Nâng cao công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu văn phòng sở công thương tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực khóa luận này, em nhận quan tâm giúp đỡ Quý thầy, cô, đồng nghiệp bạn bè Trước tiên, em xin trân trọng cảm ơn thầy Ths Vũ Xuân Nam, cô Ths Nguyễn Thu Hằng - người định hướng cho em chủ đề nghiên cứu, tận tình giúp đỡ em mặt để hồn thành khóa luận Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; thầy, cô giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Thái Nguyên hướng dẫn giúp đỡ em điều kiện trình thực khóa luận Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo cán phịng ban Sở Cơng Thương tỉnh Bắc Giang cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt để em hồn thành khóa luận Xin trân trọng cảm ơn./ Sinh viên Bùi Văn Tú LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung khóa luận tốt nghiệp kết nghiên cứu tìm hiểu thực tế thân q trình thực tập, nghiên cứu Văn phịng Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang Em xin cam đoan nội dung khóa luận khơng chép nội dung từ khóa luận khác, cơng trình nghiên cứu độc lập tác giả, có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu liệu khác nhau, thơng tin trích rõ nguồn gốc Kết nghiên cứu khóa luận chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khoa học trước Thái nguyên, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Bùi Văn Tú MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH LỜI MỞ ĐẦU .6 Chương KHÁI QUÁT QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU .9 1.1 Tổng quan văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Yêu cầu 1.1.3 Phân loại văn 10 1.1.4 Quy trình quản lý văn 11 1.2 Tổng quan công tác lưu trữ 21 1.2.1 Lý luận chung công tác lưu trữ .21 1.2.2 Các nghiệp vụ công tác lưu trữ 26 Chương THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA VĂN PHÒNG SỞ CÔNG THƯƠNG BẮC GIANG 36 2.1 Giới thiệu Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang .36 2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang 36 2.1.2 Tổ chức máy Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang 43 2.2 Thực trang công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Văn phịng Sở Cơng Thương Bắc Giang 45 2.2.1 Thực trạng quản lý văn đến, văn Văn phịng sở Cơng Thương tỉnh Bắc Giang .45 2.2.2 Thực trạng cơng tác lưu trữ tài liệu Văn phịng Sở Công Thương Bắc Giang 51 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI VĂN PHỊNG SỞ CƠNG THƯƠNG BẮC GIANG 60 3.1 Đặt vấn đề .60 3.2 Giới thiệu khái quát phần mềm quản lý văn điều hành công việc Er ror! Bookmark not defined 3.3 Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc để nâng cao hiệu công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Sở Công Thương Bắc Giang 62 3.3.1 Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc để nâng cao hiệu công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu 62 3.3.2 Các chức phần mềm quản lý văn điều hành công việc .63 3.3.3 Chương trình quản lý văn sau ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc 64 3.3.3.1 Đăng nhập hệ thống 64 3.3.3.2 Menu Văn đến 65 3.3.3.3 Menu Văn 69 3.3.3.4 Menu Tiện ích 71 3.3.4 Đánh giá việc sử dụng phần mềm 73 KẾT LUẬN .75 TÀI LIỆU THAM KHẢO: 76 DANH MỤC HÌNH ẢNH Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang 44 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn đến 46 Sơ đồ 2.3 Quy trình quản lý văn Sở Cơng Thương Bắc Giang .49 Bảng 2.4: Mục lục hồ sơ tài liệu 53 Sơ đồ 2.5 Phịng lưu trữ Sở Cơng Thương tỉnh Bắc Giang 56 Sơ đồ 2.6 Quy trình khai thác sử dụng tài liệu 58 Mẫu 2.7: Sổ đăng ký mượn tài liệu .58 Mẫu 2.8: Sổ theo dõi việc mượn, trả tài liệu 59 Hình 3.1: Cửa sổ đăng nhập vào hệ thống phần mềm .64 Hình 