Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 2. Cơ cấu tổ chức 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 5 2. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng . 6 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG 6 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 6 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 7 1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. 8 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty. 9 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo 9 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 10 2. Khảo sát về công tác văn thư 11 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 11 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 11 2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 12 2.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 13 2.1.4. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý của Công ty: 14 2.1.5. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Công ty: 14 2.1.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty: 16 2.1.7. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 17 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty. 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 19 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 19 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 19 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 20 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY 22 1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm. 22 2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư lưu trữ”của Công ty. 30 3. Quy chế văn hóa công sở 42 4. Quy trình tổ chức hội nghị. 46 5. Hiện đại hóa văn phòng. 48 6. Đánh giá cơ cấu tổ chức của cơ quan 51 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng 52 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 54 LỜI CẢM ƠN 56 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG .3 I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức .4 II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Bản mô tả công việc lãnh đạo Văn phòng .6 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG 1.Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 1.2 Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Cơng ty ( Phụ lục 3) 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị Công ty ( Phụ lục 4) 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo (Phụ lục 5) 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở quan 10 Khảo sát công tác văn thư 11 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư Công ty .11 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn bản: 11 2.1.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: 12 2.1.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: 12 2.1.4 Tình hình kiểm tra, rà sốt, hệ thống hóa văn quản lý Cơng ty: 14 2.1.5 Tổ chức quản lý giải văn Công ty: 14 Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.6 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty: 16 2.1.7 Tổ chức quản lý sử dụng dấu: 17 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Công ty 18 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 19 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: .19 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 19 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 19 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 20 PHẦN II 22 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 22 CỦA CƠNG TY .22 1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm 22 Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư lưu trữ”của Công ty .30 Quy chế văn hóa cơng sở 43 Quy trình tổ chức hội nghị 46 Hiện đại hóa văn phòng 48 Đánh giá cấu tổ chức quan 51 PHẦN III 52 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng 52 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 54 LỜI CẢM ƠN 56 PHỤ LỤC 58 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Sự phát triển xã hội, bước tiến nhảy vọt Khoa học Công nghệ, công việc trao đổi thơng tin đơn vị, xí nghiệp ngày cao thơng tin trao đổi địi hỏi xác, kịp thời hiệu Để làm điều cá nhân làm cơng tác trao đổi thơng