MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH 3 I. GIỚI THIỆU VỀ UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH 3 1. Khái quát về UBND Thành phố Nam Định 3 1.1 Giới thiệu về UBND Thành phố Nam Định 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH 9 1. Vị trí 9 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 3. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ 14 3.1 Số nhân sự hiện có của Phòng Nội vụ và bản mô tả phân công công việc của từng cá nhân 14 3.2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy của Phòng Nội vụ 18 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG NỘI VỤ 18 1 Khảo sát về tổ chức công tác Phòng Nội vụ 18 1.1Vai trò của Văn thưtrong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Phòng Nội vụ. 18 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ củaPhòng Nội vụ. Đánh giá ưu, nhược điểm. 20 1.3Sơ đồ hóa công tác tổ chức một Hội nghị của Phòng Nội vụ: 23 1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo ở Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định 24 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định 25 2. Khảo sát về công tác văn thư 28 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định 28 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Phòng Nội vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 29 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 33 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 35 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm. 35 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan 46 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở ” của cơ quan 65 4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan. 68 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 70 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 74 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định 74 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng ở Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định 79 LỜI CẢM ƠN 82 PHỤ LỤC
Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG –––––––––––––––– HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN NGUYỄN HỒNG THU BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7C CAO ĐẲNG HỆ CHÍNH QUY NĂM HỌC 2012-2015 Tên quan: Phòng Nội vụ - UBND thành phố Nam Định Địa chỉ: 24 Phạm Hồng Thái, phường Bà Triệu, Nam Định Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Trần Thị Thìn Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI – 2015 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH I GIỚI THIỆU VỀ UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH Khái quát UBND Thành phố Nam Định 1.1 Giới thiệu UBND Thành phố Nam Định 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ- UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH Vị trí Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ 3.1 Số nhân có Phòng Nội vụ mô tả phân công công việc cá nhân 3.2 Sơ đồ cấu máy Phòng Nội vụ ( PHỤ LỤC ) III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG NỘI VỤ Khảo sát tổ chức công tác Phòng Nội vụ 1.1Vai trò Văn thưtrong việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Phòng Nội vụ 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Phòng Nội vụ Đánh giá ưu, nhược điểm 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị Phòng Nội vụ: 1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định (PHỤ LỤC 5) 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực Nghi thức Nhà nước văn hóa công sở Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định Khảo sát công tác văn thư 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo Phòng Nội vụ việc đạo thực công tác văn thư 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” quan Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở ” quan Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị quan 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác Hành văn phòng Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định LỜI CẢM ƠN PHỤ LỤC Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C LỜI NÓI ĐẦU Ngày đời sống xã hội ngày phát triển theo hướng đại hóa, đa dạng hóa, hoạt động hành văn phòng đứng trước hội thách thức đòi hỏi đổi hoàn thiện phù hợp với xu hướng thời đại Chính thế, hành văn phòng yêu cầu mang tính khác quan thường xuyên cần thực chiều rộng lẫn chiều sâu hoạt động đặc biêt đóng vai trò quan trọng thiếu Và quan tổ chức máy văn phòng trung tâm quản lý điều hành, cánh tay đắc lực lãnh đạo Nó phận hữu vận dụng phương pháp khoa học để quản trị, tổ chức, điều hành hoạt động hành văn phòng quan nhằm đạt hiệu cao công việc thực nhiêm vụ mục tiêu định Xuất phát từ nhu cầu xã hội, đòi hỏi nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn theo thị cuả Bộ Giáo Dục Đào tạo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng khoá 20122015 e thực tập với mục đích học hỏi kiến thức thực tế tạo tảng vững trình độ cung cấp nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu đòi hỏi công việc nhà quản trị văn phòng Sau kết thúc chương trình học tập em liên hệ với Phòng Nội vụUBND Thành phố Nam Định.