Ứng dụng phần mềm 1c quản lý văn bản (ECM) vào nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại phòng nội vụ UBND thành phố bắc giang tỉnh bắc giang

Trong công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý công văn đi, qu

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ cũng như sự động viên từ rất nhiều phía Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp – Thạc sĩ Nguyễn Thị Hằng Cô không chỉ là người trực tiếp giảng dạy em một số môn học chuyên ngành tại trường trong thời gian qua, mà còn chỉ bảo tận tình, hướng dẫn em trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện khóa luận

Ngoài ra, em cũng mong muốn thông qua khóa luận này, gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô đang giảng dạy tại trường đại học CNTTT&TT Thái Nguyên, những người luôn nhiệt tình và tâm huyết để mang lại cho sinh viên những kiến thức

để chúng em có thể có một nền tảng về chuyên ngành của mình

Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơn tới Lãnh đạo và các đồng nghiệp tại Phòng nội vụ Thành phố Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ và cung cấp số liệu để em có thể hoàn thành được khóa luận của mình, em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để em có thể thực hiện đề tài tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực hiện khoá luận tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do thời gian có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Thân Thị Mai

LỜI CAM ĐOAN

Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên khi

ra trường, cần tới sự cố gắng của bản thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo Em đã tổng hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác Các dữ liệu thông tin sử dụng trong Khóa luận là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị

Em xin chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Bắc Giang, ngày 25 tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Thân Thị Mai

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 9

1.1 Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước 9

1.1.1 Các khái niệm văn bản 9

1.1.2 Ý nghĩa, tác dụng của công tác tổ chức quản lý văn bản 10

1.1.3 Nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản 11

1.1.4 Công tác quản lý văn bản 11

1.2 Giới thiệu chung về Phòng Nội vụ - UBND thành phố Bắc Giang - tỉnh Bắc Giang 23

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức: 24

1.2.2 Vị trí, chức năng 24

1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 24

1.2.4 Mối quan hệ công tác 27

1.3 Khái quát về phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" 28

1.3.1 Giới thiệu chung 28

1.3.2 Các chức năng chính của phần mềm 1C 29

1.3.3 Một số khả năng chính của phần mềm 1C 29

1.3.4 Kiến trúc phần mềm 1C 29

Chương 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BẮC GIANG 31

2.1 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang 31

2.1.1 Thực trạng 31

2.1.2 Ưu điểm 31

2.1.3 Nhược điểm 31

2.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang 32

2.2.1 Lưu đồ 32

2.2.2 Các bước tiến hành quản lý văn bản đi theo lưu đồ tại Phòng Nội vụ thành

phố Bắc Giang 35

2.2.3 Các bước quản lý văn bản đến tại Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang 40

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM 1C VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BẮC GIANG 47

3.1 Quản lý văn bản trên phần mềm 1C 47

3.2 Ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ TP Bắc Giang 48

3.2.1 Đánh giá chung 48

3.2.2 Đăng ký văn bản đi trên phần mềm 1C tại Phòng Nội vụ TP Bắc Giang 48

3.2.3 Đăng ký văn bản đến trên phần mềm 1C tại UBND TP BắcGiang 59

KẾT LUẬN 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Hình 1.1: Mẫu dấu đến 19

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ UBND TP Bắc Giang 24

Hình 2 3 Hình Các chức năng chính của phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" 29

Hình 1.4 Các khả năng chính của phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" 29

