CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định
Trong hai tháng thực tập tại Phòng Nội vụ- UBND Thành phố Nam Định, với sự tìm hiểu áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc, em đã học hỏi được những phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tạo được các mối quan hệ với những đồng nghiệp trong cơ quan, và kết hợp hài hòa giữa thực tiễn và lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau khi ra trường và cú được nhận thức rừ ràng hơn về vai trũ của cụng tỏc văn phòng của cơ quan. Phong cách làm việc của cán bộ chuyên viên rất chuyên nghiệp và khoa học, công tác hành chính văn phòng chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan. Thật vậy, với kết quả thu được, em xin được đưa ra một số nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định như sau:
Ưu điểm:
Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định được bố trí theo kiểu phổ biến giống như hầu hết các cơ quan hành chính khác. Không gian làm việc thoáng mát, trong lành, môi trường yên tĩnh. Phòng làm việc độc lập giúp cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên có không gian riêng tạo điều kiện thuận lợi giải quyết công việc trong lĩnh vực mà cán bộ chuyên viên đó phụ trách và tạo sự thoải mái riêng tư, tâm lý yên tâm làm việc .
Các trang thiết bị trong phòng đều đầy đủ đã giúp cán bộ phòng làm việc được hiệu quả và nhanh chóng. Áp dụng Công nghệ thông tin vào cơ quan sử dụng những phần mềm quản lý nhân sự, quản lý tài chính và phần mềm Microsoft Wordgúp phần khụng nhỏ giỳp lónh đạo cỏn bộ, theo dừi quản lý nhân sự, kiểm kê kế toán cũng như soạn thảo ban hành một cách nhanh chóng và chính xác tiết kiệm được thời gian công sức.
Việc cài đặt phần mềm chương trình quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Phòng Nội vụ đã đạt được hiệu quả cao, giúp cho việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và theo dừi văn bản đi, văn bản đến khỏ chớnh xỏc giỳp cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện.
Sự phân công sắp xếp công việc một cách hợp lý, đúng với chuyên môn, không bị chồng chéo, mỗi cá nhân cán bộ chuyên viên phụ trách từng lĩnh vực cụ thể giúp công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Cán bộ chuyên viên đều có tinh thần ,trách nhiệm cao trong công việc, sáng tạo, nhiệt tình, tích cực học hỏi, có nhiều năm kinh nghiệm hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất và đạt hiệu quả cao nhất.
Đặc biệt cán bộ văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến. Tất cả các văn bản đều được scan vào máy, phục vụ cho việc tra cứu văn bản của các đơn vị, phòng, ban, phục vụ tốt hơn công tác Hành chính và chỉ đạo điều hành.
Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ được thực hiện đầy đủ, chuyên nghiệp và khoa học hơn.Tài liệu được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu đã từng bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được quan tâm hơn.
Cơ quan đã có những thành tích nổi bật về công tác văn phòng. Thực hiện tốt các nhiệm vụ khi giải quyết các vấn đề cho nhân dân cũng như hoàn thành kế hoạch của lãnh đạo giao.
Cán bộ công chức, viên chức, chuyên viên đều là người có trình độ chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu chuyên môn mà hàng ngày họ đảm nhận.
Ban lãnh đạo là người có tầm nhìn xa trông rộng, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, là người có khả năng điều hòa các mối quan hệ trong cơ quan tạo ra môi trường làm việc thân thiện, thoải mái.
Hơn nữa, được sự quan tâm của ban lãnh đạo phòng còn tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ phòng bằng việc cử cán bộ đi học tập huấn, không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn đào tạo ra những cán bộ giỏi cho cơ quan, nâng cao trình độ chính trị, ý thức về công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan và có bằng cấp, chứng chỉ học về ngành học đó.
Phòng còn làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo phòng về các vấn đề của cơ quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực hiện công tác thu thập, xử lý thông tin một cách hiệu quả nhất để chủ tịch UBND Thành phố có thể căn cứ
vào thông tin đó để giải quyết công việc hiệu quả nhất.
Xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm của Phòng Nội vụ Thành phố. Công tác thực hiện nội quy văn phòng được thực hiện một cách nghiêm túc, các cán bộ phòng đều có ý thức thực hiện nội quy một cách nghiêm chỉnh và tạo được các mối quan hệ tốt đẹp giữa các cán bộ với nhau.
Đa số các cán bộ, công chức, chuyên viên đều được biên chế nhà nước.
Mối quan hệ giữa lãnh đạo và cán bộ rất hòa hợp và thoải mái như những đồng nghiệp với nhau chứ không có quyền lực hay sợ sệt giữa cán bộ với lãnh đạo. Văn hóa công sở, ứng xử giao tiếp công việc thân thiện, dễ gần giữa cán bộ với cán bộ và giữa cán bộ với nhân dân.
Phòng thường xuyên thay đổi các cách làm việc mới nhằm tạo môi trường mới cho cán bộ phòng làm việc hiệu quả hơn.
Công tác Văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng thời cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, công chức cho quá trình thi hành công vụ.