tin cần phải có chun mơn nghiệp vụ, phải đào tạo cách khoa học, hệ thống Thực tập cuối khóa giai đoạn cần thiết cấp học từ bậc trung học chuyên nghiệp đến Cao đẳng, Đại học Mục đích thực tập cuối khóa nhằm nâng cao trang bị cho sinh viên sinh viên trường kiến thức kiến thức bản, kinh nghiệm cần thiết để chuẩn bị hành trang rời khỏi ghế nhà trường Hơn nữa, thực tập khâu quan trọng để đánh giá chất lượng học tập khả tiếp thu kiến thức sinh viên Đồng thời giúp cho sinh viên mặt củng cố kiến thức lý luận nghiệp vụ học, mặt khác biết cách vận dụng linh hoạt vào thực tiễn xã hội Cũng giống sinh viên trường khác, Sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập hội để sinh viên tiếp cận với thực tiễn cơng tác quản lý hành quan Bởi vậy, công tác đào tạo trường thiết lập quản lý trực tiếp Bộ Nội Vụ Theo đó, nhà trường tổ chức đào tạo ngành nghề phục vụ cho công tác Văn phòng như: Quản trị Văn phòng, Tin học Văn phòng, Thư ký Quàn trị nhân lực, Quản lý văn hóa nhằm đáp ứng cho nhu cầu xã hội Trong ngành đào tạo nêu ngành Quản trị văn phịng ngành quản lý, trao đổi thông tin, phận quan trọng nhất, địi hỏi phải có đội ngũ làm cơng tác hành văn phịng có chun mơn đáp ứng u cầu xã hội Với phương châm “Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm giúp cán Quản trị văn phòng tương lai nắm vững kiến thức học áp dụng vào thực tiễn Chính vậy, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan tổ chức, doanh nghiệp từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015 Đây dịp để sinh viên tập dượt rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cán hành văn phòng tương lai Được giúp đỡ Nhà trường, với tận tình quan tâm lãnh đạo anh (chị), cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng giúp tơi hiểu nghiệp vụ hành Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng tơi tiếp thu nhiều học kinh nghiệm quý giá cơng tác văn phịng, tạo hội cho tơi cọ sát với cơng việc giúp tơi có tính tổ chức kỷ luật trách nhiệm cao công việc, nắm vững kiến thức đào tạo với nghề nghiệp có thêm nhiều kinh nghiệm áp dụng vào thực tiễn để trường không gặp phải bỡ ngỡ trước công việc, đồng thời trình thực tập rèn luyện thân tơi tình thần khắc phục khó khăn, phát huy tính tích cực linh hoạt nhanh nhẹn làm việc Nhận bảo hướng dẫn nhiệt tình anh (chị) lãnh đạo Cơng ty giúp tơi có thêm niềm tin để trở thành cán Quản trị văn phòng tương lai “vừa giỏi chuyên môn vừa vững vàng nghiệp vụ” Có thể nói đợt thực tập có ý nghĩa quan trọng tơi Có kết nhờ giảng dạy nhiệt tình Thầy, Cơ giáo khoa Quản trị Văn phịng trang bị cho tơi kiến thức kỹ nghiệp vụ cần thiết cơng tác văn phịng, với giúp đỡ lãnh đạo anh (chị) công nhân viên cơng ty, tơi hồn thành tốt đợt thực tập Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo công ty tạo điều kiện cho thực tập công ty Dưới tồn báo cáo thực tập tơi, nhận thức tầm quan trọng công tác thực tập Song, sinh viên thực tập, nên cách nhìn nhận đánh giá vấn đề báo cáo dừng lại góc độ định, chưa thể có nhìn sâu sắc để có cách nhận xét nhìn nhận bao qt đắn Vì Vậy báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, giáo lãnh đạo công nhân viên công ty đóng góp ý kiến để báo cáo tơi hồn thiện rút kinh nghiệm làm việc sau Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Nhài Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG * Vài nét Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng hình thành từ năm 2009 định thành lập 10/3/2011 Tên Công ty: Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng Tên giao dịch: Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng Trụ sở Cơng ty: 14 Lơ Đền Lừ 1, phường Hoàng Văn Thụ Quận Hoàng Mai - Hà Nội Hiện xây dựng phát triển công ty ngày lớn mạnh nhiều mặt, dần chiếm lĩnh thị trường khơng nước mà cịn nước, lấy tiêu hiệu kinh tế, uy tín chất lượng dịch vụ làm phương châm hành động làm kim nam cho phát triển bền vững cơng ty nói riêng, kinh tế nước ta nói chung I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn * Chức năng: - Kinh doanh mặt hàng máy móc, thiết bị văn phòng - Sửa chữa bảo dưỡng loại máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh cơng ty - Lắp ráp loại máy móc thiết bị - Công ty phải chấp hành thực đầy đủ, nghiêm túc sách chế độ ngành, pháp luật nhà nước hoạt động kinh doanh nghĩa vụ nhà nước - Công ty phải xem xét khả kinh doanh mình, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng thị trường để từ đưa kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng đạt lợi nhuận tối đa Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán công nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh doanh Công ty - Nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng kinh doanh sản phẩm vật liệu xây dựng Các sản phẩm Công ty bao gồm: + Phạm vi kinh doanh: Kinh doanh nước + Đối với sản phẩm Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng phân phối sản phẩm phạm vi địa bàn hoạt động doanh nghiệp bán buôn bán lẻ cho tất khách hàng không hạn chế địa bàn + Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng thơng qua người đại diện vốn góp chi phối tồn vốn, sách, thị trường, bán hàng suốt q trình hoạt động doanh nghiệp + Có quyền chương trình khuyến mại, hỗ trợ bán hàng để phục vụ cho việc kinh doanh doanh nghiệp Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng Cơ cấu tổ chức - Hội đồng quản trị; - Ban giám đốc; - Giúp việc cho Giám đốc có phó Giám đốc; - Các phịng chức năng: + Phịng Hành - Tổ chức + Phịng Tài - Kế tốn + Phịng kinh doanh + Phòng kỹ thuật + Bộ phận vận chuyển * Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng ( phụ lục I kèm theo ) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Chức phịng Hành - Tổ chức Là phịng chức có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty công tác Pháp chế, quan hệ công chúng, Tổ chức, quản lý nhân sự, tiền lương, chế độ thu hút, sách, cơng nghệ thơng tin, cơng tác Hành chính, Quản trị, tra, khen thưởng, kỷ luật Đảm bảo đáp ứng kịp thời phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty - Tham mưu cho Giám đốc lĩnh vực quản lý, điều hành phận Công ty - Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho Phòng kinh doanh hoàn thành mục tiêu - Chịu trách nhiệm mặt thủ tục hành có liên quan đến Pháp luật Công ty - Chịu trách nhiệm hợp đồng lao động, chế độ Cán - Công nhân viên, nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty - Lập kế hoạch cung cấp Quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trường Phòng Kinh doanh Nhiệm vụ phịng Hành – Tổ chức - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ công ty Theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc Cơng ty thực chương trình Sắp xếp lịch công tác tuần Hội đồng Quản trị Giám đốc Công ty - Biên tập báo cáo thường kỳ Công ty văn khác Hội đồng Quản trị, Giám đốc giao - Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, xác phục vụ việc quản lý Hội đồng Quản trị việc điều hành Giám đốc - Bảo đảm tính pháp lý văn Hội đồng Quản trị Giám đốc Công ty ban hành - Xây dựng quy chế thuộc lĩnh vực cơng tác văn phịng Cơng ty - Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho hội họp, chuyến công tác lãnh đạo Công ty với cấp với quan, đoàn thể, tổ chức, Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cá nhân trong, ngồi Cơng ty Tổ chức ghi biên làm việc - Tổ chức trực tiếp thực công tác bảo vệ quan Công ty - Đảm bảo sở vật chất cho Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty - Quản lý tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phịng Cơng ty, thực cơng tác thống kê, kế tốn Cơng ty - Tổ chức cơng tác thi đua khen thưởng Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng (phụ lục số 2) Bản mô tả công việc lãnh đạo Văn phịng Cơng việc cụ thể Trưởng, phó phịng Hành – Tổ chức - Báo cáo: Giám đốc Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng - Khi trưởng/ phó phịng vắng mặt phó/ trưởng phịng Hành – Tổ chức có trách nhiệm giải công việc đảm bảo công việc giao - Trực tiếp đơn đốc công tác văn thư - lưu trữ, Quản lý phân cơng hoạt động Văn phịng Phối hợp phịng ban, đơn vị thuộc Cơng ty - Các cơng việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngồi: Các quan ban ngành liên quan đến công tác quản lý lao động, chế độ, sách người lao động công ty - Các công việc, trách nhiệm liên quan đến phận bên trong: Phối hợp với phịng ban, chi nhánh trực thuộc Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHỊNG 1.Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần Phịng Hành – Tổ chức làm việc theo quy chế Công ty Cổ phần thiết bị Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngân hàng máy văn phòng Chế độ làm việc phịng : Phịng Hành – Tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Trưởng phòng người đứng đầu văn phòng, phạm vi văn phòng, Trưởng phòng có trách nhiệm thẩm quyền định tất cơng tác văn phịng có trách nhiệm báo cáo tình hình cơng tác phịng lên Giám đốc theo định kỳ đột xuất Văn phịng có vai trò quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động quan, đơn vị yếu tố chủ quan người lãnh đạo Sự thành bại công việc phụ thuộc vào mức độ đắn định quản lý Do người lãnh đạo cần ý kiến tham mưu trợ giúp Những nhân tố Văn phòng thu thập, chọn lọc tổng hợp thành kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án để định kịp thời đắn Đây chức tham mưu, tổng hợp Văn phòng Chức phịng Hành – Tổ chức Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng thể qua cơng việc mà phịng Hành – Tổ chức đảm nhiệm: - Tham mưu cho Hội đồng Quản trị Tổng Giám đốc Công ty hoạt động quản lý, điều hành công ty lĩnh vực: + Cơng tác tổ chức hành chính: xây dựng quy chế làm việc tổ chức thực quy chế quan, xây dựng chương trình cơng tác tháng, q, năm, xếp lịch làm việc hàng tuần quan + Công tác tổ chức, cơng tác cán + Chế độ sách người lao động + Công tác đào tạo sử dụng nguồn nhân lực + Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải khiếu nại, tố cáo + Cơng tác hành - Văn phịng : Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực chương trình kế hoạch, tổng hợp báo cáo cơng tác thường kỳ hoạt động Cơng ty Có thể thấy Phịng Hành – Tổ chức Cơng ty nắm bắt chức tham mưu, tổng hợp để đảm bảo tính khách quan, giảm bớt Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc cho Ban lãnh đạo, giúp ban lãnh đạo quản lý, điều hành công việc cách tốt có hiệu cao Phịng Hành – Tổ chức tiến hành họp giao ban vào ngày thứ hàng tuần tất nhân viên phịng đểu phải có mặt đầy đủ (trừ trường hợp đặc biệt) Vì vậy, văn phịng có vai trị quan trọng, cánh tay đắc lực việc tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Cơng ty Ví dụ: Trong chiến lược phát triển hệ thống bán hàng làm cho phận bán hàng bán nhiều sản phẩm văn phòng tổng hợp ý kiến khách hàng sau thu thập trình lên Ban Giám đốc có chiến lược bán hàng làm tăng lợi nhuận công ty như: Khi khách hàng mua hàng triết khấu 15% 1.2 Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Công ty ( Phụ lục 3) Mỗi quan cần có chương trình cơng tác thường kỳ cho quan nói chung đơn vị nói riêng nhằm xếp cơng việc khoa học lịch trình, tránh chồng chéo, bỏ sót cơng việc Chương trình cơng tác thường kỳ thường bao gồm: Chương trình cơng tác năm, q, tháng, tháng đầu năm, tháng cuối năm, lịch công tác tuần… - Những chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ Cơng ty, quy mơ thời gian tuần, tháng, quý, năm Kế hoạch tuần lập vào ngày cuối tuần trước; Kế hoạch tháng lập vào tuần cuối tháng trước; Kế hoạch tháng lập vào tuần cuối tháng trước; Kế hoạch quý lập vào tháng cuối quý trước; Kế hoạch năm lập vào quý cuối năm trước Để đảm bảo cho hoạt động quan diễn liên tục, thống hiệu qủa văn phịng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác tuần, tháng, năm, qúy cho Cơng ty Quy trình xây dựng có chương trình kế hoạch tuân theo bước cụ thể sau: Văn phòng u cầu phịng, ban đăng ký nội dung cơng việc; sau tổng hợp xây dựng thảo; trình thảo, để xin ý kiến phê duyệt, ban Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức quan Tổ chức: Bộ máy nhân phân định rõ rang trách nhiệm quyền hạn tiêu chuẩn xây dựng áp dụng từ xuống dưới, có vấn đề trục trặc xảy xác định rõ ràng trách nhiệm bên có liên quan * Ưu điểm - Tổ chức máy Văn phòng khoa học, gọn nhẹ: Việc bố trí cấu, mơ hình tổ chức Văn phòng quan khác Nhưng dù Văn phịng lớn hay nhỏ muốn Văn phịng theo hướng đại hóa phải đảm bảo cấu tổ chức khoa học, tinh gọn, chức * Nhược điểm Việc vận dụng cấu tổ chức theo mơ hình gây hạn chế như: dễ gây cạnh tranh phận, dễ bất đồng phận với Vì