Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 ● KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP 7 CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP 7 1. Chức năng. 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 2.1. Mục tiêu chung 7 2.2. Định hướng phát triển 7 3. Cơ cấu tổ chức 7 CHƯƠNG 2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỐ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 8 1. Chức năng: 8 2. Nhiệm vụ: 8 3. Cơ cấu tổ chức 12 4. Xây dựng Bản mô tả công việc 13 4.1. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng: 13 4.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự: 14 4.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nhân viên Hành chính: 16 CHƯƠNG 3. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT. 18 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 18 1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. 19 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty. 20 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo. 20 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan: 21 2. Khảo sát về công tác văn thư 22 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 22 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty. 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 25 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY 27 1. Xây dựng mẫu các mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 27 2. Soạn thảo quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của công ty. 27 3. Soạn thảo Quy chế văn hoá công sở của Công ty. 39 4. Quy trình tổ chức hội nghị của công ty. 52 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho công ty. 53 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập. 54 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 56 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt. 56 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 59 PHẦN KẾT LUẬN 61 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ● KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, .7 DOANH NGHIỆP THỰC TẬP CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP .7 1.Chức 2.Nhiệm vụ, quyền hạn 2.1 Mục tiêu chung .7 2.2 Định hướng phát triển Cơ cấu tổ chức ( sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần tri thức cộng đồng Việt) .7 CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỐ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 1.Chức năng: 2.Nhiệm vụ: cấu tổ chức: ( Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành Nhân Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt ) .12 Xây dựng Bản mô tả công việc .12 4.1 Bản mô tả công việc Lãnh đạo văn phòng: 13 4.2 Bản mô tả công việc Phó phòng Hành Nhân sự: 14 4.3 Bản mô tả công việc nhân viên nhân sự, nhân viên Hành chính: 16 Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, 18 HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT 18 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .18 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 18 1.2 Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty 19 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị Công ty .20 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo .20 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực văn hóa công sở quan: 21 Khảo sát công tác văn thư 22 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Công ty 22 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Công ty .23 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 25 PHẦN II .27 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 27 CỦA CÔNG TY 27 Xây dựng mẫu mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .27 Soạn thảo quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ công ty 27 Soạn thảo Quy chế văn hoá công sở Công ty 39 Quy trình tổ chức hội nghị công ty 52 4.1 Mẫu hoá chương trình nghị Công ty 53 