MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 4 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 7 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 7 1. Vị trí và chức năng 7 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 3. Cơ cấu tổ chức 11 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 12 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 12 1.Vị trí và chức năng 12 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 12 3. Cơ cấu tổ chức 14 3.1. Lãnh đạo Văn phòng Bộ: 14 3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: 15 3.3. Đơn vị sự nghiệp công lập: 15 3.4. Phòng có trưởng phòng, Phó Trưởng phòng; trung tâm có Giám đốc, Phó Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ và quy định của pháp luật. 15 3.5. Công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ được giao; có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật. 15 III. Khảo sát tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 16 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 16 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần 16 1.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 17 1.1.2.Chức năng giúp việc, đảm bảo công tác hậu cần 18 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 19 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 21 1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (có lãnh đạo văn phòng đi cùng) 25 1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 26 2. Kháo sát về công tác văn thư 27 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. 27 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 29 3. Khảo sát về tình hình các nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 31 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 34 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: 34 1.1. Mẫu lịch công tác tuần. 34 1.2. Mẫu kế hoạch công tác tháng (xem phụ lục số 07). 34 1.3. Mẫu kế hoạch công tác năm (xem phụ lục số 08). 34 2. Khảo sát, đánh giá Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 34 2.1. Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản ( xem phụ lục số 09) 34 2.2. Quy chế công tác Lưu trữ (xem phụ lục số 10) 35 3. Đánh giá Quy chế Văn hóa công sở của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 36 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. 39 4.1. Lập kế hoạch hội nghị. 39 4.2. Chuẩn bị Hội nghị. 40 4.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị. 40 4.2.3. Chuẩn bị địa điểm hội nghị 41 4.2.4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 41 4.2.5. Chuẩn bị nghi biên bản hội nghị 41 4.3. Tiến hành hội nghị 41 4.3.1. Đón đại biểu 41 4.3.2. Điểm danh đại biểu 41 4.3.3. Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 42 4.3.4. Ghi biên bản 42 4.4. Sau khi diễn ra hội nghị 43 5. Xây dựng Văn phòng hiện đại cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Bộ) 43 6. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 44 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 46 1. Về công tác văn phòng 46 2. Về công tác văn thư, lưu trữ : 47 2.1. Ưu điểm: 47 2.2. Nhược điểm: 49 II. Đề xuất kiến nghị 50 1. Về công tác hành chính văn phòng: 51 2. Về công tác văn thư, lưu trữ: 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHẦN IV: PHỤ LỤC 55
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Trụ sở Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày sống thời đại khoa học kỹ thuật cao kinh tế tồn cầu hóa, mà nhà lãnh đạo quan, tổ chức nhà nước ngày cần có cán văn phịng đào tạo với trình độ chun môn cao, biết sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng đại nhằm nâng cao hiệu cơng việc Vì vậy, hội cho muốn vươn lên học tập để có tay nghề vững vàng, cán văn phòng có chun mơn nghiệp vụ cao tương lai Trong quan nào, Văn phịng có vai trò to lớn Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chuẩn bị công tác hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị Hiểu rõ tầm quan trọng ngành văn phòng hoạt động quan, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo năm khóa sinh viên trung cấp Cao đẳng, đào tạo thêm sinh viên hệ Đại học ngành Quản trị Văn phòng Để sinh viên nắm rõ chuyên ngành tạo hội cho sinh viên vận dụng kiến thức học trường đưa vào áp dụng thực tiễn quan, trường Đại học Nội vụ Hà Nội giành khoảng thời gian ngắn gần tháng cho sinh viên năm thứ hai thực tập ngành nghề quan nhà nước, công ty, doanh nghiệp, tỉnh, huyện Thông qua thực tế kiến tập ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hồn thành tốt cơng việc giao Sau nhận định nhà trường, nhận đề cương hướng dẫn khoa Quản trị Văn phòng đồng ý Lãnh đạo Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn; Trưởng phịng phịng Lưu trữ tơi tiếp nhận đến thực tập phòng Lưu