CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng ở Phòng Nội vụ Thành
phố Nam Định
Đi cùng với sự phát triển vượt bậc của xã hội, mỗi cơ quan tổ chức phải tự hoàn thiện nâng cao năng lực hiệu quả làm việc, cải tiến các quy trình nghiệp vụ.Công tác Hành chính văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của cơ quan. Phòng Nội vụ cần quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao chất lượng công tác Hành chính văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm còn tồn tại với những việc làm cụ thể sau:
Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng như của các cán bộ chuyên viên về công tác hành chính, chuyên môn nghiệp vụ trong xu thế thời đại ngày một phát triển như hiện nay. Cơ quan nên trau dồi kiến thức cho cán bộ phòng của mình hơn, nhất là về tin học và ngoại ngữ, nên đòi hỏi phải thường xuyên cử cán bộ đi học thêm để nâng cao trình độ và năng lực làm việc của cán bộ.
Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư của các phòng ban chuyên môn.
Các cán bộ nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả năng chủ động trong việc xử lý, chủ dộng đổi mới, hoàn thiện mình cả về trình độ chuyên môn cũng như trau dồi đạo đức lối sống, bản lĩnh nghiệp vụ giải quyết các tình huống khó hay gặp phải.
Định kỳ kiểm tra trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức, chuyên viên. Từ đó đưa ra kết luận đánh giá nhân sự, nếu trình độ nhân sự còn nhiều thiếu sót thì bồi dưỡng, đưa những người có trình độ chuyên môn cao vào vị trí phù hợp với năng lực.
Cần thường xuyên họp chi bộ để đánh giá năng lực, phẩm chất trong công việc của cán bộ phòng. Từ đó khen thưởng những người có thành tích cao, phê bình những cán bộ không hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Mỗi công việc phải có những quy định cụ thể về nghiệp vụ cũng như về quy trình tổ chức giúp cho công việc được giải quyết một các hệ thống, trình tự và khoa học.
Do nhu cầu công việc rất nhiều theo thời gian mà số lượng nhân sự cơ quan lại thiếu, nên cơ quan nên bổ sung thêm nhân sự đúng chuyên môn vào những vị trí còn trống hoặc những vị trí mà cán bộ, chuyên viên khác phải kiêm đảm nhiệm để hoàn thành tốt công việc, đạt hiệu quả cao hơn.
Lãnh đạo cơ quan phải tổ chức sắp xếp điều hành công việc một cách khoa học cả về nhân sự, sổ sách, tài liệu, cơ sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ.
Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng ISO trong hoạt động công tác văn phòng.
Phòng lưu trữ cần trang bị thêm các phương tiện máy móc hiện đại như:
máy hút bụi, quạt thông gió. Ngoài ra, Lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên rọn dẹp và sắp xếp lại tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý. Có như vậy thì mới đảm bảo được hiệu quả công việc và giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Đặc biệt, văn thư, lưu trữ là công tác khá thầm lặng và rất vất vả, vì vậy cơ quan cần quan tâm đến việc thực hiện tốt các chế độ, chính sách đối với cán bộ văn thư, lưu trữ.Thực tế đã cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ khá nhiều trong khi đó chỉ có vài cán bộ văn thư thì khó có thể giải quyết được hết các công việc của cơ quan. Để khắc phục điều này thì Phòng Nội vụ nên bố trí thêm cán bộ làm công tác văn thư.
Ngoài ra,Phòng Nội vụ cần tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng. Xu hướng phát triển chung hiện nay là chuyển dịch từ văn phòng truyền thống với tài liệu bằng giấy là chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử là phổ biến. Vì vậy Phòng Nội vụ cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ cào công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo vệ tài liệu lưu trữ như:
Thực hiện việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn bản đi, đến đồng bộ trên máy tính.
Bên cạnh việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ cần sử dụng hiệu quả mạng tin học trên diện rộng trong công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ hơn
trong công tác văn thư, lưu trữ.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo văn bản, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.
Trong công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu, hệ thống thông gió và thực hiện các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước. Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức nhằm phát huy già trị tài liệu Lưu trữ của cơ quan.
Tuyờn truyền, phổ biến chú cỏc cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vài trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mọi cán bộ đều có trách nhiệm hơn trong việc lập lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Tăng cường kỷ luật Hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Có chế tài xử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm việc của văn phòng cơ quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng.
Cơ quan cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm một số máy móc cần thiết khác, như máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng Văn thư- Lưu trữ.
Vấn đề hiện đại hóa văn phòng cần phải được thực hiện trên tất cả mọi phương diện như trang thiết bị văn phòng, con người làm văn phòng, các nghiệp vụ Hành chính văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực.
Trên đây là một vài đề xuất của cá nhân em trong quá trình kiến tập rút ra được để có thể phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm giúp công tác Hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định mang tính pháp lý đạt hiệu quả công việc hơn.
LỜI CẢM ƠN
Nước ta đang tiến hành công cuộc đổi mới toàn diện và sâu sắc trên cơ sở tăng cường sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội. Chính vì thế, để đạt được mục tiêu đề ra đó thì trong bất cứ lĩnh vực nào của cơ quan nói chung và hoạt động Hành chính văn phòng nói riêng chúng ta phải đổi mới vầ không ngừng cải cách đem lại hiệu quả công tác làm việc cho cơ quan.
Hai tháng kiến tập tại Phòng Nội vụ- UBND Thành phố Nam Định, tại cơ quan em đã được học tập rất nhiều kiến thức bổ ích áp dụng vào thực tế về nền Hành chính nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của Phòng Nội vụ- UBND Thành phố Nam Định nói riêng. Qua đó em đã được tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ chuyên môn cuả một cơ quan nhà nước, được trực tiếp tham gia vào công việc của cơ quan.
Nhờ vậy mà em đã tạo được cho mình phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sáng tạo, năng động, trách nhiệm cao trong công tác,kỹ năng giao tiếp, ứng dụng văn hóa công sở đối với những đồng nghiệp trong cơ quan. Đồng thời,em học được cách kết hợp hài hòa giữa thực tiễn và lý luận để chuẩn bị tốt cho cụng việc sau khi ra trường, nhận thức rừ ràng hơn về vai trò của công tác văn phòng cuả cơ quan.
Là thế hệ sinh viên năm cuối, em nhận thấy bản thân vẫn còn nhiều thiếu sót cần trau dồi thêm, nhiều kiến thức ở trường và cần phải trải qua một quá trình thực tiễn công việc mới để có đủ năng lực làm tốt công việc của mình khi ra trường.
Sau khi kết thúc đợt thực tập này, với sự chỉ dạy và truyền đạt kiến thức của các thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà nội cùng với sự tận tình giúp đỡ của các cô chú cán bộ, chuyên viên tại Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định, em có thể tự tin bước trên con đường trở thành nhà quản trị phòng trong tương lai.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập thực tế tại cơ quan Nhà nước để học hỏi, trau dồi
bản thân những kiến thức thực tế về nghiệp vụ công các văn phòng.
Mặc dù rất cố gắng hoàn thành bản báo cáo này nhưng do kinh nghiệm thực tế còn ít, hiểu biết còn hạn chế và đây cũng là lần đầu em được áp dụng những kiến thức được học tập vào thực tế nên em cũng không tránh được những sai sót trong bản báo cáo này. Kính mong thầy, cô giáo và các cô chú cán bộ lãnh đạo, chuyên viên cơ quan góp ý tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nam Định, ngày 1 tháng 5 năm 2015 Sinh viên
Nguyễn Hồng Thu