Cán bộ văn thư - lưu trữ đều có trình độ chuyên môn cao, tinh thần trách nhiệm, nhiều năm công việc nên công tác văn thư - lưu trữ được đảm bảo thực hiện tốt và chính xác nhất, đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan.
Cán bộ văn thư - lưu trữ cơ quan đều thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình nhận văn bản và xử lý văn bản như: tổ chức giải quyết văn bản đi và đến, quản lý và sử sụng con dấu được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo trình tự quy trình quy định.
Mọi giấy tờ đều được xử lý tại văn thư và được lưu tại lưu trữ cơ quan.Nhờ đó cơ quan có thể tìm được giấy tờ một cách dễ dàng nhất.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định. Nếu chuyên viên của các phòng, ban sau khi soạn thảo văn bản có sai sót xuống phòng văn
thư cán bộ văn thư sẽ kịp thời chỉnh sửa, bởi vậy sẽ không có những sai sót đáng kể.
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ được chú ý, hồ sơ được lập theo thời gian và quá trình giải quyết công việc.
Phòng làm việc của nhân viên văn thư - lưu trữ sạch sẽ, thoáng mát.
Công tác lưu trữ được bảo quản khoa học đảm bảo thời gian bảo quản và tính chất vật lý của tài liệu, không có hiện tượng hư hỏng hay mất tài liệu, đảm bảo tính bí mật và kịp thời.
Phong cách làm việc của cán bộ chuyên viên rất chuyên nghiệp và khoa học, công tác hành chính văn phòng chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan.
Công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động đã được thực hiện tốt, đã có sự phối hợp với các đơn vị chức năng trong việc tham mưu, xây dựng và đôn đốc kiểm tra chương trình ‘‘Cải cách thủ tục Hành chính ’’ tích cực, thúc đẩy việc đổi mới phong cách, lề lối làm việc của các đơn vị và của toàn cơ quan.
Cơ quan đã từng bước nâng cao nhận thức của từng cán bộ, công chức, viên chức. Đặc biệt là cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ. Từ đó có sự quan tâm đúng mực về con người và cơ sở vật chất đối với công tác này.
Nghiệp vụ Hành chính văn phòng được coi trọng và chú ý đổi mới công tác văn thư, lưu trữ đã phát huy được hiệu quả đối với công tác chung của toàn cơ quan.
Nhược điểm:
Các trang thiết bị phòng còncũ chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, vì vậy việc giải quyết các công việc còn gặp nhiều khó khăn.
Mô hình tổ chức văn phòng được sắp xếp theo kiểu truyền thống, gặp nhiều hạn chế , phòng văn thư ở trên tầng 3 chưa thuận tiện cho nhân dân đi lại.
Đội ngũ cán bộ thường là người có kinh nghiệm làm việc lâu năm việc trẻ hóa cán bộ vẫn chưa được lãnh đạo quan tâm. Bởi vậy cơ quan hoạt động chưa được linh hoạt, tiếp thu những tiến bộ còn chậm.
Việc biên chế cán bộ gây ỉ lại, chưa thực sự năng động trong công tác.
Trong việc quản lý văn bản đến và đi, chưa ban hành quy định riêng nào về công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ .
Một số văn bản, giấy tờ không được văn thư - lưu trữ đưa vào sổ sách.
Không gian làm việc của văn thư - lưu trữ còn đáp ứng được hết việc lưu trữ văn bản của cơ quan.
Việc lưu trữ văn bản chưa được thống nhất nên một số giấy tờ còn bị thất lạc hoặc không tìm thấy.
Tại các phòng văn thư - lưu trữ còn sử dụng các trang thiết bị cũ chất lượng chưa cao chưa thực sự đáp ứng hết yêu cầu của công việc.Một số máy vi tính, máy in do sử dụng khá lâu nên thường xuyên bị trục trặc: máy in thường bị kẹt giấy, mờ mực, máy tính nhiều virus, mạng chậm…
Các phòng ban chưa lập được cho mình bản danh mục hồ sơ tài liệu liên quan đến công việc công việc mình giải quyết cần nộp vào lưu trữ cơ quan.
Tài liệu hàng năm đưa vào lưu trữ nhiều vì vậy hiện tượng tồn đọng tài liệu chưa chỉnh lý xảy ra.
Kinh phí trang thiết bị phục vụ cho công tác hành chính văn phòng còn hạn chế. Vì vậy công tác hành chính văn phòng vẫn còn gặp nhiều khó khăn.
Vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức, kỹ thuật trình bày, phông chữ, cỡ chữ chưa đúng với quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Một số văn bản soạn ra còn thiếu thống nhất trên nhiều phương diện về thể thức, tên loại, ngôn ngữ, văn phong.
Công tác tổ chức Hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo còn chậm chạp, thay đổi chuyến đi thì thông báo chậm và không thông báo gây ảnh hưởng trong việc sắp xếp công việc từ các đơn vị.
Việc giao nộp hồ sơ hiện hành vào lưu trữ cơ quan chưa tiến, hành triệt để vẫn còn có sự nhắc nhở cuả cán bộ lưu trữ.
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những