trữ Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn Trong thời gian thực tập, chấp hành nghiêm túc nội quy SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, ln cố gắng tìm tòi, học hỏi nhiều kinh nghiệm cơng tác văn phịng quan Bộ Thời gian thực tập ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015 Phịng Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT Qua đợt thực tập tơi hồn thiện báo cáo, qua đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm quan đạt được, mặt hạn chế, tồn đưa hướng giải Báo cáo chia thành phần sau: - Phần I: Khảo sát công tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn - Phần II: Nghiệp vụ hành Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn - Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị - Phần IV: Phụ lục Để hoàn thành tốt đợt thực tập có kết ngày hơm tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Ths Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị Văn phòng, thầy Nguyễn Đăng Việt – Giảng viên khoa Quản trị Văn phịng, Lâm Thu Hằng – Giảng viên khoa Quản trị Văn phịng thầy giáo khoa Quản trị Văn phòng Nhà trường tổ chức cho chúng tơi có đợt thực tập ý nghĩa Qua đây, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Phòng Lưu trữ cán Phòng Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện suốt trình thực tập Với kiến thức học trường với khả nắm bắt thân qua thực tế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề cị thể góc độ định, đồng thời chưa thể nhìn nhận sâu để có nhận xét bao quát đắn mong nhận đóng góp ý kiến quý Cơ quan, Thầy cô bạn Tôi xin chân thành cảm ơn SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn * Vài nét Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn: Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn( sau đay gọi tắt Bộ NN & PTNT) quan thuộc Chính phủ thành lập theo Nghị kỳ họp thứ Quốc hội khóa IX( tháng 10 – 1995) sở sáp nhập 03 Bộ có chức năng, nhiệm vụ tương tự để giảm bớt chồng chéo, thống Bộ nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước 03 Bộ là: - Bộ Nông nghiệp Công nghệ thực phẩm - Bộ Lâm nghiệp - Bộ Thủy lợi Ngày 31 tháng năm 2007, Quốc hội Nghị sáp nhập Bộ Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Căn vào Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn sau: Vị trí chức Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành thơng tư, định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn Cơng bố, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo chịu trách nhiệm thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Kiểm tra văn quy phạm pháp luật Bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; phát quy SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định quan ban hành có dấu hiệu trái với văn quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý xử lý theo quy định pháp luật Quản lý đầu tư, xây dựng Quản nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi) 10 Quản lý lâm nghiệp 11 Quản lý diêm nghiệp 13 Quản lý thủy lợi 14 Quản lý phát triển nông thôn 15 Quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác 16 Quản lý chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm sản, thủy sản muối 17 Quản lý dự trữ quốc gia giống trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y hàng hóa khác theo phân cơng Chính phủ 18 Quản lý khoa học công nghệ 19 Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước khuyến nông theo quy định pháp luật khuyến nông 20 Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước chất lượng, an toàn thực phẩm nông sản, lâm sản, thủy sản muối quy định Luật an toàn thực phẩm, Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa, Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật 21 Chỉ đạo thực nhiệm vụ bảo vệ mơi trường, biến đổi khí hậu đa dạng sinh học 22 Chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hoạt động xúc tiến thương mại, xúc tiến đầu tư ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 23 Kiểm định kỹ thuật an toàn máy, thiết bị, vật tư, chất địi hỏi nghiêm ngặt an tồn lao động hoạt động thuộc ngành, lĩnh vực quản lý Bộ theo quy định pháp luật SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 Thực hợp tác quốc tế hội nhập kinh tế quốc tế ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật 25 Quyết định đạo thực chương trình cải cách hành Bộ theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; đề xuất định theo thẩm quyền việc thực phân cấp quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực 26 Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công 27 Thực nhiệm vụ quản lý hội, tổ chức phi phủ hoạt động ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật 28 Thực nhiệm vụ quản lý tổ chức máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, số lượng viên