III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tập trung chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ
a) Bám sát nội dung nêu tại Mục I của văn bản này để xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015.
b) Xây dựng Danh mục hồ sơ và thực hiện nghiêm chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu, giải quyết tình trạng tài liệu còn tồn đọng 2. Văn phòng Bộ
- Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra các quy định về văn thư, lưu trữ tại các đơn vị theo quy định của nhà nước.
- Hướng dẫn, phối hợp, đôn đốc các đơn vị quản lý nhà nước chuyên ngành thuộc Bộ xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành đêt tổng hợp trình Bộ ban hành.
- Giúp Bộ trưởng tổ chức sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ và tổng kết 10 năm thực hiện Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư./.
Nơi nhận:
- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Vũ Văn Tám (để b/c);
- Chánh Văn phòng;
- Văn phòng Bộ (Phòng HC, LT) (để t/h);
- Lưu: VT, VP.
TL. BỘ TRƯỞNG KT. CHÁNH VĂN PHềNG
PHể VĂN PHềNG
Phạm Duy Thái Phụ lục số 09: Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản.
Phụ lục số 10: Quy chế công tác Lưu trữ.
Phụ lục số 11: Quy chế Văn hóa công sở.
Phụ lục số 12: Mô hình Văn phòng hiện tại của Phòng Lưu trữ.
Chú thích: 3 – Bàn làm việc của trưởng phòng Lưu trữ (phía sau là tủ tài liệu).
1, 5,7 – Bàn làm việc của các chuyên viên (phía sau là tủ tài liệu).
9 – Bàn tiếp khách.
1 2 3
8
7
6
5 9
4
2 – Máy in (máy tính của trưởng phòng và các chuyên viên được kết nối trực tiếp với máy in).
8 – Máy photo.
6 – Máy điều hòa.
4 – Cửa ra vào.
Phụ lục số 13: Mô hình Văn phòng hiện đại – Văn phòng xanh
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra các hoạt động về văn thư, lưu trữ; đảm bảo thông tin, phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Đã từ lâu Văn phòng được coi là đầu não của mỗi cơ quan, tổ chức. Xét được tầm quan trọng của nó, ngày 28 tháng 8 năm 1945 hệ thống Văn phòng được chính thức đi vào hoạt động ở hầu hết các cơ quan, tổ chức. Ngày nay, cùng với sự hội nhập của kinh tế quốc tế, sự phát triển của xã hội và công nghệ thông tin, hơn thế nữa là yêu cầu công việc đã tạo nên một bộ mặt Văn phòng ngày càng mới – hiện đại.Văn phòng hiện đại là việc tổ chức thực hiện chức năng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ Lãnh đạo, đơn vị phải được tổ chức bằng các phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ Hành chính hiện đại; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của đơn vị một cách tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả. Không chỉ dừng lại ở đó, hệ thống Văn phòng mà chúng ta cần đổi mới và hướng đến đó là Văn phòng hiện đại – Văn phòng Xanh.
Văn phòng Xanh là một trong những sáng kiến để giúp cho các Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thay đổi, cải tiến cách thức vận hành và quản lý văn phòng để giảm tác động tiêu cực lên môi trường, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí do lãng phí. Văn phòng Xanh vừa góp phần bảo vệ môi trường, vừa tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp bằng những hành động đơn giản như: Dùng giấy in 2 mặt hoặc dung giấy tái chế, sắp xếp chỗ ngồi trong phòng hợp lý để tiết kiệm điện. Đó là những lợi ích cơ bản mà Văn phòng Xanh đem lại.
Những thay đổi của tổ chức diễn ra trong mọi mặt của vận hành Văn phòng:
Từ giảm tiêu thụ năng lượng (điện), các nguồn tài nguyên (nước, giấy), đến thiết kế nội thất văn phòng để lợi dụng ánh sáng tự nhiên và đảm bảo lưu thông không khí; từ những phương tiện mà nhân viên chọn để đi làm giao dịch hàng ngày đến cách thức tổ chức các hội thảo hay chuyến đi nghỉ của cơ quan; từ việc chọn mua các sản phẩm và thực phẩm than thiện với môi trường tới xây dựng hệ thống tái chế và tái sử dụng; từ việc sử dụng các nguồn năng lượng xanh đến việc xây dựng ý thức xanh cho toàn bộ nhân viên.
Có thể nhiều người sẽ đặt ra câu hỏi: Mua một cái máy photo copy hoặc một cái bóng đèn tiết kiệm điện hay một cái máy in in được 2 mặt giấy thì bao giờ cũng đắt hơn những thiết bị thông thường. Vậy thì tại sao lại phải tiêu tốn nhiều tiền hơn để bảo vệ môi trường cơ chứ? Câu trả lời rất đơn giản, thực ra nhiều khi chúng ta không nhận ra rằng chi phí vận hành các thiết bị văn phòng cao hơn số tiền đầu tư mua các thiết bị này rất nhiều lần.