3.2: Giao diện phần mềm Quản lý văn điều hành cơng việc.65 Hình 3.3: Chức “Tạo văn bản” văn giấy 66 Hình 3.4: Chức Đang cập nhật văn 66 Hình 3.5: Chức Đang phân xử lý văn 67 Hình 3.6: Chức Đang xử lý văn 69 Hình 3.7: Chức Đã xử lý xong 69 Hình 3.8: Chức Tạo văn 70 Hình 3.9: Chức Đang soạn văn 71 Hình 3.10: Chức Đang phát hành văn 71 Hình 3.11: Chức ngừng phát hành văn 72 Hình 3.12: Chức Điều chỉnh sổ tài liệu 73 Hình 3.13: Chức In sổ văn đến 74 Hình 3.14: Chức In sổ văn .74 LỜI MỞ ĐẦU  Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ nhập vào xu năm gần công tác soạn thảo, quản lý văn lưu trữ tài liệu có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác soạn thảo quản lý văn hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Đồng thời làm tốt công tác góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yều cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lí văn – đến song song với việc quản lí văn cơng tác lưu trữ tài liệu đóng vai trị quan trọng Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng công tác Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nhận thức tầm quan trọng công tác quản lí văn việc lưu trữ tài liệu hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Sở Cơng Thương nói riêng Em xin chọn đề tài: “Nâng cao cơng tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Văn phịng Sở Cơng Thương Bắc Giang” làm khóa luận tốt nghiệp  Phương pháp nghiên cứu Khảo sát thực tế công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Văn phịng Sở Cơng Thương tỉnh Bắc Giang Trên sở phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu  Đối tượng phạm vi nghiêm cứu đề tài Đề tài tập chung nghiên cứu lý luận thực tiễn việc tổ chức quản lý văn lưu trữ tài liệu cán văn thư văn phịng Sở Từ sử dụng phần mềm “quản lý văn bản” vào công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu quan thuận lợi  Mục đích nghiên cứu đề tài Mục đích đề tài nghiên cứu giúp cán làm cơng tác văn thư tìm kiếm cập nhập văn cách nhanh chóng, xác Mặt khác ứng dụng phần mềm “Quản lý văn bản” góp phần nâng cao hiệu cơng việc, nâng cao trình độ kỹ sử dụng máy tính cán làm công tác văn thư  Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Đề tài sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản” có ý nghĩa quan trọng công tác văn thư Giúp cán văn thư quản lý tập trung thiết lập trật tự lưu văn bản, theo dõi công văn đi, đến cách khoa học, nhanh chóng, xác, quản lý tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu lưu trữ cần thiết  Kết cấu đề tài: Bố cục khóa luận gồm chương: Chương 1: Khái quát quản lý văn lưu trữ tài liệu Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu văn phịng Sở Cơng Thương tỉnh Bắc Giang Chương 3: Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu văn phịng Sở Cơng Thương Bắc Giang Chương KHÁI QUÁT QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN 1.1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức định, đề án công tác, báo cáo…đều gọi chung văn Quản lý văn việc áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức Văn đi: Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Văn đến : Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến Văn nội bộ: Là toàn văn quan ban hành để sử dụng nội quan Văn mật: Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước 1.1.2 Yêu cầu Thống việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn đi, đến phận văn thư quan Văn không tiếp nhận, đăng ký văn thư quan, đơn vị, cá nhân nhận văn khơng có trách nhiệm giải Căn vào văn hướng dẫn cấp tổ chức hợp lý hóa q trình ln chuyển văn đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, khơng để sót việc, chậm việc Quản lý văn chặt chẽ đảm bảo giữ gìn bí mật thơng tin tài liệu, bảo