Để hoạt động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói chung và hoạt động của Văn phòng Bộ nói riêng ngày càng phát triển và đi vào nề nếp tôi xin có một vài kiến nghị sau:
1. Về công tác hành chính văn phòng:
- Đề xuất với Lãnh đạo Bộ tăng thêm số cán bộ biên chế để giải quyết vấn đề nguồn lực trong nhiều trường hợp văn phòng phải giải quyết nhiều công việc cùng lúc.
- Tiếp tục xây dựng và phát triển mô hình văn phòng hiện đại để mô hình văn phòng Bộ ngày càng hiện đại hóa hơn; Luôn cập nhật và áp dụng công nghệ thông tin mới nhất vào công tác hành chính văn phòng.
- Tăng cường tổ chức các cuộc thi về kiến thức và thể dục, thể thao cho các cán bộ văn phòng để nâng cao kiến thức, sức khỏe người lao động đồng thời tạo môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái, giảm áp lực trong quá trình giải quyết công việc giúp nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
+ Hàng quý, cuối năm tổ chức trao thưởng cho những cán bộ có thành tích suất xắc để khích lệ tinh thần làm việc và tạo động lực thúc đẩy sự cố gắng, không khí thi đua của các cán bộ văn phòng.
- Cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc hơn nữa để đổi mới tác phong làm việc của các cán bộ để tránh tình trạng đi muộn về sớm, lợi dụng giờ làm việc để làm việc riêng của một số cán bộ trong cơ quan.
- Không ngừng đào tạo và mở rộng công tác hành chính văn phòng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hội. Hàng năm cử cán bộ đi tập huấn đồng thời tạo điều kiện để trau dồi thêm vốn tiếng anh cho các cán bộ.
2. Về công tác văn thư, lưu trữ:
- Văn phòng Bộ cần tham mưu, xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra đối với các dơn vị trực thuộc, đặc biệt là các đơn vị ở xa trụ sở của Bộ; đảm bảo trong những năm tới tất cả các đơn vị trực thuộc Bộ phải được kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Tham mưu, tổ chức đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với các loại hình đơn vị…
- Xây dựng kế hoạch hằng năm của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ.
- Văn phòng Bộ cần giúp Bộ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Hằng năm Bộ tạo điều kiện bố trí kinh phí đảm bảo và đáp ứng yêu cầu cơ bản cho công tác văn thư, lưu trữ.
- Lãnh đạo Bộ cũng như lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn thư, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát để công tác văn thư hạn chế tối đa những sai lầm dễ mắc phải trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.
- Cần tuyển thêm một số cán bộ giỏi về internet hoặc cử cán bộ đi học về internet để khắc phục vấn đề gặp sự cố khi giải quyết công việc với mạng lưới máy tính trong cơ quan. Như vậy có thể rút ngắn thời gian giải quyết công việc, giúp cán bộ, công chức làm việc năng suất, hiệu quả hơn.
- Tiếp tục duy trì thực hiện quản lý và xử lý văn bản trên Văn phòng điện tử; bên cạnh đó cần nâng cấp phần mềm Văn phòng điện tử thành Bộ điện tử, nhân rộng áp dụng đến các đơn vị cơ sở; scan các văn bản đến lọi A của Bộ để đưa lên phần mềm quản lý văn bản đến của Bộ phục vụ kịp thời việc xử lý văn bản đến của Bộ; quản lý, tra tìm tài liệu và phục vụ khách khai thác trên Văn phòng điện tử; ứng dụng chữ ký số phục vụ công tác chỉ đạo điều hành và tác nghiệp tại cơ quan Bộ.
- Cần mở rộng thêm kho lưu trữ để hồ sơ, tài liệu được bảo quản tốt hơn.
Các kho lưu trữ phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật để tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu bị mối mọt xâm hại, ẩm mốc.
- Thực hiện nghiêm chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Giải quyết nhanh các tập hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại, chưa được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và tra tìm tài liệu.
- Cần tổ chức, chỉ đạo tốt việc thực hiện 9 nội dung về công tác lựu trữ tại pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001.
Trên đây là một số kiến nghị của tôi đối với công tác hành chính văn phòng và công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Do thời gian thực tập không nhiều, trình độ chuyên môn chưa cao nên có thể sẽ có một vài nhận xét chưa được chính xác, chưa được sâu sắc tôi mong nhận được sự thông cảm và đóng góp của các cán bộ trong Bộ NN&PTNT cùng các thầy cô và các bạn.