Hình 1.5 Kiến trúc phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" 30

Hình 2.1 Lưu đồ quản lý văn bản đi 32

Hình 2.2: Quy trình quản lý văn bản đến tại Phòng nội vụ thành phố Bắc Giang 34

Hình 2.3 Sổ đăng ký VB đi truyền thống 35

Hình 2.6 Mẫu dấu đến tại Phòng Nội vụ - UBND TP Bắc Giang 42

Hình 2.7 Bìa sổ đăng ký văn bản đến 43

Hình 2.8 Sổ đăng ký VB đến truyền thống 44

Hình 3.1 Thêm mới 1 tệp văn bản trên 1C 49

Hình 3.2 Liên kết đăng ký văn bản đi 50

Hình 3.3 Đăng ký văn bản đi 51

Hình 3.4 Chọn tên loại văn bản (Dạng văn bản) khi đăng ký văn bản đi 52

Hình 3.5 Chọn nơi nhận văn bản khi đăng ký văn bản đi 53

Hình 3.6 Các thông tin về văn bản đi đăng ký trên phần mềm 54

Hình 3.7 Đăng ký số và ngày tháng đăng ký văn bản đi trên phẩn mềm 55

Hình 3.8 Hoàn tất đăng ký văn bản đi trên phẩn mềm 56

Hình 3.9 Hiển thị văn bản đi đã được đăng ký trên phần mềm 1C 57

Hình 3.10 Hiển thị văn bản đi đã được đăng ký trên phần mềm 1C theo phân nhánh dạng văn bản 58

Hình 3.11 Thêm mới 1 tệp văn bản trên 1C 59

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Ngày nay, hòa cùng sự phát triển không ngừng của KH&CN trên thế giới thì nền kinh tế tri thức đóng vai trò vô cùng quan trọng Trong công cuộc xây dựng đất nước theo con đường công nghiệp hóa, hiện đại hoá, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một trong những nhiệm vụ hàng đầu được quan tâm đặc biệt Vì vậy, những thử thách đặt ra đối với sinh viên sắp tốt nghiệp ra trường ngày một lớn Đòi hỏi không chỉ học tập tu dưỡng đạo đức, rèn luyện bản thân, tiếp thu kiến thức khi còn ngồi trên ghế nhà trường mà còn phải biết vận dụng những kiến thức đó vào thực tiễn và học hỏi những kiến thức thực tế ở ngoài xã hội

Những năm gần đây, cải cách hành chính là một công cuộc to lớn và có ý nghĩa

vô cùng quan trọng Đặc biệt là hướng tới xây dựng văn phòng không giấy tờ với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ, năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc Nên công tác văn thư - lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước quan tâm đặc biệt trong giai đoạn “Cải cách Hành chính quốc gia hiện nay” Trong đó việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản thống nhất từ trung ương đến địa phương cũng không nằm ngoài nhiệm vụ đó, nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội, phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của các cấp Hồ sơ tài liệu lưu trữ được coi là nguồn sử liệu quan trọng nhất vì nó chứa đựng nguồn thông tin đáng tin cậy nhất để đánh giá trình

độ văn minh và lịch sử phát triển của một quốc gia Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những thông tin có ý nghĩa nhiều mặt: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, lịch sử…nên nó có vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống xã hội Vì vậy thực hiện tốt công tác quản lý văn bản nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác những thông tin vô giá là hết sức cần thiết

Trong công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan

(quản lý công văn đi, quản lý công văn đến), tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu

trong công tác văn thư (1) Tuy công tác quản lý văn bản chỉ là một phần nhỏ trong hoạt động của công tác văn thư – văn phòng nhưng nó đã chứng minh được giá trị quan trọng của nó trong hoạt động thực tế của công tác giải quyết công việc và lưu giữ

1

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 nghị định về công tác văn thư

tài liệu chung của phòng Như đã nói ở trên công tác quản lý văn bản có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan nói chung và hoạt động của Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang nói riêng

Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang là một trong các phòng, ban trực thuộc UBND thành phố Bắc Giang, là một đơn vị hành chính nhà nước trong hệ thống cơ quan QLNN cấp huyện nên khối lượng văn bản đến cơ quan và văn bản do Phòng ban hành ra trong năm không nhiều, thể loại xoay quanh mảng nội chính như: cải cách hành chính, xây dựng chính quyền, tổ chức bộ máy, công chức, viên chức và đào tạo, thi đua - khen thưởng, tôn giáo, thanh niên, công tác hội, văn thư và lưu trữ Nhìn chung, công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua đã có những thành tựu nhất định góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước mà Đảng và Nhà nước đề ra Qua thời gian được đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát thực tế tại Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ không chỉ có ý nghĩa quan trọng với toàn xã hội mà nó còn có vai trò to lớn đối với cơ quan mà tôi đang làm việc Trong đó, Công tác quản lý văn bản cũng như việc thực hiện các khâu nghiệp vụ quản

lý ở đây đã đạt được những kết quả nhất định Bên cạnh đó vẫn đang còn nhiều vấn đề đặt ra cần giải quyết trong thời gian tới