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho công ty .53 5.1 Ưu điểm: 53 5.2 Nhược điểm: 53 Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan thực tập.54 6.1 Ưu điểm 54 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt 56 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 59 PHẦN KẾT LUẬN 61 PHẦN PHỤ LỤC PHẦN PHỤ LỤC Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Đất nước ta bước vào kinh tế thị trường, cần có nhân tài cho dân tộc, người có trình độ chuyên môn để giúp cho hoạt động nước nhà Việt Nam nhập WTO – Tổ chức Thương mại giới vào năm 2007, kiện đặc biệt quan trọng chứng tỏ ngày đổi mới, kèm theo thách thức, khó khăn đòi hỏi phải vượt qua để hòa nhập với kinh tế giới Đứng trước trọng trách to lớn đất nước, Đảng ta đưa hàng loạt mục tiêu để tạo điều kiện phát triển kinh tế hàng hóa, nhiều thành phần định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa Lúc này, nâng cao lực quản lý vấn đề cấp bách hàng đầu cần làm cải cách toàn từ Trung Ưng đến địa phương Việc cần làm là trọng đến việc xây dựng đội ngũ cán công chức có phẩm chất, lực đáp ứng nhu cầu công cải cách hành chính, xây dựng phát triển Đất nước Cần phải quan tâm vai trò lãnh đạo, vai trò phận văn phòng quan, nơi tiếp nhận xử lý thông tin tổng hợp phục vụ công tác lãnh đạo điều hành đáp ứng nhu cầu xã hội Qua 20 năm thực đường lối đổi mới, thành tựu trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, quốc phòng – an ninh ngoại giao tạo lực cho cách mạng Việt Nam Chính thắng lợi to lớn nhân tố định tạo thời lớn cho nước ta phát triển nhanh thời gian tới Để tiếp tục củng cố phát triển đất nước, bên bên cạnh đội ngũ bác sỹ, kỹ sư, công nhân…v.v., không nhắc đến người gắn bó với nghiệp trồng người Với mục tiêu đào tạo người có hệ thống, bản, có đủ lực để làm chủ máy móc, làm chủ công nghệ thông tin, làm chủ đất nước Vì mà vấn đề giáo dục Đảng Nhà nước ta đặt lên hàng đầu “ Giáo dục quốc sách hàng đầu đất nước” Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Là sinh viên năm thứ chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Nhà trường tạo điều kiện cho thực tập Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt Đợt thực tập giúp em làm quen với công việc Công ty, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế Nhà trường vào công việc thực tế Công ty Đó dịp để em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà quản trị tương lai, từ em đúc kết rút nhiều kinh nghiệm làm việc, giao tiếp sau Báo cáo thực tập kết thực tập em sau tháng làm việc, từ ngày 09/03 đến ngày 29/4/2015 Công ty Cổ phần Tri Thức Cộng Đồng Việt ( vicko) Với cố gắng nỗ lực thân với giúp đỡ, bảo nhiệt tình anh chị nhân viên công ty em hoàn thành báo cáo có thành công định báo cáo Để hoàn thành báo cáo này, trước hết, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, thầy, cô giáo Khoa Quản Trị Văn Phòng tạo điều kiện giúp cho em có thời gian thực tập cần thiết quan trọng để giúp em định hướng lựa chọn công việc sau trường Tiếp sau đó, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể, đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty Cổ phần Tri Thức Cộng Đồng Việt, đặc biệt nhân viên phòng Hành Chính Nhân Sự công ty tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp thông tin bảo em làm công việc trình thực tập Công ty Để có thông tin, nội dung xác báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới chị Trần Thị Loan - người trực tiếp hướng dẫn, cung cấp tài liệu, thông tin cho em, giúp em hoàn thành báo cáo cách nhanh Dưới toàn báo cáo thực tập em, em cố gắng song báo cáo em tránh khỏi hạn chế Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiếu sót Kính mong đóng góp ý kiến thầy cô Anh, chị Văn phòng để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015 SINH VIÊN MA KHÁNH BIỂN Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ● KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT Tên