III. Khảo sát tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
3. Khảo sát về tình hình các nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Công tác lưu trữ chỉ đạo, quản lý nghiệp vụ lưu trữ được giao cho một Phó Chánh Văn phòng phụ trách quản lý. Chỉ đạo tất cả các nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm:
- Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Xác định giá trị tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Thống kê các công cụ tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu
- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
Bảo quản tài liệu là công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Do đó cần tạo điều kiện tốt nhất cho việc bảo quản cũng như sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý là điều rất được quan tâm. Để tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu bị mất mát, thất lạc các cán bộ lưu trữ phải thường xuyên phải kiểm tra tình trạng của tài liệu trước khi đưa vào kho lưu trữ. Tài liệu từ văn thư chuyển xuống được kiểm tra chặt chẽ, nếu phát hiện tài liệu còn thiếu cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thông báo lại cho cán bộ văn thư phụ trách tài liệu đó để yêu cầu giao nộp hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu rồi mới đưa vào kho. Trong một số trường hợp nếu tài liệu đó không thể bổ sung ngay được thì cán bộ văn thư sẽ vẫn tiến hành thủ tục đưa tài liệu vào kho và yêu cầu bổ sung sau.
Tài liệu trước khi được đưa vào kho lưu trữ hầu hết đều là những tài liệu được đặt trong các bìa, cặp còn lộn xộn, chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, chưa được xỏc định giỏ trị, chưa phõn loại rừ ràng, chưa được chỉnh lý, sắp xếp theo đúng thứ tự...
Sau khi thu thập tài liệu về phòng lưu trữ các cán bộ phụ trách sẽ thực hiện việc phân loại, sắp xếp tài liệu theo các Bộ trước đây. Tất cả những tài liệu sau khi được sắp xếp,vệ sinh sạch sẽ đều được cho vào bìa, cặp và xếp lên giá theo thứ tự theo đúng quy định.
Khối lượng hồ sơ, tài liệu của Bộ tương đối nhiều, việc tra tìm tài liệu cũng không phải là điều dễ dàng vậy nên hiện nay ngoài việc sử dụng các mục lục hồ sơ để tra cứu, khai thác tài liệu Bộ NN&PTNT còn áp dụng phần mềm quản lý tin học trong công tác lưu trữ. Nhờ vậy mà đã giúp cho độc giả tra tìm được thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Trong quá trình vận hành đôi khi cũng xảy ra một số sai sót trong quá trình tìm kiếm như: quá trình nhập dữ liệu cho kết quả chưa chính xác, gặp khó khăn trong một số thao tác mà không biết cách xử lý gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó Bộ NN&PTNT cũng đã áp dụng bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu
cầu tra tìm tài liệu của các độc giả nâng cao hiệu quả công việc, giải quyết công việc một cách khoa học hơn, nắm được các bước cần thiết trong việc thực hiện các thủ tục mượn, sao, chụp và chứng thực tài liệu... giúp cho lưu trữ Bộ giảm bớt thời gian xét duyệt thủ tục cho phép sử dụng tài liệu. Khắc phục được các hạn chế như tránh được các thủ tục rườm rà, mất thời gian của độc giả cũng như của cán bộ lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để phục vụ được nhiều nhu cầu của độc giả.
Các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ mà Bộ NN&PTNT đã ban hành:
- Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ NN&PTNT ( Quyết định số 371/QĐ-BNN-VP ngày 28/01/2008).
- Quy chế công tác lưu trữ của Bộ NN&PTNT (Quyết định số 484/QĐ- BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT về việc ban hành Bộ quy chế công vụ của Bộ NN&PTNT).
Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn được xây dựng dựa trên các văn bản:
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ban hành tháng 4/2001.
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân.
- Công văn số 260/VT-LTTN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn:
1.1. Mẫu lịch công tác tuần.
Về cơ bản lịch công tác tuần của Bộ được thực hiện theo mẫu sau: (xem phụ lục số 06)
1.2. Mẫu kế hoạch công tác tháng (xem phụ lục số 07).
1.3. Mẫu kế hoạch công tác năm (xem phụ lục số 08).
2. Khảo sát, đánh giá Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nông