Được sự phân công của Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường ĐH Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên và được sự đồng ý của lãnh đạo Phòng Nội vụ -UBND Thành phố Bắc Giang, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Ứng dụng phần mềm 1C để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại cơ quan trong thời gian từ ngày 10/4/2016 đến ngày 19/6/2016 Sở dĩ tôi chọn đề tài này vì tôi đã được cơ quan tạo điều kiện thực hành phần mềm 1C vào quy trình quản lý văn bản nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, thuận lợi hơn, cũng như nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hằng Cũng qua đây, tôi đã vận dụng được những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực

tế công việc của cơ quan, tích luỹ được kinh nghiệm và tác phong làm việc khoa hoc Đây chính là điều kiện để tôi trở thành người cán bộ có năng lực, trình độ và chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao

Mục đích

Đề tài tập trung vào các nội dung quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ - UBND

thành phố Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang với các mục tiêu cụ thể:

- Nghiên cứu ứng dụng của phần mềm 1C để xây dựng quy trình nghiệp vụ

quản lý văn bản

- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo

ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử;

- Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trong quản lý văn bản tại

Phòng Nội vụ - UBND thành phố Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang

Bố cục báo cáo

Trong báo cáo này, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung báo cáo được chia làm 03 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản

Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ

- UBND thành phố Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang

Chương 3: Ứng dụng phần mềm 1C vào công tác quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ - UBND thành phố Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang

Qua bài báo cáo thực tập này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới Ban lãnh đạo Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang cùng các cán bộ, chuyên viên trong Phòng và sự hướng dẫn của các thầy, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, nhất là sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của Giảng viên ThS Nguyễn Thị Hằng đã tạo điều kiện hướng dẫn tôi hoàn thành tốt khóa luận, cũng như bài báo cáo này

Kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để tôi hoàn thành tốt hơn nữa nghiệp vụ của mình!

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, tháng 5 năm 2016

SINH VIÊN

Thân Thị Mai

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước

1.1.1 Các khái niệm văn bản

Khái niệm văn bản

Văn bản là một đối tượng phức tạp Nó có thể là đối tượng của những bộ môn khoa học khác nhau như văn học, tâm lí học, logic học, xã hội học, luật học, tin học và các bộ môn ngôn ngữ học như cú pháp học, phong cách học, tu từ học, ngôn ngữ học văn bản, ngữ dụng học v.v

"Văn bản" theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản Văn bản là phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch Hay có thể hiểu “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”

Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Đối với bộ máy nhà nước, văn bản quản lý nhà nước thực chất là các quyết định quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn phương Văn bản quản lý nhà nước còn là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước Được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện

Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một hệ thống những văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý xã hội của cơ quan hành chính nhà nước và sự tham gia vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước của các tổ chức chính trị - xã hội

mà bản chất của nó là chứa đựng ý chí chung hoặc những thông tin mang tính hành

chính nhà nước được ban hành trong việc thực hiện thẩm quyền của từng cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước

Khái niệm về văn bản đi: Văn bản đi là văn bản do cơ quan mình làm ra để

quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng có liên quan

Khái niệm về văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến Nói cách khác văn bản đến là văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công

Các nhóm văn bản đến

Trong hoạt động đơn thuần của các cơ quan, tổ chức thì nhóm văn bản đến thường được chia ra làm 4 nhóm cơ bản sau:

Nhóm 1: Nhóm văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống

Nhóm 2: Nhóm văn bản do cơ quan ngang cấp gửi đến

Nhóm 3: Nhóm văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên

Nhóm 4: Nhóm thư công: Là các đơn thư do cá nhân trong cơ quan khác viết gửi đến các cơ quan, đơn vị mình để giải quyết việc công

