CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan
Tổ chức Hội nghị là một khâu quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan. Cơ quan dù lớn hay nhỏ thì việc tổ chức Hội nghị là không thể không diễn ra.
Trong quá trình thực tập tại Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định em cũng đã có dịp được tham gia một số Hội nghị do cơ quan tổ chức. Qua đó em biết được rằng quy trình tổ chức Hội nghị được tiến hành như sau:
*Trước Hội nghị:
-Bộ phận văn thư phải chuẩn bị văn bản +Quyết định tổ chức
+Quyết định thành lập ban tổ chức( kèm theo kế hoạch) - Kế toán chuẩn bị kinh phí
+Giấy để nghị tạm ứng +Bản dự trù kinh phí +Kế hoạch
- Văn thư chuẩn bị cơ sở vật chất, lễ tân.
*Trong khi diễn ra Hội nghị
Lãnh đạo điều hành theo kịch bản.
*Sau khi kết thúc Hội nghị +Tổng hợp kết quả
+Quyết toán +Lập hồ sơ
+Xây dựng chương trình hành động, cũng cố lại ý kiến đã thảo luận trong Hội nghị
+Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
Mẫu hóa chương trình nghị sự cho cơ quan.
CHƯƠNG TRÌNH
Lễ Kỷ niệm 15 năm ngày thành lập Phòng Nội vụThành phố Nam Định
Stt Thời gian Nội dung Thực hiện &
Điều hành
1 7h30’-8h30’ Đón tiếp đại biểu Ban tổ chức
2 8h30’-9h15’ Văn nghệ chào mừng Ban tổ chức
3 9h15’-9h30’ Chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
Ban tổ chức 4 9h30’-9h55’ Báo cáo tóm tắt quá trình xây dựng
và phát triển của Phòng Nộivụ Thành phố
Lãnh đạo cơ quan
5 9h55’-10h5’ Phát biểu của Lãnh đạo UBND Thành phố Nam Định
6 10h5’-10h15’ Phát biểu tiếp thu và cảm ơn ý kiến của Trưởng phòng Nội vụ
7 10h15’-10h30’ Chụp ảnh lưu niệm Lãnh đạo UBND Thành phố với lãnh đạocơ quan 8 10h30’ Kết thúc chương trình
9 10h30’-11h00’ Mời dự tiệc Ban tổ chức
5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.
Sự nghiệp đổi mới công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đang đúng trước nhiều cơ hội và thách thức. Trước những yêu cầu to lớn đó thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội không ngừng cải thiện đổi mới hiện đại hóa. Văn phòng trong các cơ quan nhà Nước cũng trong bối cảnh chung và xây dựng mô
hình văn phòng hiện đại đã đang và sẽ là mối quan tâm đặc biệt của tất cả các cơ quan ở nước ta, hay nói cách khác mô hình văn phòng hiện đại đang là xu hướng chung.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là các thành tựu về tin học, Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định đã từng bước thực hiện hiện đại húa văn phũng một cỏch rừ nột. Vấn đề hiện đại húa văn phũng đó được Phũng Nội vụ Thành phố Nam Định tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thức con người, trang thiết bị máy móc để hỗ trợ công việc khá đầy đủ và hiện đại như:
Máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy chiếu và các cơ sở vật chất kỹ thuật khác.
Tuy vậy, văn phòng ở Phòng Nội vụ Thành phố cũng chưa thực sự xây dựng được mô hình văn phòng hiện đại.
Hiện nay, có hai loại hình văn phòng ở nước ta, đó là: Loại hình văn phòng truyền thống và loại hình văn phòng hiện đại hay còn gọi là văn phòng mở.Loại hình văn phòng mở đang là mối quan tâm hiện nay. Và để xây dựng được loại hình văn phòng hiện đại cần rất nhiều yếu tố và phải được thực hiện các yếu tố này một cách đồng bộ.Văn phòng Phòng Nội vụ cần tập trung vào các mặt:
*Hiện đại hóa trang thiết bị:
Trang thiết bị là phương tiên hỗ trợ đắc lực cho con người đạt năng suất lao động tối đa. Các trang thiết bị thì ta nên đồng bộ với các thiết bị khác đã có trong văn phòng.Có như vậy, cơ quan mới sử dụng hết chức năng của những trang thiết bị hiện đại và phát huy hết khả năng của máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc.
