường- làm việc trực tiếp, gần gũi với lãnh đạo HĐND – UBND phường - Văn phòng HĐND - UBND phường Đồn Kết có đóng góp quan trọng vào thành tích chung phường, cán văn phịng thường xun khen tặng thành tích cơng tác chuyên môn Tuy nhiên, trước yêu cầu công nghiệp hoá, đại hoá, hội nhập quốc tế ngày sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng nhiều mặt hạn chế cần phải nghiên cứu sâu sắc có giải pháp khắc phục kịp thời Mục tiêu nghiên cứu Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng UBND phường Đoàn Kết để thấy điểm mạnh điểm yếu cịn tồn từ đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng UBND phường Đối tượng phạm vi nghiên cứu chuyên đề sở lý luận văn phịng cơng tác văn phịng, thực trạng cơng tác văn phịng UBND phường Đồn Kết như: - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển UBND phường Đoàn Kết, thị xã Ayun Pa, Gia Lai - Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn thuận lợi khó khăn mà UBND gặp phải thời gian qua - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phịng UBND phường công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức họp hội nghị sở phân tích đánh giá kết đạt được, điểm tồn nguyên nhân tồn - Đưa số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn phịng UBND phường Hồng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng Phương pháp nghiên cứu đề tài Để hồn thành chun đè tơi sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp từ thông tin - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp vấn, đối thoại Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, nội dung báo cáo tổng kết đề tài thể hai phần: Phần I: khảo sát tổ chức máy thực tiễn công tác quản trị văn phịng UBND phường Đồn Kết Phần II: số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động công tác quản trị văn phịng UBND phường Đồn Kết Phần III: Kết luận Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng Phần I KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ THỰC TIỄN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI UBND PHƯỜNG ĐỒN KẾT I Q trình hình thành phát triển quan, đơn vị thực tập Phường Đoàn Kết chia tách từ thị trấn Ayun Pa huyện Ayun Pa (cũ) thành lập theo Nghị định số: 50/2007/NĐ-CP ngày 30/3/2007 Chính Phủ; Tổng diện tích tự nhiên là: 350,49 Trong đó: diện tích đất nơng nghiệp: 158,99 ha; Còn lại đất xây dựng đất khác; Tổng dân số 1.702 hộ với 7.181 khẩu, tồn phường có 10 tổ dân phố (trong có 02 Bơn làng đồng bào dân tộc thiểu số BơnMaDương BơnMaHinh) Phía Đơng giáp xã Chư Băh, phía Tây giáp phhường Cheo Reo, phía Nam giáp phường Sơng Bờ, phía Bắc giáp phường Hịa Bình Cán bộ, cơng chức UBND phường có 35 người, đó: cán chun trách 10 người, cơng chức 10 người, khơng chun trách 15 người; trình độ chun môn: Đại học 07, chiếm 35%; Cao đẳng 02, chiếm 10%; trung cấp 10, chiếm 50%; sơ cấp 01, chiếm 05% II Quy chế làm việc quan Văn phòng Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1 Chức Theo Điều 114 Hiến pháp năm 2013 quy định : Uỷ ban nhân dân cấp quyền địa phương Hội đồng nhân dân cấp bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quan hành nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa phương; tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân thực nhiệm vụ quan nhà nước cấp giao Do UBND phường có chức chủ yếu sau: - Là quan chấp hành Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ: a) Triệu tập Hội đồng nhân dân phường luật định, chuẩn bị tốt báo cáo, đề án công tác vấn đề cần đưa hội nghị, chuẩn bị tốt nội dung điều kiện cần thiết phục vụ hội nghị b) Tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường Báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân; c) Tạo điều kiện thuận lợi để đại biểu Hội đồng nhân dân phường hoạt động Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng - Là quan quản lý Nhà nước phường: Uỷ ban nhân dân phường phải chấp hành pháp luật, chủ trương, sách, thị, nghị Đảng quan Nhà nước cấp Quản lý mặt cơng tác Nhà nước phường trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh, quốc phịng Thực nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thỉnh thị Uỷ ban nhân dân thị xã chịu trách nhiệm trước cấp tổ chức thực nhiệm vụ giao 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường việc bảo đảm thực thống kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh thị, phịng, chống tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, đẹp khu phố, lịng đường, lề đường, trật tự cơng cộng cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị địa bàn; - Thanh tra việc sử dụng đất đai tổ chức, cá nhân địa bàn phường theo quy định pháp luật; - Quản lý bảo vệ sở hạ tầng kỹ thuật địa bàn phường theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý hành vi vi phạm sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định pháp luật; - Kiểm tra giấy phép xây dựng tổ chức, cá nhân địa bàn phường; lập biên bản, đình cơng trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo khơng có giấy phép, trái với quy định giấy phép báo cáo quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, định 1.3 Cơ cấu tổ chức: (Sơ đồ cấu tổ chức): Phụ lục Quan hệ cơng tác phịng, ban Thực Quy chế hoạt động phường quy định