1.1.2 Ý nghĩa, tác dụng của công tác tổ chức quản lý văn bản

- Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung chỉ đạo công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ Đây chính là nguồn tài liệu chủ yếu của công tác lưu trữ Vì vậy làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đi, đến, không bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu về sau

1.1.3 Nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính chính xác, tính thống nhất, kịp thời

Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ

trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)

Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát

hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận

tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản

Tất cả các văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

1.1.4 Công tác quản lý văn bản

1.1.4.1 Trình tự quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06

tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

 Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân

bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

 Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản

đi trên máy vi tính

 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

· Sổ đăng ký công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

- Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo Công văn này

 Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản

đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

 Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này)

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

- Trình bày bì và viết bì

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này

- Vào bì và dán bì:

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

 Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan,

tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục

IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này)

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào

sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng

ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng

ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.1.4.2 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

 Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải qua Văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng

ký Văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, nhân viên thường trực hoặc bảo vệ cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản khẩn, nếu phát hiện bị thiếu hoặc mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn, văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay với lãnh đạo để xử lý kịp thời

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ;

trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: Văn thư không bóc bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp đến nơi nhận

Đối với những văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức, người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại

Khi bóc bì văn bản các văn bản có đóng dấu khẩn, hỏa tốc được bóc và giải quyết trước, bóc bì không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì

đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh; văn bản có ngày phát hành gửi cách quá xa ngày nhận (trên

30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản, văn thư phải giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi

 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn

bản được chuyển phát qua mạng có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến” Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng)

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngày ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Mẫu dấu “Đến”

50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:

Ngày:

Chuyển:

Hình 1.1: Mẫu dấu đến Chi tiết hướng dẫn cách ghi trong dấu đến

- Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05

- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả

“Hoả tốc - hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

 Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng

ĐẾN

ký cho phù hợp; Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); +Sổ đăng ký văn bản mật đến: Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và

+ Đăng ký văn bản đến: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, Sổ đăng ký văn bản đến bao gồm 9 cột: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu; ngày tháng; tên loại và trích yếu nội dung; đơn vị - người nhận; ký nhận; ghi chú

Sổ đăng ký văn bản mật đến giống sổ đăng ký văn bản thường nhưng có thêm cột mức độ mật sau cột tên loại và trích yếu nội dung cụ thể: Ngày đến; số đến; tác giả;

số, ký hiệu; ngày tháng; tên loại và trích yếu nội dung; mức độ mật; đơn vị hoặc người nhận, ký nhận, ghi chú

+ Mẫu sổ và việc đăng ký đơn bao gồm: Ngày đến; số đến; Họ tên, địa chỉ người gửi; Ngày tháng; Trích yếu nội dung; Đơn vị - người nhận; Ký nhận; Ghi chú

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản + Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Trình và chuyển giao văn bản đến

 Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân

phối, chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng

ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

 Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau: Nhanh chóng, Đúng đối tượng, Chặt chẽ

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ

trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ

tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

 Giải quyết văn bản đến

Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn

vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị,

cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.2 Giới thiệu chung về Phòng Nội vụ - UBND thành phố Bắc Giang - tỉnh Bắc Giang

Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang ngày nay, tiền thân là Phòng Tổ chức chính quyền thị xã Bắc Giang Năm 2008, Phòng được tách ra từ Phòng Nội vụ - Lao động, thương binh và xã hội thành phố Bắc Giang Là một trong 12 phòng, ban, ngành chủ chốt trong bộ máy hành chính nhà nước cấp huyện

Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang có truyền thống đoàn kết, gắn bó, nỗ lực phấn đấu vì thành tích chung của tập thể Từ năm 2008 đến nay, Phòng Nội vụ thành phố luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị được giao, nhiều năm liền đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc Chi bộ Đảng liên tục giữ vững danh hiệu trong sạch vững mạnh, đoàn viên công đoàn tích cực tham gia có hiệu quả các hoạt động chính trị

