- Thực hiện thu thập, tiếp nhận, sắp xếp tài liệu từ văn thư bàn giao;
- Tham gia chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ;
- Kiểm tra, vệ sinh kho tài liệu quản lý nhà nước;
- Tham gia, nghiên cứu xây dựng mẫu bảo quản hồ sơ tài liệu của Bộ;
- Phục vụ khai thác và sử dụng khối tài liệu quản lý nhà nước;
- Tiếp nhận văn bản đi, đến từ văn thư;
- Quản lý văn bản lưu, phiếu khai thác và các văn bản khác của Phòng;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Phụ lục 04: Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Chương trình công tác năm
Chương tình công tác năm cần đảm bảo những đề án, công việc đăng ký trong chương trình phải thể hiện kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong văn bản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị. Mỗi đề án, công việc cần xỏc định rừ nội dung chớnh; đơn vị chủ trỡ, đơn vị phối hợp, người phụ trỏch, cấp trình và thời hạn trình từng cấp. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ
chuẩn bị và nội dung thực hiện công việc mà mình kiến nghị đưa vào chương trình công tác tổ chức.
Tiếp nhận, tổng hợp xây dựng chương trình công tác:
Chương trình công tác năm gồm 02 phần:
Phần 1: Xây dựng chương trình, đề án trình cấp trên, Bộ phê duyệt.
Phần 2: Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ( nờu rừ từng nội dung cụ thể, thời gian triển khai và thời gian hoàn thành theo tháng, quý, năm). Các đơn vị xây dựng chương trình công tác theo mẫu tại phần mềm báo cáo tổng hợp tại địa chỉ Website: http://vp.omard.gov.vn/ trước ngày 05/11 hàng năm.
Chương trình công tác quý
Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý phải xác định rừ nội dung chớnh, đơn vị chủ trỡ, đơn vị phối hợp, người phụ trỏch, địa chỉ trỡnh ( cấp có thẩm quyền ) để quyết định và thời hạn trình.
Chậm nhất vào giữa tháng cuối quý, các đơn vị phải gửi dự kiến chương trình công tác quý sau cho văn phòng. Những công việc bổ sung hoặc có sự điều chỉnh về thời gian thì phải có văn bản báo cáo lãnh đạo. Quá thời hạn trên đơn vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh.
Chậm nhất là đầu tuần cuối cùng của tháng cuối quý, văn phòng tổng hợp chương trình công tác quý sau trình lãnh đạo xem xét, quyết định. Những vấn đề trình cấp trên, nếu có sự thay đổi về thời gian, văn phòng phải có văn bản trình lãnh đạo ký đề nghị cấp trên cho điều chỉnh. Chỉ sau khi được chấp nhận, các đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới.
Chương trình công tác quý I được thể hiện trong báo cáo và chương trình công tác năm. Chương trình công tác quý II được thể hiện trong báo cáo và chương trình công tác 6 tháng.
Chương trình công tác tháng
Hàng tháng các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và triển khai thực hiện chương trình công tác tháng. Nếu tiến độ thực hiện chương
trình công tác tháng bị chậm lại phải báo cáo lãnh đạo trước ngày cuối tuần thứ ba hàng tháng.
Chậm nhất là vào giữa tuần cuối cùng hàng tháng, văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng sau trình lãnh đạo xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị.
a. Tổng hợp xây dựng chương trình công tác
Chuyên viên tổng hợp – Phòng Tổng hợp xây dựng chương trình công tác năm, tháng. Trưởng phòng Tổng hợp xem xét, trình Chánh văn phòng Bộ phê duyệt, ký trình lãnh đạo Bộ.
b. Phê duyệt
Bộ trưởng/Thứ trưởng phụ trách công tác văn phòng phê duyệt chương trình công tác năm, Thứ trưởng phê duyệt chương trình công tác tháng.
c. Phát hành, lưu trữ
Sau khi lãnh đạo Bộ phê duyệt chương trình công tác năm, công tác tác tháng Phòng Tổng hợp chuyển lên cho Phòng Hành chính nhân bản, phát hành.
Chuyên viên tổng hợp chung phòng Tổng hợp văn phòng đưa bản file lên Website của văn phòng Bộ
Chương trình công tác tháng đầu quý được thể hiện cụ thể trong chương trình công tác quý.
Phụ lục 05: Mô tả chi tiết quy trình tổ chức hội nghị 1.Công tác xây dựng kế hoạch
- Chủ trương: Lãnh đạo Bộ quyết định chủ trương tổ chức hội nghị hoặc Văn phòng Bộ đề xuất Bộ chủ trương tổ chức hội nghị.
- Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị: phòng Tổng hợp làm tờ trình lãnh đạo Bộ về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí tổ chức hội nghị, phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị.
- Lãnh đạo Bộ xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị
- Phòng Hành chính chuyển tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan.
- Ban tổ chức hội nghị họp và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên.
- Ban tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị.
2. Công tác chuẩn bị hội nghị