địi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải tốt mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 51 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phịng Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng Thời gian thực tập quãng thời gian không dài đủ giúp tơi xem xét đánh giá cơng tác hành văn phịng Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng, nơi tơi tham gia thực tập Hi vọng đánh giá tơi giúp ích cho Cơng ty q trình hồn thiện máy hành Sau đánh giá ưu nhược điểm cơng tác hành văn phịng Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng Ưu điểm Được quan tâm kịp thời sát ban lãnh đạo Công ty, công tác hành văn phịng ln triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng Hành – Tổ chức Mơi trường làm việc Cơng ty đánh giá lý tưởng Các phịng làm việc rộng rãi, thống đãng Các trang thiết bị văn phịng bố trí khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng di chuyển cán bộ, nhân viên quản lý nhân viên lãnh đạo văn phịng Phịng Hành - Tổ chức đơn vị giúp Lãnh đạo kiểm tra việc soạn thảo văn có theo quy định Thông tư 55 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn đảm bảo văn ban hành có hiệu lực pháp lý Đây cố gắng nỗ lực cán nhân viên phịng khơng ngừng nghiên cứu văn Nhà nước, quan, xây dựng quy chế nghiệp vụ để đơn vị thực theo quy định Nhà nước pháp luật Lưu trữ tài liệu việc làm cần thiết tất quan đơn vị, Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 52 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp cho việc tra tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Đồng thời tài liệu sở liệu phục vụ cho trình sử dụng, nghiên cứu đáp ứng ưu cầu công việc Công ty không mà tương lai sau Chính cơng tác lưu trữ Giám đôc Công ty quan tâm, trang thiết bị trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu cách tốt Các văn mật Viện cất giữ bảo quản theo quy định Nhà nước Cán văn thư Cơng ty người có kinh nghiệm trình độ chun mơn việc tổ chức quản lý giải nhanh chóng xác đảm bảo u cầu cơng việc Bên cạnh việc đóng dấu sử dụng dấu cán văn thư thực hiện, làm theo quy định Nhà nước Tất phòng làm việc bố trí riêng biệt phù hợp với chức năng, nhiệm vụ phòng Trong tất phòng làm việc trang bị trang thiết bị cần thiết dụng cụ phục vụ cho chun mơn phịng bàn, ghế, máy tính, máy điều hồ, điện thoại… Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng có máy tổ chức chặt chẽ, từ Ban lãnh đạo phịng, ban đơn vị, cá nhân Về trình độ đội ngũ cán bộ,công nhân viên làm việc Cơng ty có trình độ từ trung cấp trở lên Nhược điểm: Nhược điểm chủ yếu Công tác văn phịng Cơng ty cơng tác văn thư lưu trữ: Q trình soạn thảo văn cịn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung khơng phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức như: trình bày nhiều kiểu, tùy tiện theo suy nghĩ người soạn thảo Từ Quốc hiệu, quan ban hành, số, ký hiệu văn nơi nhận văn Từ thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn quản lý Công ty chưa việc chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 53 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác lưu trữ chưa thực coi trọng, chưa nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ Công ty đặt phịng Hành – Tổ chức, khơng có phịng lưu trữ, trang thiết bị đại thiếu, việc bảo quản chưa trọng nhiều II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm - Phịng Hành – Tổ chức Công ty nên thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phịng Cơng ty - Ln cần có quan tâm, đạo lãnh đạo Công ty cơng tác hành văn phịng Sự quan tâm thể việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chun mơn, tiếp cận với thông tin, thiết bị đại Đầu tư trang thiết bị văn phòng, vừa bắt kịp với xu thời đại lại vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Công ty - Ứng dụng phần mền công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ công việc cần thiết - Lượng văn Công ty cần phải bảo quản nên cần phải có kho lưu trữ riêng Đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc đại cho văn phịng nhằm bước đại hố cơng tác văn phịng - Cần có cải tạo nâng cấp phòng làm việc, yêu cầu tất cán nhân viên Công ty - Phổ biến cho cán Công ty hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác văn phịng để người làm tốt công việc công văn, giấy tờ có trách nhiệm cơng việc - Ln hướng đến quy chuẩn công tác văn thư - lưu trữ Nhà nước qua văn hướng dẫn hành Áp dụng quy trình hướng dẫn nghiệp vụ Công ty cách nghiêm túc, tránh tình trạng bỏ qua cơng đoạn xem nhẹ bước tiến hành - Cần bổ sung thêm cán lưu trữ chuyên trách cho Công ty để đảm Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 54 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm tốt công tác lưu trữ Công ty - Bổ sung thêm kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu - Được quan tâm đầu tư mức cấp lãnh đạo, nhà nước đến yêu ngành, yêu nghề, hiểu yêu cầu ngành nghề, hoài bão nghề nghiệp, lĩnh cá nhân cố gắng nỗ lực vươn lên không ngừng cán bộ, cơng nhân viên làm cơng tác văn phịng ủng hộ toàn xã hội…sẽ làm tảng vững cho phát triển cơng tác văn phịng, đáp ứng yêu cầu phát triển khoa học kỹ thuật, công đổi đất nước, đặc biệt cơng cải cách hành quốc gia Trên đóng góp ý kiến đề xuất tơi q trình thực tập Cơng ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng thực tin chất lượng làm việc Công ty nâng cao Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 55 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập Phịng Hành – Tổ chức Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng giúp tơi hiểu tầm quan trọng cơng tác văn phịng hoạt động điều hành quản lý, thực công việc thiếu quan nào, khơng nước ta mà cịn tất nước giới Từ thành lập Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng đạt thành tựu lớn nhờ vào nhiều yếu tố phủ nhận vai trị to lớn cơng tác Văn phịng hoạt động quản lý, điều hành, đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo Trưởng phòng người trực tiếp đạo hoạt động cơng tác văn phịng, thường xun đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra hoạt động Văn phòng, đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho hoạt động văn phòng Do nghiệp giáo dục đào tạo nói chung chuyên ngành cụ thể nói riêng xem việc kết hợp lý luận thực tiễn nội dung quan trọng “học đơi với hành” Vì qua đợt thực tập thực tế Phịng Hành – Tổ chức tơi học hỏi trang bị thêm cho nhiều kinh nghiệm người cán văn phòng Đặc biệt qua năm biết qua sách thu kiến thức lớn từ nhà trường chưa có hội va chạm, tiếp xúc vào thực tế Vì vậy, nhờ việc Nhà trường tổ chức cho chúng tơi thời gian thực tập để có hội tiếp xúc với bên ngoài, với khoảng thời gian thực tập khơng nhiều đủ để thân làm quen với giấc, phong cách làm việc cán văn phòng, rèn luyện khâu nghiệp vụ học, hiểu biết sống, xã hội đặc biệt vai trị quản lý Nhà nước Qua q trình tìm hiểu nghiên cứu thực tế thân nhận thấy trau dồi nhiều kinh nghiệm cán cơng chức phịng từ cơng tác nghiệp vụ việc giao tiếp ứng xử quan Đồng thời, cơng tác Hành văn phịng cơng tác Văn thư, Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 56 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lưu trữ Công ty thực khoa học logic, thực vào nề nếp, công việc giải theo bước trình tự xác theo quy định pháp luật Ngoài cán viên chức phịng có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn đào tạo theo chuyên ngành, người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Thời gian thực tập phịng Hành – Tổ chức Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phịng, tơi nhận hướng dẫn, giúp đỡ, bảo tận tình Lãnh đạo anh (chị) cơng nhân viên phịng Nhờ đó, tơi bước đầu vận dụng lý thuyết giảng học trường đồng thời học hỏi trau dồi kinh nghiệm quý báu cho thân chuyên môn nghiệp vụ Với kiến thức học trường cộng thêm kinh nghiệm mà em tích luỹ qua đợt thực tập hành trang, tảng giúp cho em trở thành người cán văn phịng giỏi chun mơn - nghiệp vụ nghề nghiệp mà lựa chọn Nhờ có quan tâm giảng dạy nhiệt tình Thầy, Cô giáo nhà trường khoa Quản trị văn phòng bảo, hướng dẫn Lãnh đạo anh (chị) công nhân viên phịng Tơi hồn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn bị cho kinh nghiệm vững để sau trường làm việc tự tin Để đạt kết trên: Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi phân công giúp đỡ suốt năm học trường thời gian thực tập ngồi quan Tơi xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Mạnh