Ví dụ: Một máy photocopy trị giá 80 triệu được sử dụng trong 7 năm, chụp khoảng 2 triệu bản, sẽ có thể dung hết 30 triệu tiền điện, 480 triệu tiền giấy và 300 triệu tiền mực (theo tính toán của chương trình Văn phòng Xanh của Chính phủ Úc). Cũng theo tính toán này, nếu như mua một máy photocopy tiết kiệm điện, có thể dung được giấy tái chế và hộp mực đổ, có thê photo được 2 mặt, cộng với việc có ý thức tái chế giấy, chuyển máy sang chế độ tiết kiệm điện khi không dùng, thì trong 7 năm đó chúng ta sẽ giảm được lượng điện năng tiêu thụ và hóa đơn tiền điện lên đến 80%, giảm tới 50% chi phí mua giấy và mực, cứu được 50 cây khỏi bị chặt khỏi rừng.
Văn phòng Xanh ở đây không phải Văn phòng được sơn màu xanh mà nó được thể hiện ở rất nhiều khía cạnh trong hoạt động của văn phòng: Cách sắp xếp, bố trí phòng làm việc, không gian, nội thất, trang phục văn phòng,…
- Trang phục văn phòng: Những ngày đi họp đầu tuần hay gặp gỡ các đối tác sang trọng, các cán bộ văn phòng nên quy định mặc áo vest sang trọng. Tuy nhiên,
trong những hoàn cảnh nhất định chúng ta nên thay đổi trang phục để có thể làm việc thoải mái, hiệu quả, than thiện với môi trường. Tất nhiên trang phục đó phải tuân theo một tiêu chuẩn để nó không quá lố lăng và giảm hình tượng của mình.
+ Trang phục mùa hè: Thiết kế may đồng phục văn phòng và mỗi nhân viên khi đi làm cần phải mặc đồng phục theo quy định. Đồng phục cần sử dụng chất liệu thoáng mát, thấm hút mồ hôi, kiểu dáng thoải mái và màu sắc mát mẻ giúp cho nhân viên hoạt động dễ dàng. Điều này có thể giảm thiểu được việc bật quạt, điều hòa vào những ngày nắng nhẹ.
+ Trang phục mùa đông: Vào mùa đông trang phục khó có thể theo một quy chuẩn chung nhưng khuyến khích nhân viên mặc trang phục màu nóng, trang trọng, dễ hoạt động.
- Không gian xanh: Đó là sự sạch, đẹp và thoáng rộng, đủ không gian, tạo những ý tưởng và cảm xúc cho nhân viên làm việc hiệu quả. Để có thể thân thiện với môi trường, điều hòa không khí, tạo sự tươi mát, khỏe khoắn trong phòng làm việc thì trong mỗi phòng làm việc cần có một số chậu cây cảnh nhỏ, giỏ hoa hay những lọ hoa tươi thơm mát. Một số cây cảnh, hoa để bàn,… phù hợp với việc trang trí phòng làm việc:
Ngoài ra, các cán bộ, nhân viên có thể dùng một số giỏ hoa tươi để trang trí góc làm việc, cửa sổ phòng…tạo nên cảm xúc làm việc hiệu quả:
- Cách sắp xếp, bố trí phòng làm việc: Bố trí, sắp xếp các thiết bị trong phòng làm việc sao cho gọn gàng, phù hợp và thuận tiện; lợi dụng được ánh sáng
tự nhiên, lưu thông không khí; tiết kiệm năng lượng, tài nguyên. Tùy thuộc vào địa hình, không gian và cách thiết kế hạ tầng cơ bản của văn phòng để có thể sắp xếp, bố trí văn phòng cbo phù hợp. Tiêu biểu:
- Nội thất xanh: Theo thuyết 5 nhu cầu của Maslow, con người luôn có ước muốn đạt được nhu cầu, khi đạt được nhu cầu thấp sẽ hy vọng đạt được nhu cầu cao hơn. Hai mức độ nhu cầu cao nhất là được tôn trọng và tự khẳng định mình.
Để các cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên có cảm giác được tôn trọng và có thể khẳng định mình thì có lẽ không còn gì hơn khi được làm trong một môi trường công sở thoải mái, tràn ngập những màu xanh. Một không gian hoàn hảo, một môi trường làm việc thực sự hài hòa từ màu sắc tới cấu trúc không gian sẽ tạo nên những cảm xúc của thành công, biến những ước mơ thành hiện thực:
+ Đá lát nền nhà nên là màu xanh biển, mùa hè sáng sủa sẽ tạo cái nhìn mát mẻ nhưng mùa đông trong ánh đèn vàng sẽ có cảm giác ấm cúng.
+ Bộ bàn ghế nên chọn màu trắng, xanh biển, xanh lá, nên kết hợp với một