rõ quan hệ với phòng ban sau: 2.1 Quan hệ, phối hợp với UBND-HĐND thị xã quan chuyên môn cấp thị xã Ayun Pa - UBND phường Chủ tịch UBND phường chịu đạo UBND thị xã, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước UBND thị xã Trong đạo điều hành, gặp vấn đề vượt thẩm quyền chưa pháp luật quy định, UBND phường phải báo cáo kịp thời để xin ý kiến đạo Ủy ban nhân dân thị xã, thực nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với UBND thị xã quan chuyên môn cấp thị xã theo quy định hành chế độ thông tin báo cáo - UBND phường chịu phối hợp, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc chuyên môn, nghiệp vụ quan chuyên môn cấp thị xã thực nhiệm vụ chuyên mơn địa bàn phường; có trách nhiệm phối hợp với quan chuyên môn cấp thị xã đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp phường, bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức cấp phường UBND phường bố trí cán bộ, công chức đủ lực đáp ứng yêu cầu theo dõi lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ cấp trên, giữ mối liên hệ chặt chẽ với quan chuyên môn cấp thị xã Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng 2.2 Quan hệ phối hợp với Đảng ủy, HĐND, MTTQ đoàn thể nhân dân phường: - Quan hệ với Đảng ủy phường: + UBND phường chịu lãnh đạo Đảng ủy phường việc thực Nghị Đảng, pháp luật Nhà nước văn đạo quan nhà nước cấp trên; + UBND phường chủ động đề xuất với Đảng ủy phương hướng, nhiệm vụ cụ thể phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống nhân dân vấn đề quan trọng khác địa phương, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy cán bộ, đảng viên có phẩm chất, lực đảm nhiệm chức vụ cơng tác quyền - Quan hệ với HĐND phường: + UBND phường chịu giám sát HĐND phường, chịu trách nhiệm tổ chức thực Nghị Hội đồng nhân dân báo cáo trước HĐND phường, phối hợp với Thường trực HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND xây dựng đề án trình HĐND phường xem xét, Quyết định, cung cấp thông tin hoạt động UBND phường, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Đại Biểu HĐND phường + Các thành viên UBND phường có trách nhiệm trả lời chất vấn Đại Biểu Hội đồng nhân dân, yêu cầu, phải báo cáo giải trình vấn đề có liên quan đến cơng việc phụ trách + Chủ tịch UBND phường thường xuyên trao đổi, làm việc với Thường trực HĐND phường để nắm tình hình, thu thập ý kiến cử tri, Thường trực HĐND phường giải kiến nghị, nguyện vọng đáng nhân dân - Quan hệ với MTTQVN đoàn thể phường: UBND phường phối hợp chặt chẽ với MTTQ đoàn thể phường thực nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống bảo vệ lợi ích nhân dân; tạo điều kiện cho tổ chức hoạt động có hiệu quả, định kỳ tháng lần thấy cần thiết thơng báo tình hình phát triển kinh tế- xã hội địa phương hoạt động UBND cho tổ chức biết để phối hợp, vận động, tổ chức tầng lớp nhân dân chấp hành đường lối sách, pháp luật thực tốt nghĩa vụ công dân Nhà nước 2.3 Quan hệ UBND phường với tổ trưởng tổ dân phố: - Chủ tịch UBND phường phân công thành viên UBND phụ trách, đạo, nắm tình hình tổ dân phố Hàng tháng thành viên làm việc với tổ trưởng tổ dân phố thuộc địa bàn phân công phụ trách trực tiếp làm việc với tổ dân phố để nghe phản ánh tình hình, kiến nghị giải khiếu nại nhân dân theo quy định pháp luật Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chuyên đề mơn Quản trị Văn phịng - Tổ trưởng tổ dân phố phải thường xuyên liên hệ với UBND phường để tổ chức quán triệt chủ trương, sách Đảng Nhà nước, văn đạo điều hành quan Nhà nước cấp HĐND, UBND phường để triển khai thực hiện, phát huy quyền làm chủ nhân dân, thực tốt quy chế dân chủ sở Tổ trưởng tổ dân phố kịp thời báo cáo UBND Chủ tịch UBND phường tình hình mặt tổ dân phố, đề xuất biện pháp giải cần thiết, góp phần giữ gìn an ninh trật tự địa bàn III Thực trạng cơng tác Quản trị văn phịng 1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức biên chế văn phịng 1.1.Vị trí Văn phịng UBND phường phận trực thuộc UBND phường có chức giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND phường điều hành, phối hợp hoạt động UBND, đảm bảo đạo, điều hành Chủ tịch, phó Chủ tịch tồn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trị UBND phường phận khác phạm vi cấp phường 1.2.Chức Văn phòng UBND phường có chức tham mưu phục vụ quản lý tập trung thống nhất, đạo điều hành mặt lãnh đạo UB đảm bảo sở vật chất cho UB hoạt động Chức văn phịng thể hai loại cơng tác: - Giúp UBND phường xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình, lịch làm việc; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế – xã hội, tham mưu giúp UBND đạo thực công tác hàng năm Đây nhiệm vụ quan trọng Văn phòng UBND phường, văn phòng cần phải xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện, cần phải xếp hoạt động cho có khoa học, hợp lý, phù hợp với thời điểm định Thực tốt nhiệm vụ giúp cho guồng máy hoạt động UBND phường luôn chủ động, sáng tạo đạt xuất, hiệu cao Đồng thời với việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác UBND phường lịch làm việc Chủ tịch UBND phường văn phịng phải có trách nhiệm nhắc nhở để phận phối hợp, giúp đỡ tương trợ lẫn hoàn thành kế hoạch chung tồn thể UBND phường Ngồi cịn phải hỗ trợ Đảng uỷ – HĐND soạn thảo