III. Khảo sát tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
2. Kháo sát về công tác văn thư
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên, liên tục trong cơ quan nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho mọi hoạt động của Bộ; quản lý và phát hành văn bản; tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản đến...
Theo Quyết định 131/QĐ-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 của Văn phòng Bộ NN&PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phong Hành chính – Tổ chức, bộ phận văn thư là tổ chuyên môn thuộc phòng
Hành chính, biên chế gồm có 16 cán bộ. Trong đó có 07 cán bộ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư; 03 cán bộ là văn thư chuyên trách. Trong đó: 01 cán bộ chịu trách nhiệm văn bản đến, 01 cán bộ chịu trách nhiệm văn bản đi và 01 cán bộ là văn thư liên lạc. Những cán bộ còn lại chịu trách nhiệm đánh máy,in và nhân bản văn bản.
Mô hình tổ chức công tác văn thư ở văn phòng Bộ NN&PTNT theo mô hình văn thư tập trung, nghĩa là các văn bản, tài liệu được gửi đến hay gửi đi đều phải qua bộ phận văn thư của Bộ.
Khối lượng công việc của văn thư tương đối cao. Trung bình một ngày cán bộ văn thư tiếp nhận từ 70 - 80 văn bản, gửi đi 50 - 60 văn bản và phải nhập đầy đủ các văn bản đến và đi trong một ngày.
Nhận xét :
Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến đã được các cán bộ văn thư thực hiện theo một quy định rất chặt chẽ, nghiêm túc hiệu quả công việc cao có nhiều ưu điểm nổi bật như:
+ Công tác văn thư được tiến hành nhanh gọn, hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời
+ Việc tiếp nhận và xử lý văn bản thuận tiện, dễ dàng + Tra tìm văn bản nhanh, chính xác
+ Cách làm việc khoa học, tiết kiệm sức lao động, giảm stress trong công việc + Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ dễ dàng, đầy đủ hơn, tránh mất mát tài liệu.
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế tồn tại:
+ Một số văn bản cần xin ý kiến của lãnh đạo Bộ để xử lý tiếp nhưng do lãnh đạo đi vắng nên chưa đảm bảo được về mặt thời gian, gây ngưng trệ trong quá trình giải quyết văn bản đến
+ Do số lượng văn bản nhiều nên một số văn bản chuyển giao chưa đúng địa chỉ hoặc chưa thực hiện đúng quy định tập trung đầu mối đăng ký, xử lý văn bản thông qua văn thư Bộ.
+ Số lượng cán bộ phụ trách văn bản đi, văn bản đến còn hạn chế nên quá trình giải quyết văn bản đôi khi còn xảy ra một vài sai xót và không thể đảm nhận các công việc khác.
+ Việc sử dụng thời gian của cán bộ văn thư trong giờ làm việc còn lãng phí nên đôi lúc công việc bị tồn đọng gây khó khăn trong giải quyết công việc chung cho toàn cơ quan.
Các loại dấu mang tính pháp lý được đặt cẩn thận, gọn gàng trong ngăn tủ có khóa, các dấu tiêu đề có thể đặt ngay trên bàn làm việc. Khi làm việc các cán bộ văn thư được giao trách nhiệm giữ con dấu của Bộ luôn tuân thủ các nguyên tắc khi sử dụng con dấu:
+ Dấu phải do chính cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu đóng.
+ Chỉ đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, tuyệt đối không đóng vào giấy trắng.
+ Dấu đúng vào văn bản luụn rừ ràng, đỳng mầu mực dấu theo quy định chung của nhà nước.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Do đặc thù là một Bộ lớn cơ quan Bộ có nhiều đơn vị được sáp nhập từ 04 Bộ: Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm, Bộ Lâm nghiệp, Bộ Thủy lợi và Bộ Thủy sản nên khối lượng và trách nhiệm công việc tương đối nặng nề nên lãnh đạo Bộ cũng như lãnh đạo Văn phòng rất quan tâm và chú trọng đến công tác hành chính, văn thư.
Trách nhiệm của chánh Văn phòng Bộ:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo cho lãnh đạo Bộ về những việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được Bộ trưởng giao và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký gửi đi;
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Chỉ đạo Phó Chánh văn phòng thực hiện một số công việc về văn thư như:
+ Tiếp nhận công văn, văn bản đến từ văn thư Bộ;
+ Đọc, phân loại văn bản đến trước khi trình lên lãnh đạo;
+ Trình Chánh văn phòng Bộ những văn bản vượt phạm vi quyền hạn để Chánh văn phòng trực tiếp xử lý;
+ Chuyển cho văn thư nội bộ các công văn, văn bản đến cho các cá nhân và đơn vị thực hiện theo phân công;
+ Tham mưu cho Chánh văn phòng Bộ về các nội dung liên quan đến công tác văn thư như: Góp ý dự thảo văn bản liên quan đến công tác văn thư; tham gia vào việc xây dựng văn bản quy định về công tác văn thư…
- Chỉ đạo Trưởng phòng Hành chính và Phó Trưởng phòng Hành chính thực hiện các công việc:
+ Hướng dẩn tập huấn cho các cán bộ trong đơn vị thuộc Bộ về công tác văn thư;
+ Đôn đốc, hướng dẩn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các đơn vị thuộc Bộ;
+ Kiểm tra thường xuyên, phát hiện ra các sai sót trong quá trình thực hiện công tác văn thư để kịp thời xử lý.
Lãnh đạo Văn phòng Bộ NN&PTNT đã tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư như:
- Văn bản số 3529/BNN-VP ngày 16/8/2006 về gửi văn bản quy phạm pháp luật đến Công báo và Website Chính phủ.
- Quyết định số 90/2007/QĐ-BNN ngày 19/11/2007 ban hành quy chế soạn thảo, ban hành kiểm tra, rà soát, hệ thống văn hóa Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Công văn 1526/BNN-VP ngày 06/3/2008 quy định tên viết tắt, ký hiệu, tên đơn vị trong văn bản hành chính của Bộ.
- Công văn 572/BNN-VP ngày 11/3/2008 quy định đưa văn bản Quy phạm pháp luật lên trang tin điện tử của Bộ.
- Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ NN&PTNT ( Quyết định số 372/QĐ-BNN-VP ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).
- Thông tư 28/2009/TT-BNN ngày 02 tháng 6 năm 2009 và Thông tư 49/TT- BNNPTNT, ngày 15 tháng 7 năm 2011 về ban hành quy định, trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, ban hành kèm theo Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012, ban hành bộ Quy chế công vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3. Khảo sát về tình hình các nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và