2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định
Công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của Nước nhà nói chung cũng như chiều dài lịch sử hình thành của từng cơ quan nói riêng.Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; là bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý Nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà vị trí văn thư sẽ mất đi vai trò bởi trong mỗi cơ quan, tổ chức.Tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư.Công tác văn thư được làm tốt sẽkhiến công việc của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, đem lại hiệu quả cũng như chất lượng.
Chính vì thế, có thể nói công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
*Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào
phạm vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ chức công tác văn thư: Văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp… Mỗi hình thức đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc mà có thể lựa chọn hình thức cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan mình.
Trong quá trình thực tập Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác văn thư tập trung.
*Ưu điểm: Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định áp dụng hình thức tập trung tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư.Công tác văn thư sẽ giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và thuận tiện trong việc tra cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu.
*Nhược điểm:
Do mỗi đơn vị có chức năng, nhiệm vụ, phụ trách từng mảng lĩnh vực công việc riêng nên đôi khi gây nhiều khó khăn trong việc bảo đảm thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Có thể thấy rằng, với việc áp dụng hình thức tập trung trong tổ chức văn thư của UBND Thành phố Nam Định có thể giảm tải được công việc của bộ phận văn thư. Do đó, các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư được giải quyết nhanh chóng. Kịp thời, đáp ứng được kịp thời trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Phòng Nội vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư
Công tác văn thư thực hiện chức năng bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý củaPhòng Nội vụ Thành phố Nam Định. Vì thế, công tác văn thư đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người. Bởi vậy,cấp lãnh đạo Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định luôn đặc biệt chú trọng và không ngừng đánh giá cao, ghi nhận khách quan sự đóng góp của cán bộ,
chuyên viên làm công tác văn thư.
Cán bộ, chuyên viên văn thưlà người trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan các công việc sau:
+ Xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành, kiểm tra, hoàn thiện và ban hành văn bản, sao, nhân bản và lưu văn bản vào cơ quan.
+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, lập hồ sơ, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
+ Tiếp nhận và xử lý văn bản đi- đến, văn bản nội bộ và báo cáo với lãnh đạo về những việc quan trọng.
+ Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ trong cơ quan.
+ Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
+ Quản lý và phối hợp quản lý các trang thiết bị chung của cơ quan.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý tra tìm văn bản, chuyển giao vưn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định của nhà nước và cơ quan về bảo đảm giữ bí mật, an toàn văn bản.
Trong công tác văn thư , cán bộVăn thư đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành quy định về việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
* Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Ưu điểm:
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp hành đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 04/ 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
-Về thẩm quyền ban hành văn bản, Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định
ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ.
- Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Xác định đúng, chính xác về các văn bản hành chính được nhà nước quy định ban hành cả về hình thức và nội dung, từ đó có phương pháp soạn thảo văn bản đúng theo quy định hiện hành.
Văn bản được áp dụng đúng theo quy định của nhà nước về kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhược điểm:
Văn bản vẫn mắc phải lỗi sai thường thấy như tình trạng viết sai lỗi chính tả.
Phần thể thức và kỹ thuật trình bày vẫn còn sai sót như: sau Quyết định không có dấu hai chấm, sau Lưu không có dấu hai chấm, căn chỉnh lề chưa đúng vs Thông tư 01...
*Trong công tác quản lý giải quyết văn bản
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và ban hành chuyên ngành và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Ưu điểm:
Việc thực hiện công tác giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định, quy trình. Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận, sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến được đăng ký trên máy tính, từ đó giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản đến, lưu giữ khối tài liệu lớn trong một thời gian dài.
Nhược điểm:
Văn bản gửi đến chưa được vào sổ ngay trong ngày.
*Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Cán bộ,chuyên viên văn thư là người trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu:
Dấu của cơ quan và dấu chức danh lãnh đạo do công chức văn phòng trực tiếp quản lý, và bảo quản tại cơ quan.