quản chặt chẽ thu hồi tài liệu văn tài liệu có quy định thu hồi Phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ sổ sách văn thư vào lưu trữ quan thời hạn 1.1.3 Phân loại văn Trong hoạt động quản lý văn nói chung bao gồm có loại văn chính: văn văn đến * Trong văn chia thành nhóm văn khác bao gồm: Nhóm Bản Nhóm văn chuyển bên ngồi Nhóm văn nội Nhóm văn mật Tuy nhiên tùy hoạt động quan mà có đầy đủ loại văn * Văn đến chia làm nhóm bản: Nhóm 1: Nhóm văn quan cấp gửi xuống Nhóm 2: Nhóm văn quan ngang cấp gửi đến Nhóm 3: Nhóm văn quan cấp gửi lên Nhóm 4: Nhóm thư cơng: Nhóm 5: Nhóm đơn thư Nhóm đơn thư nhóm văn đặc thù khối quan quản lý hành nói chung Sở Cơng Thương nói riêng 10 nghĩa phân loại loại văn theo dõi trình giải cơng việc máy tính Cán sử dụng phầm mềm xác định công việc thực hiện, ý kiến đạo phối hợp xử lý hồ sơ cách trực quan sinh động Phần mềm cho phép người sử dụng tạo lập, quản lý danh mục; cho phép lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý cơng việc lưu lại tồn thơng tin trao đổi thành viên liên quan đến cơng việc q trình xử lý Ưu điểm phần mềm chủ động hiệu chỉnh linh hoạt theo nhu cầu, định nghĩa quy trình xử lý, hiệu chỉnh quy trình dễ dàng, dễ dàng hiệu chỉnh nâng cấp tính năng, đơn giản, mềm dẻo, linh hoạt xử lý, hiệu cao, yêu câu hạ tầng máy chủ thấp có khả mở rộng thêm tính tiện ích khác quản lý danh bạ, điều chỉnh số tài liệu, tìm kiếm văn đến, đi… Phần mềm chạy Internet mạng nội bộ, giúp cho cán cơng chức theo dõi, xử lý công việc công tác xa cơng sở Phần mềm có tốc độ nhanh, bảo đảm an ninh thông tin, giúp đơn vị sử dụng tiết kiệm chi phí Theo đánh giá sơ đơn vị triển khai, phần mềm quản lý văn điều hành công việc dễ sử dụng, ổn định linh hoạt, đầu tư chi phí thấp, giúp quản lý văn cách khoa học, lãnh đạo xử lý văn kịp thời nơi thông qua hệ thống Internet Như vậy, với việc triển khai đồng hệ thống thư điện tử, mạng nội (LAN), hội nghị truyền hình trực tuyến, trang thơng tin điện tử…thì việc đưa phần mềm quản lý văn điều hành công việc vào sử dụng đẩy nhanh việc ứng dụng CNTT quan nhà nước, thúc đẩy trình cải cách thủ tục hành hướng tới mục tiêu xây dựng thành cơng phủ điện tử địa phương 3.3 Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc để nâng cao hiệu công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Sở Công Thương Bắc Giang 3.3.1 Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc để nâng cao hiệu công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu 62 Quản lý văn bản: - Phần mềm cho phép quản lý văn đi, văn đến theo nhiều sổ văn đi, văn đến; sổ văn đi, sổ văn số thứ tự văn tự động nhảy tăng dần - Các trường thông tin mô tả văn đi, văn đến theo chuẩn mô tả Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Đối với văn có trường như: Trích yếu văn đi, Loại văn bản, Số văn bản, Ký hiệu văn bản, Người ký, Ngày ký, Nơi nhận…Đối với văn đến: Trích yếu nội dung, Loại văn bản, số ký hiệu, Ngày đến, Số đến, Cơ quan ban hành… - Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn văn đi, văn đến theo định dạng file: text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống Tìm kiếm văn bản: - Tìm kiếm nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm văn danh mục văn bản, hồ sơ mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm trường thơng tin - Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết tìm kiếm xác 3.3.2 Các chức phần mềm quản lý văn điều hành công việc Hệ thống phần mềm gồm Menu chức nằm phần mềm Để thực chức cần đăng nhập vào Phần mềm chọn chức cần thực Các Menu chức hệ thống phần mềm gồm: - Văn đến: gồm chức dùng để quản lý công tác văn đến - Văn đi: gồm chức dùng để quản lý công tác văn - Tiện ích: bao gồm chức để phục vụ công tác quản lý văn – đến, hồ sơ công việc quan - Thông tin tài khoản: để xem thông tin tài khoản dùng - Thư điện tử: hệ thống phần mềm liên kết với hịm thư cơng vụ Sở, dùng để xem đăng ký văn gửi đến Sở - Quản lý: để quản lý phần mềm, chức dành cho người quản lý phần mềm 63 - Thốt chương trình: bấm chuột vào nút phần mềm đóng lại 3.3.3 Chương trình quản lý văn sau ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành cơng việc 3.3.3.1 Đăng nhập hệ thống Kích chuột vào biểu tượng Chorome Mizolla Firefox, dòng địa Address gõ địa chỉ: http://vb.sct.bgo.vn/ xuất giao diện sau: Hình 3.1: Cửa sổ đăng nhập vào hệ thống phần mềm Tiếp theo, văn thư đăng nhập hệ thống tên đăng nhập mật đăng ký trước Sau đăng nhập hình làm việc chính: 64 Hình 3.2: Giao diện phần mềm Quản lý văn điều hành công việc Tất Lãnh đạo Sở, công chức, chuyên viên, viên chức Sở có tài khoản riêng để đăng nhập vào hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành công việc 3.3.3.2 Menu Văn đến  Chức Tạo văn đến Để đăng ký văn đến văn giấy Sau hoàn tất thủ tục tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”, ghi số đến, ngày, tháng, năm Cán văn thư tiến hành scan văn lưu lại file vào máy tính sau tiến hành đăng ký văn đến phần mềm Chọn chức “Tạo văn đến” / nhập thông tin văn đến vào trường có sẵn phần mềm sau chọn “Chưa phân xử lý” chọn “Lưu” 65 Hình 3.3: Chức “Tạo văn bản” văn giấy  Chức Đang cập nhật Để xem văn đến đăng ký trình soạn chưa đưa thức lên phần mềm Chọn chức Đang cập nhật để biết có văn trình cập nhật tổng số văn Hình 3.4: Chức Đang cập nhật văn 66  Chức Đang phân xử lý Giúp theo dõi văn đến đươc đăng ký phần mềm Lãnh đạo Sở chưa phân xử lý cho phòng, đơn vị Chọn chức Đang phân xử lý phần mềm để xem tổng hợp văn chưa phân xử lý Hình 3.5: Chức Đang phân xử lý văn  Chức Đang xử lý Để theo dõi văn phân xử lý cho phòng, ban Chọn chức Đang xử lý văn phần mềm để xem văn đến đăng ký, phân xử lý cho phòng, đơn vị phòng, đơn vị xử lý 67 Hình 3.6: Chức Đang xử lý văn  Chức Đã xử lý xong Để biết văn đến đăng ký phần mềm, phân xử lý cho phòng chuyên môn xử lý xong Chọn chức Đã xử lý xong để xem tổng hợp văn đến phân xử lý phịng chun mơn xử lý xong Hình 3.7: Chức Đã xử lý xong 68 3.3.3.3 Menu Văn  Chức Tạo văn Để đăng ký phát hành văn hệ thống phần mềm quản lý văn Sau nhận văn từ phịng chun mơn chuyển xuống, cán văn thư làm thủ tục phát hành văn nhập thông tin vào trường chức “Tạo văn đi” sau nhấn vào Phát hành để phát hành văn phần mềm Hình 3.8: Chức Tạo văn  Chức Đang soạn Để xem văn soạn chưa phát hành lên phần mềm văn lỗi không phát hành Nhấn vào chức “Đang soạn” để xem văn 69 Hình 3.9: Chức Đang soạn văn  Chức Đang phát hành Để kiểm soát xem văn phát hành hệ thống phần mềm Đó văn phát hành quản lý phần mềm Hình 3.10: Chức Đang phát hành văn 70  Chức Ngừng phát hành Để quản lý, thống kê văn không phát hành hệ thống phần mềm Nhấn vào chức “Ngừng phát hành” để xem Hình 3.11: Chức ngừng phát hành văn 3.3.3.4 Menu Tiện ích  Chức Điều chỉnh sổ tài liệu Để thống kê điều chỉnh số văn tên loại tài liệu Nhấn vào chức Điều chỉnh số tài liệu sau kích vào tên loại văn /chọn xử lý sau nhập thơng tin cần điều chỉnh vào trường có sẵn chức nhấn Lưu để hoàn thành thao tác 71 Hình 3.12: Chức Điều chỉnh sổ tài liệu  Chức In sổ văn đến, Để thống kê văn đến đi, sau in đóng thành (thay cho quản lý văn sổ quản lý văn đi, đến) để lưu Hằng năm, sau kết thúc công việc Văn thư in sổ văn đến, để làm sổ lưu trữ văn đến, sổ lưu trữ văn Chọn chức In sổ văn đến, đi/ chọn Xuất báo cáo Excel phía Sau liệu chuyển Excel, chỉnh sửa in liệu 72 Hình 3.13: Chức In sổ văn đến Hình 3.14: Chức In sổ văn 3.3.4 Đánh giá việc sử dụng phần mềm: Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc: 73 - Bước đầu