công ty Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt Tên tiếng Anh Viet community knowledge joint stock company Mã số doanh nghiệp 0103482411 - Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt - Vicko thành lập năm 2009 Đến Vicko phát triển mở rộng, tỉnh thành nước Vicko mở chi nhánh, văn phòng đại diện tại: TP Hồ Chí Minh, Hà Tĩnh, Nghệ An, Hà Nam, Hải Phòng, Thái Nguyên, Yên Bái, Hà Nội Vicko có 20 văn phòng giao dịch, sở đào tạo với sở vật chất đảm bảo cho khóa đào tạo từ đến nâng cao - Hiện Vicko quan tâm đông đảo tầng lớp như: Trí thức, học sinh, sinh viên, tham gia thành viên đăng ký tham dự đào tạo chất lượng - Vicko thành viên Liên hiệp hội UNESCO Việt Nam Vicko trở thành Công ty đào tạo số Việt Nam thời gian tới - Tầm nhìn: VICKO muốn trở thành tổ chức có tính cộng đồng, thịnh vượng nỗ lực không ngừng học tập, lao động kết hợp đón đầu xu Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời đại, VICKO luôn vận động tâm phấn đấu để chiến thắng đối thủ cạnh tranh “sự không hài lòng khách hàng”, VICKO muốn góp phần xây dựng nước Việt Nam hùng mạnh VICKO muốn trưởng tồn! VICKO muốn thành viên thịnh vượng! - Chiến lược: Chiến lược VICKO tới năm 2020 mang tên “Nâng Tầm Tri Thức” tập trung vào: Xây dựng giảng đường kỷ nguyên số, kết hợp với việc phát triển hệ thống người dùng thông qua mô hình kinh doanh theo mạng VICKO mong muốn việc học tập, chia sẻ kiến thức đa chiều có sàng lọc từ nâng cao tri thức người Việt tạo nguồn thu nhập tốt cho người hệ thống, từ thành viên cán nhân viên VICKO -Về mô hình đào tạo Hocduong.vn Công ty CP Tri thức Cộng Đồng Việt, trước hết phải thừa nhận giảng đường kỷ nguyên số, kết hợp với việc phát triển hệ thống người dùng thông qua mô hình kinh doanh theo mạng lấy sản phẩm “tri thức” làm mặt hàng Đó hàng thật – hàng lớn mà người tiêu thụ (người học) “xem thấy – học thử” thấy phù hợp thỏa thuận mua bán Khách hàng có quyền lựa chọn sản phẩm công ty phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân - Hai là, với mô hình kinh doanh Công ty Vicko, khẳng định “quyền dân chủ – tôi” khách hàng quan tâm, đặt lên mức “tối cao” Sản phẩm mua bán chủ khách thực hiện: Bình đẳng – thực tế - nguyên tắc Khách hàng có quyền trả lại mặt hàng không thích Đây hình thức kinh doanh theo mang Hocduong.vn – Vicko mà công ty khác Việt Nam chưa áp dụng Ví dụ, bạn mua kim cương, cần bạn bước chân khỏi cửa hàng quay lại trả không ưng việc trả lại làm khoảng 30 – 40% giá trị sản phẩm (hay gọi lệ phí trả lại hàng) Tôi không nhầm, đến với hàng Hocduong.vn “lệ phí” không xảy ra, khách hàng mua thẻ để Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tham gia khóa học đổi ý không ưng nữa, công ty sẵn sàng hoàn trả số tiền cho bạn Tôi tự hỏi, Việt Nam liệu có nơi kinh doanh đặt quyền dân chủ khách hàng lên “mức tối thượng” này? Đây lí góp phần tạo nên thương hiệu: “Nâng tầm tri thức – Chia sẻ thành công” - Ba là, Hocduong.vn quyền sử dụng thẻ bạn vô thời hạn Học viên dùng tiền vào khóa học mà yêu thích, bạn báo không sử dụng số thẻ xóa bỏ Đây hội học tập tốt Bạn hoàn toàn có quyền lựa chọn thời gian, nội dung học phù hợp với yêu cầu Hocduong.vn mang lại cho bạn sản phẩm chất lượng cao tri thức Mà tri thức tài sản khổng lồ bị cướp đoạt, mang theo người, thứ tài nguyên vô giá Do Hocduong.vn người đưa đôi vai cho bạn đứng lên vươn tới đường thành công Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP Chức Chức công ty là: kinh doanh ngành nghề mà công ty đăng ký kinh doanh Nhiệm vụ, quyền hạn - Tổ chức sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đăng ký kinh doanh - Thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nước - Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu Công ty - Tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên công ty có thu nhập ổn định mức sống ngày nâng cao Ngoài chức nhiệm vụ mình, công ty đề mục tiêu chung cần phải thực có định hướng phát triển sau: 2.1 Mục tiêu chung - Trở thành Công ty hàng đầu Việt Nam việc Xây dựng giảng đường kỷ nguyên số, kết hợp với việc phát triển hệ thống người dùng thông qua mô hình kinh doanh theo mạng - Là công ty có uy tín lớn khách hàng học viên 2.2 Định hướng phát triển - Phát huy hết mức mặt mạnh sẵn có Công ty sản phẩm chất lượng cao tri thức đồng thời tổ chức chặt chẽ chi tiết máy hoạt động, nâng cao khả Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng - Giữ vững gia tăng tốc độ phát triển lĩnh vực : doanh số, nhân lực, Cơ cấu tổ chức ( sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần tri thức cộng đồng Việt) (Xem phụ lục 1) CHƯƠNG Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, đào tạo cách bản, giúp công việc văn phòng giải cách nhanh chóng, xác, đảm bảo yêu cầu, tính chất công việc Họ người nhiệt tình, sáng tạo, tích cực học hỏi, có trách nhiệm với công việc giao, có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực phụ trách Ban lãnh đạo người có trình độ chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực quản lý - Bên cạnh quan tâm đầu tư Ban lãnh đạo Công ty, cán bộ, nhân viên Phòng hành Nhân thường xuyên tập huấn, tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nang cao chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học Từ mà chất lượng nhân viên phòng ngày cải thiện góp phần trực tiếp tạo nên hiệu hoạt động quản lý hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Công ty Nhược điểm: Nhược điểm chủ yếu Công tác văn phòng Công ty công tác văn thư lưu trữ: - Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức: trình bày nhiều kiểu, tuỳ tiện theo suy nghĩ người soạn thảo Từ Quốc hiệu, quan ban hành, số, ký hiệu văn nơi nhận văn Từ thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn quản lý Công ty chưa việc chưa chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác - Trong việc quản lý văn đi, đến chưa ban hành quy định riêng quản lý công tác văn thư lưu trữ Công ty Một số phòng, ban vào sổ văn đi, đến chưa với quy định Nhà nước Việc đăng ký số văn lộn xộn hệ thống, trình tự thống - Các phòng, ban chưa làm tốt công tác lập danh mục hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc mà giải vào lưu trữ Công ty Hầu hết phòng ban không lập hồ sơ công việc, ảnh hưởng đến việc lưu trữ Ma Khánh Biển 58 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gây mát tài liệu - Công ty chưa có phòng lưu trữ, dẫn đến việc sổ sách giấy tờ để chung văn phòng khiến không gian văn phòng thêm chật hẹp, tài liệu chưa bảo quản cách, từ ảnh hưởng xấu đến tài liệu lưu trữ - Các trang thiết bị đại thiếu Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Cùng với phát triển Đất nước giới đòi hỏi quan, doanh nghiệp phải tự hoàn thiện nâng cao lực, hiệu hoạt động để kịp thời đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biêt việc nâng cao hoạt động công tác văn phòng để cải thiện chậm chạp nhiều chồng chéo hoạt động văn phòng góp phần cải cách hành văn phòng đại kiểu mẫu xu tất yếu thời đại Để giải vấn đề này, thân có số đề xuất sau: - Phòng Hành Chính Nhân Công ty nên thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phòng Công ty - Luôn cần có quan tâm, đạo lãnh đạo Công ty công tác hành văn phòng Sự quan tâm thể việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp cận với thông tin, thiết bị đại Đầu tư trang thiết bị văn phòng, vừa bắt kịp với xu thời đại lài vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Công ty - Ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ công việc cần thiết - Lượng văn Công ty cần phải bảo quản nên cẩn phải có kho lưu trữ riêng Đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc đại cho văn phòng nhằm bước đại hoá công tác văn phòng - Cần có cải tạo đầu tư nâng cấp phòng làm việc Công ty, đáp ứng yêu cầu tất cán nhân viên Công ty Ma Khánh Biển 59 