Ưu điểm:
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định được thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 58/2011/NĐ-CP của Chính phủ. Con dấu của Phòng Nội vụ được giaocho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, cán bộ văn thư được giao trách nhiệm thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
- Không con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản chưa ghi nội dung.
- Dấu trong Phòng Nội vụ được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn, dấu được để trong tủ có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn.
*Trong công tác lập hồ sơ hiện hành Ưu điểm:
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện nghiêm túc theo quy định, trình tự.
- Lập hồ sơ là nhiệm vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ lập trong quá trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc. Việc lậphồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công văn, giấy tờ một cách khoa học, tránh trường hợp lặp và thiếu hồ sơ, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến công việc, phục vụ cho yêu cầu quản lý công văn hiện tại của cơ quan.
- Lập danh mục hồ sơ khi cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng thời hạn giữ lại không quá hai năm.
- Lập hồ sơ hiện hành 1. Mở hồ sơ;
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
3. Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Nhược điểm:
Trước khi lập hồ sơ, tìa liệu trong tình trạng bó gói đặt trong tủ tài liệu và chưa lập hồ sơ đúng quy định.
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Nhận xét, đánh giá về công tác lưu trữ của lãnh đạo Phòng Nội vụ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ pháp chế liên quan đếntổ chức khoa học tài liệu, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và đáp ứng nhu cầu chính đáng của nhân dân.Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan về việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu của toàn xã hội. Chính vì vậy mà công tác lưu trữ đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung vàPhòng Nội vụ Thành phố Nam Định nói riêng.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, để phát huy được giá trị của chúng thì việc tổ chức tốt công tác lưu trữ là rất cần thiết.Các văn bản sau khi được đăng ký sẽ được nộp lưu tại phòng cơ quan.
Ưu điểm:
Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu giúp cho việc tìm kiếm văn bản được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng.
Bảo quản tài iệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.Số lượng bản lưu tương đối đầy đủ, được bảo quản nơi khô thoáng, không bị ẩm mốc, mối, mọt. Có giá và tủ đựng tài liệu tránh bụi bẩn và các tác động bên ngoài đồng thời thuận tiện việc tra tìm.
Công tác lưu trữ đảm bảo an toàn, bí mật hồ sơ tài liệu. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ khá hiệu quả.
Thực hiện nghiêm chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo của các cấp, đặc biệt
thực hiện nghiêm chế độ báo cáo, thống kê định kỳ công tác lưu trữ hàng năm với UBND Thành phố.
Được sự chỉ đạo của UBND Thành phố, Phòng Nội vụ đã từng bước bố trí kinh phí, mua trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.
Lãnh đạo phòng đã có sự quan tâm chỉ đạo về các biện pháp bảo quản tài liệu như: trang bị bình chữa cháy mini, thuốc chống ẩm, mốc, thuốc chống gián, muỗi, mối mọt...
Với đội ngũ cán bộ công chức được bổ sung hàng năm và sắp xếp lại bố trí cán bộ phù hợp với chuyên môn năng lực trong công tác lưu trữ.
Tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan:
+ Quản lý hồ sơ tài liệu tại phòngvăn thưđối với những văn bản ban hành từ những năm trước.
+ Lưu tại phòng thường trực tiếp dân đối với những văn bản ban hành trong năm, được bó gói theo tháng và bảo quản trong tủ tài lệu của cơ quan;
Nhược điểm:
Do là cơ quan địa phương thuộc Nhà nước nên trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu là các tủ kính, có thể quan sát tình trạng hồ sơ có bị ảnh hưởng do độ ẩm hay mối mọt...
Tài liệu vẫn còn tồn đọng trong tình trạng xé lẻ, bó gói chưa được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Các sách, báo tham khảo chưa phong phú nên vẫn hạn chế trong việc khai thác, sử dụng tài liệu.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ còn thiếu, chủ yếu là những tủ to đựng tài liệu, không có kệ, ngăn phù hợp nên đa phần văn thư bó gói tài liệu rồi để trong các tủ tài liệu theo sự sắp xếp chủ quan, không có sự phân biệt giữa những tài kiệu khác nhau.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công