giúp cho cán văn thư tiếp cận với công nghệ thông tin, tự nghiên cứu tự học cán bộ, công chức - Nâng cao hiệu xử lý công việc cán Sở - Quản lý theo dõi hệ thống văn đi, đến qua phần mềm đảm bảo hiệu hoạt động quan, tổ chức - Tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn có yêu cầu đảm bảo an tồn văn bản, tài liệu - Giảm thiểu cơng sức, giấy tờ, kho tàng lưu trữ tài liệu tăng hiệu công tác quản lý văn 74 KẾT LUẬN Ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình đại hóa hoạt động thơng tin lĩnh vực xã hội đặc biệt trình tổ chức, quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong với trợ giúp cơng nghệ máy tính, mạng nội bộ, phần mềm ứng dụng… cơng tác văn phịng nói chung cơng tác tác văn thư, lưu trữ nói riêng bước cải tiến, nâng cao chất lượng cơng việc, từ đáp ứng ngày đầy đủ kịp thời yêu cầu hoạt động quản lý quan yêu cầu xã hội Ứng dụng phần mềm Quản lý văn điều hành công việc Sở Công Thương Bắc Giang bước đầu giúp Lãnh đạo, cán Sở cán văn thư quản lý công việc, quản lý văn dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, kinh phí; tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng; thao tác nhanh gọn, đơn giản Việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn cần thiết, phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng Sở, ngành cán trực tiếp làm nhiệm vụ toàn tỉnh Phần mềm tạo kho liệu số hồ sơ, văn bản, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng để lưu trữ văn Phần mềm với thiết kế mơ hình đơn giản nên việc triển khai cài đặt đơn giản, dễ sử dụng, chương trình phần mềm ổn định Giao diện phần mềm dễ nhìn, tương thích với phần mềm quản lý văn bản, dễ sử dụng đáp ứng quy trình nghiệp vụ Trong năm qua, việc sử dụng phần mềm đem lại kết to lớn nhận thức, lề lối làm việc, hiệu công việc bước nâng cao Quản lý văn phần mềm giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm văn đầy đủ, xác, hàng năm sở liệu văn cập nhật đầy đủ, khoa học Vì thời gian tới phần mềm quản lý văn điều hành công việc triển khai mở rộng ứng dụng cho quan, tổ chức toàn tỉnh Bắc Giang 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO: [1] Trần Thị Thu Phương (2008) Giáo trình nghiệp vụ Hành văn phịng - Nhà xuất tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh [2] Hồng Lê Minh (2009) Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Nhà xuất Văn hố thơng tin [3] Bộ Nội vụ-Bộ Công Thương (2008) Thông tư liên tịch số 07/2008/TTLT-BCT-BNV V/v Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn công thương thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện [4] UBND tỉnh Bắc Giang (2008), Quyết định số 23/QĐ-UBND việc thành lập Sở Công Thương Bắc Giang sở hợp Sở Công nghiệp Sở Thương mại & Du lịch [5] Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP Về công tác văn thư [6] Cục Lưu trữ Nhà nước (1995) Công văn số 111/NVĐP việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ [7] Cục văn thư Lưu trữ nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW V/v Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 76 ... pháp nhằm nâng cao công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu văn phòng Sở Công Thương Bắc Giang Chương KHÁI QUÁT QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN 1.1.1 Khái niệm văn Theo... máy Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang 43 2.2 Thực trang công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Văn phịng Sở Cơng Thương Bắc Giang 45 2.2.1 Thực trạng quản lý văn đến, văn Văn phòng sở Công. .. mềm quản lý văn điều hành công việc để nâng cao hiệu công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Sở Công Thương Bắc Giang 62 3.3.1 Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc để nâng cao hiệu công