- xã hội, văn hoá - văn nghệ tại nơi làm việc và nơi cư trú

Hàng năm, 100% cán bộ công chức, viên chức trong phòng đều đạt danh hiệu lao động tiên tiến 100% đảng viên trong chị bộ đủ tư cách, hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ Chi bộ và Tổ công đoàn phòng phối hợp chăm lo đảm bảo đầy đủ chế độ, quyền và lợi ích chính đáng cho cán bộ công chức, viên chức trong phòng theo đúng quy định của Nhà nước Đồng thời phát huy cao độ quy chế dân chủ tại đơn vị

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ UBND TP Bắc Giang

1.2.2 Vị trí, chức năng

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố, là cơ quan tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức phường, xã, hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; dân tộc và thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hưỡng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ, Ban Dân tộc tỉnh

1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trình UBND thành phố các văn bản hưỡng dẫn về công tác nội vụ, tôn giáo, dân tộc, thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

- Trình UBND thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch; kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

TRƯỞNG PHÒNG

Công chức cải cách hành chính, thi đua khen thưởng

Công chức xây dựng chính quyền, địa giới hành chính

Công chức công tác cán

bộ, chính sách, đào tạo

Công chức công tác hội, tôn giáo, thanh niên,

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

* Về tổ chức, bộ máy:

- Tham mưu giúp UBND thành phố ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố theo hưỡng dẫn của Sở Nộ vụ và Sở quản lý nghành;

- Trình UBND thành phốquyết định hoặc đề nghị UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố;

- Xây dựng dề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp

có thẩm quyền quyết định;

- Tham mưu giúp Chủ tịch tỉnh UBND thành phố quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên nghành cấp thành phố theo quy định của Pháp luật

* Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

- Tham mưu giúp UBND thành phố phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính sự nghiệp hàng năm cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc;

- Giúp UBND thành phố hưỡng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp;

- Giúp UBND thành phố tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ

tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn; tổ chức sự nghiệp thành phố và UBND phường, xã

* Về công tác xây dựng chính quyền:

- Giúp UBND thành phố và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công cảu UBND thành phố và hưỡng dẫn của UBND tỉnh, Sở Nội vụ;

- Thực hiện các thủ tục để nghị CHủ tịch UBND thành phố phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của UBND phưỡng, xã; giúp UBND thành phố trình UBND tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của Pháp luật;

- Tham mưu, giúp UBND thành phố xây dựng dề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn trình HĐN thành phố thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hổ sơ, mốc, chỉ giới, bản đổ địa giới hành chính của thành phố

- Giúp UBND thành phố trong việc hưỡng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, phường, xã trên địa bàn thành phố

* Về cán bộ, công chức, viên chức:

- Tham mưu giúp UBND thành phố trong việc tuyể dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức (theo phân cấp của nhà nước và của tỉnh) Hưỡng dẫn và kiểm tra công tác quản lý

hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức phường, xã;

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường, xã; cán bộ y tế cơ sở, khuyến nông

cơ sở theo phân cấp

* Về công tác văn thư – lưu trữ:

- Hưỡng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên đại bàn thành phố chấp hành chế

độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hưỡng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu nhập, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố

* Về công tác tôn giáo:

- Giúp UBND thành phố chỉ đạo, hưỡng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên đại bàn;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thành phố để thực hiện nhiệm

vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên đại bàn theo phân cấp của UBND tỉnh theo quy định của Pháp luật

* Về công tác Dân tộc:

- Giúp UBND thành phố trong việc tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc; các dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân tộc trên địa bàn thành phố; công tác định canh, định cư đối với đồng bào dân tôc thiểu số;

- Phối hợp với cơ quan chuyên môn thành phố và các đoàn thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào dân tộc thiểu sổ thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của đảng và các quy định của pháp luật

* Về công tác thi đua, khen thưởng:

- Tham mưu, đề xuất với UBND thành phố tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn thành phố; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua – Khen thưởng thành phố;

- Hưỡng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn thành phố; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

1.2.4 Mối quan hệ công tác

- Đối với Thành uỷ - UBND thành phố: Phòng Nội vụ chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, trực tiếp và toàn diện của Thành Uỷ - UBND thành phố trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và các nhiệm vụ khác được giao của đơn vị

- Đối với các Sở chuyên nghành: Phòng Nội vụ chịu sự chỉ đạo, hưỡng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ và Ban Dân tộc tỉnh