-Ngoài ra cần phải nghiên cứu, xây dựng, tiến hành tối ưu hóa các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.
- Cần phải quan tâm đến nội dung của các hoạt động hoàn thiện văn phòng, nhỏ nhất từ khâu chuẩn bị các vật dụng thông thường.
- Đầu tư trang thiết bị máy móc, thiết bị văn phòng, tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả. Đầu tư trang thiết bị tân tiến,
phù hợp với hoàn cảnh công việc và khả năng tài chính, không lãng phí tiền của Nhà nước.
- Trang thiết bịluôn được bảo quản, bảo dưỡng. Trang thiết bị sử dụng liên kết được với nhau để tận dụng tối đa tính năng, ví dụ như máy in nối với máy tính, máy scan nối trực tiếp với máy tính.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn phòng, trang bị kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, khảo sát hệ thống hiện có của Phòng Nội vụ viết hệ thống tài liệu, công bố thực hiện, đánh giá nội bộ và cải tiến.
*Hiện đại hóa về con người:
Như chúng ta đã biết con người là yếu tố quan trọng, căn bản nhất quyết định tới sự thành công hay thất bại của tổ chức.
- Hiện đại, đổi mới tư duy, tiếp cận công nghệ mới nhất về lĩnh vực văn phòng.
- Thường xuyên trau, học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như sử dụng các phương tiện hiện đại tiên tiến.
- Tất cả nhân viên trong văn phòng cần nâng cao tinh thần tự giác và tinh thần trách nhiệm trong công việc.
*Hiện đại hóa các nghiệp vụ văn phòng:
Khi con người hiện đại, các trang thiết bị hiện đại thì nghiệp vụ hành chính văn phòng càng phải được thực hiện một cách chính xác, bài bản và đảm bảo tính khoa học.
*Hiện đại hóa trong cách bố trí phòng làm việc khoa học: Văn phòng nên bố trí ở nơi dễ tìm để tiện cho việc tiếp dân.
- Thiết kế theo mô hình văn phòng mở, lãnh đạo văn phòng sẽ có cái nhìn bao quát và dễ quản lý, giảm sát được nhân viên của mình.
*Ưu điểm:
Khi áp dụng mô hình văn phòng này thì ưu điểm lớn nhất của nó là lãnh đạo sẽ có cái nhìn bao quát, tổng thể hơn về cán bộ nhân viên của mình, có được cách nhìn nhận đánh giá khách quan về thái độ làm việc cũng như năng lực của
nhân viên. Để từ đó có những quyết định khen thưởng, đề bạt cho phù hợp với năng lực của mỗi người, tạo ra được tính công bằng trong nhân viên.
Ngoài ra, việc áp dụng mô hình văn phòng này sẽ tiết kiệm cho cơ quan, thay vì phải mua nhiều trang thiết bị như máy in, máy photo, xây dựng nhiều phòng làm việc riêng….Thì việc áp dụng mô hình văn phòng mở chỉ cần sắp xếp vừa đủ trang thiết bị mà thôi.
* Bên cạnh những ưu điểm trên thì mô hình văn phòng hiện đại cũng có những hạn chế nhất định:
Người Việt Nam có tính an phận, không thích sự thay đổi, cái gì mang tính truyền thống là ưa chuộng. Vậy nên khi áp dụng mô hình văn phòng này thì phải tốn rất nhiều thời gian mới tạo cho con người làm quen với mô hình làm việc mới
Bảng ghi chú
1. Bàn làm việc trưởng phòng 8. Cửa sổ 2. Bàn làm việc phó phòng 9. Máy chiếu 3. Bàn nhân viên 10. Tủ tài liệu
4. Bàn tiếp khách 11. Điều hòa
5. Bàn họp 12. Máy phô tô
6. Ghế ngồi 13. Máy Scan
7. Ghế xoay 14. Máy in
15. Thùng rác
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác