1. Về công tác văn phòng
Trong thời gian gần 02 tháng thực tập tại Bộ NN&PTNT tôi đã được các cán bộ của phòng Văn thư và phòng Lưu trữ hướng dẫn, chỉ bảo rất tận tình và hoàn thành đợt thực tập với những trải nghiệm vô cùng ý nghĩa. Vận dụng những kiến thức đã được học ở trường về lý luận vào thực tiễn về công tác hành chính văn phòng tôi đã có thêm được nhiều kinh nghiệm và những bài học bổ ích về nghiệp vụ hành chính văn phòng. Điều đó giúp tôi tự tin hơn trước khi chính thức trở thành một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Công tác hành chính văn phòng của Bộ NN&PTNT nhìn chung đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng theo Quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Văn phòng đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình lập kế hoạch văn phũng đó phõn cụng nhiệm vụ cho cỏc đơn vị rừ ràng, cú sự phối hợp giữa cỏc cán bộ và lãnh đạo văn phòng. Luôn có sự giám sát, kiểm tra của lãnh đạo văn phòng trong việc lập kế hoạch vì vậy việc xây dựng kế hoạch đảm bảo sự chính xác, đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Bộ.
Việc hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng ngày được lãnh đạo Bộ quan tâm điều đó thể hiện qua việc văn phòng Bộ luôn chú trọng đến việc đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phòng hiện đại. Các phòng làm việc trong văn phòng hầu hết được trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc phục vụ cho công tác hành chính văn phòng như: máy tính, máy fax, điện thoại, máy photo, máy điều hòa, tủ đựng tài liệu… việc đổi mới và tăng cường các trang thiết bị văn phòng phù hợp
với công việc đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao năng suất và chất lượng công việc trong công tác hành chính văn phòng trong những năm qua của Bộ.
Bên cạnh đó Bộ cũng đã áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 hiện nay đã đi vào hoạt động từ lâu và ngày càng phát huy được hiệu quả. Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và cơ chế “một cửa” trong công tác văn thư đòi hỏi văn phòng Bộ NN&PTNT và các đơn vị thuộc Bộ phải có sự phối hợp hiệu quả, chặt chẽ với lãnh đạo cấp ủy và các đơn vị khác trong Bộ.
Bộ NN&PTNT là cơ quan quản lý nhà nước, được sáp nhập tháng 11/1995 từ 03 Bộ Nông nghiệp và Công nghệ thực phẩm, Bộ Thủy lơi và Bộ Thủy sản vậy nên khối lượng tương đối lớn đòi hỏi người cán bộ phải có chuyên môn nghiệp vụ vững chắc, có trình độ chuyên môn cao chính vì vậy Văn phòng Bộ luôn quan tâm, chú trọng đến việc đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức trong văn phòng. Trong thời kỳ hội nhập ngày nay đòi hỏi người cán bộ văn phòng phải nhanh nhạy, năng động, nắm bắt được những công nghệ thông tin hiện đại bên ngoài xã hội vì vậy nên việc đào tạo cán bộ là việc rất quan trọng và cần thiết.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng Bộ luôn tuân thủ theo đúng quy định của Bộ NN&PTNT và của Nhà nước thông qua việc áp dụng Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính góp phần nâng cao giá trị pháp lý và hiệu quả của văn bản.
2. Về công tác văn thư, lưu trữ :
Thời gian thực tập tại phòng Văn thư và phòng Lưu trữ Bộ NN&PTNT tôi đã được tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ. Tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ Bộ có một số ưu, nhược điểm sau:
2.1. Ưu điểm:
Bộ NN&PTNT là một Bộ lớn, đa ngành, đa nghề, quản lý nhiều lĩnh vực nên khối lượng văn bản, giấy tờ nhiều chính vì vậy công tác văn, thư lưu trữ đã được chú ý coi trọng. Hàng năm Bộ tổ chức hàng trăm các cuộc họp, hội nghị, hội
thảo lớn nhỏ với hàng ngàn văn bản đi, đến do sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Bộ và sự tận tụy của các cán bộ văn nên đạt được kết quả đáng khích lệ.
Ưu điểm lớn nhất là công tác văn thư, lưu trữ được tổ chức chặt chẽ ở tất cả các đơn vị. Để công tác văn thư được thực hiện có hiệu quả nhất ngoài bộ phận Văn phòng Bộ, các Cục, Vụ, Thanh tra đều có bộ phận hoặc tổ làm công tác này.
Các đơn vị đều phân công lãnh đạo phụ trách được giao nhiệm vụ cụ thể chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chính vì vậy mà công tác văn thư vừa đảm bảo tính tập trung vẫn có sự phân cấp hợp lý.
Thứ hai là công tác công văn giấy tờ được lãnh đạo quan tâm. Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo văn phòng đã ban hành ra nhiều văn bản quyết định, quy định về công tác văn thư, lưu trữ nhằm đưa công tác này vào nề nếp hoạt động của văn phòng.
Song song với việc ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Bộ còn thường xuyên tổ chức chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị. Nếu có phát hiện ra sai sót thì sẽ đưa ra ý kiến chỉ đạo ngay để tránh hậu quả nghiêm trọng gây ảnh hưởng đến công tác quản lý.
Ngoài ra trong công tác văn thư, lưu trữ cũng có một ưu điểm nổi bật đó là Văn phòng Bộ đã thực hiện tốt các nội dung cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin. Về việc thực hiện các cải cách hành chính Bộ đã xây dựng các quy chế, nội quy làm việc của Bộ; Quy định về các công tác trong hoạt động của văn phòng đảm bảo các cán bộ làm việc thực hiện theo đúng quy chế, quy định đã đề ra. Về việc ứng dụng công nghệ thông tin Bộ đã ứng dụng mạng tin học ngành AGURNET, mạng nội bộ LAN vào công tác văn thư. Hiện nay lãnh đạo văn phòng đã và đang xây dựng cơ sở phần mềm tin học theo chương trình Lotusnote và Access vào trong công tác lưu trữ giúp giải quyết công việc nhanh chóng, khoa học và hiệu quả hơn.Văn phòng Bộ đã áp dụng quản lý công văn bằng máy tính và truyền trên mạng để các đơn vị sử dụng chung, nắm bắt thông tin nhanh hơn. Các văn bản của các cơ quan Nhà nước có liên quan đến vấn đề nông nghiệp và phát
triển nông thôn, được quét thành ảnh, cập nhật thường xuyên trên mạng máy tính của Bộ để khai thác, sử dụng chung.
Trong công tác lưu trữ, tài liệu thu thập về đã được thống kê, vệ sinh sạch sẽ, cho vào các bìa, cặp, hộp và đưa vào kho bảo quản cẩn thận hạn chế tối đa việc tài liệu bị ẩm, mốc, thất thoát tài liệu.
Cán bộ lưu trữ đều có chuyên môn nghiệp vụ. Bộ đã quan tâm tới quan tâm đến chế độ độc hại đối với cán bộ lưu trữ.
2.2. Nhược điểm:
- Về vấn đề nhân sự: Khối lượng công việc nhiều nhưng do hạn chế về số lượng cán bộ biên chế nên nguồn nhân lực chưa đủ để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc. Trong công tác văn phòng ngoài các công việc liên quan đến giấy tờ thì cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác như: tổ chức hội họp, hội thảo, hội nghị, làm công tác hậu cần trong cơ quan nên nhiều khi một cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc một lúc nên đôi khi giải quyết công việc chưa được cẩn thận, còn nhiều sai sót. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chưa được hiệu quả vì chỉ cử cán bộ đi học theo lý thuyết nhưng chưa chú trọng rèn luyện cán bộ qua thực tế. Những hạn chế về trình độ chuyên môn đã ảnh hưởng trực tiếp đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
- Về công tác văn thư: Các văn bản ban hành đôi khi vẫn có những lỗi sai sót về thể thức, thủ tục phát hành và thời gian xử lý chưa đúng quy định. Trong quá trình soạn thảo thường mắc các lỗi như: viết thiếu trích yếu nội dung trong công văn; cỡ chữ ở phần Quốc hiệu, tiêu ngữ và phần nơi nhận chưa chính xác; số, ký hiệu để đậm, địa danh, ngày… tháng… năm ví dụ Hà Nội, ngày… tháng… năm không để nghiêng; chức danh người ký không để đậm… Mặc dù Bộ đã chỉ đạo cho Chánh văn phòng và Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm kiểm tra lại các văn bản trước khi đưa lên trình lãnh đạo Bộ song do số lượng văn bản quá nhiều nên vẫn không tránh khỏi sai sót.
Trong tiếp nhận và xử lý văn bản cũng có một số hạn chế tồn tại như: nhiều văn bản cần xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo nhưng do lãnh đạo đi vắng nên thời gian phát hành văn bản bị chậm lại so với thời gian dự kiến; nhiều trường hợp văn bản gửi không đúng địa chỉ…
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là rất tốt tuy nhiên do quá trình xử lý công việc có nhiều bước phức tạp, nhiều cán bộ văn thư, lưu trữ đã có tuổi do được đào tạo từ lâu nên chưa nắm bắt kịp thời công nghệ thông tin hiện đại đôi khi còn gặp khó khăn trong giải quyết công việc.
- Về công tác lưu trữ: Vẫn còn một số cán bộ, công chức chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ. Việc chấp hành quy định về lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ chưa nghiêm.
Cụng tỏc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Bộ vẫn bộc lộ những hạn chế rừ ràng như việc phân loại tài liệu chưa thật khoa học, hợp lý nên việc tra tìm đôi khi mất nhiều thời gian; việc mất mát tài liệu vẫn xảy ra do không hệ thống hóa và biên mục đầy đủ; việc đánh số bằng chữ số la mã nhiều khi gây nhầm lẫn khi tra tìm tài liệu.
Các văn bản trước khi đưa xuống kho lưu trữ hầu hết đều chưa được sắp xếp đúng trình tự, lộn xộn, nhiều tài liệu bị xé lẻ, rời rạc nên gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Diện tích kho lưu trữ tương đối nhỏ chưa đảm bảo cho việc lưu trữ các văn bản, tài liệu. Những tài liệu của các năm gần đây được bảo quản cẩn thận trong các bìa cặp, đặt trên giá cao nhưng những tài liệu cách đây vài chục năm thì do không có chỗ để nên vẫn phải để chồng chất dưới sàn nhà gây mối mọt, hư hỏng một số tài liệu cũ.