4.1. Lập kế hoạch hội nghị.
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị. Do đó, khi lập kế hoạch hội nghị cán bộ văn phòng phải đảm bảo các nội dung cơ bản như:
- Thể thức văn bản.
- Tính cả thi khi triển khai.
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch.
- Các thông tin cơ bản trong kế hoạch.
Ngoài mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị, kế hoạch hội nghị thông thường sẽ đề cập đến các nội dung thông tin cơ bản như:
- Tên Hội nghị.
- Thời gian Hội nghị.
- Địa điểm Hội nghị.
- Thành phần Hội nghị.
- Nội dung Hội nghị.
Tùy theo yêu cầu của lãnh đạo và mục đích của việc tổ chức để có thể cho them các thông tin vào trong kế hoạch như: Phân công tổ chức thực hiện, tài liệu, tư liệu,…
Lưu ý: Đối với những Hội nghị được triệu tập đột xuất, bất thường thì không cần lập kế hoạch.
4.2. Chuẩn bị Hội nghị.
Sau khi kế hoạch được duyệt, cán bộ văn phòng sao và gửi cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai kế hoạch.
4.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị.
Chương trình nghị sự hội nghị được thực hiện theo mẫu sau:
TÊN CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ (Địa danh, ngày tháng năm diễn ra hội nghị) Thời gian:……….
Địa điểm:……….
STT THỜI GIAN
NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN GHI CHÚ 1
2 3
…
…
4.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời.
a)Lập danh sách đại biểu
Khi lập danh sách khách mời cán bộ văn phòng nên chia theo nhóm cơ cấu và ở từng nhúm nờn sắp xếp đại biểu theo vị trớ và chức vụ. Danh sỏch cần ghi rừ họ tên, chức vụ, đơn vị và địa chỉ liên hệ của đại biểu. Đối với những khách mời đặc biệt cần ghi rừ học hàm, học vị. Khụng mời những người cú trong thành phần được dự hội nghị.
b) Soạn thảo giấy mời.
Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ, cán bộ văn phòng cần sử dụng nhiều mẫu giấy mời khác nhau cho phù hợp.
Giấy mời gửi cho đại biểu cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Thể thức văn bản - Sự sang trọng
- Các thông tin cơ bản như: Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời; tên hội nghị; họ tên, chức vụ của người được mời; thời gian; địa điểm; các yêu cầu hoặc đề xuất với đại biểu tham gia hội nghị; hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn;….
4.2.3. Chuẩn bị địa điểm hội nghị 4.2.4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 4.2.5. Chuẩn bị nghi biên bản hội nghị - Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của thư ký.
- Xin ý kiến của thủ trưởng về hình thức ghi biên bản.
- Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ phục vụ cho việc ghi biên bản.
- Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản.
4.3. Tiến hành hội nghị 4.3.1. Đón đại biểu
4.3.2. Điểm danh đại biểu
Việc điểm danh đại biểu giúp cho ban tổ chức hội nghị xác định được chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự hội nghị. Điều này còn liên quan đến giá tri của hội nghị. Có nhiều hình thức điểm danh đại biểu khác nhau như:
- Sơ đồ vị trí chỗ ngồi - Thẻ đại biểu
- Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân - Phiếu đăng ký có mặt theo mẫu sau:
PHIẾU ĐĂNG KÝ
Họ và tên:………..
Đơn vị công tác:……….
Chức vụ:……….
Tham gia Hội nghị:……….
Thời gian:………
Ký tên
Ghi chú: Đề nghị gửi về cho ban tổ chức trước…..giờ, ngày…..tháng…..năm……
4.3.3. Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 4.3.4. Ghi biên bản
Biên bản hội nghị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đúng kỹ thuật - Đúng thể thức
- Thông tin chính xác, khách quan
Sau khi kết thúc hội nghị, các cá nhân, đơn vị, phòng ban chức năng có trách nhiệm giải quyết các giấy tờ, thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức hội nghị.
Lưu biên bản hội nghị với những hội nghị nhỏ và lập hồ sơ hội nghị đối với những hội nghị lớn. Hồ sơ hội nghị bao gồm toàn bộ các văn bản chính thức được trình bày tại hội nghị như:
- Biên bản hội nghị - Các báo cáo, tham luận
- Diễn văn khai mạc, bế mạc,….
Giúp thủ trưởng thông báo và triển khai kết luận của hội nghị.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau hội nghị.
Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn các đại biểu quan trọng đã tham dự hội nghị.
5. Xây dựng Văn phòng hiện đại cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển