Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ về pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã ban hành khoảng 1400 văn bản.
Do vậy tài liệu lưu trữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban hành, cùng với các tài liệu thu thập từ các chi nhánh của Công ty. Các văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của Công ty. Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từ khi thành lập Công ty đến nay.
Nhược điểm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở Công ty đó là: Các văn bản còn nằm sót lại ở các phòng, ban chưa được thu thập hết. Một số văn bản nộp lưu ít có giá trị hoặc trùng lặp .
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu ở Công ty đó là thực hiện không thường xuyên (mới thực hiện chỉnh lý tài liệu một lần), chưa thấy hết tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên không thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý vẫn được tiến hành rất nghiêm túc, quy củ và đúng quy trình tuần tự, bao gồm: phân loại tài liệu; lập hồ sơ; biên mục hồ sơ;
nhãn, hộp đánh số hồ sơ vào bìa, cặp; xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ. Công tác tìm kiếm dễ dàng nhờ những dữ liệu đã được lưu trên máy tính và sự sáng tạo của nhân viên văn thư.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Do Công ty không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Công ty được bảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổ chức nên cơ sở vật chất phục vụ cho
công tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu có ghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựng tài liệu.
Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Công ty cần quan tâm hơn nữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini, thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…
Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lau chùi tủ đựng tài liệu.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Các tài liệu lưu trữ của Công ty thường xuyên được sử dụng để phục vụ nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của công, nhân viên trong Công ty.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc về phòng Hành chính – Tổ chức và giao trực tiếp công việc cụ thể cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ của Công ty.
Lưu trữ Công ty hiện nay tổ chức sử dụng tài liệu bằng việc thông báo tài liệu lưu trữ được đưa vào sử dụng tra cứu, tài liệu khi cho mượn là tài liệu gốc vì thế cán bộ lưu trữ phải phô tô lại để phục vụ người mượn và cũng để tránh thất thoát và làm rách, nhàu tài liệu.
Đối với các công, nhân viên trong Công ty có nhu cầu tra cứu tài liệu thì liên hệ với cán bộ lưu trữ. Đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giới thiệu và ý kiến đồng ý của trưởng phòng Hành chính – Tổ chức.
Để thống kê tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ. Công ty được phân chia theo 7 khối tài liệu. Do vậy tờ bìa hồ sơ được ghi từ năm….…. đến năm……. ; nhan đề mục lục hồ sơ thông tin từ hồ sơ……. đến hồ sơ…… (số cuối cùng của 1 quyển mục lục).
Ưu điểm: Cán bộ văn thư đảm nhiệm hai nhiệm vụ là Văn thư và Lưu trữ nên Công tác Lưu trữ ở Công ty cổ phần được tiến hành thống nhất. Cán bộ văn thư của Công ty đã thực hiện công tác Lưu trữ khá tốt, đúng quy định, quy trình các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Tài liệu được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, gọn gàng
dễ tra tìm; được trang bị đầy đủ những trang thiết bị cơ sở vật chất đảm bảo, nguồn tài liệu trong kho luôn được thu thập bổ sung để phục vụ cho việc nghiên cứu của cán bộ, nhân viên trong Công ty; phục vụ cho công việc sản xuất, kinh doanh của Công ty.
Nhược điểm: Cán bộ Văn thư phải đảm nhiệm nhiều công việc; vừa phải kiêm Văn thư; vừa phải kiêm luôn nhiệm vụ Lưu trữ, cho nên dễ dẫn đến nhầm lẫn trong khi làm việc.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng từ ngày 09 tháng 04 đến ngày 25 tháng 05 năm 2015, tôi đã vận dụng các kiến thức đã được học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào thực tế công việc tại Công ty và đã đạt được một số kết quả nhất định. Được sự tín nhiệm và được tạo điều kiện từ phía Công ty, tôi đã được thực hành các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và quản tri văn phòng một cách đầy đủ và cố gắng hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao.
Dưới đây là những gì mà trong qua trình thực tập của em tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng tôi đã thực hiện được:
1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm.
1.1 Mẫu Lịch công tác tuần của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng.
CTCP THIẾT BỊ NGÂN HÀNG
VÀ MÁY VĂN PHềNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2015
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHềNG
(Tuần thứ 15 của Công ty từ ngày 18 tháng 04 đến ngày 25 tháng 4 năm 2015)
Ngày Thời gian Nội dung công tác Thành phần họp
Địa điểm
Chủ trì Thứ
Hai 18/04
Nghỉ theo Thông báo số /TT-TBNH&MVP
Thứ Ba 19/4
Nghỉ theo Thông báo số /TT-TBNH&MVP Thứ
Tư 20/4
8h00 Giao ban Tổng Giám đốc Ban Tổng Giám đốc
Trụ sở Công ty
TGĐ Công ty 13h30 Báo cáo công tác xây
dựng, quy chế quản lý, sử dụng và phát triển thương
hiệu Công ty
Ban Tổng Giám đốc Công ty, trưởng các phòng, ban
Trụ sở Công ty
TGĐ Công ty
14h00 Họp ban chấp hành Công đoàn Công ty
Ban chấp hành Công đoàn Công ty
Trụ sở Công ty
Chủ tịch Công
đoàn Thứ
Năm 21/4
9h00 Làm việc với Công ty TNHH Phúc Đại Lộc về
thực hiện gói thầu trang thiết bị xây dựng.
Đại diện Công ty THHH Phúc
Đại Lộc,
Trụ sở Công ty
TGĐ Công ty
PGĐ Công ty CP TBNH&MVP
14h00 Giao ban các dự án BQL1. BQL 1 Trụ sở Công ty
BQL1 Thứ
Sáu 22/4
8h30 Giao ban trực tuyến kiểm điểm tình hình thực hiện
kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng 4/2015, triển
khai kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng 5/2015.
Theo Thông báo.
TGĐ Công ty
14h00 Giao ban các dự án BQL2 BQL2 Trụ sở Công ty
PGĐ Công ty.
Thứ Bảy 23/4
Báo cáo kinh doanh Trưởng phòng Maketing
Trụ sở Công ty
PGĐ Công ty.
TRƯỞNG PHềNG
Lê Văn Sỹ
2.2. Kế hoạch công tác năm của Công ty.
CTCP THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHềNG
Số: /KH-TBNH&MVP
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2015
KẾ HOẠCH
Chương trìnhCông tác năm 2015 I. Mục đích:
Năm 2015 tiếp tục là một năm có nhiều thách thức hơn trong tiến trình phát triển kinh tế của đất nước nói chung và cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng nói riêng.
Tình hình kinh tế thế giới và trong nước đang trong tình trạng thiếu ổn định, giá dầu mỏ biến động mạnh... làm cho giá cả nguyên liệu luôn biến động theo ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của Công ty. Tuy nhiên cùng nắm bắt những tín hiệu tốt từ sự hỗ trợ tích cực của chính phủ trong việc kích cầu thúc đẩy nền kinh tế. Công ty sẽ nổ lực phát huy những thế mạnh dựa trên nền tảng giá trị vững chắc của Công ty.
Năm 2015 được xác định là năm mà Công ty chú trọng vào củng cố các hoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên với kết quả đã đạt được trong năm 2011 nhất là vào những tháng cuối năm, trên cơ sở phát huy lợi thế hiện có, Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng thống nhất trình Đại hội cổ đông phương hướng kế hoạch công tác 2015.