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phổ biến cho cán Công ty hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn phòng để người làm tốt công việc công văn, giấy tờ có trách nhiệm công việc - Luôn hướng đến quy chuẩn công tác văn thư – lưu trữ nhà nước qua văn hướng dẫn hành Áp dụng quy trình hướng dẫn nghiệp vụ Công ty cách nghiêm túc, tránh tình trạng sai sót sảy - Cần bổ sung thêm cán lưu trữ chuyên trách cho Công ty để đảm bảo nhiệm vụ tốt công tác lưu trữ Công ty, - Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ Qua trình thực tế, em thấy Nhà trường có nhiều cố gắng, nỗ lực việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, em thấy số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường Cụ thể sau: - Nên có liên kết chặt chẽ nhà trường sinh viên trình học tập thực tế - Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tế Tạo điều kiện cho sinh viên thời gian thực tập Trên đóng góp ý kiến đề xuất em qua trình thực tập Công ty Cổ Phần Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt, thực em tin chất lượng làm việc Công ty nâng cao Ma Khánh Biển 60 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi phân công giúp đỡ em suốt năm học trường thời gian thực tập quan Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè động viên người động viên, giúp đỡ tạo điều kiện tốt cho em suốt trình thực tập Công ty Thời gian thực tập Công ty giúp em làm quen với công việc, vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc Công ty Bước đầu em thực hành công tác văn phòng công việc khác soạn thảo, in tài liệu Từ em rèn luyện học hỏi nhiều kỹ để phục vụ cho công tác sau Những kinh nghiệm giúp em nhiều công việc tương lai Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể Lãnh đạo cán Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt, cảm ơn anh Bùi Thế Long - Trưởng phòng Hành Nhân sự, anh Long giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian em thực tập văn phòng Ngoài cho em cảm ơn tất anh chị công tác nơi thực tập em làm việc hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn, cảm ơn người tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em hoàn thành trình thực tập, báo cáo Một lần cho phép em xin cảm ơn Cán hướng dẫn Phòng Hành chính Nhân Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành tốt báo cáo Mặc dù cố gắng báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Kính mong đóng góp ý kiến thầy cô cán công nhân viên Công ty để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2015 SINH VIÊN VIẾT BÁO CÁO Ma Khánh Biển Ma Khánh Biển 61 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt: Đại hội Cổ đông Hội đồng Quản Trị Ban kiểm soát Ban Giám đốc Phòng hành nhân Sự Phòng Tài – Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Công nghệ Phòng Kiểm soát & Thẩm định Phòng Nội dung Phòng Media Ghi chú: Chỉ đạo, điều hành Điều hòa, phối hợp Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành Nhân Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt Trưởng phòng Hành Phó phòng Hành Quản lý nhân Quản lý hành Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Nhân viên nhân Nhân viên hành Ghi chú: Chỉ đạo, điều hành Điều hòa, phối hợp Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty: Trách nhiệm: Trưởng phòng Các Phòng, Ban chuyên môn Gửi công văn yêu cầu phòng, ban đăng ký CTCT Đăng ký CTCT Văn phòng Dự thảo CTCT Trưởng phòng Các Phòng, Ban chuyên môn Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Trưởng phòng Lãnh đạo quan Hoàn chỉnh dự thảo trình Thủ trưởng quan phê Không duyệt, ban hành đạt Xem xét phê duyệt Văn phòng Đạt Ban hành Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị Công ty Trách nhiệm: Văn phòng Lãnh đạo quan Văn phòng, Các đơn vị liên quan Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị Không đạt Xem xét phê duyệt Đạt Phân công công việc, chuẩn bị cho Hội nghị (văn bản, tài liêu, sở vật chất….) Lãnh đạo quan, Văn phòng, Các đơn vị liên quan Tiến hành Hội nghị (đón tiếp Đại biển, khách mời; Khai mạc; Diễn biến; Bế mạc) Kết thúc Hội nghị Văn phòng Thu thập tài liệu, Lưu Hồ sơ công việc, toán kinh phí Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Mục lục văn Hồ sơ Hội nghị Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt STT Số ký hiệu Ngày Tên loại tháng văn văn Tiêu đề văn Người lập Tờ Ghi số 01 15/NQ- 12/3/2014 CPTTCĐV 02 55/BC- 20/3/2014 Nghị Họp Công ty Cổ Tri thức Cộng đồng Việt Hành Báo cáo Đề kế hoạch năm Nhân Phòng 2013 Tài chính- Chương trình họp Kế toán Phòng CPTTCĐV 03 78/CTr- 22/3/2014 CPTTCĐV 04 122/BBCPTTCĐV Chương trình 28/3/2014 Biên Phòng 01 03 04 Công ty Cổ phần Tri Hành thức Cộng đồng Việt Biên họp Nhân Thư ký hội Công ty Cổ phần Tri nghị 06 thức Cộng đồng việt Phụ lục 06: Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty Lên kế hoạch cho chuyến công tác - Mục đích, nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian - Tài liệu, tư liệu hoạt động - Kinh phí, phương tiện, giấy tờ khác… Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác - Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác - Chuẩn bị nội dung công tác - Chuẩn bị tư liệu tài liệu - Chuẩn bị giấy tờ, kinh phí… Tổ chức chuyến công tác - Xây dựng nhật ký công tác - Ghi địa chuyến công tác - Chuẩn bị quà tặng Những công việc khác cho chuyến -Giúp thủ trưởng giải vấn đề liên quan đến tổ chức chuyến công tác - Thu thập giấy tờ, tài liệu sau công tác - Trình nhật ký công tác văn bản, giấy tờ cho thủ trưởng Phụ lục 07: Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu Lịch công tác tuần của Công ty: CÔNG TY CP TRI THỨC CỘNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỒNG VIỆT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT (Tuần thứ … Từ ngày … /… /20 đến ngày …/…/20 ) Ngày Thời gian Nội dung công Thành phần họp Địa điểm Chủ trì .giờ việc Báo cáo Ngày Thứ Ba .giờ Họp giao ban Ngày Thứ Tư .giờ Ngày Thứ Năm .giờ Ngày Thứ Sáu .giờ Ngày Thứ Bảy .giờ Thứ Hai Ngày Nơi nhận: - TRƯỞNG PHÒNG Bùi Thế Long Mẫu kế hoạch công tác Tháng Công ty CÔNG TY CP TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số :… /KH-CPTTCĐV Hà Nội, ngày tháng năm Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾ HOẠCH Công tác Tháng I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… II NỘI DUNG KẾ HOẠCH STT Nội dung công việc Đơn vị Đơn vị Thời gian Kinh phí Ghi thực phối hợp thực dự trù 01 Công tác………… 02 Công tác………… 03 Công tác………… III TỔ CHỨC THỰC HIỆN ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - GĐ, PGĐ (để b/c); - Các phòng, đơn vị thuộc Công ty (để t/h); - Website Công ty; - Lưu: HCTC Hoàng Văn Tuấn Phụ lục 08: Mẫu hoá chương trình nghị Công ty CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ Hội nghị… Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Ban hành kèm theo Kế hoạch số: /KH-CPTTCĐV….) Thời gian:……………………………………………………………… Địa điểm:……………………………………………………………… Nội dung:……………………………………………………………… Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thời gian Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội dung Người thực - Ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu - Khai mạc hội nghị - Văn nghệ chào mừng - Báo cáo… MC Hoàng Văn Tuấn ( Giám đốc công ty ) Đội văn nghệ Nguyễn Tất Lễ - Triển khai… ( P.Giám đốc công ty ) - Báo cáo tổng kết… -… Bùi Thế Long ( T.Phòng HCNS ) - Giải lao Ban tổ chức - Thảo luận đơn vị Các phòng, ban công ty - Phát biểu đạo hội Lãnh đạo công ty nghị - Công bố Quyết định Hoàng Văn Tuấn ( Giám đốc công ty ) - Bế mạc Hội nghị Ban tổ chức - Văn nghệ kết thúc Đội văn nghệ Người lập Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 09: Mô hình văn phòng đại Công ty 4 5 5 3 5 Chú thích: Bàn làm việc Ghế ngồi Máy tính Điện thoại bàn Giá đựng tài liệu Máy in Ma Khánh Biển Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B