chức; thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ quy định Luật cán bộ, công chức, Luật viên chức theo quy định pháp luật 29 Thực nhiệm vụ quản lý thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật 30 Thanh tra, kiểm tra; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực xử lý hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực theo quy định pháp luật 31 Thực nhiệm vụ quản lý công nghệ thông tin, thống kê thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ quy định Luật công nghệ thông tin, Luật thống kê theo quy định pháp luật 32 Quản lý tài chính, tài sản nguồn lực khác giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật 33 Thường trực quốc gia cơng tác phịng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo vệ phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước vệ sinh môi trường nông thơn; chống sa mạc hóa; quản lý bn bán quốc tế loài động, thực vật SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoang dã nguy cấp quý hiếm; phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo quy định pháp luật 34 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Vụ Kế hoạch Vụ Tài Vụ Khoa học, Cơng nghệ Môi trường Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán Vụ Quản lý doanh nghiệp Văn phòng Bộ Thanh tra Bộ 10 Cục Trồng trọt 11 Cục Bảo vệ thực vật 12 Cục Chăn nuôi 13 Cục Thú y 14 Cục Chế biến nông lâm thủy sản nghề muối 15 Cục Quản lý xây dựng cơng trình 16 Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn 17 Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản thủy sản 18 Tổng cục Lâm nghiệp 19 Tổng cục Thủy sản 20 Tổng cục Thủy lợi 21 Viện Chính sách Chiến lược phát triển nơng nghiệp nơng thôn 22 Trường Cán Quản lý Nông nghiệp Phát triển nông thôn I 23 Trường Cán Quản lý Nông nghiệp Phát triển nông thôn II SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 Trung tâm Tin học Thống kê 25 Báo Nơng nghiệp Việt Nam 26 Tạp chí Nơng nghiệp Phát triển nông thôn Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn trình Thủ tướng Chính phủ: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Thủy lợi, Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thủy sản; ban hành danh sách tổ chức nghiệp công lập khác thuộc Bộ ( Theo Nghị định số 199/2013/NĐ-CP Chính phủ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 01 năm 2014 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn) Sơ đồ tổ chức máy Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn ( xem phụ lục số 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn 1.Vị trí chức Văn phòng Bộ tổ chức thuộc Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn có chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác phục vụ hoạt động Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình, kế hoạch công tác thuộc Bộ; Tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện phục vụ chung cho hoạt động Bộ công tác quản trị nội bộ; Văn phịng Bộ có dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn 2.1 Xây dựng, theo dõi đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Bộ, lãnh đạo Bộ nhiệm vụ lãnh đạo Bộ giao cho quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác đạo điều hành SV: Nguyễn Thị Thơm Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư văn khác có liên quan; - Tổ chức tập huấn nghiệp vụ, tạo điều kiện cho người làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Thực chế độ tiền lương chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động chế độ khác cho công chức, viên chức lưu trữ theo quy định pháp luật hành c) Xây dựng, ban hành văn quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ - Xây dựng, sửa đổi, bổ sung văn hướng dẫn văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật thực tế đơn vị; - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; - Danh mục hồ sơ đơn vị; hướng dẫn lập hồ sơ công việc; - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành trình Bộ ban hành; - Đối với đơn vị quản lý nhà nước triển khai xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành trình Bộ ban hành; - Quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ; -… d) Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị, phận thuộc phạm vi quản lý Nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực quy định pháp luật văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a) Nghiệp vụ văn thư Thực quy trình nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đi,đến; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật b) Nghiệp vụ lưu trữ SV: Nguyễn Thị Thơm 84 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực quy định pháp luật thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; - Thực việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật hành; - Các đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần lập kế hoạch, tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo thành phần nội dung thời hạn quy định; - Thực chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu vào báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định; - Thực chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (khho lưu trữ, trang thiết bị biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ,…); - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả, bảo đảm giữ bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định; bố trí trang thiết bị, điều kiện thuận lợi để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan; tiếp tục xây dựng hồn thiện cơng cụ tra cứu; sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu Hiện đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ a) Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn quản lý tài liệu lưu trữ quan, đơn vị Xây dựng sở liệu để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác b) Đối với quan, đơn vị thuộc khối quan Bộ: Cần tập trung triển khai thực tốt phần mềm quản lý văn hệ thống văn phòng điện tử dung chung quan Bọ theo quy định III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thủ trưởng quan, đơn vị tập trung đạo thực nhiệm vụ: a) Bám sát nội dung nêu Mục I văn để xây dựng kế hoạch triển khai thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 SV: Nguyễn Thị Thơm 85 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Xây dựng Danh mục hồ sơ thực nghiêm chế độ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan c) Bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu, giải tình trạng tài liệu cịn tồn đọng Văn phịng Bộ - Tổ chức hướng dẫn kiểm tra quy định văn thư, lưu trữ đơn vị theo quy định nhà nước - Hướng dẫn, phối hợp, đôn đốc đơn vị quản lý nhà nước chuyên ngành thuộc Bộ xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành đêt tổng hợp trình Bộ ban hành - Giúp Bộ trưởng tổ chức sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ tổng kết 10 năm thực Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư./ Nơi nhận: TL BỘ TRƯỞNG - Các quan, đơn vị trực thuộc Bộ; KT CHÁNH VĂN PHỊNG - Bộ trưởng (để b/c); PHĨ VĂN PHỊNG - Thứ trưởng Vũ Văn Tám (để b/c); - Chánh Văn phòng; - Văn phòng Bộ (Phòng HC, LT) (để t/h); - Lưu: VT, VP Phạm Duy Thái Phụ lục số 09: Quy chế tiếp nhận, xử lý quản lý văn Phụ lục số 10: Quy chế công tác Lưu trữ Phụ lục số 11: Quy chế Văn hóa cơng sở SV: Nguyễn Thị Thơm 86 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 12: Mơ hình Văn phòng Phòng Lưu trữ Chú thích: – Bàn làm việc trưởng phịng Lưu trữ (phía sau tủ tài liệu) 1, 5,7 – Bàn làm việc chuyên viên (phía sau tủ tài liệu) – Bàn tiếp khách SV: Nguyễn Thị Thơm 87 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Máy in (máy tính trưởng phịng chun viên kết nối trực tiếp với máy in) – Máy photo – Máy điều hòa – Cửa vào Phụ lục số 13: Mơ hình Văn phịng đại – Văn phòng xanh Văn phòng phận cấu thành, giúp việc quan tổ chức mà diễn hoạt động văn thư, lưu trữ; đảm bảo thông tin, phục vụ hậu cần cho hoạt động quan, tổ chức Đã từ lâu Văn phịng coi đầu não quan, tổ chức Xét tầm quan trọng nó, ngày 28 tháng năm 1945 hệ thống Văn phịng thức vào hoạt động hầu hết quan, tổ chức Ngày nay, với hội nhập kinh tế quốc tế, phát triển xã hội công nghệ thông tin, yêu cầu công việc tạo nên mặt Văn phòng ngày – đại.Văn phòng đại việc tổ chức thực chức thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ Lãnh đạo, đơn vị phải tổ chức phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ Hành đại; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung đơn vị cách tiết kiệm, hợp lý, hiệu Khơng dừng lại đó, hệ thống Văn phòng mà cần đổi hướng đến Văn phịng đại – Văn phịng Xanh Văn phòng Xanh sáng kiến để giúp cho Doanh nghiệp, quan, tổ chức thay đổi, cải tiến cách thức vận hành quản lý văn phịng để giảm tác động tiêu cực lên mơi trường, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lãng phí Văn phịng Xanh vừa góp phần bảo vệ mơi trường, vừa tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp hành động đơn giản như: Dùng giấy in mặt dung giấy tái chế, xếp chỗ ngồi phòng hợp lý để tiết kiệm điện Đó lợi ích mà Văn phòng Xanh đem lại SV: Nguyễn Thị Thơm 88 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những thay đổi tổ chức diễn mặt vận hành Văn phòng: Từ giảm tiêu thụ lượng (điện), nguồn tài nguyên (nước, giấy), đến thiết kế nội thất văn phòng để lợi dụng ánh sáng tự nhiên đảm bảo lưu thơng khơng khí; từ phương tiện mà nhân viên chọn để làm giao dịch hàng ngày đến cách thức tổ chức hội thảo hay chuyến nghỉ quan; từ việc chọn mua sản phẩm thực phẩm than thiện với môi trường tới xây dựng hệ thống tái chế tái sử dụng; từ việc sử