loại văn trình hoạt động - Thu thập, tổng hợp xử lý thông tin, giúp UBND dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp Văn phòng phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, việc thu thập xử lý thông tin nhiệm vụ quan trọng giúp lãnh đạo quan có thơng tin xác, xác thực, đắn, từ đưa định phù hợp với thực tế Khi thu thập thơng tin văn phịng phải sàng lọc xử lý thông tin cần thiết để cung cấp cho người lãnh đạo Đây nghiệp vụ phức tạp, địi hỏi cán văn phịng phải có trình độ chun mơn cao, có hiểu biết rộng xã hội có khả phân tích, tổng hợp vấn đề có kỹ soạn thảo loại văn trình cấp để báo cáo giải cơng việc Hồng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng - Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực công tác lưu trữ: Đây nhiệm vụ quan trọng văn phòng UBND phường Đối với cơng tác văn thư việc quản lý văn – văn đến giúp thủ trưởng theo dõi giải văn chủ trương, sách, pháp luật nhà nước Bên cạnh việc tiếp nhận chuyển giao văn - đến văn phịng UBND phường cịn quản lý việc thực sử dụng dấu theo quy định hành nhà nước Ngồi cịn quản lý hệ thống thông tin liên lạc, in ấn tài liệu UBND phường Nhìn chung văn phịng UBND phường phải thực thống công tác Thực nhiệm vụ quản lý thống đáp ứng yêu cầu UBND phường trình tiếp nhân, phân loại chuyển văn đến trình tiếp nhận chuyển phát văn đi, đảm bảo kịp thời, xác Đối với cơng tác lưu trữ, văn phịng UBND phường có trách nhiệm quản lý tài liệu trình hoạt động UBND phường sản sinh tiến hành thực nộp lưu tài liệu hết thời hạn bảo quản hành Đồng thời văn phòng UBND phường phải tổ chức phục vụ tốt việc khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu cho cán làm việc UBND phường đối tượng có nhu cầu khai thác tài liệu đáng - Tổ chức đối nội, đối ngoại: Đối với nhiệm vụ đối nội, đối ngoại nói rằng: Văn phịng UBND phường trung tâm “tai mắt” đầu mối giao tiếp UBND phường “Thực Chế độ cửa” Các chủ thể muốn liên hệ với UBND phường, lãnh đạo UBND phường phải qua phận văn phòng để đăng ký giải sơ yêu cầu, sau cán văn phịng trình lãnh đạo UBND phường xin ý kiến để giải Văn phịng UBND phường đóng góp vai trò quan trọng, giúp UBND phường thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cá nhân, đơn vị bên bên UBND phường - Bảo đảm nhu cầu kinh phí, tiêu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư UBND phường Văn phòng UBND phường phải đảm bảo nhu cầu kinh phí để phục vụ cho hoạt động UBND phường đồn cán UBND phường cơng tác Thực nhiệm vụ này, có nghĩa văn phịng UBND phải quản lý sở vật chất tài sản, loại kinh phí hành nghiệp, ngồi phải tổ chức cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, cơng chức UBND phường Ngồi nhiệm vụ văn phòng UBND phường phải thực số nhiệm vụ khác để đảm bảo công tác thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn tài liệu, thống kê kinh tế – xã hội, thủ quỹ… 1.3.Cơ cấu tổ chức UBND cấp phường HĐND bầu ra, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp thực Nghị HĐND cấp “Điều 123 Hiến pháp 1992 quy định” Văn phòng UBND cấp phường bố trí 02 cán với chức danh văn phòng – thống kê Văn phòng HĐND – UBND có trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND phường * Tiêu chuẩn công chức Văn phòng HĐND – UBND văn phòng – thống kê cấp phường sau: - Độ tuổi không 35 tuổi tuyển dụng lần đầu Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP Báo cáo chuyên đề mơn Quản trị Văn phịng - Học vấn: Tốt nghiệp THPT - Lý luận trị: Sau tuyển dụng phải bồi dưỡng lý luận trị tương đương trình độ Sơ cấp trở lên - Chuyên mơn - nghiệp vụ: cơng chức văn phịng có trình độ Trung cấp ngành chuyên môn Nếu tuyển dụng lần đầu phải có trình độ Cao đẳng ngành chuyên môn sau tuyển dụng phải qua bồi dưỡng Quản lý hành nhà nước (Nếu chưa qua trung cấp hành chính) 1.4.Biên chế cán bộ, nhân viên văn phòng (làm sáng tỏ số lượng chất lượng) Văn phịng UBND phường Đồn Kết biên chế 02 cán Văn phòng: 01 CB Văn phòng HĐND- UBND, 01 CB Văn phòng – Thống kê Tuy nhiên, CB Văn phòng – Thống kê cử lên phụ trách chuyên Văn phịng khối Đảng Cán chun mơn gồm có: 02 Cán Tư pháp – Hộ tịch 02 Cán Địa – Xây dựng 02 Cán Văn hóa – Chính sách 01 Cán kế tốn Trong đó: - có 03 Cán trình độ trung cấp (CB VP HĐND – UBND) - có 02 cán trình độ Cao đẳng (CB Văn thống kê) - có 04 cán trình độ Đại học Ngồi để phục vụ công tác chuyên môn UBND phường tuyển dụng 03 Cán bán chuyên trách làm việc ½ ngày, CB Dân tộc – Tơn giáo phụ giúp cơng việc Văn phịng HĐND – UBND phường Với số lượng cán đồng trẻ nên khả cơng tác tốt, động, chịu khó tiếp thu kiến thức Tuy nhiên, trẻ kinh nghiệm cịn thiếu nên cơng tác cịn số mặt chưa đạt như: Cơng việc cịn sai sót, chậm trễ, giao tiếp ứng xử với nhân dân chưa khéo 2.Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng 2.1 Vị trí văn phịng sơ đồ quan (chụp hình quan) Văn phịng HĐND – UBND phường nằm góc trái, phịng làm việc độc lập, với diện tích nhỏ có 04 cán thường xuyên làm việc Văn phòng nơi tiếp nhận công văn đến, đi, soạn thảo văn bản, chuẩn bị kỳ họp, ghi biên Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 10 Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng thời gian đề chương trình; Căn vào nghị HĐND cấp; Căn vào đề nghị đoàn thể phường Mặt trận tổ quốc, Đoàn niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh phường v.v ; Căn vào đặc điểm tình hình chung phường tất lĩnh vực công tác nông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc, vào nhân lực có khoảng thời gian thực chương trình; Căn vào đề nghị trưởng thuộc quyền quản lý Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ theo trình tự: Các phận công tác Uỷ ban đăng ký việc phận cơng tác thuộc thẩm quyền giải UBND phường Những việc cần thiết phải đưa vào chương trình cơng tác chung Uỷ ban Dựa vào lập chương trình, sở thơng tin thu nhận hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình cơng tác Uỷ ban Sau dự thảo xong, văn phòng gửi dự thảo đến phận cơng tác để lấy ý kiến đóng góp Sau đó, văn phịng báo cáo xin ý kiến đạo lãnh đạo Uỷ ban trước gửi dự thảo văn xin ý kiến đóng góp Các đầu mối gửi văn thường Đảng uỷ, HĐND, đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp hành tổ chức đoàn thể trưởng ngành UBND phường Sau có ý kiến đóng góp phận, đầu mối cơng tác, văn phịng hồn chỉnh dự thảo lần cuối trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành - Cơng tác triển khai thực đánh giá việc thực chương trình cơng tác: Trong phạm vi phường, việc tổ chức, đạo thực chương trình cơng tác thường kỳ thuộc trách nhiệm Chủ tịch Uỷ ban Khi chương trình cơng tác Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phịng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn Chương trình nhân thành nhiều gửi cho đầu mối, phận công tác Với chức năng, nhiệm vụ mình, văn phịng giúp lãnh đạo Uỷ ban đơn đốc phận công tác triển khai thực chương trình, theo dõi tiến độ thực chương trình, tổng hợp tình hình thực chương trình báo cáo với lãnh đạo Uỷ ban v.v Tổng kết thực chương trình: Hàng tháng, q, tháng, văn phịng tổng hợp tình hình đánh giá việc thực chương trình Cuối năm, đơn vị báo cáo tình hình thực chương trình ngành Báo cáo phải nêu rõ việc làm, việc bổ sung Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể cơng tác trọng tâm, cơng tác Trên sở báo cáo ngành, kết hợp với trình theo dõi hàng ngày, văn phịng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực chương trình cơng tác chung Uỷ ban, biên tập thành văn trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ký ban hành đề chương trình cơng tác cho thời gian sau 3.2 Công tác hội nghị, hội thảo, họp, lễ tân Trong năm, UBND phường có nhiều hội họp khác Có thể phân chia hội họp UBND phường thành hai loại a) Hội nghị Ở HĐND UBND phường thường có hội nghị: - Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác tháng, tổng kết công tác Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 13 Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ UBND phường, hội nghị chun đề Các hội nghị thường có quy mơ lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều khối lượng vừa khái quát tổng hợp chuyên sâu nội dung Đầu tư nhiều kinh phí Việc tổ chức hội nghị có khó khăn so với họp thông thường khác b) Cuộc họp Ở UBND phường thường có họp: Phiên họp UBND phường; Họp giao ban Chủ tịch Phó Chủ tịch; Cuộc họp Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND phường với Trưởng bản; Cuộc họp liên tịch UBND phường với Thường trực đảng uỷ, Thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc người đứng đầu đoàn thể nhân dân; Các họp lãnh đạo Uỷ Ban với UBND cấp thị xã với quan chuyên môn cấp thị xã; Cuộc họp Uỷ ban với quan khác công dân Phương pháp tổ chức hội nghị a) Chuẩn bị hội nghị Các hội nghị nói chung, đặc biệt hội nghị lớn, trước tiến hành thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị Căn vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho phận chủ trì lập kế hoạch Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị Căn vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc phận chủ trì chuẩn bị tốt cơng việc giao theo tiến độ thời gian Trong hội nghị thường có văn báo cáo, đề án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … Văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban giao cho phận chủ trì phận có liên quan chuẩn bị tài liệu Khi văn phận dự thảo xong, văn phịng trình Chủ tịch Uỷ ban xét duyệt Sau duyệt, văn phòng thực việc đánh máy, nhân bản, ghép tài liệu Văn dùng hội nghị phải đảm bảo nội dung, đẹp hình thức đủ số lượng so với nhu cầu Để đại biểu đến đủ, thành phần chủ động q trình dự hội nghị, văn phịng sớm chuyển đến đại biểu giấy tờ, tài liệu cần thiết công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo cáo tham luận, dự thảo văn khác (nếu có) Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần dự, thời gian, địa điểm nội dung cần thiết khác để đại biểu chuẩn bị Ngồi nội dung trên, văn phịng cịn có trách nghiệm đề nghị với lãnh đạo Uỷ ban chương trình hội nghị Chương trình phải nêu tên việc, thời gian, người thực Thuộc trách nhiệm mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt sở vật chất đảm bảo cho hội nghị Đó kinh phí, phương tiện lại, nơi ăn, nhà nghỉ cử cán nhân viên trực tiếp phục vụ hội nghị b) Tổ chức hội nghị Văn phòng chủ trì phối hợp với phận có nội dung hội nghị để đón tiếp đại biểu Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 14 Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng dẫn đại biểu vào hội trường Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội nghị Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng Trong có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc thơng báo kết hội nghị Vì ghi danh sách cần ghi đầy đủ thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v Văn phịng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị; Đôn đốc, nhắc nhở cán hữu quan phục vụ kịp thời nhu cầu hội nghị; Đảm bảo cho hội nghị diễn chương trình định Khi hội nghị làm việc, văn phịng cử người thường trực ngồi hội trường Phạm vi trách nhiệm người trực có liên quan đến việc điện, nước, loa, đài, y tế v.v phục vụ hội nghị Cùng với phận chủ trì, văn phịng cử người ghi biên hội nghị; Tổng hợp ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị c) Các công việc sau hội nghị kết thúc Sau hội nghị, tuỳ theo phân công lãnh đạo Uỷ ban, giao văn phịng biên soạn thơng báo kết hội nghị Bản thông báo thường gồm nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị; Nội dung hội nghị; Kết luận, khuyến nghị hội nghị; Lời đề nghị Uỷ ban - quan tổ chức hội nghị quan, cá nhân thông báo Tuỳ theo nội dung, công việc hội nghị thuộc chức văn phịng văn phịng có trách nhiệm thu thập tài liệu lập hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị Nếu cơng việc thuộc phận cơng tác khác văn phịng đơn đốc hướng dẫn nghiệp vụ để phận hồn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định Căn vào kết luận hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban nội dung cần bổ sung vào chương trình cơng tác Những việc gấp phải giải đưa vào lịch cơng tác tuần Những việc lớn, không cấp bách phải làm thời gian dài đưa vào chương trình cơng tác tháng, q Ở UBND phường, Chủ tịch thường Chủ tài khoản Với trách nhiệm đơn vị đảm bảo sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ loại giấy tờ để Chủ tài khoản toán hội nghị 3.3 Tổ chức chuyến cơng tác - Số lượng mục đích chuyến công tác lãnh đạo Các chuyến công tác lãnh đạo chủ yếu xuống địa bàn tổ dân phố: xem nhiệm vụ chủ yếu lãnh đạo phường xuống khu dân cư để nắm tình hình tâm tư nguyện vọng dân Các chuyến công tác xa hay học hỏi kinh nghiệm ít, chủ yếu thị xã tổ chức đưa nên phường không chuẩn bị tài liệu họp Đi dự lớp tập huấn, hội nghị, hội thảo khao học: thông thường đơn vị tổ chức mời nên Văn phịng thơng báo để lãnh đạo nắm lịch tham gia - Quy trình tổ chức chuyến cơng tác Hồng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 15 Báo cáo chuyên đề mơn Quản trị Văn phịng Chuyến Cơng tác xuống điều tra thực trạng khu dân cư (như điều tra hộ nghèo, hộ cận nghèo, gia đình sách, …): Văn Cán Văn hóa – Chính sách chuẩn bị, lịch điều tra Văn phòng xếp Do địa bàn gần nên sử dụng phương tiện riêng Chuyến Công tác để nắm tâm tư nguyện vong nhân dân: thường lãnh đạo tự xếp thời gian xuống gặp hộ dân hay gặp hệ thống trị tổ dân phố, không chuẩn bị tài liệu Chuyến công tác dự lớp tập huấn, hội nghị, hội thảo khoa học Văn phịng báo kế tốn phường để xếp kinh phí, phương tiện lại cho lãnh đạo 3.4 Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác Quản trị văn phịng Trong cơng tác Quản trị Văn phịng UBND phường Đồn Kết có sử dụng tin học công tác soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, truyền tải văn qua mail Với việc ứng dụng tin học giúp giảm bớt nhiều công đoạn quản lý điều hành UBND phườn Tuy nhiên, sở vật chất không đảm bảo nên hiệu ứng dụng tin học chưa cao: Số lượng máy tính phục vụ cho hệ thống trị phường từ Đảng ủy UBND có 12 máy cho 43 cán cơng chức phường Máy in có 04 cái, máy photo có 01 máy phục vụ photo tất tài liệu dẫn đến tính trạng tải, thường xuyên hư hỏng Ngoài ra, nhiều cán tuổi cao nên khả sử dụng máy tính chưa tốt, khơng thể nhận văn máy, cón tình trạng truyền tin qua văn giấy Phần II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI UBND PHƯỜNG ĐỒN KẾT Nhận xét UBND phường Đoàn Kết trung tâm thị xã Ayun Pa với nhiều lợi kinh tế - trị - xã hội Tuy nhiên, thị xã Ayun Pa phát triển chủ yếu nông nghiệp lúa nước nên trình độ dân trí chưa đồng Do đó, công tác quản lý điều hành UBND gặp nhiều khó khăn Về Cán bộ, cơng chức phường đa số cán trẻ nên khả tiếp thu nắm bắt thông tin tốt, xử lý văn úng dụng tin học vào công tác chuyên mơn đảm bảo Nhưng kinh nghiệm cịn nên giao tiếp với nhân dân nhiều lúc chưa khéo, xử lý cơng tác chun mơn cịn chủ quan Về Cơ sở vật chất phường chưa đảm bảo nhiều phịng làm việc chật hẹp, cơng cụ phục vụ cơng tác máy tính, máy in, máy photo chưa đảm bảo như: thiếu, máy cũ thường xuyên hư hỏng Từ đó, nhiều cán sử dụng chung 01 máy, khơng đảm bảo tính bí mật văn bản, khả xử lý công việc chậm phải chờ đợi máy tính Giải pháp 2.1.Về tổ chức biên chế văn phịng Hồng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 16 Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng Về biên chế văn phòng UBND phường Đoàn Kết 02 người, nhiên có 01 CB Văn phịng – Thống kê phụ trách Văn phịng Đảng ủy phường Do đó, cần biên chế riêng 01 CB Văn phòng Đảng ủy để rút cán Văn phịng thống kê UBND tránh tình trạng làm việc không chuyên tâm, làm nơi nhận xét nơi 2.2.Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng 2.2.1.Giải pháp mơ hình văn phịng Về mơ hình văn phịng UBND phường nên áp dụng mơ hình văn phịng đại văn phịng kiểu cũ Tồn thể cán cơng chức làm việc chung 01 văn phịng để dễ trao đổi cơng việc, xếp 01 lãnh đạo trực tiếp giám sát hoạt động cán bộ, công chức Tuy nhiên, áp dựng mơ hình kiểu cũ chức danh u cầu tính bảo mật cao cơng tác Phịng làm việc Chủ tịch bố trí riêng, phịng làm việc Phó chủ tịch bố trí riêng để tiếp công dân tổ chức họp đảm bảo u cầu.Phịng làm việc kế tồn riêng hồ sơ lưu trữ nhiều tính chất cơng việc liên quan đến số liệu 2.2.2 Giải pháp phương án bố trí thiết bị văn phịng - Đối với Văn phịng đại bố trí sau: - Đối với Văn phòng kiểu cũ chủ yếu phòng lãnh đạo bố trí phịng làm việc kết họp phịng họp nhỏ sau: - Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 17 Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng 2.3 Các hoạt động nghiệp vụ văn phòng 2.3.1 giải pháp thu thập xử lý thông tin để xây dựng chương trình cơng tác - Quy trình xây dựng chương trình cơng tác: Để có chương trình cơng tác vừa đảm bảo chất lượng vừa tiến độ thời gian, việc biên soạn chương trình cơng tác UBND phường phải dựa vào như: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động UBND phường công tác; Căn vào chủ trương chung đảng nhà nước; Căn vào chương trình cơng tác đạo UBND thị xã; Căn vào nghị Đảng uỷ khoảng thời gian đề chương trình; Căn vào nghị HĐND cấp; Căn vào đề nghị đoàn thể xã Mặt trận tổ quốc, Đoàn niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh phường v.v ; Căn vào đặc điểm tình hình chung phường tất lĩnh vực công tác nông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc, vào nhân lực có khoảng thời gian thực chương trình; Căn vào đề nghị trưởng thuộc quyền quản lý Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ theo trình tự: Các phận công tác Uỷ ban đăng ký việc phận cơng tác thuộc thẩm quyền giải UBND phường Những việc cần thiết phải đưa vào chương trình cơng tác chung Uỷ ban Dựa vào lập chương trình, sở thông tin thu nhận hàng ngày, văn phịng trực tiếp dự thảo chương trình cơng tác Uỷ ban Sau dự thảo xong, văn phịng gửi dự thảo đến phận cơng tác để lấy ý kiến đóng góp Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến đạo lãnh đạo Uỷ ban trước gửi dự thảo văn xin ý kiến đóng góp Các đầu mối gửi văn thường Đảng uỷ, HĐND, đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp hành tổ chức đoàn thể trưởng ngành UBND phường Sau có ý kiến đóng góp phận, đầu mối cơng tác, văn phịng hồn chỉnh dự thảo lần cuối trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành - Công tác triển khai thực đánh giá việc thực chương trình cơng tác: Trong phạm vi phường, việc tổ chức, đạo thực chương trình cơng tác thường kỳ thuộc trách nhiệm Chủ tịch Uỷ ban Khi chương trình cơng tác Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phịng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn Chương trình nhân thành nhiều gửi cho đầu mối, phận công tác Với chức năng, nhiệm vụ mình, văn phịng giúp lãnh đạo Uỷ ban đơn đốc phận cơng tác triển khai thực chương trình, theo dõi tiến độ thực chương trình, tổng hợp tình hình thực chương trình báo cáo với lãnh đạo Uỷ ban v.v Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 18 Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phịng Tổng kết thực chương trình: Hàng tháng, q, tháng, văn phịng tổng hợp tình hình đánh giá việc thực chương trình Cuối năm, đơn vị báo cáo tình hình thực chương trình ngành Báo cáo phải nêu rõ việc làm, việc bổ sung Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể cơng tác trọng tâm, cơng tác Trên sở báo cáo ngành, kết hợp với trình theo dõi hàng ngày, văn phịng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực chương trình cơng tác chung Uỷ ban, biên tập thành văn trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ký ban hành đề chương trình cơng tác cho thời gian sau 2.4 Cơng tác hội nghị, hội thảo, họp, lễ tân - Các loại hội nghị văn phòng tổ chức a) Hội nghị Ở HĐND UBND phường thường có hội nghị: - Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác tháng, tổng kết công tác năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ UBND phường, hội nghị chuyên đề Các hội nghị thường có quy mơ lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều khối lượng vừa khái quát tổng hợp chuyên sâu nội dung Đầu tư nhiều kinh phí Việc tổ chức hội nghị có khó khăn so với họp thông thường khác b) Cuộc họp Ở UBND phường thường có họp: Phiên họp UBND phường; Họp giao ban Chủ tịch Phó Chủ tịch; Cuộc họp Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND phường với Trưởng bản; Cuộc họp liên tịch UBND phường với Thường trực đảng uỷ, Thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc người đứng đầu đoàn thể nhân dân; Các họp lãnh đạo Uỷ Ban với UBND cấp thị xã với quan chuyên môn cấp thị xã; Cuộc họp Uỷ ban với quan khác công dân Phương pháp tổ chức hội nghị a) Chuẩn bị hội nghị Các hội nghị nói chung, đặc biệt hội nghị lớn, trước tiến hành thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị Căn vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho phận chủ trì lập kế hoạch Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị Căn vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc phận chủ trì chuẩn bị tốt cơng việc giao theo tiến độ thời gian Trong hội nghị thường có văn báo cáo, đề án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … Văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban giao cho phận chủ trì phận có liên quan chuẩn bị tài liệu Khi văn phận dự thảo xong, văn phịng trình Chủ tịch Uỷ ban xét duyệt Sau duyệt, văn phòng thực việc đánh máy, nhân bản, ghép tài liệu Văn dùng hội nghị phải đảm bảo nội dung, đẹp hình thức đủ số lượng so với nhu cầu Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 19 Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng Để đại biểu đến đủ, thành phần chủ động q trình dự hội nghị, văn phịng sớm chuyển đến đại biểu giấy tờ, tài liệu cần thiết cơng văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo cáo tham luận, dự thảo văn khác (nếu có) Trong cơng văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần dự, thời gian, địa điểm nội dung cần thiết khác để đại biểu chuẩn bị Ngoài nội dung trên, văn phịng cịn có trách nghiệm đề nghị với lãnh đạo Uỷ ban chương trình hội nghị Chương trình phải nêu tên việc, thời gian, người thực Thuộc trách nhiệm mình, văn phịng chuẩn bị đầy đủ, tốt sở vật chất đảm bảo cho hội nghị Đó kinh phí, phương tiện lại, nơi ăn, nhà nghỉ cử cán nhân viên trực tiếp phục vụ hội nghị b) Tổ chức hội nghị Văn phịng chủ trì phối hợp với phận có nội dung hội nghị để đón tiếp đại biểu Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội nghị Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng Trong có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc thơng báo kết hội nghị Vì ghi danh sách cần ghi đầy đủ thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v Văn phịng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị; Đôn đốc, nhắc nhở cán hữu quan phục vụ kịp thời nhu cầu hội nghị; Đảm bảo cho hội nghị diễn chương trình định Khi hội nghị làm việc, văn phịng cử người thường trực ngồi hội trường Phạm vi trách nhiệm người trực có liên quan đến việc điện, nước, loa, đài, y tế v.v phục vụ hội nghị Cùng với phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên hội nghị; Tổng hợp ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị c) Các công việc sau hội nghị kết thúc Sau hội nghị, tuỳ theo phân công lãnh đạo Uỷ ban, giao văn phịng biên soạn thơng báo kết hội nghị Bản thông báo thường gồm nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị; Nội dung hội nghị; Kết luận, khuyến nghị hội nghị; Lời đề nghị Uỷ ban - quan tổ chức hội nghị quan, cá nhân thông báo Tuỳ theo nội dung, công việc hội nghị thuộc chức văn phòng văn phịng có trách nhiệm thu thập tài liệu lập hồn chỉnh hồ sơ hội nghị Nếu cơng việc thuộc phận cơng tác khác văn phịng đôn đốc hướng dẫn nghiệp vụ để phận hồn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định Căn vào kết luận hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban nội dung cần bổ sung vào chương trình cơng tác Những việc gấp phải giải đưa vào lịch công tác tuần Những việc lớn, không cấp bách phải làm thời gian dài đưa vào chương trình cơng tác Hồng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 20 Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng tháng, quý Ở UBND phường, Chủ tịch thường Chủ tài khoản Với trách nhiệm đơn vị đảm bảo sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ loại giấy tờ để Chủ tài khoản toán hội nghị 2.5 Tổ chức chuyến công tác Các loại chuyến công tác UBND phường Ở cấp phường, lãnh đạo Uỷ ban thường có chuyến công tác đây: + Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới; + Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học; + Đi dự học lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Phương pháp tổ chức chuyến công tác lãnh đạo UBND phường a) Chuẩn bị cho chuyến công tác Để chủ động, chuyến cơng tác cần đề chương trình kế hoạch năm cụ thể hoá chương trình cơng tác hàng q, tháng Văn phịng theo dõi việc thực kế hoạch chuyến Trước chuyến đi, phận chủ trì (bộ phận có nội dung chuyến đi) phải lập kế hoạch công tác Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung cơng việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện kinh phí Văn phịng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trước lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt Khi kế hoạch duyệt, văn phịng đơn đốc phận chuẩn bị, đảm bảo tiến độ thời gian Căn mục đích nội dung chuyến đi, văn phòng đề nghị lãnh đạo UBND phân công cho phận chuẩn bị Sau phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân văn thuộc chuyến Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến công tác cần thiết Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho chuyến cần tính đến nhu cầu cấp bách, khẩn trương chuyến Nhu cầu vận chuyển đảm bảo an tồn cho văn bản, kinh phí Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán số lượng người nhiều hay Chuyến cơng tác phải dùng kinh phí Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác tiết kiệm Việc dự trù kinh phí cần tính đến nhu cầu sử dụng về: Phương tiện lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe đường đi); Ăn, đường nơi đến công tác theo chế độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua tặng phẩm, vật