Đợt thực tập bước đầu giúp em thực hành công việc chuyên ngành văn phòng.Nó có ý nghĩa quan trọng công việc tương lai sinh viên năm cuối em.Không thế, thực tập giống lần tập dượt,rèn luyện kỹ nghề nghiệpgiúp sinh viên chúng em không bỡ ngỡ, lúng túng bước vào công việc thực tế trình độ chuyên môn củng cố nâng cao Qua đây, em xin trân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa QTVP cô cán bộ, viên chức Phòng Nội vụUBND Thành phố Nam Định hướng dẫn tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo quãng thời gian thực tập vừa qua Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Mặc dù có nhiều cố gắng, song với khả có hạn, trình độ lý luận non hiểu biết thực tế chưa sâu nên báo cáo thực tập em tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, cô giúp đỡ để báo cáo đầy đủ hoàn thiện Sau em xin kính chúc quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng toàn thể cô cán bộ, viên chức Phòng Nội vụ- UBND Thành phố Nam Định dồi sức khỏe nhiều thành công./ Em xin trân thành cảm ơn! Nam Định, ngày 01 tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Hồng Thu Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH I GIỚI THIỆU VỀ UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH Khái quát UBND Thành phố Nam Định 1.1 Giới thiệu UBND Thành phố Nam Định UBND Thành phố Nam Định quan Hội đồng nhân dân bầu đặt trụ sở tạisố 10 Trần Đăng Ninh, Bà Triệu, Thành phố Nam Định, Nam Định UBND Thành phố Nam Định quan chấp hành Hội đồng nhân dân quan hành Nhà nước địa phương 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1 Chức UBND Thành phố Nam Định chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan Nhà nước cấp UBNDThành phố chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND Thành phố thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phầnbảo đảm đạo, quản lý thống lĩnh cực công tác máy hành Nhà nước từ Trung ương tới sở UBNDThành phố chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND thành phố, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc UBNDcấp Tỉnh 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trình UBND cấp Thành phố ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch,kế hoạch sau phê duyệt;thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Giúp UBND Thành phố thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công UBND Thành phố Giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực quản lý quan chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, Lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn Thành phố Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định UBND Thành phố sở quản lý ngành, lĩnh vực Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực phân công phụ trách tổ chức, cá nhân việc thực quy định pháp luật; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân công UBND Thành phố Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý quan chuyên môn cấp huyện theo quy định pháp luật, theo phân công UBND Thành phố Quản lý tài chính, tài sản quan chuyên môn theo quy định pháp luật phân công UBND Thành phố Cơ cấu tổ chức máy * Về cấu: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Hiện UBND Thành phố có Chủ tịch UBND Thành phố Phó Chủ tịch UBND Thành phố 12 Phòng, Ban tham mưu giúp việc Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND Thành phố Nam Định ( PHỤ LỤC 1) Ông Phạm Đình Nghị- Chủ tịch UBND Thành phố: Phụ trách chung lãnh đạo điều hành nhiệm vụ công tác UBND Thành phố theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND Phụ trách công tác nội chính, tổ chức cán bộ, công tác kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch đô thị, công tác quản lý, điều hành ngân sách, công tác đối ngoại, thi đua khen thưởng, kinh tế, tài chính- thuế, công tác công nghiệp- doanh nghiệp, thương mại- thị trường Chỉ đạo công tác nội chính, giải khiếu nại tố cáo xây dựng thành phố thành trung tâm vùng Nam đồng sông Hồng Ký thông báo chủ trương đầu tư, điều chỉnh báo cáo kinh tế- kỹ thuật dự án công trình, dự án thuộc thẩm quyền UBND Thành phố, ký tờ trình UBND Tỉnh cho lập dự án, điều chỉnh dự án dự án thuộc thẩm quyền UBND Tỉnh định Giữ mối quan hệ công tác với UBND Tỉnh, Chủ tịch UBND Tỉnh, quan Tỉnh,Thường trực Thành ủy, Thường trực HĐND, Thường trực Viện kiểm soát nhân dân, Tòa án nhân dân Hai Phó Chủ tịch UBND Thành phố người giúp việc