Cường - Trưởng khoa Quản trị văn phịng; Cơ Lâm Thu Hằng - giảng viên mơn Quản trị văn phịng ,người hướng dẫn thực tập Những người tận tình giúp đỡ tơi suốt thời gian học trường thời gian thực tập để tơi hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 57 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cuối xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể Lãnh đạo cán bộ, anh (chị) công nhân viên Công ty Đặc biệt Lê Văn Tuấn - Trưởng phịng Hành – Tổ chức, cán phụ trách hướng dẫn thực tập tạo điều kiện tốt cho tơi có nhiều hội làm việc với chuyên ngành học hỏi nhiều kinh nghiệm rút học cho thân Do lượng kiến thức kinh nghiệm cịn hạn chế, báo cáo tơi khơng tránh khỏi thiếu xót Kính mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, giáo toàn thể bạn để báo cáo tơi hồn thiện Tơi xin chân thàmh cảm ơn Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Nhài Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài 58 Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng Hành – Tổ chức Phịng Tài – Kế tốn Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Phịng Kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng bảo vệ Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành – Tổ chức Cơng ty Trưởng phịng hành tổ chức Phó phịng Hành tổ chức Phó phịng nhân Tổ văn thư lưu trữ Nhân viên quản lý nhân Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Tổ lễ tân, bảo vệ Tổ quản trị Nhân viên hành văn phòng Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Cơng ty Trách nhiệm: Chánh văn phịng Các Phịng, Ban chun mơn Gửi cơng văn u cầu phịng, ban đăng ký CTCT Đăng ký CTCT Văn phòng Dự thảo CTCT Chánh văn phòng Chánh văn phòng Các Phịng, Ban chun mơn Chánh văn phịng Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Hồn chỉnh dự thảo trình Thủ trưởng quan phê Khơng duyệt, ban hành đạt Xem xét phê duyệt Lãnh đạo quan Đạt Ban hành Văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị Cơng ty Trách nhiệm: Văn phịng Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị Lãnh đạo quan Khơng đạt Xem xét phê duyệt Văn phịng, Các đơn vị liên quan Lãnh đạo quan, Văn phịng, Đạt Phân cơng cơng việc, chuẩn bị cho Hội nghị (văn bản, tài liêu, sở vật chất….) Tiến hành Hội nghị (đón tiếp Đại biển, khách mời; Khai mạc; Diễn biến; Bế mạc) Các đơn vị liên quan Kết thúc Hội nghị Văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Thu thập tài liệu, Lưu Hồ sơ công việc, tốn kinh phí Lớp: CĐ Quản trị văn phịng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ hố quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Công ty Lên kế hoạch cho chuyến cơng tác - Mục đích, nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian - Tài liệu, tư liệu hoạt động - Kinh phí, phương tiện, giấy tờ khác… Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác - Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác - Chuẩn bị nội dung công tác - Chuẩn bị tư liệu tài liệu - Chuẩn bị giấy tờ, kinh phí… Tổ chức chuyến công tác - Xây dựng nhật ký công tác - Ghi địa chuyến công tác - Chuẩn bị quà tặng Những công việc khác cho chuyến -Giúp thủ trưởng giải vấn đề liên quan đến tổ chức chuyến công tác - Thu thập giấy tờ, tài liệu sau công tác - Trình nhật ký cơng tác văn bản, giấy tờ cho thủ trưởng Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Mục lục văn Hồ sơ hội nghị Đại hội Cổ Đông thường niên năm 2015 Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng STT 01 Số ký Ngày Tên loại hiệu tháng văn văn 18/NQ- 14/4/2015 Tiêu đề văn Nghị Họp Đại hội Cổ đông Người lập Phịng TBNH& thường niên năm Hành MVP 2015 Công ty Cổ – Tổ chức Tờ Ghi số 01 phần thiết bị ngân hàng máy văn 02 67/BC- 14/4/2015 phòng Đề kế hoạch năm Phòng Tài 2015 chính- Kế Chương Chương trình họp tốn Phịng trình Đại hội Cổ đơng Hành thường niên năm – Tổ chức Báo cáo TBNH& 03 MVP 98/CTr- 12/4/2015 TBNH& MVP 04 06 2015 Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn 04 phòng Biên họp Đại hội Thư ký hội TBNH& cổ đông thường niên nghị MVP năm 2015 Công 124/BB- 14/4/2015 Biên 02 ty Cổ phần thiết bị ngân hàng máy văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài Lớp: CĐ Quản trị văn phòng K7C