kỷ niệm cho quan, địa phương nơi đến cơng tác (nếu có); Kinh phí dự phịng Sau kế hoạch cụ thể chuyến duyệt, Uỷ ban giao, văn phịng thơng báo kịp thời cho quan, đơn vị - nơi đoàn đến công tác Nội dung thiết yếu cần thơng báo gồm có: Tên đồn cơng tác, trưởng đồn thành viên; Nội dung lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu từ quan Ủy ban dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ đoàn; Những đề nghị khác để quan, đơn vị chuẩn bị giúp đỡ đoàn Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 21 Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng Nếu Chủ tịch Uỷ ban cơng tác dài ngày, văn phịng cần chủ động tổ chức tốt công việc như: thông báo đôn đốc phận khẩn trương chuẩn bị trình dự thảo văn thuộc thẩm quyền ký Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến đạo công việc thời gian cơng tác Trường hợp cần thiết, văn phịng thơng báo văn nội dung phân công Chủ tịch cho Phó chủ tịch thời gian Chủ tịch Uỷ ban công tác để cán bộ, công chức biết thực b) Trách nhiệm văn phòng thời gian lãnh đạo UBND phường công tác Dù lãnh đạo Uỷ ban công tác hay quan nhiệm vụ văn phịng nói chung không thay đổi Tuy nhiên trường hợp lãnh đạo cơng tác, văn phịng ý nội dung: Tổ chức thực tiến độ nhiệm vụ đề chương trình Đặc biệt ý đến việc Chủ tịch có ý kiến đạo trước cơng tác, nắm tình hình Uỷ ban, giữ vững thơng tin liên lạc với lãnh đạo c) Trách nhiệm văn phòng Uỷ ban sau lãnh đạo công tác Sau Chủ tịch cơng tác về, văn phịng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt cơng tác Uỷ ban thời gian Chủ tịch công tác vắng Trong ý vào nội dung: Tình hình chung quan; Tình hình thực chương trình cơng tác đề Trong nhấn mạnh vào công tác trọng tâm việc Chủ tịch giao trước công tác; Bổ sung nội dung nhiệm vụ vào chương trình cơng tác 2.6 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Quản trị văn phịng Ứng dụng Văn phịng điện tử giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, quản lý tồn văn quan văn đến, văn đi, văn nội …Trong phường khơng cịn hình ảnh văn thư tất bật đến phịng ban để truyền đạt thơng tin…Đó chi tiết nhỏ nói lên hiệu việc ứng dụng mơ hình Văn phịng điện tử vào hoạt động quản lý điều hành công việc Việc lưu trữ tổ chức thông tin khoa học mang lại khả khai thác kho liệu dùng chung tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt giảm rủi ro mát thông tin Những tài sản thơng tin “số hóa” bảo quản lên tới hàng trăm năm không nhiều thời gian cần tìm lại Về hiệu quản lý, nhờ ứng dụng văn phòng điện tử với phân quyền cụ thể, lãnh đạo công ty hỗ trợ tối đa từ việc theo dõi tình trạng xử lý cơng việc, dự án… kiểm tra, trích xuất thơng tin công tác xa để định điều hành công việc kịp thời Qua việc ứng dụng quản lý công văn văn phòng điện tử, CBCNV bước tạo thói quen mơi trường làm việc cộng tác qua mạng sử dụng thông tin điện tử, nâng cao trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng việc quản lý, góp phần bước cải cách hành Hồng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 22 Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phịng Từ tính tiên tiến ưu việt này, Văn phịng điện tử đóng góp nét văn hố cho cơng ty, giúp xóa bỏ dần thói quen làm việc phương tiện thủ công, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp Phần III: KẾT LUẬN Qua tập chuyên đề giúp em nắm vững kiến thức cơng tác văn phịng tự đưa giải pháp để thực hồn thiện cơng tác văn phịng đơn vị cơng tác Từ đó, giúp cho nghiệp vụ chuyên môn ngày nâng cao Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 23 Báo cáo chun đề mơn Quản trị Văn phịng PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHƯỜNG ĐỒN KẾT ĐẢNG ỦY PHƯỜNG ĐOÀN KẾT HĐND PHƯỜNG ĐOÀN KẾT UBND PHƯỜNG ĐOÀN KẾT MẶT TRẬN VÀ CÁC ĐOÀN THỂ PHƯỜNG ĐOÀN KẾT CƠNG AN PHƯỜNG ĐỒN KẾT SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG ĐOÀN KẾT CHỦ TỊCH UBND PHƯỜNG ĐOÀN KẾT PHĨ CHỦ TỊCH UBND PHƯỜNG ĐỒN KẾT PHỤ TRÁCH VĂN HÓA – GIÁO DỤC BAN VĂN HÓA – XÃ HỘI - TDTT BAN TƯ PHÁP – HỘ TICH Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP BAN TÀI CHÍNH BAN CHỈ HUY QUÂN SỰ PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHƯỜNG ĐỒN KẾT ĐỊA CHÍNH – XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HĐND UBND 24 CƠNG AN PHƯỜNG BAN ĐỊA CHÍNH – XÂY DỰNG 10 TỔ DÂN PHỐ Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phịng Hồng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 25 Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng NHÂN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHỤ TRÁCH Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP 26 ... quan, đơn vị thực tập II Quy chế làm việc quan Văn phòng II Thực trạng công tác Quản trị văn phòng Phần II: số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động công tác quản trị văn phịng UBND... Báo cáo chuyên đề mơn Quản trị Văn phịng - Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực công tác lưu trữ: Đây nhiệm vụ quan trọng văn phịng UBND phường Đối với cơng tác văn thư việc quản lý văn – văn đến... chức quản lý, điều hành đảm bảo hoạt động UBND Nghiên cứu thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản trị văn phịng UBND phường Đồn Kết nhằm kiện tồn, nâng cao chất lượng cơng tác văn