dụng nguồn lượng xanh đến việc xây dựng ý thức xanh cho toàn nhân viên Có thể nhiều người đặt câu hỏi: Mua máy photo copy bóng đèn tiết kiệm điện hay máy in in mặt giấy đắt thiết bị thơng thường Vậy lại phải tiêu tốn nhiều tiền để bảo vệ môi trường chứ? Câu trả lời đơn giản, thực nhiều không nhận chi phí vận hành thiết bị văn phịng cao số tiền đầu tư mua thiết bị nhiều lần Ví dụ: Một máy photocopy trị giá 80 triệu sử dụng năm, chụp khoảng triệu bản, dung hết 30 triệu tiền điện, 480 triệu tiền giấy 300 triệu tiền mực (theo tính tốn chương trình Văn phịng Xanh Chính phủ Úc) Cũng theo tính tốn này, mua máy photocopy tiết kiệm điện, dung giấy tái chế hộp mực đổ, có thê photo mặt, cộng với việc có ý thức tái chế giấy, chuyển máy sang chế độ tiết kiệm điện khơng dùng, năm giảm lượng điện tiêu thụ hóa đơn tiền điện lên đến 80%, giảm tới 50% chi phí mua giấy mực, cứu 50 khỏi bị chặt khỏi rừng Văn phòng Xanh khơng phải Văn phịng sơn màu xanh mà thể nhiều khía cạnh hoạt động văn phòng: Cách xếp, bố trí phịng làm việc, khơng gian, nội thất, trang phục văn phòng,… - Trang phục văn phòng: Những ngày họp đầu tuần hay gặp gỡ đối tác sang trọng, cán văn phòng nên quy định mặc áo vest sang trọng Tuy nhiên, SV: Nguyễn Thị Thơm 89 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoàn cảnh định nên thay đổi trang phục để làm việc thoải mái, hiệu quả, than thiện với mơi trường Tất nhiên trang phục phải tn theo tiêu chuẩn để khơng q lố lăng giảm hình tượng + Trang phục mùa hè: Thiết kế may đồng phục văn phòng nhân viên làm cần phải mặc đồng phục theo quy định Đồng phục cần sử dụng chất liệu thống mát, thấm hút mồ hơi, kiểu dáng thoải mái màu sắc mát mẻ giúp cho nhân viên hoạt động dễ dàng Điều giảm thiểu việc bật quạt, điều hòa vào ngày nắng nhẹ + Trang phục mùa đông: Vào mùa đông trang phục khó theo quy chuẩn chung khuyến khích nhân viên mặc trang phục màu nóng, trang trọng, dễ hoạt động - Khơng gian xanh: Đó sạch, đẹp thống rộng, đủ khơng gian, tạo ý tưởng cảm xúc cho nhân viên làm việc hiệu Để thân thiện với mơi trường, điều hịa khơng khí, tạo tươi mát, khỏe khoắn phịng làm việc phịng làm việc cần có số chậu cảnh nhỏ, giỏ hoa hay lọ hoa tươi thơm mát Một số cảnh, hoa để bàn,… phù hợp với việc trang trí phịng làm việc: SV: Nguyễn Thị Thơm 90 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Thơm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 91 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Thơm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 92 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài ra, cán bộ, nhân viên dùng số giỏ hoa tươi để trang trí góc làm việc, cửa sổ phòng…tạo nên cảm xúc làm việc hiệu quả: - Cách xếp, bố trí phịng làm việc: Bố trí, xếp thiết bị phòng làm việc cho gọn gàng, phù hợp thuận tiện; lợi dụng ánh sáng SV: Nguyễn Thị Thơm 93 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tự nhiên, lưu thơng khơng khí; tiết kiệm lượng, tài nguyên Tùy thuộc vào địa hình, không gian cách thiết kế hạ tầng văn phịng để xếp, bố trí văn phòng cbo phù hợp Tiêu biểu: - Nội thất xanh: Theo thuyết nhu cầu Maslow, người ln có ước muốn đạt nhu cầu, đạt nhu cầu thấp hy vọng đạt nhu cầu cao Hai mức độ nhu cầu cao tơn trọng tự khẳng định Để cán bộ, công chức, viên chức nhân viên có cảm giác tơn trọng khẳng định có lẽ khơng cịn làm môi trường công sở thoải mái, tràn ngập màu xanh Một khơng gian hồn hảo, mơi trường làm việc thực hài hịa từ màu sắc tới cấu trúc không gian tạo nên cảm xúc thành công, biến ước mơ thành thực: + Đá lát nhà nên màu xanh biển, mùa hè sáng sủa tạo nhìn mát mẻ mùa đơng ánh đèn vàng có cảm giác ấm cúng + Bộ bàn ghế nên chọn màu trắng, xanh biển, xanh lá, nên kết hợp với lọ hoa thủy tinh nhỏ SV: Nguyễn Thị Thơm 94 Lớp QTVP 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Tường nhà nên sơn màu trắng xanh nhạt làm cho phòng sáng mát, hạn chế việc bật đèn điện, tiết kiệm lượng + Không gian xanh cần có nhiều cửa sổ để hút gió, ánh sáng tự nhiên, tạo thơng thống - Tiết kiệm điện năng: + Trong phòng làm việc cần để ghi chú, đặc biệt nơi công tắc điện cửa vào như: “Tắt hết thiết bị điện trước về”, “Phòng sử dụng điều hòa, vào đóng cửa”,… + Để nhiệt độ điều hịa mức vừa phải: 27°C đến 28°C + Tận dụng hết khả việc sử dụng ánh sáng tự nhiên, tiết kiệm điện + Khi mở điều hịa khơng mở cửa + Tắt toàn thiết bị điện + Tắt hình máy tính khơng sử dụng 30 phút + Tiết kiệm mực in: chủ yếu giao dịch văn qua hệ thống thư điện tử + Tiết kiệm giấy: Trang bị máy photocopy, máy in mặt để giảm thiểu chi phí mua giấy Trên mơ hình Văn phịng mà quan, tổ chức doanh nghiệp cần hướng tới để áp dụng nhằm giảm áp lực lên môi trường người lao động; tiết kiệm tối đa nguồn kinh phí, đem lại hiệu cơng việc cao SV: Nguyễn Thị Thơm 95 Lớp QTVP 12A