trực tiếp cho UBND Thành phố: - Bà Cao Thị Tính Phó Chủ tịch UBND Thành phố Phụ trách công tác văn hóa- xã hội, tôn giáo,cải cách hành chính, du lịch, khoa học công nghệ, phòng chống cháy nổ- vệ sinh an toàn lao động, giáo dục quốc phòng Làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch Thường trực, điều hành công tác Chủ tịch UBND Thành phố công tác vắng Làm Chủ tịch Hội đồng khoa học công nghệ, Hội đồng GDQP, Trưởng ban đạo phòng chống tội phạm, phòng chống ma túy tệ nạn xã hội, Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Trưởng ban đạo thi hành án dân sự, Trưởng ban đạo phòng cháy chữa cháy vệ sinh an toàn lao động phòng chống cháy nổ Chỉ đạo công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phường theo dõi hoạt động quyền số phường xã Phụ trách đơn vị: Phòng Giáo dục Đào tạo, Phòng Lao độngthương binh xã hội, Phòng văn hóa thông tin, Phòng Y tế, Văn phòng HĐND UBND, Ban Quản lý khu di tích lịch sử văn hóa Đền Trần- Chùa Tháp, Đài phát thanh, Nhà Văn hóa thiếu nhi, Trung tâm văn hóa- thông tin thể thao, Trung tâm dạy nghề hướng dẫn việc làm, Trung tâm Y tế, Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia đình -Ông Vũ Văn Hưng Phó Chủ tịch UBND Thành phố Giải bước trình tự, thủ tục Xây dựng dự án, công trình UBND Thành phố định đầu tư sau có thông báo chủ trương đầu tư mà Chủ tịch UBND Thành phố thuộc lĩnh vực phụ trách Làm Trưởng ban đạo xây dựng nông thôn Chỉ đạo công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 19 xã, phường, theo dõi hoạt động quyền số xã, phường Phụ trách đơn vị: Phòng Tài nguyên môi trường, Phòng Quản lý đô thị, phòng Kinh tế, Ban Quản lý đầu tư xây dựng, Ban Giải phóng mặt bằng, Đội Quản lý trật tự đô thị *Về tổ chức máy: Gồm 12 Phòng, Ban chuyên môn thuộc UBND Thành phố -Văn phòng HĐND UBND: Tham mưu tổng hợp cho UBND Thành phố hoạt động UBND Thành phố, tham mưu cho Chủ tịch UBND Thành phố đạo điều hành, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND Thành phố quan nhà nước địa phương, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Thành phố -Phòng Tài chính- Kế hoạch: Tham mưu giúp UBND Thành phố thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Hướng dẫn quản lý đơn vị kinh tế, phường hợp tác xã thực chế độ tài Nhà nước, quản lý nguồn thu, đôn đốc việc thực nộp ngân sách đủ kịp thời -Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp UBND Thành phố thực chức quản lý Nhà nước công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải công tác tư pháp khác -Phòng Tài nguyên Môi trường: Tham mưu, giúp UBND Thành phố thực chức quản lý Nhà nướcvề tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thủy văn; đo đạc, đồ -Phòng Giáo dục Đào tạo:Tham mưu, giúp UBND Thành phố thực chức quản lý Nhà nước xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển nghiệp Giáo dục địa phương, sau trao đổi, thống với phòng Kế hoạch- Kinh tế trình Thành phố Tổ chức triển khai, kiểm tra đôn đốc sở giáo dục phường thực Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra trung tâm giáo dục, trường học, thực nhiệm vụ năm học, chương trình, kế hoạch, nội dung, phương pháp, quy định Bộ dạy học, hoạt động giáo dục khác nhà trường theo yêu cầu nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện phù hợp với đặc điểm loại trường học, ngành học - Phòng Y tế: Tham mưu giúp UBND Thành phố quản lý Nhà nước y tế địa phương gồm: Chăm sóc sức khỏe bảo vệ sức khỏe nhân dân, y tế dự phòng, khám chữa bệnh phục hồi chức y dược cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho người, mỹ phẩm ảnh hưởng tới sức khỏe người, an toàn vệ sinh thực phẩm, trang thiết bị y tế, quản lý trạm y tế phường - Phòng Nội vụ: Tham mưu giúp UBND Thành phố quản lý Nhà nước xây dựng phương án xây dựng, củng cố quyền cấp phường, quản lý đội ngũ cán phường thực chế độ sách với cán phường Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Sự phân công xếp công việc cách hợp lý, với chuyên môn, không bị chồng chéo, cá nhân cán chuyên viên phụ trách lĩnh vực cụ thể giúp công việc giải nhanh chóng hiệu Cán chuyên viên có tinh thần ,trách nhiệm cao công việc, sáng tạo, nhiệt tình, tích cực học hỏi, có nhiều năm kinh nghiệm hoàn thành nhiệm vụ cách tốt đạt hiệu cao Đặc biệt cán văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn đi, văn đến Tất văn scan vào máy, phục vụ cho việc tra cứu văn đơn vị, phòng, ban, phục vụ tốt công tác Hành đạo điều hành Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học hơn.Tài liệu chỉnh lý, xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan tâm Cơ quan có thành tích bật công tác văn phòng Thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao Cán công chức, viên chức, chuyên viên người có trình độ chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu chuyên môn mà hàng ngày họ đảm nhận Ban lãnh đạo người có tầm nhìn xa trông rộng, có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực quản lý, người có khả điều hòa mối quan hệ quan tạo môi trường làm việc thân thiện, thoải mái Hơn nữa, quan tâm ban lãnh đạo phòng tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán phòng việc cử cán học tập huấn, không nâng cao trình độ chuyên môn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp, chứng học ngành học Phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo phòng vấn đề quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực công tác thu thập, xử lý thông tin cách hiệu để chủ tịch UBND Thành phố Báo cáo thực tập tốt nghiệp 75 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C vào thông tin để giải công việc hiệu Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm Phòng Nội vụ Thành phố Công tác thực nội quy văn phòng thực cách nghiêm túc, cán phòng có ý thức thực nội quy cách nghiêm chỉnh tạo mối quan hệ tốt đẹp cán với Đa số cán bộ, công chức, chuyên viên biên chế nhà nước Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải mái đồng nghiệp với quyền lực hay sợ sệt cán với lãnh đạo Văn hóa công sở, ứng xử giao tiếp công việc thân thiện, dễ gần cán với cán cán với nhân dân Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo môi trường cho cán phòng làm việc hiệu Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức cho trình thi hành công vụ Cán văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, tinh thần trách nhiệm, nhiều năm công việc nên công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo thực tốt xác nhất, đáp ứng yêu cầu quan Cán văn thư - lưu trữ quan thực đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn như: tổ chức giải văn đến, quản lý sử sụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ theo trình tự quy trình quy định Mọi giấy tờ xử lý văn thư lưu lưu trữ quan.Nhờ quan tìm giấy tờ cách dễ dàng Công tác soạn thảo ban hành văn theo quy định Nếu chuyên viên phòng, ban sau soạn thảo văn có sai sót xuống phòng văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp 76 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C thư cán văn thư kịp thời chỉnh sửa, sai sót đáng kể Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ ý, hồ sơ lập theo thời gian trình giải công việc Phòng làm việc nhân viên văn thư - lưu trữ sẽ, thoáng mát Công tác lưu trữ bảo quản khoa học đảm bảo thời gian bảo quản tính chất vật lý tài liệu, tượng hư hỏng hay tài liệu, đảm bảo tính bí mật kịp thời Phong cách làm việc cán chuyên viên chuyên nghiệp khoa học, công tác hành văn phòng chiếm vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý quan Công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho quan hoạt động thực tốt, có phối hợp với đơn vị chức việc tham mưu, xây dựng đôn đốc kiểm tra chương trình ‘‘Cải cách thủ tục Hành ’’ tích cực, thúc đẩy việc đổi phong cách, lề lối làm việc đơn vị toàn quan Cơ quan bước nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức Đặc biệt cán làm công tác Văn thư- Lưu trữ Từ có quan tâm mực người sở vật chất công tác Nghiệp vụ Hành văn phòng coi trọng ý đổi công tác văn thư, lưu trữ phát huy hiệu công tác chung toàn quan Nhược điểm: Các trang thiết bị phòng còncũ chưa đáp ứng yêu cầu công việc, việc giải công việc gặp nhiều khó khăn Mô hình tổ chức văn phòng xếp theo kiểu truyền thống, gặp nhiều hạn chế , phòng văn thư tầng chưa thuận tiện cho nhân dân lại Đội ngũ cán thường người có kinh nghiệm làm việc lâu năm việc trẻ hóa cán chưa lãnh đạo quan tâm Bởi quan hoạt động chưa linh hoạt, tiếp thu tiến chậm Báo cáo thực tập tốt nghiệp 77 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Việc biên chế cán gây ỉ lại, chưa thực động công tác Trong việc quản lý văn đến đi, chưa ban hành quy định riêng công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ Một số văn bản, giấy tờ không văn thư - lưu trữ đưa vào sổ sách Không gian làm việc văn thư - lưu trữ đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc không tìm thấy Tại phòng văn thư - lưu trữ sử dụng trang thiết bị cũ chất lượng chưa cao chưa thực đáp ứng hết yêu cầu công việc.Một số máy vi tính, máy in sử dụng lâu nên thường xuyên bị trục trặc: máy in thường bị kẹt giấy, mờ mực, máy tính nhiều virus, mạng chậm… Các phòng ban chưa lập cho danh mục hồ sơ tài liệu liên quan đến công việc công việc giải cần nộp vào lưu trữ quan Tài liệu hàng năm đưa vào lưu trữ nhiều tượng tồn đọng tài liệu chưa chỉnh lý xảy Kinh phí trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn chế Vì công tác hành văn phòng gặp nhiều khó khăn Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, phông chữ, cỡ chữ chưa với quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Một số văn soạn thiếu thống nhiều phương diện thể thức, tên loại, ngôn ngữ, văn phong Công tác tổ chức Hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo chậm chạp, thay đổi chuyến thông báo chậm không thông báo gây ảnh hưởng việc xếp công việc từ đơn vị Việc giao nộp hồ sơ hành vào lưu trữ quan chưa tiến, hành triệt để có nhắc nhở cuả cán lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp 78 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác Hành văn phòng Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định Đi với phát triển vượt bậc xã hội, quan tổ chức phải tự hoàn thiện nâng cao lực hiệu làm việc, cải tiến quy trình nghiệp vụ.Công tác Hành văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý quan Phòng Nội vụ cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác Hành văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm tồn với việc làm cụ thể sau: Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán chuyên viên công tác hành chính, chuyên môn nghiệp vụ xu thời đại ngày phát triển Cơ quan nên trau dồi kiến thức cho cán phòng hơn, tin học ngoại ngữ, nên đòi hỏi phải thường xuyên cử cán học thêm để nâng cao trình độ lực làm việc cán Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư phòng ban chuyên môn Các cán nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, chủ dộng đổi mới, hoàn thiện trình độ chuyên môn trau dồi đạo đức lối sống, lĩnh nghiệp vụ giải tình khó hay gặp phải Định kỳ kiểm tra trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, chuyên viên Từ đưa kết luận đánh giá nhân sự, trình độ nhân nhiều thiếu sót bồi dưỡng, đưa người có trình độ chuyên môn cao vào vị trí phù hợp với lực Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Mỗi công việc phải có quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức giúp cho công việc giải hệ thống, trình tự khoa học Báo cáo thực tập tốt nghiệp 79 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Do nhu cầu công việc nhiều theo thời gian mà số lượng nhân quan lại thiếu, nên quan nên bổ sung thêm nhân chuyên môn vào vị trí trống vị trí mà cán bộ, chuyên viên khác phải kiêm đảm nhiệm để hoàn thành tốt công việc, đạt hiệu cao Lãnh đạo quan phải tổ chức xếp điều hành công việc cách khoa học nhân sự, sổ sách, tài liệu, sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng ISO hoạt động công tác văn phòng Phòng lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện máy móc đại như: máy hút bụi, quạt thông gió Ngoài ra, Lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên rọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Có đảm bảo hiệu công việc giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu Đặc biệt, văn thư, lưu trữ công tác thầm lặng vất vả, quan cần quan tâm đến việc thực tốt chế độ, sách cán văn thư, lưu trữ.Thực tế cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ nhiều có vài cán văn thư khó giải hết công việc quan Để khắc phục điều Phòng Nội vụ nên bố trí thêm cán làm công tác văn thư Ngoài ra,Phòng Nội vụ cần tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa công tác văn phòng Xu hướng phát triển chung chuyển dịch từ văn phòng truyền thống với tài liệu giấy chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử phổ biến Vì Phòng Nội vụ cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ cào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn bảo vệ tài liệu lưu trữ như: Thực việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn đi, đến đồng máy tính Bên cạnh việc đại hóa công tác văn thư, lưu trữ cần sử dụng hiệu mạng tin học diện rộng công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ Báo cáo thực tập tốt nghiệp 80 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C công tác văn thư, lưu trữ Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa thể thức kỹ thuật trình bày, quan cần thực quy định soạn thảo văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực tốt việc kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành Trong công tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng tài liệu, hệ thống thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức nhằm phát huy già trị tài liệu Lưu trữ quan Tuyên truyền, phổ biến chó cán bộ, công chức quan hiểu rõ vài trò tác dụng công tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm việc lập lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Tăng cường kỷ luật Hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán bộ, công chức, viên chức quan Có chế tài xử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Cơ quan cần có kế hoạch thay máy móc cũ, trang bị thêm số máy móc cần thiết khác, máy hủy tài liệu, máy hút bụi, kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng Văn thư- Lưu trữ Vấn đề đại hóa văn phòng cần phải thực tất phương diện trang thiết bị văn phòng, người làm văn phòng, nghiệp vụ Hành văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt văn phòng trở nên hài hòa, biến tiềm văn phòng thành hiệu thiết thực Trên vài đề xuất cá nhân em trình kiến tập rút để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm giúp công tác Hành văn phòng Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định mang tính pháp lý đạt hiệu công việc Báo cáo thực tập tốt nghiệp 81 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C LỜI CẢM ƠN Nước ta tiến hành công đổi toàn diện sâu sắc sở tăng cường nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội Chính thế, để đạt mục tiêu đề lĩnh vực quan nói chung hoạt động Hành văn phòng nói riêng phải đổi vầ không ngừng cải cách đem lại hiệu công tác làm việc cho quan Hai tháng kiến tập Phòng Nội vụ- UBND Thành phố Nam Định, quan em học tập nhiều kiến thức bổ ích áp dụng vào thực tế Hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động Phòng Nội vụ- UBND Thành phố Nam Định nói riêng Qua em tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ chuyên môn cuả quan nhà nước, trực tiếp tham gia vào công việc quan Nhờ mà em tạo cho phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sáng tạo, động, trách nhiệm cao công tác,kỹ giao tiếp, ứng dụng văn hóa công sở đồng nghiệp quan Đồng thời,em học cách kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường, nhận thức rõ ràng vai trò công tác văn phòng cuả quan Là hệ sinh viên năm cuối, em nhận thấy thân nhiều thiếu sót cần trau dồi thêm, nhiều kiến thức trường cần phải trải qua trình thực tiễn công việc để có đủ lực làm tốt công việc trường Sau kết thúc đợt thực tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà nội với tận tình giúp đỡ cô cán bộ, chuyên viên Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định, em tự tin bước đường trở thành nhà quản trị phòng tương lai Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung thầy cô khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế quan Nhà nước để học hỏi, trau dồi Báo cáo thực tập tốt nghiệp 82 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C thân kiến thức thực tế nghiệp vụ công văn phòng Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết hạn chế lần đầu em áp dụng kiến thức học tập vào thực tế nên em không tránh sai sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo cô cán lãnh đạo, chuyên viên quan góp ý tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Nam Định, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Hồng Thu Báo cáo thực tập tốt nghiệp 83 Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Chủ Tịch UBND Thành Phố (Ông Phạm Đình Nghị) Phó Chủ Tịch UBND Thành Phố (Bà Cao Thị Tính) Văn Phòng HĐND & UBND Phòng Tài ChínhKế Hoạch Phòng Tư Pháp Trưởng Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phòng Tài Nguyên Môi Trường Phó Chủ Tịch UBND Thành Phố (Ông Vũ Văn Hưng) Phòng GD &ĐT Phòng Y Tế Phó Phòng Phòng Nội vụ Phòng LĐTB & XH Phòng Văn hóa thông tin Phòng Quản lý đô thị Chuyên Viên Phòng Kinh tế Phòng Thanh tra Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Phụ lục SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH Trưởng Phòng Phạm Thanh Hưng Phó Phòng Đỗ Thị Thanh Vân Chuyên viên phụ trách công tác Lưu Trữ Chuyên viên phụ trách công tác Xây Dựng Chính Chuyên viên phụ trách công tác Công Chức Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên viênphụ trách công tác Thi Đua Khen Thưởng Chuyên viênphụ trách công tác Tôn Giáo Chuyên viên phụ trách công tác Thanh Niên Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Phụ lục SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH Văn thư gửi công văn yêu cầu phòng, đơn vị đăng ký công tác thường kỳ Đăng ký chương trình công tác thường kỳ gửi văn thư Dự thảo chương trình công tác thường kỳ Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác thường kỳ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Phụ lục SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Lập bảng dự trù kinh phí hội nghị Phân công công việc Kiểm tra, giám sát công tác chuẩn bị Tiến hành hội nghị Kiểm tra, giám sát công việc diễn diễn hội nghị Kết thúc hội nghị Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, toán kinh phí Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hồng Thu_ QTVPK7C Phụ lục SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ với nơi Lãnh đạo đến công tác Chuẩn bị đầy đủ điều kiện cần thiết Chuẩn bị tài liệu có liên quan Chuẩn bị CSVC (kinh phí xe cộ lại ) Báo cáo thực tập tốt nghiệp Điều xe cử cán Cán văn thư ghi chép tổng hợp nội dung chuyến Chuẩn bị nội dung khác có liên quan tới chuyến