- Đối với các phòng, ban, đơn vị thuộc Thành uỷ, UBND thành phố; Đảng uỷ

và các tổ chức đoàn thể cơ quan UBND thành phố: Phòng Nội vụ có mối quan hệ phối hợp để thực hiện tốt nhiệm vụ; chấp hành sự lãnh đạo trực tiếp và thực hiện các Nghị quyết của Đảng uỷ, phối hợp thực hiện có hiệu quả kế hoạch, chương trình công tác của các đoàn thể nhân dân

- Đối với UBND các phường, xã: Phòng Nội vụ là cơ quan hưỡng dẫn, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ trong công tác nội vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ

1.3 Khái quát về phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)"

1.3.1 Giới thiệu chung

Phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" là giải pháp để tự động hóa việc quản

lý văn bản trên nền tảng công nghệ mới «1C:DOANH NGHIỆP 8.2» Giải pháp định hướng tới các doanh nghiệp cũng như tới các tổ chức và cơ quan hành chính sự nghiệp với các chức năng:

số 25/2006/QĐ-BTM về qui chế sử dụng chữ ký số của Bộ Thương mại; Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/03/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng…

1.3.2 Các chức năng chính của phần mềm 1C

Hình 1 3 Hình Các chức năng chính của phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)"

Các chức năng chính của phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" được mô tả trên hình

Phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" định hướng tới công việc nhiều người

sử dụng trong môi trường mạng cục bộ hoặc thông qua Internet, trong đó bao gồm cả trình duyệt Web Kiến trúc phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" được mô tả trên hình 1.5

Hình 1.5 Kiến trúc phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)"

Chương 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN

BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BẮC GIANG

2.1 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang

2.1.1 Thực trạng

Nhìn chung công tác quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang đã được thực hiện đúng với quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản Hoạt động quản lý văn bản đã đi vào nề nếp

Công tác quản lý văn bản được tiến hành từng bước nhịp nhàng, đồng bộ Việc chuyển giao các văn bản đi được thực hiện nhanh chóng Công tác quản lý văn bản đến được thực hiện khoa học Cán bộ công chức trong phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện tốt các quy định về văn bản, giấy tờ

Hiện nay, Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang vẫn đang tiến hành quản lý văn bản bằng các sổ theo dõi văn bản đi, đến Công tác ứng dụng CNTT hay các phần mềm vào công tác quản lý văn bản đi còn chưa được thực hiện

2.1.2 Ưu điểm

Công tác quản lý văn bản tại đơn vị thực hiện tương đối đúng với các các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên quản lý về công tác văn thư lưu trữ, các văn bản hướng dẫn của Bộ nội vụ và cục văn thư và lưu trữ nhà nước như công văn 425 của cục văn thư và lưu trữ nhà nước, Nghị định 110 của chính phủ về công tác văn thư

2.1.3 Nhược điểm

- Theo quy định tại công văn 425/VTLTNN – NVTW về việc hướng dẫn quản lý văn bản thì phải lập sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện và lập sổ chuyển giao văn bản Tuy nhiên ở đây có thực hiện lập sổ, nhưng chưa chú trọng hoạt động nhập tin trong

sổ Do đặc thù công việc của phòng không liên quan đến nhiều ngành, cá nhân mà công việc chuyên môn của cán bộ công chức nào thì cán bộ công chức đó chủ động thực hiện, nên không sử dụng sổ chuyển giao văn bản đến mà kết hợp sử dụng luôn sổ chuyển giao văn bản dùng chung với sổ đăng ký văn bản

- Tuy đã áp dụng CNTT vào công tác quan lý văn bản đi nhưng mới chỉ áp dụng vào khâu gửi văn bản qua mạng Việc ứng dụng CNTT còn nhiều hạn chế

2.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ thành phố Bắc Giang

2.2.1 Lưu đồ

Lưu đồ quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức văn

Lưu đồ quản lý văn bản đến

Trách nhiệm Trình tự thực hiện

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Thời gian

Cán bộ văn thư

Ngay sau khi tiếp nhận văn bản